Приказ Минкультуры РФ от 06.07.2005 № 281

«Об утверждении Положения о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 6 июля 2005 г. № 281

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ, ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

В целях дальнейшего совершенствования использования архивных документов, поступивших в государственные архивы, в интересах организаций и граждан приказываю:

Утвердить прилагаемое Положение о порядке использования книг государственной регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, переданных в государственные архивы.

от 6 июля 2005 г. № 281

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ, ПЕРЕДАННЫХ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169), Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2001, № 44, ст. 4149; 2002, № 18, ст. 1724; 2003, № 17, ст. 1553; № 28, ст. 2889; № 50, ст. 4855; 2004, № 35, ст. 3607; 2005, № 1, ст. 25), Федеральным законом от 25 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 8, ст. 609; 2003, № 2, ст. 167), Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. № 709 «О мерах по реализации Федерального закона „Об актах гражданского состояния“ (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 28, ст. 3359; № 45, ст. 5522).»

2. Положение устанавливает порядок использования (в том числе порядок доступа к актовым и метрическим книгам и порядок внесения исправлений и изменений в актовые и метрические книги) книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния (далее — актовые книги), и метрических книг, составленных до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния (далее — метрические книги), переданных органами записи актов гражданского состояния на хранение в государственные архивы, а также порядок доступа к актовым и метрическим книгам.

II. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, хранящимся в государственных архивах Российской Федерации

3. Право на доступ к актовым книгам и метрическим книгам, переданным на государственное хранение по истечении установленного срока их хранения в органах записи актов гражданского состояния, и их использование имеют все категории пользователей.

4. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим персональные данные и поступившим в государственные архивы до истечения установленного срока их хранения в органах записи актов гражданского состояния, ограничен.

В этом случае право на получение информации, содержащейся в актовых и метрических книгах, имеют:

лица, в отношении которых были составлены записи актов гражданского состояния;

близкие родственники, при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство, в случае смерти лица, в отношении которого была составлена запись акта гражданского состояния;

наследники, при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих право наследования;

иное лицо, в случае предоставления нотариально удостоверенной доверенности от лица, имеющего в соответствии с настоящим пунктом право на получение доступа к этой информации;

органы записи актов гражданского состояния;

суд, органы прокуратуры, дознания и следствия;

органы опеки и попечительства.

5. Доступ к актовым книгам и метрическим книгам, содержащим сведения об усыновлении (удочерении), имеют только сами усыновители, суд, а также органы записи актов гражданского состояния, прокуратуры, дознания и следствия, опеки и попечительства.

6. Сотрудники государственных архивов несут ответственность за нарушение режима защиты конфиденциальной информации в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

III. Использование актовых книг и метрических книг, переданных в государственные архивы из органов записи актов гражданского состояния

7. На актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов гражданского состояния на постоянное хранение, распространяются правила обеспечения сохранности, учета и использования документов, действующие в государственных архивах Российской Федерации.

8. Актовые книги и метрические книги, переданные из органов записи актов гражданского состояния в государственные архивы, предоставляются пользователям для ознакомления в читальных залах государственных архивов, в целях проведения научных, социально-правовых, социологических, генеалогических и иных исследований и используются в выставочной, публикационной и справочно-информационной работе, в том числе для исполнения запросов граждан социально-правового, генеалогического и биографического характера, а также для изготовления копий.

9. На основании записей в актовых книгах и метрических книгах государственные архивы выдают архивные справки, выписки из них и архивные копии о рождении, смерти, заключении или расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), перемене имени.

10. Порядок оформления и выдачи архивных справок, выписок и архивных копий из актовых книг и метрических книг определяется действующими правилами работы государственных архивов Российской Федерации.

11. Архивная справка должна содержать точное изложение имеющихся в актовых записях сведений (приложение № 1). Данные о лице приводятся в точном соответствии с актовыми записями.

Несовпадение отдельных сведений, внесенных в актовые книги и метрические книги, с теми, которые приводятся в запросе пользователя, не является препятствием для включения их в справку при условии, если остальные сведения позволяют идентифицировать лицо, о котором упоминается в актовой записи, с тем, о котором запрашиваются сведения. Несовпадающие данные, а также частично утраченные или неразборчиво написанные записи в актовых и метрических книгах оговариваются в архивной справке записью: «так в документе», «так в тексте оригинала», «в тексте неразборчиво» или «часть текста утрачена».

12. В случае наличия в актовой книге или метрической книге исправлений и изменений, внесенных на основании решения суда и заключения органов записи актов гражданского состояния, в архивную справку, предназначенную для предоставления в официальные органы для получения документа (паспорта), повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, сведения включаются с учетом внесенных исправлений и изменений и указанием поисковых данных первоначальной и последующих записей (приложение № 2).

В остальных случаях в архивную справку включаются сведения о первоначально сделанной записи, о внесении исправлений и изменений, с обязательной ссылкой на документы, послужившие основанием для внесения этих исправлений и изменений, в соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» (приложения № 3, 4).

13. Архивные справки, выписки и архивные копии записей актов гражданского состояния, предназначенные для направления за пределы Российской Федерации, в том числе в государства — участники СНГ, подписываются руководителем государственного архива и заверяются гербовой печатью.

Справки, предназначенные для направления в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, отменяющую требования легализации иностранных официальных документов, за исключением тех, с которыми у Российской Федерации имеются соответствующие соглашения, заверяются апостилем и направляются заявителям в соответствии с установленным порядком.

14. Физическим и юридическим лицам, за исключением органов записи актов гражданского состояния, судов, органов прокуратуры, дознания и следствия, справки и копии записей актов гражданского состояния выдаются за плату.

15. Архивная справка или архивная копия записи акта гражданского состояния направляется заявителю, после представления в государственный архив квитанции о ее оплате, по почте или выдается ему или доверенному лицу на руки.

Архивная справка с проставленным апостилем и предназначенная для использования за границей выдается заявителю после предъявления квитанции об оплате государственной пошлины в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной пошлине.

IV. Внесение исправлений, изменений, восстановление или аннулирование записей актов гражданского состояния, поступивших на хранение в государственные архивы

16. Внесение исправлений, изменений, восстановление или аннулирование записей актов гражданского состояния, поступивших на хранение в государственные архивы, не производится.

17. Заключения органа записи актов гражданского состояния или решения суда о внесении исправлений, изменений, восстановлении или аннулировании записи актов гражданского состояния приобщаются (подшиваются) к соответствующей актовой книге или метрической книге, нумеруются и учитываются в листе-заверителе дел в описи.

Возможно также формирование отдельных дел из решений судов и заключений органов записи актов гражданского состояния для организации их постоянного хранения и учета в установленном порядке.

18. В актовой книге или метрической книге рядом с записью, к которой имеется заключение органа записи актов гражданского состояния или решения суда, проставляется специальный штамп «Изменение» (приложение № 5).

В листах использования таких актовых книг и метрических книг делаются отметки о внесении изменений со ссылкой на номера записей и листов данного дела или шифров и листов, вновь сформированных дел с соответствующими заключениями органов записи актов гражданского состояния или решениями суда.

19. В случае получения от органов записи актов гражданского состояния или судебных органов иностранных государств поручения о внесении изменений, исправлений, восстановлении или аннулировании записей актов гражданского состояния, содержащихся в актовых и метрических книгах, поступивших на хранение в государственные архивы, указанные изменения вносятся в соответствии с существующими договорами о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а в случае их отсутствия — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Бланк государственного архива Адресат

АРХИВНАЯ СПРАВКА

    В  документах архивного фонда Вологодской духовной консистории
в    метрической    книге    Городищенской   Всехсвятской   церкви

Велико-Устюгского уезда за 1885 год в записи № 31 значится:

МАРИЯ - родилась 19 (крещена 21) июля.

Отец - Матвей Иванов Горбунов
Мать - Евдокия Петрова Горбунова.

Основание: ф. 361. оп. 11. д. 60. л. 151.

    Директор архива                          (Расшифровка подписи)

    Исполнитель                              (Расшифровка подписи)

Гербовая печать

Бланк государственного архива Адресат

АРХИВНАЯ СПРАВКА

    В  документах архивного фонда Ярославской духовной консистории
в  метрической  книге Владимирской церкви города Ярославля за 1918

год в записи от 11 октября № 346 и с внесенными в нее на основании решения городского суда г. Ярославля от 11 апреля 1992 года № 13\65 изменениями значится:

МИХАИЛ - родился 1 (крещен 2) мая.

Отец - Иван Семенович Николаев,
Мать - Елена Петровна Николаева.

Основание: ф. 36. оп. 2. д. 160. л. 51; д. 178. л. 2.

    Директор архива                          (Расшифровка подписи)

    Исполнитель                              (Расшифровка подписи)

Гербовая печать

Бланк государственного архива Адресат

АРХИВНАЯ СПРАВКА

    В  метрической  книге евангелическо-реформаторской церкви села
Голый  Карамыш Камышинского уезда Саратовской губернии за 1912 год
имеется  запись от 11 октября N 346 о рождении 17 сентября 1912 г.
у поселян-собственников  Гейнриха  и  Елизаветы (урожденной Фрикк)

Шпет — дочери Берты.

Основание: ф. 637, оп. 18, д. 2, л. 15.

    Решением суда Саратовской области от 19 ноября 1999 г.  N 13\5
в  актовую  запись  N  346  внесены  следующие изменения:  "отец -
Генрих  Иванович,  мать  -  Елизавета Николаевна (урожденная Фрик)

Шпет — дочери Беаты».

Основание: ф. 637. оп. 18. д. 2. л. 311а.

Директор государственного                (Расшифровка подписи)
архива

Исполнитель                              (Расшифровка подписи)

Гербовая печать

Бланк государственного архива Адресат

АРХИВНАЯ СПРАВКА

В метрической книге римско-католической церкви села Остроговка Навоузенского уезда Самарской губернии за 1918 год имеется запись от 17 ноября № 283 о рождении 15 ноября 1918 года у граждан Иоанна и Клементины (урожденной Гунгер) Квинт — сына Фридриха.

    В  актовую  запись N 283 по заключению отдела ЗАГС Саратовской
области  от  16 мая 1996 г. N 4-7р. внесено следующее исправление:
"отец  -  Иван  Иванович Квинт, немец, мать - Клементина Яковлевна

(урожденная Гунгер) Квинт — немка».

Основание: ф. 428. оп. 35. д. 9, л. 83.

Директор государственного                (Расшифровка подписи)
архива

Исполнитель                              (Расшифровка подписи)

Гербовая печать

Штамп о внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния

«Изменение» фонд..., опись..., дело..., лист.

---