Приказ Росстроя от 24.11.2006 № 298
«О центральном архиве Росстроя»
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ ХОЗЯЙСТВУ
ПРИКАЗ от 24 ноября 2006 г. № 298
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ РОССТРОЯ
В целях совершенствования организации ведомственного хранения документов и архивной службы Росстроя приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемое Положение о центральном архиве Росстроя.
2. Руководителям структурных подразделений вести постоянную работу по обработке и оформлению дел, законченных делопроизводством, постоянного срока хранения и документов по личному составу в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате Росстроя по подготовке и передаче указанных дел в центральный архив Росстроя.
3. Управлению административной и правовой работы (Т.И. Шубина) осуществлять периодические проверки состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях Росстроя, оказывать им необходимую методическую помощь в этой работе и принимать меры по устранению имеющихся недостатков.
4. Признать утратившим силу Приказ Госстроя России от 26 января 2000 г. № 12 «О центральном архиве Госстроя России».
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Управление административной и правовой работы (Т.И. Шубина).
Руководитель С. И. Круглик
Утверждено Приказ Росстроя от 24.11.06 № 298
ПОЛОЖЕНИЕ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ ХОЗЯЙСТВУ
1. Общие положения
1.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ). До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Положением об Архивном фонде Российской Федерации, хранятся в Центральном архиве Федерального агентства по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству (далее — Архив Росстроя).
1.2. Архив Росстроя обеспечивает учет, сохранность, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в деятельности центрального аппарата, и оказывает необходимую организационно-методическую помощь структурным подразделениям и подведомственным организациям Росстроя. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Росстроя. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица Росстроя несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. Архив Росстроя входит в состав Управления административной и правовой работы.
1.4. В своей работе Архив Росстроя руководствуется законодательством Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами, указаниями, инструкциями Росстроя, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, ГА РФ и Положением о Центральном архиве Росстроя.
1.5. Контроль за деятельностью Архива Росстроя осуществляет руководство Управления административной и правовой работы Росстроя.
1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью Архива Росстроя осуществляет Федеральное архивное агентство или, по ее поручению, ГА РФ.
2. Состав документов
Архив Росстроя принимает и обеспечивает хранение:
2.1. Законченных делопроизводством в центральном аппарате Росстроя документов постоянного срока хранения; документов временного срока хранения, необходимых в практической деятельности; документов по личному составу.
2.2. Документов постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения упраздненных организаций, правопреемником которых является Росстрой.
2.3 Научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в Архиве.
3. Задачи
Основными задачами Архива Росстроя являются:
3.1. Комплектование Архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.2. Учет, обеспечение сохранности и использование документов, хранящихся в архиве; создание и ведение научно-справочного аппарата к указанным документам.
3.3. Подготовка и своевременная передача документов Архива на постоянное хранение.
3.4. Методическая помощь архивам организаций, подведомственных Росстрою.
3.5. Осуществление контроля за формированием дел в структурных подразделениях центрального аппарата Росстроя.
3.6. Внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением компьютерной техники, средств оргтехники и связи.
4. Функции
В соответствии с возложенными на него задачами Архив Росстроя осуществляет следующие функции:
4.1. Обеспечивает прием документов от структурных подразделений центрального аппарата Росстроя не позднее, чем через 3 года после завершения их делопроизводством.
4.2. Осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел, организует проверку наличия дел в Архиве по мере необходимости, но не реже 1 раза в 5 лет.
4.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года после завершения дел делопроизводством годовые разделы описей документов постоянного хранения и личного состава центрального аппарата на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Росстроя и экспертно-проверочной комиссии ГА РФ.
4.4. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Архиве Росстроя делам и документам, обеспечивающий его преемственность с научно-справочным аппаратом ГА РФ.
4.5 Организует использование документов:
информирует руководство и работников Росстроя о составе и содержании документов Архива Росстроя; выдает в установленном порядке дела, документы (копии документов) и архивные справки работникам Росстроя; исполняет запросы организаций и заявления граждан социально-правового характера; консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
4.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Росстроя описи дел постоянного срока хранения и акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, описи на документы по личному составу, описи дел длительного (свыше 10 лет) срока хранения.
4.7. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в организациях, подведомственных Росстрою.
4.8. Готовит заключения на документы, представляемые на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Росстроя и экспертно-проверочной комиссии ГА РФ.
4.9. Оказывает структурным подразделениям Росстроя методическую помощь в составлении номенклатуры дел, согласовывает и формирует сводную номенклатуру дел центрального аппарата; контролирует правильность формирования, оформления и хранения дел в структурных подразделениях и осуществляет подготовку дел для передачи в ГА РФ.
4.10 Архив Росстроя участвует:
в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и делопроизводству в центральном аппарате Росстроя; в проведении мероприятий по повышению квалификации работников структурных подразделений Росстроя по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.11. Ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов, хранящихся в Архиве Росстроя, по установленной форме.
5. Права
Для выполнения возложенных задач и функций Архив Росстроя имеет право:
5.1. Представлять руководству Управления административной и правовой работы предложения по совершенствованию архивного дела и делопроизводству в центральном аппарате Росстроя.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Росстроя и в подведомственных ему организациях.
5.3. Давать в установленном порядке методические указания и разъяснения работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию Архива Росстроя.
5.4. Запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений, а также от подведомственных организаций Росстроя сведения, необходимые для работы архива.
5.5. Рассматривать правовые нормативно-методические документы по вопросам организации архивного дела, поступающие в Росстрой на согласование, и подготавливать соответствующие предложения руководству Росстроя.
6. Ответственность
6.1. Руководитель Архива (или ответственный за Архив) Росстроя несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей.
6.2. Обязанности и ответственность работников Архива Росстроя определяются должностными инструкциями, утвержденными руководством Управления административной и правовой работы.