Приказ Минспорта России от 21.01.2021 № 30

(ред. от 01.12.2021)

«Об утверждении положения об управлении проектами цифровой трансформации Министерства спорта Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В соответствии с абзацем 4 подпункта «а» пункта 11 Положения о ведомственных программах цифровой трансформации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами», приказываю:

1. Утвердить прилагаемое положение об управлении проектами цифровой трансформации Министерства спорта Российской Федерации.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра спорта Российской Федерации А.К. Сельского.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ МИНИСТЕРСТВА СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Настоящее положение об управлении проектами цифровой трансформации Министерства спорта Российской Федерации (далее — Положение) устанавливает порядок управления проектами цифровой трансформации, предусмотренными ведомственной программой цифровой трансформации Министерства спорта Российской Федерации (далее — Министерство).

Разработка, согласование и утверждение ведомственных программ цифровой трансформации Министерства (далее — Программа), а также осуществление мониторинга и контроля результатов их реализации осуществляются в соответствии с Положением о ведомственных программах цифровой трансформации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646 «О мерах по обеспечению эффективности мероприятий по использованию информационно-коммуникационных технологий в деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов управления государственными внебюджетными фондами» (далее — Положение о ведомственных программах).

1.2. Для целей настоящего Положения используются термины, определенные пунктом 2 Положения о ведомственных программах.

1.3. В ходе исполнения Программы создаются и внедряются цифровые продукты, разработанные на основе продуктового и архитектурного подходов, включая цифровое проектирование сервисов. При этом достигаются трансформационные цели, такие как радикальное снижение транзакционных издержек, сроков оказания внутренних и внешних услуг, минимизация количества ошибок, переход к принятию решений, основанный на данных.

1.4. Деятельность по цифровой трансформации осуществляется Министерством в соответствии с Программой на очередной финансовый год и плановый период, разработанной и утвержденной в соответствии с Положением о ведомственных программах.

1.5. Управление проектами цифровой трансформации Программы осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением, регламентирующим порядок организации в Министерстве системы проектного управления по реализации проектов цифровой трансформации, которое определяет:

а) функциональную структуру Министерства по управлению проектами цифровой трансформации;

б) состав и содержание процессов деятельности Министерства по управлению проектами цифровой трансформации;

в) типовые формы документов, используемых Министерством в процессах управления проектами цифровой трансформации.

II. Функциональная структура управления проектами цифровой трансформации

2. Орган управления проектами цифровой трансформации Министерства состоит из следующих организационных элементов (участников проектов цифровой трансформации):

2.1. Руководитель цифровой трансформации — заместитель Министра спорта Российской Федерации, ответственный за цифровую трансформацию, в соответствии с распределением обязанностей между Министром спорта Российской Федерации и его заместителями.

Руководитель цифровой трансформации в части управления проектами цифровой трансформации:

а) организует разработку, координирует, управляет и отвечает за выполнение Программы, в том числе за обеспечение проектов цифровой трансформации, предусмотренных Программой, трудовыми, финансовыми и материально-техническими ресурсами, осуществляет общую административную поддержку указанных проектов цифровой трансформации, обеспечивает единство и комплексность реализации Программы в целом, достижение целей и значений показателей ее эффективности и результативности;

б) обеспечивает соответствие реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры, положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации, одобренной протоколом президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (далее — Президиум комиссии) от 9 июня 2020 г. № 10 (далее — единая техническая политика);

в) инициирует оптимизацию процессов деятельности Министерства для обеспечения задач цифровой трансформации и руководит деятельностью по реинжинирингу административных процессов исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, осуществляемых в рамках реализации мероприятий Программы;

г) осуществляет координацию работы Департамента цифровой трансформации и стратегического развития Министерства (далее — Департамент) и Службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

(в ред. Приказа Минспорта России от 01.12.2021 № 943)

2.2. Департамент осуществляет функции по цифровой трансформации Министерства, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в деятельность Министерства, и одновременно является функциональным заказчиком (структурным подразделением в интересах обеспечения функций и решения задач которого формируются проекты цифровой трансформации).

2.2.1 Департамент:

а) осуществляет комплексное управление проектами цифровой трансформации (управление Программой), а также оперативную деятельность по координации реализации мероприятий Программы, включая подготовку необходимых для этого документов и проектов управленческих решений;

б) обеспечивает соблюдение соответствия реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации;

в) осуществляет контроль хода реализации проектов цифровой трансформации и Программы в целом, а также подготовку отчетных материалов и документов, необходимых для осуществления мониторинга и контроля реализации Программы Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

г) организует подготовку и ведение проектной документации проектов цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителей проектов цифровой трансформации в части планирования и контроля работ, и обеспечение участников проекта, необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проектам цифровой трансформации;

д) определяет основные требования в отношении результатов проекта цифровой трансформации, обеспечивает согласованность результатов и ключевых показателей эффективности указанного проекта;

е) организует подготовку документации для осуществления закупок, включая технические требования и технические задания, и предоставляет ее для проведения закупочных процедур в Департамент управления делами и контроля Министерства;

ж) обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов проекта цифровой трансформации и предоставление их на согласование Руководителю цифровой трансформации;

з) участвует в проведении мониторинга реализации проекта цифровой трансформации, а также проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту цифровой трансформации;

и) обеспечивает планирование и управление организационными изменениями в структуре, процессах, системе ключевых показателей эффективности и показателей процессов выполнения государственных функций и оказания государственных услуг в рамках их цифровой трансформации и внедрения цифровых продуктов.

2.3. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации — структурное подразделение подведомственной организации Министерства, созданное (уполномоченное) решением Министерства для обеспечения организационного и методологического единства по реализации отдельных задач и функций в рамках управления проектами цифровой трансформации Программы.

2.3.1 Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации осуществляет:

а) организационно-техническое сопровождение закупок товаров, работ и услуг, осуществляемых Министерством для обеспечения реализации проектов цифровой трансформации, в том числе разработку проектов документов, включая разработку технических требований и технических заданий к закупаемым товарам, работам и услугам;

б) методическую и техническую поддержку разработки планов реализации проектов цифровой трансформации Программы, управления рисками;

в) сбор и консолидацию отчетности исполнителей (подрядчиков) проектов цифровой трансформации Программы для представления в Департамент и Руководителю цифровой трансформации;

г) проведение оценки качества технических решений, предлагаемых к реализации в рамках проектов цифровой трансформации, и их соответствия единой технической политике и общей ИТ-архитектуре Министерства;

д) организационно-техническую поддержку проектов цифровой трансформации, включая ведение переписки, архивов, организацию переговоров, приемо-сдаточных испытаниях и других работ, необходимых для реализации проектов цифровой трансформации Программы.

2.4. Руководитель проекта цифровой трансформации — уполномоченное Руководителем цифровой трансформации должностное лицо Департамента, осуществляющее непосредственное оперативное управление проектом цифровой трансформации, ответственное за результаты проекта цифровой трансформации.

2.4.1 Руководитель проекта цифровой трансформации:

а) несет ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта цифровой трансформации Программы в уставленные Программой срок и в рамках установленного Программой финансового обеспечения проекта цифровой трансформации;

б) разрабатывает и обеспечивает исполнение и своевременную актуализацию плана реализации проекта цифровой трансформации Программы;

в) осуществляет организацию и руководство работами проекта цифровой трансформации;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта цифровой трансформации, в том числе документов по проектному управлению;

д) организует сбор и представление отчетности о достижении промежуточных и окончательных результатов проектов цифровой трансформации, и внутренний мониторинг реализации проекта цифровой трансформации.

2.5. Администратор проекта цифровой трансформации — сотрудник Службы технического заказчика, отвечающий за ведение проектной документации по конкретному проекту цифровой трансформации Программы, обеспечивающий поддержание деятельности Руководителя проекта цифровой трансформации, иных участников проекта цифровой трансформации в части планирования, организации и контроля работ по проекту цифровой трансформации.

2.6.1 Администратор проекта цифровой трансформации:

а) осуществляет организационно-техническую поддержку деятельности Руководителя проекта цифровой трансформации, других участников проекта цифровой трансформации;

б) осуществляет методическую поддержку деятельности Руководителя проекта цифровой трансформации в части формирования планов реализации проектов цифровой трансформации, управления рисками;

в) осуществляет ведение мониторинга реализации проекта цифровой трансформации и формирование отчетности по проекту цифровой трансформации, в том числе в федеральной государственной информационной системе координации информатизации (далее — ФГИС КИ);

г) обеспечивает эффективную коммуникацию между участниками проекта цифровой трансформации.

2.7. Главный архитектор — директор Департамента или заместитель директора Департамента, уполномоченный Министром спорта Российской Федерации, осуществлять функции формирования и развития общей ИТ-архитектуры Министерства (далее — Главный архитектор).

2.7.1 Главный архитектор несет ответственность:

а) за соответствие ИТ-архитектуры Министерства единой технической политике;

б) за обеспечение организационной, семантической и технической совместимости информационных систем, цифровых продуктов и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в) за обеспечение унификации и стандартизации архитектурных и технических решений Министерства, в том числе разрабатываемых в рамках Программы.

III. Инициирование проектов цифровой трансформации

3.1. Инициирование проектов цифровой трансформации осуществляется в рамках процессов формирования и корректировки Программы, определенных Положением о ведомственных программах.

IV. Подготовка проектов цифровой трансформации

4.1. Для подготовки и реализации проекта цифровой трансформации директор Департамента вносит на рассмотрение Руководителя цифровой трансформации кандидатуру Руководителя проекта цифровой трансформации, а Руководитель цифровой трансформации по результатам рассмотрения направляет данную кандидатуру на утверждение Министру спорта Российской Федерации для принятия окончательного решения о назначении лица Руководителем проекта цифровой трансформации.

4.2. Руководитель Службы технического заказчика определяет из числа сотрудников Службы технического заказчика проектов цифровой трансформации Администратора проекта цифровой трансформации.

4.3. Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации формируют паспорт проекта цифровой трансформации по форме согласно приложению № 1 к настоящему Положению, детализирующий и дополняющий основные параметры проекта цифровой трансформации, определенные в Программе, в том числе определяют цели и показатели проекта, планируемые результаты, объемы финансового обеспечения, участников проекта и план реализации проекта цифровой трансформации, определяющий наименование мероприятия (мероприятий), контрольные точки, результат, а также сроки исполнения мероприятий (мероприятия) проекта цифровой трансформации.

4.4. План реализации проекта цифровой трансформации формируется в соответствии с Ведомственной программой цифровой трансформации. Мероприятия, входящие в план реализации проекта цифровой трансформации должны включать результаты, которые сгруппированы по этапам этих мероприятий.

4.5. Руководитель проекта цифровой трансформации согласовывает паспорт проекта цифровой трансформации с директором Департамента, после чего паспорт проекта цифровой трансформации предоставляется на утверждение Руководителю цифровой трансформации.

4.6. Администратор проекта цифровой трансформации обеспечивает внесение в ФГИС КИ информации о начале проекта и о контрольных точках проекта цифровой трансформации, а также размещение паспорта проекта цифровой трансформации.

V. Реализация проектов цифровой трансформации

5.1 Разработка и экспертиза решений проекта цифровой трансформации.

5.1.1. Функциональные возможности создаваемого цифрового продукта или иного объекта, его основные характеристики и требования к техническим решениям, соответствующие потребностям пользователей, разрабатываются исполнителями (подрядчиками) проекта и согласовываются Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации и Департаментом.

5.1.2. Разработка технических решений осуществляется в соответствии с планом реализации проекта цифровой трансформации. Ключевые системообразующие технические решения подлежат обязательной экспертизе Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации на предмет оценки качества и Главным архитектором на предмет соответствия общей ИТ-архитектуре Министерства.

5.1.3. Оценка технических решений производится по мере их представления в соответствии с рабочим планом проекта цифровой трансформации. Для проведения оценки Руководитель проекта цифровой трансформации передает в Службу технического заказчика проектов цифровой трансформации соответствующую техническую документацию и, в случае необходимости, проводит презентацию технических решений.

5.1.4. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации проводит оценку качества представленных технических решений с точки зрения удовлетворения требованиям Департамента, а также их соответствия общей ИТ-архитектуре Министерства и единой технической политике и готовит заключение об оценке качества представленных технических решений (далее — заключение об оценке качества).

5.1.5. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации направляет предлагаемые технические решения Главному архитектору для получения его заключения об их соответствии общей ИТ-архитектуре Министерства и единой технической политике (далее — заключение Главного архитектора).

5.1.6. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации направляет заключение об оценке качества и заключение Главного архитектора Руководителю проекта цифровой трансформации и в Департамент.

5.2 Мониторинг проектов цифровой трансформации.

5.2.1. Мониторинг проектов цифровой трансформации проводится на регулярной ежемесячной основе.

5.2.2. Администратор проекта цифровой трансформации формирует и представляет Руководителю проекта цифровой трансформации отчет о статусе проекта цифровой трансформации по форме согласно приложению № 3 к настоящему Положению, содержащий данные о реализации работ проекта цифровой трансформации, включая информацию об отклонениях по срокам исполнения и затратам.

5.2.3. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации проводит анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта цифровой трансформации, и представляет его вместе с отчетом о статусе проекта цифровой трансформации в Департамент.

5.2.4. Департамент рассматривает отчет о статусе проекта цифровой трансформации и анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта цифровой трансформации, и принимает управленческие решения по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

VI. Внесение изменений в проекты цифровой трансформации

6.1. Реализация проекта цифровой трансформации осуществляется в соответствие с планом реализации проекта цифровой трансформации. Основаниями для внесения изменений в план реализации проекта цифровой трансформации являются:

а) рекомендации и поручения президиума Комиссии, полученные в ходе ежегодного мониторинга реализации Программы;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, полученные в ходе мониторинга реализации Программы;

в) заключения Главного архитектора о несоответствии технических решений проектов цифровой трансформации общей ИТ-архитектуре Министерства или единой технической политике;

г) обоснованные мнения участников проекта цифровой трансформации, в том числе Департамента, и иных заинтересованных сторон относительно актуальности целей, задач и способов реализации проекта цифровой трансформации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта цифровой трансформации;

д) обоснованные мнения Департамента относительно характеристик результата проекта основанные на полученных промежуточных результатах.

6.2. При возникновении оснований для внесения изменений в план реализации проекта цифровой трансформации Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации готовят запрос на изменения в проект цифровой трансформации по форме согласно приложению № 2 к настоящему Положению. Запрос на изменения в проект цифровой трансформации должен включать описание изменений и их обоснование, причины и последствия, а также риски и возможности, связанные с наступлением последствий.

6.3. Запрос на изменения в проект цифровой трансформации подлежит согласованию с Руководителем цифровой трансформации и директором Департамента. После утверждения Руководителем цифровой трансформации запроса на изменения в проект цифровой трансформации Администратором проекта цифровой трансформации в паспорт проекта цифровой трансформации вносятся соответствующие изменения.

В случае если изменения затрагивают контрольные точки проекта цифровой трансформации, Администратор проекта цифровой трансформации также при наличии технической возможности вносит соответствующую информацию в ФГИС КИ.

VII. Завершение проектов цифровой трансформации

7.1 Плановое завершение проекта цифровой трансформации.

7.1.1. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации (далее — проект решения) подготавливается Руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации. К проекту решения прилагается итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации по форме согласно приложению № 4 к настоящему Положению.

7.1.2. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации согласовывается Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации. Далее проект решения передается на рассмотрение в Департамент и представляется на утверждение Руководителю цифровой трансформации.

7.1.3. Проект решения утверждается Руководителем цифровой трансформации по представлению директора Департамента.

7.1.4. Администратор проекта цифровой трансформации по поручению Руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о завершении проекта цифровой трансформации.

7.2 Прекращение или приостановление проекта цифровой трансформации.

7.2.1. В ходе реализации проекта цифровой трансформации Руководитель проекта цифровой трансформации может инициировать процедуру прекращения проекта цифровой трансформации, которая заключается в досрочном завершении проекта цифровой трансформации без возможности его повторного возобновления или процедуру приостановления проекта цифровой трансформации, которая заключается в досрочном завершение с возможностью его последующего возобновления.

7.2.2 Основаниями для прекращения или приостановления проекта цифровой трансформации могут являться:

а) рекомендации и поручения президиума Комиссии по результатам рассмотрения им ежеквартального отчета о реализации проектов цифровой трансформации Программ в случае наличия отклонений от запланированного хода реализации проектов цифровой трансформации Программ или сводного отчета по результатам реализации федеральными органами исполнительной власти и органами управления государственными внебюджетными фондами программ, представляемых Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по результатам проведения им мониторинга достижения Министерством значений показателей результативности цифровой трансформации Программы или мониторинга реализации проектов цифровой трансформации Программы;

в) иные основания для изменения Программы в связи с обстоятельствами, которые находятся вне компетенции Министерства.

7.2.3. Руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации осуществляется подготовка проекта решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации. К проекту решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации прилагается итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации с указанием оснований его прекращения или приостановления.

7.2.4. Проект решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации передается Руководителем проекта цифровой трансформации на рассмотрение в Департамент.

7.2.5. Проект решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации утверждается Руководителем цифровой трансформации по представлению директора Департамента.

7.2.6. Проект цифровой трансформации считается прекращенным или приостановленным с даты утверждения соответствующего решения Руководителем цифровой трансформации.

7.2.7. Взаимодействие с исполнителями (подрядчиками) проекта цифровой трансформации на всех этапах реализации проекта цифровой трансформации, в том числе на этапе прекращения или приостановления проекта цифровой трансформации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации с учетом методических документов Министерства.

7.2.8. Администратор проекта цифровой трансформации по представлению Руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации.

1. Основные положения

2. Цель и показатели проекта

3. Финансовое обеспечение реализации проекта

4. План реализации проекта

Приложение № 2 к положению об управлении проектами цифровой трансформации Министерства спорта

1. Общая характеристика изменений

2. Цель и показатели проекта

3. Финансовое обеспечение реализации проекта

4. План реализации проекта

Приложение № 3 к положению об управлении проектами цифровой трансформации Министерства спорта

1. Общая характеристика изменений

2. Общий статус реализации

3. Ключевые риски

4. Показатели проекта

5. Финансовое обеспечение реализации проекта

6. План реализации проекта

Приложение № 4 к положению об управлении проектами цифровой трансформации Министерства спорта

1. Общая характеристика изменений

2. Общий итоговый статус реализации

3. Показатели проекта

4. Финансовое обеспечение реализации проекта

5. План реализации проекта