Приказ Роспатента от 04.03.2019 № 30

«Об утверждении Порядка приема иностранных делегаций или отдельных лиц иностранных государств в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»

ПРИКАЗ

В целях упорядочения деятельности по организации и проведению протокольных мероприятий в Федеральной службе по интеллектуальной собственности приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок приема иностранных делегаций или отдельных лиц иностранных государств в Федеральной службе по интеллектуальной собственности.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ПОРЯДОК ПРИЕМА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛЕГАЦИЙ ИЛИ ОТДЕЛЬНЫХ ЛИЦ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок определяет процедуру приема иностранных делегаций или отдельных лиц иностранных государств (далее — Иностранная делегация) в Федеральной службе по интеллектуальной собственности и ее подведомственных учреждениях (далее — система Роспатента).

2. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, Порядком расходования бюджетных средств на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц в центральном аппарате Роспатента, утвержденным приказом Роспатента от 19.10.2011 № 113, и Положением об Управлении международного сотрудничества Роспатента, утвержденным приказом Роспатента от 27.03.2013 № 38.

II. Подготовка к приему

3. При поступлении информации о готовящемся визите Иностранной делегации структурное подразделение или подведомственное учреждение Федеральной службы по интеллектуальной собственности, получившее такую информацию (далее — Ответственное подразделение), назначает сотрудника (далее — Ответственный сотрудник), ответственного за связь с Иностранной делегацией и Управлением международного сотрудничества Роспатента (далее — УМС).

4. Ответственное подразделение оперативно информирует УМС о готовящемся визите в рабочем порядке и готовит служебную записку на имя начальника УМС о проведении визита с указанием всей имеющейся информации о визите. На основании данной служебной записки УМС готовит докладную записку на имя руководителя Роспатента или лица, временно исполняющего его обязанности.

5. В докладной записке указывается цель, формат, повестка мероприятия, сроки визита Иностранной делегации, Ответственное подразделение, предполагаемые статьи расходов на проведение приема и предусмотрен ли визит планом приема иностранных делегаций на текущий год.

6. Прием Иностранных делегаций в системе Роспатента проводится по решению руководителя Роспатента или лица, временно исполняющего его обязанности, оформленному в письменном виде.

7. В случае получения согласия руководителя Роспатента или лица, временно исполняющего его обязанности, на организацию и проведение приема Иностранной делегации Ответственный сотрудник запрашивает у Иностранной делегации следующую информацию:

• желаемое расписание мероприятий;
• состав делегации (имена и должности);
• копии паспортов всех членов делегации, в том числе граждан Российской Федерации;
• адрес проживания делегации (адрес гостиницы, посольства и т.п.);
• сведения о необходимости предоставления визовой поддержки со стороны Роспатента;
• сведения о необходимости предоставления транспортного обслуживания со стороны Роспатента.

8. Полученные сведения по мере поступления направляются в УМС в рабочем порядке.

9. В случае, если на организацию и проведение приема требуется финансирование со стороны Роспатента, УМС готовит проект приказа Роспатента о проведении приема делегации и представляет его на подпись руководителю Роспатента или лицу, временно исполняющему его обязанности, не позднее чем за 7 рабочих дней до даты начала визита.

10. УМС представляет на утверждение руководителю Роспатента или лицу, временно исполняющему его обязанности, Программу мероприятия не позднее чем за 7 рабочих дней до даты начала визита. Утвержденная Программа визита представляется УМС в Финансово-административное управление Роспатента (далее — ФАУ).

11. ФАУ на основании проекта Сметы расходов, предоставляемого УМС, составляет Смету расходов на прием и обслуживание Иностранной делегации и представляет ее на утверждение руководителю Роспатента или лицу, временно исполняющему его обязанности, не позднее чем за 7 рабочих дней до даты начала визита.

12. При проведении мероприятий с участием руководства Роспатента Ответственное подразделение не позднее чем за три дня до мероприятия представляет руководству Роспатента следующий пакет документов: справочные материалы, статистическая информация, повестка дня, список участников, тезисы, биографическая информация о главе иностранной делегации.

13. Присутствие сотрудника УМС и Ответственного сотрудника на всех мероприятиях в ходе визита Иностранной делегации обязательно.

14. После завершения визита Ответственное подразделение готовит и согласовывает с УМС отчет о проведении мероприятия по форме в соответствии с Приложением 1 к настоящему порядку. Отчет представляется на утверждение руководителю Роспатента не позднее чем через три рабочих дня после окончания визита.

III. Обеспечение режима безопасности

15. Место проведения приема определяется по согласованию между УМС и Ответственным подразделением.

16. УМС информирует ФСБ России о готовящемся визите не позднее чем за 5 рабочих дней до начала его проведения.

17. УМС заблаговременно запрашивает разрешение на проход Иностранной делегации в здания Роспатента (при необходимости также парковку для автотранспорта) в отделе обеспечения внутренней безопасности Федерального института промышленной собственности (далее — ФИПС).

18. УМС по согласованию с Ответственным подразделением определяет сотрудника, ответственного за встречу, проводы и сопровождение Иностранной делегации в зданиях Роспатента.

19. УМС организует ведение и хранение дел с материалами по приему делегаций, а также журнала приема иностранных делегаций.

IV. Обеспечение перевода

20. В случае необходимости УМС организует перевод в ходе визита Иностранной делегации.

21. При приеме Иностранной делегации работниками центрального аппарата Роспатента в случае необходимости привлечения переводчиков на платной основе, УМС готовит проект договора и передает его в ФАУ.

22. При необходимости синхронного перевода ФИПС обеспечивает помещение и необходимое оборудование для организации такого перевода.

V. Подготовка переговорных комнат к приему

23. По запросу УМС ФИПС обеспечивает необходимое оборудование для проведения приема (микрофоны, проектор, видеоконференц-связь и т.п.).

24. УМС устанавливает настольные флаги стран, представители которых участвуют во встрече.

25. В случае проведения встречи с участием руководства Роспатента УМС готовит таблички с указанием имен и фамилий участников встречи.

26. Тексты документов для подписания готовятся Ответственным подразделением.

27. Материалы для подписания (тексты документов, ручки и папки) находятся в месте проведения приема Иностранной делегации. Сотрудник УМС размещает материалы для подписания непосредственно перед началом церемонии подписания, а также организует церемонию подписания.

VI. Транспортное обслуживание

28. В случае получения от Иностранной делегации (через Ответственного сотрудника) запроса на транспортное обслуживание УМС информирует об этом ФАУ с приложением графика подачи автомобилей не позднее чем за 7 рабочих дней до даты начала визита.

29. Трансфер Иностранной делегации осуществляется в сопровождении сотрудников УМС либо сотрудников Ответственного подразделения. По согласованию с Иностранной делегацией допускается трансфер Иностранной делегации без сопровождения в случае если один или несколько делегатов владеют русским языком.

VII. Иные вопросы

30. Необходимость вручения памятных подарков согласуется УМС с руководством Роспатента в рабочем порядке.

31. Проведение мероприятий культурной программы за счет средств Роспатента не предусматривается.

32. В случае получения от Иностранной делегации (через Ответственного сотрудника) запроса на предоставление визовой поддержки УМС через Ответственного сотрудника направляет Иностранной делегации список необходимых документов и визовую форму для заполнения ходатайств о выдаче виз в соответствии с порядком, принятым Консульским департаментом МИД России. Для оказания визовой поддержки необходимые документы и визовые формы должны поступить в УМС не позднее чем за 14 рабочих дней до даты въезда иностранной делегации на территорию Российской Федерации.

33. В случае необходимости оплаты Роспатентом пропуска в Зал официальных лиц и делегаций аэропорта, соответствующая информация должна быть представлена Ответственным сотрудником в УМС не позднее чем за три дня до даты въезда Иностранной делегации на территорию Российской Федерации.

УТВЕРЖДАЮ

                                          ________________________
                                          (подпись)

                                          Руководитель Роспатента/лицо,
                                          временно    исполняющее   его
                                          обязанности
                                          __________________ (ФИО)
                                          "__" ___________ 20__ г.

Краткое изложение сути мероприятия.

В мероприятии приняли участие:

Со стороны Роспатента:

1. Имя, должность;

2. Имя, должность;

3. Имя, должность.

С иностранной стороны (название организации, если применимо):

1. Имя, должность;

2. Имя, должность;

3. Имя, должность.

Подробное изложение сути проведенных мероприятий, достигнутые результаты.

Начальник Ответственного подразделения ______________ (ФИО, подпись)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник УМС ______________ (ФИО, подпись)

---