Приказ Минобороны РФ от 04.07.1996 № 270

«Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 4 июля 1996 г. № 270

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НАСТАВЛЕНИЯ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации.

2. Считать не действующими в Вооруженных Силах Российской Федерации пункты 1, 6, 7 Приказа министра обороны СССР 1981 г. № 225, Приказ министра обороны СССР 1989 г. № 65, пункт 23 раздела 1 приложения к Приказу министра обороны СССР 1991 г. № 578 и директиву Генерального штаба Вооруженных Сил СССР 1989 г. № ДГШ-6.

Исполняющий обязанности Министра обороны Российской Федерации, генерал армии М.КОЛЕСНИКОВ

Приложение к Приказу Министра обороны Российской Федерации от 4 июля 1996 г. № 270

НАСТАВЛЕНИЕ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГЛАВА I

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Наставление определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Российской Федерации и обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для сдачи в архивы.

2. Архивное дело в Вооруженных Силах Российской Федерации организуется в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах <>, Положением о Государственной архивной службе России <>, указаниями и нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России (далее — Росархив), приказами и директивами министра обороны Российской Федерации и его заместителей, директивами Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, а также настоящим Наставлением.

<*> Не приводятся.

3. Общее руководство архивным делом в Вооруженных Силах Российской Федерации осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации через Историко-архивный и военно-мемориальный центр Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации (далее — ИАиВМЦ).

4. В видах Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыле Вооруженных Сил Российской Федерации организация архивного дела возлагается на начальников главных штабов, начальника штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации; в родах войск — на начальников штабов родов войск; в главных и центральных управлениях Министерства обороны Российской Федерации — на начальников этих управлений.

5. В округах, группе войск, на флотах, в армиях и на флотилиях ответственность за организацию и состояние архивного дела и за деятельность архивов возлагается на начальников соответствующих штабов.

6. Начальники штабов соединений и воинских частей, начальники учреждений, военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации отвечают за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную сдачу в архивы всех документов (дел), подлежащих хранению.

7. Документы <*>, образовавшиеся в процессе деятельности органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей, учреждений, военных академий, институтов, училищ и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации <**>, имеющие историческое, военное, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации.

<*> Под документами в тексте настоящего Наставления понимаются текстовые и графические материалы, выполненные любым способом (написанные от руки, нарисованные, начерченные, выгравированные, напечатанные на машинке, изданные типографским, электрографическим или другим способом), а также кино- и фотонегативы и позитивы, звуко- и видеозаписи, перфорированные карты и ленты, программы, алгоритмы и другие материалы, содержащие определенную информацию. <**> Далее в тексте настоящего Наставления органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, учреждения, военно-образовательные учреждения высшего профессионального обучения и организации Вооруженных Сил Российской Федерации, если не оговорено особо, будут именоваться для краткости воинские части и учреждения или воинские части (учреждения).

8. Поступившие в архивы Вооруженных Сил Российской Федерации документы сохраняют установленные для них грифы секретности до истечения 30 лет со времени их создания. Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов или снятие грифа секретности с документов до истечения 30 лет со времени их создания производится на основании приказов министра обороны Российской Федерации.

9. Порядок сдачи, приема, учета, хранения и использования в архивах документов, имеющих гриф «особой важности», документов особорежимных, особо важных и режимных воинских частей и учреждений, шифротелеграмм, программ, алгоритмов, машинно — ориентированных (механографических) документов, кинодокументов, звукозаписей и видеозаписей определяется приказами министра обороны Российской Федерации и инструкциями по работе с этими документами.

10. Лица, виновные в хищении, утрате, сокрытии, небрежном хранении, порче или незаконном уничтожении архивных документов, а также в разглашении содержащихся в них сведений, составляющих государственную тайну, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

11. В настоящем Наставлении используются следующие основные понятия: архивное дело: 1) отрасль деятельности по организации хранения, учета и использования архивных документов; 2) дело, сохраняемое или подлежащее сохранению в силу его значимости для общества; архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой; архивный фонд личного происхождения — совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица; архивная коллекция — совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.); объединенный архивный фонд — совокупность документов, образовавшихся в деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически и (или) логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или общность делопроизводства); опись дел — архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

ГЛАВА II

АРХИВЫ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ИХ ЗАДАЧИ

12. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации (далее — архивы) осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечение использования архивных документов. Систему архивов Вооруженных Сил Российской Федерации составляют: Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (далее — ЦАМО) с филиалом; Центральный военно-морской архив (далее — ЦВМА) <*>; архив Ракетных войск стратегического назначения; архив военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации; архивы округов, группы войск, флотов и флотилий (далее — окружные и флотские архивы).

<*> Далее в тексте настоящего Наставления ЦАМО и ЦВМА, если не оговорено особо, будут именоваться для краткости центральными архивами.

Архивы, не упомянутые в данной статье, свою работу организуют и проводят в соответствии с требованиями настоящего Наставления.

13. В воинских частях и учреждениях, где нет архивов, выполнение работ с архивными документами возлагается на соответствующих работников строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводств штабов и учреждений.

14. Архивы являются юридическими лицами, имеют гербовую печать с действительным наименованием <*>.

<*> Архив военно-медицинских документов пользуется гербовой печатью и угловым штампом Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации.

15. ЦАМО подчиняется начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации. Непосредственное руководство деятельностью ЦАМО осуществляет по решению начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации один из его заместителей через ИАиВМЦ. ЦАМО пользуется правами управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и является головным по отношению к архивам округов. Филиал ЦАМО подчиняется начальнику ЦАМО.

16. ЦВМА подчиняется начальнику Главного штаба Военно-Морского Флота. Непосредственное руководство деятельностью ЦВМА осуществляет по решению начальника Главного штаба Военно-Морского Флота один из его заместителей. ЦВМА пользуется правами отдела Главного штаба Военно-Морского Флота и является головным по отношению к флотским архивам.

17. Архив Ракетных войск стратегического назначения подчиняется начальнику Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения. Непосредственное руководство деятельностью архива осуществляет по решению начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения один из его заместителей. Архив Ракетных войск стратегического назначения пользуется правами отдела Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения.

18. Архивы округов, группы войск, флотов и флотилий содержатся на правах отделов соответствующих штабов и подчиняются непосредственно начальникам этих штабов.

19. На архивы Вооруженных Сил Российской Федерации возлагается: прием, учет и хранение архивных документов; фондирование принятых в архив дел и документов; научно-техническая обработка принятых на хранение документов; создание научно-справочного аппарата, обеспечивающего быстрый поиск документов; выдача архивных справок, копий и выписок из документов; обеспечение работы исследователей; изготовление копий документов; высылка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование; проведение экспертизы ценности документов, находящихся на хранении в архиве, и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения; контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и учреждениями; консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы); подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в другие архивы.

20. На центральные архивы, кроме указанного в ст. 19 настоящего Наставления, дополнительно возлагается: подготовка по указаниям министра обороны Российской Федерации, начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации и начальника Главного штаба Военно-Морского Флота обобщенных справочных материалов на основе архивных документов; участие в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и ведению делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации; организация использования документов в интересах военно — научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских частей и учреждений о составе документов, публикация документов, организация выставок и др.; участие в контроле за деятельностью окружных и флотских архивов, обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению деятельности архивов и доклад их в Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации; микрофильмирование уникальных и особо ценных документов с целью создания страхового фонда и сохранности подлинников; химобработка и реставрация дел и документов; выявление, прием и хранение документов из личных архивов военачальников.

21. Материальное и финансовое обеспечение архивов осуществляется штабами, в подчинении которых они находятся, по действующим нормам, штатам и табелям, в соответствии с утвержденной сметой расходов.

22. Изготовление бланков, документов, книг и журналов, предусмотренных настоящим Наставлением, и обеспечение ими архивов, воинских частей и учреждений Вооруженных Сил Российской Федерации возлагаются на Центральное вещевое управление Министерства обороны Российской Федерации, Главное техническое управление Военно-Морского Флота и соответствующие органы в округах и на флотах. Заявки на обеспечение бланками, документами, книгами и журналами направляются по подчиненности ежегодно к 1 августа текущего года.

ГЛАВА III

ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ СОСТАВ АРХИВОВ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ (УЧРЕЖДЕНИЯХ) И АРХИВАХ

23. В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся законченные делопроизводством документы органов военного управления видов Вооруженных Сил Российской Федерации, Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, родов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, соединений и воинских частей, учреждений, военно-учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации <*>.

<*> В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации хранятся также документы Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов и последующие годы.

Кроме того, в архивах хранятся документы: политических органов, партийных и комсомольских организаций Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 — 1991 годы; военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941 — 1953 годы; военно-строительных частей и учреждений, переданных в другие министерства и ведомства; воинских частей и учреждений железнодорожных войск <*>; профсоюзных и других общественных организаций Вооруженных Сил Российской Федерации; персонального учета безвозвратных потерь генералов и офицеров Советской Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов; персонального учета безвозвратных потерь прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1941 — 1991 годы и Вооруженных Сил Российской Федерации; персонального учета офицеров Вооруженных Сил, снятых с воинского учета; персонального учета награжденных орденами и медалями военнослужащих Советской Армии и Военно-Морского Флота за 1940 — 1974 годы; личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации <**>; пенсионные дела высших офицеров; военнослужащих — Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза), Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, лауреатов Государственных и Ленинских премий; старших офицеров, в пенсионных делах которых содержатся личные дела; младших офицеров — участников Великой Отечественной войны и боевых действий на территориях других государств, в пенсионных делах которых содержатся личные дела.

<*> Порядок приема и хранения документов воинских частей и учреждений железнодорожных войск, хозрасчетных промышленных предприятий и строительных организаций в окружных, флотских и центральных архивах определяет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации. <**> В центральных архивах хранятся также личные дела генералов, адмиралов, офицеров, прапорщиков, мичманов, военнослужащих сверхсрочной службы и военнослужащих — женщин Советской Армии и Военно-Морского Флота.

Место хранения архивных документов воинских частей и учреждений, не указанных в настоящем Наставлении, определяет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.

24. Не подлежат сдаче на хранение в архивы Вооруженных Сил Российской Федерации документы военных комиссариатов, кроме личных дел и пенсионных дел, поименованных в ст. 23 настоящего Наставления. Военные комиссариаты республик, краевые, областные, Московский и Санкт-Петербургский городские военные комиссариаты свои документы, имеющие научную, историческую и практическую ценность, на дальнейшее хранение передают в республиканские, краевые и областные государственные архивы. Районные и городские военные комиссариаты (кроме Московского и Санкт-Петербургского) все документы, за исключением личных дел и пенсионных дел, хранят до истечения сроков хранения, после чего уничтожают их в установленном порядке.

25. Документы хранятся в воинских частях (учреждениях) и в архивах в течение сроков, установленных соответствующими перечнями и статьями 26 — 28 настоящего Наставления. Срок хранения документов (дел, книг, журналов и т.п.) исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения. Срок хранения уголовных дел, а также надзорных, кассационных и наблюдательных производств по уголовным делам и жалобам исчисляется: с момента окончания срока наказания, определенного вступившим в законную силу приговором, или с момента истечения испытательного срока для условно осужденных; с момента вступления в законную силу оправдательного приговора; с момента вынесения постановления (определения) о прекращении дела или производства по жалобам. Срок хранения гражданских дел исчисляется с момента вступления в законную силу решения или определения суда. Срок хранения приостановленных уголовных дел и наблюдательных производств по ним исчисляется с момента истечения срока давности привлечения к уголовной ответственности.

26. В воинских частях и учреждениях, дислоцирующихся на территории Российской Федерации, кроме указанных в ст. 27 настоящего Наставления, дела со сроками хранения до 5 лет включительно хранятся в этих воинских частях и учреждениях до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения 10 лет и более хранятся в воинских частях и учреждениях 3 года <*>, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.

<*> В главных штабах и управлениях видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штабе Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, штабах и управлениях родов войск, главных и центральных управлениях Министерства обороны Российской Федерации в необходимых случаях разрешается хранить дела до 10 лет.

27. В воинских частях (учреждениях) тыла окружного (флотского) и центрального подчинения (арсеналы, базы, склады, госпитали, заводы, мастерские, комендатуры, квартирно-эксплуатационные части, управления и отделы торговли округов, флотов, флотилий, а также предприятия и учреждения, подчиненные этим управлениям и отделам, и др.) дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения более 25 лет хранятся в этих воинских частях и учреждениях в течение 5 лет, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.

28. В воинских частях и учреждениях, находящихся за границей, а также на кораблях и в штабах отдельных соединений кораблей, не имеющих береговых и плавучих баз, дела со сроками хранения до 3 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения 5 лет и более хранятся в этих воинских частях и учреждениях один год, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.

29. По истечении указанных в статьях 26 — 28 настоящего Наставления сроков хранения документов в воинских частях и учреждениях дела на дальнейшее хранение передаются: воинскими частями (учреждениями) окружного подчинения, а также управлениями и отделами округа, военными прокуратурами, воинскими частями и учреждениями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории данного округа (кроме Московского военного округа), — в архив военного округа; воинскими частями (учреждениями), входящими в состав группы войск, а также управлениями и отделами группы войск, воинскими частями и учреждениями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории группы войск, военными прокуратурами, управлением торговли группы войск и подчиненными ему предприятиями — в архив группы войск; воинскими частями и учреждениями, находящимися за границей и не входящими в состав группы войск, — в ЦАМО; воинскими частями, кораблями и учреждениями, входящими в состав флота, флотилий, в том числе и базирующимися за границей, управлениями и отделами флота, флотилий, военными прокуратурами, а также воинскими частями и учреждениями Военно-Морского Флота центрального подчинения, дислоцирующимися в местах базирования флота, — соответственно в архив флота, флотилий; военными судами армий, флотилий, соединений и гарнизонов — в военный суд соответствующего вида Вооруженных Сил Российской Федерации, округа, группы войск, флота; главными штабами и управлениями видов Вооруженных Сил Российской Федерации (кроме Главного штаба и управлений Ракетных войск стратегического назначения и Главного штаба и управлений Военно-Морского Флота), штабом Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, штабами и управлениями родов войск, главными и центральными управлениями Министерства обороны Российской Федерации, воинскими частями и учреждениями центрального подчинения, дислоцирующимися на территории Московского военного округа, а также Главной военной прокуратурой, военными судами видов Вооруженных Сил Российской Федерации, округов, группы войск, флотов и флотилий — в ЦАМО; Главным штабом и управлениями Ракетных войск стратегического назначения, воинскими частями и учреждениями Ракетных войск стратегического назначения — в архив Ракетных войск стратегического назначения; Главным штабом и управлениями Военно-Морского Флота, воинскими частями и учреждениями Военно-Морского Флота, дислоцирующимися в Москве и Санкт-Петербурге, а также воинскими частями и учреждениями Военно-Морского Флота центрального подчинения, не дислоцирующимися в базах флотов и флотилий, — в ЦВМА; штабами местной обороны воинских частей (учреждений) Вооруженных Сил Российской Федерации вместе с документами этих воинских частей и учреждений — в соответствующие архивы; управлениями (отделами) торговли округов, флотов и флотилий, предприятиями и учреждениями, подчиненными непосредственно этим управлениям (отделам), а также военторгами и их предприятиями, обслуживающими воинские части и учреждения центрального подчинения и расположенными на территории этих округов (в базах флотов и флотилий), — в соответствующие окружные и флотские архивы; Федерацией профсоюзов Вооруженных Сил Российской Федерации и общественными организациями центрального аппарата Министерства обороны Российской Федерации — в ЦАМО; профсоюзными и общественными организациями воинских частей и учреждений вместе с документами воинских частей (учреждений) — в соответствующие архивы; окружными, районными и городскими военными комиссариатами личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, — в военные комиссариаты республик, краевые и областные военные комиссариаты, а военными комиссариатами республик, краевыми и областными военными комиссариатами — в ЦАМО и ЦВМА соответственно; военными комиссариатами республик, краевыми и областными, Московским и Санкт-Петербургским городскими военными комиссариатами пенсионные дела высших офицеров; военнослужащих — Героев Российской Федерации (Героев Советского Союза), Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, лауреатов Государственных и Ленинских премий; старших офицеров, в пенсионных делах которых содержатся личные дела; младших офицеров — участников Великой Отечественной войны и боевых действий на территориях других государств, в пенсионных делах которых содержатся личные дела, — по истечении 10 лет после прекращения выплаты пенсий передаются на дальнейшее хранение в ЦАМО и ЦВМА соответственно.

30. В окружных и флотских архивах, а также в Главной военной прокуратуре, военных судах видов Вооруженных Сил Российской Федерации, округов, флотов дела со сроками хранения до 25 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения более 25 лет хранятся в этих архивах, Главной военной прокуратуре и военных судах в течение 10 лет, включая предшествующий срок их хранения в воинских частях и учреждениях, после чего указанные дела, кроме дел управлений (отделов) торговли округов, флотов и флотилий, предприятий и учреждений, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), передаются на дальнейшее хранение в центральные архивы.

31. Архив и военный суд группы войск, а также воинские части (учреждения), находящиеся за границей и не входящие в состав группы войск, все дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦАМО.

32. Дела управлений (отделов) торговли округов, флотов и флотилий, предприятий и учреждений, подчиненных непосредственно этим управлениям (отделам), хранятся в окружных и флотских архивах до истечения сроков, установленных соответствующими перечнями, без передачи в центральные архивы.

33. Документы в архивах Министерства обороны Российской Федерации хранятся в течение 75 лет со времени их образования <*>.

<*> Соглашение между Государственной архивной службой России и Министерством обороны Российской Федерации от 9 ноября 1994 года.

ГЛАВА IV

ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВЫ

А. Подготовка дел, книг, журналов, картотек к сдаче в архивы

34. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат оформлению в соответствии с требованиями приказов министра обороны по ведению секретного и несекретного делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации и настоящего Наставления. Оформление дел в воинских частях и учреждениях проводится соответствующими работниками строевых отделов (отделений, частей) и делопроизводства при методической помощи и под контролем окружных и флотских архивов.

35. Оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия воинской части, учреждения, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела, срока его хранения и др.).

36. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью «Для пакетов», и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепки (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, — бланки форм для внутренней описи документов дела. Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм <*>. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

<*> Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, будут именоваться стандартным делом или стандартной обложкой.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет — 5 см. Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 — 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью «Для пакетов» на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью. Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя раздельными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. При оформлении дел применять силикатный клей, мучной и крахмальный клейстеры запрещается.

37. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме чистых <*>, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с № 1. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. В обоих случаях заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа» или «Лист 5 — карта — склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть занумерован отдельным очередным порядковым номером. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранить собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

<*> Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются по акту в установленном порядке. На титульном листе в заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле. Из книг учета личного состава чистые листы не изымаются.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов.

38. При изъятии из дела документа на его место подшивается справка — заместитель, в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка — заместитель подписывается начальником секретного отдела (отделения) или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». Во внутренней описи в графе «Примечание» и в заверительной надписи в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа. Например: «Документ вх. № 072 на 3 листах (листы 63 — 65) пошит в дело за 1990 год № 22, л. л. 1 — 3» или «Документ вх. № 073 на 1 листе (лист 12) выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 года при исх. № 018». Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати «Для пакетов». Справка — заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.

39. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется в деле на специально вшитом бланке или на чистом листе, в книгах и журналах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка формы заверительной надписи, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела. В заверительной надписи дела указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист с заверительной надписью входит в общее количество листов дела, книги, журнала. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов; номера листов с неустранимыми дефектами; номера листов, изъятых из дела по справкам — заместителям; количество и наименования имеющихся к делу приложений. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт. Примеры заверительных надписей: «В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа». «В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу — схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах, „В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван, верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ вх. № 072 на 3 листах (листы 63 — 65) подшит в дело за 1990 год № 22, листы 1 — 3“.»

40. Для учета документов дел постоянного и временного хранения составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступил, кому адресован документ или наименование документа, номера листов дела, на которых расположен каждый документ. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и на скольких листах. Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Листы внутренней описи подшиваются (но не прошнуровываются) в начале дела. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

41. На обложках дел, книг, журналов и т.п. указываются: срок хранения дела и номер статьи перечня. При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные; инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в инвентарных книгах); гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполнятся); наименование воинской части (учреждения). На делах с грифами секретности пишется полное (без сокращений) действительное наименование воинской части (учреждения). Если воинская часть (учреждение) имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется и условное наименование. Например: «2 гвардейский механизированный полк (войсковая часть 00000)». В случаях когда в течение года, за который готовятся дела, воинская часть (учреждение) была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя <*>, то под старым ее наименованием должно быть написано и новое наименование. Например, «2 гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1993 г. — 2 гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)».

<*> См. главу V настоящего Наставления.

На несекретных делах воинских частей и учреждений, имеющих действительное и условное наименования, указывается только условное наименование (войсковая часть 00000); присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома; на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»; наименование (заголовок) дела, книги, журнала. Наименование (заголовок) должно быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке) указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Например: «Приказы командира полка по строевой части № 1-20», «Штатно-должностная книга учета офицерского состава управления дивизии». Если наименование (заголовок) дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных; число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, директивы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела будет дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел с постановлениями военных советов, с протоколами заседаний датой начала дела будет дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания — дата самого позднего постановления (протокола). Для книг учета личного состава датой начала дела будет самая ранняя дата записи о зачислении в списки воинской части, а датой окончания — самая поздняя дата записи об исключении из списков воинской части. Для дел с раздаточными ведомостями на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала датой начала дела будет первое число, а датой окончания — последнее число месяцев, за которые в деле подшиты ведомости, то есть если в деле подшиты ведомости за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а окончания — 31 марта. Для личных карточек лиц гражданского персонала (форма № Т-2) датой начала будет самая ранняя дата записи о приеме на работу, датой окончания — самая поздняя дата записи об увольнении с работы. Для дел, содержащих переписку, датой начала будет дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле. Количество занумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу. Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке <*>.

<*> Титульный лист должен наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

Образцы заполнения обложек (титульных листов) приведены в Приложении к настоящему Наставлению (формы № 1 и 2) <*>.

<*> Далее по тексту номера форм приведены согласно Приложению к настоящему Наставлению.

42. В делах, сдаваемых на хранение в архивы, не должно быть подлинных документов военнослужащих, лиц гражданского персонала (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшивают их копии. В книгах учета личного состава должны быть заполнены все графы.

43. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажной основе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, инвентарный номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Опись хранится под верхней обложкой папки. Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 — 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.

44. Личные карточки (форма № Т-2) на уволенных лиц гражданского персонала (при наличии в воинской части, учреждении до 500 карточек) систематизируются по алфавиту фамилий, имен, отчеств, подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись <*>. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по старой и новой фамилиям. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы. В заголовке дела указываются, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки. Например: «Личные карточки лиц гражданского персонала за 1987 — 1994 годы на буквы А — К».

<*> Внутренняя опись составляется применительно Приложения к настоящему Наставлению (форма № 3).

При наличии в воинской части (учреждении) свыше 500 таких карточек они сдаются в архив в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиною не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими удобно было пользоваться. Карточки в ящике должны быть разложены по алфавиту фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце ящика должна быть сделана заверительная надпись на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный лист, соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно — послужные и другие картотеки на личный состав. Послужные карточки военнослужащих, проходивших военную службу по призыву в Военно-Морском Флоте, независимо от их количества, сдаются в ЦВМА без ящиков.

45. Карточки на выплату денежного довольствия офицерам, прапорщикам и мичманам, а также сержантам, старшинам, солдатам и матросам, проходившим военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, а также заработной платы лицам гражданского персонала при подготовке их к сдаче в архив систематизируются по годам, а внутри года — по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела, а на лиц гражданского персонала — в другие дела. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись. В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется заверительная надпись. На обложку дела наклеивается титульный лист. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. Например: «Карточки на выплату заработной платы лицам гражданского персонала за 1989 — 1994 годы на буквы А — К».

46. При подготовке к сдаче в архив служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.

47. Газеты при подготовке их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года — по восходящим номерам (датам) и переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.

48. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года — по алфавиту фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела. Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены. На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней. Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью «Для пакетов» и подшивается в начале дела. В конце дела составляется заверительная надпись. На обложке дела (титульном листе) указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например: «Истории болезней на буквы А — Б».

Б. Подготовка личных дел офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, и пенсионных дел лиц, проходивших военную службу

49. Личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, и пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела, должны быть оформлены в соответствии с правилами их ведения. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов и т.п.) должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией, в том числе и внутренние описи. Имеющиеся в личных и пенсионных делах фотокарточки не нумеруются и в общее количество листов не включаются. Эти фотокарточки должны быть уложены в специальные «карманы», а при отсутствии их — в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне верхней обложки дела. Жетон с личным номером пришивается нитками на внутреннюю сторону верхней обложки дела. В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего — выписка из приказа об исключении из списков воинской части (учреждения). В конце дела составляется заверительная надпись, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек и наличие жетона с личным номером. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Пример заверительной надписи: «В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки и жетон с личным номером А-001874». На каждое личное и пенсионное дело, сдаваемое в архив, составляется алфавитная карточка (форма № 5).

В. Подготовка уголовных и гражданских дел, наблюдательных, надзорных и кассационных производств

50. Уголовные и гражданские дела оформляются в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах <*>.

<*> Утверждено начальником Управления военных судов 1 ноября 1995 года.

На обложках этих дел указываются: срок хранения и номер статьи действующего перечня, наименование военного суда, рассматривавшего дело, а в графе «Наименование дела» — фамилии, имена и отчества всех лиц, проходивших по делу в качестве обвиняемых, гражданских истцов и ответчиков, с указанием статей Уголовного кодекса и мер наказания, даты начала и окончания дела и количество листов в деле. Все документы, подшитые в уголовные и гражданские дела, вносятся во внутренние описи, которые составляются по каждому тому в отдельности. Во внутренней описи и в конце дела составляются заверительные надписи, которые подписываются лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляются мастичной печатью «Для пакетов». В делах должно быть указано, какие, когда и куда направлены личные вещи, награды и документы осужденного. Дела, имеющие грифы секретности, прошнуровываются и опечатываются (пломбируются) в установленном порядке. Приостановленные (прекращенные) уголовные дела, наблюдательные, надзорные и кассационные производства оформляются в таком же порядке, что и уголовные (гражданские) дела.

51. Магнитофонные записи судебных заседаний должны быть уложены в коробки (кассеты). На крышку коробки (кассеты) наклеивается титульный лист, на котором от руки или на пишущей машинке должно быть указано наименование военного суда, к какому уголовному делу и за какой год относятся записи, наименование записи. Например: «Военный суд Московского гарнизона. К уголовному делу № 145 — 1993 год. Магнитофонные записи показаний свидетелей. Длина ленты 25 метров».

52. Из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинные приговоры, решения и последующие определения и постановления, которые скрепляются (сшиваются нитками в верхнем левом углу), подбираются по алфавиту фамилий, имен и отчеств лиц, проходивших по делам в качестве обвиняемых, гражданских истцов и ответчиков и укладываются в папки с клапанами и завязками с трех сторон. Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется внутренняя опись, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Внутренняя опись хранится под верхней обложкой папки. В одной папке помещаются документы только одного военного суда. Датой начала таких дел будет дата самого раннего приговора (определения), датой окончания — дата самого позднего приговора (определения), независимо от места нахождения их в папке.

53. На всех лиц (обвиняемых, гражданских истцов и ответчиков), проходящих по уголовным и гражданским делам, в том числе и по делам, сформированным в порядке, указанном в ст. 52 настоящего Наставления, приостановленным уголовным делам, наблюдательным, надзорным и кассационным производствам, составляется алфавитная карточка (форма № 6).

Г. Подготовка выписок из исторических формуляров (журналов) или исторических справок воинских частей (учреждений)

54. Одновременно с подготовкой дел для сдачи в архив готовится выписка из исторического формуляра (журнала) воинской части (учреждения), а воинской частью (учреждением), в которой он не ведется, — из исторической справки. В выписках отражаются следующие сведения: на основании какого приказа (директивы) сформирована воинская часть (учреждение), какие воинские части (учреждения) или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировалась, когда и на какие штаты была переведена; переформирование, преобразование, переименование; расформирование или слияние с другой воинской частью (учреждением), куда переданы знамя, ордена, личный состав и материальная часть; подчиненность воинской части (учреждения), в состав какого соединения (объединения) входила; места дислокации и в какие периоды; при какой воинской части (учреждении) и в какой период личный состав получал денежное довольствие (при отсутствии своей финансовой службы); воинские звания, фамилии, имена и отчества командира (начальника), начальника штаба; наименование архивов, в которые сдавались документы, за какие годы сданы документы; случаи гибели (порчи) документов в воинской части (учреждении). Выписка подписывается командиром воинской части (начальником учреждения) и заверяется гербовой печатью. На титульном листе указывается, за какой период отражена история воинской части (учреждения). Например: «Выписка из исторического формуляра 1 гвардейского мотострелкового полка за период с мая 1945 года по декабрь 1993 года».

55. Каждый экземпляр выписки из исторического формуляра (журнала), исторической справки оформляется как самостоятельное дело и передается на хранение в архив вместе с другими документами воинской части (учреждения) только при первой сдаче документов. При последующих передачах документов в архив представляются только выписки об изменениях, происшедших в воинской части (учреждении) с момента последней сдачи документов.

56. При сдаче документов непосредственно в центральные архивы выписка из исторического формуляра (журнала), исторической справки (или дополнение к ним) составляется в одном экземпляре, а при сдаче документов в окружные и флотские архивы — в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с другими документами окружные и флотские архивы передают в центральные архивы при очередной сдаче документов, второй экземпляр постоянно хранится в этих архивах. При расформировании воинской части (учреждения) вторые экземпляры выписок из исторических формуляров (журналов), исторических справок и дополнения к ним указанными архивами уничтожаются в установленном порядке.

Д. Составление описей на сдаваемые в архив дела

57. На все сдаваемые в архив дела, книги, журналы, проектно — технические документы, картотеки и т.п. каждой воинской частью (учреждением) составляются описи дел (формы № 7, 9, 10). Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

58. В описях дел указывается полное, действительное (без сокращений) наименование той воинской части (учреждения), которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством. Если воинская часть имеет и условное наименование, то под действительным наименованием пишется ее условное наименование. В случаях когда воинская часть (учреждение) в течение периода, за который вносятся дела в опись, была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя <*>, то под прежним наименованием пишется ее новое наименование. Например: «Опись несекретных дел 2 гвардейского механизированного полка, с 14 мая 1993 года — 2 гвардейского мотострелкового полка (войсковая часть 00000)».

<*> См. главу V настоящего Наставления.

59. В описях дел военных представительств на предприятиях промышленности указывается подчиненность представительства. Например: «Опись несекретных дел 25 военного представительства Министерства обороны Российской Федерации (Главного автобронетанкового управления Министерства обороны Российской Федерации)». В описях дел воинских частей (учреждений), не имеющих своей финансовой службы, указывается наименование воинской части (учреждения), в которой личный состав получал денежное довольствие.

60. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером, по годам. Дела внутри года располагаются по предметно-тематическому признаку или видам документов в хронологической последовательности. Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «последний». В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

61. Служебные издания, имеющие грифы секретности, вносятся в одну опись, а несекретные — в другую опись. В описи издания располагаются по годам их выпуска. Опись составляется по следующей форме: номер по порядку, инвентарный номер, номер экземпляра, фамилия и инициалы автора (авторов), наименование издания, год издания, количество страниц, отметка о месте хранения (выбытии).

62. Дела военно-медицинских учреждений (военные госпитали, медико-санитарные батальоны и т.п.) с лечебными документами (протоколы медицинских комиссий, медицинские отчеты, книги учета больных) вносятся в описи отдельно от остальных дел.

63. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дела в самостоятельные описи вносятся: с постоянным сроком хранения — сов. секретные в одну опись, секретные — в другую опись, несекретные — в третью опись; с временными сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет) — по степени секретности и срокам хранения за каждый год отдельно. Например: в штабе воинской части за 1990 год имеется 37 несекретных дел с временными сроками хранения, из них: 5 дел со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись, 11 дел со сроком хранения 5 лет — в пятую. В таком же порядке в описи вносятся сов. секретные (секретные) дела. На дела с грифом «особой важности» и с шифротелеграммами составляются самостоятельные описи.

64. Отдельные описи с учетом указанного в ст. 63 составляются на следующие категории дел:

а) дела, книги, журналы, картотеки и т.п. делопроизводства воинской части (учреждения);

б) выписки из исторического формуляра, исторической справки (на каждый экземпляр составляется отдельная опись);

в) документы по учету личного состава (приказы по личному составу, приказы по строевой части, книги учета личного состава);

г) раздаточные ведомости и карточки лицевых счетов на выплату заработной платы лицам гражданского персонала, а также на выдачу денежного довольствия военнослужащим.

65. Отдельные описи (форма № 9) составляются на следующие категории дел:

а) на личные дела офицеров Вооруженных Сил Российской Федерации (кроме Военно-Морского Флота);

б) на личные дела офицеров Военно-Морского Флота;

в) на личные дела прапорщиков, а также сержантов, старшин и солдат, проходивших службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации (кроме Военно-Морского Флота);

г) на личные дела прапорщиков, мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Военно-Морском Флоте;

д) на пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела. В каждую опись дела вносятся в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества лиц, проходивших по делам. Фамилия, имя и отчество в описи пишутся в именительном падеже.

66. Отдельные описи (форма № 10) составляются на следующие категории дел:

а) на уголовные дела военного суда;

б) на гражданские дела военного суда;

в) на прекращенные (приостановленные) уголовные дела военной прокуратуры;

г) на наблюдательные, надзорные и кассационные производства по уголовным делам;

д) на надзорные производства по уголовным делам военных прокуратур. Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде (прокуратуре). На дела с временными сроками хранения составляются описи по срокам их хранения в порядке, указанном в ст. 63 настоящего Наставления. Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем, если по одному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещаются вслед за фамилией первого лица. Уголовные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным делам (магнитофонные записи и т.п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.

67. Описи дел подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником учреждения), подпись скрепляется гербовой мастичной печатью по действительному наименованию воинской части (учреждения). Описи дел до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией.

68. Воинские части (учреждения) описи дел (формы № 7, 9, 10) составляют в следующем количестве экземпляров:

а) при сдаче дел непосредственно в ЦАМО — в двух экземплярах, в ЦВМА — в трех экземплярах, независимо от сроков хранения дел;

б) при сдаче дел в окружные архивы на дела со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет — в трех экземплярах, на дела со сроками хранения до 25 лет включительно — в двух экземплярах, а во флотские архивы на дела со сроками хранения постоянно, 75 и 50 лет — в четырех экземплярах, на дела со сроками хранения до 25 лет включительно — в трех экземплярах.

69. В главных штабах видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штабе Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, штабах и управлениях округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, штабах и управлениях родов войск, главных и центральных управлениях Министерства обороны Российской Федерации, в высших военно-учебных заведениях, научно-исследовательских и проектных учреждениях описи составляются отдельно на дела каждого управления (отдела, службы).

70. Бланки описей дел изготавливаются типографским способом на белой бумаге первого сорта формата А4 (210 x 297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 2 см для подшивки. Текст печатается на машинке без помарок и исправлений только на одной стороне листа.

71. Описи на дела с грифами секретности, а также на дела воинских частей и учреждений, имеющих действительное и условное наименования, составляются в секретном порядке.

72. Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в настоящем Наставлении, в архивы Вооруженных Сил Российской Федерации не принимаются.

Е. Сдача документов в архивы

73. Сдача документов воинскими частями и учреждениями в окружные и флотские архивы производится в сроки, устанавливаемые годовыми планами, утверждаемыми начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы. Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (учреждения) представляют в соответствующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел и степени их секретности (сов. секретные, секретные, несекретные), кому подчинена воинская часть (учреждение).

74. Документы воинской части (учреждения) сдаются в архив в полном объеме. В случае утраты документов (дел) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, в результате которых были утрачены документы, и меры, принятые по их розыску или восстановлению. Документы, подлежащие сдаче в архив, упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью «Для пакетов» или пломбируются. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.

75. Документы в архив доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с архивом. Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива транспорт выделяет архив, принимающий документы. Перевозка документов от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов. Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу их в архив несет сдатчик.

76. При большом удалении воинской части (учреждения) от архива с разрешения начальника архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес архива посылками через спецсвязь Министерства связи Российской Федерации или учреждение фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны Российской Федерации. На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: «Без представителя воинской части (учреждения) не вскрывать». Прибывающие в архив представители воинской части (учреждения) должны иметь при себе доверенность на право сдачи пересланных документов.

77. Для сдачи документов в архив воинская часть (учреждение) выделяет лиц, ответственных за делопроизводство и допущенных к работе с таким документами, а также знающих состав сдаваемых документов. Все лица, прибывающие в архивы для сдачи документов, регистрируются в специальной книге и инструктируются работниками архивов.

78. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на архив. После завершения сдачи документов и получения от архива описей на сданные дела в инвентарных книгах и других учетных документах воинской части (учреждения) делается отметка о сдаче дел в архив. Например: «Сдано в архив МВО по описи № 52120».

79. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в воинской части (учреждении).

80. Порядок сдачи документов окружными и флотскими архивами в центральные архивы определяется инструкциями, утвержденными начальниками центральных архивов.

81. При расформировании воинской части (учреждения) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в архив вместе с ликвидационным актом. Порядок составления ликвидационного акта определен в Положении о воинском (корабельном) хозяйстве. Вместе с делами в архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка) воинской части (учреждения). Передача дел и документов расформированных воинских частей и учреждений другим воинским частям и учреждениям запрещается.

82. Воинские части (учреждения) при передислокации за границу, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых дел для текущей работы, сдают в соответствующие архивы. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (начальника учреждения) уничтожаются в установленном порядке. На дела и документы, подлежащие сдаче в архив, должны заблаговременно составляться проекты описей.

83. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению начальника штаба округа документы могут быть сданы в военные комиссариаты по месту дислокации воинской части (учреждения). Документы передаются упакованными в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью воинской части (учреждения) «Для пакетов» или пломбируются. На бирке указываются количество наименований документов, условное наименование воинской части (учреждения), которой принадлежат архивные документы, фамилия и подпись лица, ответственного за упаковку документов, и номер мешка. В первый мешок укладываются заранее подготовленные описи дел и сопроводительное письмо на имя начальника архива. Передача мешков с документами производится по акту, в котором указываются количество наименований документов согласно данным, указанным на бирках, количество мешков, кому принадлежат документы и какой печатью опечатаны. Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры акта передаются военному комиссариату, третий экземпляр с распиской работника этого военного комиссариата подшивается в дело воинской части (учреждения). Военный комиссариат принятые документы и первый экземпляр акта обязан в месячный срок передать в соответствующий окружной или флотский архив. Второй экземпляр акта подшивается в дело военного комиссариата. Архив, приняв по акту в опечатанных мешках документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее 3 человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения архив обязан специальным письмом подтвердить штабу округа и в копии воинской части (учреждению), а также военному комиссариату получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.

84. Воинские части (учреждения) при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы и передачу их на хранение в архивы производят в соответствии со статьями 23 — 27, 29 — 30, 32 настоящего Наставления.

85. Воинские части и учреждения действующей армии не должны накапливать у себя ненужные для практической работы документы. Дела, законченные делопроизводством, независимо от сроков хранения передаются: воинскими частями (учреждениями) и военными судами в соответствующие архивы фронтов, флотов, флотилий; архивами действующих фронтов, флотов, флотилий — в соответствующие центральные архивы или в архив ближайшего военного округа. Порядок и сроки сдачи документов в центральные архивы в военное время определяются указаниями Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации.

Ж. Прием документов в архивах

86. При приеме дел и описей в архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями приказов и директив по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации и настоящего Наставления. Дела с истекшими сроками хранения архивами не принимаются. Прием дел в архивах производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.

87. Дела от воинских частей и учреждений архивами принимаются: с грифом «особой важности» и с шифротелеграммами — с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях; с грифами «сов. секретно» и «секретно» — с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела; несекретные — путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов. Кроме того, во всех делах проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в него документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие подписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.). Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (учреждений).

88. Дела от окружных и флотских архивов центральными архивами принимаются: с грифом «особой важности» и с шифротелеграммами — с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях; с грифом «сов. секретно» и «секретно» — с полистным просчетом; несекретные — путем сверки данных в описях с данными на обложке дела и в заверительной надписи и выборочно с полистным просчетом по усмотрению начальников центральных архивов.

89. Выявленные при приеме дел в архиве дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в штампе (форма № 11), который проставляется на листе с заверительной надписью.

90. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником архива. Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела — в дела фондов, на недостающие документы и листы — в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников для принятия мер. В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, а также недостающие в делах документы (листы). Новая итоговая запись скрепляется гербовой печатью или печатью «Для пакетов». Против недостающих дел (листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляется номер и дата акта о недостаче.

91. Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежаще оформленная справка — заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.

92. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие физические дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес соответствующего начальника штаба (учреждения) для принятия мер. Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отдельно от других дел с целью карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру.

93. На обложке каждого принятого дела ставится и заполняется соответствующий штамп (формы № 12, 13). В описи против наименований дел указывается номер коробки (пачки), в которую они уложены.

94. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (формы № 14, 15, 16), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик. Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный гербовой печатью архива — приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, учреждения).

95. Прием и передача документов внутри архивов производятся на основании инструкций, утверждаемых в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых они находятся, а в центральных архивах — начальниками этих архивов.

ГЛАВА V

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

А. Классификация документов в пределах архива

96. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций). Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (управления дивизии, воинской части, корабля, учреждения, военного суда и др.), составляет его документальный фонд. Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

97. Воинская часть (учреждение), образующая в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем. Основными признаками, присущими фондообразователю, являются: наличие приказа (директивы) на формирование (переформирование) данной воинской части (учреждения) с указанием номера штата; наличие у воинской части (учреждения) наименования (действительного или условного); организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства, гербовой печати и углового штампа, а также права издания письменных приказов.

98. Фондообразователями в некоторых случаях могут являться воинские части и учреждения, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных в ст. 97 настоящего Наставления признаков (например, управления авиационных дивизий и авиационные полки, которые состоят на всех видах довольствия в частях авиационного обслуживания).

99. Документы воинских частей и учреждений, сформированных с признаками, указанными в статьях 97 и 98 настоящего Наставления, составляют самостоятельные архивные фонды.

100. Документы воинской части (соединения), сформированной под номером или названием, под которым раньше существовала другая воинская часть (соединение), образуют новый архивный фонд. Например, документы управления 5 мотострелковой дивизии первого формирования составляют один архивный фонд, а документы управления 5 мотострелковой дивизии второго формирования составляют другой архивный фонд.

101. Переформирование воинской части (соединения) в более крупную или более мелкую воинскую часть (соединение) является причиной создания из их документов новых архивных фондов. Например, документы управления 12 мотострелковой дивизии и документы 7 мотострелкового полка, на базе которого сформировано управление этой дивизии, составляют самостоятельные архивные фонды.

102. Документы воинской части (соединения) одного рода войск, преобразованной в воинскую часть (соединение) другого рода войск с переменой или без перемены действительного (условного) наименования, а также документы воинской части (соединения), сформированной на базе ранее существующих воинских частей (соединений), составляют новые архивные фонды. Например, документы 25 мотострелковой дивизии, преобразованной из 13 танковой дивизии составляют самостоятельный архивный фонд.

103. Переименование или преобразование воинской части (соединения) в одном и том же роде войск без смены общевойскового номера или со сменой его; введение новой структуры, не вызвавшей изменения первоначальных функций воинской части (соединения), не является основанием для разделения их документов на разные фонды. Например, переименование 5 мотострелковой дивизии в 17 мотострелковую дивизию; преобразование 32 мотострелковой дивизии в 29 гвардейскую мотострелковую дивизию.

104. Расширение или сужение масштаба деятельности и объема прав в результате преобразования (переименования, переформирования), не вызвавшего изменения положения воинской части (соединения) в данной ведомственной системе с изменением или без изменения выполняемых ею функций, не является причиной создания новых архивных фондов. Например, документы авиационной части (соединения) одного рода авиации, преобразованной в авиационную часть (соединение) другого рода авиации, составляют один архивный фонд.

105. Награждение объединений, соединений, воинских частей и учреждений орденами и присвоение им почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.

106. Работа по формированию документов осуществляется: в делопроизводстве воинской части (учреждения) в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архивы; в окружных и флотских архивах при отборе документов для передачи в центральные архивы; в центральных архивах при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на государственное хранение.

107. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующей воинской части (учреждения) и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

108. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее: входящие документы относятся к фонду той воинской части (учреждения), которой они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности воинской части (учреждения), по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение; копии исходящих документов относятся к фонду той воинской части (учреждения), которая является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той воинской части (учреждения), которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию воинской части (учреждения), которое указано в документе, по подписи авторов.

109. Документы воинской части (учреждения) и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

110. Дела, которые велись последовательно в двух и более воинских частях (учреждениях), включаются в состав архивного фонда той воинской части (учреждения), в которой они были закончены делопроизводством.

111. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

112. Каждому архивному фонду воинской части (учреждения) присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное или сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности и номер. Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

113. Хронологическими границами архивного фонда воинской части (учреждения) являются официальные даты образования и ликвидации воинской части (учреждения); объединенного архивного фонда — даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности воинской части (учреждения), документы которой вошли в состав фонда; архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа. Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего и самого позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности воинской части (учреждения) или если в фонд воинской части (учреждения) были переданы не завершенные делопроизводством дела воинской части (учреждения) предшественника и т.д.

Б. Классификация документов в пределах архивного фонда

114. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

115. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией. Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной схемы систематизации фонда.

116. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков: структурного (в соответствии со структурными подразделениями); хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно — вопросного; номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондентского (по воинским частям, учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы); географического; авторского (по названиям воинских частей, учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов). Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

117. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной воинской части (учреждения), составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных воинских частей (учреждений) используются одинаковые схемы систематизации. Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда. Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав. Например: «Отдельные строительные батальоны».

118. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее: дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную воинскую часть (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством; планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы к последнему году отчетного периода; дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством; в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда. Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

ГЛАВА VI

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

119. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для дальнейшего хранения. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение воинской части (учреждения) в составе Вооруженных Сил Российской Федерации, значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность; наличие резолюций, виз, помет на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

А. Организация экспертизы ценности документов

120. Экспертиза ценности документов проводится: в делопроизводстве воинских частей (учреждений) при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению; в окружных и флотских архивах как самостоятельный вид работы, а также в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы; в центральных архивах как самостоятельный вид работы, а также в ходе научно-технической обработки документов.

121. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов создаются следующие постоянно действующие экспертные комиссии:

а) Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации;

б) экспертно-проверочные комиссии центральных архивов;

в) экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов;

г) экспертная комиссия архива Ракетных войск стратегического назначения;

д) экспертная комиссия архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

е) экспертные комиссии воинских частей (учреждений).

122. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации создается из представителей управлений Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, главных штабов видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, штабов родов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации. В состав комиссии на правах ее членов включаются начальники центральных архивов. Председателем комиссии является начальник ИАиВМЦ. При рассмотрении вопросов экспертизы, касающихся одного вида Вооруженных Сил Российской Федерации, Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации проводит свои заседания в ограниченном составе. Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации рассматривает и выносит общие рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и снятия с них грифа секретности.

123. Экспертно-проверочные комиссии ЦАМО и ЦВМА создаются для решения общих для отделов (отделений, архивохранилищ) данного архива методических и практических вопросов экспертизы ценности документов, комплектования архива документами, проверки деятельности экспертных комиссий отделов (отделений, архивохранилищ) и снятия грифа секретности с архивных документов. Экспертные комиссии отделов (отделений, архивохранилищ) центральных архивов являются основными рабочими комиссиями по экспертизе ценности хранящихся в этих архивах документов. Экспертно-проверочные и экспертные комиссии создаются в основном из сотрудников архивов. В состав экспертно-проверочных комиссий на правах ее членов могут включаться представители соответственно Российского государственного военного архива и Российского государственного архива Военно-Морского Флота. К работе экспертно-проверочных комиссий центральных архивов привлекаются представители главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации для рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений.

124. Основными функциями экспертных комиссий воинских частей (учреждений) являются: отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в окружные и флотские архивы; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в воинской части (учреждении); выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли; рассмотрение описей дел и актов на дела, отобранные для уничтожения; рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы; подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий центральных архивов предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.). На экспертные комиссии штабов округов, группы войск, флотов и флотилий, кроме того, возлагается экспертиза ценности и проверка полноты состава документов, оставляемых на дальнейшее хранение в фондах окружных и флотских архивов. В состав комиссий на правах их членов назначаются сотрудники архивов.

125. Экспертные комиссии создаются приказами командиров воинских частей (начальников учреждений) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

126. Деятельность экспертных (экспертно-проверочных) комиссий определяется положениями о них, разрабатываемыми на основе типовых положений, утвержденных Росархивом, и оформляется протоколами и решениями. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником штаба воинской части (начальником учреждения, начальником центрального архива).

Б. Методика проведения экспертизы ценности документов

127. Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов. Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция, в которой определяются особенности работы применительно к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.

128. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящей воинской части (учреждения), затем изучаются документы фондов подчиненных воинских частей и учреждений, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описях и на обложках дел не допускается.

129. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.

130. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста документов недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

131. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее: приказы, директивы и другие документы, отражающие формирование, преобразование, деятельность и расформирование данной воинской части (учреждения), остаются в ее делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения; копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников; количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий; газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в фонде их издателя в двух и более экземплярах; копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы, боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов и за время участия войск в боевых действиях на территориях других государств уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого документа, имеющихся в фонде воинской части (учреждения); сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных — месячные отчеты; документы справочного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части (учреждения) основных документов, предусмотренных соответствующими приказами Министерства обороны Российской Федерации. Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если: резолюции и пометки на них имеют историческую, научную или практическую ценность; документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования. Если в дело подшиты документы, имеющие постоянный, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расширяется с целью отбора на хранение документов с постоянным и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

132. Приговоры, решения, определения и постановления, изымаемые из подлежащих уничтожению уголовных и гражданских дел, оформляются в дело в порядке, указанном в статьях 50 — 53 настоящего Наставления.

133. По каждой группе однородных фондов военных судов (бригад, дивизий, корпусов, армий, округов, флотов и др.) оставляется на постоянное хранение не менее чем в трех фондах каждой группы полный комплекс уголовных и гражданских дел, в том числе и подлежащих уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Перечень военных судов, документы которых подлежат хранению в полном комплексе, рассылается Управлением военных судов по согласованию с ЦАМО.

134. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, нормативно-методические документы по данному вопросу, разработанные Росархивом, а также центральными архивами.

В. Оформление результатов экспертизы ценности документов

135. По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и учреждениях составляются описи в соответствии с требованиями статей 57 — 72 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма № 17).

136. Акты на уничтожение дел, имеющих гриф секретности, составляются по действительному наименованию воинской части (учреждения) с присвоением им грифа «секретно». Акты на уничтожение несекретных дел могут осуществляться по условному наименованию воинской части (учреждения) без грифа секретности. При включении в акты дел, из которых изъяты документы по справкам — заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения.

137. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и учреждений в начале указывается групповое наименование их (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т.п.), а номера и наименования воинских частей и учреждений помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел. Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи, акт (форма № 18) составляется с перечислением наименований уничтожаемых дел. Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт (форма № 19) составляется без перечисления наименований уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах должны быть проставлены сроки хранения и номера статей действующего перечня. Акты в архивах составляются по действительному наименованию воинских частей и учреждений или по номеру фонда. Акты на уничтожение дел воинских частей и учреждений за период Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов, расформированных воинских частей и учреждений в послевоенный период, а также воинских частей и учреждений, не имеющих условных наименований, составляются без грифа секретности. В несекретном порядке составляются акты по номеру фонда без указания действительных наименований воинских частей и учреждений. Актам на дела, отобранные для уничтожения, в которых наименования дел составляют государственную тайну, присваивается соответствующий гриф секретности. Акты, в которые включаются дела существующих воинских частей и учреждений, имеющих действительное и условное наименования, а также акты, к которым прикладываются секретные описи, составляются с грифом «секретно». Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.

138. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма № 20) по каждому фонду в отдельности.

139. Наименования (заголовки) дел в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи. Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует характеру подшитых в него документов, в акте помимо наименования дела по описи ниже в скобках пишется новое наименование, соответствующее содержанию подшитых в дело документов. Однородные по содержанию дела в акт вносятся под общим для этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами «То же». В графу акта «Основание к уничтожению» кроме номеров соответствующих статей по перечням могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и т.п.).

140. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года, с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 года.

141. Акт на уничтожение дел составляется, как правило, на дела всей воинской части (учреждения). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

142. Центральные, окружные и флотские архивы проверяют правильность отбора дел на хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в описи дела, отобранные к уничтожению.

143. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению, утверждаются: на дела воинской части (учреждения) — начальником штаба воинской части (начальником учреждения); на дела, хранящиеся в окружных и флотских архивах, — начальником штаба, в подчинении которого находится архив; на дела, хранящиеся в центральных архивах, — начальниками этих архивов.

144. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянным и временными сроками хранения.

145. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях. Дела с документами, имеющими гриф «особой важности», или с шифротелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части (учреждения), архива. Уничтожать архивные дела другими способами, а также использовать документы из этих дел для черновиков или хозяйственных нужд запрещается. Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.

146. Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны. Механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии всех членов комиссии. Оставлять дела без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается. Закончив переработку (сжигание) дел, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении дел.

147. После уничтожения архивных дел на основании актов в инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг и журналов), а в штатных архивах в описях, алфавитных карточках (формы № 5, 6) и книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма № 35), производится отметка об уничтожении дел, а общее количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления и выбытия дел (форма № 21).

148. В архивах учет актов на уничтоженные дела ведется по книге учета актов (форма № 22).

149. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются: в архивах — в отдельные дела или дела фондов; в воинских частях и учреждениях — в специальные дела с актами на уничтоженные архивные дела.

150. Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку на бумагоперерабатывающую фабрику, подшиваются в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива.

ГЛАВА VII

УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В АРХИВАХ

151. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.

152. Основными единицами учета являются архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело). Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а также описи дел.

153. Учет документов в архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в окружных, флотских, центральных и государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым методическим руководством.

154. Учет документов в окружных и флотских архивах осуществляется централизованно начальником архива или специально выделенным сотрудником, в центральных архивах — специальным подразделением. Кроме централизованного учета в центральных архивах ведется учет документов в каждом архивохранилище начальниками архивохранилищ и хранителями фондов. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передача соответствующих учетных документов из архивохранилищ в подразделение централизованного учета устанавливаются приказами начальника архива. Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

155. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива.

156. Основными учетными документами в архивах являются: книга учета поступления и выбытия дел (форма № 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел; книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма № 39) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования; книга учета поступления и выбытия описей дел (форма № 24) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве <*>; список фондов (форма № 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив; лист фонда (форма № 25) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда; опись дел (формы № 7, 9, 10) для поединичного и суммарного учета дел; опись страхового фонда (форма № 8) для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов; паспорт архива (форма № 4) для отражения состояния архива на 1 декабря отчетного года.

<*> Ведется в тех архивах, где не составляются листы фондов.

157. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда: историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после пересоставления, акты передачи документов на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов и дел фонда, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы проверок наличия и состояния дел и другие документы. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их поисковых данных. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

158. В книгу учета поступления и выбытия дел (форма № 21) записываются последовательно все первичные и повторные поступления и выбытия дел. Каждое поступление или выбытие получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (названия фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия дел подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел.

159. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма. Учет копий страхового фонда ведется по книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма № 39) и описям страхового фонда (форма № 8). Запись в книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых копий. По книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера. Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ». Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.

160. Список фондов (форма № 23) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов. Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. Название фондообразователя в списке фондов указывается полностью без сокращений в виде официально принятого названия воинской части (учреждения), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления. Если название фондообразователя в период своего существования менялось, то в списке фондов указываются все его названия в хронологической последовательности. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя. При передаче из архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд. Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается.

161. Лист фонда (форма № 25) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований: в графе «Дата первого поступления фонда в архив» указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив, для объединенного архивного фонда и коллекции — дата поступления или дата создания их в архиве; в графе «Местонахождение фонда» указывается наименование архива, в котором хранится фонд; в графе «Крайние даты каждого наименования фонда» указываются начальная и конечная даты существования воинской части (учреждения) под каждым наименованием независимо от наличия в фонде документов за этот период; если воинская часть (учреждение) продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица фондообразователя; в графе «Наименование фонда» в хронологической последовательности перечисляются все наименования воинской части (учреждения) фондообразователя с момента их возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период; в листе фонде фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Основанием для записи поступления и выбытия документов являются: акт приема — передачи дел в архив, акт на документы, отобранные для уничтожения, акт о технических ошибках в учете, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимом повреждении дел, акт проверки наличия и состояния дел, описи дел фонда. По листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. Количество дел приводится по каждой описи отдельно, а также по всему фонду в целом; если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист — продолжение, вверху которого указывается: «Продолжение, ф. № 25, лист 2». На первом листе делается ссылка: «см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)». Листы — продолжения подкладываются за основным листом; лист фонда пересоставляется в исключительных случаях, если он неисправимо поврежден; в случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» и указывается дата пересоставления листа, должность, подпись лица, пересоставившего лист фонда; листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе — заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.

162. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах, где не ведутся листы фондов, учитываются (регистрируются) в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма № 24). В центральных архивах описи на принятые дела учитываются в листе фонда (форма № 25). Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы «сс» и «с». Номер выбывшей описи другой описи не присваивается. В центральных архивах описи после регистрации передаются в архивохранилища по накладной (форма № 26). В окружных и флотских архивах, а в центральных архивах непосредственно в архивохранилищах описи, кроме того, учитываются в фондах по перечню описей, который ведется по следующей форме: номер по порядку, номера описей, гриф секретности описи, количество листов в описи, количество дел по описи, номера листов, отметка о выбытии описи.

163. Опись страхового фонда (форма № 8) составляется в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в специальное архивохранилище, второй остается в архиве. Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования. В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются в валовом порядке. Страховая копия в опись записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается. В конце описи делается итоговая запись о количестве включенных в опись единиц хранения страхового фонда.

164. Учет архивных дел воинских частей (учреждений), уголовных и гражданских дел, высылаемых за пределы архивов, ведется по книге учета архивных дел (форма № 27). В центральных архивах такие книги ведутся в каждом архивохранилище.

165. Учет личных (пенсионных) дел офицеров, высылаемых за пределы архива, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата высылки, инвентарный номер личного (пенсионного) дела, исходящий номер документа, при котором выслано дело, на кого выслано дело (фамилия, имя и отчество), кому и в какой адрес выслано дело, дата возвращения дела и входящий номер документа, расписка ответственного лица в приеме дела.

166. Учет архивных дел и позитивов микрофильмов, выдаваемых внутри архива, ведется по книге учета архивных дел (позитивов микрофильмов), выданных во временное пользование (форма № 32). В центральных архивах такие книги ведутся хранителями фондов в каждом архивохранилище.

167. В целях раскрытия состава и содержания документов архива, для обеспечения поиска документов и их использования, а также для выполнения других видов работ (комплектование, фондирование и т.п.) создается комплекс архивных справочников и учетных документов, составляющих систему научно-справочного аппарата архивов Вооруженных Сил Российской Федерации. В центральных архивах систему научно-справочного аппарата составляют: описи дел, исторические справки, списки и листы фондов, каталоги документов и другие справочники информационного порядка. В окружных и флотских архивах систему научно-справочного аппарата составляют: описи дел, списки фондов, исторические справки и картотеки.

ГЛАВА VIII

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

168. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в архивохранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов (архивохранилищ); учет документов (см. главу VII), проверка их наличия и состояния; определение состава уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования; обеспечение физико-химической сохранности документов.

169. Обеспечение сохранности документов в центральных архивах возлагается начальниками архивов на начальников (заведующих) архивохранилищ и хранителей фондов, а в окружных и флотских архивах начальниками соответствующих штабов на начальников архивов. Начальники архивов, архивохранилищ, хранители фондов несут полную ответственность за сохранность переданных им фондов.

170. При смене начальника архива (отдела, архивохранилища) прием — передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива (отдела, архивохранилища), инвентаря и оборудования производится по акту. Для приема — передачи дел назначается комиссия в составе не менее 3 человек.

171. Охрана и пропускной режим в окружных и флотских архивах определяются начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах — начальниками этих архивов.

А. Создание оптимальных условий хранения документов

172. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.); применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного и светового режима, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях архивохранилищ.

Требования к помещениям архива (архивохранилища)

173. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов. Строительство специальных зданий архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

174. Здания архивов должны быть удалены: от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами; от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил. При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

175. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения: хранилища для хранения документов; помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив; помещения для работы исследователей (читальный зал); рабочие комнаты для сотрудников архива. Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов. В центральных архивах, кроме того, должны быть помещения: для размещения научно-справочного аппарата и учетных документов; для размещения справочно-информационного фонда, научно — справочной библиотеки и методического кабинета; для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов); для реставрации, дезинфекции и переплета; для размещения вычислительной и множительной техники; для помещения вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

176. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

177. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход. В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище. Использовать под архивохранилища подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается. Для вызова должностных лиц (дежурного по архивохранилищу) посетителями в архивохранилищах устанавливаются электрические звонки. Здания архивохранилищ оборудуются охранной сигнализацией.

178. Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются. Порядок вскрытия архивохранилищ и допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником архива.

179. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются металлические решетки. Для эвакуации личного состава, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающими решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.

180. Помещение архива (архивохранилища) до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается в центральных архивах начальниками архивов, в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся данные архивы. Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже 1 раза в 5 лет.

Электро- и противопожарное оборудование

181. Пожарная охрана архивов осуществляется в соответствии с Правилами пожарной безопасности, изложенными в уставе внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, и Руководством по противопожарной защите и местной обороне в Вооруженных Силах Российской Федерации <*>.

<*> Приказ министра обороны Российской Федерации 1995 г. № 322.

Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность пожарного оборудования и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несут начальники архивов.

182. В помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Архивохранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне архивохранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением. Архивохранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

183. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 100 кв. м площади. Помещения архивов оборудуются противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки архивохранилища.

184. В архивохранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов. В качестве отопления допускается воздушное отопление или центральное водяное отопление низкого давления.

185. Воздуховоды, вентиляционные камеры и шахты приточно — вытяжной вентиляции в помещениях архивохранилищ должны выполняться из несгораемых материалов.

186. Проемы и двери во внутренних стенах и перегородках архивохранилищ, а также проемы и двери, ведущие непосредственно на лестничную клетку из этих помещений, оборудуются в противопожарном отношении.

187. В архивах (в центральных архивах — в каждом архивохранилище) на видном месте вывешиваются инструкции по мерам пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам противопожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара. В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара. В плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для охраны. План и расчет утверждаются начальниками архивов, а в центральных архивах — начальниками отделов.

188. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры. Запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы, в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков «выходить здесь», «открытая дверь» и др.

189. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

190. В архивохранилищах категорически запрещается: курить; хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы, спички, зажигалки и т.п.; пользоваться керосиновыми лампами, свечами; применять временную электропроводку; самостоятельно (без электромонтера) производить какие-либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании; использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.

Температурно-влажностный и световой режим

191. Температурно-властностный режим хранения документов должен соответствовать следующим данным:

192. В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

193. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр, термограф) фиксируются в журналах наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.

194. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +- 0,1 м от пола монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи. Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище. Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в три месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

195. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

196. Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным. Не допускается освещение документов прямым солнечным светом. В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону. Защита документов от действия света обеспечивается: применением в окнах светорассеивающих стекол; покраской обычных стекол белой краской; хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа; применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров.

197. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

198. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 30 лк; на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации — 100 лк.

199. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.

Санитарно-гигиенический режим

200. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб. м).

201. Для защиты документов от пыли необходимо: обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей; периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина; проводить систематическую влажную уборку помещений архивохранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств; следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской; нижнюю часть стен архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю — клеевой; периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

202. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов.

203. При обнаружении в архивохранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению. Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 3 — 5% раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются коробки, папки и другие средства упаковки. Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинсекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3% водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. необходима дезинсекция всего архивохранилища. Такую дезинсекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции. Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру. При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обращаться в санитарно-эпидемиологическую станцию. О каждом случае повреждения документов грызунами или насекомыми — вредителями бумаг докладывается начальнику архива.

204. Для проведения санитарно-гигиенических работ в архивохранилищах (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

Оборудование архивов (архивохранилищ)

205. Архивохранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения, но не менее размеров, указанных ниже: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см; расстояние между полками по высоте — переменное, но не менее 40 см; расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, — 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см; ширина проходов между стеллажами — 75 см; расстояние от стеллажей до отопительной системы — не менее 1 м; расстояние от пола до нижней полки стеллажа не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см. Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

206. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

207. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

208. Для хранения особо ценных дел в архиве используются сейфы или металлические шкафы <*>.

<*> При большом объеме документов для них выделяются отдельные хранилища.

Для размещения справочных картотек к документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.

209. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие устойчивые стремянки.

210. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.

211. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии лица, ответственного за правильную их эксплуатацию.

212. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должны быть предусмотрены: порядок и место эвакуации и укрытия документов; перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2 и 3 очереди; список работников, ответственных за эвакуацию и укрытие; меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия. План эвакуации и место укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должны быть согласованы с соответствующими службами и утверждены начальником, в подчинении которого находится архив. С планом эвакуации и местом укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

Б. Размещение документов в архивохранилищах. Топографирование

213. Принятые архивные документы с постоянным и длительными сроками хранения укладываются и хранятся в архивах в специальных коробках. Дела со сроками хранения до 25 лет включительно могут хранится в пачках, обернутых в бумагу. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (пачки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

214. Архивные дела укладываются в коробки в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться и извлекаться из них без усилий. При хранении в пачках архивные дела укладываются высотой 18 — 20 см и обвязываются шпагатом.

215. Документы одного и того же фонда за период Великой Отечественной войны и последующие годы хранятся в центральных архивах, как правило, раздельно <*>.

<*> Документы фондообразователей, расформированных по 1960 год включительно, хранятся вместе с документами периода Великой Отечественной войны.

216. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в архивах хранятся вместе.

217. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других, не предназначенных для этих целей местах.

218. Порядок размещения фондов в центральных архивах по архивохранилищам определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него — в архивохранилищах. В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (формы № 40, 41). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй — в соответствующем архивохранилище. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

219. Описи на принятые дела в окружных и флотских архивах хранятся в папках с клапанами и завязками с трех сторон. Описи группируются по фондам и хранятся в папках неподшитыми. Описи на принятые дела в центральных архивах группируются в хронологической последовательности по годам и подшиваются в папки отдельно по каждому фонду. Описи дел главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, штабов и управлений округов, группы войск, флотов, армий, флотилий, штабов и управлений родов войск, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации, а также высших военно-учебных заведений, научно — исследовательских и проектных институтов группируются и подшиваются отдельно по каждому управлению (отделу), отделению (службе). Описи в архивах хранятся в помещениях для хранения документов или в специально выделенных для этих целей комнатах в закрывающихся на замки и опечатываемых на бирки шкафах.

220. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз слева направо. Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами. Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.

221. На коробках (пачках) проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи, а в центральных архивах, кроме того, указывается и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек) может производиться по следующим группам документов: архивные дела с постоянным сроком хранения; архивные дела по учету личного состава; архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения). На пачках с архивными документами временного срока хранения указывается год уничтожения документов.

В. Порядок выдачи дел из архивов (архивохранилищ), транспортирование и упаковка дел

222. Дела выдаются из архивохранилищ: для использования (исследователям <*> — в читальный зал, сотрудникам архива — в рабочие помещения, воинским частям и учреждениям); для проведения архивных работ с документами (усовершенствование научно-справочного аппарата, экспертиза ценности документов и др. — в рабочие помещения сотрудникам архива); для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию или специальной обработке документов в целях обеспечения их сохранности (в лаборатории архива).

<*> Исследователями в настоящем Наставлении именуются лица, допущенные к работе с архивными документами.

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы, для использования из архивохранилищ не выдаются; вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению начальника архива.

223. По запросам воинских частей и учреждений, а также государственных органов в их адрес могут быть высланы во временное или постоянное пользование личные и пенсионные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации, уголовные и гражданские дела по разрешению; из окружных и флотских архивов — начальников штабов, в подчинении которых находятся архивы; из центральных архивов — начальников этих архивов. Оперативные, боевые, по учету личного состава документы, истории болезней и др. в исключительных случаях могут быть высланы во временное пользование на срок более трех месяцев по разрешению: из ЦАМО — начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации; из ЦВМА — начальника Главного штаба Военно-Морского Флота; из архива Ракетных войск стратегического назначения — начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения; их архива военно-медицинских документов — начальника Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации.

224. Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки. Сведения о наличии указанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и учреждениям, государственным органам. Запрещается изъятие документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы архивов. В исключительных случаях (для приобщения документов к уголовному делу и др.) изъятие документов производится с разрешения начальника, в подчинении которого находится архив. В дело на место изъятого документа помещается его копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинного документа. С документов по учету материальных средств, с финансовых документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не снимаются. Вместо изъятых документов в дело вшиваются справки — заместители.

225. Дела выдаются их архивохранилищ сотрудникам архива, исполняющим запросы (задания), на срок, не превышающий 10 дней, а занимающимся научной работой — до 30 дней. Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней. Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения начальника архива.

226. Выдача из архивов во временное пользование оперативных, боевых, по учету личного состава и других документов оформляется актом (форма № 42), который составляется в двух экземплярах — один остается в архиве, а другой — выдается получателю.

227. Дела выдаются их архивохранилищ для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию только в обработанном виде. Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Каждое выдаваемое из архивохранилищ для использования дело должно иметь лист использования дела (форма № 30). Архивные дела выдаются сотрудниками архива и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи (форма № 31).

228. На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта — заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате. Карты — заместители на возвращенные дела хранятся в архивохранилищах до минования надобности.

229. Состояние дел, возвращаемых в архивы (архивохранилища) после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива (архивохранилища) составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется командиру воинской части (начальнику учреждения), использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, или в соответствующие органы для привлечения воинской части (учреждения) к ответственности; другой — остается в архиве (архивохранилище).

230. Выдача дел их архивохранилищ и прием их обратно производятся хранителями фондов.

231. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозки документов производятся в крытых автомашинах обязательно в сопровождении сотрудников архива. При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры). Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки).

Г. Проверка наличия и состояния дел и описей

232. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в целях установления фактического наличия их и выявления дел и описей, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.

233. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.

234. Проверка наличия и состояния дел и описей является постоянной плановой работой каждого архива. Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения проводится один раз в 10 лет. Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится один раз в 15 лет. В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел проводятся ежегодно. Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:

а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;

б) при передаче документов из архива (архивохранилища);

в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;

г) при смене начальника архива округа, группы войск, флота, флотилии, в центральных архивах — хранителя фондов.

235. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в окружных и флотских архивах начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах — начальниками этих архивов.

236. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел. Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документах категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:

а) наличие описей;

б) количество архивных дел, числящихся по описям;

в) количество архивных дел, оказавшихся налицо;

г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;

д) количество архивных дел, не включенных в описи;

е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;

ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);

з) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;

и) условия хранения документов. Результаты проверки вносятся в лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма № 34). Листы проверки включаются в дело фонда.

237. При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда; изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов; изымать не внесенные в опись дела фонда; изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архивохранилища (архива).

238. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись: «Проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку сотрудниками с указанием их должностей. В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния документов и описей (форма № 37).

239. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма № 35). При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки. Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителя фондов определяют: в окружных и флотских архивах — начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы; в центральных архивах — начальники этих архивов.

240. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище. Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии.

241. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки. В ходе розыска необходимо: изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища; проверить дела находящихся рядом фондов; изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда. В случае когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма № 36). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде.

242. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт (форма № 37), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается: в окружных и флотских архивах — начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы; в центральных архивах — начальниками этих архивов. Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.

243. Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.

244. Проверка наличия и состояния дел и описей считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.

245. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года. Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях не реже одного раза в 10 лет. Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов количества негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года. Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.

Д. Микрофильмирование документов в архивах. Снятие электрографических копий с документов

246. Микрофильмирование документов производится в целях: создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов; обеспечения сохранности подлинных документов (оригиналов); расширения возможностей использования документов путем создания тематических микрофильмов.

247. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании годовых планов работы центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы архивов. К страховому фонду создается необходимый научно — справочный аппарат. Страховому копированию в первую очередь подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов.

248. Страховой копией для документов на бумажной основе является негативный микрофильм 1 поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа «Микрат 300», 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов. Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из 2 позитивных микрофильмов 2 поколения, изготовленных с негативных микрофильмов 1 поколения.

249. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяется инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по этим вопросам Росархива и утверждаемыми начальниками центральных архивов.

250. В целях обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в центральных архивах разрешается производить снятие электрографических копий с них для использования в читальных залах. Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.

251. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на Центральное управление материальных ресурсов и внешнеэкономических связей Министерства обороны Российской Федерации, а в Военно-Морском Флоте — на Главное техническое управление Военно-Морского Флота.

252. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда. Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.

Е. Обеспечение физико-химической сохранности документов

253. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, фотореставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, являющиеся структурными подразделениями центральных архивов.

254. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.

255. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями — плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы и документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

256. Учет дел, передаваемых в лаборатории, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и название фонда, номер описи, номер дела по описи, количество листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.

ГЛАВА IX

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

А. Общие положения

257. Документы, хранящиеся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, используются в военных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

258. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации информируют заинтересованные воинские части и учреждения, государственные органы и общественные организации о документах по актуальным военным проблемам, выполняют их запросы в установленном порядке, а гражданам Российской Федерации и государств — участников Содружества Независимых Государств выдают справки социально — правового характера, представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в печати.

259. Командиры воинских частей (начальники учреждений), руководители организаций и предприятий других министерств и ведомств, в также исследователи, использующие документы архивов Вооруженных Сил Российской Федерации, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

260. Использование документов сотрудниками архива проводится с разрешения начальника архива.

261. Воинские части и учреждения, организации и граждане при использовании документов архивов Вооруженных Сил Российской Федерации обязаны делать ссылки на место хранения документов.

262. Центральным архивам наряду с предоставлением бесплатных услуг разрешается заключать соглашения и лицензионные договоры на использование архивной информации, оказывать юридическим и физическим лицам платные услуги <*>.

<*> «Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями» и методические рекомендации «Расчет свободных цен на работы и услуги, выполняемые архивными учреждениями и организациями» утверждены Приказом Росархива 8 февраля 1993 г. № 10.

Право заключения соглашений и лицензионных договоров на использование архивной информации и оказание других услуг предоставляется центральным архивам только по согласованию с вышестоящими органами военного управления при условии обеспечения услугами архивов потребностей Министерства обороны Российской Федерации в полном объеме. Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами, определенными Гражданским кодексом Российской Федерации. Бесплатно осуществляются: социально-правовые запросы граждан о подтверждении прохождения военной службы, пребывании в действующей армии, присвоении званий, награждении, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим вопросам; обслуживание в читальном зале архива. Исключение составляет обслуживание по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала и др.); предоставление документов во временное пользование воинским частям и учреждениям (без права копирования и тиражирования); предоставление информации о документах, копий документов воинским частям (учреждениям), находящимся на сметно-бюджетном финансировании. Центральные архивы имеют право определять в конкретных случаях категории юридических и физических лиц (пенсионеры, участники Великой Отечественной войны, дома инвалидов и др.), для которых услуги осуществляются бесплатно.

263. Денежные средства, полученные от предоставления платных услуг, в пределах расходов на содержание и эксплуатацию зданий, сооружений, фондов и оборудования архивов, включая амортизацию, коммунальные расходы, отопление, капитальный и текущий ремонт и других расходов, связанных с предоставлением платных услуг, зачисляются на восстановление соответствующих статей сметы Министерства обороны и используются в порядке, установленном Классификацией расходов по смете Министерства обороны <*>.

<*> Приказ Министра обороны 1990 г. № 200.

Оставшиеся после восстановления на смету Министерства обороны суммы денежных средств распределяются: 20 процентов перечисляются довольствующему финансовому органу для зачисления в Централизованный фонд Министерства обороны Российской Федерации на вид № 203 внебюджетных средств; 80 процентов расходуются центральными архивами в соответствии с их годовыми сметами доходов и расходов, согласованными с довольствующими финансовыми органами.

264. Документы, хранящиеся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, предоставляются для использования, кроме тех, использование которых может нанести ущерб интересам Российской Федерации или отдельных граждан.

265. Характер и объем использования документов устанавливаются должностными лицами, которым предоставлено право допуска к документам, и определяются в зависимости от цели и темы работы.

Б. Допуск к архивным документам

266. Допуск исследователей к архивной военной документации разрешают:

а) к документам, хранящимся в ЦАМО: главных штабов и управлений видов Вооруженных Сил Российской Федерации, штаба Тыла Вооруженных Сил Российской Федерации, группы войск, штабов и управлений родов войск, штабов и управлений округов, главных и центральных управлений Министерства обороны Российской Федерации — начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации; к секретным документам штабов и управлений фронтов и ниже — начальник ИАиВМЦ; к несекретным документам штабов и управлений фронтов и ниже — начальник ЦАМО;

б) к документам, хранящимся в ЦВМА: к документам штаба и управлений Главного штаба Военно-Морского Флота и к секретным документам штабов и управлений флотов и ниже — заместитель начальника Главного штаба Военно-Морского Флота; к несекретным документам штабов и управлений флотов и ниже — начальник ЦВМА;

в) к документам, хранящимся в архиве Ракетных войск стратегического назначения: к документам штаба и управлений Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения и к секретным документам штабов и управлений армий и ниже — заместитель начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения; к несекретным документам штабов и управлений армий и ниже — начальник архива Ракетных войск стратегического назначения;

г) к документам, хранящимся в архиве военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации: к документам Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации и к секретным документам военно-медицинских частей и учреждений — начальник Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации; к несекретным документам военно-медицинских частей и учреждений — начальник Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации;

д) к документам военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации, хранящимся в ЦАМО, — председатель военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации

е) к документам военных судов, хранящимся в ЦАМО, — начальник Управления военных судов Министерства юстиции Российской Федерации. Допуск к архивным документам, разработанным в 1946 году и последующие годы, осуществляется только с письменного согласия фондообразователя или соответствующего главного штаба вида Вооруженных Сил Российской Федерации (главного, центрального управления Министерства обороны Российской Федерации).

267. Допуск к документам, находящимся на хранении в окружных и флотских архивах, разрешают начальники штабов, в подчинении которых находятся архивы.

268. Допуск исследователей к секретной военной документации за 1918 — 1940 годы, находящейся на хранении в Российском государственном военном архиве и Российском государственном архиве Военно-Морского Флота, находящихся в ведении Росархива, производится в соответствии с соглашением между Государственной архивной службой России и Министерством обороны Российской Федерации о сроках и условиях временного хранения и использования военной архивной документации <*>.

<*> Соглашение между Государственной архивной службой России и Министерством обороны Российской Федерации от 9 ноября 1994 года.

Заявки на допуск к работе с документами в указанных государственных архивах должны представляться в Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в двух экземплярах (форма № 28в).

269. Допуск исследователей к работе с архивными документами производится на основании письменных заявок заинтересованных в их работе воинских частей и учреждений, государственных органов и общественных организаций или личных заявлений граждан <*>.

<*> Допуск исследователей из государств — участников Содружества Независимых Государств к несекретным архивным документам воинских частей и учреждений за 1941 — 1992 годы производится на общих основаниях.

Заявки на допуск исследователей к работе с секретными архивными документами представляются только на лиц, имеющих допуск к секретным документам и работам. Заявки составляются на бланках установленного образца (формы № 28 и 28а) и заверяются гербовой печатью. А заявлении граждан на допуск к работе с несекретными архивными документами должны быть указаны наименование воинской части (учреждения), к документам которой необходимо оформить допуск, тема, хронологические границы и цели исследования, а также другие необходимые данные (форма № 28б).

270. К заявкам на допуск к архивным документам лиц, ведущих научно-исследовательские работы (диссертации, дипломные работы, монографии и т.п.), прилагаются утвержденные и заверенные гербовой печатью краткие планы — проспекты этих работ.

271. Заявка на допуск исследователя к документам, находящимся на хранении в центральных архивах, должна поступать в соответствующие учреждения на рассмотрение за месяц до намеченного срока работы исследователя в архиве.

272. Допуски (разрешения) к работе с документами архива оформляются на бланках с угловым штампом и заверяются гербовой печатью (форма № 29).

273. Исследователь, прибывающий в архив для работы с документами, обязан иметь уведомление о допуске к работе с архивными документами, удостоверение личности (паспорт) и, при необходимости, справку по соответствующей форме о том, что он допущен к работе с секретными документами.

В. Работа исследователей с архивными документами. Ведение записей в рабочих тетрадях

274. Работа исследователей с документами производится только в читальных залах или специально отведенных для этих целей комнатах архива. Для работы с документами, не снятыми с секретного хранения, оборудуются отдельные комнаты. Распорядок работы исследователей в читальных залах окружных и флотских архивов утверждается начальниками штабов, в подчинении которых находятся архивы, а в центральных архивах — начальниками указанных архивов.

275. Исследователи обязаны соблюдать существующие в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации правила работы с документами.

276. Выдача архивных документов производится по письменным заявкам (требованиям), составляемым лично исследователями. Заявки (требования) составляются на основании описей. Описи исследователям выдаются только тех фондов, к документам которых они допущены. В заявки включаются только те архивные дела, в которых содержатся документы согласно допуску. В одну заявку включается не более 15 архивных дел и, как правило, одного фонда.

277. Исследователям для работы выдаются только те архивные документы, которые указаны в допусках. Выдача документов, не указанных в допусках, и ознакомление исследователей с документами и описями фондов, не относящимися к теме и цели их работы, не разрешается. Документы следственных, уголовных <*>, гражданских, персональных и личных дел, содержащие компрометирующие сведения как о лицах, на которых они заведены, так и о третьих лицах, а также тайны личной жизни граждан, исследователям не выдаются до истечения 75 лет с момента их создания.

<*> Доступ к уголовным делам в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям и реабилитированным в установленном законом порядке, в том числе к материалам кассационного, надзорного и реабилитационного производств, а также к материалам личного дела заключенного, если таковые приложены к уголовному делу, осуществляется в соответствии с Регламентом доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации. М., Росархив, 1993.

Предоставление документов, затрагивающих охраняемые законом интересы, честь и достоинство лица, на которое заведено дело, возможно при наличии согласия его, а после его смерти — его прямых наследников. Доступ к другим официальным документам следственных, уголовных, гражданских, персональных и личных дел не ограничивается.

278. Архивные дела, в которых имеются одновременно сведения или описания событий за военный и послевоенный периоды (исторические формуляры, книги учета личного состава и т.п.), исследователям, имеющим допуск к документам только военного периода, не выдаются. Указанные дела могут быть выданы заведующему читальным залом, который знакомит исследователя с содержанием только указанных в допуске сведений или документов.

279. Одновременно у исследователя может находиться в пользовании не более 15 архивных дел (позитивов микрофильмов) и по времени — не свыше одного месяца. Отсрочка в предоставлении исследователя архивных документов и научно-справочного аппарата допускается в случаях работ по реставрации и микрофильмированию, использования их в выставочных экспозициях, передачи дел во временное пользование воинским частям (учреждениям). При выполнении сотрудниками архивы срочных заданий документы, находящиеся у исследователей, изымаются и возвращаются в соответствующие архивохранилища.

280. Архивные дела по учету личного состава (приказы по личному составу, книги учета личного состава и др.) выдаются исследователям на срок до 3 дней.

281. Архивные дела (оригиналы документов), на которые имеются позитивы микрофильмов, исследователям, как правило, не выдаются. Вместо оригиналов документов для ознакомления выдаются позитивы микрофильмов.

282. Архивные дела, выдаваемые исследователям, должны быть проверены полистно и полностью оформлены (документы подшиты, листы пронумерованы, заверительные надписи и внутренние описи на них заверены, на обложках дел разборчиво написаны номера фонда, описи и дела или инвентарный номер). Особое внимание при подготовке дел обращается на наличие и физическое состояние имеющихся в делах фотографий, схем и другого иллюстративного материала. Выдача в читальный зал непроверенных, неоформленных и находящихся в ветхом состоянии архивных дел запрещается. Состояние позитивов микрофильмов перед выдачей в читальный зал проверяется на аппарате для чтения микрофильмов.

283. В каждом выдаваемом архивном деле (позитиве микрофильма) должны быть лист использования дела (форма № 30) и карточка выдачи (форма № 31).

284. Архивные дела, подлежащие выдаче в читальный зал для обеспечения работы исследователей, вносятся в книгу учета архивных дел (позитивов микрофильмов), выданных во временное пользование внутри архива (форма № 32), и вместе с заявками (требованиями) доставляются в читальный зал.

285. Архивные дела выдаются исследователям и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи. Исследователи, получая архивные дела, должны проверить их состояние в присутствии лица, выдающего дела, и расписаться за их получение в карточке выдачи.

286. Полученные архивные дела, а также справочные пособия, рабочие тетради и металлические печати, выдаваемые исследователям, учитываются ими в описи архивных дел (форма № 33).

287. Исследователи несут ответственность за состояние, сохранность и использование полученных ими документов. Об обнаруженных дефектах они обязаны поставить в известность заведующего читальным залом (начальника архива). Если в архивных делах, принимаемых от исследователей, будет обнаружена недостача или повреждение документов, то об этом сотрудниками читального зала (архива) составляется акт. После рассмотрения и утверждения один экземпляр акта помещается в дело фонда, а другой — докладывается по команде для принятия соответствующих мер. Недостача или повреждение документов оговариваются в заверительных надписях дел со ссылкой на акт. Исследователи, допустившие порчу или хищение документов, а также грубо нарушившие правила работы с документами, лишаются права работы в архиве, о чем начальником архива письменно докладывается начальнику, разрешившему допуск. Одновременно начальник архива сообщает воинской части (учреждению), по ходатайству которой был выдан допуск, о лишении исследователя права работать с архивными документами.

288. В целях сбережения документов в процессе использования и исключения разглашения государственной тайны всем работающим с документами запрещается:

а) исправлять и подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и т.п., делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;

б) снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через копировальную бумагу, а также использовать для копирования прозрачный материал (кальку);

в) производить записи в неучтенных рабочих тетрадях, блокнотах и на отдельных листах бумаги;

г) держать документы под воздействием прямых солнечных лучей;

д) вносить в читальный зал продукты питания, а также портфели, папки, свертки, фотоаппараты, газеты, журналы, книги;

е) выносить за пределы читального зала архивные документы, справочную литературу и рабочие тетради;

ж) оставлять дела на столах при выходе их читального зала;

з) передавать документы или сообщать сведения из них другим лицам.

289. Для хранения секретных архивных документов и секретных рабочих тетрадей за каждым исследователем на время работы его в читальном зале закрепляется сейф (металлический шкаф). Обращение с секретными документами производится в соответствии с требованиями приказов министра обороны Российской Федерации по работе с этими документами. Для хранения несекретных архивных документов и несекретных рабочих тетрадей исследователям выдаются специальные коробки или чемоданы.

290. Выписки из архивных документов и справочной литературы исследователями производятся только в оформленных и учтенных в архиве рабочих тетрадях. Одновременно у исследователя может находиться не более трех рабочих тетрадей. О характере использования документов архивного дела (позитива микрофильма) исследователи производят соответствующие записи в листе использования дела. Правильность заполнения этого листа проверяют лица, принимающие дела от исследователей.

291. Записи в рабочие тетради должны производиться исследователями с соблюдением следующих требований:

а) записи делаются чернилами, текст должен быть написан только на русском языке, разборчивым почерком и на одной стороне листа;

б) после каждой выписки из документов должна быть сделана ссылка на источники: номера фонда, описи, дела и листа или выходные данные и страницы официальных изданий. При записи в рабочие тетради сведений из микрофильмов ссылки делаются на поисковые данные оригиналов документов и на те архивы, в которых хранятся эти оригиналы;

в) запрещается выписывать в несекретные рабочие тетради сведения их архивных документов и справочной литературы, имеющих грифы секретности, вычерчивать с секретных топографических карт планы и схемы в масштабе с обозначением на них координатной сетки;

г) не разрешается выписывать в рабочие тетради полное содержание документов (копировать документы), если на то нет разрешения в допуске, а также выписывать в рабочие тетради сведения и данные, не относящиеся к теме исследования.

292. Записи в рабочих тетрадях, сделанные исследователями, проверяются сотрудниками архивов. После проверки рабочие тетради, схемы и другие материалы с выписками из архивных документов и справочной литературы высылаются в адрес, указанный в допуске. Рабочие тетради и схемы, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки. Рабочие тетради с выписками, сделанными с нарушением требований настоящего Наставления, в адрес исследователей не высылаются, а уничтожаются в установленном порядке в архиве. Рабочие тетради и схемы с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей (учреждений) и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство. Невостребованные рабочие тетради хранятся в читальном зале (архиве) один год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

293. Воинские части (учреждения), государственные органы, издательства и отдельные лица, опубликовавшие работы, основанные на документах архивов Вооруженных Сил Российской Федерации, предоставляют (направляют) один экземпляр этих работ в те архивы, документы которых ими были использованы при написании работ.

Г. Изготовление копий с архивных документов, их публикация и экспонирование

294. Копирование архивных документов осуществляется на основании письменных заказов исследователей и с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам, в соответствии со ст. ст. 266 — 267 настоящего Наставления. Объем одного заказа определяется архивом исходя из технических возможностей копировальной техники и других объективных причин.

295. Разрешается копирование в размерах, не превышающих 5 процентов фонда, документы которого предоставлены исследователю. Копирование целостных фондов или коллекций документов архива допускается в исключительных случаях с разрешения начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации.

296. Изготовление копий в порядке оказания платных услуг производится после предварительной оплаты стоимости выполняемых работ.

297. С документов плохой физической сохранности разрешается делать машинописные или фото- и микрокопии с материалов фонда пользования, но не с самих подлинников.

298. Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.

299. Изготовление графических копий чертежных и иллюстративных материалов (при наличии разрешения в допуске) производится непосредственно исследователями. В случае необходимости исследователи приглашают для выполнения этой работы специалистов — исполнителей (чертежников, копировщиков, художников). Допуск специалистов — исполнителей оформляется в установленном порядке. Ответственность за точность графических копий, изготовленных таким способом, архивы не несут.

300. При изготовлении копий техническим средствами архива, их аутентичность подлинным документам удостоверяется архивом. Архивные копии заверяются подписью начальника архива (архивохранилища) и гербовой печатью архива. На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и гербовая печать — на обороте последнего листа документа.

301. Копии документов, изготовленные по заказам исследователей, проверяются сотрудниками архива. После проверки копии документов высылаются в адрес, указанный в допуске. Копии документов, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки. Копии документов с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей (учреждений) и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.

302. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации, производятся с разрешения лиц, имеющих право допуска к архивным документам, в соответствии со ст. ст. 266 — 267 настоящего Наставления.

Д. Использование архивных документов в целях справочной работы

303. Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации исполняют запросы воинских частей (учреждений), государственных органов и общественных организаций <*>, а также письма и заявления граждан и выдают им архивные справки, архивные копии, архивные выписки.

<*> Правила составления и адресования запросов устанавливаются Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации.

Архивные справки по заявлениям отдельных граждан могут быть выданы только по вопросам социально-правового характера, касающимся их личных прав и законных интересов (о прохождении военной службы, пребывании в действующей армии, награждениях и т.п.). Архивом военно-медицинских документов, кроме того, выдаются справки о ранении, заболевании и лечении в военно-медицинских учреждениях за периоды советско-финляндской войны 1939 — 1940 годов, Великой Отечественной войны 1941 — 1945 годов, участия в боевых действиях в послевоенный период. Архивные справки могут выдаваться гражданам как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Копии наградных листов и истории болезней в адрес отдельных граждан архивами не высылаются.

304. Заявления и запросы о судимости, мере наказания и лишения воинских званий по приговорам военных судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских званиях и реабилитации, о высылке копий приговоров и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в архивах в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах.

305. Поступившие в архивы запросы воинских частей и учреждений, государственных органов и общественных организаций, письма и заявления граждан учитываются в журналах регистрации и учета исполнения запросов (писем), рассматриваются должностными лицами и направляются на исполнение. Для контроля за ходом исполнения писем и заявлений граждан и нахождения копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) в архивах ведется картотека.

306. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Воинским частям (учреждениям) и государственным органам архивные справки могут быть выданы и по официально не оформленным и не заверенным документам (неподписанный список, проект приказа, незаверенная автобиография и т.п.), о чем указывается в выдаваемом документе.

307. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архива с обозначением названия документа: «Архивная справка». В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется архивная справка. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметов запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки («так в документе»). Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них. После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

308. Архивные копии изготовляются архивами путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки — путем воспроизведения части текста документа. При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв и слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что копия или выписка воспроизведена с полным соблюдением текста оригинала. О снятии копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов. Архивные копии и выписки из документов высылаются при сопроводительных письмах.

309. Исполненные архивные справки сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются: в окружных и флотских архивах — начальниками архивов; в центральных архивах, архиве Ракетных войск стратегического назначения и архиве военно-медицинских документов — начальниками отделов (архивохранилищ) и отделений.

310. Архивные справки при высылке их отдельным гражданам, а также в адрес органов социального обеспечения заверяются гербовой печатью архива. Архивные справки по вопросам социально-правового характера, не содержащие государственной тайны, а также личные документы (свидетельства о рождении, браке, об образовании, дипломы, трудовые книжки и др.) могут выдаваться архивами на руки заявителям с разрешения должностных лиц, указанных в ст. 309 настоящего Наставления. Копии архивных справок (без штампа и печати архива) остаются в архиве и заверяются исполнителями. Архивные справки в адрес «до востребования» архивами не высылаются.

311. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи «Архивная справка». В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой. Если запрос или заявление содержат не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные данные.

312. При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (учреждения) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.

313. Предметно-тематические запросы, связанные с поиском и изучением большого количества архивных документов, архивами не исполняются. Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные воинские части и учреждения, государственные органы и общественные организации направляют в архивы своих представителей. Допуск этих лиц к архивным документам осуществляется в порядке, изложенном в ст. ст. 266 — 267 настоящего Наставления.

ГЛАВА X

КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ И РАБОТОЙ АРХИВОВ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

314. Штабы и управления всех степеней обязаны систематически проверять состояние и работу подчиненных архивов, а также порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях (учреждениях). ИАиВМЦ совместно с ЦАМО и ЦВМА проверяют состояние и работу окружных и флотских архивов не реже одного раза в 5 лет.

315. Проверка архивов может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивами, или по отдельным видам их работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка. В необходимых случаях по итогам может издаваться приказ.

316. Представители Росархива допускаются к проверке состояния и обеспечения сохранности и использования документов в центральных архивах по согласованию с Генеральным штабом Вооруженных Сил Российской Федерации и при наличии специальных удостоверений.

317. Начальники центральных архивов один раз в 3 года к 30 декабря отчетного года представляют в Росархив паспорта архивов (форма № 4), предварительно согласованные с начальником ИАиВМЦ, а начальники округов и группы войск в соответствии с Табелем срочных донесений ежегодно представляют в ЦАМО доклады о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год. Начальники архивов флотов и флотилий аналогичные доклады представляют в ЦВМА. Доклады составляются в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов:

а) состояние архива (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и кубатура архивохранилищ, общая емкость архивохранилищ и наличие свободных площадей для приема архивных дел);

б) движение дел за год (наличие архивных дел на 1 января отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от войск, передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения. Наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временных сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в центральные архивы, крайние даты дел, количество фондов);

в) состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных писем и запросов, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата);

г) какая проведена работа по проверке хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях (учреждениях);

д) устранение недочетов, отмеченных в актах проверки архива;

е) штат и укомплектованность архива личным составом;

ж) предложения по улучшению работы архива.

318. Начальники ЦАМО и ЦВМА (последний через Главный штаб Военно-Морского Флота) ежегодно к 1 февраля представляют в ИАиВМЦ доклады о работе и состоянии центральных, окружных и флотских архивов. Аналогичные доклады представляют в ИАиВМЦ начальник архива Ракетных войск стратегического назначения (через Главный штаб Ракетных войск стратегического назначения) и начальник архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации (через Главное военно — медицинское управление Министерства обороны Российской Федерации).

319. Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на хранении в архивах Министерства обороны Российской Федерации, по истечении 75-летнего срока хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы <*>.

<*> В необходимых случаях сроки хранения документов в архивах Министерства обороны Российской Федерации могут быть продлены Росархивом по согласованию с Министерством обороны Российской Федерации.

Передача документов в государственные архивы производится по акту (форма № 38). Акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву — приемщику, а второй — остается у архива — сдатчика. Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Росархивом.

ГЛАВА XI

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОВ

А. Общие положения

320. Работа архивов Вооруженных Сил Российской Федерации организуется в соответствии с положениями об архивах. Положения о центральных архивах вводятся в действие приказами министра обороны Российской Федерации. Положение об архиве Ракетных войск стратегического назначения утверждается начальником Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения. Положения об окружных и флотских архивах утверждаются начальниками штабов, в подчинении которых находятся эти архивы.

321. Положения о структурных подразделениях центральных архивов (отделах, архивохранилищах, отделениях) разрабатываются на основании положений о центральных архивах и утверждаются начальниками архивов.

322. На имеющиеся в архивах должности согласно штатным расписаниям (за исключением должности начальника архива) составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников архивов. Должностные инструкции утверждаются: в центральных архивах — начальниками этих архивов; в архиве Ракетных войск стратегического назначения — заместителем начальника Главного штаба Ракетных войск стратегического назначения; в окружных и флотских архивах — начальниками штабов, в подчинении которых находятся эти архивы.

Б. Методическая работа

323. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы.

324. Основными формами методической работы являются: составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий; обсуждение и решение методических вопросов на методической и экспертно-проверочной (экспертной) комиссиях; изучение и обобщение передового опыта; методическая помощь сотрудникам архива; методическая помощь лицам, ответственным за ведение делопроизводства в воинских частях и учреждениях, по вопросам формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в архивы.

325. Методические пособия по направлениям и видам работ архивов Вооруженных Сил Российской Федерации создаются на основе нормативно-методических документов Росархива и научных разработок Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. При подготовке методических пособий учитывается и обобщается имеющийся опыт работы.

326. В методических пособиях конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов. В пособии определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.

327. Наставление по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации и перечни документов со сроками их хранения согласовываются с Росархивом и вводятся в действие приказами министра обороны Российской Федерации. Методические пособия, разработанные архивами для внутреннего пользования, вводятся в действие приказами начальников архивов.

328. Для рассмотрения и решения вопросов методического обеспечения работ в центральных архивах создаются методические комиссии. Состав комиссий и положения о них утверждаются начальниками архивов.

В. Планирование работы

329. В архивах Вооруженных Сил Российской Федерации составляются: годовые планы работы центральных архивов, архива Ракетных войск стратегического назначения и архива военно-медицинских документов Военно-медицинского музея Министерства обороны Российской Федерации; годовые и месячные планы работы окружных и флотских архивов; годовые и месячные планы работы подразделений архивов (отделов, архивохранилищ, отделений, лабораторий).

330. Годовое планирование работы архивов производится на основе определения главных задач работы архивов на планируемый год. Планы разрабатываются в соответствии с приказами министра обороны Российской Федерации, директивами начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

331. Годовой план работы архива составляется с указанием конкретных видов работ (форма № 43). По каждому виду работы определяется его объем. В случае если объем работ показать невозможно, их трудоемкость выражается только затратой времени. Для определения бюджета времени, который необходимо затратить на выполнение видов работ в предусмотренном планом объеме, следует использовать Нормы времени и нормы выработки на виды работ, проводимые в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации <*>.

<*> Утверждены начальником ИАиВМЦ.

К плану прилагается расчет рабочего времени личного состава архива, в котором указываются количество сотрудников в архиве по штату и общий бюджет рабочего времени. Годовые и месячные планы работы составляются по единым формам и показателям. План работы архива утверждается начальником, которому непосредственно подчинен архив.

Г. Работа с кадрами

332. Подбор кадров, расстановка и использование сотрудников архивов осуществляются в соответствии с задачами архивов, их организационно-штатной структурой и квалификационными характеристиками должностей.

333. В целях повышения уровня знаний и совершенствования профессиональных навыков сотрудников архива проводятся мероприятия по повышению их квалификации. Формы повышения квалификации (курсы переподготовки, совещания, лекции, семинары и другие мероприятия) определяются годовыми планами работы архивов.

334. Для вновь принятых в архив сотрудников обязателен инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защите.

Д. Учет труда и отчетность

335. Учет труда в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации ведется в табеле учета рабочего времени сотрудников архива и в листах учета ежедневной работы. Табельный учет является основой для контроля за использованием рабочего времени и начисления заработной платы. Лист учета ежедневной работы является учетным и отчетным документом сотрудника, по которому определяются ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки и времени, процент выполнения плана и производительность труда.

336. Отчетность, так же как и планирование, является одной из функций управления, от постановки и правильного ведения которой зависит организация работы архивов, ее эффективность.

337. По итогам работы архивами, а также их подразделениями (отделами, архивохранилищами, отделениями и лабораториями) составляются отчеты о выполнении годового плана работы. Сведения о выполнении годового плана включаются в ежегодный доклад о проделанной работе за истекший год.

Начальник Историко-архивного и военно-мемориального центра Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, полковник Ю.СЕМИН

Приложение к Наставлению по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденному Приказом Министра обороны Российской Федерации от 4 июля 1996 г. № 270

ОБРАЗЦЫ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В АРХИВАХ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Форма № 1 к статьям 41, 44, 45 Наставления

ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБЛОЖКИ (ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА) СЕКРЕТНОГО ДЕЛА

                                             Хранить постоянно
                                                         Ст. 4
                                                     Инв. N 15
                                      ________________________
                                            (гриф секретности)

        МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

           2 гвардейский механизированный полк
         с 14.05.93 2 гвардейский мотострелковый
               полк (войсковая часть 00000)
       ____________________________________________
        (наименование воинской части, учреждения)

                         ДЕЛО N 5
        ПРИКАЗЫ КОМАНДИРА ПОЛКА ПО СТРОЕВОЙ ЧАСТИ
                        N 1 - 100
       ____________________________________________
                   (наименование дела)

Кроме того, внутренняя опись на 3 листах и 8 приложений к делу

на 24 листах. Верно: _______________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)

Форма № 2 к статьям 41, 44, 45 Наставления

Образец заполнения обложки (титульного листа) несекретного дела

                                  Хранить 25 лет, до 2019 года
                                                      Ст. 1721

        МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                  Военный госпиталь N 12

        (наименование воинской части, учреждения)

                         ДЕЛО N 7
                   ТОМ I (ДЕВЯТЬ ТОМОВ)
              ИСТОРИИ БОЛЕЗНЕЙ НА БУКВЫ А, Б
       ____________________________________________
                   (наименование дела)

Кроме того, внутренняя опись на 4 листах и приложения к делу в

2 пакетах на 10 листах. Верно: _______________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)

Форма № 3 к статьям 44, 45, 48, 52 Наставления

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ИСТОРИЙ БОЛЕЗНЕЙ, ПОДШИТЫХ В ДЕЛО N ______ ЗА 19___ ГОД

Всего в опись внесено 42 (сорок две) истории на 387 листах.

   (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
           ответственного за делопроизводство)

М.П. «» _____________ 19 г.

Форма № 4 к статьям 156, 317 Наставления

Кому представляется ___________________________________
                     (наименование и адрес получателя)

Кем представляется _____________________________________
                           (наименование и адрес

              отчитывающегося архива)

ПАСПОРТ

(полное название архива и его подчиненность на 1 декабря 19__ г.)

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

2. СВЕДЕНИЯ О ДОКУМЕНТАХ

   3. Кадры        4. Условия хранения документов (нужное
                   подчеркнуть)

                   Сигнализация: пожарная: есть, нет;
                   охранная: есть, нет.
                   Читальный зал: есть, нет.
                   Температурно-влажностный режим:
                   соблюдается, не соблюдается.
     Начальник архива ________________________________________
                        (воинское звание, подпись, фамилия)
                                 "___" _____________ 19____ г.

Форма № 5 к статьям 49, 147 Наставления

АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА N ____________________________ НА ЛИЧНОЕ (ПЕНСИОННОЕ) ДЕЛО

(ненужное зачеркнуть)

Оборотная сторона карточки (форма № 5)

ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА

ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ

1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали — 14 см, по вертикали — 10 см).

2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.

3. Номер карточке присваивается в центральных архивах и является номером личного (пенсионного) дела.

4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в центральных архивах.

5. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.

Форма № 6 к статьям 53, 147 Наставления

АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА НА ЛИЦО, ПРОХОДЯЩЕЕ ПО УГОЛОВНОМУ (ГРАЖДАНСКОМУ) ДЕЛУ, НАБЛЮДАТЕЛЬНОМУ, НАДЗОРНОМУ И КАССАЦИОННОМУ ПРОИЗВОДСТВАМ

Оборотная сторона карточки (форма № 6)

ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА

ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ

1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали — 14 см, по вертикали — 10 см).

2. Карточки заполняются чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке. При подготовке дел для сдачи в архив заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5 и графа «Количество листов в деле». Остальные графы заполняются в центральных архивах.

3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по делу, в одном экземпляре.

4. До сдачи в центральные архивы карточки хранятся в делах под верхней обложкой.

Форма № 7 к статьям 57, 64, 68, 156 Наставления

(гриф секретности) «Разрешаю сдать в архив дела по данной описи»

(начальник штаба воинской

части, учреждения)

(воинское звание, подпись, фамилия) М.П. «» _____________ 19_ г.

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N _______ СЕКРЕТНЫХ ДЕЛ 1 ГВАРДЕЙСКОГО МОТОСТРЕЛКОВОГО ПОЛКА (ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ 00000)

(ГРИФ СЕКРЕТНОСТИ, ДЕЙСТВИТЕЛЬНОЕ И УСЛОВНОЕ НАИМЕНОВАНИЯ

ВОИНСКОЙ ЧАСТИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) ЗА 1993 — 1994 ГГ.

Всего в опись внесено 4 (четыре) секретных дела.

   (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
           ответственного за делопроизводство)
                                 "___" _____________ 19____ г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ

1. Почетные наименования воинской части (учреждения) пишутся только на описи, в которую вносится выписка из исторического формуляра (журнала) или историческая справка.

2. При внесении в опись дел с приказами и директивами указывается, чьи приказы и директивы в них подшиты и по каким вопросам. Например: «Приказы командующего войсками Уральского военного округа по боевой подготовке»; «Приказы командующего войсками Уральского военного округа по личному составу»; «Директивы командующего и начальника штаба Уральского военного округа по оргмероприятиям».

3. При внесении в опись выписки из исторического формуляра (журнала) или исторической справки в описи следует указывать, за какие годы отражено организационное строительство части.

4. Дела с документами, послужившими основанием для издания приказов, при внесении в опись должны иметь ссылку, к каким номерам приказов они относятся. Например: «Материалы к приказам министра обороны Российской Федерации № 01 — 05 о присвоении воинских званий личному составу».

5. На совершенно секретные и секретные дела в графе 2 описи указываются номер дела, а ниже под чертой — номер дела по инвентаризационной книге и степень его секретности. Например:

                      2           3
                    ──────  или ──────.
                     147с        123с

6. В графе 7 описи указывается срок хранения, а под ним — номер статьи действующего перечня.

7. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в графах «Фонд N _______» и «Опись N _______» записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы № 7 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4, 5 и 6 — по 15 мм; графы 2 и 7 — по 20 мм; графа 8 — 30 мм и графа 3 — 60 мм.

Форма № 8 к статьям 156, 159, 163 Наставления

(гриф секретности) «Утверждаю»

(должность

воинское звание,

подпись, фамилия) М.П. «» _____________ 19_ г.

ОПИСЬ N _______ СТРАХОВОГО ФОНДА

Всего в опись внесено ________________________ единиц хранения
                        (цифрами и прописью)

   (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,

           ответственного за делопроизводство)
                                 "___" _____________ 19____ г.

Примечание. Графы бланка формы № 8 должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 4, 5, 7 — по 20 мм, графы 3, 6, 8 — по 30 мм.

Форма № 9 к статьям 57, 65, 68, 156 Наставления

«Разрешаю сдать в архив дела по данной описи»

(начальник штаба воинской

части, учреждения)

(воинское звание, подпись, фамилия) М.П. «» _____________ 19_ г.

ОПИСЬ N _______ НЕСЕКРЕТНЫХ ЛИЧНЫХ (ПЕНСИОННЫХ) ДЕЛ, СДАВАЕМЫХ РЯЗАНСКИМ ОБЛАСТНЫМ ВОЕННЫМ КОМИССАРИАТОМ

(наименование воинской части, учреждения)

Всего в  опись  внесено  2300  (две тысячи триста) несекретных

дел.

   (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
           ответственного за делопроизводство)
                                 "___" _____________ 19____ г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ

1. Фамилии в описях располагаются в алфавитном порядке.

2. Графа 1 заполняется в центральных архивах. В графе 2 проставляются номера, за которыми дела были учтены в воинской части (учреждении).

3. Если опись состоит из 30 листов и более, то каждый экземпляр описи брошюруется или переплетается в твердую обложку.

4. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральные архивы, в графе «Опись N _______» записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы № 9 должны иметь следующие размеры: графа 1 — 40 мм, графа 2 — 20 мм, графа 3 — 85 мм, графа 4 — 15 мм и графа 5 — 30 мм.

Форма № 10 к статьям 57, 66, 68, 156 Наставления

(гриф секретности) «Разрешаю сдать в архив дела по данной описи»

(председатель военного суда)

(воинское звание, подпись, фамилия) М.П. «_» _____________ 19 г.

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N _______ СЕКРЕТНЫХ УГОЛОВНЫХ ДЕЛ ВОЕННОГО СУДА РЯЗАНСКОГО ГАРНИЗОНА

(наименование военного суда) ЗА 1993 — 1995 ГГ.

Всего в  опись  внесено  187  (сто восемьдесят семь) секретных

дел.

   (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
           ответственного за делопроизводство)
                                   "___" _____________ 19__ г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ

1. В опись вносятся уголовные дела только одного военного суда.

2. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в центральный архив, в графах «Фонд N _______» и «Опись N _______» записи и отметки производить не разрешается.

Примечание. Графы бланка формы № 10 должны иметь следующие размеры: графа 1 — 10 мм, графы 2 и 4 — по 15 мм, графа 3 — 95 мм, графа 5 — 25 мм и графа 6 — 30 мм.

Форма № 11 к ст. 89 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО В ДЕЛАХ, ИМЕЮЩИХ ДЕФЕКТЫ

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Всего листов в деле ____________________________________________│
│Дефекты:                                                        │
│а) отсутствуют листы ___________________________________________│
│б) залиты чернилами листы ______________________________________│
│в) порваны листы _______________________________________________│
│г) прочие дефекты (дело поражено плесневым грибком и др.)       │
│________________________________________________________________│
│Проверил: ______________________________________________________│
│             (должность, воинское звание, подпись, фамилия)     │
│Сдал: __________________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│             (должность, воинское звание, подпись, фамилия)     │
│                               "_______" _____________ 19____ г.│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Размер штампа: по горизонтали — 10 см, по вертикали — 8 см.

Форма № 12 к ст. 93 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ДЕЛАХ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

Примечание. Размер штампа: по горизонтали — 9 см, по вертикали — 3,5 см.

Форма № 13 к ст. 93 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ДЕЛАХ, КОТОРЫЕ НЕ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ В ДРУГИЕ АРХИВЫ, А ТАКЖЕ ЦЕНТРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПРИ ПРИЕМЕ ДЕЛ НЕПОСРЕДСТВЕННО ОТ ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ

Примечание. Размер штампа: по горизонтали — 5,5 см, по вертикали — 5,5 см.

Форма № 14 к ст. 94 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ОПИСЯХ, ДЕЛА ПО КОТОРЫМ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Принято ________________________________________________________│
│                     (наименование архива)                      │
│_____________ полистной проверкой ______________________________│
│                                       (количество дел цифрами  │
│________________ дел и описи на них в _____________ экземплярах │
│и прописью)                                                     │
│Принял: начальник архива _______________________________________│
│                                         (подпись, фамилия)     │
│Дела проверил: _________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│                                         (подпись, фамилия)     │
│"_______" _____________ 19____ г.                               │
│__________________________________________________________ дел  │
│             (количество дел цифрами и прописью)                │
│и описи на них в __________ экземплярах.                        │</pre>
│Принял: хранитель фондов _______________________ архивохранилища│
│_____________ отдела ____________ архива _______________________│
<pre class="legal-pre">│                                         (подпись, фамилия)     │
│                               "_______" _____________ 19____ г.│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Размер штампа: по горизонтали — 9 см, по вертикали — 6 см.

Форма № 15 к ст. 94 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО ОКРУЖНЫМИ И ФЛОТСКИМИ АРХИВАМИ НА ОПИСЯХ, ДЕЛА ПО КОТОРЫМ НЕ ПОДЛЕЖАТ ПЕРЕДАЧЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЕ АРХИВЫ

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Принято ______________________________________________ полистной│
│                     (наименование архива)                      │
│проверкой ______________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│                      (количество дел цифрами и прописью)       │
│дел и описи на них в _____________ экземплярах.                 │
│                                                                │</pre>
│Принял: начальник архива _______________________________________│
│                                         (подпись, фамилия)     │
│Дела проверил: _________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│                                         (подпись, фамилия)     │
│"___" _____________ 19__ г.                                     │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Размер штампа: по горизонтали — 9 см, по вертикали — 6 см.

Форма № 16 к ст. 94 Наставления

ОБРАЗЕЦ ШТАМПА, ПРОСТАВЛЯЕМОГО НА ОПИСЯХ ЦЕНТРАЛЬНЫМИ АРХИВАМИ ПРИ ПРИЕМЕ ДЕЛ НЕПОСРЕДСТВЕННО ОТ ВОИНСКИХ ЧАСТЕЙ (УЧРЕЖДЕНИЙ)

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Принято ______________________________________________ полистной│
│                     (наименование архива)                      │
│проверкой ______________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│                      (количество дел цифрами и прописью)       │
│дел и описи на них в _____________ экземплярах.                 │
│                                                                │</pre>
│Принял: хранитель фондов _______________________ архивохранилища│
│__________________ отдела ______________________________________│
<pre class="legal-pre">│                                         (подпись, фамилия)     │
│                                     "___" _____________ 19__ г.│</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Размер штампа: по горизонтали — 9 см, по вертикали — 6 см.

Форма № 17 к ст. 135 Наставления

«Разрешаю уничтожить»

(начальник штаба воинской части,

учреждения)

(воинское звание, подпись, фамилия) «_» _____________ 19 г.

                           АКТ

«_» _____________ 19 г. г. _________________________

Комиссия в составе председателя ____________________________ ,

членов комиссии _________________________________________________, действуя на основании приказа от ______________ N _______________, (приказ о создании комиссии) произвела отбор следующих несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу Министра обороны Российской Федерации от ______________ N _______________ истекли сроки хранения:

Всего внесено в акт и подлежит уничтожению  18  (восемнадцать)

несекретных дел. Записи акта с учетными данными сверены.

    Все дела,  отобранные  для уничтожения,  комиссией просмотрены
полистно и  документов,  представляющих  военное,   экономическое,
научное, социально-культурное  и  практическое значение,  в них не

имеется. Председатель комиссии _________________________________ (воинское звание, подпись, фамилия) Члены комиссии ________________________________________ (воинские звания, подписи, фамилии)

    После утверждения акта перечисленные дела,  приложения к ним и
внутренние описи перед уничтожением сверили с записями  в  акте  и

полностью уничтожили путем _______________________________________ (указывается, переработаны на фабрике

              или уничтожены путем сожжения)

       Председатель комиссии _________________________________
                           (воинское звание, подпись, фамилия)
       Члены комиссии ________________________________________
                           (воинские звания, подписи, фамилии)
                                   "___" _____________ 19__ г.

ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ

1. В графе 2 указываются делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный номер (знаменателем).

2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках — количество листов в них.

3. Графа 7 заполняется только при уничтожении дел, в которых предусмотрено ведение внутренней описи.

4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности (по годам) и в порядке возрастающих номеров дел.

5. Дела, состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в порядке возрастающих номеров томов. В этом случае в графе 3 акта пишется только наименование первого тома, а вместо наименований остальных томов пишется «То же».

6. Самостоятельные акты составляются: на сов. секретные и секретные дела; на несекретные дела.

Примечание. Графы бланка формы № 17 должны иметь следующие размеры: графа 1 — 10 мм, графы 2, 4, 5, 6, 7, 8 — по 15 мм, графа 3 — 90 мм.

Форма № 18 к ст. 137 Наставления

«Утверждаю»

(должность,

воинское звание, подпись, фамилия) «_» _____________ 19 г.

                      АКТ N _______

«_» _____________ 19 г. г. ___________________

Экспертная комиссия в составе председателя комиссии __________

_________, членов комиссии _____________________________________, действуя на основании приказа от ______________ N _______________, (приказ о создании экспертной комиссии) произвела отбор несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу министра обороны Российской Федерации от _________________ N _______________ истекли сроки хранения.

   ___________________________________________________
               (наименование и номер фонда)

Всего внесено в акт  145  (сто сорок пять) несекретных дел.
Записи акта с учетными данными сверены.

    Все дела,  отобранные  для уничтожения,  комиссией просмотрены
полистно и  документов,  представляющих  военное,   экономическое,
научное, социально-культурное  и  практическое значение,  в них не

имеется. Председатель экспертной комиссии _____________________________ (воинское звание,

                    подпись, фамилия)
Члены комиссии: ______________________________________________
                           (воинские звания, подписи, фамилии)
                                   "___" _____________ 19__ г.

    После утверждения акта перечисленные дела,  приложения к ним и
внутренние описи перед уничтожением сверили с записями  в  акте  и

полностью уничтожили путем _______________________________________ (указывается, переработаны на фабрике

              или уничтожены путем сожжения)

      Председатель экспертной комиссии _______________________
                                    (воинское звание, подпись,
                                                      фамилия)
      Члены комиссии: ________________________________________
                           (воинские звания, подписи, фамилии)
                                   "___" _____________ 19__ г.

Примечание. Графы бланка формы № 18 должны иметь следующие размеры: графа 1 — 10 мм, графа 2 — 95 мм, графы 3, 6, 7 — по 15 мм и графы 4, 5 — по 20 мм.

Форма № 19 к ст. 137 Наставления

«Утверждаю»

(должность,

воинское звание, подпись, фамилия) «_» _____________ 19 г.

                      АКТ N _______

«_» _____________ 19 г. г. ___________________

Экспертная комиссия в составе председателя комиссии __________

_________, членов комиссии _____________________________________, действуя на основании приказа от ______________ N _______________, (приказ о создании экспертной комиссии) произвела отбор несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу министра обороны Российской Федерации от _________________ N _______________ истекли сроки хранения.

                    ВОЕННЫЕ ГОСПИТАЛИ

Всего внесено в акт 297 (двести  девяносто  семь)  несекретных

дел согласно прилагаемым описям на 38 листах. Записи акта с учетными данными сверены.

    Все дела,  отобранные  для уничтожения,  комиссией просмотрены
полистно и  документов,  представляющих  военное,   экономическое,
научное, социально-культурное  и  практическое значение,  в них не

имеется. Председатель экспертной комиссии _______________________ (воинское звание, ________________________________________________________ подпись, фамилия) Члены комиссии: ________________________________________ (воинские звания, подписи, фамилии) «_» _____________ 19 г.

    После утверждения акта перечисленные дела,  приложения к ним и
внутренние описи перед уничтожением сверили с записями  в  акте  и

уничтожили путем _________________________________________________ (указывается, переработаны на фабрике

              или уничтожены путем сожжения)

      Председатель экспертной комиссии _______________________
                                          (воинское звание,
      ________________________________________________________
                    подпись, фамилия)
      Члены комиссии: ________________________________________
                        (воинские звания, подписи, фамилии)
                                   "___" _____________ 19__ г.

Примечание. Графы бланка формы № 19 должны иметь следующие размеры: графа 1 — 10 мм, графа 2 — 95 мм, графы 3, 6, 7 — по 15 мм, графы 4, 5 — по 20 мм.

Форма № 20 к ст. 138 Наставления

«Утверждаю»

(должность,

воинское звание, подпись, фамилия) «_» _____________ 19 г.

                      АКТ N _______

«_» _____________ 19 г. г. ___________________

Экспертная комиссия в составе председателя комиссии __________

_________, членов комиссии _____________________________________, действуя на основании приказа от ______________ N _______________, (приказ о создании экспертной комиссии) произвела отбор несекретных дел, имеющих неисправимые повреждения.

Всего внесено в акт 10 (десять) несекретных дел.
Записи акта с учетными данными сверены.
Перечисленные в акте документы подлежат списанию ввиду _______

     Председатель экспертной комиссии ________________________
                                      (воинское звание,
     _________________________________________________________
                      подпись, фамилия)

     Члены комиссии: _________________________________________
                     (воинские звания,  подписи, фамилии)
     _________________________________________________________

                                 "___"________________ 19__ г.

После утверждения  акта  перечисленные дела перед уничтожением

сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ___________ (указывается,

  переработаны на фабрике или уничтожены путем сожжения)

      Председатель экспертной комиссии _______________________
                                      (воинское звание,
       _______________________________________________________
                      подпись, фамилия)

     Члены комиссии: _________________________________________
                     (воинские звания,  подписи, фамилии)
     _________________________________________________________

                                 "___"________________ 19__ г.

Примечание. Графы бланка формы № 20 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4 — по 10 мм, графа 2 — 40 мм, графы 3, 6 — по 20 мм, графа 5 — 45 мм, графа 7 — 15 мм и графа 8 — 30 мм.

Форма № 21 к статьям 147, 156, 158 Наставления

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ

(наименование архива, архивохранилища)

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ

1. Книга заполняется чернилами четким и разборчивым почерком без помарок.

2. В окружных и флотских архивах запись производится по окончании приема дел от воинской части (учреждения). В графы «Выбыло» вносится каждое выбытие дел отдельно с указанием причины выбытия: уничтожено по акту, передано в ЦАМО и т.д.

3. В центральных архивах основанием для записей служат: в графы «Поступило» — накладная на принятие дела от сдатчиков или других архивохранилищ, в графы «Выбыло» — акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.

4. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года.

                                                    Форма N 22
                                         к ст. 148 Наставления
                                                      Секретно

                                               (по заполнении)

КНИГА УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ АРХИВНЫЕ ДЕЛА

(наименование архива, архивохранилища)

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

ПОЯСНЕНИЯ К ФОРМЕ

1. Книга ведется: в окружных и флотских архивах — за архив в целом; в центральных архивах — за архив и в каждом архивохранилище.

2. Акт записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии.

3. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год, и нарастающим итогом — за все годы.

Форма № 23 к статьям 156, 160 Наставления

СЕКРЕТНО (по заполнении)

СПИСОК ФОНДОВ

Итого на 1 января _______ года в список фондов включено ______

__________________________________________________________ фондов. (цифрами и прописью)

           ___________________________________________________
           (Должность, воинское звание, подпись, фамилия лица,
                 составившего годовую итоговую запись)

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ СПИСКА ФОНДОВ

1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом, а в центральных архивах, кроме того, — и за каждое архивохранилище.

2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.

3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений) наименование воинской части, учреждения (фондообразователя) и крайние даты их существования. Если воинская часть (учреждение) в процессе своей деятельности переименовывалась или преобразовывалась, а документы ее составляют один фонд, то такая воинская часть (учреждение) вносится в список всего один раз соответственно ее переименованию или преобразованию по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования, с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107 мотострелковая дивизия последовательно подвергалась преобразованию и переформированию во 2 гвардейскую мотострелковую, 49 гвардейскую стрелковую, 33 гвардейскую механизированную и 33 гвардейскую мотострелковую дивизии. Документы этих дивизий в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер.

4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд.

Форма № 24 к статьям 156, 162 Наставления

Секретно (по заполнении)

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ

(наименование архива)

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ

1. В книге учета регистрируются описи сов. секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.

2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.

3. В окружных и флотских архивах в графе 9 указывается место хранения описей.

Форма № 25 к статьям 156, 161, 162 Наставления

(гриф секретности)

                 ЛИСТ ФОНДА N __________

   Дата первого поступления фонда в архив ____________
        Категория фонда _________________________

Дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному органу ____
 Местонахождение фонда _________________________________
                            (наименование архива)

Форма № 26 к ст. 162 Наставления

По книге учета ф. № 21 проведено за N ______

(подпись и фамилия) «»______ 19__ г.

НАКЛАДНАЯ N _______ НА ПЕРЕДАЧУ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ В ____ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ___________ ОТДЕЛА

(наименование архива, воинской части, учреждения, сдающих дела)

«_» _____________ 19 г.

Всего ____________________________________________ дел и описи
                   (цифрами и прописью)

на них в ______________________ экземплярах.

               Начальник отдела комплектования и использования
               _______________________________________________
                    (воинское звание, подпись, фамилия)
    Приняли: начальник __________ архивохранилища _____ отдела
               _______________________________________________
                                 (подпись, фамилия)
             хранитель фондов ________________________________
                                 (подпись, фамилия)

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ НАКЛАДНЫХ

1. В центральных архивах накладная является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них.

2. Накладные на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе комплектования и использования в двух экземплярах, учитываются в книге регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в этой книге.

3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и хранитель фондов расписываются в накладных о приеме дел и описей. Второй экземпляр накладной оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр накладной и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел комплектования и использования.

4. На основании накладных принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия дел, о чем делается отметка в левом верхнем углу накладной.

5. Накладные на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с документами на поступившие и выбывшие дела.

Форма № 27 к ст. 164 Наставления

КНИГА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫСЛАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ

1. Книга ведется в окружных и флотских архивах за архив в целом, в центральных архивах — в каждом архивохранилище.

2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме графы 7.

3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не заполняются.

4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9 указывается наименование воинской части (учреждения), в адрес которой выслано дело, а в графе 11 — номер сопроводительного письма.

Форма № 28

к ст. 269 Наставления Угловой штамп

НАЧАЛЬНИКУ ГЕНЕРАЛЬНОГО ШТАБА ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации старшего преподавателя Военно-воздушной академии полковника Иванова Ивана Ивановича к документам Управления командующего ВВС Красной Армии за 1941 — 1945 гг. Полковник Иванов И.И. разрабатывает докторскую диссертацию «Подготовка летных кадров в годы Великой Отечественной войны». Тема открытая. Желательный срок работы в архиве: январь — июнь 19__ г. Приложение: план — проспект диссертации на _________ листах.

Начальник академии

(воинское звание, подпись, фамилия) М.П.

Форма № 28а

к ст. 269 Наставления Угловой штамп

НАЧАЛЬНИКУ ИСТОРИКО-АРХИВНОГО И ВОЕННО-МЕМОРИАЛЬНОГО ЦЕНТРА ГЕНЕРАЛЬНОГО ШТАБА ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 103160, г. Москва, К-160

Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации старшего преподавателя Военной академии имени М. В. Фрунзе полковника Петрова Петра Петровича к документам полевых управлений фронтов за 1941 — 1945 гг. Полковник Петров П.П. разрабатывает докторскую диссертацию «Основные направления совершенствования разведки в операциях Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.». Тема закрытая. Желательный срок работы в архиве: январь — июнь 19__ г. Приложение: план — проспект диссертации на _________ листах.

Начальник академии

(воинское звание, подпись, фамилия) М.П.

                                                   Форма N 28б
                                         к ст. 269 Наставления

                                НАЧАЛЬНИКУ ЦЕНТРАЛЬНОГО АРХИВА
                                          МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ
                                          РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                           142100, г. Подольск
                                            Московской области
                        от гражданина Усова Петра Николаевича,
                        проживающего по адресу: ______________
                        ______________________________________
                         паспорт (или удостоверение личности):
                        серия ____________ номер _____________
                        выдан ________________________________
                                      (кем и когда)
                        ______________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вашего распоряжения о допуске меня к архивным документам 10 стрелкового полка за 1941 — 1945 гг. Цель: сбор данных об участии личного состава указанного полка в боевых действиях в годы Великой Отечественной войны. Желательный срок работы в архиве с ___________________________ по _______________________ 19__ г.

                             Личная подпись           (П.Усов)

                                 "___" _______________ 19__ г.

Форма № 28в

к ст. 269 Наставления Угловой штамп

ДИРЕКТОРУ РОССИЙСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ВОЕННОГО АРХИВА

125884, г. Москва, ул. Адмирала Макарова, 29

Прошу Вашего распоряжения о допуске в архив адъюнкта Военной академии имени М.В. Фрунзе майора Сидорова Владимира Владимировича к документам Главного артиллерийского управления Рабоче — Крестьянской Красной Армии за 1935 — 1940 гг. Майор Сидоров В.В. разрабатывает кандидатскую диссертацию «Развитие и усовершенствование артиллерийского вооружения в 1935 — 1940 гг.» Тема закрытая. Желательный срок работы в архиве: июль — ноябрь 19__ г. Приложение: план — проспект диссертации на _________ листах.

Заместитель начальника академии

(воинское звание, подпись, фамилия) М.П.

Примечание. Заявка в 2 экземплярах направляется на рассмотрение в Историко-архивный и военно-мемориальный центр Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации. После рассмотрения заявка направляется адресату, а заявителю высылается сообщение.

Форма № 29 к ст. 272 Наставления

Генеральный штаб
 Вооруженных Сил

Российской Федерации

Историко-архивный

и военно-мемориальный центр

«_» ___________ 19 г.

N __________

г. Москва, К-160

                          ДОПУСК
                       (РАЗРЕШЕНИЕ)
    К РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ, ХРАНЯЩИМИСЯ В ЦЕНТРАЛЬНОМ
     АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Допустить ____________________________________________________
              (должность, воинское звание,

                 фамилия, имя, отчество)

к документам _____________________________________________________ (наименование объединений, соединений, частей

             и учреждений и за какой период)

Цель и тема работы ___________________________________________

По заданию какой организации работает ________________________

Характер использования документов ____________________________

Срок работы в архиве до ________ 19__ г. и с _________ 19__ г.

до 19__ г. Основание:

Начальник центра

(воинское звание, подпись, фамилия) М.П.

Форма № 30 к статьям 227, 283 Наставления

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА

Фонд N ____________ Опись N ____________ Дело N ______________
Наименование дела ____________________________________________
                        за 19__ г.

Форма № 31 к статьям 227, 283 Наставления

                     КАРТОЧКА ВЫДАЧИ

Фонд N ____________ Опись N ____________ Дело N ______________
Наименование дела ____________________________________________
______________________________________________________________
Количество листов ____________________________________________

Форма № 32 к статьям 166, 284 Наставления

КНИГА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫДАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ВНУТРИ АРХИВА

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ

1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.

2. При выдаче позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.

Форма N 33 к ст. 286 Наставления

ОПИСЬ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), НАХОДЯЩИХСЯ У ИССЛЕДОВАТЕЛЯ

(воинское звание, фамилия,

имя, отчество исследователя)

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ОПИСИ

1. При учете архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.

2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.

3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие тетради, официальные издания и печати.

Форма N 34 к ст. 236 Наставления

ЛИСТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ ФОНДА

ЛИСТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ ФОНДА

(наименование и номер фонда)

 Председатель комиссии _______________________________________
                           (воинское звание, подпись, фамилия)
 Члены комиссии: _____________________________________________
                           (воинские звания, подписи, фамилии)

Форма № 35 к статьям 147, 239 Наставления

КНИГА УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ, ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

Форма № 36 к ст. 241 Наставления

КНИГА УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

Форма № 37 к статьям 238, 242 Наставления

                                                     Утверждаю
                            __________________________________
                                       (должность,
                            __________________________________
                            воинское звание, подпись, фамилия)

                              "___" __________________ 19__ г.

                           АКТ
     ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ

Проверка наличия и состояния документов и описей _____________

    (номер фонда, наименование фонда или части фонда)

проводилась с «» _____________ по «» _____________ 19__ г. Проверкой установлено: I. 1. Числится по учету описей ___________________________ шт.

2. Оказалось в наличии описей ____________________________ шт.

3. Недостает описей ______________________________________ шт.
II. 1. Всего числится по описям _________________________ дел.

2. Не оказалось в наличии _______________________________ дел.

3. Не относится к данному фонду _________________________ дел.

4. Не относится к данным описям _________________________ дел.

5. Имеют  литерные  номера,  не  оговоренные в итоговой записи
_________________________________________________________ дел.

6. Пропущено  номеров,   не  оговоренных  в   итоговой  записи
_________________________________________________________ дел.

7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям
_________________________________________________________ дел.

Из них:

а) выданных во временное пользование за пределы архива
_________________________________________________________ дел.

б) требующих дезинфекции и дезинсекции __________________ дел.

в) требующих переплета и реставрации ____________________ дел.

г) с неисправимыми повреждениями ________________________ дел.
III. Имеется не внесенных в описи _______________________ дел.
IV. Всего дел, относящихся к данному фонду ___________________
V. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления

в условиях их хранения ___________________________________________

                  Проверку производили:

      (должности, воинские звания, подписи, фамилии)

Форма № 38 к ст. 319 Наставления

                                                     Утверждаю
                            __________________________________
                               (начальник архива - сдатчика)
                            __________________________________
                           (воинское звание, подпись, фамилия)

                              "___" __________________ 19__ г.

                              М.П.

                                                     Утверждаю
                            __________________________________
                                (директор архива - приемщика)
                            __________________________________
                                      (подпись, фамилия)

                              "___" __________________ 19__ г.

                              М.П.

                     АКТ N _________
       О СДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ

Основание сдачи ______________________________________________

        (наименование и номер передаваемого фонда,

               название архива - сдатчика)

____________________________________________________________ сдал, ___________________________________________________________ принял (название архива — приемщика)

документы названного фонда, страховые копии и справочный аппарат к ним:

Итого принято __________________________________________ дел и
                   (цифрами и прописью)

________________________________________ страховых копий. (цифрами и прописью) В государственном архиве фонда N _______________.

    Передачу произвели:                      Прием произвели:
    ____________________________     ____________________________
    (должность, подпись, фамилия)    (должность, подпись, фамилия)

    "___" _____________ 19__ г.      "___" _____________ 19__ г.

Форма № 39 к ст. 156, 159 Наставления

КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ

(наименование архива, архивохранилища)

                         Начата   "___" ______________ 19__ г.
                         Окончена "___" ______________ 19__ г.
                         На ________________ листах.

Итого поступило в _________ году _____________________________
                                      (цифрами и прописью)

единиц хранения страхового фонда, ________________________________ (цифрами и прописью) единиц хранения фонда пользования; выбыло ________________________ (цифрами и прописью) единиц хранения страхового фонда и ______ ________________________ (цифрами и прописью) единиц хранения фонда пользования.

Форма № 40 к ст. 218 Наставления

                                           Наименование архива
                                          Карточка пофондового
                                    топографического указателя
                               Фонд N ________________________
                               Наименование фонда ____________

                                      Корпус _________________
                                      Этаж ___________________
                                      Архивохранилище ________
                                      Комната ________________

Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 6 — по 30 мм, графа 2 — 40 мм, графы 3, 4, 5 — по 15 мм.

Форма № 41 к ст. 218 Наставления

                                           Наименование архива
                                        Карточка постеллажного
                                    топографического указателя
                                Стеллаж N ____________________

                                      Корпус _________________
                                      Этаж ___________________
                                      Архивохранилище ________
                                      Комната ________________

Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 3 — по 15 мм, графы 4, 6 — по 30 мм, графа 5 — 40 мм.

Форма № 42 к ст. 226 Наставления

                                           Наименование архива
                                  ____________________________
                                    (почтовый индекс, адрес)

                    АКТ N ___________
          О ВЫДАЧЕ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

        (наименование воинской части, учреждения,

               ее почтовый индекс и адрес)

Основание ________________________________________________________ Для какой цели выдаются дела _____________________________________ Выдаются следующие дела из фонда _________________________________ (наименование и номер фонда)

Всего выдается ____________________ дел на срок ____________.
               (цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии,  подшиты, в обложках, с

пронумерованными листами и заверительными надписями.

    Получатель обязуется  не  предоставлять  дел,  полученных   во
временное пользование,  для занятий посторонним лицам, не выдавать
по ним копий,  выписок и справок,  не публиковать  документов  без

разрешения архива.

    Получатель обязуется вернуть дела в архив  в  указанный  срок.
Получатель предупрежден  об  ответственности  по  закону  в случае

утраты или повреждения выдаваемых дел.

          Выдал дела по указанию _____________________________
                             (должность, воинское звание,
          ___________________ начальник архива _______________
          фамилия, инициалы)
          ____________________________________________________
                    (воинское звание, подпись, фамилия)

                                    "___" ____________ 19__ г.

М.П.

                           Принял дела командир воинской части
                                        (начальник учреждения)
                   ___________________________________________
                    (воинское звание, подпись, фамилия)

                                    "___" ____________ 19__ г.

М.П.

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

                         Сдал командир командир воинской части
                                        (начальник учреждения)
                   ___________________________________________
                    (воинское звание, подпись, фамилия)

                                    "___" ____________ 19__ г.

                                       Принял начальник архива
          ____________________________________________________
                    (воинское звание, подпись, фамилия)

                                    "___" ____________ 19__ г.

Форма № 43 к ст. 331 Наставления

                                                     Утверждаю
                           ___________________________________
                                   (должность,
                           ___________________________________
                           (воинское звание, подпись, фамилия)
                                    "___" ____________ 19__ г.

                           ПЛАН
     РАБОТЫ ____________________ НА ____________ ГОД
             (название архива)

                   Начальник архива __________________________
                                       (воинское звание,
                   ___________________________________________
                              подпись, фамилия)
                                 "___" _______________ 19__ г.

Примечание. Графы бланка формы № 43 должны иметь следующие размеры: графа 1 — 10 мм, графа 2 — 90 мм, графы 3, 5, 6 — по 20 мм, графа 4 — 30 мм.