Инструкция по делопроизводству в Федеральном агентстве водных ресурсов

(приложение к приказу Росводресурсов от 15.12.2017 № 279)

1. Общие положения

1.1. Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федерального агентства водных ресурсов (далее — Росводресурсы, Агентство) документов.

1.2 Инструкция по делопроизводству в Агентстве (далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию документационного обеспечения Росводресурсов, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Агентстве.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (ред. от 07.09.2011 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 37, ст. 5263), постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства, 2009, № 39, ст. 4614; 2011, № 32, ст. 4840), Положением о Федеральном агентстве водных ресурсов, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. № 404 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 22, ст. 2581, № 42, ст. 4825, № 46, ст. 5337; 2009, № 3, ст. 378, № 6, ст. 738, № 33, ст. 4088, № 49, ст. 5976; 2010, № 5, ст. 538, № 14, ст. 1656, № 26, ст. 3350, № 31, ст. 4251, ст. 4268, № 38, ст. 4835; 2011, № 14, ст. 1935, № 36, ст. 5149; 2012, № 7, ст. 865, № 11, ст. 1294, № 19, ст. 2440, № 28, ст. 3905, № 46, ст. 6342), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (признан Минюстом России не нуждающимся в государственной регистрации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК), приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. № 186/258 «Об утверждении требований к организационно-техническому взаимодействию государственный органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Минюсте России 22.09.2015 г. № 3856), на основе федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Система электронного документооборота, применяемая в Агентстве, должна отвечать требованиям Инструкции.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, составляющими государственную тайну.

1.6. Порядок работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения), обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем Агентства.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также, подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Ответственность за организацию делопроизводства и работу архива, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Росводресурсах возлагается на руководителя Агентства.

1.9. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства возлагается на их руководителей.

Начальник структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства структурного подразделения (далее — ответственный за ведение делопроизводства), который обеспечивает учет, прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения. Права, обязанности и ответственность работников, ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений, определяются должностными регламентами.

1.10. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Росводресурсов на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства осуществляются отделом информационно-документационного обеспечения и контроля исполнительской дисциплины (далее — ОИДОиКИД) Управления делами, госслужбы и кадров.

Задачи, функции, порядок работы ОИДОиКИД регламентируются Положением об ОИДОиКИД.

Права, обязанности и ответственность должностных лиц ОИДОиКИД определяются должностными регламентами.

1.11. Информация, содержащаяся в документах и проектах документов, а также принятые по ним решения до их опубликования в установленном порядке, если законодательством Российской Федерации не установлено иное, относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями работников, работающих или знакомящихся с указанной информацией.

1.12. Передача документов, их копий территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам судебной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, общественным объединениям, учреждениям, государственным и иным предприятиям осуществляется при наличии письменного запроса с разрешения заместителя руководителя Агентства.

1.13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется в установленном порядке уполномоченным структурным подразделением, а в отдельных случаях — по разрешению (указанию, поручению) руководителя Агентства.

1.14. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию начальника структурного подразделения передаются другому работнику через ответственного за ведение делопроизводства, что одновременно отмечается в СЭД Росводресурсов.

1.15. Работники Агентства обязаны знать и выполнять требования Инструкции. Вновь принятые на работу работники в течение трех рабочих дней должны быть ознакомлены с положениями Инструкции.

1.16. Работники Агентства несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.17. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом руководителя Агентства после согласования с Федеральным архивным агентством.

2. Термины и определения

Для целей настоящей Инструкции используются следующие термины и определения:

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Агентстве;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Росводресурсов;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Агентстве, с указанием сроков их хранения;

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Агентства;

служба делопроизводства — структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

адресант — полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

адресат — полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»);

архив Росводресурсов — входит в структуру ОИДОиКИД, осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивохранилище — специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Документация Росводресурсов

3.1. Нормативные правовые акты Агентства издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Агентства в пределах его компетенции.

Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме Агентством в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

В соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, № 50, ст. 5689; 1998, № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2002, № 40, ст. 3929; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964, № 21, ст. 2602; 2011, № 9, ст. 1251, № 29, ст. 4472; 2012, № 1, ст. 148, № 19, ст. 2419, № 27, ст. 3739) (далее — Правила подготовки нормативных правовых актов), нормативные правовые акты издаются Агентством в виде приказов, правил, инструкций и положений.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

3.2. При подготовке и оформлении проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации необходимо руководствоваться правилами оформления документов в Минприроды России.

Проекты законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, представляются через Минприроды России, с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Министром природных ресурсов и экологии Российской Федерации или первым заместителем Министра природных ресурсов и экологии Российской Федерации. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, руководителем Росводресурсов или лицом, исполняющим его обязанности, и согласовывается.

3.3. Агентство издает правовые акты нормативного и ненормативного характера в виде приказов, положений, правил, инструкций, а также иные акты в соответствии с установленной компетенцией.

3.4. Нормативные правовые акты Росводресурсов подлежат государственной регистрации, если они затрагивают права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливают правовой статус организаций, имеют межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе если содержат сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Подготовка нормативных правовых актов в Агентстве осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов.

3.5. Нормативные правовые акты Агентства могут издаваться совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или Агентством по согласованию с другими федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций).

Нормативный правовой акт, изданный Агентством совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, должен иметь соответствующие номера и единую дату.

Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Агентство издает акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

1. индивидуальные правовые акты:

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

2. акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных Агентству;

3. акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений Агентства и не содержащие новых правовых норм;

4. акты рекомендательного характера.

Правовые акты, соответствующие подпунктам 1 (за исключением актов, срок действия которых истек), 2, 3, 4 издаются в Агентстве в форме приказов.

Приказы подписывает руководитель Агентства, в его отсутствие — лицо, исполняющее его обязанности.

3.6. Региональные бассейно-водные управления (далее — БВУ) имеют право издавать правовые акты ненормативного характера (приказы, положения, правила, инструкции), а также иные документы по вопросам, отнесенным к их компетенции.

Установленные в указанных актах требования и правила могут быть отменены, изменены только путем издания новых правовых актов равного или обладающего большей юридической силой правового акта.

Использование в этих целях телеграмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае необходимости принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов по данному вопросу.

3.7. При подготовке документов в Агентстве следует применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 10 — № 12 (для оформления табличных материалов), № 13 — № 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

4. Требования к оформлению документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы Росводресурсов должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, их расположение и оформление.

Бланки документов Росводресурсов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм). Бланки документов изготавливаются на белой бумаге. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем Росводресурсов.

4.1.2 В Агентстве используются следующие бланки:

бланк письма Росводресурсов (приложение № 1);

бланк письма руководителя Росводресурсов (приложение № 2);

бланк письма заместителя руководителя Росводресурсов (приложение № 3);

бланк приказа Росводресурсов (приложение № 4).

4.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) изготавливаются по заказам Агентства. На них типографским способом проставляются учетные порядковые номера в нижнем левом поле обратной стороны бланков.

4.1.4. Учет, хранение и использование гербовых бланков определены отдельным приказом Росводресурсов.

4.1.5. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на ОИДОиКИД.

4.1.6 Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

левое — 20 мм;

верхнее — 20 мм;

правое — 10 мм;

нижнее — 20 мм.

4.1.7 Без использования бланков на стандартных листах бумаги формата A4 оформляются:

документы, создаваемые от двух и более организаций,

документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях Агентства (служебные, объяснительные записки и т.п.).

4.1.8. Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации с использованием средств вычислительной техники запрещается.

4.2. Состав реквизитов документов

Документы Росводресурсов должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их расположения:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

р) текст документа;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие.

4.3. Требования к оформлению реквизитов документов

4.3.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на верхнем поле бланков документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

На бланках документов Росводресурсов Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте (красным) на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «наименование федерального органа исполнительной власти».

4.3.2. Наименование федерального органа исполнительной власти

Наименование федерального органа исполнительной власти — полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением о федеральном органе исполнительной власти: ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОДНЫХ РЕСУРСОВ.

Сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти помещают в скобках под полным наименованием (Росводресурсы).

Над полным наименованием Росводресурсов указывается полное наименование федерального министерства: Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации.

В Росводресурсах наименование структурного подразделения указывается на внутренних документах (служебных записках и др.), оформленных не на бланках.

4.3.3. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес федерального органа исполнительной власти, номера телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению федерального органа исполнительной власти (ул. Кедрова, д. 8, корп. 1, Москва, 117292; тел.: (499) 125-52-79; факс (499) 125-22-36; e-mail: water@favr.ru; http://voda.mnr.gov.ru ОКПО 00083434, ОГРН 1047796365760 ИНН/КПП 7728513882/772801001).

4.3.4. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (приказ, инструкция, протокол, акт, контракт и другие) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа и обуславливается особенностями изложения и построения текста.

На бланке письма Росводресурсов наименование вида документа не указывается.

4.3.5. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Москва) указывается в бланках документов Агентства.

Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения.

Например:

Москва, г. Владивосток.

Перед городами Москва, Санкт-Петербург, Севастополь буква «г.» не ставится.

4.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, служебная записка, заявление, акт и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол), для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет и другие) — дата утверждения.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату — дату более поздней подписи.

Документ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например: 16.05.2014. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 7 декабря 2014 г.

Место проставления даты на документе зависит от вида бланка и вида документа.

4.3.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом каждого документа и проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Агентстве.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер входящих в Агентство документов состоит из следующих элементов: порядковый входящий номер в пределах календарного года, через дробь — индекс дела по номенклатуре дел.

Номера исходящих писем Агентства, подписанных руководством, состоят из следующих элементов: инициалы лица, подписавшего письмо, через тире — индекс подразделения-исполнителя, через тире — индекс дела по номенклатуре дел, через дробь — порядковый исходящий номер.

Номера исходящих писем, подписанных руководителями подразделений, состоят из следующих элементов: индекс подразделения, через тире — индекс дела по номенклатуре дел, через дробь — порядковый исходящий номер.

4.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа адресанта используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запросы (письма, докладные или служебные записки и т.п.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от вспомогательной, справочной информации. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Ссылка на номер и дату поручения вышестоящего органа, при наличии заголовка к тексту документа, дается после него под чертой, например:

4.3.9. Адресат

В качестве адресата могут быть федеральные органы исполнительной власти, иные органы (организации), их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа федеральному органу исполнительной власти, иному органу (организации), ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование федерального органа исполнительной власти (организации) и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Инициалы ставят перед фамилией, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в именительном падеже, например:

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно, например:

В этом случае составляется указатель рассылки.

Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается четыре экземпляра (подлинника) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке), слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают, например:

Все экземпляры документа должны быть подписаны.

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (далее — Правила оказания услуг почтовой связи). В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи определен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах «Справочные данные о таможенном органе» и «Адресат»):

наименование адресата (для юридических лиц — полное или краткое наименование; для гражданина — фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя (адресанта) — в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, федеральные службы и федеральные агентства, а также территориальные органы в субъектах Российской Федерации и подведомственные организации, находящиеся в ведении Агентства, постоянным корреспондентам.

4.3.10. Заголовок к тексту документа

Краткое содержание (заголовок к тексту) документа составляется ко всем документам.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).

«о чем?» («о ком?»): Приказ «Об изменении штатного расписания»;

«чего?» («кого?»): Правила внутреннего трудового распорядка, должностной регламент федерального государственного гражданского служащего, замещающего должность...

Заголовок содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора».

Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос о чем?, например, «Об изменении...», «Об исполнении...», «О выделении...», «О пересмотре...» и т.п.

Заголовок составляет исполнитель проекта документа.

Заголовок к тексту может занимать 4 — 5 строк по 28 — 30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.11. Текст документа

Текст документа несет основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение и т.д.

Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание текста увязывается с ранее изданными по этому вопросу документами.

Тексты документов Росводресурсов составляют на русском языке.

Документ оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, решениях и применяется при подготовке положений, правил, инструкций, приказов, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение документов федеральных органов исполнительной власти, иных органов (организаций), или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 „Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации“...;»

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы — распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма — просьбу без пояснения.

Текст документа, регулирующего деятельность Агентства, его структурных подразделений, права и обязанности работников (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.

Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов по личному составу, актов и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме общепринятых.

При употреблении сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти необходимо руководствоваться Перечнем полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, утвержденным совместным распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. № 943/788 (с изменениями и дополнениями от 23.09.2010 г. № П41-33594) (Приложение № 9).

В распорядительных документах Росводресурсов, издаваемых на принципах единоначалия (приказ), а также во внутренних документах, адресованных руководителю (заместителю руководителя) Агентства, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов Агентства (протокол, решение и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В письмах используют следующие формы изложения:

от третьего лица единственного числа («Федеральное агентство водных ресурсов не возражает», «Федеральное агентство водных ресурсов считает возможным»);

от первого лица множественного числа («просим направить», «в соответствии с запросом направляем» и т.д.);

Уважаемый Иван Иванович!

В документах, регулирующих деятельность Агентства, его структурных подразделений (инструкция, положение, правила), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка, заключение), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: «комиссия установила», «отдел осуществляет следующие функции».

Анкета — это форма представления текста документа, в котором характеризуется один объект по ряду признаков. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Таблица — форма представления текста документа, в котором характеризуются несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень) и др. документах.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если повторяющийся в разных строках графы таблицы текст состоит из одного слова, то его после первого написания допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее — кавычками. Ставить кавычки вместо повторяющихся цифр, марок, знаков, математических и химических символов не допускается. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

4.3.12. Отметка о приложении

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими организационно-распорядительными документами (приказами, положениями, правилами, инструкциями, решениями и др.);

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование, заголовок, подпись лица, ответственного за содержание (руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов либо начальника структурного подразделения — исполнителя документа, дата, отметка о согласовании).

В приложении к организационно-распорядительному документу (приказ, положение, правила, инструкция, решение и др.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием порядкового номера, наименования организационно-распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, которые выравнивают по левому полю, например:

Наличие приложений в приказе, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.

Особенности оформления приложений к приказам, положениям, правилам, инструкциям изложены в пункте 5.1.14.

В других видах документов отметка о наличии приложений располагается под текстом, печатается от начала поля и может быть оформлена двумя способами:

отметку о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 1 экз.;

если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Если приложения к документу сброшюрованы, то число листов не указывают:

Приложение: в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 5 л.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук, например:

4.3.13. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования (внешнее согласование). Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами, шрифтом № 14 (без кавычек, двоеточия, без выделения шрифта курсивом, подчеркиванием или иным способом), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), при необходимости — указание звания (специального, воинского), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, актом, гриф согласования оформляется следующим образом:

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа на лицевой стороне.

Если документ имеет два грифа согласования, но они располагаются на одном уровне, при большом количестве — их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На основном документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

4.3.14. Виза

Виза включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования; при необходимости — должность визирующего; например:

Представляемый на подпись документ визируется исполнителем документа, начальником отдела, руководителем структурного подразделения, где готовился проект документа, отделом правового обеспечения, заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных структурных подразделений, заместителем руководителя Агентства, курирующим данный вопрос, начальником Управления делами, госслужбы и кадров.

Документы, подготовленные за подписью руководителя Агентства, в обязательном порядке визируются начальником (заместителем начальника) Управления делами, госслужбы и кадров.

При оформлении отдельных видов документов (должностные регламенты, номенклатура дел и т.п.) допускается оформление внутреннего согласования в виде грифа согласования, например:

Визирование приказов, положений, правил, инструкций осуществляется на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста документа (приложение № 5).

Отдел правового обеспечения визирует проекты приказов после виз начальников соответствующих структурных подразделений и перед визированием начальников Управления и заместителей руководителя Агентства.

Письма и другие исходящие документы визируются на лицевой стороне экземпляра, остающемся в ОИДОиКИД (далее — визовой экземпляр). На визовом экземпляре должны проставляться визы исполнителя документа, начальников структурного подразделения — исполнителя и структурных подразделений — соисполнителей, а при необходимости — заместителя начальника Управления — начальника отдела правового обеспечения.

Допускается полистное визирование документа и его приложений (на лицевой стороне каждого листа) начальником структурного подразделения — исполнителя документа.

ОИДОи КИД проверяет наличие виз, указанных в листе согласования или на визовом экземпляре документа, согласно резолюции.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу, а виза оформляется следующим образом: «Замечания прилагаются», личная подпись с расшифровкой подписи, дата, например:

В случае, когда замечания структурным подразделением — исполнителем документа не принимаются, все замечания рассматриваются начальником Управления, курирующим данный вопрос, для принятия решения. Если начальником Управления решение не принято, то замечания представляются для рассмотрения руководителю (заместителю руководителя) Агентства.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

В наиболее важных многостраничных документах, в том числе при направлении нормативных актов Агентства на регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, визируется каждый лист документа начальником Управления делами, госслужбы и кадров.

Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за содержание текста, каждый — в пределах своей компетенции.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).

Исходящие документы визируются на лицевой стороне последнего листа (после реквизита «исполнитель документа») экземпляра, остающегося в Агентстве (далее — визовый экземпляр).

На служебных записках и других организационных документах визы проставляются на визовом экземпляре на лицевой стороне последнего листа документа под реквизитом «Подпись руководителя структурного подразделения» ближе к нижнему полю.

В случае если документы (письма, служебные записки и другие) направляются адресатам с использованием системы электронного документооборота, то визирование осуществляется на оборотной стороне подлинника документа, остающегося в делах Агентства (структурного подразделения).

ОИДОиКИД проверяет наличие виз согласно указаниям по исполнению документа.

4.3.15. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц (бланк письма Агентства, бланк письма руководителя, бланк письма заместителя руководителя).

Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложения и оформляется следующим образом:

при использовании бланка письма название Агентства в наименовании должности не указывается;

при подписании документа лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка) в соответствии с приказом, подпись оформляется следующим образом:

на документе, разработанном совместно с другими организациями и оформленном не на бланке:

При подписании документа, оформленного на бланке, несколькими должностными лицами Агентства их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне, при большом количестве — их размещают, как правило, двумя вертикальными рядами:

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и других) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем, например:

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Правовые акты Агентства (приказы и другие) подписывает руководитель Росводресурсов (либо лицо, исполняющее его обязанности).

При направлении писем в Администрацию Президента Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации за подписью и.о. руководителя прилагается соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на должностное лицо, подписавшее письмо.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

Начальники (заместители начальников) структурных подразделений Росводресурсов имеют право подписи только внутренних документов, издаваемых в Агентстве (служебные записки, протоколы, акты, справки и др.), в соответствии с их компетенцией.

4.3.16. Гриф утверждения документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (приказом, распоряжением, протоколом и другими).

При утверждении документа другим специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Утверждению грифом подлежат акты, регламенты, инструкции (правила) (должностные, по технике безопасности, охране труда и другие), планы, положения, программы, сметы, отчеты, заключения о результатах служебной проверки и другие.

4.3.17. Печать

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Минприроды России.

На документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми операциями, подлинность подписи должностных лиц Агентства, полномочия которых закреплены в соответствующих правовых актах, заверяются печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Примерный перечень документов, на которых ставится оттиск печати, приведен в приложении № 6.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Следует удостоверять простой круглой печатью (без изображения государственной символики:

реквизит «Отметка о заверении копии», оформленный на копии документа, направляемой в другие организации, или при выдаче ее на руки физическим лицам;

в отдельных случаях ксерокопии приказов, рассылаемых региональным БВУ и сторонним организациям;

в случаях, предусмотренных правовыми актами Минприроды России.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаем.

Печати и штампы для центрального аппарата Росводресурсов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство Агентства по согласованию с начальником Управления делами, госслужбы и кадров. Образцы штампов и печатей, используемых в ОИДОиКИД, приведены в приложении № 7.

В случае служебной необходимости по решению руководителя Агентства допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Обязательному учету подлежат все виды печатей, штампов Агентства.

Учет имеющихся в Агентстве печатей и штампов ведет Управление делами, госслужбы и кадров Агентства в журнале с проставлением их оттисков (приложение № 8).

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Агентства, ответственность за надежность хранения и законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

Подделка печатей и штампов Агентства, использование их не но назначению, а также передача или сбыт влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, в случае их износа или повреждения, переименования (реорганизации) Агентства, его структурных подразделений подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту комиссии в составе не менее трех человек с соответствующей отметкой в журнале учета.

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования проверяется ответственным за учет печатей (начальник отдела ОИДОиКИД), не реже одного раза в год.

По каждому факту утраты печатей и штампов проводится проверка. Утраченные печати и штампы списываются с учета по акту.

4.3.18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий:

указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию). Для многостраничных копий или выписок из документа отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов: «Всего в копии ___ л.».

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются.

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.

В ОИДОиКИД при заверении соответствия копии документа подлиннику используют, как правило, штамп «Верно» (приложение № 7), в котором уполномоченный работник ОИДОиКИД ставит свою подпись и дату заверения.

Росводресурсы могут заверить копии только тех документов, которые создаются в самом Агентстве.

4.3.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и печатается шрифтом № 12.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполни геля документа, номер его телефона, например:

И.П. Иванов

(495) 244 79 69

На документе, подготовленном по поручению руководителя Агентства группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На приказах отметка об исполнителе проставляется в обязательном порядке.

В документах, имеющих отметку об ограничении доступа, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, дату печатания документа, телефон.

4.3.20. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указание по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (на свободном от текста месте), на отдельном листе, на бланке указания по исполнению документа или в электронном виде путем заполнения поля соответствующей электронной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание относится.

Указание по исполнению документа оформляется соответствующим должностным лицом и включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание принятого им решения (поручения), срок исполнения, подпись, дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является сотрудник, указанный в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению указываются исполнитель, подпись автора указаний по исполнению, дата.

4.3.21. Отметка о контроле

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения выполнения установленных сроков, согласно указанию по исполнению документа или типовых сроков исполнения. Ее обозначают штампом «Контроль» (приложение № 7) и проставляют, как правило, в верхнем правом углу первого листа документа.

4.3.22. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется начальником (заместителем начальника) структурного подразделения, в котором исполнен документ, и исполнителем документа, а в отдельных случаях — начальником (заместителем начальника) Управления, курирующим структурное подразделение — исполнитель.

4.3.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Росводресурсы проставляется в нижней правой части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа (приложение № 7), который содержит наименование Агентства, очередной порядковый номер, дату поступления документа (при необходимости — время).

4.3.24. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925).

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Гриф ограничения доступа к документу свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам и дополняется указанием номера экземпляра документа, который печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней, например:

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывают количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

В список рассылки заносят номера всех экземпляров с указанием адресатов.

4.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств

Печатание документов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях с использованием компьютерной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются работники Росводресурсов, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Для печатания документов используются бланки установленной формы или стандартные листы бумаги формата A4.

Текст документов печатается шрифтом № 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

Текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 — 4 межстрочными интервалами.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк («Заголовок», «Подпись» и др.) печатаются через 1 межстрочный интервал.

Наименование должности в реквизите «Подпись» выравниваются по левому полю; расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем.

Примеры оформления реквизита «Адресат» изложены в подпункте 4.3.9. Наименование вида документа печатается прописными буквами.

Слова «Примечание», «Приложение», «Основание» печатаются строчными буквами, кроме начальных букв.

Слова УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО печатаются прописными буквами и отделяются от последующих строк реквизита 1,5 — 2 межстрочными интервалами (остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал).

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, допускается продлевать его до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

При печатании документов при помощи компьютерной техники следует соблюдать отступ от левого поля:

0 см — для печатания реквизитов «Заголовок к тексту» (в правовых актах — центрируется), «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», наименования должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ; а также слов ПРИКАЗЫВАЮ (если содержание документа содержит только распорядительную часть);

1,25 см — для начала абзаца в тексте.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатаются при 0 отступе от левого поля, а относящийся к ним текст — через 1 межстрочный интервал.

При наличии в тексте документа ссылки на сноску она оформляется цифрой или звездочкой: * или 1. Текст сноски печатается шрифтом № 12 через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или в конце документа под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

При наличии нескольких грифов утверждения они располагаются, как правило, на одном уровне двумя вертикальными рядами. Первый ряд — начиная от левой границы текстового поля, второй — должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

4.5. Копирование (тиражирование) документов

Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) осуществляют исполнители документов, за исключением приказов и других правовых актов Агентства.

За содержание и тираж документов, передаваемых на копирование (тиражирование), ответственность несут исполнитель и начальник структурного подразделения-исполнителя документа.

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до структурных подразделений Агентства, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с ОИДОиКИД.

Копирование (тиражирование) документов (кроме документов с пометкой «Для служебного пользования»), хранящихся в структурных подразделениях, может осуществляться на копировальных аппаратах структурных подразделений.

Ответственность за организацию и проведение работ по копированию (тиражированию) документов в структурных подразделениях возлагается на начальников структурных подразделений.

Копирование (тиражирование) и выдача дополнительных экземпляров документов Агентства, хранящихся в ОИДОиКИД, осуществляется:

структурным подразделениям — на основании служебных записок структурных подразделений на имя начальника ОИДОиКИД;

другим организациям — на основании писем (запросов) на имя руководителя (заместителя начальника) Росводресурсов.

5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Приказ

5.1.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней деятельности Росводресурсов.

5.1.2. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения Агентства на основании поручений руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по личному составу готовит отдел госслужбы, кадров и профилактики коррупционных и иных правонарушений.

5.1.3. Персональная ответственность за качественную подготовку, своевременное согласование с заинтересованными сторонами и представление документов на подпись руководителю Росводресурсов возлагается на заместителей руководителя Агентства и начальников структурных подразделений.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству Российской Федерации, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием. Текст документа должен содержать достоверную информацию.

Если при подготовке правового акта выявилась необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также, если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания.

5.1.4. Проекты приказов представляются на подпись руководителю Агентства исполнителем, который несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов и наличие виз согласно листу согласования.

Проекты приказов, за исключением приказов по личному составу, представляются на подпись вместе с пояснительной запиской, содержащей обоснование издания приказа, а также сведения о том, на основании чего изготовлен проект и с кем согласован.

5.1.5. Визирование проектов приказов осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Инструкции.

5.1.6. Подписание проектов приказов осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.15 Инструкции.

5.1.7. Подписанные приказы поступают в ОИДОиКИД для регистрации и рассылки.

Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года и вида документов. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы по основной деятельности и личному составу регистрируются отдельно.

При регистрации приказов по основной деятельности буквенный индекс к номеру не добавляется.

При регистрации приказов по личному составу в зависимости от содержания к номеру добавляются буквенные индексы «К», «О», «КОМ», «КФ».

5.1.8. Копии приказов направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем и подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения — исполнителя документа.

В отдельных случаях копии приказов при направлении адресатам (сторонним организациям) заверяются в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.18 Инструкции.

5.1.9. Проекты приказов печатаются на бланках приказов Росводресурсов шрифтом № 14 и представляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать цели издания приказа, обоснование его необходимости, а также сведения, на основании которых подготовлен проект и с кем согласован, краткое изложение сути приказа.

5.1.10 Приказ имеет следующие основные реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального министерства Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти — Федеральное агентство водных ресурсов (Росводресурсы);

наименование вида документа — приказ;

место составления (издания) документа;

дата приказа;

регистрационный номер приказа;

заголовок к тексту;

текст приказа;

подпись должностного лица;

визы согласования приказа;

отметка об исполнителе.

5.1.11. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом; регистрационный номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.

5.1.12. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру, например:

в штатное расписание Федерального агентства водных ресурсов

5.1.13. Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.

В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании» и т.д.

При ссылке в тексте приказа (распоряжения) на другие документы указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, его дата и регистрационный номер, заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. В этом случае распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки при нулевом отступе от левого поля.

В распорядительной части излагаются предписываемые действия с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Текст распорядительной части может подразделяться на пункты, подпункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Если текст распорядительной части состоит только из одного пункта, его не нумеруют.

Каждый пункт, подпункт должен являться логически законченным предложением (группой предложений), которое содержит одно либо несколько предписаний.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

В случае, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставятся перед фамилией). В качестве исполнителя могут быть указаны структурные подразделения Росводресурсов.

При подготовке правовых актов даты в тексте оформляются словесно-цифровым способом, например: 5 декабря 2015 г.

Срок исполнения в приказе определяется календарной датой.

Если срок введения в действие приказа не указан, то он вступает в силу с момента его подписания.

Приказ действует до его отмены в установленном порядке или до момента его исполнения. При необходимости может быть указано, на какой период издается приказ.

При отмене приказа вместе с ним отмене подлежат все изменения, которые были внесены в приказ.

Если приказ отменяет ранее изданный документ, отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...».

Если приказ отменяет изданные письма, текст пункта должен начинаться словами «Признать недействующим ...».

При изменении или дополнении ранее изданного документа или его отдельных положений текст приказа должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части приказа, как правило, указывается конкретное должностное лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа — руководитель Росводресурсов, заместитель руководителя Росводресурсов, например:

«Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Росводресурсов (инициалы, фамилия).».

В отдельных случаях последний пункт распорядительной части может содержать сведения о структурном подразделении, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Допускается в приказах по личному составу: о приеме и увольнении, поощрении, предоставлении отпусков, замещении должностей, командировании, об аттестации, установлении оклада, наложении взыскания, о признании утратившими силу (недействующими) правовых актов и других документов не включать пункт об осуществлении контроля.

В приказах по вопросам, связанным с денежными выплатами (премирование, оказание материальной помощи, выплата процентных надбавок и других) пункт о возложении контроля за исполнением приказа включается в обязательном порядке.

5.1.14. При наличии приложений к приказу об этом должно быть указано в тексте приказа.

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Приложения нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте приказа.

В виде приложения оформляются положения, правила, инструкции, перечни, планы, таблицы, графики, карты, схемы, образцы документов и другие.

При подготовке приложений в табличной форме допускается употребление в графах сокращенных наименований структурных подразделений.

На первой странице приложения в правом верхнем углу указывается: «Приложение N» дата и регистрационный номер приказа, например:

Оформление приложений к положению, правилам, инструкции и т.п. осуществляется следующим образом:

Если приложением к приказу является приложение другого приказа в новой редакции, то оно оформляется следующим образом:

Приложения к проекту приказа подписываются начальником структурного подразделения, подготовившего проект приложения, или его заместителем. Подпись проставляется на лицевой стороне последнего листа приложения в нижней его части и включает в себя наименование должности лица, подписавшего приложение, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

В случае если приложение к приказу имеет приложение, то данное приложение не подписывается.

5.1.15. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату визирования. Визы располагаются на листе согласования, который является оборотной стороной последнего листа текста приказа (приложение № 5).

Проекты приказов визируются: заместителем руководителя Росводресурсов и начальником Управления, курирующим структурное подразделение — автором документа, составителем (исполнителем) документа, ОИДОиКИД, отделом правового обеспечения, Управлением экономики, финансов и бюджетного учета, если вопросы, затрагиваемые в документе, касаются финансовых вопросов; всеми начальниками структурных подразделений, начальниками Управлений и заместителями руководителя Агентства, в адрес которых даны поручения, независимо от того, привлекались ли они к его подготовке или нет.

5.1.16. Структурные подразделения, получившие проект приказа на согласование, обязаны рассмотреть его в кратчайший срок, но при всех условиях в течение не более 3 рабочих дней, если иной срок не установлен руководителем Агентства или его заместителем. В случае, когда проект вносится повторно после устранения замечаний, срок визирования не должен превышать 2 рабочих дней.

Отказ в визировании проекта приказа не допускается.

5.1.17. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

5.1.18. Инициалы, фамилия и телефон исполнителя располагаются друг под другом не ниже 2 см от нижнего левого края документа.

5.1.19. Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ сквозной нумерацией. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. На первой странице номер не проставляется, листу согласования номер не присваивается.

5.1.20. Исполнитель приказа оформляет указатель рассылки приказа в одном экземпляре и прилагает его к проекту документа на стадии визирования.

5.1.21 Приказами по личному составу оформляются:

прием, назначение, перемещение, освобождение, зачисление в распоряжение, увольнение государственных гражданских служащих центрального аппарата Агентства, заключение трудового договора (контракта), исполнение обязанностей по вакантной должности, изменение фамилии, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы) и другие (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс «К»);

прием, назначение, перемещение, освобождение, зачисление в распоряжение, увольнение директоров БВУ (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс «КФ»);

командирование (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс «КОМ»);

предоставление отпусков (ежегодных, в связи с обучением), (при регистрации к номеру добавляется буквенный индекс «О»).

Приказы по личному составу подготавливаются кадровой службой и визируются соответствующими должностными лицами.

Расположение реквизитов приказов по личному составу аналогично приказам по основной деятельности.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается глаголом, обозначающим действие: «Назначить», «Освободить», «Командировать» и т.д.

5.2. Положения, правила, инструкции

5.2.1. Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Агентства, или как акты, утверждаемые Росводресурсами; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

5.2.2. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В правилах устанавливаются требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.

5.2.3. Порядок подготовки проектов положений (правил, инструкций) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

5.2.4. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата A4. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартом листе бумаги формата A4.

5.2.5. В заголовке к тексту положения (правил, инструкции) обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования данного документа. Заголовок отвечает на вопрос «О чем?» — заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (инструкция о приеме и обработке телеграмм); отвечает на вопрос «Кого?» (должностной регламент главного специалиста).

Заголовок документа выравнивается по центру.

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения (правил, инструкции) состоит из разделов, внутри которых делится на главы, пункты, подпункты и абзацы. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами с точкой. Подпункты могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Пункты и подпункты названий не имеют.

5.2.6. Порядок оформления приложений к положению (правилам, инструкции) аналогичен оформлению приложений к приказам (подпункт 5.1.14 Инструкции).

5.2.7. Визирование положения (правил, инструкции) осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Инструкции.

5.2.8. Положениям, правилам и инструкциям, регистрируемым как самостоятельные правовые акты, присваиваются номера, состоящие из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа, например, 01-04/1, где 01-04 — индекс дела, а 1 — порядковый номер документа.

5.3. Подготовка и оформление совместных документов

Агентством могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, положения, правила, инструкции, письма).

Совместный документ оформляется на стандартном листе бумаги формата A4.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования федеральных органов исполнительной власти (далее — ФОИВ), организаций, участвующих в подписании документа, которые, как правило, располагаются на одном уровне. Первым указывается наименование инициатора создания документа (ФОИВ или организации).

Наименование вида документа располагается центрированным способом.

Дата совместного документа должна быть единая и соответствовать дате более поздней подписи.

Регистрационный номер совместного правового акта (приказ, положение, правила, инструкция) состоит из регистрационных номеров акта каждого ФОИВа, организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в акте.

Регистрационные номера совместному письму присваиваются самостоятельно каждым ФОИВом, организацией.

Подписи руководителей оформляются на одном уровне, при этом данные о наименовании ФОИВа, организации включаются в наименование должности, например:

Подписывается столько экземпляров документа, сколько ФОИВов, организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах ФОИВа, организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах инициатора создания документа. Правила оформления виз изложены в подпункте 4.3.14 Инструкции.

5.4. Протокол

5.4.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других.

5.4.2. В Агентстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Формы протоколов оперативного совещания у руководителя и заместителей руководителя Росводресурсов приведены в приложении № 10.

5.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на совещание (заседание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

--------------

Если в совещании (заседании) принимают участие представители организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на совещании (заседании); при необходимости приводятся итоги голосования: «За — ..., против — ..., воздержалось — ...».

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Форма полного протокола приведена в приложении № 10.

5.4.4. Текст краткого протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается шрифтом размером № 15, выравнивается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

5.4.5. Протокол визируется, как правило, на оборотной стороне последнего листа документа.

Протокол подписывается председателем (председательствующим) на совещании (заседании) и в необходимых случаях — секретарем.

Датой протокола является дата проведения совещания (заседания).

Сроки исполнения принятых решений определяются с даты проведения совещания (заседания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года в соответствии с п. 4.3.7 Инструкции отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии; протоколы совещаний (заседаний) у руководителя Агентства; протоколы заседаний комиссий; протоколы технических, научных и экспертных советов и других. Протоколы совместных совещаний (заседаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов ФОИВов, организаций, принимавших участие в совещании (заседании).

5.4.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет ответственный исполнитель и подписывает начальник (заместитель начальника) структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения направляются исполнителям в виде выписок из протоколов.

5.4.7. Ведение, оформление и рассылка протоколов (копий протоколов) заседаний комиссии, технических, научных, экспертных советов и других осуществляется секретарями комиссий (советов).

Указатель рассылки протоколов заседаний комиссии, технических, научных, экспертных советов и других подписывает председатель комиссии (совета).

5.4.8 Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование ФОИВа;

вид документа — ПРОТОКОЛ (печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру);

вид совещания, заседания — отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения совещания, заседания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание (заседание) или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид совещания, заседания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола — дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами.

Основная часть протокола печатается шрифтом размером № 14 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.4.9. Протоколы совещаний у руководителя Агентства формируются в дела ОИДОиКИД, протоколы совещаний у заместителей руководителя Агентства — у ответственных за делопроизводство соответствующих структурных подразделений, протоколы заседаний комиссии (совета) — у секретаря комиссии (совета).

5.5. Служебные письма

5.5.1. Служебные письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, сопроводительные письма, письма-ответы, инициативные и другие.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя (заместителя руководителя) Агентства, на основании имеющихся (типовых, установленных руководством и т.д.) сроков исполнения поручений, запросов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя Агентства.

Сроки подготовки инициативных писем определяются начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.

5.5.2. Служебные письма печатаются на бланках письма Росводресурсов (приложения № 1, 2, 3).

Требования к оформлению основных реквизитов письма (адресат, дата документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, исполнитель), а также пометок ограничения доступа приведены в пункте 4.3.

При оформлении письма на двух или более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.5.3 Служебные письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, — это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая — это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1 — 2-х страниц текста.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: вступление — обоснование, причины, цель письма; основное содержание — просьба, решение, напоминание; заключение.

Во вступлении формулируется тема, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события и ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.5.4. Визирование писем осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в подпункте 4.3.14 Инструкции.

5.5.5. Письма должны содержать отметку об исполнителе на первом и визовом экземплярах документа.

5.5.6 Служебные письма подписываются руководителем Росводресурсов, заместителями Руководителя в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Руководителя, а также руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.

5.5.7. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, оформляется реквизит «Для служебного пользования».

Датой письма является дата его подписания.

5.5.9. При заверении соответствия копии письма, остающейся в делах Агентства, подлиннику ниже реквизита «Подпись должностного лица» проставляются заверительная надпись или штамп (приложение № 7): «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

5.6. Акт

Акт составляется несколькими должностными лицами и подтверждает установленные факты или события.

Основой для составления акта может быть указание Минприроды России, руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов или начальников структурных подразделений, плановые задания и другое.

Акт составляется на стандартном листе бумаги формата A4 и должен иметь следующие реквизиты: наименование Агентства (структурного подразделения), название вида документа, место составления, дату, номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметки о наличии приложений, подписи.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок), перечисляются лица, составляющие акт, указываются наименование должностей, при необходимости — с обозначением организаций (при участии в составлении акта должностных лиц, работников сторонних организаций), инициалы и фамилии (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Начинается вводная часть акта словом «Основание».

Слова «Основание», «Председатель комиссии», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.

В конце текста указываются количество экземпляров акта, определяемое нормативными документами или практической необходимостью, место их нахождения или адресаты, которым они направляются. Данные сведения помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту при 0 отступе от левого поля, например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — отдел информационно-документационного и контроля исполнительской дисциплины;

2-й экземпляр — Камское бассейно-водное управление;

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений» (пункт 4.3.12 Инструкции).

Акт подписывается всеми членами комиссии.

Актам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждому виду актов.

Форма акта, утверждаемого руководителем (заместителем руководителя) Агентства, приведена в приложении № 11.

5.7. Доверенность

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

В доверенности фиксируется факт предоставления права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от имени доверителя (Агентства или его должностных лиц).

Доверенность оформляется на стандартном листе бумаги формата A4, или бланке письма.

Официальные доверенности выдаются Агентством своим представителям на совершение сделок, представительство в суде, получение денег, товарно-материальных ценностей или другие действия от имени Росводресурсов.

В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

дата выдачи доверенности (прописью);

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности.

5.8. Записки (докладные, служебные, пояснительные, объяснительные)

5.8.1. Докладная записка

Докладная записка — документ, адресованный руководителю (заместителю) руководителя Росводресурсов, начальнику Управления и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию начальника Управления.

Начальниками Управления направляются докладные записки на имя руководителя Агентства по координируемым и контролируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей.

Структурными подразделениями направляются докладные записки на имя начальника Управления по вопросам исполнения данных начальником Управления поручений, а также по вопросам, относящимся к исключительным полномочиям руководителя Агентства.

Докладная записка на имя начальника Управления, подготовленная структурным подразделением, в обязательном порядке визируется соответствующим заместителем начальника Управления.

Структурными подразделениями направляются докладные записки на имя заместителей начальника Управления по вопросам, координируемым и контролируемым заместителями начальника Управления в соответствии с распределением обязанностей.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование Агентства (структурного подразделения), адресат, вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе.

Образцы оформления докладных записок приведены в приложении № 12.

5.8.2. Служебная записка

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений: запросы, уточнение заданий, информация по запросам, разъяснения, перенос сроков исполнения поручений по уважительным причинам и другие. Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе, при необходимости — ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении № 13.

5.8.3. Пояснительная записка

Пояснительная записка — документ, выполняющий функцию внутреннего сопроводительного письма, прилагаемого к основному документу (плану, отчету, проекту и др.), представленному на рассмотрение соответствующему руководителю. Пояснительные записки содержат краткую историю вопроса и обоснования необходимости подписания проекта документа.

5.8.4. Объяснительная записка

Объяснительная записка — документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

5.9. Особенности оформления телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем

С помощью средств электрической связи Агентство и его структурные подразделения осуществляют передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм.

Передача телеграмм осуществляется по электронной почте для отправки через Телеграф России.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телефонной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного подразделения.

5.9.1. Телеграмма

Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в тех случаях, когда другим способом передать информацию нельзя и не должна содержать более 300 слов.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности: отметка о категории телеграммы («срочная», «правительственная» и т.д; при подаче телеграммы категории «правительственная» отметка о категории не указывается); отметка о виде (видах) телеграммы («с уведомлением о вручении телеграфом» и т.д.); адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов); текст телеграммы; регистрационный (исходящий делопроизводственный) номер; дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; фамилия лица, подписавшего телеграмму.

В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный адрес Агентства; должность, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город, село, деревня и т.п.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, — в родительном падеже.

В адресе телеграммы перед номерами строений и корпусов слова «строение», «корпус» пишутся полностью или сокращенно — «стр», «корп». Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п. пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно — «кр», «обл», «рн», «с», «дер», «ул», «пер» и «д» или не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Номера домов, строений, корпусов пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символьного знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять).

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма).

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре.

Прием многоадресной телеграммы с одним текстом производится с приложением списка адресов. Список адресов составляет и подписывает исполнитель и руководитель структурного подразделения.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений.

Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны быть написаны отправителем полными словами.

Знаки «точка», «запятая» и «кавычки», а также «скобка» могут быть написаны в телеграмме либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Например, проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста Управление делами проставляет регистрационный исходящий номер.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На Ваш».

Визирование телеграмм осуществляется аналогично визированию писем.

Телеграмма передается в ОИДОиКИД на отправку в двух экземплярах с необходимыми визами на 2 экземпляре, который подшивается в дело.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

Телеграммы, поступившие в адрес Агентства регистрируются в ОИДОиКИД и передаются на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Росводресурсов или в структурные подразделения для дальнейшего исполнения.

5.9.2. Факсограмма

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Прием и передача документов в Агентстве по каналам факсимильной связи осуществляется по официально выделенным для этих целей номерам телефаксов.

Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки».

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает для передачи исполнителю по каналам факсимильной связи.

Документ с пометкой «Факс без досылки» передается по каналам факсимильной связи исполнителем.

Тексты документов с отметкой о конфиденциальности («Для служебного пользования») передавать запрещается.

Поступившие в структурные подразделения Агентства факсограммы передаются в ОИДОиКИД для регистрации и учета и доставляются по назначению в день приема, срочные — немедленно.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется в соответствующее структурное подразделение — исполнитель.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется начальниками структурных подразделений.

5.9.3. Телефонограмма

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, инициалами и фамилией, подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, инициалами и фамилией, подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на чистом листе бумаги в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководителю (заместителю руководителя) Росводресурсов на рассмотрение, второй — подшивается в дело входящих телефонограмм.

Форма телефонограммы приведена в приложении № 14.

5.9.4. Электронное письмо

Средства электронной почты предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), а также для оперативной переписки с подведомственными ФГУ и БВУ.

Устанавливаются: центральный электронный адрес water@favr.ru (ОИДОиКИД), служебные адреса сотрудников на их рабочих компьютерах.

С использованием средств электронной почты могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера любого объема.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего электронный документ для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

Электронные сообщения в адрес Росводресурсов поступают и отправляются по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Электронное сообщение помимо собственно текста может иметь вложения — файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.).

Электронные сообщения визируются исполнителем, начальником отдела, начальником Управления, курирующим заместителем руководителя Росводресурсов, а также соисполнителями.

Отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне первого листа документа.

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росводресурсах, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом создания, использования и хранения документов в электронном виде в Федеральном агентстве водных ресурсов с использованием системы электронного документооборота и хранилища электронных документов (далее — Регламент), правовыми актами Агентства по работе в системе электронного документооборота, положениями об Росводресурсах, структурных подразделениях, должностными регламентами работников Агентства.

6.1.3. Делопроизводство в Росводресурсах организуется с использованием системы электронного документооборота Росводресурсов (СЭД), предназначенной для учета, сопровождения документов, доведения электронных копий документов и указаний по их исполнению до исполнителей, подготовки проектов указаний по рассматриваемым документам и справочно-информационной работы.

6.1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Росводресурсах осуществляется ОИДОиКИД.

6.1.5. В приемных заместителей руководителя Росводресурсов, в структурных подразделениях Росводресурсов ведение делопроизводства обеспечивается сотрудниками, назначенными ответственными за ведение делопроизводства.

6.1.6 Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

6.1.7 Организация документооборота в Агентстве осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

6.1.8. В документообороте Росводресурсов выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация:

в составе входящей и исходящей документации выделяются:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации, и ответы на них;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления и ответы на них;

документы находящихся в ведении Агентства территориальных органов и подведомственных организаций в субъектах Российской Федерации и ответы на них;

обращения граждан и ответы на них;

запросы депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных Агентству и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов и ответы на них;

инициативные письма Агентства;

в составе внутренней документации могут выделяться:

организационно-распорядительные документы (приказы);

документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Росводресурсов (протоколы, заседания, комиссии);

аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, другие документы, не отправляемые за пределы Агентства.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной, электрической, электронной, курьерской связи.

Почтовой, фельдъегерской, специальной связью в Росводресурсы доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы.

Для доставки электронных сообщений (электронных документов, электронных копий документов) используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе МЭДО.

6.2.2. Одновременно с указанными видами доставки документов осуществляется прием корреспонденции, доставляемой курьерами сторонних организаций и другими юридическими и физическими лицами.

6.2.3. В нерабочее время (после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни) поступающая корреспонденция принимается дежурным должностным лицом вневедомственной охраны.

6.3. Организация обработки и передачи поступающих документов

Документы, поступающие в Агентство на бумажных носителях, и электронные сообщения, электронные документы, электронные копии документов проходят в ОИДОиКИД первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководителю (заместителю руководителя) Росводресурсов на рассмотрение и передаются в структурные подразделения на исполнение.

Документы, поступившие непосредственно работникам структурных подразделений, должны быть переданы в ОИДОиКИД для регистрации (учета) и последующей передачи в структурные подразделения на исполнение.

6.3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первичная обработка поступающих документов осуществляются работниками ОИДОиКИД.

Конверты с документами вскрываются работниками ОИДОиКИД, за исключением конвертов с надписью «лично».

При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, а также наличие документов и приложений к ним, соответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, наличие подписей на документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. Документы, не имеющие подписи, возвращаются отправителю (кроме обращений граждан, направленных на официальный сайт или официальный адрес электронной почты Агентства.

При недостаче документов (в т.ч. приложений к документам), их повреждении составляется акт (приложение № 15) в двух экземплярах, один из которых остается в ОИДОиКИД и формируется в делах ОИДОиКИД в соответствии с номенклатурой дел, второй направляется отправителю вместе с поступившим документом.

При поступлении электронного сообщения (электронного документа, электронной копии документа) по системе электронного документооборота осуществляется проверка на соответствие реквизитов документа, указанных в карточке просмотра документа, реквизитам поступившего документа: адресат (правильность доставки), регистрационный номер, количество листов документа и приложения, наличие подписи. При обнаружении несоответствия отправителю в системе электронного документооборота формируется и направляется уведомление об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт (пакет) прилагается к документу. Конверт прилагается к документу и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

При наличии на документе отметки об ограничении доступа («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и других) документы обрабатываются в соответствии с установленным Росводресурсами порядком работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Документы, поступившие в Агентство в рабочее время, проходят первичную обработку и подлежат регистрации в день поступления, либо на следующий рабочий день, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» подлежат регистрации незамедлительно.

6.3.2. Предварительное рассмотрение и регистрация поступающих документов

ОИДОиКИД проводится предварительное рассмотрение поступивших документов в целях распределения их на требующие обязательного рассмотрения руководителем (заместителем руководителя) Росводресурсов и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, определения срочности исполнения поручений и на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Документы, адресованные руководителю Росводресурсов, а также Агентству без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения, после предварительного рассмотрения направляются руководителю Росводресурсов для предварительной резолюции.

Для рассмотрения руководителю Росводресурсов направляются следующие поступившие (входящие) документы:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в них акты), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской и Минприроды России (за подписью Министра и его заместителей), парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, представления и письма Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, все поступившие в Росводресурсы федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы и распоряжения Минприроды России, письма полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, письма руководителей федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, материалы к заседаниям коллегии Минприроды России, а также жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействия) должностных лиц, иные документы, которые требуют рассмотрения руководителем в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами, обращения граждан, письма Министерства экологии и природных ресурсов Российской Федерации и других организаций.

Документы, поступившие на имя заместителей руководителя Росводресурсов, передаются непосредственно заместителям руководителя Агентства в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Росводресурсов

Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или их работникам лицам, передаются по назначению.

Документы передаются только после их регистрации (учета).

Поступившие документы сортируются на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации и учету (приложение № 16).

Поступившие факсограммы регистрируются в общем порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные — немедленно.

Перегистрируемая корреспонденция передается адресату в течение рабочего времени в день поступления, а при поступлении документов в нерабочее время — в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Документы с пометкой «Срочно» регистрируются и вручаются адресату незамедлительно.

Документы, не подлежащие регистрации и учету (приложение № 16), передаются по назначению непосредственно структурным подразделениям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп (приложение № 7). Регистрационный штамп, как правило, проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.

При регистрации документов в случаях особой необходимости в регистрационном штампе проставляются также время (часы и минуты) поступления документа в ОИДОиКИД.

На каждый документ, подлежащий регистрации или учету, в системе электронного документооборота создается регистрационно-контрольная карточка документа (далее — РКК).

В РКК вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в ОИДОиКИД (Приложение № 17).

Присвоение документам порядковых номеров в системе электронного документооборота осуществляется автоматически. Электронные регистрационные карточки и электронные копии документов хранятся в СЭД в течение 5 лет.

Поступившие телеграммы и факсограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, затем передаются на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Росводресурсов или в структурные подразделения для дальнейшего исполнения (подпункты 5.9.1, 5.9.2 Инструкции). Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется в соответствующее структурное подразделение — исполнитель с соответствующей отметкой в РКК.

6.3.3. Доведение документов до исполнителей

Рассмотренные руководителем (заместителем руководителя) Росводресурсов, документы возвращаются помощнику (специалисту, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении), который в РКК делает отметки об их возврате, вносит содержание указаний по исполнению документов. Документы ставятся на внутренний контроль (при необходимости), а затем передаются на исполнение.

На каждый документ (кроме документов, поступивших в электронном виде), зарегистрированный в ОИДОиКИД, при необходимости распечатывается один экземпляр регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК).

Рассмотренные руководителем (заместителем руководителя) Агентства документы, поступившие на бумажном носителе, копируются и рассылаются структурным подразделениям на основании указаний по исполнению документов руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, направляется ответственному исполнителю; остальным соисполнителям передается электронная копия документа и его копия на бумажном носителе (при необходимости).

Передача документов, зарегистрированных в ОИДОиКИД от руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов в структурные подразделения, а также между структурными подразделениями осуществляется через специалистов, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Передача документов от начальника структурного подразделения исполнителям осуществляется специалистами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК.

6.4. Регистрация отправляемых документов

6.4.1. Исходящие документы Росводресурсов регистрируются централизованно в ОИДОиКИД.

6.4.2. Перед регистрацией исходящих документов работники ОИДОиКИД проверяют наличие на документе подписи и соответствующих виз, в том числе соисполнителей, перечисленных в указании по исполнению документа, приложений к документу, инициалов и фамилии исполнителя, его телефона, правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ, и наличие указателя рассылки (при необходимости).

6.4.3. Исходящие письма-ответы принимаются на регистрацию только вместе с письмами-запросами (основаниями).

Регистрация исходящих писем производится только при наличии оригиналов писем-запросов.

6.4.4. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, не регистрируются и подлежат возврату в структурные подразделения на доработку.

6.4.5. На каждый исходящий документ создается РКК в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов (Приложение № 17). К созданной РКК прикрепляется электронный образ документа.

6.4.6. Присвоение документам регистрационных номеров осуществляется автоматически в системе электронного документооборота.

Исходящим письмам присваиваются номера, состоящие из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера, например: ТБ-01-21/3456, где 01 — индекс структурного подразделения, 21 — индекс дела по номенклатуре, а 3456 — порядковый исходящий номер письма, и проставляется дата регистрации.

Письмам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) Агентства индекс дела присваивается и проставляется ОИДОиКИД.

Одновременно на каждый исходящий документ исполнителем создается РКК в системе электронного документооборота, к которой прикрепляется электронная копия документа.

Визовый экземпляр письма должен полностью соответствовать оригиналу письма.

6.4.7. После проставления исходящего регистрационного номера на оригинале и визовом экземпляре письма визовые экземпляры заверяются штампом (приложение № 7) или заверительной надписью: «Верно», должность лица, личная подпись должностного лица, заверившего копию.

6.4.8. При направлении письма более чем четырем адресатам составляется указатель рассылки.

На регистрацию данное письмо должно поступать с заполненным указателем рассылки, подписанным начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.

Организацию работы по подготовке документов к копированию (тиражированию) письма в соответствии с указателем рассылки осуществляет исполнитель (пункт 4.5 Инструкции).

6.5. Отправка документов

6.5.1. Документы, отправляемые Агентством, передаются почтовой, специальной, фельдъегерской, курьерской и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью в ФОИВы, организации и гражданам осуществляется ОИДОиКИД в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

6.5.2. Все адресные данные на почтовых отправлениях пишутся разборчиво чернилами или печатаются с использованием печатающей техники.

На документах, направляемых в сторонние, не подведомственные организации, необходимо указывать полные почтовые адреса.

6.5.3. При отправке исходящих документов проверяется соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, производится сортировка документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная и другие).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурные подразделения.

В исключительных случаях для срочной отправки адресату оригинал письма может выдаваться на руки исполнителю документа под расписку. В этом случае на визовом экземпляре документа проставляется штамп «Подлинный экземпляр получил на руки», в котором указываются фамилия должностного лица, получившего оригинал документа, его структурное подразделение, подпись и дата.

6.5.4. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, факса или с указателем рассылки.

Копийные экземпляры документов передаются на отправку полностью сформированные и скрепленные.

Документ, помещенный на электронный носитель информации, должен иметь сопроводительное письмо. Ответственность за содержание документа на электронном носителе несет исполнитель документа.

6.5.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Отправка документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей осуществляется в течение рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных случаях — начальника ОИДОиКИД).

Документы, подлежащие отправке, вкладываются в конверты и оформляются к отправке.

Отправляемая корреспонденция учитывается в списках (описях) и реестрах, которые составляются в необходимых количествах.

Реестры составляются на корреспонденцию, отправляемую почтовой связью, фельдъегерской, специальной и курьерской связью в федеральные органы исполнительной власти или иные организации.

Вторые экземпляры списков, реестров с пометкой об отправке корреспонденции формируются в дела ОИДОиКИД.

6.5.6. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, документов в электронном виде.

6.5.7. Документы, пересылаемые в электронном виде, передаются адресатам с учетом функционирующих в Агентстве технических и программных средств в соответствии с указателем рассылки.

Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования» по открытым каналам связи при использовании электронной почты, телеграфной и факсимильной связи (за исключением закрытой ведомственной связи).

6.6. Прохождение и регистрация внутренних документов

6.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

На каждый внутренний документ (в том числе на электронные документы) создается РКК в системе электронного документооборота, в которую вносятся реквизиты регистрируемых документов, а также может создаваться электронный образ документа, который прикрепляется к РКК.

6.6.2. Подготовка и оформление проектов правовых актов (приказов, положений, правил и инструкций) осуществляются в соответствии с порядком, определенным в пунктах 5.1 - 5.3 Инструкции:

перед представлением проектов правовых актов на подпись руководителю Росводресурсов сотрудники отдела правового обеспечения проверяют наличие подписей и виз на документах, приложений к документам, наличие указателя рассылки, а также документов-оснований, зарегистрированных в установленном порядке. Проекты правовых актов, оформленные с нарушением требований Инструкции, подлежат возврату исполнителям или ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях на доработку;

после подписания документы регистрируются в ОИДОиКИД.

Копии правовых актов рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

6.6.3. Докладные записки и служебные заместителей регистрируются автоматически в системе СЭД после их подписания.

После рассмотрения руководством Росводресурсов докладных и служебных записок ответственные за делопроизводство соответствующих структурных подразделений осуществляют внесение в РКК необходимую информацию по документам, при необходимости — постановку их на контроль.

6.7. Особенности исполнения документов

6.7.1. При исполнении входящих документов без составления письменного ответа (вопрос решен по телефону, путем личной встречи и т.п.), формируемых в дела структурных подразделений — исполнителей, ответственные за делопроизводство указанных структурных подразделений вносят необходимую информацию в соответствующие РКК на уровне структурных подразделений.

6.7.2. ОИДОиКИД периодически составляет перечень документов, сведения об исполнении которых отсутствуют, и направляет его в соответствующие структурные подразделения.

6.7.3. Ответственные за делопроизводство структурных подразделений анализируют представленный перечень и вносят необходимую информацию в РКК на уровне структурных подразделений.

6.8. Учет количества документов

6.8.1. Учет количества документов за отчетный год проводится в Агентстве по месту регистрации документов: в ОИДОиКИД (по РКК, созданным в системе электронного документооборота), в остальных структурных подразделениях — с учетом всех видов управленческой документации (протоколов, актов и других документов) и форм регистрации (по РКК, созданным в системе электронного документооборота, журналам и другим).

Входящие, исходящие и внутренние документы учитываются отдельно. Результаты учета обобщаются ОИДОиКИД. Итоговые данные подсчета представляются руководителю (заместителю руководителя) Росводресурсов.

6.8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа) без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

6.9. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

В Росводресурсах прием иностранной корреспонденции осуществляется Управлением делами, госслужбы и кадров.

Входящая иностранная корреспонденция регистрируется в ОИДОиКИД в установленном настоящей Инструкцией порядке.

После регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю Агентства или заместителю руководителя Росводресурсов в соответствии с распределением обязанностей для подготовки указания по исполнению документа.

Иностранная корреспонденция, требующая неофициального перевода и составления аннотации к ней, передается в отдел обеспечения международного взаимодействия и организации мероприятий.

Переписка Росводресурсов с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями ведется за подписью руководителя Агентства или заместителей руководителя.

Письма иностранным корреспондентам готовятся на русском языке.

Письма печатаются в двух экземплярах: первый экземпляр — подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы; второй экземпляр — копия письма с визами в дело Управления делами, госслужбы и кадров.

Оформление писем иностранным корреспондентам производится с учетом следующих требований:

реквизит «Адресат» включает в себя: инициал имени и фамилию; наименование должности адресата; наименование организации, номер дома; название улицы, название населенного пункта; почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны;

если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес;

если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес.

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на международном бланке письма. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

Адресат печатается слева в верхнем углу бланка через 3 межстрочных интервала ниже номера письма.

Заголовок к тексту в письмах к зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Текст письма принято составлять от первого лица. Местоимение «мы» не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия «Уважаемые господа» или «Уважаемый г-н/г-жа Министр» без указания фамилии. После приветствия восклицательный знак не ставится, а ставится запятая.

Обращение «Глубокоуважаемый(ая)» допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся лично подписывающим письмо, например: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш».

При наличии приложения к письму отметка делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных писем.

Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего письмо, личную подпись и расшифровку подписи. Реквизит «Подпись» печатается под текстом письма или под реквизитом «Отметка о наличии приложений».

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем документа.

Реквизит «Отметка об исполнителе» на подлиннике письма не проставляется, а указывается на копии письма с визами, остающейся в деле.

Письма в адрес иностранных корреспондентов в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения Росводресурсов, осуществляющего международную деятельность, либо лицом, исполняющим его обязанности.

Подписанные исходящие письма передаются в отдел ОИДОиКИД.

Порядок отправления писем иностранным корреспондентам определяется исходя из срочности содержащейся в них информации: по почте, через Министерство иностранных дел Российской Федерации, нарочным, техническими средствами оперативной связи (факс, электронная почта).

В случае отправления документа через Министерство иностранных дел Российской Федерации структурное подразделение, курирующее международную деятельность, готовит сопроводительное письмо, которое регистрируется в установленном настоящей Инструкцией порядке.

7. Система электронного документооборота

7.1. Система электронного документооборота, применяемая в Росводресурсах (далее — СЭД), представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

7.2. Порядок информационного взаимодействия структурных подразделений Росводресурсов в части создания, обработки и исполнения электронных документов на программно-технических средствах СЭД определяется Регламентом создания, использования и хранения документов в электронном виде в Федеральном агентстве водных ресурсов с использованием системы электронного документооборота и хранилища электронных документов (далее — Регламент).

Функции по отправке и получению документов через систему межведомственного электронного документооборота (МЭДО) возложены на ОИДОиКИД.

7.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе СЭД Росводресурсов. Документы, как созданные, так и поступившие на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после регистрации и сканирования (создания электронных копий документов). Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота возможно после сравнения копии с подлинником документа.

7.4. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждается руководителем Агентства по согласованию с Федеральным архивным агентством.

7.5. Электронные сообщения, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД Росводресурсов в порядке, установленном настоящей Инструкцией для документов на бумажных носителях и Регламентом.

Порядок организации обмена электронными сообщениями между органами государственной власти Российской Федерации и Агентством с использованием системы МЭДО определен в Регламенте обмена документами в электронном виде между органами государственной власти Российской Федерации с использованием системы МЭДО, утвержденного ФСО России.

7.6. Пользователь автоматизированного рабочего места системы МЭДО принимает решение о необходимости регистрации поступившего электронного сообщения в СЭД Агентства и доведении его до соответствующих должностных лиц в порядке, аналогичном порядку доведения корреспонденции, поступающей по почтовой или фельдъегерской связи.

7.7. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота Росводресурсов реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки (РКК) поступившего документа в электронной форме.

7.8. В целях учета и поиска документов в СЭД Агентства в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку (приложение № 17).

7.9. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.11. Состав электронных документов, обращающихся в СЭД, определяется в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Агентства и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании.

Электронные документы.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив Агентства, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Агентстве программно-технических средств и нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Руководителем Агентства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

7.12. Поступившие из структурных подразделений в архив Агентства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

7.13. Обработка документов (работа с образами и проектами документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения или иную информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, допускается только на защищенных автоматизированных рабочих местах, прошедших в установленном порядке аттестацию на соответствие безопасности информации.

7.14. Не подлежат направлению в структурные подразделения по системе электронного документооборота документы ограниченного доступа, содержащие персональные данные, нотариально заверенные, сшитые и заверенные подписью должностного лица и печатью; документы, имеющие в своем составе брошюры, книги, газеты, журналы; карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего A4.

7.15. Организация защиты и доступа к информации, содержащейся в системе электронного документооборота, осуществляется в установленном Минприроды России порядке.

7.16 Автоматизированная обработка документов

7.16.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росводресурсах используется система электронного документооборота, которая обеспечивает учет и контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов Агентства, с помощью которой может осуществляться подготовка и согласование проектов документов.

7.16.2. Контроль исполнения документов осуществляется по соответствующим полям РКК.

7.16.3. Система электронного документооборота обеспечивает поиск информации по реквизитам документа.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

7.16.4. В структурных подразделениях осуществляется учет документов, поступивших из ОИДОиКИД и контроль их исполнения с использованием системы электронного документооборота.

7.17 Регистрация документов

7.17.1. Основной функцией системы электронного документооборота является регистрация документов — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в РКК по установленной форме, фиксирующей факты его создания, отправления или получения, а также при необходимости прикрепления и хранения совместно с РКК электронного образа документа.

Сканирование документов, формирование их электронных копий и прикрепление к РКК осуществляются ОИДОиКИД.

7.17.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые Агентством — внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.17.3. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых — в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день, с отметками «Срочно», «Оперативно» — незамедлительно.

Документы, поступившие после окончания рабочего дня, регистрируются в первой половине следующего рабочего дня.

При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

7.17.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа, автора, содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие в Агентство, распорядительные документы Росводресурсов (приказы по основной деятельности, протоколы совещаний), служебная переписка и другие.

7.17.5. В ОИДОиКИД регистрируются или учитываются: документы, поступающие из ФОИВов и организаций, распорядительные документы Агентства (приказы), переписка за подписью руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов и другие.

Протоколы заседаний коллегии, совещаний у руководителя Агентства регистрируются в ОИДОиКИД и формируются в его дела.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности структурных подразделений и не подлежащие регистрации в ОИДОиКИД (например, служебные записки между структурными подразделениями и другие), регистрируются в структурных подразделениях.

7.17.6. На каждый зарегистрированный или учтенный документ создается РКК в системе электронного документооборота.

7.17.7. В РКК вносятся основные реквизиты всех документов, регистрируемых и учитываемых в ОИДОиКИД и ответственными за делопроизводство структурных подразделений (приложение № 17).

7.18 Особенности работы с электронными документами.

7.18.1. В Агентстве создаются и используются электронные документы и электронные копии документов.

7.18.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

Требования к регистрации электронных документов и электронных образов документов аналогичны общим требованиям к регистрации документов на бумажном носителе, предусмотренным Инструкцией.

7.18.3. При передаче электронные документы заверяются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи и установленным в Росводресурсах порядком.

7.18.4. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утверждается руководителем Росводресурсов по согласованию с Росархивом.

7.18.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

7.18.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются ОИДОиКИД и ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

7.18.7. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, ОИДОиКИД или ответственный за делопроизводство структурного подразделения осуществляет проверку подлинности электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи и установленным в Росводресурсах порядком.

7.18.8. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю (заместителю руководителя) Агентства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.18.9. Документы, создаваемые в Агентстве и (или) поступившие в Росводресурсы на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота осуществляется после его сравнения с подлинником документа.

Ответственность за соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника на бумажном носителе несет лицо, осуществляющее сканирование.

8. Контроль исполнения документов

8.1. Контроль исполнения документов включает: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителя (заместителя руководителя) Агентства, начальников (заместителей начальников) структурных подразделений в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

8.2. Контролю исполнения подлежат наиболее важные документы Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, обращения Федерального собрания, Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации, другие документы, содержащие в тексте документа или в указаниях руководителей конкретные сроки по исполнению.

При постановке документа на контроль в верхнем правом углу документа в ОИДОиКИД проставляется отметка о контроле (подпункт 4.3.21 Инструкции).

8.3 Контроль исполнения документов обеспечивают:

руководитель (заместители руководителя) Агентства;

начальник (заместители начальника) Управления;

ОИДОиКИД, осуществляющий учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения;

начальники структурных подразделений;

ответственные за делопроизводство структурных подразделений;

ответственные исполнители.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют начальники структурных подразделений.

8.4 Контроль соблюдения сроков исполнения документов (поручений) и другие контрольные операции осуществляют:

документов с поручениями (указаниями по исполнению документов) руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов, приказов Агентства по основной деятельности, если иное не оговорено в указании по исполнению документа или тексте распорядительного документа; поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегии, а также данных на совещаниях у руководителя (заместителей руководителя) Агентства — ОИДОиКИД;

планов (работы, мероприятий и других) — структурные подразделения в соответствии с их функциями;

документов с поручениями начальника структурного подразделения — ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения.

8.5. Контроль за исполнением документов в ОИДОиКИД и в структурных подразделениях должен осуществляться с применением системы электронного документооборота по информации, внесенной в РКК, в которой отражаются контролируемые действия, задания, вопросы, даты исполнения, структурные подразделения — исполнители, ход исполнения поручений (указаний по исполнению документов) и т.д.

8.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации — с даты издания; поступившие из ФОИВов и органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, из других организаций, — с даты поступления в Агентство; внутренних документов — с даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем (заместителем руководителя) Агентства, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;

обращения и запросы депутатов — не позднее 30 дней со дня получения запроса либо в иной согласованный с инициатором запроса срок; в случае проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения изложенных в запросе сведений следует сообщить об этом инициатору запроса в 3-дневный срок со дня получения запроса;

обращения, поступившие в Росводресурсы — 30 дней со дня их регистрации, если в указании по исполнению документа руководителя (заместителя руководителя) Агентства;

телеграммы, телефонограммы — срочные — в день поступления, остальные — до 5 дней;

запросы средств массовой информации (СМИ) — не более 7 дней с момента поступления запроса;

внутренние документы Агентства (приказы, решения коллегии, протоколы совещаний и другие) — согласно указанному в них сроку; в случае, если срок исполнения не указан, — в месячный срок со дня регистрации (вступления в силу);

запросы, поступившим в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, — в указанный в запросе срок; если срок не установлен — в течение 30 дней с момента их поступления.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения фиксируется в РКК документа.

8.7. Поручения (указания по исполнению документа) руководителя (заместителя руководителя) по рассмотренным контрольным документам оформляются и рассылаются ОИДОиКИД исполнителям в течение суток, а срочные и оперативные — незамедлительно.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель. Соисполнителям изготовляет и направляет копии документа (электронная копия документа) ОИДОиКИД.

8.8. Структурное подразделение, указанное в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения; начальник этого структурного подразделения организует работу по исполнению поручения и несет ответственность за его исполнение.

Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании указания по исполнению документа руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей учитывается в РКК.

8.9. Письменные предложения с обоснованием необходимости изменения ответственного исполнителя представляются руководителю (заместителю руководителя) Агентства, давшему поручение, начальником заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

8.10. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей (структурных подразделений), определенных в поручении, начальники этих структурных подразделений обеспечивают его исполнение в пределах установленной компетенции. При этом ответственный исполнитель представляет давшему поручение руководителю (заместителю руководителя) Агентства дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней со дня поступления на исполнение поручения в структурное подразделение, а по срочным и оперативным поручениям — незамедлительно.

8.11. Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные начальниками (заместителями начальников) структурных подразделений.

Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя (заместителя руководителя) Агентства.

Ответственный исполнитель имеет право самостоятельно запросить информацию в структурных подразделениях, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

При необходимости ответственный исполнитель организует проведение согласительного совещания.

8.12. В случае, если поручение руководителя (заместителя руководителя) Агентства не исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель в течение 3 дней после истечения срока, установленного для исполнения поручения, представляет руководителю (заместителю руководителя) Росводресурсов объяснение о ходе исполнения поручения с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении виновных в неисполнении поручения должностных лиц.

Объяснения, представляемые руководителю (заместителю руководителя) Агентства, визируются начальником (заместителем начальника) Управления (в соответствии с распределением обязанностей).

8.13. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя (заместителя руководителя) Агентства, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются и не корректируются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений по документам ответственный исполнитель своевременно информирует ОИДОиКИД для внесения изменений в РКК, в которой указывается новый срок, дата изменения, основание изменения срока, фамилия руководителя (заместителя руководителя) Агентства, изменившего срок исполнения поручения. Новый срок исполнения переносится на документ.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организации — авторы документов.

8.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения ответственный исполнитель по указанию начальника (заместителя начальника) структурного подразделения обязан передать другому должностному лицу все имеющиеся у него на исполнении контрольные документы и поставить об этом в известность ответственного за делопроизводство структурного подразделения, который доводит сведения о новом ответственном исполнителе до ОИДОиКИД.

8.15. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, после подписания ответа.

Направление запроса по документу не может служить основанием для признания документа исполненным. В этом случае руководителем (заместителем руководителя) Агентства может устанавливаться новый срок исполнения документа, а автору обращения направляется промежуточный ответ.

8.16. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель (заместитель руководителя) Агентства или по его поручению ОИДОиКИД, и оформляется отметкой об исполнении документа в соответствии с подпунктом 4.3.22 Инструкции. Информация об исполнении документа отражается также в РКК.

8.17. О ходе выполнения приказов Агентства структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя руководителя (заместителя руководителя) Росводресурсов, на которого возложен контроль исполнения приказа. Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа с контроля или о продлении срока исполнения.

Данные о ходе выполнения приказов, информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в РКК.

8.18. Контроль за исполнением документов в Агентстве (в том числе в структурных подразделениях) осуществляется с применением системы электронного документооборота.

8.19. ОИДОиКИД формирует справки о состоянии исполнительской дисциплины в Агентстве для информирования руководителя Росводресурсов в установленные им сроки.

9. Организация работы с документами в структурных подразделениях

9.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя (заместителя руководителя) Агентства, начальника Управления, начальника (заместителя начальника) структурного подразделения, иных должностных лиц.

9.2. Структурные подразделения (ответственные за делопроизводство структурных подразделений) получают из ОИДОиКИД документы на бумажном носителе и электронные сообщения (электронные документы, электронные копии документов) в день их рассмотрения руководителем (заместителем руководителя) Агентства или на следующий рабочий день, срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Оповещение о поступлении электронных сообщений (электронных документов, электронных копий документов) формируется системой электронного документооборота на уровне структурного подразделения.

9.3. Документы, полученные из ОИДОиКИД, в структурном подразделении повторно не регистрируются.

Учет их рассмотрения, ознакомления и исполнения ведется в РКК в системе электронного документооборота ответственным за делопроизводство структурного подразделения, который несет ответственность за своевременность и полноту заполнения полей РКК.

При необходимости документы распечатываются из РКК, которые используются для формирования справочных картотек структурного подразделения.

9.4. Начальники структурных подразделений обеспечивают рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным и своевременным исполнением документов по существу вопросов.

9.5. При рассмотрении документов начальник структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и рассмотрения в первую очередь (например, направленные для согласования).

9.6. После рассмотрения документов начальником структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения переносит указания по исполнению документов в соответствующие РКК и передает документы исполнителям:

документы, рассмотренные в день поступления, — в день поступления или на следующий рабочий день;

срочные документы — незамедлительно.

9.7. Ответственным исполнителем документа является лицо, указанное первым в поручении (указании по исполнению документа). Все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

За полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, ответственный исполнитель и соисполнители несут персональную ответственность.

9.8. Документы, поступившие в структурное подразделение для сведения (ознакомления) или учета в работе и подлежащие возврату в ОИДОиКИД, оперативно возвращаются с визой начальника структурного подразделения.

9.9. Если по содержанию документа будет установлено, что он адресован в данное структурное подразделение не по принадлежности, то ответственный за делопроизводство структурного подразделения вносит в РКК решение начальника структурного подразделения о его переадресовании «Прошу передать по принадлежности» и передаст документ в соответствующее структурное подразделение.

9.10. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений в установленные сроки, его оформление, согласование, доработку по замечаниям, полученным в ходе согласования; представление на подпись (утверждение) руководителю (заместителю руководителя) Агентства или начальнику Управления, начальнику (заместителю начальника) структурного подразделения; подготовку к пересылке адресату.

9.11. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и работниками Агентства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнителя документа.

Проекты документов Агентства готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Для представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

9.12. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на копирование (тиражирование) в соответствии с подпунктом 4.5. Инструкции.

На документ, рассылаемый более чем в 4 адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения.

9.13. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах документа.

9.14. На исполненном документе исполнитель должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело в соответствии с подпунктом 4.3.22 Инструкции.

Исполненный документ передается ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования в дело в соответствии с номенклатурой дел.

9.15. Об исполнении документа или ознакомлении с ним всех указанных в указании по исполнению документа должностных лиц ответственный за делопроизводство структурного подразделения делает отметку в РКК и возвращает документ в ОИДОиКИД в случае, если он формируется в дела ОИДОиКИД.

На документы, исполненные без составления письменного ответа, ответственный за делопроизводство структурного подразделения переносит все отметки об исполнении в РКК входящего документа системы электронного документооборота на уровне структурного подразделения — ответственного исполнителя документа.

9.16. Контроль за правильным формированием дел в структурном подразделении осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения.

10. Организации работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив Агентства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Минприроды России, а также рекомендациями государственных стандартов на документы.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

10.1. Составление номенклатур дел

10.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росводресурсах и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, примерной номенклатурой дел.

10.1.3. Номенклатура дел Агентства составляется по установленной форме (приложение № 18) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 19).

10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в последнем квартале текущего года ответственным за делопроизводство, согласовывается с ОИДОиКИД (ответственным за архив), подписывается начальником (заместителем начальника) структурного подразделения и представляется в ОИДОиКИД.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в ОИДОиКИД.

10.1.5. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения ответственный за делопроизводство структурного подразделения уточняет соответствие фактически заведенных дел за текущий год соответствующему разделу сводной номенклатуры дел и с учетом изменений и дополнений, внесенных в номенклатуру дел в течение делопроизводственного года, предложений начальника (заместителя начальника) и должностных лиц структурного подразделения и включает в номенклатуру дела, которые планируется завести на следующий год.

Названиями разделов номенклатуры дел структурного подразделения, как правило, являются названия отделов.

10.1.6. Номенклатура дел Агентства подписывается начальником ОИДОиКИД, согласовывается с Экспертной комиссией Росводресурсов (далее — ЭК) и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства.

Номенклатура дел Росводресурсов не реже одного раза в 5 лет (при отсутствии коренных изменений в функциях и структуре Агентства) согласовывается с ЭПК Государственного архива Российской Федерации (далее — ЭПК ГА РФ).

10.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.8. Номенклатура дел печатается не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело в ОИДОиКИД, второй используется в ОИДОиКИД как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве Росводресурсов, четвертый — в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в ОИДОиКИД в электронном виде.

10.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.1.10. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Агентства.

10.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Росводресурсов являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденным штатным расписанием Агентства.

10.1.12. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.

10.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения в соответствии со штатом и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02-17, где 01 — обозначение структурного подразделения, 02 — номер заголовка дела по номенклатуре, 17 — порядковый номер.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс, как правило, сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований ФОИВов, иных органов, организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, переписка и т.д.).

Например: «Документы по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг путем проведения открытого конкурса (конкурсные заявки, уведомления о признании победителем, протоколы заседания комиссии, переписка и другие)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с бассейновыми водными управлениями по вопросам участия в судебных заседаниях»

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: «Переписка с Московско-Окским БВУ по вопросам деятельности Росводресурсов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и правовые акты органов государственной власти. Заголовки дел, содержащие приказы и распоряжения ФОИВов располагаются перед заголовками дел с приказами Агентства. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому или корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года и в ней указывается количество заведенных томов (дел).

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения. Сроки хранения документов, не указанных в перечне, определяют специалисты структурных подразделений совместно с должностными лицами ОИДОиКИД.

В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о работниках, ответственных за формирование дел и др.

10.1.14. Для группировки документов (приказов, писем и других) с пометкой «Для служебного пользования» допускается включать в номенклатуру дел структурного подразделения дело с обобщающим заголовком «Документы с пометкой „Для служебного пользования“.»

10.1.15. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

10.1.16. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, то они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

О внесении в номенклатуру новых дел ответственный за делопроизводство сообщает в ОИДОиКИД. С этой целью представляется служебная записка за подписью начальника (заместителя начальника) структурного подразделения с указанием индекса дела, его наименования и срока хранения.

10.1.17. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, представляются ответственными за делопроизводство в первой декаде января текущего года в ОИДОиКИД.

10.2. Формирование и оформление дел

10.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

10.2.2. Дела формируются в Росводресурсах децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

В структурных подразделениях дела формируются ответственными за делопроизводство, в ОИДОиКИД — работниками отдела.

10.2.3. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем в дела ответственному за делопроизводство для формирования в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник (заместитель начальника) структурного подразделения, исполнитель в соответствии с номенклатурой дел или ОИДОиКИД.

10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляют ОИДОиКИД и ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела телеграммы, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

10.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются по датам их создания.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В отдельные дела в зависимости от вида документов формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколов и выписок из протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу с буквенными индексами «К», «КФ», «О», «КОМ» группируются в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по возрастанию номеров. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета должностных лиц (работников) по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.2.7. Документы в электронном виде формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

10.2.8. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем ОИДОиКИД.

10.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 20); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 21); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 22); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.2.10. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом с первого листа до последнего, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Фотографии, чертежи, диаграммы, другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу.

Сложенный лист (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела, производится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа.

10.2.11. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности нумерации отдельных документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

10.2.12. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (дела с приказами и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 22).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

10.2.13. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 20). Надписи на обложках дел следует выполнять чернилами разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, то надписи на нем можно печатать. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Агентства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случае, когда в течение года, за который готовятся дела, произошло переименование Агентства, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения, название отдела — записывается в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре;

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Агентства.

В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие). Если наименование дела по номенклатуре не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность;

дата дела (тома, части) — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за ...год(ы)». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, письма, доклады и т.д.), а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещается в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, входящих в дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено;

количество листов в деле проставляется в соответствии с заверительной надписью;

реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в соответствующих перечнях. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»;

архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) проставляется черными чернилами (пастой) на обложках дел постоянного хранения в архиве Агентства только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ, (для дел постоянного БВУ при условии заключения договора на оказание услуг) (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного (муниципального) архива и Росводресурсов по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

10.2.14. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

10.3. Организация оперативного хранения документов

10.3.1. Со дня заведения и до передачи в ОИДОиКИД дела хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки (папки-регистраторы).

Начальники структурных подразделений и ответственные за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

При смене начальника ОИДОиКИД проводится прием-передача дел, формируемых и хранящихся в ОИДОиКИД по номенклатурам дел за соответствующие годы. Прием-передача оформляется актом (приложение № 23), который утверждает руководитель Росводресурсов.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне двери шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре и год заведения дела.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Агентства.

Дела документального фонда Росводресурсов, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Агентства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количества количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальника ОИДОиКИД, ответственных за ведение делопроизводства, при реорганизации и ликвидации Агентства или его структурных подразделений. При обнаружении недостатков они фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

10.3.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения начальника структурного подразделения, выдающего дела. Выдача дел для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта — заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование должностным лицам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по актам на основании письменных запросов с разрешения руководителя Росводресурсов или его заместителя.

10.3.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится правоохранительными органами с разрешения руководителя Агентства, при этом в деле оставляются заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника. Документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату.

При возврате документов и дел, изъятых правоохранительными органами в качестве вещественных доказательств, ОИДОиКИД, ответственным за делопроизводство структурного подразделения проверяется состояние возвращаемых дел и документов и их соответствие документам, указанным в протоколе выемки. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов составляется акт в трех экземплярах, из которых один экземпляр представляется руководителю организации, возвратившей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй — остается в ОИДОиКИД (у ответственного за делопроизводство структурного подразделения).

11. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

В целях своевременного приема от структурных подразделений и хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, обеспечения их учета, упорядочения, сохранности, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Агентство образует архив, который обеспечивается необходимыми помещением, оборудованием и кадрами.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Агентства включает работу ОИДОиКИД и ответственных за делопроизводство структурных подразделений по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

11.1. Организация проведения экспертизы ценностей документов

11.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в сводные описи дел.

11.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве проводится на стадии делопроизводства: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в ОИДОиКИД.

11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Росводресурсов, создается постоянно действующая экспертная комиссия.

11.2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

11.2.1. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений совместно с ЭК под методическим руководством должностного лица, ответственным за работу архива Агентства.

11.2.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ОИДОиКИД; отбор дел с временными сроками хранения и с пометками «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми» (ДЗН), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

11.2.3. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатурой дел Росводресурсов путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и незаверенные копии документов, черновики и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

11.2.4. Архив Агентства проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством ГА РФ.

11.3. Оформление результатов экспертизы ценности документов. Составление и оформление описей

11.3.1. Для обеспечения комплектования архива в Росводресурсах на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются описи, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

11.3.2. Опись дел (далее — опись) — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

11.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой нумерацией.

11.3.4. В Агентстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством ОИДОиКИД. По этим описям документы сдаются в архив Росводресурсов.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит ОИДОиКИД и по которой он сдает дела на постоянное хранение в ГА РФ.

11.3.5. Описи составляются структурными подразделениями по установленной форме (приложение № 24) в двух экземплярах и представляются в ОИДОиКИД не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

11.3.6. В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в лечение периода, за который дела вносятся в опись, было переименовано (преобразовано) под прежним наименованием пишется его новое наименование.

11.3.7. Описательная статья описи включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части) полностью соответствующий заголовку на обложке дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела; примечание.

11.3.8. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

11.3.9. При составлении описи соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); в описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см; графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

11.3.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных номеров и пропущенных номеров).

11.3.11. Опись подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ОИДОиКИД и утверждается начальником структурного подразделения.

11.3.12. На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел Агентства, подготовка которого возлагается на архив Росводресурсов под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

Работа по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, подготовке их к передаче на постоянное хранение и по упорядочению документов по личному составу может проводится на договорной основе специалистами в области архивного дела.

11.3.13. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

11.3.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение № 24). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в подпунктах 11.3.6, 11.3.7, 11.3.9 Инструкции.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

11.3.15. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

11.3.16. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости — указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

11.3.17. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре Агентства за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за работу архива Росводресурсов.

11.3.18. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

11.3.19. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

11.3.20. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению на заседании ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК ГА РФ не позднее чем через три года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются четыре экземпляра годового раздела сводной описи дел постоянного хранения.

После утверждения годового раздела сводной описи дел постоянного хранения ЭПК ГА РФ раздел утверждается руководителем Росводресурсов. Первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный (муниципальный) архив, остальные остаются в Агентстве.

11.3.21. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

Если в Агентстве ежегодно образуется небольшой объем дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

11.3.22 Каждой законченной описи присваивается номер.

11.3.23. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

11.3.24. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение № 25).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела Агентства.

11.3.25. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

11.3.26. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

11.3.27. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение № 26). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, внесения заголовков дел, составления итоговой записи, заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.6, 11.3.7, 11.3.9 - 11.3.11 Инструкции.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (подпункт 11.3.16 Инструкции).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК Агентства, а затем утверждается руководителем Росводресурсов.

11.3.28. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение № 27). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.7, 11.3.9 - 11.3.11 Инструкции.

11.3.29. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в Агентстве в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу Росводресурсов печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником Управления делами, госслужбы и кадров и представляется на рассмотрение ЭК. Годовой раздел сводной описи подлежит согласованию с ЭПК ГА РФ и утверждению руководителем Росводресурсов.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в подпунктах 11.3.21 - 11.3.26 Инструкции.

11.3.30. Уполномоченный орган исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

11.4. Передача документов на архивное хранение

Документы Федерального агентства водных ресурсов являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации. До передачи на постоянное хранение документы хранятся в архиве Росводресурсов 15 лет.

11.4.1. В архив Агентства в соответствии с положением о нем передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через три года после их завершения в делопроизводстве; передача производится только по описям дел.

11.4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Агентства не подлежат. Они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

11.4.3. Передача дел в архив Агентства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за работу архива, согласованному с начальниками структурных подразделений, передающих документы, и утвержденному руководителем Росводресурсов.

11.4.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив лицом, ответственным за работу архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должностные лица структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

11.4.5. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за работу архива, в присутствии ответственного за делопроизводство структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема — передачи дел, а также подписи лица, ответственного за работу архива Росводрссурсов, и лица, передавшего дела.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив Агентства ответственными за делопроизводство структурных подразделений.

11.4.6. Вместе с делами в архив Росводресурсов передаются регистрационные формы на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой регистрационной формы или базы данных включается в опись.

11.4.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела оформляет дела и передает их в архив Агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.

11.5 Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

11.5.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 28) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.

Акты утверждаются руководителем Росводресурсов только после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК ГА РФ.

После этого Агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

11.5.2. После составления сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение № 28). Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Агентства одновременно. Согласованные ЦЭК Росводресурсов акты утверждаются руководителем Росводресурсов только после утверждения экспертно-проверочной комиссией ГА РФ описей дел постоянного хранения; после этого Росводресурсы имеют право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

11.5.3. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Агентства (приложение № 28). Если в акте не указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

11.5.4. После утверждения руководителем Росводресурсов актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемно-сдаточной накладной.

11.5.5. Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору для переработки сырья, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем лица, ответственного за работу архива Агентства. После уничтожения дел в номенклатуре Агентства проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от... N...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. Уничтожение документов и дел без оформления актов о выделении документов к уничтожению запрещается.

12. Порядок выдачи дел из архива Росводресурсов

12.1 Дела выдаются из архива Агентства:

для использования работниками Росводресурсов;

во временное пользование для других организаций;

для проведения архивных работ с документами.

12.2 Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий:

1 месяца — для использования работниками Росводресурсов;

3 месяцев — во временное пользование для других организаций;

6 месяцев — для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя Агентства по письменному подтверждению пользователя о сохранности дел.

Срок выдачи дел во временное пользование структурным подразделениям может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 1 месяц.

12.3. Выдача дел оформляется актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение № 29).

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в архиве Агентства, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем Росводресурсов и руководителем организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями. После возвращения дел в акте проставляется соответствующая отметка. Акт хранится в деле фонда в архиве Агентства. Выдача дел из архива работникам Росводресурсов во временное пользование другим организациям регистрируется в книге выдачи дел (приложение № 30).

12.4. Перед выдачей дел проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архив Агентства проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

12.5. При выдаче дел из архива Росводресурсов на место выданного дела подкладывается карта-заместитель дела (приложение № 31), в которой указываются номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись работника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела карта-заместитель изымается.

12.6. Состояние дел, возвращаемых в архив Агентства после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов работниками, ответственными за архив, составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется пользователю или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности; второй — остается в архиве Росводресурсов.