Приказ Росархива от 11.01.2008 № 3

«О проведении смотра-конкурса на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 11 января 2008 г. № 3

О ПРОВЕДЕНИИ СМОТРА-КОНКУРСА НА ЛУЧШУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ АРХИВОХРАНИЛИЩА ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА

В целях улучшения организации хранения архивных документов, повышения престижности труда работников архивохранилищ федеральных архивов, их творческой активности и профессионального мастерства и в связи с 90-летием государственной архивной службы России, а также в соответствии с решением коллегии Росархива от 25 октября 2006 г. «О Плане мероприятий по выполнению Приказа Минкультуры России от 10.08.2006 № 384 „О неотложных мерах по повышению безопасности Музейного фонда Российской Федерации и Архивного фонда Российской Федерации“ и решения коллегии Минкультуры России от 22.08.2006 „О мерах по улучшению условий учета, хранения и охраны Музейного, Архивного, библиотечных фондов, телерадио- и кинофондов Российской Федерации“ приказываю:»

1. Провести с 1 марта по 1 декабря 2008 г. смотр-конкурс на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива.

2. Утвердить:

2.1. Положение о смотре-конкурсе на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива (Приложение 1).

2.2. Условия смотра-конкурса (Приложение 2) и форму Листа обследования архивохранилища при проведении смотра-конкурса (Приложение 3).

2.3. Состав Центральной смотровой комиссии (приложение 4 — не приводится).

3. Установить, что победители смотра-конкурса — сотрудники архивохранилищ награждаются почетными грамотами Росархива и денежными премиями в размере: 100,0 тыс. руб. — за I место; 60,0 тыс. руб. — за II место; 40,0 тыс. руб. — за III место.

4. Финансово-экономическому отделу (Отводная О.Р.) предусмотреть в 2008 г. выделение бюджетных средств тем федеральным архивам, сотрудники архивохранилищ которых займут призовые места.

5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова.

Руководитель Росархива В. П. Козлов

Приложение 1 к Приказу Росархива от 11 января 2008 г. № 3

ПОЛОЖЕНИЕ О СМОТРЕ-КОНКУРСЕ НА ЛУЧШУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ АРХИВОХРАНИЛИЩА ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА

1. Общие положения

1.1. Смотр-конкурс на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива проводится в целях улучшения организации хранения архивных документов, повышения престижности труда работников архивохранилищ федеральных архивов, их творческой активности и профессионального мастерства и в связи с 90-летием государственной архивной службы России.

1.2. Основными задачами смотра-конкурса являются внедрение утвержденных Приказом Минкультуры России от 19 июня 2006 г. № 268 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059); обмен опытом работы, осуществление практических мер по устранению вскрытых в ходе смотра-конкурса недостатков.

2. Организация смотра-конкурса

2.1 Для проведения смотра-конкурса создаются:

Центральная смотровая комиссия, состав которой утверждается приказом Росархива; смотровая комиссия федерального архива, состав которой утверждается приказом директора федерального архива.

2.2. К работе смотровых комиссий привлекаются сотрудники организационного отдела и отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива — кураторы соответствующих федеральных архивов.

2.3. Смотровые комиссии в своей деятельности руководствуются Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», положением о соответствующем федеральном архиве, «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными Приказом Минкультуры России от 19 июня 2006 г. № 268 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Приказом Росархива от 13.02.2001 № 12 «Об утверждении примерного положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива», Памяткой по проверке соблюдения условий смотра-конкурса на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива (Приложение к Условиям смотра-конкурса).

2.4 Смотр-конкурс проводится в два этапа.

2.4.1. На первом этапе (март — июнь) на основе проверок организации работы архивохранилищ федерального архива смотровая комиссия федерального архива определяет победителей и представляет соответствующие материалы (см. п. 3.2) в Центральную смотровую комиссию. Рассмотрение результатов первого этапа смотра-конкурса осуществляется в соответствии с графиком, согласованным с Центральной смотровой комиссией. В работе смотровой комиссии федерального архива, как правило, принимают участие специалисты Росархива.

2.4.2. На втором этапе (июль — ноябрь) Центральная смотровая комиссия определяет победителей конкурса из числа призеров первого этапа. В рамках второго этапа смотровая комиссия каждого федерального архива представляет к 1 ноября 2008 г. в Центральную смотровую комиссию для обобщения отчет о мерах по улучшению организации хранения архивных документов, осуществленных в ходе конкурса.

3. Оформление результатов смотра-конкурса

3.1. Смотровые комиссии проводят проверки организации работы архивохранилищ и оценивают ее состояние по пятибалльной системе в соответствии с Условиями смотра-конкурса (Приложение 2 к Приказу Росархива от 11.01.2008 № 3).

3.2. Результаты смотра-конкурса по каждому архивохранилищу оформляются путем заполнения Листа обследования, в котором излагаются также рекомендации смотровой комиссии по улучшению организации работы архивохранилища (Приложение 3 к Приказу Росархива от 11.01.2008 № 3). К листу обследования архивохранилища-победителя, который направляется в Центральную смотровую комиссию, прикладывается заключение с аргументацией выбора победителя.

3.3. При равенстве баллов приоритет отдается архивохранилищу, нагрузка на сотрудников которого является наибольшей. Примечание. В данном случае под нагрузкой понимается:

• количество ед. хр., фактически приходящихся на 1 сотрудника архивохранилища;
• количество ед. хр., выдаваемых из архивохранилища в течение года, в расчете на 1 сотрудника (фактически).

3.4 При подсчете общей суммы баллов смотровые комиссии используют поощрительную систему баллов, которые добавляются за:

• использование в работе архивохранилища компьютерной техники — 3 балла;
• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива — 3 балла;
• внесение по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, на рассмотрение дирекции, других совещательных органов вопросов по профильным направлениям — до 5 баллов;
• другие факторы <*> (указать какие) (по решению смотровой комиссии) — до 3 баллов.

<*> К их числу могут быть отнесены: обеспечение 100% полистной проверки наличия всех дел, выдаваемых из архивохранилища; сложные условия работы, например разобщенность помещений архивохранилища; и др.

4. Подведение итогов смотра-конкурса

4.1. Члены Центральной смотровой комиссии на основании анализа листов обследования архивохранилищ — победителей первого этапа, а также, при необходимости, ознакомления с их деятельностью с выходом в архив определяют призеров смотра-конкурса и готовят материалы по его итогам для рассмотрения и утверждения коллегией Росархива в декабре 2008 г.

4.2. При подготовке итоговых материалов используются отчеты смотровых комиссий федеральных архивов, представляемые в Центральную смотровую комиссию к 1 ноября 2008 г. в соответствии с п. 2.4.2 настоящего Положения.

Приложение 2 к Приказу Росархива от 11 января 2008 г. № 3

УСЛОВИЯ СМОТРА-КОНКУРСА НА ЛУЧШУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ АРХИВОХРАНИЛИЩА ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА

В соответствии с целями и задачами смотра-конкурса на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива, определенными Положением о смотре-конкурсе, в ходе его проведения смотровые комиссии проверяют организацию работы архивохранилища федерального архива, по результатам которой принимаются практические меры по устранению выявленных недостатков в части создания и соблюдения нормативных режимов и организации хранения архивных документов — их рационального размещения, контроля за движением и физическим состоянием документов, участия в проведении работ по страховому копированию и реставрации документов, обеспечивающих их поддержание в нормальном физическом состоянии. Смотровые комиссии проверяют организацию работы архивохранилища, руководствуясь настоящими Условиями и используя положения Памятки по проверке соблюдения условий смотра-конкурса (Приложение к Условиям смотра-конкурса), подготовленной на основе утвержденных Приказом Минкультуры России от 19 июня 2006 г. № 268 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059). Архивохранилище, являясь структурным подразделением федерального архива, должно:

1. Реализовывать в срок и на должном качественном уровне плановые задания.

2. Принимать меры по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов: контролировать и поддерживать противопожарный режим в помещениях архивохранилища; обеспечивать нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений; иметь нормативный комплект ключей; контролировать и поддерживать оптимальный температурно-влажностный и световой режимы хранения документов; обеспечивать соблюдение санитарно-гигиенического режима, проводить санитарные дни.

3. Организовывать обособленное хранение: документов на различных носителях, в том числе сейфовое хранение уникальных документов; страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов; документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на хранение по договору.

4. Обеспечивать рациональное размещение, топографирование, при необходимости — картонирование документов, оформление ярлыков на первичных средствах хранения.

5. Проводить проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов, опечатывание коробок с документами по итогам этой работы.

6. Проводить работу по оценке физического состояния документов, выявлять и вести учет документов, имеющих дефекты носителя и текста, документов, требующих технической обработки.

7. Принимать меры по улучшению физического состояния документов. Готовить предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовить документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролировать качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.

8. При необходимости осуществлять имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводить шифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

9. В установленном порядке выдавать документы и копии фонда пользования.

10. Контролировать соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверять в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.

11. Осуществлять в установленном порядке выявление, описание и учет уникальных и особо ценных документов.

12. Готовить предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовить документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимать из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролировать их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда. Учитывать в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования. Подготавливать страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществлять его передачу. Учитывать в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.

13. Вести учетные документы, составлять паспорт архивохранилища. Оформлять результаты проведения архивных работ, составлять соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.

Приложение к Условиям смотра-конкурса на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива

ПАМЯТКА ПО ПРОВЕРКЕ СОБЛЮДЕНИЯ УСЛОВИЙ СМОТРА-КОНКУРСА НА ЛУЧШУЮ ОРГАНИЗАЦИЮ РАБОТЫ АРХИВОХРАНИЛИЩА ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА

Настоящая Памятка составлена на основе утвержденных Приказом Минкультуры России от 19.06.2006 № 268 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059) в целях оказания помощи смотровым комиссиям. Структура Памятки соответствует структуре Условий смотра-конкурса на лучшую организацию работы архивохранилища федерального архива и показателям Листа обследования архивохранилища федерального архива (утверждены Приказом Росархива от 11.01.2008 № 3). Смотровые комиссии проверяют организацию работы архивохранилища федерального архива, руководствуясь Условиями смотра-конкурса и используя положения настоящей Памятки. При проверке соблюдения нормативных условий хранения документов <1> следует обращать внимание только на те мероприятия, выполнение которых находится в компетенции сотрудников архивохранилищ.

<1> В соответствии с п. 2.11.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов, созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов; применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

Нормативные условия хранения архивных документов

Противопожарный режим Противопожарный режим в помещениях архивохранилищ должен обеспечиваться системой противопожарной защиты в соответствии с нормативными требованиями. Сотрудники архивохранилища должны контролировать и поддерживать противопожарный режим. В архивохранилище должен быть разработан план эвакуации людей и документов. Каждый вновь принятый сотрудник должен быть проинструктирован по вопросам противопожарной безопасности, ознакомлен с правилами пользования противопожарным инвентарем. В архивохранилищах категорически запрещается курение, применение электронагревательных приборов.

Охранный режим Архивохранилища подлежат обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию. Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях. Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений с распиской работника в получении экземпляра ключа. Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива. Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке. При проверках обратить особое внимание на экземплярность ключей, их местонахождение и учет, наличие утвержденного приказом директора архива перечня опечатываемых помещений, шкафов, сейфов и списка лиц, имеющих право опечатывать архивохранилища и получать ключи от них; оформление материальных пропусков.

Температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы В помещениях архивохранилищ должны приниматься меры по соблюдению нормативных температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения. Архивохранилища должны оборудоваться системами кондиционирования воздуха, обеспечивающими оптимальный температурно-влажностный режим: для документов на бумажных носителях температура — +17° — 19 °С и относительная влажность воздуха — 50 — 55%, для черно-белых кинофотодокументов и микрофильмов страхового фонда — температура не выше +15 °С, относительная влажность — 40 — 50%, для цветных кинофотодокументов — температура не выше -5°, относительная влажность — 40%, для документов на магнитной ленте и дисковых носителях — температура +8° — 18 °С, относительная влажность — 45 — 65%. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/-5 °С) и относительной влажности воздуха (+/-10%) не допускаются. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения. Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещенном в главном проходе архивохранилища на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка), по нормам: при комнатной системе — одна контрольная точка на комнату, при многоярусной — одна на ярус. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным. Естественное освещение в архивохранилище допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п. Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Архивохранилища содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли. В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов. С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Оборудование архивохранилищ средствами хранения Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). По мере возможности, должны быть закартонированы все документы. Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки. При проверках фиксируется количество незакартонированных ед. хр.

Организация хранения архивных документов

Размещение архивных документов Порядок расположения архивных фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым руководителем архива. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы — в архивохранилище. По мере возможности, документы одного фонда должны быть размещены единым комплексом. Обособленному хранению подлежат следующие архивные документы: секретные; уникальные; имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни; на нитрооснове; пораженные биологическими вредителями; переданные по договору на хранение в архив и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации. Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. На место изъятого архивного документа вкладывается карта-заместитель и, при необходимости, копия архивного документа. Аудиовизуальные и электронные документы хранятся в обособленных помещениях в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей. В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.). Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий. Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов. При проверках обратить особое внимание на соответствие топографических указателей фактическому размещению архивных фондов.

Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.

Проверка наличия и состояния архивных документов В архивохранилище должна быть организована плановая работа по проверке наличия и состояния архивных документов, которая проводится: уникальных документов — ежегодно; особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет; аудиовизуальных и электронных документов — один раз в 5 лет; кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года. Цикличность проверки наличия остальных архивных документов устанавливается решением экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе ее недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов, при необходимости, составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются. В установленном порядке проводится розыск необнаруженных дел. При проверке обратить особое внимание на наличие перспективного плана проверки наличия, были ли подведены итоги предыдущей сплошной проверки наличия, на количество дел, числящихся необнаруженными, и на предполагаемые причины их необнаружения. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года.

Учет физического и технического состояния документов и использование его результатов при определении очередности работ с фондами Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента. Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов. Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов. Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые. Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам. К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами. При проверке обратить особое внимание на наличие учета физического и технического состояния архивных документов, перспективного плана проведения реставрационных работ, утвержденного дирекцией архива.

Выдача документов из архивохранилища

Общие положения Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются. Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования. Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива. Архивные документы выдаются из архивохранилища архива с письменного разрешения: заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности) — пользователям в читальный (просмотровый) зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения; руководителя архива или его заместителя — фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям — для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам лаборатории архива, специализированным организациям — для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров. Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения ЭПМК. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала. При подготовке к выдаче для экспонирования отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

Срок выдачи архивных документов Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца — пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев — фондообразователям; до шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки. Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

Оформление выдачи архивных документов Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя. Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов, который визируется руководителем соответствующего подразделения. Заказ (требование) регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилище до истечения срока его хранения. Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории. Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование. Выдача копий архивных документов из фонда пользования оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге (книгах) выдачи фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Выдача описей дел, документов, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива или его заместителя на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов. Выдача описей дел, документов оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, в которой расписывается получивший опись работник архива или пользователь.

Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище Архивохранилище должно контролировать нормативные сроки возврата выданных документов. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их наличия и физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива. По результатам проверки должна быть дана оценка состояния работы по выдаче архивных документов из архивохранилищ и контролю за их возвратом и отмечено, на каких участках допускаются просчеты.

Работа с уникальными документами

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и включает в себя: заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа; рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов; представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела. При проверках необходимо зафиксировать объем уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, обратить особое внимание на соблюдение требований в части работы с этой категорией документов (сейфовое хранение, ежегодная проверка наличия, создание страховых копий и копий фонда пользования).

Работа с особо ценными документами

Определение в составе документов архивохранилища особо ценных документов осуществляется в соответствии с «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации» (М., 2006) и включает составление описей (номерников) на выявленные особо ценные дела и представление их на рассмотрение ЭПК федерального архива. На обложках особо ценных дел, упаковках кинофотофонодокументов, коробках, папках с особо ценными делами проставляется отметка «ОЦ». При проверках важно оценить, на какой стадии находится в архиве работа с особо ценными документами, качество отбора особо ценных документов, состояние их учета, маркировки.

Состояние работы со страховым фондом и фондом пользования

На уникальные и особо ценные документы создается страховой фонд и фонд пользования. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и текста (изображения). Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в установленном порядке. Страховые копии должны соответствовать требованиям отраслевых технологических регламентов. Все страховые копии должны иметь акты технического состояния. Страховой фонд на рулонной пленке должен храниться в металлических коробках, иметь защитные ракорды. Фонд пользования (позитив) должен быть разрезан на части по делам, уложен в бюксы и микротеки. Страховой фонд должен быть учтен, описан и зашифрован. В установленном порядке страховой фонд передается на хранение в ЦХСФ. При проверках обратить особое внимание на наличие перспективного плана создания страхового фонда, утвержденного дирекцией архива, учтен ли в полном объеме созданный страховой фонд, подготовлен ли к передаче в ЦХСФ.

Учет документов

Все документы, находящиеся в архивохранилище, должны быть учтены. В архивохранилище назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища. В состав учетных документов архивохранилища входят: паспорт архивохранилища, составляемый ежегодно; список фондов архивохранилища; 2-е экземпляры описей документов, находящихся в архивохранилище. Состав других учетных документов, ведущихся в архивохранилище, отражается в порядке и схеме учетных архивных документов в архиве. Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета. Порядок и схема учета архивных документов в архиве утверждается приказом руководителя (заведующего) архива(ом). Результаты работы с фондами документируются соответствующими актами, на основании которых вносятся изменения в основные и вспомогательные учетные документы архива и архивохранилища. При проверках обратить особое внимание на: полноту состава учетных документов; сбалансированность их показателей; качество документирования результатов работы с фондами; своевременность внесения изменений в учетные документы (в отчет по итогам работы за год должны включаться данные о приеме документов, проверке наличия и состояния только после проведения их через учет); проводилась ли проверка наличия учетных документов (описей, дел фондов); наличие схемы учетных документов.

Приложение 3 к Приказу Росархива от 11 января 2008 г. № 3

                         ЛИСТ ОБСЛЕДОВАНИЯ
                     ________________________
                     Название архивохранилища
                   ____________________________
                   Название федерального архива

       при проведении смотра-конкурса на лучшую организацию
                      работы архивохранилища

Количество ед. хр. <1>, приходящихся на 1 сотрудника, — фактически (числитель) ---------------------- по штату (знаменатель)

Среднегодовой объем выдачи (ед. хр.) — всего

                        в расчете на 1 сотрудника - фактически (числитель)
                                                    ----------------------
                                                    по штату (знаменатель)

Рекомендации  смотровой  комиссии  по  улучшению   организации   работы</pre>

архивохранилища: _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________

    Члены смотровой комиссии: ___________     _________     _______________
                               Должность       Подпись           Ф.И.О.
                              ___________     _________     _______________
                               Должность       Подпись           Ф.И.О.
                              ___________     _________     _______________
                               Должность       Подпись           Ф.И.О.
                              ___________     _________     _______________
                               Должность       Подпись           Ф.И.О.

00.00.00

<1> Данные приводятся по результатам мониторинга состояния документов Архивного фонда Российской Федерации на 01.01.2007.