Приказ МЧС России от 14.05.2021 № 315

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»

ПРИКАЗ

В целях упорядочения организации работы с документами в системе электронного документооборота приказываю:

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству в территориальных органах Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и организациях, находящихся в ведении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее — Инструкция), согласно приложению.

2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 03.12.2014 № 670 «О совершенствовании делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России».

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНАХ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ, НАХОДЯЩИХСЯ В ВЕДЕНИИ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

<1> Пункт 5 Указа Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. № 868 «Вопросы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

<1> Термины и определения приведены в соответствии с Правилами делопроизводства и ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — М: Стандартинформ, 2014, за исключением терминов, определения которых даны в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, указанными в сносках.

Для целей Инструкции используются следующие термины и определения:

«автор документа» — организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;

«бланк документа» — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

«вид документа» — классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

«гриф документа» — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа;

«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности МЧС России, помещенных в отдельную обложку;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

«докладная записка» — информационно-справочный документ, подготовленный структурными подразделениями и адресованный руководству территориального органа, организации МЧС России, содержащий информацию о событиях, фактах, по которым требуется принятие решения;

«документ» — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«заверенная копия документа» — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую значимость;

«исполнитель» — структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку документа;

«усиленная квалифицированная электронная подпись» — электронная подпись документа, подтверждающая его юридическую значимость;

«копия документа» — экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

«межведомственный электронный документооборот (МЭДО)» — взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации <1>;

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

«номенклатура дел» — систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в территориальных органах, организациях МЧС России, с указанием сроков их хранения;

«нормативный правовой акт» — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм <2>;

<2> Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. № 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 49, ст. 5506).

«объем документооборота» — количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период;

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«приказ» — организационно-распорядительный документ, регулирующий вопросы, связанные с основными направлениями деятельности территориального органа, организации МЧС России, требующий обязательного выполнения определенных действий, соблюдения правил, устанавливающий соответствующий порядок, утверждающий соответствующее положение, подписываемый руководителем территориального или иным уполномоченным лицом территориального органа, руководителем организации МЧС России;

«простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования паролей подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;»

«протокол» — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях;

«распоряжение» — организационно-распорядительный документ, который издается по оперативным вопросам, рассчитанным на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей, подписываемый руководителем территориального органа, организации МЧС России или его заместителями;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

«реквизит документа» — элемент оформления документа;

«служебная записка» — информационно-справочный документ, используемый для обмена информацией между заместителями территориального органа, организации МЧС России, структурными подразделениями;

«СЭД» — система электронного документооборота — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, хранение документов и доступ к ним, а также регистрацию документов;

«формирование дела» — группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

«экспертиза ценности документов» — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации <1>;

<1> Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 14.12.2020, № 50, ст. 8074).

«электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме;

«электронная подпись» — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию <2>;

<2> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2021, № 9, ст. 1467).

«электронный документ» — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах <3>;

<3> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2021, № 1, ст. 69).

«электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы;

«юридическая сила документа» — свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Иные понятия, приведенные в Инструкции, используются в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1) <4>.

<4> М: Стандартинформ, 2018.

Часть 1. Общие положения

1. Инструкция устанавливает единые требования к приему, обработке, учету, доведению, подготовке, оформлению, отправке, хранению несекретных документов, образующихся в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России.

2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства, Положением о Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. № 868 <1>, Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе МЧС России, нормативными правовыми актами Росархива, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 28, ст. 2882; 2020, № 27, ст. 4185.

3. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказами МЧС России после их согласования с Росархивом.

4. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех сотрудников территориальных органов, организаций МЧС России.

5. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, регламентируется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регламентируются Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 <2>, приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения с информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий», (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213), Инструкцией по организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий», утвержденной приказом МЧС России от 14 сентября 2020 г. № 684.

<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2020, № 33, ст. 5389.

7. Требования Инструкции к работе с обращениями граждан, а также бухгалтерской, научно-технической, кадровой и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов ведения делопроизводства, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

8. Организация и ведение делопроизводства в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства, которое подчиняется непосредственно руководителю территориального органа, организации МЧС России, с использованием СЭД в соответствии с законодательством Российской Федерации. Положение о подразделении делопроизводства в территориальном органе МЧС России разрабатывается в соответствии с типовым положением, утверждаемым приказом МЧС России.

9. Методическое руководство этой работой и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляется структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, ответственным за организацию и ведение делопроизводства.

10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в территориальных органах, организациях МЧС России возлагаются на их руководителей.

11. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях и в их территориально удаленных подразделениях осуществляется делопроизводителями с использованием СЭД. Положения о функциях, задачах, правах и ответственности делопроизводителей включаются в их должностные регламенты (инструкции) в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на делопроизводителей, содержащемся в приложении № 1 к Инструкции.

Ведение делопроизводства в территориальных подразделениях надзорной деятельности и профилактической работы территориального органа МЧС России по вопросам государственного пожарного надзора, структурных подразделениях территориальных органов МЧС России — пожарно-спасательных подразделениях ФПС ГПС по вопросам осуществления деятельности ФПС ГПС на соответствующей территории осуществляются сотрудниками данных отделов, на которых возлагаются функции делопроизводителя с правом регистрации документов.

12. Персональный список делопроизводителей и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), утверждается приказом территориального органа, организации МЧС России, который разрабатывается подразделением делопроизводства в соответствии с предложениями структурных подразделений.

13. Организация работы с документами в территориальном органе, организации МЧС России (контроль за прохождением документов, порядок согласования проектов документов, рабочее время на прием, отправку документов и т.д.) регламентируется приказом территориального органа, организации МЧС России, подготовленном в соответствии с Инструкцией.

14. В подразделении делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в соответствии с документами, указанными в пункте 6 Инструкции. Подразделение делопроизводства должно размещаться в изолированном помещении, оборудованном, при необходимости, тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещения оснащаются надежными замками и сигнализацией, выведенной на пульт управления дежурного (пункт охраны).

15. При смене делопроизводителя руководитель структурного подразделения в течение трех рабочих дней направляет сведения о назначаемом делопроизводителе в подразделение делопроизводства, создает в структурном подразделении комиссию по приему-передаче дел и документов с включением в ее состав представителя подразделения делопроизводства.

16. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

17. Сотрудники территориальных органов, организаций МЧС России несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, обеспечение сохранности находящихся у них документов и содержащейся в них служебной информации.

18. Исполнитель осуществляет свои функции по работе с документами в соответствии с Перечнем функций, возлагаемых на исполнителей, содержащемся в приложении № 2 к Инструкции.

19. Сотрудниками подразделения делопроизводства согласно утвержденному руководителем территориального органа, организации МЧС России графику один раз в три года проводятся проверки организации работы с документами в структурных подразделениях.

20. По итогам проверок составляются акты (справки), в которых отражаются выявленные недостатки и устанавливается срок для их устранения (но не более 30 дней), по истечении которого руководители структурных подразделений обязаны представить руководителю территориального органа, организации МЧС России доклад об устранении недостатков.

Часть 2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Общие требования к созданию документов

21. В территориальном органе, организации МЧС России создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

22. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленные состав реквизитов, их расположение и оформление.

23. На листах бумаги формата A6 (105 x 148 мм) оформляются резолюции, листы бумаги формата A3 (297 x 420 мм) используются для оформления таблиц, карт, схем.

24. При создании электронных документов в СЭД используются электронные шаблоны бланков (унифицированные формы) и документов, которые имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Электронные шаблоны, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажных носителях.

25. Документы создаются с использованием шрифта «Times New Roman» или его метрического аналога размером 14 (в исключительных случаях — 13) с применением современных текстовых редакторов, с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 12.

26. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру. Интервал между словами — один пробел. Интервал между буквами в словах — обычный.

27. Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа, оформляемые слева (заголовок к тексту письма, отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.

28. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через двойной интервал.

29. Электронные документы создаются в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

30. Текст документа должен соответствовать правилам языка, на котором он составлен.

31. Для выделения части текста документа, заголовков (в т.ч. заголовков приложений), примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

32. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, мм:

1. левое — 25 — 30;

2. правое — 10;

3. верхнее — 20;

4. нижнее — 20.

33. Границы левого, правого и верхнего полей бланка письма выравниваются по реквизиту бланка.

34. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, при этом каждое приложение к документу должно иметь свою нумерацию страниц.

35. При переносе текста на следующую страницу последняя страница текста должна содержать не менее трех строк.

36. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа, без знака точки. Номер на первой странице документа или приложения не проставляется. Многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.

2.2. Бланки документов, применяемые в территориальных органах, организациях МЧС России

37. В территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие виды бланков документов (приложения № 3 - 8 к Инструкции):

1. бланки с продольным расположением реквизитов (приложения № 3 - 5 к Инструкции) используются для оформления приказов (распоряжений) территориальных органов, организаций МЧС России и протоколов совещаний;

2. бланки с угловым расположением реквизитов (приложения № 6 - 8 к Инструкции) используются для оформления исходящих писем, предписаний.

38. Бланки изготавливаются с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). Необходимым условием при подготовке исполнителями документов на бланках в электронном виде является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка территориального органа, организации МЧС России (в том числе воспроизведение в черно-белом виде).

2.3. Оформление реквизитов документов

39. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России, имеют определенный состав реквизитов:

1. эмблема МЧС России;

2. полное и сокращенное наименование территориального органа, организации МЧС России;

3. справочные данные о территориальном органе, организации МЧС России;

4. наименование вида документа;

5. дата документа;

6. регистрационный номер документа;

7. ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

8. место составления (издания) документа;

9. гриф ограничения доступа к документу;

10. адресат;

11. гриф утверждения документа;

12. заголовок к тексту;

13. текст документа;

14. отметка о приложении;

15. гриф согласования документа;

16. виза;

17. подпись;

18. отметка об электронной подписи;

19. печать;

20. отметка об исполнителе;

21. отметка о заверении копии;

22. отметка о поступлении документа;

23. резолюция;

24. отметка о контроле;

25. отметка о направлении документа в дело.

40. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

41. Оформление реквизитов документов в территориальном органе, организации МЧС России осуществляется в порядке, изложенном в приложении № 9 к Инструкции.

42. Порядок формирования регистрационных номеров определяется Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России, утверждаемым распоряжением МЧС России.

43. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться иные реквизиты в соответствии с требованиями Инструкции.

2.4. Создание документов с использованием СЭД

44. В СЭД МЧС России используются, обрабатываются и хранятся:

1. электронные документы, создаваемые в СЭД без предварительного документирования на бумажном носителе;

2. электронные документы, полученные по СЭД и МЭДО;

3. электронные копии документов, полученные по СЭД и МЭДО или в результате сканирования.

45. Порядок работы с электронными документами в территориальном органе, организации МЧС России регламентируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», другими нормативными правовыми актами, Инструкцией и Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России.

46. Электронный документ имеет юридическую силу и несет предусмотренные для данного документа последствия.

47. Подготовка, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронные документы должны быть оформлены в соответствии с Инструкцией и иметь реквизиты, установленные для аналогичного вида документа на бумажном носителе.

48. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти Российской Федерации и органы местного самоуправления, внутренние документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Подготовка проектов документов осуществляется в СЭД (за исключением проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, доверенностей, актов) исполнителем структурного подразделения путем создания в СЭД проекта документа с использованием соответствующего шаблона, заполнения атрибутов ЭРК, размещения в СЭД пояснительной записки к проекту документа, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания у руководства МЧС России или структурного подразделения усиленной квалифицированной электронной подписью.

49. Согласование электронных документов руководителями структурных подразделений осуществляется с использованием простой электронной подписи.

50. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования распечатывается исполнителем из СЭД на оборотной стороне последнего подписного листа документа (в случае большого количества согласующих — дополнительно на отдельном листе, прилагаемом к документу), и составляет его неотъемлемую часть. Ответственность за соответствие листа согласования проекта документа, распечатанного на бумажный носитель, электронному листу согласования, размещенному в СЭД, несет исполнитель.

51. Документы, создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России и (или) поступившие в МЧС России на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такого документа.

52. Состав документов МЧС России, хранение которых осуществляется на бумажном носителе, определяется соответствующим перечнем, утверждаемым приказом МЧС России. СЭД обеспечивает разработку проектов таких документов и их согласование в электронном виде.

53. Подготовка проекта документа, его согласование, подписание, регистрация в СЭД в зависимости от вида документа осуществляется в соответствии с Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России.

2.5. Подготовка приказов и распоряжений

2.5.1. Вопросы, регулируемые приказами и распоряжениями

54. Основаниями для издания приказов территориального органа, организации МЧС России являются:

1. нормативные правовые акты МЧС России;

2. приказы МЧС России;

3. решения коллегии МЧС России, военного совета спасательных воинских формирований;

4. поручения Министра;

5. решения коллегии территориального органа МЧС России (для территориального органа МЧС России);

6. поручения руководителя территориального органа, организации МЧС России;

7. инициатива структурных подразделений.

55. В территориальных органах, организациях МЧС России издаются следующие виды приказов:

1. по основной деятельности территориального органа, организации МЧС России;

2. по личному составу;

3. по строевой части;

4. о поощрении;

5. о командировании.

56. Приказами по основной деятельности территориального органа, организации МЧС России:

1. утверждаются годовые и другие планы мероприятий;

2. утверждаются положения о структурных подразделениях;

3. регулируются вопросы финансового, материально-технического обеспечения, научно-технической политики;

4. создаются коллегиальные, контрольные (ревизионные), экспертные, методические и другие органы (рабочие группы, комиссии, советы и др.);

5. регулируются вопросы о выплате единовременных пособий и сумм возмещения ущерба сотрудникам или членам их семей в случае гибели (смерти) или причинения увечья;

6. регулируются другие вопросы, определенные Положением о территориальном органе, уставом организации МЧС России.

57. Формы приказов по строевой части, по личному составу, о поощрении и о командировании, а также порядок их подготовки, согласования и регистрации определяются приказом МЧС России, разрабатываемым структурным подразделением центрального аппарата МЧС России, на которое возложено ведение кадровой работы.

58. Распоряжения территориального органа, организации МЧС России разрабатываются по поручению руководителя территориального органа, организации МЧС России, его заместителей по оперативным вопросам, по хозяйственным вопросам, по вопросам осуществления контрольной (надзорной) деятельности, по вопросам, рассчитанным на кратковременное действие и небольшой состав исполнителей.

2.5.2. Право подписи приказов и распоряжений

59. Право подписи приказов и распоряжений принадлежит:

1. руководителю территориального органа, организации МЧС России;

2. заместителям, начальникам (руководителям) структурных подразделений территориального органа МЧС России, которым руководителем территориального органа МЧС России делегированы соответствующие полномочия по вопросам их деятельности.

60. На период временного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) руководителя территориального органа, организации МЧС России, заместителя руководителя, начальника (руководителя) структурного подразделения территориального органа МЧС России, которому принадлежит (делегировано) право подписи приказов и распоряжений, соответствующие права предоставляются должностному лицу, на которого в установленном порядке возложено исполнение их обязанностей.

61. Распоряжения о проведении проверок в области пожарной безопасности подписываются начальником органа ГПН либо его заместителем в соответствии с положением о государственном пожарном надзоре, утвержденным в установленном порядке нормативным правовым актом.

2.5.3. Порядок согласования проектов приказов и распоряжений

62. Проект распорядительного документа по основной деятельности до представления на подпись должен быть согласован с заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:

1. исполнителем;

2. руководителем структурного подразделения — исполнителя проекта приказа (распоряжения);

3. руководителями структурных подразделений, которым даются поручения, и компетенция которых затрагивается в проекте приказа (распоряжения);

4. руководителем структурного подразделения по обеспечению безопасности;

5. руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведение правовой экспертизы проектов правовых актов;

6. руководителем подразделения делопроизводства;

7. заместителем руководителя территориального органа, организации МЧС России в соответствии с распределением обязанностей;

8. другими должностными лицами по усмотрению руководителя территориального органа, организации МЧС России.

63. В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (командирование, отпуск, болезнь) распорядительные документы согласовываются с должностным лицом, исполняющим в установленном порядке обязанности руководителя структурного подразделения.

64. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (для организаций МЧС России) либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансового структурного подразделения территориального органа, организации МЧС России.

65. Согласование проектов приказов (распоряжений) осуществляется в СЭД структурными подразделениями — исполнителями в форме проекта электронного документа (кроме проектов приказов, содержащих информацию ограниченного распространения). В ходе согласования в СЭД формируется электронный лист согласования с таблицей разногласий и протоколом согласования.

66. Проект приказа (распоряжения), согласованный в электронном виде, представляется на бумажном носителе на подпись руководителю территориального органа, организации МЧС России, а также иным должностным лицам, указанным в подразделе 2.5.2 Инструкции:

1. с распечатанным листом согласования с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование;

2. протоколом согласования (при наличии неурегулированных разногласий).

67. При согласовании проектов приказов (распоряжений) на бумажном носителе визы проставляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта, которое оформляется в виде таблицы (листа согласования) и включает в себя должность, инициалы, фамилию визирующего, подпись и дату (приложение № 10 к Инструкции).

68. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения, то он подлежит доработке и повторному согласованию, в том числе с заинтересованными структурными подразделениями, а также со структурным подразделением, созданным для правового обеспечения деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведения правовой экспертизы правовых актов.

69. Порядок подготовки проекта приказа (распоряжения) к согласованию в структурном подразделении определяет руководитель структурного подразделения.

70. Структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России проводит правовую экспертизу проектов приказов.

71. Срок проведения правовой экспертизы — не более 3 рабочих дней, в исключительных случаях — не более 5 рабочих дней.

72. Структурное подразделение, осуществляющее правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России имеет право вносить в проекты распорядительных документов территориального органа, организации МЧС России правки с целью приведения в соответствие с законодательством Российской Федерации, а также правки юридико-технического характера в пределах своей компетенции.

2.5.4. Порядок подготовки проектов приказов и распоряжений

73. Обеспечение выполнения требований Инструкции при подготовке проектов приказов и распоряжений, определение перечня структурных подразделений и должностных лиц, участвующих в их согласовании, ответственность за полноту согласования возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят проект приказа и распоряжения к подписанию.

74. Приказы по личному составу, строевой части, а также приказы о командировании оформляются структурным подразделением по работе с кадрами.

75. Приказы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, подготавливаются с соблюдением требований соответствующей инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

2.5.5. Представление проектов приказов и распоряжений на подпись

76. Проекты приказов, распоряжений печатаются на бланках установленного образца и дополняются пояснительной запиской, подготовленной исполнителем и содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

77. Пояснительная записка готовится на листе бумаги формата A4 и подписывается руководителем структурного подразделения — исполнителя проекта приказа (распоряжения).

78. Проекты приказов, распоряжений, требующих финансового обеспечения, представляются на согласование и подпись с обязательным приложением финансово-экономических обоснований установленной формы, в которых указываются: основание для издания документа, необходимые объемы ассигнований, источники финансирования.

79. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов приказов, распоряжений осуществляется должностным лицом подразделения делопроизводства.

80. Контроль за правильностью оформления приказов по личному составу, по строевой части, о командировании осуществляет структурное подразделение по работе с кадрами.

81. Приказы, распоряжения территориальных органов, организаций МЧС России оформляются в соответствии с приложением № 11 к Инструкции.

2.5.6. Порядок действия приказов (распоряжений) и внесения в них изменений

82. Приказы (распоряжения) действуют до выполнения всех содержащихся в них поручений или до признания их утратившими силу.

83. Признание утратившими силу (отмена) приказов, внесение в них изменений возможно только актами той же юридической силы — приказами.

84. Признание утратившими силу (отмена) распоряжений производится как приказами, так и распоряжениями.

85. Внесение изменений в приказ (распоряжение) осуществляется путем издания соответствующего приказа (распоряжения).

86. Внесением изменений считается:

1. замена слов, цифр;

2. исключение слов, цифр, предложений;

3. новая редакция структурной единицы приказа (распоряжения) — абзаца, пункта, подпункта, раздела и т.д.;

4. дополнение структурной единицы приказа (распоряжения) новыми словами, цифрами или предложениями;

5. дополнение приказа (распоряжения) структурными единицами — абзацами, пунктами, подпунктами, разделами и т.д.;

6. приостановление действия приказа (распоряжения) или его структурных единиц — абзацев, пунктов, подпунктов, разделов и т.д.;

7. продление действия приказа (распоряжения) или его структурных единиц — абзацев, пунктов, подпунктов, разделов и т.д.

2.6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.6.1. Протоколы заседаний, совещаний и других мероприятий

87. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых в территориальном органе, организации МЧС России, оформляются протоколами.

88. Подготовка материалов к заседаниям, совещаниям осуществляется структурными подразделениями, ответственными за их подготовку и проведение.

89. В ходе подготовки к проведению заседания, совещания готовится комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений.

90. До представления на подпись проект протокола совещания у руководителя территориального органа, организации МЧС России должен быть согласован:

1. исполнителем;

2. руководителем структурного подразделения, готовившего проект протокола;

3. руководителем подразделения делопроизводства.

91. Оформление протоколов служебных совещаний осуществляют структурные подразделения, ответственные за их проведение.

92. Протоколы оформляются в соответствии с Порядком оформления протоколов, содержащемся в приложении № 12 к Инструкции.

93. Оформление протоколов коллегии территориального органа МЧС России осуществляется в соответствии с Положением о коллегии территориального органа МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.

2.6.2. Акты

94. Акт — это документ, составляемый комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми организационно-распорядительным документом (приказом, распоряжением), либо одним или несколькими должностными лицами, подтверждающий установленные ими факты и события.

95. В зависимости от назначения составляются следующие виды актов: ликвидации организаций; приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев, аварий и др.

96. Акты оформляются в соответствии с Порядком оформления актов, содержащемся в приложении № 13 к Инструкции.

2.6.3. Доверенности

97. Доверенностью является письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу (или другим лицам) для представительства перед третьими лицами.

98. Оформленная соответствующим образом и выданная лицу доверенность подтверждает его право представлять интересы МЧС России, территориального органа, организации МЧС России (лица, выдавшего доверенность) на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия.

99. В территориальном органе, организации МЧС России доверенности выдаются их руководителями.

100. Доверенность оформляется на бланке письма территориального органа, организации МЧС России и заверяется печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

101. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

1. дата выдачи доверенности;

2. сведения о лице, выдавшем доверенность (при необходимости);

3. сведения о лице, которому выдается доверенность, в том числе должность (паспортные данные или данные служебного удостоверения указываются в случае необходимости);

4. наименование органа, организации, в которых лицо уполномочено осуществлять определенные юридические действия (при необходимости);

5. перечень юридических действий, право на совершение которых предоставляется лицу, и пределы его полномочий;

6. образец подписи лица, которому выдается доверенность (при необходимости);

7. срок действия доверенности;

8. указание о праве передоверия (с правом или без).

102. Проекты доверенностей подготавливаются заинтересованными структурными подразделениями в двух экземплярах: подлинник на бланке и визовый экземпляр. В случае если текст доверенности занимает больше одной страницы, он печатается на лицевой и оборотной сторонах листа.

103. Перед представлением на подпись руководителю территориального органа, организации МЧС России проект доверенности визируется:

1. исполнителем;

2. руководителем структурного подразделения, подготовившим проект доверенности;

3. руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России;

4. заместителем руководителя структурного подразделения, подготовившего проект доверенности.

104. Доверенности, подписанные руководителем территориального органа, организации МЧС России, регистрируются в подразделении делопроизводства. Подлинник доверенности выдается на руки лицу, которому выдана доверенность (либо исполнителю).

Визовые экземпляры хранятся в подразделении делопроизводства.

105. После окончания срока действия или при увольнении, назначении на другую должность лица, которому выдана доверенность, подлинник доверенности, подписанной руководителем территориального органа, организации МЧС России, возвращается им в подразделение делопроизводства.

2.6.4. Служебная переписка (письма)

106. Письма готовятся как:

1. доклады о выполнении поручений;

2. сопроводительные письма;

3. ответы на запросы (обращения);

4. инициативные письма.

107. Письмо, как правило, готовится по одному вопросу. При обращении в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам составляются отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

108. Письма территориального органа, организации МЧС России подписываются руководителем территориального органа, организации МЧС России, должностным лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке, должностным лицом, которому делегированы соответствующие полномочия.

Заместителями руководителя территориального органа, организации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей по направлениям деятельности подписываются письма в адрес структурных подразделений центрального аппарата МЧС России.

109. Руководитель территориального органа, организации МЧС России полномочия по подписанию писем делегирует приказом территориального органа, организации МЧС России или передает соответствующей доверенностью.

110. Проекты писем за подписью руководителя территориального органа, организации МЧС России визируются:

1. исполнителем;

2. руководителем структурного подразделения — исполнителя;

3. руководителями структурных подразделений — соисполнителей, которым руководством территориального органа, организации МЧС России была поручена подготовка данного документа;

4. руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности;

5. заместителями руководителя территориального органа, организации МЧС России, осуществляющими координацию и контроль деятельности структурных подразделений — исполнителя и соисполнителей;

6. руководителем подразделения делопроизводства.

111. Порядок согласования писем, подготовленных территориальным органом, организацией МЧС России за подписью иных должностных лиц, определяется приказом территориального органа, организации МЧС России.

112. Письмо, подготовленное на бумажном носителе, визируется в листе согласования, который оформляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа визового экземпляра документа.

113. Лист согласования письма, подготовленного в виде электронного документа, отправляемого по МЭДО, СЭД, формируется при согласовании и хранится в электронном виде в СЭД.

114. Письма, подготовленные в виде электронного документа, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

115. Письма, подготовленные в СЭД, которые подписываются собственноручной подписью, представляются на подпись на бумажном носителе с распечатанным из СЭД на обороте подписного листа (для документов, отправляемых по МЭДО, СЭД) или на обороте визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе), листом согласования (приложение № 10 к Инструкции).

116. Оформление письма осуществляется в соответствии с Порядком оформления исходящего документа (письма), содержащемся в приложении № 14 к Инструкции.

2.6.5. Докладные и служебные записки

117. Докладная записка готовится как по инициативе структурного подразделения — ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы).

118. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй — излагают выводы и предложения.

119. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурного подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу.

120. Переписка по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, а также переписка между отделами одного структурного подразделения не допускается.

121. Подготовка докладных и служебных записок осуществляется в СЭД исполнителем структурного подразделения путем создания проекта докладной и служебной записки с использованием соответствующего шаблона в СЭД, заполнения атрибутов ЭРК, создания маршрута электронного согласования, прохождения согласования, подписания простой электронной подписью.

122. Согласование оформляется в листе согласования на обороте подписного листа докладной записки, подготовленной на бумажном носителе, или в электронном листе согласования докладной записки, подготовленной в виде электронного документа.

123. Докладные и служебные записки на бумажном носителе оформляются на листах бумаги формата A4 без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма в соответствии с требованиями Инструкции.

Часть 3. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота с использованием СЭД

124. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, определяются Регламентом МЧС России, Положением о территориальном органе, уставами организаций МЧС России, Инструкцией, Регламентом работы в системе электронного документооборота МЧС России, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами (инструкциями).

125. В документообороте МЧС России в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:

1. входящие — документы, поступающие из сторонних организаций;

2. исходящие — документы, отправляемые в другие организации;

3. внутренние — документы, разрабатываемые в структурных подразделениях, не направляемые за пределы территориального органа, организации МЧС России.

126. Ведение делопроизводства осуществляется с применением СЭД, включая:

1. получение электронных документов и электронных копий документов;

2. регистрацию и учет документов;

3. организацию прохождения электронных документов и электронных копий документов;

4. доведение электронных документов, электронных копий документов и резолюций по их исполнению до исполнителей;

5. контроль исполнения документов;

6. подготовку проектов документов;

7. подготовку проектов резолюций;

8. подписание резолюций простой электронной подписью;

9. создание электронных документов и подписание их усиленной квалифицированной электронной подписью;

10. согласование проектов документов простой электронной подписью;

11. отправку электронных документов и электронных копий документов;

12. составление номенклатур дел, формирование документов в дела, составление описей дел;

13. архивную и справочно-информационную работу.

127. Регистрационные номера документов формируются СЭД по каждому виду документа и состоят из порядкового номера и буквенной (цифровой) индексации в соответствии с Порядком формирования регистрационных номеров документов в СЭД, содержащемся в приложении № 15 к Инструкции.

128. Регистрационный номер электронного документа, созданного и направленного по СЭД, присваивается однократно.

3.2. Доставка, прием и обработка поступающих документов

3.2.1. Доставка поступающих документов

129. Документы поступают в территориальные органы, организации МЧС России посредством почтовой, фельдъегерской, специальной связи и по каналам электронной связи, а также передаются нарочно и на личном приеме.

130. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

131. Государственной фельдъегерской службой, специальной связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

132. Каналы электронной связи включают в себя СЭД, интегрированную с МЭДО, СМЭВ.

133. По каналам СЭД, МЭДО, СМЭВ, а также по каналам сети Интернет (сопряженным с СЭД) поступают электронные документы или электронные копии документов.

134. По каналам СЭД производится обмен документами между центральным аппаратом МЧС России, территориальными органами, организациями МЧС России, их структурными подразделениями.

3.2.2. Прием и обработка поступающих документов

135. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, поступающей по СЭД, МЭДО, СМЭВ, на бумажном носителе, в виде телеграмм, факсограмм производится в подразделении делопроизводства.

136. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично».

137. При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение № 16 к Инструкции). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в подразделении делопроизводства.

138. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений. Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются, об их получении докладывается руководителю структурного подразделения по обеспечению безопасности.

139. Конверты, пакеты или упаковка, как правило, уничтожаются, кроме следующих случаев: когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату (время) отправки и получения документа; если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия; при большом расхождении между датами подписания и получения документов; при поступлении писем из судебных органов и прокуратуры, поступлении обращений граждан и доплатных писем.

140. Обработка и передача корреспонденции осуществляется в день ее поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Срочная корреспонденция передается на регистрацию в первую очередь.

141. Электронные документы, поступающие в территориальный орган, организацию МЧС России, проходят первичную обработку и регистрацию. Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности и действительности электронной подписи электронного документа, а также распределение документов на регистрируемые и подлежащие отказу в регистрации.

142. Прием поступающих в территориальный орган, организацию МЧС России по МЭДО документов осуществляет подразделение делопроизводства.

143. Документы в адрес структурных подразделений и их территориально удаленных подразделений по каналам СЭД поступают на регистрацию непосредственно в эти структурные подразделения.

144. Прием, обработка, регистрация документов, информирование руководства, доведение документов до исполнителей и отправка документов в нерабочее время, выходные и праздничные дни осуществляются в порядке, установленном приказом территориального органа, организации МЧС России.

145. Электронные документы, поступающие в территориальный орган, организацию МЧС России, проходят первичную обработку и регистрацию.

146. Первичная обработка документов, поступивших в электронном виде, осуществляется подразделением делопроизводства и включает:

1. проверку комплектности, соответствия форматов файлов электронных документов установленным требованиям, подлинности и действительности электронных подписей;

2. распределение документов в электронном виде на регистрируемые и на подлежащие отказу в регистрации.

147. Основанием для отказа в регистрации поступившего по МЭДО, СЭД документа в электронном виде (с детализацией причин отказа) является его несоответствие требованиям Инструкции и требованиям приказа Минкомсвязи России № 186, ФСО России № 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный № 38956), в том числе:

1. нарушение комплектности поступившего по СЭД документа в электронном виде (несоответствие (отсутствие) прикрепленных к ЭРК файлов документов в электронном виде реквизитам, указанным в ЭРК, или транспортного контейнера, поступившего по МЭДО (несоответствие количества, имен файлов транспортного контейнера именам файлов, указанным в файле описания транспортного контейнера);

2. недействительность электронных подписей;

3. несоответствие данных должностного лица — подписанта электронного документа (фамилии, имени, отчества (при наличии) данным в сертификате ключа проверки электронной подписи, которой подписан электронный документ;

4. несоответствие формата файлов электронных документов, приложений к ним, подписанных электронной подписью, установленному формату PDF/A-1.

3.3. Регистрация входящих документов

148. Документы, поступившие в территориальный орган, организацию МЧС России из сторонних организаций на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, поступившие по МЭДО, регистрируются подразделением делопроизводства в СЭД.

149. Письма, поступившее по СЭД от территориальных органов, организаций МЧС России, учитывается в СЭД автоматически путем проставления входящего номера и даты.

150. Регистрация поступивших в адрес территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России — пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

151. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

152. Входящие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

153. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, кроме документов, указанных в Перечне нерегистрируемых документов в МЧС России (приложение № 17 к Инструкции).

154. Отметка о регистрации содержит номер и дату поступления документа и проставляется в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа, после чего осуществляется сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, в целях создания его электронной копии. Регистрационный номер поступившего документа состоит из буквенной индексации и порядкового номера, который автоматически формируется СЭД нарастающим итогом в пределах года.

155. Регистрация входящих документов в СЭД включает:

1. создание и заполнение реквизитов ЭРК (приложение № 18 к Инструкции) с проставлением связей с документами;

2. создание электронной копии документа путем сканирования документа, поступившего на бумажном носителе (черно-белое сканирование);

3. прикрепление электронной копии документа к ЭРК.

156. По каналам МЭДО, СМЭВ, СЭД документы поступают в составе ЭРК.

157. Список документов, не подлежащих сканированию и отправке по каналам электронной связи, указан в приложении № 19 к Инструкции.

158. Входящие документы с отметкой «лично» («private») в адрес руководителя территориального органа, организации МЧС России регистрируются путем проставления входящего номера на конверте, не вскрывая конверт, и регистрации в СЭД. После чего конверт передается адресату под роспись.

159. Поступающие документы на бумажном носителе и в виде электронных копий вместе с ЭРК направляются подразделением делопроизводства в структурное подразделение, которому адресован документ или которое является в соответствии с резолюцией исполнителем по СЭД. Подразделениям-соисполнителям направляются электронные копии поступивших документов.

3.4. Порядок рассмотрения документов руководством территориального органа, организации МЧС России и доведения документов до исполнителей

160. Рассмотрение поступающих документов, подготовка и утверждение резолюций производится в СЭД.

161. Проекты резолюций к документам, направляемым на рассмотрение руководителю территориального органа, организации МЧС России, подготавливаются и вносятся в ЭРК подразделением делопроизводства.

162. Все входящие документы рассматриваются в день поступления, в первую очередь — срочные документы.

163. К документам только на бумажном носителе оформляются и прикладываются резолюции на бланках согласно образцу, приведенному в приложении № 20 к Инструкции. При этом в левом нижнем углу бланка с текстом указания по исполнению проставляется номер документа, по которому дается поручение.

164. Резолюции к электронным документам и документам, переведенным в электронный вид (электронным копиям), оформляются в электронном виде в ЭРК.

165. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем территориального органа, организации МЧС России по решению должностного лица, уполномоченного соответствующим руководителем.

166. Рассмотренные руководителем территориального органа, организации МЧС России:

1. документы на бумажных носителях — передаются в подразделение делопроизводства для внесения указаний по исполнению в ЭРК, организации контроля и дальнейшей передачи на исполнение в структурные подразделения в соответствии с резолюцией к документу;

2. электронные документы — автоматически направляются СЭД после подписания резолюции.

167. В структурное подразделение, являющееся в соответствии с резолюцией исполнителем, документ направляется в виде электронной копии в составе ЭРК вместе с документом, поступившим на бумажном носителе. Структурным подразделениям — соисполнителям копии поступивших документов направляются в электронном виде.

168. Документ считается доведенным до структурного подразделения с момента отправки сотрудником подразделения делопроизводства ЭРК в СЭД соответствующему структурному подразделению.

169. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет делопроизводитель.

170. Поступившие в структурное подразделение документы на бумажных носителях докладываются делопроизводителем руководителю структурного подразделения и в соответствии с его резолюцией передаются исполнителям.

171. Резолюция руководителя структурного подразделения по исполнению документов оформляется в электронном виде в ЭРК, а для документов на бумажном носителе — на бланке установленной формы в соответствии с образцом, содержащимся в приложении № 20 к Инструкции.

172. В случае оформления резолюций документов на бланке, сведения об исполнителях и установленных руководителем структурного подразделения сроках исполнения вносятся в ЭРК делопроизводителем. После этого документ передается исполнителю.

173. Срочные документы передаются исполнителям незамедлительно.

174. Ответственность за прохождение документов и подготовку сведений о состоянии исполнения документов возлагается на делопроизводителя.

175. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку исполнитель по поручению руководства структурного подразделения обязан передать через делопроизводителя или лицо, его замещающее, находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому исполнителю с проставлением соответствующей отметки в СЭД.

176. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.5. Работа исполнителей с документами

177. Исполнителем по поручению является структурное подразделение, сотрудник структурного подразделения, ответственные за подготовку проекта документа.

178. Организация работы по исполнению документов в структурных подразделениях осуществляется в порядке, установленном Регламентом МЧС России, Инструкцией, на основании резолюций руководства МЧС России, руководства территориального органа, организации МЧС России.

179. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование проекта документа на бумажном носителе либо в электронной форме в установленном порядке, доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (при необходимости — повторное согласование), представление на подпись (утверждение) руководству территориального органа, организации МЧС России или руководству структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

180. Ответственность за подготовку, оформление, согласование проекта документа, полноту и достоверность указанной в документе информации, соблюдение требований Инструкции возлагается на исполнителя документа.

181. Если поручение дается нескольким структурным подразделениям, сотрудникам, то за исполнение документа отвечает исполнитель, который в резолюции указан первым или тот исполнитель, на которого возложено обобщение (свод).

182. Исполнителю предоставляется право созывать соисполнителей и координировать их работу по выработке согласованного решения и подготовке итогового документа (определять порядок подготовки и согласования итогового документа в установленном порядке), а также докладывать автору резолюции обобщенный ответ.

183. Соисполнители несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление исполнителю в установленные для исполнения сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.) в срок, не превышающий половину установленного для исполнителя срока.

184. Проект документа до представления на подпись руководству территориального органа, организации МЧС России подлежит согласованию путем визирования с учетом особенностей, установленных Инструкцией.

185. Соисполнитель обязан завизировать поступивший к нему проект документа либо внести свои правки и дать замечания с учетом установленных сроков согласования. Замечания оформляются служебной запиской либо на листе согласования к проекту документа с указанием конкретных замечаний и предложений.

186. Отказ в визировании проекта документа без обоснования причин не допускается.

187. При наличии неурегулированных разногласий по документу руководство структурного подразделения — исполнителя докладывает о них заместителю руководителя территориального органа, организации МЧС России и организует их обсуждение с привлечением всех заинтересованных сторон с целью поиска взаимоприемлемого решения.

188. В случае если после обсуждения взаимоприемлемое решение не найдено, проект документа вместе с листом согласования и документами, содержащими замечания, возражения, особые мнения, дополнения, направляется руководителю территориального органа, организации МЧС России.

189. Руководители структурных подразделений — исполнителей поручений обеспечивают представление отчетных материалов руководителю территориального органа, организации МЧС России об исполнении поручений не менее чем за один день до истечения контрольного срока.

190. При задержке по срокам отчетные материалы представляются вместе с докладной запиской о причинах несвоевременного исполнения поручений.

3.6. Регистрация исходящих документов

191. Регистрация и отправка исходящих документов на бумажном носителе осуществляется подразделением делопроизводства в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.

192. Регистрация документа, присвоение ему регистрационного номера и отправка исходящих электронных документов осуществляются СЭД автоматически одновременно с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом исполнитель несет ответственность за оформление электронных документов и наличие необходимых реквизитов, в том числе электронной подписи.

193. Исходящие документы (письма), передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями приложения № 14 к Инструкции.

194. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями Инструкции, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

195. Исходящие документы представляются исполнителем на регистрацию в день подписания или на следующий рабочий день.

196. Для документов на бумажном носителе исполнитель представляет на регистрацию:

1. подлинник поручения (при наличии);

2. подлинник исходящего документа;

3. визовый экземпляр документа;

4. список рассылки для документов, направляемых более чем в четыре адреса;

5. необходимое количество копий с указанием на каждой наименования организации адресата — для документов, отправляемых на бумажном носителе в несколько адресов;

6. экземпляр исполнителя.

197. На исходящих документах на бумажном носителе визы проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне визовой копии документа, помещаемой в дело (приложение № 10 к Инструкции).

198. Подлинник исходящего документа на бумажном носителе, отправляемый в электронном виде по каналам МЭДО или СЭД (без досылки подлинника), а также исходящего письма, направляемого нескольким адресатам в копиях, после регистрации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел. Электронный документ хранится в электронном виде в СЭД в соответствии с номенклатурой дел.

199. Датой регистрации исходящего документа на бумажном носителе является дата его представления на регистрацию.

200. Сотрудник подразделения делопроизводства при приеме документов на регистрацию:

1. проверяет правильность использования бланка (шаблона) письма; наличие и правильность оформления реквизитов: подписи, адресата (при необходимости — почтового адреса), заголовка письма, приложений по тексту письма и их количество, сведения об исполнителе; наличие исчерпывающего списка виз; наличие указателя рассылки и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

2. сверяет при наличии приложений с пометкой «Для служебного пользования» сведения о пометке на сопроводительном письме, количестве и соответствии номеров отпечатанных экземпляров с указателем рассылки;

3. проставляет на документе и его копиях порядковый исходящий номер и дату;

4. проверяет ЭРК исходящего документа, заполненную исполнителем в СЭД (заполнение поля «Рассылка документа», необходимые связи с другими документами и способ отправки, наличие файла с исходящим документом или его электронной копией с подписью руководителя, номером и датой, за исключением документов, перечисленных в приложении № 19 к Инструкции).

201. В случае выявления нарушения требований по подготовке и оформлению документов, установленных Инструкцией, подразделение делопроизводства вправе приостановить регистрацию подготовленного документа, направить его на доработку и (или) проинформировать об этом руководство территориального органа, организации МЧС России для принятия соответствующих мер.

202. Регистрация исходящих документов, подписанных должностными лицами территориальных подразделений надзорной деятельности и профилактической работы, структурных подразделений территориальных органов МЧС России — пожарно-спасательных подразделений ФПС ГПС осуществляется их сотрудниками, на которых возложена функция делопроизводителя с правом регистрации документов.

203. В зависимости от способа отправки и вида документа подлинник документа передается на отправку либо электронные документы, электронные копии документов направляются адресатам по СЭД или МЭДО.

204. Перед отправкой электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью <1>, в СЭД производится операция наложения реквизитов (регистрационный номер, дата, отметка о подписи) на электронный шаблон документа.

<1> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

205. Визовый экземпляр документа на бумажном носителе подшивается в дело, лист согласования к электронным документам формируется в электронном виде и хранится в СЭД либо в установленном порядке распечатывается и хранится с подлинником исходящего документа на бумажном носителе в соответствии с номенклатурой дел.

206. Выдача подписанных и зарегистрированных документов на руки исполнителю допускается в тех случаях, когда исполнитель передает документ по электронной почте или адресату лично (нарочным). При этом исполнитель расписывается за получение подлинника на визовом экземпляре с указанием должности, фамилии, имени, отчества, даты получения.

3.7. Отправка документов

207. Отправка исходящих документов почтовой (в том числе заказных писем), фельдъегерской и специальной связью, а также по МЭДО осуществляется подразделением делопроизводства. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <1>.

<1> Утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442).

208. На отправку принимаются документы, имеющие дату регистрации текущего либо предыдущего рабочего дня. Документы с более ранней датой регистрации к отправке не принимаются. Исключение составляют документы, возвращенные почтовой службой в связи с ошибкой в адресе (наименовании адресата).

209. Документы, подлежащие отправке, передаются полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

210. Сотрудник подразделения делопроизводства проверяет соответствие представляемым на отправку документам рассылке, комплектность документов, оформление документов (копий документов), наличие необходимых указателей рассылки. Реестры на отправляемые документы хранятся в подразделении делопроизводства.

211. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

212. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложения № 21 и 22 к Инструкции), которые хранятся в подразделении делопроизводства в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

213. Документы в адрес руководства МЧС России, структурных подразделений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, их территориально удаленных подразделений отправляются по каналам СЭД в электронном виде.

214. По МЭДО отправляются электронные документы, электронные копии документов, созданных на бумажном носителе, органам государственной власти субъектов Российской Федерации — участникам электронного документооборота. Отправка по СЭД и МЭДО электронных копий документов, подготовленных на бумажном носителе, осуществляется подразделением делопроизводства.

215. Электронные документы направляются адресатам автоматически СЭД после подписания, регистрации и проверки подразделением делопроизводства.

216. В случае отправки электронной копии письма исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются в листе согласования, оформляемого на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.

217. Отправка электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

218. При отправке письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.

219. Досылка или замена разосланного ранее документа или его части осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения делопроизводства по согласованию с лицом, подписавшим документ.

3.8. Регистрация и прохождение внутренних документов

220. Обязательной регистрации в СЭД подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы).

221. Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

222. Протоколы заседаний коллегии территориального органа, совещаний у руководителя (заместителя руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в подразделении делопроизводства либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.

223. Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций — участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

224. Исполнитель, ответственный за оформление протокола, составляет указатель рассылки на оборотной стороне последнего подписного листа протокола. Указатель рассылки протокола должен содержать: названия структурных подразделений (территориальных органов, организаций МЧС России), в которые рассылается протокол; фамилию и инициалы исполнителя, его телефон и наименование структурного подразделения; дату заполнения указателя рассылки.

225. Рассылка копий протокола (выписок из протокола) сторонним организациям осуществляется исполнителем в установленном порядке с сопроводительным письмом.

226. Регистрация и рассылка протоколов постоянно действующих комиссий (советов, рабочих групп и др.) осуществляется в структурных подразделениях секретарями комиссий в соответствии с утвержденными приказами территориального органа, организации МЧС России составами комиссий (советов, рабочих групп и др.).

227. Протоколы совещаний, проводимых руководителями структурных подразделений, оформляются, регистрируются и хранятся в этих подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

228. Регистрация приказов, распоряжений производится в день их подписания. Порядковые номера присваиваются в пределах календарного года в соответствии с видом акта.

229. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно.

230. Регистрация приказов по основной деятельности и распоряжений (в том числе с пометкой «Для служебного пользования») осуществляется подразделением делопроизводства с использованием СЭД.

231. Рассылка копий приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется подразделением делопроизводства в электронном виде с использованием СЭД или на бумажном носителе.

232. Регистрация и рассылка приказов по личному составу, по строевой части, о поощрении, о командировании осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

233. Приказы (распоряжения) доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу организаций в соответствии с указателем рассылки в СЭД. Исполнитель документа подписывает указатель рассылки и несет ответственность за его составление.

234. Указатель рассылки на бумажном носителе, подписанный исполнителем, подшивается в дело отдельно от приказа в соответствии с номенклатурой дел.

235. Акты проверок структурных подразделений, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в подразделении делопроизводства.

236. Докладные записки, представляемые руководителю (заместителю руководителя) территориального органа, организации МЧС России, регистрируются в подразделении делопроизводства.

237. Рассмотренные руководством территориального органа, организации МЧС России докладные записки регистрируются и направляются в СЭД сотрудниками подразделения делопроизводства в соответствии с указателем рассылки, составляемым исполнителем, подготовившим проект документа. Подлинники докладных записок хранятся в подразделении делопроизводства.

238. Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов, проставляемых через косую черту в порядке перечисления авторов в документе. При этом датой совместного документа является дата более поздней подписи.

Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.

239. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности осуществляется в подразделении делопроизводства.

3.9. Организация учета и поиска документов

240. Основой организации учета и поиска является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

241. Учет количества документов проводится подразделением делопроизводства, делопроизводителями два раза в год по состоянию на 1 июля и 31 декабря. За единицу учета количества документов принимаются документы на бумажной основе, электронные документы и электронные копии документов (единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота).

242. Учет количества документов по территориальному органу, организации МЧС России в целом или по отдельным структурным подразделениям ведется с помощью СЭД.

243. Для осуществления поиска документа используются поисковые карточки (запросы) СЭД, где указаны основные реквизиты документа. При поиске документа могут использоваться следующие реквизиты: вид документа, дата, номер документа, содержание и т.п.

Часть 4. Контроль исполнения документов

4.1. Организация исполнения документов

244. Контроль за исполнением документов и поручений в территориальных органах, организациях МЧС России осуществляется в целях своевременного и качественного их исполнения и повышения эффективности деятельности МЧС России.

245. Контроль исполнения документов включает:

1. постановку документа на контроль;

2. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

3. подготовку справок предупредительного контроля за исполнением поручений;

4. снятие исполненного документа с контроля;

5. учет и обобщение результатов контроля;

6. анализ исполнительской дисциплины;

7. информирование руководства МЧС России, территориальных органов, организаций МЧС России о ходе исполнения документов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины.

246. Обязательному контролю подлежат служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

247. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные организации и подразделения.

248. Контроль за исполнением поручений осуществляет подразделение делопроизводства с использованием СЭД.

249. На служебных документах, содержащих поручения, в правом верхнем поле документа (или на бланке с указанием по исполнению документа) проставляется оттиск штампа «Контроль» с указанием срока исполнения.

250. Контроль за исполнением документов и поручений осуществляется подразделением делопроизводства с использованием модуля «Контроль» СЭД.

251. Контроль за исполнением (получением ответа) отправленных документов осуществляется структурным подразделением — исполнителем документа.

252. Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на руководителей структурных подразделений, которым даны поручения.

4.2. Сроки исполнения документов

253. В целях обеспечения своевременного исполнения поручений в МЧС России устанавливаются сроки исполнения и согласования документов.

254. Поручения подлежат исполнению в установленный в тексте поручения срок или в месячный срок, если конкретный срок не установлен.

255. Поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок, указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

256. Если в тексте поручения не указан срок исполнения и при этом продолжительность его исполнения по трудоемкости оценивается более одного месяца, то руководитель соответствующего структурного подразделения не менее чем за одну неделю до истечения месячного срока в рабочем порядке (в письменной форме) проводит согласование контрольного срока с лицом, давшим поручение (или уполномоченным им лицом). При отсутствии соответствующих предложений от ответственного исполнителя (исполнителя) об установлении срока исполнения контрольного поручения срок устанавливается до одного месяца.

257. Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях от даты поручения.

258. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

259. Непосредственные исполнители поручений должны своевременно вносить информацию о ходе и состоянии исполнения поручений.

260. В исключительных случаях в связи с объективной невозможностью исполнения поручения в установленный срок либо с вновь возникшими обстоятельствами исполнителем представляется мотивированное предложение об установлении нового срока исполнения поручения лицу, давшему поручение.

4.3. Порядок снятия поручений с контроля

261. Контроль исполнения поручений Министра прекращается при представлении в структурное подразделение центрального аппарата МЧС России, ответственное за организацию и ведение делопроизводства, сведений:

1. о направлении ответа по существу решения вопроса, указанного в контрольном документе;

2. об издании распорядительного документа, утвержденного должностным лицом, давшим поручение;

3. о принятии соответствующего решения.

262. В случае если поручение потеряло актуальность в связи с новыми обстоятельствами, исполнителем представляется докладная записка на имя должностного лица, давшего поручение, о целесообразности дальнейшей работы.

263. Решение о снятии поручения с контроля принимается должностным лицом, давшим поручение (или лицом, им уполномоченным).

264. При снятии с контроля на служебном документе на бумажном носителе, в ЭРК электронного документа, электронной копии документа, содержащих поручение, подразделением делопроизводства проставляется пометка «Снято с контроля», информация об исполнении поручения вносится в ЭРК.

Часть 5. Документальный фонд

5.1. Формирование документального фонда

265. Формирование документального фонда территориального органа, организации МЧС России осуществляется подразделением делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи в Архив.

266. Инструкцией устанавливаются требования к составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел, организации текущего хранения в структурных подразделениях.

267. Вопросы подготовки и передачи документов в Архив, включая проведение экспертизы ценности документов, порядок формирования и оформления дел, составление и оформление описи дел, составление и оформление акта (предложений к акту) о выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению, а также основные правила организации и ведения архивной работы регламентируются инструкцией по архивной работе, утверждаемой приказом МЧС России после согласования с Росархивом.

5.2. Составление номенклатуры дел

268. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, заводимых в делопроизводстве структурных подразделений территориального органа, организации МЧС России, в том числе переписка между структурными подразделениями территориального органа, организации МЧС России, справочные, контрольные, учетные картотеки, книги и журналы учета, личные дела <1>, базы данных.

<1> Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

269. В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, организация МЧС России.

270. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

271. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о территориальном органе МЧС России, уставами организаций МЧС России, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, перечнем документов, образующихся в деятельности МЧС России, с указанием сроков хранения, утверждаемым приказом МЧС России, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности территориального органа, организации МЧС России, их виды, состав и содержание.

272. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России (приложение № 23) составляется в последнем квартале текущего года на следующий год подразделением делопроизводства при методической помощи Архива или лица, ответственного за Архив, на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.

273. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России размещается подразделением делопроизводства в СЭД.

274. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России являются названия структурных подразделений, подразделов — названия подразделений структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве территориального органа, организации МЧС России индексацией структурных подразделений в возрастающем порядке. При этом подразделение делопроизводства помещается в номенклатуре дел первым и ему присваивается делопроизводственный индекс — 1.

275. В организации МЧС России с небольшой численностью работников и отсутствием вследствие этого в штатном расписании конкретных структурных подразделений названия разделов номенклатуры дел могут представлять собой виды деятельности. Например: «Индекс 1. Делопроизводство», «Индекс 2. Финансовое обеспечение», «Индекс 3. Кадровое обеспечение» и т.д.

276. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подписывается начальником подразделения делопроизводства и лицом, ответственным за Архив, согласовывается в установленном порядке экспертной комиссией территориально органа, организации МЧС России, а также, не реже одного раза в 5 лет, курирующим архивом, источником комплектования которого является территориальный орган, организация МЧС России, после чего утверждается руководителем территориального органа, организации МЧС России.

277. Номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России печатается в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел подразделения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в подразделении делопроизводства, третий экземпляр передается в Архив для практического применения.

278. Согласованная в установленном порядке номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником подразделения делопроизводства, утверждается руководителем территориального органа, организации МЧС России и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

279. В случае существенного изменения функций и структуры территориального органа, организации МЧС России номенклатура дел территориального органа, организации МЧС России подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.

280. В течение года подразделением делопроизводства могут вноситься изменения в утвержденную номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России на основании предложений структурных подразделений, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской на имя начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России.

281. Основанием для внесения изменений являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении. Согласованные изменения в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России вносятся подразделением делопроизводства в СЭД.

282. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение № 24 к Инструкции) не реже 1 раза в 5 лет составляется делопроизводителем (в электронном виде и в двух экземплярах на бумажном носителе), подписывается руководителем и делопроизводителем этого структурного подразделения, согласовывается с начальником подразделения делопроизводства. Один экземпляр согласованной номенклатуры дел остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр в срок до 1 октября представляется в подразделение делопроизводства для составления номенклатуры дел территориального органа, организации МЧС России.

283. В случае необходимости доработки номенклатуры дел она дорабатывается и представляется в подразделение делопроизводства не позднее 1 декабря.

284. Номенклатура дел структурного подразделения передается в Архив в электронном виде посредством СЭД.

285. В течение следующих четырех лет согласованная номенклатура дел структурного подразделения уточняется и дорабатывается в случае необходимости (функциональные и организационно-штатные изменения). Изменения в номенклатуру дел оформляются и согласовываются в установленном порядке.

286. В конце каждого года уточненная номенклатура дел на следующий год распечатывается (в одном экземпляре), подписывается руководителем этого структурного подразделения и подшивается в дело.

287. Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в установленном порядке в подразделение делопроизводства.

288. Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений структурного подразделения. В первый раздел (без названия) включаются дела общего для структурного подразделения делопроизводства, следующие разделы располагаются в соответствии с установленной в делопроизводстве индексацией отделов структурных подразделений в возрастающем порядке.

289. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел, т.е. их систематизация, определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

290. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами территориального органа, организации МЧС России. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, финансовые документы, затем документы по основной деятельности структурного подразделения, в конце раздела располагаются заголовки дел по делопроизводству. Заголовки дел, заведенных по географическому или по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

291. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются в соответствии с Порядком заполнения граф номенклатуры дел структурного подразделения, содержащемся в приложении № 25 к Инструкции.

292. Номенклатура дел структурного подразделения ведется в электронном виде в СЭД. При заполнении соответствующих полей в карточках дел автоматически заполняются соответствующие графы номенклатуры дел и итоговая запись о категориях и количестве заведенных в структурном подразделении дел.

293. По окончании календарного года делопроизводитель делает отметки о закрытии дел, проверяет правильность заполнения всех граф номенклатуры дел, вносит необходимые дополнения и уточнения.

294. Номенклатура дел структурного подразделения с данными о заведении дел, а также итоговая запись распечатываются в двух экземплярах и подписываются делопроизводителем. Один экземпляр остается в структурном подразделении и подшивается в дело, второй экземпляр представляется в подразделение делопроизводства не позднее 1 марта следующего года для учета и внесения сведений в номенклатуру дел территориального органа, организации МЧС России.

5.3. Формирование и хранение дел в структурных подразделениях

295. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

296. Дела формируются в структурных подразделениях делопроизводителем.

297. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем делопроизводителю для формирования их в дела.

298. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

299. Списание документов в дело производится в СЭД путем заполнения соответствующего поля в ЭРК. Документы на бумажном носителе списываются в дело делопроизводителем, документы в электронном виде — исполнителем.

300. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Архивом.

301. С момента заведения и до передачи в Архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

302. Руководители структурных подразделений и делопроизводители обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

303. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах или сейфах, обеспечивающих сохранность документов.

304. В целях оперативного поиска документов дела в шкафах (сейфах) располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой (или выписки из нее) помещается на дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

305. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу, хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем передаются на хранение в Архив.

306. Дела временного (до 10 лет) хранения в Архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

307. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД МЧС России в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

308. Исполненные электронные документы систематизируются в электронные дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел МЧС России без разделения на тома.

309. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело.

310. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные поступившие на бумажном носителе.

311. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения, отражаются как отдельные тома.

312. Завершенные делопроизводством дела, хранящиеся в структурном подразделении, при необходимости выдаются сотрудникам во временное пользование делопроизводителем под роспись в журнале выдачи дел. Выдача дел сотрудникам других структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения под роспись в журнале выдачи дел.

313. Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Состояние возвращаемых дел должно быть проверено полистно в присутствии лица, возвращающего дело.

314. Выдача дел во временное пользование другим организациям производится на основании их письменных запросов с разрешения руководства территориального органа, организации МЧС России и оформляется актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в структурном подразделении.

315. В соответствии с запросом от правоохранительного органа из структурного подразделения могут быть изъяты дела и отдельные документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

316. В случае изъятия дел составляется акт и проставляется соответствующая отметка в номенклатуре дел с указанием номера и даты акта. После возвращения дел в номенклатуре проставляется отметка о возврате.

317. В случае изъятия отдельного документа составляется акт, на место изъятого документа подшивается его заверенная копия. Во внутренней описи дела делается отметка об изъятии с указанием номера и даты акта. После возвращения документ подшивается в дело, из которого был изъят, его копия изымается и уничтожается, во внутренней описи производится отметка о возврате.

318. В законченных делопроизводством делах запрещается делать на документах исправления или изменять их редакцию, подчеркивать текст, делать пометки.

1. Получение входящих документов на бумажном носителе в подразделении делопроизводства.

2. Учет и обеспечение прохождения поступающей корреспонденции.

3. Своевременное представление поступающих документов на бумажном носителе на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

4. Передача документов на бумажном носителе исполнителям в соответствии с указаниями по исполнению (резолюциями) с внесением соответствующей информации в СЭД.

5. Осуществление контроля исполнения поручений, находящихся на исполнении в структурном подразделении.

6. Осуществление справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов.

7. Обеспечение учета, хранения, выдачи и уничтожения в установленном порядке бланков, применяемых в делопроизводстве.

8. Составление в СЭД номенклатуры дел структурного подразделения на очередной год на основе предложений отделов структурных подразделений и согласование ее в установленном порядке.

9. Формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение текущего хранения дел в структурном подразделении.

10. Списание документов в дела с использованием СЭД.

11. Подготовка и передача по описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения на хранение в Архив.

12. Оформление актов об уничтожении дел и документов, не подлежащих хранению.

13. Инструктирование сотрудников структурного подразделения по вопросам работы с документами.

14. Ознакомление вновь принятых сотрудников с Инструкцией (не позднее одного месяца после назначения на должность).

15. Передача дел и документов (по акту приема-передачи) при увольнении или переводе на другую работу другому делопроизводителю, представление копий актов приема-передачи в подразделение делопроизводства.

1. Получение входящих документов на бумажном носителе у делопроизводителя в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения.

2. Подготовка проектов документов в СЭД путем заполнения реквизитов электронной регистрационной карточки документа (включая корреспондента (адресата) и способ отправки), подготовки и прикрепления к ней проекта документа, установки логических связей с другими документами, составления электронного листа согласования.

3. Подготовка, оформление проектов документов на бумажном носителе, их согласование в установленном Инструкцией порядке.

4. Координация работы соисполнителей по подготовке проекта документа в ходе исполнения поручения.

5. Представление предложений руководству структурного подразделения о порядке подготовки и согласования проекта документа в ходе исполнения поручения, а также при подготовке инициативных документов.

6. Доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования.

7. Представление подготовленных проектов документов на подпись (утверждение, рассмотрение) в установленном Инструкцией порядке руководству территориального органа, организации МЧС России или структурного подразделения.

8. Представление на регистрацию подписанных (утвержденных, рассмотренных) документов в установленном порядке.

9. Списание исполненных документов в электронном виде с использованием СЭД.

		МЧС РОССИИ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
ПРИКАЗ
_____________		г. Владивосток		N __________

		МЧС РОССИИ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
_____________		г. Владивосток		N __________

		МЧС РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ»
ПРОТОКОЛ

	МЧС РОССИИ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
(Главное управление МЧС России по Республике Мордовия)
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031 Телефон: 28-86-00; факс: 28-86-29 (код 834-2)
___________________ N _________________ На N _______________ от ________________

	МЧС РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ»
(Центральный архив МЧС России)
п/о Устье, Рузский р-н, Московская обл., 143151, Телефон/факс: (495) 992-22-31
___________________ N _________________ На _______________ от __________________

	МЧС РОССИИ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РЕСПУБЛИКЕ МОРДОВИЯ
(Главное управление МЧС России по Республике Мордовия)
ул. Косарева, 40, г. Саранск, 430031 Телефон: 28-86-00; факс: 28-86-29 (код 8342)
___________________ N _________________ На N _______________ от ________________

ПРЕДПИСАНИЕ N ______ на выполнение задания «» __________ 20 г.

                            (должность)

                           (И.О. Фамилия)

командируется в ___________________________________________________________ (наименование организации) в целях ___________________________________________________________________ (указать конкретно)

Начальник Главного управления Подпись И.О. Фамилия

М.П.

000000

(Лицевая сторона)

Разрешаю __________________________________________________________________ (с чем ознакомить, что конкретно предоставить)

"__" ___________ 20__ г.         _____________     ________________________
                                   (подпись)            (И.О. Фамилия)

___________________________ допущен(а) к _______________________ сведениям. (И.О. Фамилия) (степень секретности)

Ему (ей) разрешен доступ в помещение ______________________________________ (N или наименование помещения) в сопровождении ___________________________________________________________ (должность, фамилия и инициалы сопровождающего лица)

Руководитель режимно- секретного подразделения ______________ «» ____________ 20 г. (подпись)

СПРАВКА

_______________________________ ознакомлен(а) _____________________________ (И.О. Фамилия (указать, с какими работами, командированного лица)

     документами или изделиями, какова степень их секретности)

______________________________  _________________________  ________________
 (должность лица, принявшего          (И.О. Фамилия)          (подпись)

  командированного)

Подпись ознакомившегося __________________         ________________________
                            (подпись)                   (И.О. Фамилия)

«» _______________ 20 г.

(Оборотная сторона)

1. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 № 17, и располагается над серединой реквизита «Наименование организации».

2. В реквизите Наименование организации указывается полное наименование, закрепленное в Положении о территориальном органе, уставе организации МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование, если оно также закреплено в положении (уставе).

Над наименованием территориального органа, организации МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.

3. Справочные данные указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес территориального органа, организации МЧС России, номер телефона справочной службы, номер факса, адрес электронной почты.

4. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением писем, включается в бланк соответствующего вида документа при изготовлении бланков (приказ, распоряжение, протокол).

Наименование других видов документов (акт, план, заключение и т.д.), за исключением писем, указывается составителем при подготовке документа.

5. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, рапорт, объяснительная записка).

Если авторами документа являются две или более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Документы, изданные двумя или более территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 05.03.2019;

словесно-цифровым способом, например: 5 марта 2019 г.

6. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, присваиваемый документу при его регистрации.

На документе, составленном двумя или более территориальными органами, организациями МЧС России, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или при подписании.

7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ.

Ссылку в документе на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в каком они были официально зарегистрированы.

8. Место составления (издания) документа указывается в бланках приказов, распоряжений при изготовлении бланков. На бланках протоколов, актов место составления документа указывается при его подготовке. Место составления на бланках писем не указывается.

Место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

9. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита «Адресат», если он имеется) при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами МЧС России.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись «Для служебного пользования», которая дополняется пунктом действующего Перечня сведений, составляющих информацию ограниченного распространения МЧС России, номером экземпляра документа. Например:

При оформлении документа с ограничительной надписью «Для служебного пользования» на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия сотрудника, изготовившего документ, дата изготовления документа.

10. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Направляемые документы адресуются государственным органам, организациям, структурным подразделениям организаций, должностным лицам, гражданам.

В реквизит «Адресат» входят совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов). Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, организации указывается наименование должности в дательном падеже, включающее наименование организации.

Воинское или специальное звание указывается в реквизите «Адресат» в письмах в органы государственной власти, в которых предусмотрена соответствующая служба, а также при осуществлении переписки в системе МЧС России. Например:

При адресовании письма в государственный орган, организацию указывается их полное или официально принятое сокращенное наименование в именительном падеже. Например:

При адресовании структурному подразделению государственного органа, организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже сначала наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:

При адресовании документа руководителю структурного подразделения государственного органа, организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, и фамилия в дательном падеже. Инициалы должностного лица указываются после фамилии. Например:

Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем государственным органам, организациям или структурным подразделениям, под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа, а на каждом экземпляре документа указывается только один адресат.

В случае если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель готовит необходимое количество экземпляров документа по числу адресатов, один визовый экземпляр и указатель рассылки.

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <1>:

<1> Утверждены приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442).

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:

На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя - в левой верхней части.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) в адрес организации или физического лица (если обращение поступило в форме электронного документа) указывается электронный адрес (номер телефона/факса), почтовый адрес при этом не указывается. Например:

11. Гриф утверждения проставляется на документах, подлежащих утверждению должностным лицом или организационно-распорядительным документом (например, приказом), в верхнем правом углу первого листа документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, в именительном падеже, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Гриф утверждения документа" относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.

При утверждении документа организационно-распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

приказом Главного управления МЧС России по Тверской области

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)

12. Заголовок к тексту - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Например:

Письмо (о чем?) об оказании гуманитарной помощи пострадавшим регионам Российской Федерации.

Заголовок к тексту письма оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата A5.

13. Отметка о приложении - сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах и других информационно-справочных документах), а также о том, что документ является приложением к основному документу.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Оформляется реквизит "Отметка о приложении" следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, при этом пункты приложений располагаются друг под другом, например:

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

В документах, являющихся приложениями к письмам, отметка о приложении не оформляется.

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флэш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименование документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

или:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в адрес.

В организационно-распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях) отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте основного документа при первом упоминании документа-приложения: в скобках указывается (приложение) либо (согласно приложению). Если приложений несколько, они нумеруются, а если приложение одно, оно не нумеруется. Наименование приложения должно строго соответствовать наименованию, указанному в организационно-распорядительном документе.

Аналогичным образом оформляются документы, являющиеся приложением к приложению.

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается также вид документа, к которому относится приложение, его дата и номер. Например:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

14. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных государственными органами, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю.

Согласование документа проводится как внутри территориального органа, организации (внутреннее), так и с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее). Внешнее согласование проводится после завершения внутреннего согласования в установленном законодательством Российской Федерации порядке и оформляется грифом согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения о государственном органе, согласовавшем документ, в творительном падеже, дате и номере протокола (слово "протокол" указывается в именительном падеже), в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа в творительном падеже, дата и номер письма. Например:

15. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами структурных подразделений соответствующих территориальных органов, организаций МЧС России.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа.

Согласование электронных документов проводится в СЭД, электронный лист согласования хранится в ЭРК.

Для документов, подлинники (первый экземпляр) которых остаются в территориальном органе, организации МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, докладные записки и другие внутренние документы), визы проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника документа (приложение N 10 к Инструкции) либо в виде электронного листа согласования в СЭД.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.

16. Подпись.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Воинское или специальное звание указывается сразу под наименованием должности лица, подписавшего документ, или вместо должности (на бланке должностного лица) на письмах в органы государственной власти, в которых предусмотрена соответствующая служба, а также при осуществлении переписки в системе МЧС России. Например:

В организационно-распорядительных актах (приказы, распоряжения) воинское или специальное звание в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с положением об этом органе. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, при этом фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (в связи с командированием, отпуском, болезнью), подпись оформляется следующим образом:

17. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью с соблюдением следующих требований:

1. место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

2. элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

3. элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

4. элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата ключа, срок действия сертификата электронной подписи. Отметка об электронной подписи Министерства включает изображение эмблемы МЧС России.

Наименование должности		И.О. Фамилия

18. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, организации МЧС России проставляется для подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

19. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу - для исходящих писем и докладных записок; на приказах, распоряжениях, протоколах, соглашениях, планах - на оборотной стороне.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер телефона исполнителя и может дополняться наименованием должности и наименованием структурного подразделения исполнителя. Например:

Петров Иван Васильевич

8(495) 924-63-45

или

Петров Иван Васильевич

главный специалист-эксперт отдела административной работы

8(495) 924-63-45

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

20. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику и проставляется ниже реквизита "Подпись" от левого поля и состоит из заверительной надписи "Верно", наименования должности и собственноручной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения. Например:

При необходимости на последнем листе копии документа (выписки из документа) на свободном месте под текстом располагается реквизит "Отметка о заверении копии" с указанием о месте нахождения подлинника документа. Например:

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ___ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

21. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости указываются часы и минуты).

22. Резолюция оформляются непосредственно на свободном от текста месте рабочего поля документа соответствующим руководителем, на специальном бланке резолюции с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится указание по исполнению, или вносится непосредственно в СЭД.

Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись лица, вынесшего резолюцию, расшифровку подписи и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

23. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" в верхнем поле документа или на бланке резолюции, а также вносится непосредственно в СЭД.

24. Отметка о направлении документа в дело включает: слова "В дело"; индекс дела по номенклатуре дел, в которое документ помещается на хранение; год номенклатуры дел; указанное в именительном падеже наименование должности лица, оформившего отметку; его подпись и дату. Например:

Приложение N 10 к п. 67, 115, 197 Инструкции

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

(вид документа, наименование документа (заголовок)

Фамилия, Имя, Отчество исполнителя,

наименование структурного подразделения,

телефон

(личная подпись)

id:00000000 (идентификатор электронного документа в СЭД)

Форма листа согласования

Приложение N 11 к п. 81 Инструкции

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПРИКАЗОВ, РАСПОРЯЖЕНИЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНИЗАЦИЙ МЧС РОССИИ

1. Проекты приказов, распоряжений оформляются на бланках установленного образца (приложения N 3 и 4 к Инструкции).

Текст проектов приказов, распоряжений и приложения к ним печатаются в одном экземпляре на одной стороне листа односортной бумаги качеством не ниже 80 г/м2 формата A4 (210 x 297 мм), с использованием шрифта "Times New Roman" или его метрического аналога размером 14 с применением современных текстовых редакторов. Первая строка каждого абзаца должна начинаться на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст проекта приказа, распоряжения печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левой и правой границам текстового поля и отделяется от заголовка 2 - 3 одинарными межстрочными интервалами. Обязательно оставление свободных от текста полей: с левой стороны листа - 30 мм, с правой стороны - 10 мм, сверху и снизу - не менее 20 мм.

Печатание проектов приказов, распоряжений и приложений к ним нестандартным шрифтом не допускается.

2. Приказ, распоряжение должны содержать следующие реквизиты:

1. эмблема МЧС России;

2. сокращенное наименование МЧС России;

3. полное наименование территориального органа, организации МЧС России;

4. наименование вида документа;

5. дата;

6. регистрационный номер;

7. место издания документа;

8. название документа (заголовок к тексту), кроме приказов по личному составу и строевой части;

9. текст;

10. подпись;

11. необходимые визы должностных лиц, которые располагаются в листе согласования, оформляемого на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и в виде электронного листа согласования в установленном Инструкцией порядке;

12. отметка об исполнителе документа, которая располагается на оборотной стороне последнего (подписного) листа приказа, распоряжения и содержит фамилию, имя, отчество исполнителя документа, наименование структурного подразделения, его рабочий телефон и личную подпись.

3. Название приказа, распоряжения должны кратко и точно отражать содержание текста документа. Название печатается полужирным шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Точка в конце названия не ставится.

4. Текст приказа, распоряжения отделяется от его названия 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, распоряжения (кроме приказов по личному составу и по строевой части) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания организационно-распорядительного документа. Она может начинаться словами "В целях...", "Во исполнение...", "В соответствии..." и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа и его реквизиты: наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Констатирующая часть в приказах завершается словом "приказываю:", которое печатается строчными буквами в разрядку обычным шрифтом (в распоряжениях - словом "предлагаю:"). Текст распорядительной части начинается с прописной буквы.

Если текст проекта организационно-распорядительного акта не имеет констатирующей части, то слово "приказываю:" ("предлагаю:") не пишется.

5. В распорядительной части проекта приказа, распоряжения утверждаются положения, регламенты, составы коллегиальных органов и рабочих групп, излагаются предписываемые действия (поручения), указываются исполнители (структурные подразделения, организации, должностные лица) и устанавливается срок исполнения; делается запись о признании утратившими силу (отмене), о внесении изменений в ранее изданные организационно-распорядительные акты, определяется (при необходимости) должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, распоряжения.

6. Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего организационно-распорядительного акта. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт должен выражать, как правило, одну законченную мысль, самостоятельное требование.

7. Подпункты оформляются цифрой со скобкой или буквой со скобкой.

8. При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ, распоряжение в распорядительной части делается соответствующая запись, например:

"Внести изменение в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом Главного управления МЧС России от 01 октября 2010 г. N 60 "Об утверждении Инструкции...", дополнив пункт 12 абзацем следующего содержания:

"При необходимости рабочее время на прием, отправку документов, работу с исполнителями может быть регламентировано приказом о внутренней деятельности.";

или:

"Абзац третий пункта 37 Инструкции дополнить словами: "Справки личного характера регистрируются в журнале учета выдачи справок.".

Если приказ, распоряжение признает утратившим силу ранее изданный приказ, распоряжение, то отдельный пункт приказа, распоряжения (как правило, последний) должен содержать ссылку на его дату, номер и название. Например:

"5. Признать утратившим силу приказ Главного управления МЧС России по Рязанской области от 29 июля 2008 г. N 425 "Об утверждении...".

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа запрещается.

9. Изменения, вносимые в приказ, распоряжение и в документ, утверждаемый этим приказом, распоряжением (например, инструкция, положение, правила и т.д.), могут быть оформлены в виде приложения к приказу, распоряжению. Образец оформления приказа о внесении изменений содержится в приложении N 2 к настоящему Порядку.

10. В тексте проекта приказа, распоряжения дата и номер ранее изданного документа, приказа территориального органа, организации МЧС России оформляются словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год, номер. Например:

"В соответствии с приказом Главного управления МЧС России по Хабаровскому краю от 07 мая 2019 г. N 485 "Название приказа" приказываю:".

11. К приказам и распоряжениям могут прилагаться планы, перечни, сметы расходов, списки, программы, которые являются неотъемлемой частью организационно-распорядительного акта и должны быть подписаны руководителем структурного подразделения (или лицом, его замещающим), готовившего этот проект.

При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте организационно-распорядительного акта. Листы каждого приложения должны иметь свою самостоятельную нумерацию, начиная со второго листа. Наименование приложения должно строго соответствовать упомянутому в тексте приказа, распоряжения. Издание вместе с приказом, распоряжением документов, не оговоренных в тексте, не допускается.

Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению", то на первом листе приложения в правом верхнем углу указывается: "Приложение N" (если имеется больше одного приложения), а ниже следует название организационно-распорядительного акта, его дата и номер. Например:

Если приложением к приказу являются инструкция, порядок, правила, состав комиссии и т.д., утверждаемые данным приказом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении с указанием номера приложения (при наличии больше одного приложения к приказу) без ссылки на приказ и гриф утверждения, в котором указываются дата и номер приказа, которым утвержден документ-приложение. Например:

В тексте приказа, распоряжения каждый утверждаемый документ должен оформляться отдельным пунктом. Утверждение нескольких документов в одном пункте не допускается.

12. Приложения к документам, вводимым в действие приказом (например, приложения к инструкциям, правилам, рекомендациям и т.д.), должны иметь свою нумерацию листов, начиная со второго листа. На этих приложениях в правом верхнем углу указываются пункты документа, в которых эти приложения упоминаются. Например:

13. На проектах документов, содержащих информацию ограниченного доступа, проставляются соответствующие ограничительные пометки: для сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения - "Для служебного пользования", для сведений, составляющих государственную тайну, - соответствующий гриф секретности.

14. В состав подписи приказа, распоряжения входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), воинские и специальные звания при этом не указываются.

15. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля шрифтом размером N 14 одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия печатаются от правого текстового поля.

16. При оформлении приказов и распоряжений о командировании одновременно оформляется командировочное удостоверение (для военнослужащих и сотрудников федеральной противопожарной службы ГПС) и при необходимости - предписание на выполнение задания.

17. В приказ, распоряжение не следует включать пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, распоряжение, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, распоряжения.

18. Проекты приказов, издаваемые территориальным органом МЧС России совместно с другим территориальным органом федерального органа исполнительной власти (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с указанием наименований территориального органа МЧС России и территориального органа федерального органа исполнительной власти.

Наименования указанных территориальных органов печатаются прописными буквами центровано относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.

Наименование вида документа - ПРИКАЗ - выравнивается по центру, в разрядку.

Констатирующая часть совместного приказа должна заканчиваться словом "приказываем:" в разрядку.

Подписи руководителей территориальных органов размещаются ниже текста на одном уровне в порядке расположения наименований этих органов на первом листе документа. При наличии более 2 подписей они располагаются в два или несколько рядов.

19. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориальных органов (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.

20. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.

21. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другой территориальный орган (другие территориальные органы), участвующий в издании приказа.

22. В случае, когда территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование проекта документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.

23. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другого территориального органа (территориальных органов) федерального органа (федеральных органов) исполнительной власти - авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований территориальных органов. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.

Образцы оформления приказов приведены ниже.

		МЧС РОССИИ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
00.00.0000 __________	г. Ростов-на-Дону				N	000 ___
Об утверждении Положения об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области
В соответствии с пунктом 21 Инструкции по архивной работе в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 00 мая 0000 г. N 000, приказываю: 1. Утвердить прилагаемое Положение об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области. 2. Контроль за работой экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области (далее - Главное управление МЧС России по Ростовской области) возложить на заместителя начальника Главного управления МЧС России по Ростовской области И.И. Иванова 3. Признать утратившим силу приказ Главного управления МЧС России по Ростовской области от 00 мая 0000 г. N 0.
Начальник Главного управления				И.О. Фамилия

		МЧС РОССИИ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
00.00.0000 __________	г. Ростов-на-Дону				N	000 ___
О внесении изменений в Положение об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области, утвержденное приказом Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области от 00 мая 0000 г. N 00
Внести изменения в Положение об экспертной комиссии Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области, утвержденное приказом Главного управления по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ростовской области от 00 мая 0000 г. N 00, согласно приложению.
Начальник Главного управления				И.О. Фамилия

Протоколы заседаний (совещаний) печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение N 5 к Инструкции) с использованием шрифта "Times New Roman" или его метрического аналога размером N 14 и должны содержать соответствующие реквизиты.

Наименование документа - ПРОТОКОЛ.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.

Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Дата оформляется цифровым способом и печатается двумя межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.

Место проведения заседания (совещания) указывается при оформлении протокола в случае, если оно происходило не в том месте, где обычно проходит (например, выездное совещание). В этом случае информация о месте проведения совещания печатается ниже предыдущих реквизитов и выравнивается по центру.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего на заседании (совещании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании). Слова "Председательствовал", "Присутствовали", "Приглашенные" печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце после указанных слов ставится двоеточие.

Наименования должностей председательствующего, присутствующих и приглашенных печатаются от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилии председательствующего, присутствующих и приглашенных печатаются у правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается одинарным межстрочным интервалом и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на заседании (совещании) вопросам, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления протокола содержится ниже.

		МЧС РОССИИ
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ ПО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ
совещания у начальника Главного управления МЧС России по Московской области
_______________				N ____________
Председательствовал: -----------------------------
Наименование должности	-		Фамилия И.О.
Присутствовали: ----------------------
Наименование должности	-		Фамилия И.О.
Наименование должности	-		Фамилия И.О.
(Фамилии указываются в алфавитном порядке)
I. О дополнительных мерах по обеспечению пожарной безопасности в Московской области
(Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)
Решения: 1. Принять к сведению ................................................................................. 2. Начальникам ......................... (Далее текст не приводится)
Начальник Главного управления				И.О. Фамилия

1. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги и имеют реквизиты, указанные ниже.

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу.

Наименование вида документа - слово "АКТ" отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выравнивается по центру (если другое расположение не обусловлено бланком или формой).

Номер проставляется арабскими цифрами после слова "АКТ" на той же строке.

Заголовок отделяется от слова "АКТ" двумя межстрочными интервалами, печатается одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание факта или события. Заголовок должен отвечать на вопрос "О чем составлен акт?" Например: о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Текст акта отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта:

перечисляются лица, участвовавшие в составлении акта, с указанием наименования их должностей, структурных подразделений, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии;

указываются наименование, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется факт (событие, действие).

В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр - МЧС России

2-й экземпляр - Центральный архив МЧС России

3-й экземпляр - Главное управление МЧС России по Владимирской области.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Должности перед фамилиями не указываются.

Например:

2. Особенности оформления ликвидационных актов и актов приема-передачи при реорганизации.

При ликвидации организации без передачи ее функций другой организации ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения (в МЧС России), а второй хранится в деле в составе фонда ликвидируемой организации.

При реформировании организации с передачей ее функций другой организации акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России (учредителю), второй - организации-правопреемнику в составе фонда реформированной организации.

В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства.

К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организации-правопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результатов сверки журналов учета дел и документов.

Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу.

В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Образец оформления акта содержится ниже.

Образцы оформления актов:

             УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ
____________________________________   ____________________________________
(наименование должности руководителя   (наименование должности руководителя
____________________________________   ____________________________________
    структурного подразделения,            структурного подразделения,
         передающего дела)                      принимающего дела)
_____________ ______________________   _____________ ______________________
  (подпись)   (расшифровка подписи)      (подпись)   (расшифровка подписи)
       "__" _________ 20__ г.                 "__" _________ 20__ г.

АКТ приема-передачи дел при проведении организационно-штатных изменений в отношении структурного подразделении

Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за ведение делопроизводства

(наименование структурного подразделения, должность, фамилия, имя,
                             отчество)

и ответственный за ведение делопроизводства _______________________________ (наименование структурного

         подразделения, должность, фамилия, имя, отчество)

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующие дела:

Итого: _________________ дел за _____________ годы

Дела __________________________________________________________________ (состояние дел: особенности формирования, наличие обложек,

внутренних описей, заверительных надписей, нумерации листов и т.п.)

Сдал:    ___________________ _______________ ______________________________
             (должность)        (подпись)        (расшифровка подписи)

Принял:  ___________________ _______________ ______________________________
             (должность)        (подпись)        (расшифровка подписи)

«» _________ 20 г.

СОГЛАСОВАНО

Архив территориального органа, организации МЧС России

(должность сотрудника архива)

(подпись) (расшифровка подписи) «» _________ 20 г.

Отметки о передаче дел в номенклатурах дел __________________________________________________________________ произвел (наименование структурного подразделения)

           (должность, подпись, фамилия, имя, отчество)

«» __________ 20 г.

             УТВЕРЖДАЮ                              УТВЕРЖДАЮ
____________________________________   ____________________________________
(наименование должности руководителя   (наименование должности руководителя
____________________________________   ____________________________________
    структурного подразделения,            структурного подразделения,
         передающего дела)                      принимающего дела)
_____________ ______________________   _____________ ______________________
  (подпись)   (расшифровка подписи)      (подпись)   (расшифровка подписи)
       "__" _________ 20__ г.                 "__" _________ 20__ г.

АКТ приема-передачи документов при проведении организационно-штатных изменений в отношении структурного подразделении

Мы, нижеподписавшиеся, ответственный за ведение делопроизводства

(наименование структурного подразделения, должность, фамилия, имя,
                             отчество)

и ответственный за ведение делопроизводства _______________________________ (наименование структурного

         подразделения, должность, фамилия, имя, отчество)

составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующие дела:

Итого: _____________ документов

Сдал:    ___________________ _______________ ______________________________
             (должность)        (подпись)        (расшифровка подписи)

Принял:  ___________________ _______________ ______________________________
             (должность)        (подпись)        (расшифровка подписи)

«» _________ 20 г.

Отметки о передаче документов в журналах учета __________________________________________________________________ произвел (наименование структурного подразделения)

           (должность, подпись, фамилия, имя, отчество)

«» __________ 20 г.

1. Письма оформляются на бланках установленной формы формата A4 с использованием шрифта «Times New Roman» или его метрического аналога размером 14 с применением современных текстовых редакторов.

Письмо имеет приведенные ниже реквизиты.

Дата регистрации — проставляется цифровым способом. Датой письма является дата его подписания.

Регистрационный номер.

Адресат — печатается в пределах границ, отмеченных на бланке.

Наименование организации (структурного подразделения организации) — печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Заголовок к тексту — отвечает на вопрос «О чем?», формулирует в краткой форме тему письма, печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля строчными буквами (начальная буква — прописная), одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине самого длинного реквизита бланка.

Текст письма — отделяется от заголовка двумя — тремя межстрочными интервалами и печатается одинарным межстрочным интервалом в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1.25 см от левой границы текстового поля.

Текст письма излагается:

от первого лица множественного числа: просим представить, направляем в Ваш адрес;

от третьего лица единственного числа: Главным управлением МЧС России рассмотрено, Главное управление МЧС России сообщает.

Текст письма, как правило, состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, требований, просьб, решений и т.д. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая в случае подписания письма на бумажном носителе собственноручной подписью, как правило, дописывается самим подписантом. Например: С уважением ..., Искренне Ваш ...

Заключительная формула вежливости размещается от границы левого поля на 2 интервала ниже текста или отметки о наличии приложений, отделяется от названия должности запятой. Например:

Служебные письма должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста.

Особенностью делового стиля является использование устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

В соответствии с ...

В целях ...

Направляем (представляем, высылаем) Вам ...

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования ... просим Вас решить вопрос о ...

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Рекомендуемый объем делового письма — не более двух страниц. При необходимости письмо можно снабдить приложением (приложениями).

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

2. На отправляемых (исходящих) документах на бумажном носителе визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются в листе согласования, который оформляется в виде таблицы на оборотной стороне визовой копии документа, помещаемой в дело. В листе согласования указывается должность, инициалы, фамилия визирующего, подпись и дата визирования (приложение № 10 к Инструкции).

Допускается проставлять визы на обороте последнего листа подлинника письма, если оно отправляется в виде электронной копии (МЭДО, СЭД, электронная почта, факс). В этом случае подлинник подшивается в дело.

МЧС РОССИИ ---------------------							МЧС РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ КАЗЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ»							Директору Административного департамента
(Центральный архив МЧС России)							Иванову И.И.
п/о Устье, Рузский р-н, Московская обл., 143151, Телефон/факс: (495) 992-22-31
			N
На	2-4-7-573		от	05.06.2020	.
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с Вашим поручением Центральный архив МЧС России направляет замечания и предложения по проекту Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, организациях МЧС России (далее — Инструкция).
Дополнительно представляется на рассмотрение образец заполнения обложки дела для включения в состав приложений к Инструкции.
Приложение:		1.	Сводная таблица замечаний и предложений к Инструкции на 3 л. в 1 экз.
		2.	Образец заполнения обложки дела на 1 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор								А.П. Петров
Сидоров Сергей Сергеевич (495) 992-22-31

Приложение № 15 к п. 127 к Инструкции

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ РЕГИСТРАЦИОННЫХ НОМЕРОВ ДОКУМЕНТОВ В СЭД

Условные обозначения:

ИО — индекс территориального органа, организации МЧС России;

ИР — индекс вида распорядительного документа;

ИС — индекс структурного подразделения;

N — порядковый номер.

АКТ

Настоящий акт составлен «» __________ 20 г.

___________________________________________________________________________ (наименование подразделения делопроизводства) в том, что при вскрытии пакета (бандероли) за N _____, поступившего(ей) «» __________ 20 г. из ________________________________________________

на имя (в адрес) __________________________________________________________

не оказалось (обнаружено) _________________________________________________

Руководитель подразделения делопроизводства Подпись И.О. Фамилия

Должность сотрудника, вскрывшего пакет (бандероль) Подпись И.О. Фамилия

1. Поздравительные открытки, подписанные должностными лицами структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов, организаций МЧС России, в адрес структурных подразделений центрального аппарата, территориальных органов организаций МЧС России.

2. Поздравительные телеграммы и телеграммы с выражением соболезнования.

3. Следующие документы, поступившие без сопроводительного письма или не имеющие таких реквизитов документа, как дата документа, регистрационный номер документа, адресат, подпись <1>:

<1> За исключением документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях.

коммерческие предложения, прейскуранты;

рекламные документы, плакаты, проспекты, каталоги;

пригласительные билеты;

поздравления, открытки;

выражения соболезнования;

периодические печатные издания, ведомственная литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники;

первичные документы бухгалтерского учета, документы, используемые для получения денежных платежей;

техническая документация (технические паспорта, акты), документы по материально-техническому обеспечению (накладные, акты приема-передачи материальных средств);

плановые документы;

программы (повестки) совещаний, конференций;

унифицированные формы и бланки документов;

учебные планы, программы.

1. Обязательные реквизиты электронной регистрационной карточки:

наименование вида документа;

адресант (наименование организации — автора или корреспондента);

адресат;

должность (полное наименование с указанием структурного подразделения, территориального органа, организации), фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

дата и регистрационный номер документа (проставляется номер документа, присвоенный ему организацией — автором документа);

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа и, при наличии приложения(й), количество приложений, общее количество листов приложений;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

отметка о контроле и срок исполнения документа;

подразделение-исполнитель документа;

гриф ограничения доступа к документу;

сведения об электронной подписи;

результат проверки электронной подписи;

электронный адрес корреспондента;

ссылки на файл (файлы) поступившего электронного документа и приложения(й) к нему (количество файлов, имена файлов);

индекс дела по номенклатуре дел;

отметка об исполнении документа и о направлении его в дело.

2. Дополнительные реквизиты электронной регистрационной карточки:

код по тематическому рубрикатору;

ключевые слова;

держатель документа (для документа на бумажном носителе);

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

номер бланка;

идентификационный номер проекта документа (присваивается на этапе создания);

вид передачи документа (почтой, факсимильной связью и т.д.) и др.

Документы с отметкой «Для служебного пользования» <1>.

<1> Порядок сканирования, размещения и отправки с использованием СЭД определяется приказом МЧС России от 14.09.2020 № 684 «Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий».

Документы, содержащие персональные данные <2>:

<2> Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; Российская газета, 2020, 11 декабря).

личные дела;

справки о доходах, расходах;

заявки на участие в конкурсе на замещение вакантной должности;

сведения об изменении персональных данных;

медицинские направления в лечебно-профилактические учреждения.

Документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, нотариально заверенные, а также сшитые документы.

Документы с пометками «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Лично».

Приложения к документам: брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4.

к п. 163, 171 Инструкции

РЕЕСТР N ______ на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью

00.00.20__

Отправитель: наименование территориального органа, организации МЧС России, адрес, телефон

ДОГОВОР N ____

Итого:

МП Подпись отправителя _________________

Принято ________ пакетов «» __________ 20 г. __ час. __ мин. Экспедитор-приемщик ОФС ________________________________________

РЕЕСТР N _____ на корреспонденцию, отправляемую почтовой связью дата ____________

Отправитель: _______________________________________________________ (наименование территориального органа, организации МЧС России, адрес, телефон)

Всего: ____________________ (прописью) пакета(ов) на сумму ____ руб. ____ коп. Общий вес:

Недозволенных к пересылке вложений нет.

_______________________________

(наименование территориального                      УТВЕРЖДАЮ
органа, организации МЧС России)        ____________________________________

                                      (руководитель территориального
                                     органа, организации МЧС России)

                                       _________     ______________________
                                       (подпись)     (расшифровка подписи)

                                   _________
                                    (дата)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 20__ г.

Руководитель подразделения

делопроизводства                  ___________    __________________________
                                   (подпись)       (расшифровка подписи)

Наименование должности лица,

ответственного за архив           ___________    __________________________
                                   (подпись)       (расшифровка подписи)

  (дата)

СОГЛАСОВАНО                                  СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК территориального                 Протокол ЭПМК
органа, организации МЧС России               Центрального архива

                                         МЧС России

от _______________ N _________ от _______________ N _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году

В _________________________________________________________________________ (наименование территориального органа, организации МЧС России)

____________________________________  ___________  ________________________
(наименование должности руководителя   (подпись)    (расшифровка подписи)

подразделения делопроизводства)

«» __________ 20 г.

Итоговые сведения переданы в архив территориального органа, организации МЧС России.

____________________________________  ___________  ________________________
 (наименование должности сотрудника    (подпись)    (расшифровка подписи)

   передавшего сведения)

«» __________ 20 г.

_________________________________________ (наименование территориального органа, организации МЧС России)

(наименование структурного подразделения)

(индекс структурного подразделения)

Номенклатура дел на 20__ г.

____________________________________  ___________  ________________________
(должность руководителя структурного   (подпись)    (расшифровка подписи)

       подразделения

СОГЛАСОВАНО Руководитель подразделения делопроизводства

(подпись) (расшифровка подписи) «» __________ 20 г.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20__ году

В _________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения)

____________________________________  ___________  ________________________
(наименование должности руководителя   (подпись)    (расшифровка подписи)

подразделения делопроизводства)

Итоговые сведения переданы в архив территориального органа, организации МЧС России.

____________________________________  ___________  ________________________
 (наименование должности сотрудника    (подпись)    (расшифровка подписи)

   передавшего сведения)

«» __________ 20 г.

1. Графы номенклатуры дел структурного подразделения (приложение № 24 к Инструкции) заполняются в соответствии с настоящим Порядком.

2. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифровых обозначений (индексов) структурного подразделения, отдела структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: дело № 16-3-10, где:

16 — индекс структурного подразделения

3 — индекс отдела структурного подразделения,

10 — порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Резервные номера дел и пустые строки в номенклатуре дел не допускаются. При необходимости заведения новых дел они вносятся в конец номенклатуры дел соответствующего структурного подразделения под следующим порядковым номером.

3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящая переписка», «исходящая переписка»), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований территориальных органов исполнительной власти, учреждений и организаций, кроме официально установленных сокращений.

Заголовок дела может состоять из следующих элементов:

1. название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы, решения и т.д.);

2. название автора документа: Министерства, структурного подразделения, комиссии и т.д. (кроме дел с перепиской);

3. название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

4. краткое содержание документов дела;

5. название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

6. даты (хронологические рамки, период), к которым относятся документы дела;

7. указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии), при этом в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается — в каком структурном подразделении хранятся подлинники этих документов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например: «Документы о выполнении решений Комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности Иркутской области (отчеты, справки-доклады)»; «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу, например: «Протоколы заседаний экспертной комиссии Центрального архива МЧС России и документы к ним (план, описи и др.)».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается этот вид документов во множественном числе, например: «Протоколы заседаний коллегии Главного управления МЧС России по субъекту Российской Федерации».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с МЧС России о финансировании мероприятий по ликвидации чрезвычайных ситуаций».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами МЧС России по организационно-штатным вопросам».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а приводится их общее видовое название, например: «Переписка с органами государственной власти субъектов Российской Федерации по вопросам предупреждения и тушения природных пожаров».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы или отчеты, например: «Смета доходов и расходов Главного управления МЧС России по Вологодской области на 2019 год (годовая)», «Отчет Главного управления МЧС России по Иркутской области о поисково-спасательных работах за 2019 год (ф. № 1/ПСС)», «Сводные отчеты Главного управления МЧС России по Смоленской области о пожарах и последствиях от них за 2020 год (квартальные)».

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание документов дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В этом случае в конце текущего года в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения, например, первоначально заголовок дела был «Акты о приеме и сдаче дел и должности должностными ответственными лицами Главного управления МЧС России по Республике Карелия», а после уточнения (редакции) — «Акт о приеме и сдаче дел и должности начальника финансово-экономического отдела Главного управления МЧС России по Республике Карелия».

4. В графе 3 номенклатуры «Количество томов (частей)» вносятся сведения о количестве заведенных томов.

5. Графа 4 номенклатуры дел структурного подразделения «Дата начала и окончания дела» заполняется при закрытии дела. В ней отражаются хронологические рамки документов, подшитых в дело (крайние даты — число, месяц, год — заведения и окончания дела в делопроизводстве). Если дело является переходящим, то крайние даты оформляются следующим образом: «19.11.2019 — по настоящее время».

Графа «Дата начала и окончания дела» не заполняется на переходящие дела, включенные в номенклатуру дел под общими заголовками (судебные дела, контрольно-наблюдательные дела, истории болезни).

Дела с перепиской могут быть переходящими только в исключительных случаях. Например, в конце текущего года произошло стихийное бедствие. Спасательные операции начались в декабре, мероприятия по ликвидации последствий стихийного бедствия завершились уже в следующем году. В этом случае дело с перепиской по этому вопросу может быть переходящим.

6. Графа 5 номенклатуры дел структурного подразделения «Количество листов» подлежит обязательному заполнению и заполняется при закрытии дела. Указывается количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела.

7. В графе 6 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номер статьи Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, спасательных воинских формирований МЧС России, подразделений ФПС ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России с указанием сроков хранения, утвержденного приказом МЧС России от 19.06.2012 № 340.

8. В графе 7 номенклатуры дел «Примечание» делаются отметки о переходящих делах с указанием старого индекса дела в случае его изменения (например: «Переходящее с 2016 г. В 2016 — 2019 гг. — д. 2-2-11»); об уничтожении дел; о передаче дел в архив, в другие структурные подразделения или организации. В случае если дело не было заведено в течение года, в графе «Примечание» делается отметка «Не заводилось», при этом в графах 3 - 5 проставляется прочерк. При наличии в делах копий документов, подлинники которых подлежат передаче на государственное хранение, в графе 7 делается отметка: «Подлинник в деле 1-4-29».

Переходящие дела ведутся в соответствии с Примерным перечнем переходящих дел, заводимых в территориальных органах (организациях) МЧС России.

На экземпляре номенклатуры дел структурного подразделения могут указываться лица, ответственные за формирование дел.

Если дело (реестр, журнал учета) ведется в электронном виде, то в графе 7 проставляется отметка «Ведется в электронном виде», а также указывается периодичность распечатки.

Примерный перечень переходящих дел <1>, заводимых в территориальных органах, организациях МЧС России:

<1> Переходящим дело может быть не более 5 лет.

1. учредительные документы;

2. акты о выделении к уничтожению дел, журналов;

3. описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу;

4. исторический формуляр;

5. паспорт архива;

6. список фондов;

7. дело фонда;

8. штаты, штатные расписания и изменения к ним;

9. положения о структурных подразделениях;

10. должностные инструкции (обязанности) сотрудников;

11. нормативные и методические документы по направлениям деятельности;

12. перспективные планы мероприятий;

13. личные дела сотрудников;

14. картотеки личных и других карточек;

15. контрольно-наблюдательные дела;

16. накопительные дела;

17. Журналы, книги учета и регистрации:

печатей и штампов;

приема посетителей;

актов о выделении к уничтожению дел и документов;

выдачи архивных дел, справок, копий документов и т.д.;

показаний контрольно-измерительных приборов;

несчастных случаев на производстве;

инструктажей по охране труда;

личных дел сотрудников;

алфавитного учета;

выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

принятых и уволенных сотрудников;

выдачи жетонов с личными номерами;

выдачи справок о стаже, месте работы;

награжденных государственными и ведомственными наградами;

выдачи служебных и других удостоверений личному составу;

поступления, распределения и выдачи путевок в санаторно-курортные учреждения;

выдачи паспортов для выезда за границу;

листков нетрудоспособности государственных служащих;

хозяйственных договоров;

бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

бланков строгой отчетности;

занятий, посещаемости служебной подготовки;

выдачи разовых пропусков;

приема и сдачи дежурств;

сотрудников, нуждающихся в улучшении жилищных условий;

дел крупных пожаров;

административных дел и представлений;

сообщений о преступлениях;

материалов, по которым вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела;

пожаров и иных происшествий;

мероприятий по надзору;

лицензиатов;

выданных заключений соискателям лицензий на виды деятельности;

объектов защиты и (или) территорий (земельных участков), органов власти и контрольно-наблюдательных дел предписаний и актов проверок, проводимых органами государственного пожарного надзора;

сообщений о преступлениях;

материалов, по которым вынесено постановление об отказе в возбуждении уголовного дела; 18) реестры.

При составлении номенклатуры дел в части хранения электронных документов указывается, что дело ведется в электронном виде в графе «Примечание».