Приказ Росархива от 25.02.2019 № 30

(ред. от 10.11.2023)

«Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа»

(Зарегистрировано в Минюсте России 22.07.2019 № 55333)

Зарегистрировано в Минюсте России 22 июля 2019 г. № 55333

---

В соответствии с частью 1 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317; № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239), приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа.

2. Признать не подлежащим применению приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 29 июня 1992 г. № 151 «О Примерном положении о Центральном архиве министерства, ведомства Российской Федерации» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июля 1992 г., регистрационный № 19).

I. Общие положения

1. Примерное положение о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239) (далее — Положение о Федеральном архивном агентстве).

2. Центральный архив федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее — Центральный архив) создается на правах структурного подразделения в целях хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в его деятельности, а также подготовки документов к передаче на постоянное хранение в федеральный государственный архив, источником комплектования которого он является <1>.

---

<1> Пункт 9 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 4034; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст. 19) (далее — Федеральный закон № 125-ФЗ).

Федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган вправе создавать Центральный архив как учреждение, действующее на основании устава.

3. Федеральный орган государственной власти, иной федеральный государственный орган разрабатывают положение о Центральном архиве. Положение о Центральном архиве подлежит согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Центральном архиве.

После согласования положение о Центральном архиве утверждается руководителем федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа <2>.

---

<2> Абзац одиннадцатый подпункта 4 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве; пункт 3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 (зарегистрирован Минюстом России 6 сентября 2023 г., регистрационный № 75119) (далее — Правила, утвержденные приказом Росархива № 77).

(сноска в ред. Приказа Росархива от 10.11.2023 № 120)

4. Центральный архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом № 125-ФЗ, законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела, Правилами, утвержденными приказом Росархива № 77, нормативными правовыми актами федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, положением о Центральном архиве.

(в ред. Приказа Росархива от 10.11.2023 № 120)

II. Состав документов Центрального архива

5. Центральный архив хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее — структурные подразделения), в том числе документы по личному составу;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при наличии);

в) документы личного происхождения <3> (при наличии);

---

<3> Пункт 112 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. — М.: Стандартинформ, 2014 (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013).

г) страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (при наличии);

д) фонд пользования (архива) <4> (при наличии);

---

<4> Пункт 125 ГОСТа Р 7.0.8-2013.

е) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Центрального архива.

6. Центральный архив, созданный в качестве учреждения, также осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов по личному составу, образовавшихся в деятельности подведомственных организаций.

III. Задачи Центрального архива

7. К задачам Центрального архива относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Примерного положения.

7.2. Комплектование Центрального архива документами, образовавшимися в деятельности структурных подразделений.

7.3 Учет документов, находящихся на хранении в Центральном архиве.

7.4 Использование документов, хранящихся в Центральном архиве.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в федеральный государственный архив.

7.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в Центральный архив.

7.7. Методическое руководство работой архивов территориальных органов федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа и (или) подведомственных организаций (при их наличии).

IV. Функции Центрального архива

8. Центральный Архив осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений, коллегиальных органов, представительств, в Центральный архив в соответствии с графиком, утвержденным руководителем федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, или уполномоченным им лицом <5>.

(пп. 8.1 в ред. Приказа Росархива от 10.11.2023 № 120)

---

<5> Пункты 35, 73 Правил, утвержденных приказом Росархива № 77.

(сноска в ред. Приказа Росархива от 10.11.2023 № 120)

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Центральном архиве.

8.3. Представляет в федеральный государственный архив документы и сведения в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации <6>.

---

<6> Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

8.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Центральный архив.

8.5. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Центральном архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

8.6 Готовит и представляет:

а) на рассмотрение и согласование центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа (далее — ЦЭК) проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение <7>;

---

<7> Подпункт «б» пункта 19 Правил, утвержденных приказом Росархива № 77.

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива (далее — ЭПК) проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, акты о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны <8>;

---

<8> Пункты 29, 30 Правил, утвержденных приказом Росархива № 77.

в) на утверждение руководителю федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, или уполномоченному им лицу документы, указанные в подпункте «б» настоящего подпункта, после их утверждения ЭПК <9>.

(пп. 8.6 в ред. Приказа Росархива от 10.11.2023 № 120)

---

<9> Пункт 30 Правил, утвержденных приказом Росархива № 77.

8.7. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в федеральный государственный архив.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Центральном архиве.

8.9. Организует информирование руководства и работников структурных подразделений о составе и содержании документов Центрального архива.

8.10. Организует выдачу документов и дел для работы в читальном (просмотровом) зале или во временное пользование.

8.11. Исполняет запросы граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки <11>.

---

<11> Абзацы пятый и шестой подпункта 1 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве.

8.12 Ведет учет использования архивных документов.

8.13. Создает фонд пользования документов Центрального архива и организует его использование.

8.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам, находящимся на хранении в Центральном архиве.

8.15 Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям в подготовке дел к передаче в Центральный архив.

8.16. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству.

8.17. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа, его территориальных органов и (или) подведомственных организаций (при их наличии) по вопросам архивного дела и делопроизводства.

V. Права Центрального архива

9. Центральный архив имеет право:

а) представлять руководству федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Центральном архиве;

б) запрашивать в структурных подразделениях сведения, необходимые для работы Центрального архива;

---