Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Статья 1Приказ Ростехрегулирования от 31.07.2009 № 2680
Документ утратил силу 31.07.2009.
Актуально на 04.11.2026.
Как цитировать: Статья 1. Приказ Ростехрегулирования от 31.07.2009 N 2680. 2680. 31.07.2009. https://bukva.ai/docs/prikaz-2680-2009/statya-1
ПРИКАЗ
от 31 июля 2009 г. № 2680
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
В целях осуществления эффективной организации работы с документами в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (далее — Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством.
2. Возложить ответственность за состояние организации работы с документами и соблюдение требований Инструкции на начальников структурных подразделений Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.
3. Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 6 апреля 2005 г. № 450 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии» считать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии В.Н. Крутикова.
Руководитель
Федерального агентства
Г. И. Элькин
Утверждена
Приказом Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 31 июля 2009 г. № 2680
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства (далее — Инструкция) определяет порядок работы со служебными документами (далее — документами) в Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (далее — Федеральное агентство) в процессе выполнения возложенных на него функций. Инструкция устанавливает общие требования подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения, учета, использования и хранения документов несекретного характера.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, инструкции Аппарата Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, нормативно-правовых актов Министерства промышленности и торговли Российской Федерации (далее — Минпромторг России), Положения о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст. 2575), нормативно-методических документов Росархива, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования», Инструкции по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденной Приказом Минпромторга России от 1 ноября 2008 г. № 254, и с учетом опыта организации документационного обеспечения управления в Федеральном агентстве.
1.3. В Федеральном агентстве документационное обеспечение управления (ДОУ) организуется с использованием автоматизированной системы «Делопроизводство» (далее — система «Делопроизводство»), предназначенной для учета, поиска, контроля исполнения и использования документов.
1.4. Общее методическое руководство и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Федерального агентства, организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами осуществляются Управлением делами.
1.5. В структурных подразделениях Федерального агентства ответственность за организацию делопроизводства, контроля исполнения и за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений. Работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Федерального агентства осуществляется соответствующими работниками в соответствии с должностными регламентами. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.6 Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
1.7. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.8. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Федерального агентства или начальников структурных подразделений. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства Федерального агентства.
1.9. Перед уходом работника в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через службу делопроизводства находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию начальника структурного подразделения.
1.10. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать все находящиеся у него документы работникам, ответственным за документационное обеспечение в структурном подразделении.
1.11. Об утрате документа немедленно докладывается начальнику структурного подразделения и в Управление делами. По распоряжению начальника структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируется руководство Федерального агентства и начальник Управления делами.
1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются через пресс-службу Федерального агентства, а в отдельных случаях — по разрешению (указанию, поручению) руководства Федерального агентства.
1.13. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику структурного подразделения под расписку.
1.14. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах через режимно-секретный отдел Управления делами.
1.15. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Приказом Федерального агентства от 30 июня 2005 г. № 904 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии». Порядок использования средств компьютерной, копировально-множительной техники и факсимильной связи в структурных подразделениях определяется специальным положением.
2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
2.1.1. Разработка проектов федеральных законов (законопроектов) осуществляется в Федеральном агентстве в соответствии с порядком, установленным Правительством Российской Федерации.
2.1.2 Подготовленные законопроекты направляются в Минпромторг России с приложением следующих материалов:
пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта; финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации); перечень актов федерального законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с данным законом; заключение Министерства юстиции Российской Федерации о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации; в случае, если объем законопроекта более 5 страниц, — текст законопроекта в электронной форме (текстовый редактор WinWord 6.0 или другой, совместимый с ним) на дискете 3,5 дюйма.
2.1.3. Законопроект, представляемый в Минпромторг России, должен быть завизирован Руководителем Федерального агентства или лицом, исполняющим его обязанности, и в установленном порядке согласован с руководителями других заинтересованных органов и организаций.
2.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Правительство Российской Федерации за подписью Министра промышленности и торговли Российской Федерации, печатается шрифтом размером № 15 на стандартных листах бумаги формата А4. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется отметка «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой границе. На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект». Законопроект имеет следующие реквизиты (Приложение № 1): Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не менее № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру. Наименование законопроекта отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон, или в нем приводится название кодекса (например: Градостроительный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится. В наименовании законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например:
О внесении изменений в статью 5
Федерального закона «О рыболовстве и сохранении»
водных биологических ресурсов»
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 24 пт и печатается через двойной интервал. Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу «раздел», если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление крупных систематизированных законопроектов на части (например, проектов кодексов), разделов на подразделы, глав на параграфы. Обозначение и наименование части законопроекта печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование части законопроекта печатается полужирным шрифтом. Часть законопроекта обозначается словами:
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ;
ЧАСТЬ ВТОРАЯ
может иметь наименование:
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
либо обозначаться (в кодексах) следующим образом:
ОБЩАЯ ЧАСТЬ;
ОСОБЕННАЯ ЧАСТЬ
Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом. Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка. Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка. Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
в области пожарной безопасности
Параграф обозначается знаком «§», имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка. Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, имеет наименование, но в исключительных случаях может его не иметь. Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого не ставится точка. Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом. Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой. Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Например:
Статья 33. Сертификация
1. ... . (часть 1)
2. ... : (часть 2)
1) ... ; (пункт 1 части 2)
2) ... : (пункт 2 части 2)
а) ... ; (подпункт "а" пункта 2 части 2)
б) ... . (подпункт "б" пункта 2 части 2)
или
Статья 33
1. ... . (часть 1)
2. ... : (часть 2)
1) ... ; (пункт 1 части 2)
2) ... : (пункт 2 части 2)
а) ... ; (подпункт "а" пункта 2 части 2)
б) ... . (подпункт "б" пункта 2 части 2)
В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (но не более 5). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.
2.1.5 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту
Пояснительная записка к законопроекту оформляется шрифтом размером № 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:
К проекту федерального закона
«О внесении изменений в статью 1 Федерального закона»
«О минимальном размере оплаты труда»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе законодательства, а также прогноза социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
2.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации производятся Федеральным агентством в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, Минпромторгом России, настоящей Инструкцией.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации вносятся в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом за подписью Министра промышленности и торговли Российской Федерации, содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем он согласован. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.
2.2.3. Проект указа или распоряжения Президента Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом размером № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка указа или распоряжения. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта указа или распоряжения на 2 и более страницах верхнее поле 2-й и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.4. Указ Президента Российской Федерации и распоряжение Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст (Приложение № 2, 3). Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из 2 и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать. Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <1>.
<1> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть). Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю:», которое печатается вразрядку. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта. При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется). Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации. Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российская Федерация», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля. Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль. На распоряжениях место издания не печатается. Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля. Номер проставляется после подписания документа, отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт и печатается от левой границы текстового поля. К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп». Идентификатор документа проставляется во время подготовки документа в левом нижнем углу каждой страницы шрифтом размером № 6 и включает имя файла, дату и место создания документа. Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
__________ N _________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 2 см. Длина черты 2 — 3 см. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
__________ N _________
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со 2-го листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой: «*» или «1». Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более 3 сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта указа (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.3. Подготовка, оформление и порядок внесения проектов актов Правительства Российской Федерации
2.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации производятся Федеральным агентством в соответствии с порядком, установленным Правительством Российской Федерации, Минпромторгом России, настоящей Инструкцией (Приложения № 4, 5, 6, 7, 8).
2.3.2. Проекты актов Правительства Российской Федерации вносятся и визируются Министром промышленности и торговли Российской Федерации или лицом, его замещающим.
2.3.3. Проекты актов вносятся в Правительство Российской Федерации с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений. В сопроводительном письме указываются основание внесения, сведения о содержании и согласовании проекта. Письмо подписывается Министром промышленности и торговли Российской Федерации или лицом, его замещающим, в соответствии с пунктом 7 Регламента Правительства Российской Федерации.
2.3.4. В случае если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта. Если проекты актов содержат поручения, в них должен быть указан срок их исполнения.
2.3.5. В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования. Постановления Правительства Российской Федерации должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. Распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеют.
2.3.6. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 14.
2.3.7 Проекты постановления Правительства и распоряжения Правительства Российской Федерации имеют следующие реквизиты:
Наименование органа, издавшего документ, — Правительство Российской Федерации. Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации. Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом. Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера документа, например: № 143. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например: № 167-р. Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом. Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Печатается с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: «о чем» («о ком») издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную). Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства печатаются у правой границы текстового поля. Приложения к проектам постановлений и распоряжений Правительства печатаются на отдельных листах бумаги и визируются. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на постановление или распоряжение Правительства Российской Федерации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к постановлению Правительства
Российской Федерации
__________ N _________
Под текстом приложения на расстоянии примерно 2 см от него по центру страницы располагается черта (линия). Длина черты 2 — 3 см. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства
Российской Федерации
__________ N _________
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со 2-го листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой: «*» или «1». Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После знака сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более 3 сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
2.3.8. Экспертное заключение к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлено экспертное заключение. Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. Подписи отделяются одна от другой 1 — 2 пустыми строками.
2.4. Подготовка и оформление проектов актов в Федеральном агентстве
2.4.1. Согласно Положению о Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии Федеральное агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности, кроме случаев, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации. Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов информационно-методического характера, связанных с организацией исполнения инструкций, поручений Правительства Российской Федерации, поручений Минпромторга России, оформляется приказами.
2.4.2. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895, 2006, № 29, ст. 3251), Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2008 г. № 1048 «О внесении изменений в Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 2, ст. 240).
2.5. Бланки документов
2.5.1. Документы Федерального агентства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
2.5.2. В Федеральном агентстве установлены следующие виды бланков: бланк «Руководителя», бланк «Заместителя Руководителя», бланк «Федерального агентства»; бланки конкретных видов документов: «Приказ», «Бланк для оформления документов, отправляемых за границу», «Протокол совещания у Руководителя», «Протокол совещания у заместителя Руководителя» (Приложения № 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15).
2.5.3. Документы заседаний коллегии, а также межведомственных комиссий (советов), организационно-техническое обеспечение работы которых возложено на аппарат Федерального агентства, оформляются на специальных бланках.
2.5.4. Бланки документов Федерального агентства подлежат учету: на обороте гербовых бланков проставляются порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале. Гербовые бланки выдаются в Управлении делами под роспись работникам, ответственным за документационное обеспечение в структурных подразделениях. Ответственность за учет гербовых бланков в структурных подразделениях возлагается на работников, ответственных за документационное обеспечение в структурных подразделениях.
2.5.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.5.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется отделом делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами по разрешению (поручению) Руководителя Федерального агентства.
2.5.7. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах или сейфах.
2.5.8. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в регистрационно-учетном журнале.
2.5.9. Все документы (приказы Федерального агентства, протоколы, служебные письма, проекты положений, правила, инструкции и др.) печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером № 14 или № 13. При оформлении приложений в виде табличных материалов допускается, в случае необходимости, использовать бумагу формата А3 (297 х 420 мм), а также размеры шрифтов меньше № 14. Каждый лист документа должен иметь поля не менее:
20 мм - левое
10 мм - правое
20 мм - верхнее
20 мм - нижнее.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами через верхний колонтитул. Знак номера страницы выравнивается по центру, печатается арабскими цифрами без дополнительных символов.
2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Федерального агентства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.6.1 Государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ч. I, ст. 5021).
2.6.2 Код Федерального агентства
Код Федерального агентства проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.6.3 Основной государственный регистрационный номер юридического лица
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Федерального агентства проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.4 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.5 Наименование вышестоящей организации Федерального агентства
Наименование Министерства промышленности и торговли Российской Федерации указывается перед наименованием Федерального агентства. Наименование Федерального агентства указывается в точном соответствии с положением о нем.
2.6.6 Справочные данные о Федеральном агентстве
Справочные данные о Федеральном агентстве включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты.
2.6.7 Наименование вида документа
Наименование вида документа, создаваемого Федеральным агентством, должно соответствовать видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.6.8 Дата документа
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например:
14.01.2009
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 14 января 2009 г.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
2.6.9 Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа присваивается в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Регистрационный (входящий) номер документа в адрес Федерального агентства на имя Руководителя Федерального агентства или на имя заместителя Руководителя Федерального агентства имеет порядковый номер. Регистрационный (исходящий) номер документа, подписанный Руководителем Федерального агентства или заместителем Руководителя Федерального агентства, состоит из инициалов имени и фамилии лица, его подписавшего, индекса по номенклатуре дел и порядкового номера. Например: ГЭ-101-2/786
Регистрационный входящий номер документа структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера; исходящие номера документов за подписью руководства структурных подразделений состоят из индекса по номенклатуре дел и порядкового номера. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи.
2.6.10 Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа может указываться в специальной строке бланка либо после заголовка к тексту документа. При этом ссылка на регистрационный номер отделяется от заголовка сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.
2.6.11 Место составления или издания документа
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.6.12 Адресат
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Все строчки реквизита допускается центрировать относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем. Например:
Министерство внутренних дел
Российской Федерации
Департамент охраны
общественного порядка
или
Министерство внутренних дел
Российской Федерации
Департамент охраны
общественного порядка
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:
Министерство юстиции
Российской Федерации
Департамент экономического
законодательства
Директору
И.О. Фамилия
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например:
Руководителю
Федерального дорожного
агентства
И.О. Фамилия
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Например:
Федеральная миграционная
служба
Боярский пер., д. 4
Москва, 107078
Документ не должен содержать более четырех адресов, при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адрес. Слово «копия» не указывается. Если документ адресуется всей системе Федерального агентства, следует указывать:
Начальникам структурных или Руководителям подразделений, руководителям территориальных органов и территориальных органов и организаций Федерального организаций Федерального агентства агентства
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Фамилия И.О.
Волгоградский просп.
д. 16, кв. 72
Москва, 126323
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.
2.6.13 Утверждение документа
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
14.01.2009
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 14 января 2009 г. N 33
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение УТВЕРЖДЕНО, программа УТВЕРЖДЕНА, мероприятия УТВЕРЖДЕНЫ.
2.6.14 Резолюция
В состав резолюции входят следующие реквизиты: фамилия исполнителя (исполнителей); содержание поручения; в необходимых случаях — срок исполнения; дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция за подписью Руководителя Федерального агентства и его заместителей оформляется на специальных бланках для резолюций с указанием регистрационного номера. Резолюция также может быть написана руководителем от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. На обращениях граждан резолюция от руки не пишется.
2.6.15 Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: «О чем?» («О ком?»), например, приказ:
Об утверждении Регламента
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии
«Чего?» («Кого?»), например:
Должностной регламент
ведущего специалиста-эксперта Управления метрологии
Заголовок составляется лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к тексту служебного письма печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой). К тексту документа, состоящего менее чем из семи строк, заголовок не составляется.
2.6.16 Отметка о контроле
Отметка о контроле за исполнением документов обозначается буквой «к», словом или штампом «Взято на контроль».
2.6.17 Текст документа
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 13, 14, 15 через 1 — 2 интервала, для оформления табличных материалов — размер шрифта № 12. Текст печатается на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом документа и подписью в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). В заголовках граф и строк таблицы существительные указываются в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания для создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов и подзаголовки пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой. В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (просим предоставить ..., направляем в Ваш адрес); от первого лица единственного числа (прошу выслать, считаю необходимым); от третьего лица единственного числа (Федеральное агентство не возражает).
2.6.18 Отметка о наличии приложений
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметка о наличии приложения, названного в тексте, печатается и оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то его необходимо пронумеровать и наименования перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:
Приложение: 1. Правила о ... на 3 л. в 2 экз.
2. График ... на 5 л. в 1 экз.
Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается. Например:
Приложение: брошюра ... в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:
Приложение: письмо Минобрнауки России от № и приложение к нему, всего на 10 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации, то оно оформляется следующим образом:
Приложение: съемный носитель информации (дискета, flash-диск, cd-диск, dvd-диск и т.п.).
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Все строчки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке. Например:
Приложение N 2
к приказу Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
от 18 января 2009 г. N 55
Допускается написание слова «ПРИЛОЖЕНИЕ N» прописными буквами.
2.6.19 Подпись
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Корреспонденцию в адрес Председателя Правительства Российской Федерации, Министра промышленности и торговли Российской Федерации и руководителей других федеральных органов исполнительной власти подписывает Руководитель Федерального агентства, а в случае его отсутствия — лицо, его замещающее. Письма об исполнении поручений Правительства Российской Федерации и Министра промышленности и торговли Российской Федерации подписывает Руководитель Федерального агентства или его заместители. В случае, когда Федеральное агентство является головным исполнителем по поручениям Минпромторга России, следует руководствоваться Перечнем документов, подписываемых Министром, заместителями Министра и руководителями структурных подразделений, утвержденным Инструкцией по делопроизводству в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (Приложение № 16). Заместители Руководителя в пределах своей компетенции имеют право направлять документы в Администрацию Президента Российской Федерации, в Аппарат Правительства Российской Федерации, Минпромторг России и другим заместителям руководителей федеральных органов исполнительной власти. Начальники структурных подразделений и их заместители в пределах своей компетенции имеют право подписи документов, направляемых в адрес руководителей структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Руководителем Федерального агентства, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. В реквизите «Подпись» наименование должности лица, подписавшего документ, центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Например:
Начальник Управления метрологии Личная подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке Руководителя или заместителя Руководителя в реквизите «Подпись» наименование должности не указывается. Например:
Личная подпись И.О. Фамилия
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести с помощью компьютера, например: врио, заместитель). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Например:
Врио начальника
(наименование структурного подразделения) Личная подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Например:
Заместитель Министра Заместитель промышленности Министра финансов и торговли Российской Российской Федерации
Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия
Личная подпись И.О. Фамилия
В случае временной нетрудоспособности, отпуска, командировки или отсутствия по другой причине должностного лица документы подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, назначенное приказом.
2.6.20 Согласование проекта документа
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и начальником структурного подразделения, где подготавливался проект документа. Документы, содержащие поручения работникам Федерального агентства, должны быть ими завизированы. Документы, касающиеся законопроектной деятельности, визируются в юридическом отделе Управления делами. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа подлинника правового акта Федерального агентства. Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в Управлении делами или структурных подразделениях. Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, в Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Минпромторг России, должны иметь визу заместителя Руководителя Федерального агентства по направлению работ структурного подразделения, подготовившего документ, начальника Управления делами, начальника юридического отдела Управления делами (в необходимых случаях), исполнителя. Допускается полистное визирование документа и его приложений. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Заместитель начальника Управления делами — начальник юридического отдела Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, — внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра промышленности и торговли Российской Федерации
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» согласуемого документа в левом нижнем поле документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется в следующей последовательности: с должностными лицами Федерального агентства; с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. Проекты нормативных правовых актов согласовываются с федеральными органами исполнительной власти до подписи руководством. При наличии разногласий между организациями по согласованию проекта документа оформляется соответствующий протокол.
2.6.21 Оттиск печати
Федеральное агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в Положении о Федеральном агентстве и структурных подразделениях. Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми или иными нормативными актами. Оттиск простой круглой печати (без изображения государственной символики) ставится на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.
2.6.22 Отметка о заверении копии
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например:
Верно Ведущий специалист-эксперт Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
2.6.23 Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе документа включает фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, если документ оформляется за подписью Руководителя Федерального агентства или его заместителей. На документах за подписью начальников структурных подразделений или на документах, подлежащих последующему размножению, соответствующая отметка делается на лицевой стороне последнего листа размером шрифта № 8 через 1 интервал. Например:
И.О. Фамилия 236-42-18
Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора и другие поисковые данные.
2.6.24 Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа помещается слева в нижнем поле первого листа документа и включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или начальником структурного подразделения, в котором исполнен документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, в реквизит «Отметка об исполнении и направлении его в дело» включаются краткие сведения об исполнении. Например:
Исполнено исх. от 10.04.2009 № ЕП-101-12/258 В дело № 101-12
11.04.2009
Начальник (структурного подразделения) Личная подпись И.О. Фамилия
2.6.25 Идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Федеральном агентстве.
2.6.26 Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа в Федеральное агентство содержит входящий номер, дату поступления документа (при необходимости время поступления), количество листов.
2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
2.7.1. Приказ
2.7.1.1. Приказами оформляются решения по основной деятельности, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам Федерального агентства. Решения вышестоящих органов, не требующие конкретизации или рассылаемые для сведения, доводятся информационными письмами.
2.7.1.2. Проекты приказов готовятся и вносятся структурными подразделениями на основании поручений руководства Федерального агентства либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личному составу готовятся отделом государственной службы и кадров Управления делами на основании соответствующих представлений. Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей: в трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы. Приказы по личному составу содержат сведения: о приеме на работу; перемещении по работе; увольнении с работы; установлении должностных окладов; отпусках; командировках; изменении фамилии; поощрении и др. Проекты приказов во исполнение постановлений Правительства Российской Федерации, приказов Минпромторга России должны быть подготовлены в течение 30 дней, если не установлен другой срок.
2.7.1.3. Задания, относящиеся к деятельности Федерального агентства, предусмотренные в документах вышестоящих органов, включаются в проекты приказов без изменения. Подготавливаемый проект должен соответствовать действующему законодательству и ранее принятым по этому вопросу актам, если проект не предусматривает их отмену или изменение. Проекты также должны соответствовать нормативным предписаниям федеральных органов исполнительной власти, акты которых обязательны для Федерального агентства.
2.7.1.4. Обеспечение качественной подготовки проектов документов, их соответствие действующему законодательству, отсутствие повторений или противоречий с ранее изданными по этому вопросу документами, аккуратность оформления и их соответствие установленным стандартам и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения заданий и поручений возлагается на начальников структурных подразделений, которым поручена подготовка проекта (ответственных исполнителей).
2.7.1.5. Начальник структурного подразделения, дающий указание о разработке проекта документа, определяет круг должностных лиц — исполнителей, срок подготовки проекта, а также исполнителя, ответственного за его подготовку. Когда документом установлены сжатые сроки исполнения задания, начальник структурного подразделения, которому дано указание подготовить проект приказа (ответственный исполнитель), обязан в день получения документа поставить в известность об этом руководителей других структурных подразделений — соисполнителей задания. Для подготовки важнейших проектов целесообразно создавать комиссию (рабочие группы).
2.7.1.6. Проекты приказов печатаются в одном экземпляре на бланке установленной формы шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала. Проверка отпечатанного материала производится исполнителем. При подготовке проектов необходимо употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, структурных подразделений центрального аппарата Федерального агентства и организаций. Даты и календарные сроки в тексте документа рекомендуется писать словесно-цифровым способом в одной строке в следующей последовательности: 30 января 2009 г., в феврале 2009 г., но: 5 месяцев 2009 года, в 2009 году, план на 2009 год, с 2006 по 2009 год, в 2007 — 2009 годах; в первом полугодии 2009 г., но в I квартале 2009 г.
2.7.1.7 Приказ имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации. Наименование Министерства. Наименование Федерального агентства. Наименование вида документа — приказ. Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру. Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Федерального агентства
по техническому регулированию и метрологии
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами (24 — 36 пт) и печатается шрифтом № 14 через 1,5 интервала (18 пт) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его дата, номер и заголовок. Ссылки на другие пункты проекта, а также на ранее изданные акты употребляются лишь в тех случаях, когда необходимо показать их взаимную связь или избежать повторений. В ссылке на ранее изданный акт указывается вид документа, дата и номер такого акта. Преамбула в проектах приказов Федерального агентства должна завершаться словом «приказываю», которое печатается вразрядку. Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица, например:
«2.1. Заместителю Руководителя Федерального агентства И.О. Фамилия, начальнику Управления технического регулирования и стандартизации И.О. Фамилия в месячный срок представить...»
или
«Управлению экономики, бюджетного планирования и госсобственности (И.О. Фамилия) совместно с ФГУП „ВНИИФТРИ“ (И.О. Фамилия) завершить до 1 февраля 2009 г. ...»
В тексте приказа обязательно должны быть указаны имеющиеся приложения, например: «Утвердить прилагаемый план действий Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии на 2009 год...». Название приложения должно соответствовать его упоминанию в тексте приказа. Если пункт приказа не совпадает с пунктом нормативного акта (например, приказа Минпромторга России), то в конце пункта приказа следует писать: «(пункт ... приказа)». Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то пункт распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, включаются в указатель рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Последний пункт распорядительной части должен содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа, например: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Федерального агентства И.О. Фамилия». Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. При визировании проекта необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению проекта. Если визирующий не согласен с содержанием проекта, он обязан завизировать проект приказа «с замечаниями», а затем немедленно письменно изложить свои возражения и четко сформулировать предлагаемое взамен решение (редакцию пункта). Вносить исправления в текст проекта, а также делать какие-либо надписи на нем не разрешается. После получения возражения ответственный исполнитель обязан это возражение и предлагаемое решение (редакцию пункта) доложить заместителю Руководителя, осуществляющему руководство структурным подразделением, высказавшим несогласие с проектом, и получить его решение (визу). Заместитель Руководителя, курирующий структурное подразделение, подготовившее проект, рассматривает разногласия по проекту документа и свое решение излагает в письменной форме. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Должность печатается в две или при необходимости более чем в две строки с межстрочным интервалом от левой границы текстового поля, центрируется относительно самой длинной строки. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля, при этом между ними ставится пробел. Приказы подписывает Руководитель Федерального агентства, а в его отсутствие — лицо, его замещающее (Приложение № 17). Приложения оформляются в установленном порядке, в правом верхнем углу первого листа приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал:
Приложение N 2
к приказу Федерального агентства
по техническому регулированию
и метрологии
от " " января 2009 г. N
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Федерального агентства
по техническому регулированию и метрологии
от " " января 2009 г. N
Если приложение приводится дословно в редакции того документа, на основании которого составляется приказ, то в верхней части первой страницы приложения с левой стороны это указывается:
ПРИЛОЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу к приказу Федерального агентства по
Министерства финансов техническому регулированию
Российской Федерации и метрологии
от " " 2009 г. N от " " 2009 г. N
Если приложение приводится выборочно, то в верхней части первой страницы приложения оно оформляется следующим образом:
ВЫПИСКА ПРИЛОЖЕНИЕ
из приложения к приказу к приказу Федерального агентства по
Министерства промышленности техническому регулированию
и торговли и метрологии
Российской Федерации от " " 2009 г. N
от " " 2009 г. N
Если имеется документ, утвержденный правовым актом, верхняя часть первой страницы приложения к приказу Федерального агентства оформляется следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Федерального агентства
по техническому регулированию
и метрологии
от " " 2009 г. N
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства
промышленности и торговли
Российской Федерации
от "__" _________ 2009 г. N
Приложения должны быть оформлены как самостоятельные документы и иметь заголовки, подписи. Если приложений два и более, то они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми проставляется значок «N». Приложения подписываются начальниками соответствующих структурных подразделений, которые несут ответственность за их исполнение. Подписывать с предлогом «за» или проставлением косой черты «/» перед наименованием должности не разрешается. При отсутствии начальника приложение подписывает лицо, исполняющее его обязанности, с указанием фактической должности и фамилии. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается. Приложения к информационным документам, воспроизводимые полностью или частично (выписками) в приложениях к проектам приказов, оформляются следующим образом:
Верно:
Начальник Управления
территориальных органов
и региональных программ И.О. Фамилия
2.7.1.8. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями (Приложение № 18), готовятся и подписываются в двух и более экземплярах, имеют наименования и номера всех организаций, руководители которых подписывают данный документ. При оформлении совместного приказа: наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа — приказ располагается по центру; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи. Наименования и подписи руководителей располагаются на одном уровне. Исполнители совместных документов визируют, а руководители подписывают все экземпляры проекта. На первом листе совместных приказов в верхнем правом углу указывается, какой организации предназначается данный экземпляр. Первыми слева располагаются наименование, номер и подпись организации — инициатора издания совместного приказа. Последовательность подписания и регистрации приказа должна соответствовать последовательности расположения наименований организаций, издающих совместный приказ.
2.7.1.9. При заключении соглашений о сотрудничестве Федерального агентства с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями подготавливается проект приказа с приложением двух экземпляров соглашений.
2.7.1.10. Проекты приказов, содержащие инициативные задания территориальным органам, организациям, должны быть согласованы с начальниками структурных подразделений Федерального агентства, курирующими территориальные органы или организации. При визировании проекта приказа необходимо проверить правильность его оформления и соответствие требованиям, предъявляемым к составлению приказов, отсутствие противоречий ранее изданным документам.
2.7.1.11. Подготовленные проекты приказов в обязательном порядке визируются начальником юридического отдела Управления делами (лицом, его замещающим), который определяет соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам. В случае несоответствия данного проекта действующему законодательству и ранее изданным нормативным актам, если в проекте не предусматривается их изменение или отмена, начальник юридического отдела, не визируя проект, дает заключение с предложениями о законном порядке разрешения рассматриваемых вопросов.
2.7.1.12 Исполнитель, завизировав документ, представляет проект приказа на визирование в следующей последовательности:
начальнику структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта; начальникам структурных подразделений, которым даются поручения; начальникам других заинтересованных подразделений Федерального агентства; заместителю Руководителя, курирующему структурное подразделение, подготовившее проект; начальнику юридического отдела Управления делами; начальнику Управления делами.
2.7.1.13. Проекты приказов по личному составу визируются исполнителем из числа сотрудников отдела государственной службы и кадров Управления делами, подготовивших приказ, и согласовываются в следующей последовательности: начальник отдела государственной службы и кадров Управления делами; заместитель Руководителя Федерального агентства; начальник Управления экономики, бюджетного планирования и госсобственности в случае поощрения или изменения окладов и надбавок; начальник юридического отдела Управления делами. Визы на приказах по личному составу проставляются на лицевой стороне последнего листа.
2.7.1.14. Приказы о назначении работников Федерального агентства, установлении должностных окладов и надбавок к ним, присвоении классных чинов, о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности, о направлении на обучение по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации подготавливаются по представлению руководителей структурных подразделений в соответствии с решением Руководителя Федерального агентства. Проекты приказов по личному составу представляются на подпись Руководителю Федерального агентства, а в его отсутствие — лицу, его замещающему. Регистрация, оформление и выпуск приказов осуществляется отделом государственной службы и кадров Управления делами.
2.7.1.15. Проекты приказов о командировках за границу готовятся Управлением международного сотрудничества и согласовываются в следующей последовательности: начальник Управления международного сотрудничества; начальник Управления делами; руководитель структурного подразделения, из которого командируется сотрудник; начальник Управления экономики, бюджетного планирования и госсобственности; начальник отдела государственной службы и кадров Управления делами; заместитель Руководителя, курирующий деятельность структурного подразделения, из которого командируется сотрудник. После согласования проекты приказов представляются Руководителю Федерального агентства на рассмотрение и подпись.
2.7.1.16. В проектах приказов о командировании специалистов за границу должны быть указаны основания, к ним прикладываются необходимые материалы, например, приглашение правительственных органов, фирм и организаций зарубежных стран, командировочное задание установленной формы, утвержденное заместителем Руководителя Федерального агентства, курирующим структурное подразделение.
2.7.1.17. Проекты приказов о командировании внутри страны заместителей Руководителя Федерального агентства и сотрудников структурных подразделений Федерального агентства согласовываются с начальниками Управления экономики, бюджетного планирования и госсобственности, Управления делами и подписываются Руководителем Федерального агентства.
2.7.1.18. Ниже реквизита «визы» проставляется отметка начальника структурного подразделения о размещении данного документа на сайте Федерального агентства.
2.7.1.19. Проекты приказов при наличии всех необходимых виз и заполненные рассылки к ним исполнитель должен сдать для передачи на подпись Руководителю, а затем регистрации, размножения и рассылки в отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами вместе с файлом документа или направить файл по электронной почте.
2.7.1.20. Приказы по основной деятельности нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по личному составу нумеруются отдельно. Приказы по личному составу имеют индекс «к», а о командировании — индекс «ком» или «комз».
2.7.1.21. Регистрация приказов Федерального агентства о принятии стандартов осуществляется в ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» или ФГУП «ВНИИНМАШ» с добавлением к регистрационному номеру индекса «ст».
2.7.1.22. Документы тиражируются в строго ограниченном количестве экземпляров и высылаются только в те структурные подразделения Федерального агентства и в организации, которым они необходимы. Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки возлагается на начальников структурных подразделений (ответственных исполнителей).
2.7.1.23. Подлинники приказов за подписью руководства Федерального агентства, а также списки на их рассылку хранятся в Управлении делами. Запрещается выносить из помещения (хранилища) подлинники документов без соответствующего указания руководства Управления делами.
2.7.1.24. В соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, 2006, № 29, ст. 3251) и от 29 декабря 2008 г. № 1048 «О внесении изменений в Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 2, ст. 240), Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 мая 2007 г. № 88 «Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации подлежат правовые акты Федерального агентства (приказы, правила, положения, инструкции и др.), затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.
2.7.1.25. Подлежащие государственной регистрации правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе) в Министерство юстиции Российской Федерации. Представление на государственную регистрацию правового акта, изданного совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, возлагается на орган, который указан первым в числе подписавших (утвердивших) акт.
2.7.1.26 К правовому акту прилагается справка, содержащая:
основания издания правового акта; сведения о всех действующих правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом; сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным. Представленный исполнителем на государственную регистрацию нормативный акт должен быть завизирован на обороте каждого листа оригинала начальником юридического отдела Управления делами, им же визируется прилагаемая справка.
2.7.1.27. В течение 10 дней со дня получения отказа в государственной регистрации Руководитель Федерального агентства или лицо, исполняющее его обязанности, издает соответствующий документ об отмене нормативного правового акта, в регистрации которого отказано, и направляет его копию в Министерство юстиции Российской Федерации.
2.7.1.28. В случае возвращения нормативного правового акта без государственной регистрации при нарушении установленного порядка представления на государственную регистрацию или Правил нарушения должны быть устранены, а акт — повторно представлен на Государственную регистрацию в течение месяца, либо в Министерство юстиции Российской Федерации должна быть направлена копия документа об отмене нормативного правового акта.
2.7.1.29. Акт, признанный Министерством юстиции Российской Федерации не нуждающимся в государственной регистрации, подлежит опубликованию в установленном порядке.
2.7.2. Положения, правила, инструкции
2.7.2.1. Положения принимаются в том случае, если в них устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Федерального агентства. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкциях излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Федерального агентства, или как акты, утверждаемые Федеральным агентством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
2.7.2.2. Порядок подготовки проектов положений, правил и инструкций соответствует общему порядку подготовки проектов актов в Федеральном агентстве.
2.7.2.3. Текст проектов положений (правил, инструкций) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положений (правил, инструкций) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (Должностной регламент), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста-эксперта). Констатирующей частью положений (правил, инструкций) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст положений (правил, инструкций) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
2.7.3. Протоколы
2.7.3.1. Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Федерального агентства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее срока, определенного руководителем, проводящим совещание. Справки подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
2.7.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
2.7.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий; Секретарь; Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших; Повестка дня; Докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали — выступили — постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
2.7.3.4. Проводимые совещания у руководства Федерального агентства оформляются протоколами (Приложение № 19), которые должны быть представлены на подпись в течение суток, если председательствующим не был установлен другой срок. Ответственность за своевременную и качественную подготовку протоколов совещаний у Руководителя Федерального агентства несет помощник Руководителя Федерального агентства, а у заместителей Руководителя — работники, осуществляющие документационное обеспечение в секретариате заместителей Руководителя, которые составляют списки на их рассылку. Подлинники протоколов регистрируются и хранятся в секретариатах заместителей Руководителя Федерального агентства и помощника Руководителя Федерального агентства. Совещания у руководства структурных подразделений оформляются также протоколами, которые в обязательном порядке регистрируются в соответствующих структурных подразделениях.
2.7.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
2.7.3.6 Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово Протокол — печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру. Вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не в обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру. Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается по центру другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, между инициалами и фамилией ставится пробел. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Например:
И.Фамилия
Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к нему.
2.7.4. Служебные письма
2.7.4.1 Служебные письма Федерального агентства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минпромторга России; как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минпромторга России по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Федерального агентства; как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; как инициативные письма.
2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциями руководства Федерального агентства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается (Приложение № 20). Служебное письмо Федерального агентства, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
2.7.4.4 Служебное письмо имеет следующие реквизиты:
гриф и пометка ограничения доступа к документу (если это необходимо); адресат; заголовок (наличие этого реквизита обязательно); текст; отметка о наличии приложений (если они имеются); подпись; отметка об исполнителе; нижний колонтитул.
2.7.4.5. Текст письма отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала. В адрес Президента Российской Федерации и в адрес Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 интервала. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например:
«Управление международного сотрудничества направляет...»
или
«Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии рассмотрено...»
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый Виктор Николаевич!
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.7.4.6 Датой письма является дата его подписания.
2.7.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.
2.7.4.8. Руководитель Федерального агентства и его заместители осуществляют переписку с зарубежными адресатами. Переписка ведется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики. Послания и письма, направляемые зарубежным адресатам, подготавливаются и оформляются на специальных бланках в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, отправляемых за границу (Приложение № 21).
2.7.5. Подготовка и оформление документов коллегии
2.7.5.1. Документирование деятельности коллегии Федерального агентства осуществляется в соответствии с Положением о Федеральном агентстве, Положением о коллегии Федерального агентства.
2.7.5.2. Заседания коллегии протоколируются с записью основного содержания и решений по каждому вопросу. Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений, представленные авторами.
2.7.5.3. Протоколы подписываются Председателем коллегии, нумеруются в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний подписываются председателями соответствующих коллегиальных органов.
2.7.5.4. Ответственный секретарь коллегии организует ведение, регистрацию и рассылку материалов и протоколов заседаний коллегии.
2.7.6. Подготовка телеграмм, телефонограмм, факсимильных сообщений
2.7.6.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Телеграммы составляются по установленным формам в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
2.7.6.2. Текст телеграмм печатают на единых телеграфных бланках (Приложение № 22). Категория телеграммы (срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом. Объем телеграммы не должен превышать половины обычного листа.
2.7.6.3. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами (кроме сокращенных обозначений и знаков препинания) через 2 интервала без абзацев и переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указываются словами или с помощью аббревиатур: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), скб (скобки). Символьными знаками либо полными словами указываются знаки: тире, восклицательный, вопросительный; знаки арифметических действий (плюс, минус), знак процента, параграфа, номер (или НР). В конце текста ставится исходящий номер документа.
2.7.6.4. Телеграммы категории «Правительственная» в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. № 74 подписываются Руководителем Федерального агентства.
2.7.6.5. Если документ направляется в адреса не более пяти корреспондентов, телеграфные адреса указываются непосредственно в телеграмме. Адрес телеграммы составляется в следующей последовательности: номер набора телеграфа; город; условный адрес организации; должность или фамилия руководителя. Например:
650211 КЕМЕРОВО УЛ. ДВОРЦОВАЯ, 2
ФГУП СТРЕЛА СЕМЕНОВУ
2.7.6.6. Телеграммы за подписью Руководителя Федерального агентства категории «Правительственная», а также телеграммы за подписью заместителей Руководителя регистрируются в Управлении делами. Телеграммы категории «Правительственная» отправляются немедленно.
2.7.6.7. В исключительных случаях рекомендуется использовать телефонограммы для оперативного решения служебных вопросов. Текст телефонограммы не должен быть логически сложным, содержать трудно выговариваемые слова и превышать 30 слов. В телефонограмме должны быть указаны: наименование организации, передавшей телефонограмму; фамилия лица, которому адресована телефонограмма; номер телефона для передачи; номер телефонограммы; текст; подпись; время и дата передачи; фамилии и номера телефонов лиц, передавших и принявших телефонограмму.
2.7.6.8. Телефонограмма оформляется на специальном бланке (Приложение № 23). Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
2.7.6.9. Передача адресатам телефонограмм после регистрации за подписью руководства Федерального агентства и руководителей структурных подразделений осуществляется их исполнителями.
2.7.6.10. При передаче и приеме текстов служебных документов по официальным каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бланках Федерального агентства или на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) черным шрифтом, не должен превышать, как правило, 5 листов; передаваемый документ должен иметь отметку об исполнителе; подлинник документа или снятая с него копия с визой Управления делами, в необходимых случаях — режимно-секретного отдела Управления делами; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования»; рукописные материалы, бланки; подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа, а переданные документы подшиваются в дело на участке факсимильной связи или возвращаются исполнителю с отметкой о времени передачи для дальнейшей отправки документа почтой; поступившие факсограммы (в том числе, полученные в приемных заместителей Руководителя Федерального агентства) учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа и передаются в Управление делами немедленно.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Организация документооборота
3.1.1. С момента создания или получения до завершения исполнения или отправки движение документов в Федеральном агентстве образует документооборот (Приложение № 24).
3.1.2. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих документов в каждом структурном подразделении и в целом по Федеральному агентству и учитывается в системе «Делопроизводство».
3.1.3. Ежедневно при получении и подготовке к отправке документов сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Федерального агентства, их учитывают. Данные о количестве документов суммируются и обобщаются в базе данных системы «Делопроизводство».
3.1.4. При учете исходящих документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.
3.2. Организация доставки документов
3.2.1. Доставка документов в Федеральное агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи в Федеральное агентство доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. Фельдъегерская служба доставляет в Федеральное агентство документы вышестоящих органов государственной власти.
3.2.3. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.3.1. Поступающие в Федеральное агентство документы на бумажных носителях проходят первичную обработку.
3.3.2. В отделе делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами прием и первоначальная обработка поступающих документов осуществляется централизованно. В нерабочее время несекретные документы и пакеты с документами (без права их вскрытия) от вышестоящих органов, а также срочные телеграммы принимаются ответственным дежурным по Федеральному агентству.
3.3.3. Конверты, поступающие в адрес руководства Федерального агентства и без указания конкретного адресата, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним на последнем листе после подписи проставляется соответствующая отметка, и об этом сообщается отправителю. Не уничтожаются конверты в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя. Также не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами и с обращениями граждан.
3.3.4. Документы, поступившие на имя руководства Федерального агентства и без указания конкретного адресата, а также международные документы, написанные на русском языке, подлежащие регистрации, передаются в отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами. Документы, адресованные структурным подразделениям (на русском и иностранном языках), передаются в соответствующие структурные подразделения. Поступившие на имя руководства Федерального агентства, структурных подразделений и без указания конкретного адресата уведомления о разработке и завершении публичного обсуждения технического регламента направляются в Управление делами для регистрации, а далее в Управление развития, информационного обеспечения и аккредитации. Корреспонденция, написанная на иностранном языке и поступившая на имя Руководителя Федерального агентства, его заместителей, передается в Управление международного сотрудничества, в котором подготавливается в течение четырех дней с момента поступления на русском языке аннотация (перевод) документов, а затем возвращается в Управление делами для регистрации в установленном порядке.
3.3.5. Прием телефонограмм осуществляется непосредственно структурными подразделениями, которым они адресованы, на имя Руководителя Федерального агентства — Управлением делами, на имя заместителей Руководителя — работниками, ответственными за документационное обеспечение.
3.3.6. Почтовые отправления (посылки, бандероли) наложенным платежом и извещения почтамта, на которые не был произведен заказ через Управление делами, не выкупаются. В этих случаях Управление делами направляет извещение адресату, который обязан согласовать вопрос о получении и оплате почтового отправления с руководством Управления экономики, бюджетного планирования и госсобственности.
3.3.7. Документы с резолюциями Руководителя Федерального агентства и его заместителей передаются из Управления делами под расписку работникам, осуществляющим документационное обеспечение. Документы для структурных подразделений из Управления делами доставляются работниками, осуществляющими документационное обеспечение этих структурных подразделений.
3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
3.4.1. Документы, представляемые на подпись Руководителю Федерального агентства и его заместителям, печатаются по количеству адресов с двумя копиями. Представляемые на подпись Руководителю Федерального агентства документы визируются на первой копии исполнителем, начальниками соответствующих структурных подразделений, заместителем Руководителя. Первая (визовая) копия остается в Управлении делами, вторая — возвращается после регистрации документа в структурное подразделение. Вторая и третья копии исходящего документа заверяются оттиском штампа «Верно» и подписываются работником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции. Вторые «визовые» экземпляры документов подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
3.4.2. Докладные записки по вопросам, требующим решения руководства Федерального агентства, представляются Руководителю Федерального агентства или его заместителям при необходимости после согласования их с заинтересованными структурными подразделениями.
3.4.3. Нормативные документы (положения, правила и т.п.), не содержащие конкретных заданий, доводятся письмами информационного характера за подписью руководства Федерального агентства или соответствующих структурных подразделений до всех заинтересованных организаций, находящихся в ведении Федерального агентства.
3.4.4. Документы, подписанные руководством Федерального агентства, оформляются в отделе делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами. Ответственный исполнитель передает их для регистрации в отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами с представлением материалов, на основании которых документ подготовлен, с дискетой, на которой записан файл документа (либо по электронной почте), и приложений к нему. При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: подпись — фамилия должностного лица, подписавшего документ; содержание — краткое содержание документа; исполнитель — фамилия исполнителя, подготовившего документ; адресаты — организации, куда направляется документ; ответ на N — указываются номер и дата письма, на которое дается ответ; прикрепляется электронная версия документа (файл); списание в дело — проставляется номер дела по номенклатуре дел.
3.4.5. Структурные подразделения не имеют права отправлять за своими номерами и заверять документы, подписанные Руководителем Федерального агентства и его заместителями.
3.4.6. Переписка между структурными подразделениями Федерального агентства должна быть сведена до минимума.
3.4.7. Документы, назначение и содержание которых не требует пояснения (приказы, протоколы совещаний, планы работы, графики, лимитные справки и др.), посылаются без сопроводительных писем.
3.4.8. Документы, подписанные руководством структурных подразделений, оформляются соответствующими работниками, осуществляющими документационное обеспечение в структурных подразделениях. До передачи документов на отправку в Управление делами работник, ответственный за документационное обеспечение в структурном подразделении, обязан: тщательно проверить правильное оформление и адресование документов с указанием почтового индекса, наличие подписей, виз и приложений; на письмах с несколькими адресами отметить адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый экземпляр письма должен быть обязательно подписан; поставить на документах исходящий номер; в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать номер и дату документа, на который дается ответ; заверить копию отправляемого документа, которая остается для подшивки в дело.
3.4.9. Работники отдела делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами перед отправкой документов проверяют наличие соответствующих подписей, исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений. Документы, оформленные с нарушением правил, к отправке не принимаются.
3.4.10. Расхождение между датами подписи документа и сдачи его на отправку более чем на один день (за исключением тиражируемых документов) должно быть исправлено лицом, подписавшим документ, или лицом, его замещающим.
3.4.11. На документы, отправляемые за подписью Руководителя Федерального агентства и его заместителей с пометкой «Для служебного пользования», а также документы, отправляемые за границу, составляется реестр заказных отправлений в трех экземплярах, который вместе с документами передается Управлением делами в почтовое отделение. В реестре указывается номер документа, дата отправки и род отправления. Возращенный из почтового отделения экземпляр реестра, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в дело в Управлении делами.
3.4.12. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации).
3.4.13. С нарочными доставляются документы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппараты Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Минпромторг России. В соответствии с указаниями Руководителя Федерального агентства и его заместителей отдельные документы могут отправляться с помощью Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. Данная корреспонденция оформляется по реестру, сдается под расписку в реестре. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Перевозка служебных документов городским транспортом запрещается.
3.5. Прием и обработка документов, передаваемых по каналам электронной почты
3.5.1. Одним из компонентов системы автоматизации документооборота является электронная почта — средство оперативной доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Федерального агентства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
3.5.2. Прием и передача документов по электронной почте осуществляется исполнителями с помощью персональных компьютеров, подключенных в локальную сеть Федерального агентства.
3.5.3. На серверах электронной почты каждому абоненту выделяется персональный «почтовый ящик», которому присваивается название в соответствии с фамилией, именем, отчеством пользователя и наименованием организации. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. Доступ к почтовому ящику защищается паролем.
3.5.4. Начальник структурного подразделения назначает ответственных за работу с системой электронной почты в структурном подразделении.
3.5.5. Документы, отправляемые и получаемые по электронной почте, оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3.5.6. Документы, подлежащие передаче по электронной почте, подготавливаются в текстовом редакторе Microsoft Word или в редакторе Microsoft Excel версии 97-2003, 2007.
3.5.7. Для передачи информации исполнитель предоставляет ответственному лицу за работу с системой электронной почты файл или группу файлов в формате DOC, XLS или PDF, а также графические форматы: GIF, TIFF, JPG, PNG. После регистрации документа ответственный за работу с системой электронной почты в структурном подразделении вносит исходящий номер, дату регистрации и вид документа в файл, переданный исполнителем, проверяет наличие записи телефона и адреса электронной почты исполнителя, а также соответствие типа файла указанным выше форматам. При превышении передаваемых файлов размера 500 кБ ответственный архивирует их в формате Zip.
3.5.8. После подготовки файлов к передаче ответственный за работу с системой электронной почты создает письмо во встроенном редакторе электронной почты Lotus Notes, заполняет список рассылки, предоставленный исполнителем, в реквизит «Тема» вносит номер документа и его заголовок, подключает передаваемые файлы, при этом в текст сопроводительного письма заносится заверяющая надпись: «Соответствует оригиналу, должность ответственного за работу с системой электронной почты, фамилия, инициалы, телефон и адрес электронной почты».
3.5.9 Отправляемые и получаемые по электронной почте документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
бланк или его графическое изображение; исходящий номер и дату; графическое изображение подписи; номер телефона (с указанием кода города) исполнителя. Отправлять сообщения следует только во вложенных файлах. Запрещается передавать тексты документов с пометкой «Для служебного пользования».
3.5.10. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
3.6. Порядок прохождения внутренних документов
3.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
3.6.2. Копии подписанных руководством Федерального агентства организационно-распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, под расписку.
3.6.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами. В электронной регистрационной карточке документа производится отметка о соответствующей передаче.
3.7. Работа исполнителей с документами
3.7.1 Исполнение документа предусматривает:
сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа, его оформление; согласование (визирование) документа; представление на подпись (утверждение) руководству Федерального агентства или руководству структурного подразделения; создание электронного образа (файла) документа; подготовку к пересылке адресату. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель подготавливает указатель рассылки за подписью руководства структурного подразделения.
3.7.2. Документы на подпись Руководителю Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии представляются через помощника Руководителя.
3.7.3. Документы на подпись Министру промышленности и торговли Российской Федерации представляются через Административный департамент Минпромторга России. Документы, представляемые на подпись Министру промышленности и торговли Российской Федерации и его заместителям, помещаются в мягкую обложку, которая оформляется в соответствии с Приложением № 25.
3.8. Изготовление и тиражирование документов
3.8.1. Выполнение копировально-множительных работ, относящихся к деятельности Федерального агентства, производится полиграфическим участком с разрешения руководства Управления делами. На документы или материалы, сдаваемые на размножение, оформляется бланк-заказ.
3.8.2. Принимаются документы для тиражирования в виде первых экземпляров, подписанных соответствующим руководителем. Текст должен быть четким, на белой бумаге, без рукописных поправок и расположен согласно требованиям настоящий Инструкции. Документы, подлежащие тиражированию, должны иметь сквозную нумерацию страниц.
3.8.3. Приказы и информационные письма за подписью руководства Федерального агентства тиражируются только через Управление делами.
3.8.4. Документы передаются на тиражирование на полиграфический участок в установленное время.
3.8.5. При выдаче заданий, касающихся организаций, структурные подразделения должны предусматривать в заказах на тиражирование форм, таблиц, писем и других материалов необходимое количество экземпляров для направления предприятиям и организациям с тем, чтобы избежать повторного их тиражирования.
3.8.6. После тиражирования или снятия с них копий в полиграфическом участке подлинные документы подлежат возврату в структурные подразделения.
3.8.7. Готовый материал передается под расписку работнику, ответственному за документационное обеспечение, или исполнителю. В том случае, если к документу за подписью начальника структурного подразделения прикладывается список на рассылку с указанием адресата и количества рассылаемых экземпляров, исполнителем документ передается в Управление делами для отправки. После рассылки исполнителю возвращается подлинный экземпляр документа и список на рассылку с соответствующей пометкой.
3.8.8. Документы, подлежащие тиражированию в количестве свыше 100 экземпляров, а также все виды бланков, форм статистической и бухгалтерской отчетности, книги и журналы учета печатаются в типографии. Заказы на выполнение указанных типографских работ сдаются в установленные сроки в Управление делами.
4. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись основных сведений о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
4.1.2. Поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Каждый документ, поступающий в аппарат Федерального агентства, регистрируется один раз. Входящие документы регистрируются в день их поступления, исходящие — в день подписания. Нумерация осуществляется в пределах календарного года.
4.1.3. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, федеральных органов исполнительной власти или направляемые в их адрес. Документы, полученные от предприятий, организаций или отправляемые в их адрес, регистрируются при условии, если они требуют ответа и решения поставленных в них вопросов.
4.1.4. Документы, поступающие на имя руководства, в адрес Федерального агентства и исходящие за подписью руководства Федерального агентства, регистрируются в Управлении делами в системе «Делопроизводство», в которой данные о зарегистрированных документах хранятся 5 лет.
4.1.5. Входящая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям, и исходящие документы, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются в соответствующих структурных подразделениях в системе «Делопроизводство» в базе данных структурного подразделения.
4.1.6. Все поступающие в Федеральное агентство нормативные акты вышестоящих органов регистрируются в отделе делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами. После исполнения или ознакомления исполнителей законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации хранятся в юридическом отделе Управления делами.
4.1.7. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) представлены в Приложениях № 26, 27. Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (пометка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.); электронный образ документа и др.
4.2. Организация поисковой системы по документам
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Федеральном агентстве создана поисковая система по документам.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя подсистемы по видам документов.
4.2.3. В автоматизированной поисковой системе поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
4.2.4. Поисковая система обеспечивает поиск информации о деятельности Федерального агентства, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
4.2.5. Порядок получения пользователем информации из системы «Делопроизводство» определяет Управление делами.
5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Организация контроля исполнения
5.1.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Федеральном агентстве определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233).
5.1.2. Категории документов, подлежащих постановке на контроль, определяются в соответствии с нормативными актами и спецификой работы Федерального агентства. Контроль исполнительской дисциплины состоит из следующих этапов: постановка поручений на контроль; организация сбора информации по выполнению контрольных поручений в структурных подразделениях Федерального агентства; подготовка справок предупредительного контроля за исполнением поручений; подготовка аналитических материалов по результатам контроля выполнения поручений и информирования руководства о причинах нарушения сроков исполнения; еженедельное информирование руководства Федерального агентства о состоянии исполнения контрольных документов; снятие исполненных документов с контроля.
5.1.3. Контроль за исполнением документов в Федеральном агентстве, за ходом выполнения директивных документов вышестоящих органов, приказов и поручений Федерального агентства обеспечивается деятельностью: заместителей Руководителя Федерального агентства; Управления делами; структурных подразделений.
5.1.4. Постановка документов на контроль осуществляется отделом делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами по указанию Руководителя Федерального агентства (в случае его отсутствия — заместителя Руководителя) и руководства Управления делами. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается штампом «Взято на контроль». При постановке на контроль документа необходимая информация по нему вводится в базу данных системы «Делопроизводство», и дополнительно заполняется контрольная карточка. Доклады о ходе и результатах их исполнения подписываются у руководства Федерального агентства и направляются в указанные вышестоящие органы в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.
5.1.5. Документы, взятые на контроль отделом делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами, в копиях рассылаются исполнителям, указанным в резолюции руководства Федерального агентства, подлинный экземпляр направляется ответственному исполнителю.
5.1.6. Контрольной карточкой отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами уведомляет структурные подразделения Федерального агентства, исполняющие контрольные поручения: срок исполнения которых истекает через 5 дней; ежедневно — о поручениях, срок исполнения которых истек (в том числе уведомляется Руководитель Федерального агентства и заместитель Руководителя Федерального агентства, курирующий данное направление). Сотрудники отдела делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами, ответственные за контроль, осуществляют ежедневную оперативную проработку хода исполнения контрольных документов непосредственно с работниками, ответственными за контроль в структурных подразделениях, и с исполнителями.
5.1.7. Отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами делает отметку в базе данных системы «Делопроизводство» при выполнении поручений, указанных в контрольных документах.
5.1.8. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Данные систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, типам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы, поручения Минпромторга России, приказы Федерального агентства и др.).
5.1.9. Категории документов, подлежащих постановке на контроль, определены в соответствии с нормативными актами и спецификой работы Федерального агентства. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день:
Законы Российской Федерации — согласно указанному в них сроку
Указы Президента Российской Федерации - то же Поручения Президента Российской Федерации - согласно указанному в них
сроку или до 30 дней со дня
подписания поручения
Постановления и распоряжения Правительства - согласно указанному в них Российской Федерации сроку или до 30 дней со дня
подписания
Протоколы заседаний Правительства - согласно указанному в них Российской Федерации, комиссий сроку или до 30 дней со дня Правительства Российской Федерации проведения Поручения Правительства Российской - согласно указанному в них Федерации, по которым Минпромторг России сроку или до 30 дней со дня выступает головным исполнителем, а в подписания поручения
поручении Минпромторга России обозначено первым Федеральное агентство
Поручение "В. Срочно" - в 1-дневный срок Поручение "Срочно", "Незамедлительно" - в течение 3 дней со дня
подписания
Поручение "Оперативно" - в 10-дневный срок Парламентские запросы - согласно указанному в них
сроку или до 15 дней со дня
получения запроса
Запросы членов Совета Федерации и - согласно указанному в них депутатов Государственной Думы сроку или до 30 дней со дня Федерального Собрания Российской Федерации получения запроса Протоколы совещаний у Министра - согласно указанному в них промышленности и торговли Российской сроку
Федерации, у Руководителя Федерального агентства
Протоколы заседаний коллегии Минпромторга — то же России, Федерального агентства
Приказы Минпромторга России, Федерального — то же агентства
Поручения руководства Минпромторга России, — то же Федерального агентства
Докладные записки по вопросам деятельности - срок устанавливается в каждом Федерального агентства конкретном случае Письма Контрольного управления Президента - согласно указанному в них Российской Федерации сроку Письма Аппарата Правительства Российской - то же
Федерации
Иные документы, если по ним дано поручение - согласно указанному в них руководства Минпромторга России, сроку
Федерального агентства с указанием срока
Письма учреждений, организаций, требующие - согласно резолюции или в исполнения (с резолюцией руководства) течение 30 дней со дня
регистрации
Обращения граждан — в течение 30 дней со дня регистрации
Телеграммы — до 2 дней (требующие срочного решения) или в течение 10 дней.
По указанию руководства Федерального агентства и структурных подразделений на контроль могут быть поставлены и другие документы.
5.1.10. Перенос контрольного срока исполнения поручения руководства Федерального агентства отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами может осуществлять только по указанию лица, установившего срок исполнения.
5.1.11. Мотивированное обоснование о продлении срока выполнения поручения, подготовленное начальником структурного подразделения не позднее 2 дней до даты окончания срока, докладывается в установленном порядке руководству Федерального агентства, и в случае продления указанного срока такое поручение берется под особый контроль отделом делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами, который докладывает руководству Федерального агентства о дальнейшем ходе его исполнения и вносит предложения о принятии дополнительных мер по ускорению его реализации. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление делами для внесения изменений в базу данных системы «Делопроизводство» (новый срок, дата изменения, подпись).
5.1.12. При несвоевременном выполнении поручения руководства Федерального агентства ответственный исполнитель в течение 2 дней с даты окончания срока представляет объяснительную записку заместителю Руководителя Федерального агентства о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения.
5.1.13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем и Управлением делами, обеспечивающим контроль исполнения, все контролируемые документы.
5.1.14. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
5.1.15. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в базе данных системы «Делопроизводство».
5.1.16. Снятие документа с контроля осуществляет соответственно Руководитель Федерального агентства или его заместители. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или начальника структурного подразделения, в котором исполнен документ.
5.1.17. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. В базе данных системы «Делопроизводство» проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
5.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минпромторга России
5.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Минпромторга России, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметками «срочно».
5.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Минпромторга России, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно Руководителем Федерального агентства либо по его поручению одним из заместителей Руководителя. Руководитель, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.
5.2.3. Отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами делает соответствующие отметки в базе данных системы «Делопроизводство»: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов.
5.2.4. Отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов для информирования на оперативном совещании руководства Федерального агентства о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов.
5.2.5. В случае, если Федеральное агентство является соисполнителем поручения Минпромторга России, то в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, Федеральное агентство представляет головному исполнителю предложения, подписанные Руководителем Федерального агентства (заместителем Руководителя Федерального агентства).
5.2.6. Если поручение Минпромторга России дано нескольким должностным лицам, то Федеральное агентство, указанное в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки. Подготовленный и согласованный проект документа представляется в Минпромторг России в соответствии с требованиями по оформлению документов в Минпромторге России.
5.2.7. Следует учитывать, что срок представления доклада Федеральным агентством во исполнение поручения Правительства Российской Федерации, данный Министром промышленности и торговли Российской Федерации, определяется не датой его направления, а датой получения Минпромторгом России.
5.2.8. В случае, когда Федеральное агентство, являясь головным исполнителем, не выполнило в установленный срок поручение Минпромторга России, заместитель Руководителя в течение 2 дней с даты окончания срока представляет Руководителю Федерального агентства информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения с указанием работников, на которых следует возложить взыскание.
5.2.9. Переадресация поручений руководства Минпромторга России производится только руководителем, давшим поручение.
6. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
6.1. Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Административным регламентом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии исполнения государственной функции по осуществлению приема граждан, обеспечению своевременного и полного рассмотрения устных и письменных обращений граждан, принятию по ним решений и направлению ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок, утвержденным Приказом Минпромторга России от 20 февраля 2009 г. № 75 и зарегистрированным в Минюсте России 20 марта 2009 г. № 13563.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация работы с документами в делопроизводстве Федерального агентства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Федерального агентства (далее именуется — архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Минпромторга России и Федерального агентства. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
7.1. Составление номенклатур дел
7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Федерального агентства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федеральном агентстве и его структурных подразделениях; штатным расписанием; планами и отчетами о работе Федерального агентства; номенклатурами дел за предшествующие годы; Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральным архивным агентством (Росархивом) 06.10.2000, а также указаниями Росархива, Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) в области работы с документами и настоящей Инструкцией. При составлении номенклатуры дел изучаются документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений Федерального агентства, их виды, состав и содержание.
7.1.3. В Федеральном агентстве составляются номенклатуры дел его структурных подразделений (Приложение № 28) и сводная номенклатура дел Федерального агентства.
7.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за документационное обеспечение в структурном подразделении Федерального агентства, подписывается руководителем структурного подразделения, визируется начальниками отделов и согласовывается с архивом. В установленные сроки номенклатура дел структурного подразделения представляется в отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами. Вновь созданное структурное подразделение Федерального агентства обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами.
7.1.5. Сводная номенклатура дел Федерального агентства составляется отделом делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами на основе номенклатур дел структурных подразделений.
7.1.6. Сводная номенклатура дел Федерального агентства подписывается начальником Управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Федерального агентства (далее именуется — ЦЭК), с Экспертно-проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) ГА РФ, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается заместителем Руководителя Федерального агентства. Согласовывается номенклатура дел с ГА РФ не реже одного раза в 5 лет.
7.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел Федерального агентства его структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
7.1.8. Сводная номенклатура дел Федерального агентства печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел Управления делами. Второй используется в Управлении делами в качестве рабочего экземпляра. Третий применяется в архиве Федерального агентства. Четвертый направляется в ГА РФ, с которым согласовывалась номенклатура дел.
7.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается с ГА РФ заново в случае коренных изменений функций и структуры Федерального агентства.
7.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Федерального агентства являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Федерального агентства. При этом первый раздел номенклатуры включает заголовки дел Управления делами, содержащие организационно-распорядительную документацию Федерального агентства.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Федерального агентства. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
7.1.13 Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Федеральном агентстве цифрового обозначения структурного подразделения по классификатору и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 120-3, где: 120 — обозначение Управления метрологии по классификатору; 3 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. Например:
120-5, 130-5, 140-5 — приказы Федерального агентства по основной деятельности. Копии.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Федерального агентства, структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:
«Документы по вопросам подготовки и проведения конкурса по присуждению премий Правительства Российской Федерации в области качества (письма, справки, предложения и др.)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например:
«Переписка с Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации по вопросам установления стажа работы и выплаты за выслугу лет».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:
«Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам ведения работ в области физико-химических измерений».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
«Переписка по вопросам подтверждения соответствия и качества». «Переписка по вопросам разработки технических регламентов». «Переписка по социально-бытовым и хозяйственным вопросам».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:
«Переписка со Счетной палатой Российской Федерации по вопросам отчетности по форме № 1-БФ».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:
«Переписка с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации по вопросам развития, информационного обеспечения и аккредитации».
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:
«Переписка с ФГУП „ВНИИМ им. Д.И. Менделеева“ (г. Санкт-Петербург) по вопросам метрологии».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
«Сводные квартальные бухгалтерские отчеты Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии за 2009 год».
«План работы и показатели деятельности Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии на 2009 год».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами Федерального агентства. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы (годовые, квартальные, месячные планы и сводные, годовые, квартальные, месячные и статистические отчеты). После этого в номенклатуре располагаются заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, затем следуют заголовки дел, содержащих документы с перепиской и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей), заведенных в структурных подразделениях Федерального агентства, и заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2008 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения делопроизводства и др.
7.1.14. Если в течение года в Федеральном агентстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурных подразделений, в обязательном порядке сообщаются в архив Федерального агентства, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи (Приложение № 29).
7.2. Формирование и оформление дел
7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
7.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях Федерального агентства работниками, ответственными за документационное обеспечение, они также отвечают за своевременное формирование дел.
7.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем работникам, ответственным за документационное обеспечение в структурных подразделениях Федерального агентства, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или работник, ответственный за документационное обеспечение, или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
7.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом делопроизводства, контроля исполнения и архива Управления делами Федерального агентства.
7.2.5 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопроса по хронологии. При этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело должно содержать не более 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
7.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Документы коллегий группируются в два дела: протоколы коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по командированию работников Федерального агентства формируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» от 1 июня 1998 г. № 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 23, ст. 2501) и в соответствии с Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215; 2006, № 6, ст. 636; 2007, № 16, ст. 1828; № 49, ст. 6070). Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
7.2.7. Дела, заводимые в структурных подразделениях Федерального агентства, подлежат оформлению при их заведении и после окончания календарного года. Оформление дел необходимо для подготовки их к передаче на архивное хранение. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками, ответственными за документационное обеспечение в структурных подразделениях Федерального агентства, при методической помощи и под контролем архива Федерального агентства.
7.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 30); подшивку и переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 31); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 32); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (регистрационного номера (индекса) дела, заголовка дела, крайних дат дела и др.).
7.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Федерального агентства; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федерального агентства указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой Федерального агентства; номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Федерального агентства; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Федерального агентства, согласованной с ЭПК ГА РФ; в заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера, например: «Приказы NN 1 — 70 Федерального агентства по основной деятельности»; в заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов не оговаривается; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную и другую документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации документов, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например:
16 января 2009 г.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются следующие особенности дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, рисунками, документами, вырезками из газет и т.п.; номера крупноформатных листов. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Если обнаружено большое количество ошибок в нумерации листов дела, то проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а также составляется и подшивается в конце дела новая заверительная надпись. Листы внутренней описи проставляются в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединения новых документов и т.д.) также отмечаются в заверительной надписи. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей графы номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Федерального агентства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов Федерального архива и Федерального агентства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
7.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. В начале дел, содержащих приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы заседаний коллегии Федерального агентства и документы к ним, а также в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (переписка с вышестоящими органами, поручения вышестоящих органов и документы по их выполнению и др.), также составляется внутренняя опись. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.2.11. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.3. Организация оперативного хранения документов
7.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Федерального агентства дела хранятся по месту их формирования. Начальники структурных подразделений и сотрудники, ответственные за документационное обеспечение, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение одного года, а затем сдаются в архив Федерального агентства (за исключением личных дел лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, которые хранятся в отделе государственной службы и кадров Управления делами в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив).
7.3.2. Документы, находящиеся на хранении в архиве Федерального агентства, предоставляются сотрудникам структурных подразделений для работы в помещении архивохранилища или во временное пользование (на срок не более одного месяца) вне этого помещения по акту и под расписку в учетном журнале выдачи документов и дел с разрешения руководства Управления делами.
7.3.3. Подлинники приказов, протоколов заседаний коллегии и документов к ним, переписки с вышестоящими органами, поручений вышестоящих органов и документов Федерального агентства по их выполнению из архива Федерального агентства (за редким исключением) не выдаются. В необходимых случаях с разрешения руководства Управления делами снимаются копии с этих документов. Выдача копий архивных документов оформляется требованиями, подписанными начальником структурного подразделения, запрашивающего архивный документ, и завизированными руководством Управления делами. Сотрудники, получившие во временное пользование дела из архива, несут ответственность за сохранность архивных документов. По истечении установленного срока дела возвращаются в архив Федерального агентства. При необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления работника архива Федерального агентства с их сохранностью. Копии архивных документов, архивные справки могут предоставляться организациям или гражданам по их письменным запросам с разрешения руководства Управления делами. Сторонним организациям дела и документы, в т.ч. и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Федерального агентства по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства Федерального агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Федерального агентства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение образован архив Федерального агентства. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Федерального агентства включает работу лиц, ответственных за документационное обеспечение в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
8.1. Экспертиза ценности документов
8.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.2. Экспертиза ценности документов в Федеральном агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Федерального агентства.
8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Федеральном агентстве создана постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее именуется — ЦЭК).
8.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается заместителем Руководителя Федерального агентства. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Федерального агентства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством архива.
8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Федерального агентства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (Москва, 2000 г.) и номенклатуры дел Федерального агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Федерального агентства.
8.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На все завершенные в делопроизводстве структурных подразделений Федерального агентства дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, составляются описи дел.
8.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
8.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
8.1.11. В каждом структурном подразделении Федерального агентства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив Федерального агентства. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Федерального агентства, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение в федеральный архив.
8.1.12. Описи дел структурных подразделений Федерального агентства также составляются по установленной форме (Приложение № 33) и представляются в архив Федерального агентства через год после завершения дел в делопроизводстве.
8.1.13 Описательная статья описи дел структурных подразделений включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
8.1.14 При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела, а также все остальные заголовки пишутся полностью; графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
8.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
8.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается начальником структурного подразделения Федерального агентства.
8.1.17. Опись дел структурного подразделения Федерального агентства составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Федерального агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
8.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 34) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Федерального агентства одновременно. Согласованные с ЦЭК Федерального агентства акты утверждаются заместителем Руководителя Федерального агентства только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения. После этого Федеральное агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2004 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2010 г.
8.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Федерального агентства. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
8.2. Подготовка и передача документов в архив
8.2.1. В архив Федерального агентства передаются структурными подразделениями дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Федерального агентства после истечения годового срока их хранения и использования в структурном подразделении Федерального агентства.
8.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Федерального агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. При этом работниками, ответственными за документационное обеспечение в структурных подразделениях Федерального агентства, составляются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в количестве двух экземпляров, один из которых остается в подразделении, а другой — передается в архив Федерального агентства.
8.2.4. Передача дел в архив Федерального агентства осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.
8.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Федерального агентства сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Федерального агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
8.2.6. Прием каждого дела производится работником архива Федерального агентства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива Федерального агентства и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив Федерального агентства передают регистрационные формы на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой регистрационной формы или базы данных включается в опись.
8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Федерального агентства работник, ответственный за документационное обеспечение данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Федерального агентства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федерального архивного агентства
А. Н. Артизов
Приложение № 1
к п. 2.1.4
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
ПРОЕКТА ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
/\
│ 38 пт.
\/
О федеральном бюджете на 2009 год
/\
│ 24 пт.
1,25 см \/
<────> Статья 1.
1. Утвердить федеральный бюджет на 2009 г. __________________
___________________________________________________________________.
/\ 2. Установить ______________________________________________. │ Статья 2. Правительство Российской Федерации вправе направить \/ в 2009 г. __________________________________________________________
24 пт. ___________________________________________. Статья 3. Установить в 2009 г. предельный размер ____________ ____________________________________________________________________ ___________________________________________________________________. Президент Российской Федерации И. Фамилия
Приложение № 2
к п. 2.2.4
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
| УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ | не менее 9 см |
|---|
\/
Об утверждении состава комиссии по вопросам гражданства /\
при Президенте Российской Федерации │
/\ \/
│ 24 пт. 1 инт.
\/
1,25 см
<────> 1. Утвердить прилагаемый состав Комиссии по вопросам /\
гражданства при Президенте Российской Федерации. │
2. Признать утратившими силу: \/
пункт 1 Указа Президента Российской Федерации от 14 18 пт.
ноября 2002 г. N 1318 "Об утверждении Положения о Комиссии
по вопросам гражданства при Президенте Российской Федерации
и ее состава";
<────> пункт 21 приложения № 1 к Указу Президента Российской <─────>
левое Федерации от 25 ноября 2003 г. N 1389 "Об изменении и правое поле признании утратившими силу некоторых актов Президента поле 2,75 см Российской Федерации". 2,25 см
3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его
подписания.
/\
│ 32 пт.
/\ \/ │ Президент \/ Российской Федерации И. Фамилия 1 инт. /\
│ 48 пт.
\/
/\ Москва, Кремль │ Дата \/ Номер 18 пт. /\
нижнее поле не менее 2 см
Образец
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
ПОЛОЖЕНИЕ
О Министерстве иностранных дел Российской Федерации
1. Министерство иностранных дел Российской Федерации (МИД России)
является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим ________ __________________________________________________________________________.
2. В своей деятельности Министерство иностранных дел Российской
Федерации подведомственно Президенту Российской Федерации по вопросам _____ __________________________________________________________________________.
3. ___________________________________________________________________.
4. ____________________________________________________________________
_____________________.
(Далее текст не приводится)
Образец
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Указу Президента
Российской Федерации
НОРМАТИВЫ
распределения средств, поступающих от продажи находящегося
в государственной и муниципальной собственности недвижимого
имущества, в том числе земельных участков, на которых
расположены приватизированные предприятия
| Категория получателей средств | Нормативные распределения (процентов) |
|---|---|
| Местные бюджеты | 70 |
| Бюджеты субъектов Российской Федерации | 7 |
| Федеральный бюджет | 10 |
(Далее текст не приводится)
Приложение № 3
к п. 2.2.4
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ не │
менее │
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 9 см │
│
1,25 см \/
<─────> 1. Согласиться ____________________________________
___________________________________________________________
___________________. /\
| 2. Принять к сведению _____________________________ | 18 пт. |
|---|
___________________________________________________________ \/
___________________.
3. Рекомендовать __________________________________
__________________________________________________________.
<─────> 4. Правительству Российской Федерации _____________ <─────>
левое ___________________________________________________________ правое поле ___________________. поле 2,75 см /\ 2,25 см
│ 36 пт.
/\ \/ │ Президент \/ Российской Федерации И. Фамилия 1 инт. /\
│ 48 пт.
\/
/\ Дата │ Номер
/ 18 пт. /\
нижнее поле не менее 2 см
Приложение № 4
к п. 2.3.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
<pre class="legal-pre"> не │
ПОСТАНОВЛЕНИЕ менее │</pre>
10 см │
от "__" ________ г. N _______ │
│
МОСКВА \/
О предоставлении в 2009 году
государственных гарантий Российской Федерации по кредитам,
привлекаемым организациями, отобранными в порядке,
установленном Правительством Российской Федерации,
на осуществление основной производственной
деятельности и капитальные вложения
/\ /\
| 1,25 см | 24 — 36 пт. / |
|---|
/ 1. Утвердить прилагаемые Правила предоставления в 2009 году 1 инт. государственных гарантий Российской Федерации по кредитам _________.
2. Поручить Внешэкономбанку выполнять в 2009 году функции
агентства Правительства Российской Федерации ______________________.
/\
│ 36 пт.
/\ \/ │ Председатель Правительства \/ Российской Федерации И. Фамилия
1 инт.
Образец
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от г. N
ПРАВИЛА
предоставления в 2009 году
государственных гарантий Российской Федерации по кредитам,
привлекаемым организациями, отобранными в порядке,
установленном Правительством Российской Федерации,
на осуществление основной производственной
деятельности и капитальные вложения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок и условия предоставления
государственных гарантий Российской Федерации по кредитам, ________________ __________________________________________________________________________.
2. Гарантия предоставляется в обеспечение исполнения обязательств
принципала по возврату суммы кредита (погашению основного долга) в части, составляющей до 50 процентов _____________________________________________.
3. Гарантии предоставляются без взимания вознаграждения гаранта.
4. Гарантии предоставляются при условии:
______________________________.
(Далее текст не приводится)
Приложение № 5
к п. 2.3.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ
ПРОЕКТА РАСПОРЯЖЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от "__" _____ г. N _______
МОСКВА
Исключить из перечня федеральных государственных унитарных /\ предприятий, планируемых к приватизации в 2007 году, раздела 2 │ прогнозного плана (программы) приватизации федерального имущества \/ на 2007 год и основных направлений приватизации федерального 18 пт. имущества на 2006 - 2008 годы, утвержденного распоряжением
Правительства Российской Федерации от 25 августа 2005 г. N 1306-р <───>
(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 35, правое
<───> ст. 3655), следующую позицию: поле
левое _________________________________________________________________ 2,5 см поле _________________________________________________________________
2,5 см _____________.
/\ (Далее текст не приводится)
│ 36 пт.
/\ \/ │ Председатель Правительства \/ Российской Федерации И. Фамилия
1 инт. /\
нижнее поле не менее 2 см
Приложение № 6
к п. 2.3.1
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению Правительства
Российской Федерации
от N
ПЕРЕЧЕНЬ
организаций, имеющих право на производство
этилового спирта из пищевого сырья
Государственные унитарные предприятия
1. Береговое спиртовое предприятие ___________________________________.
2. Веселолопанский спиртовой завод ___________________________________.
(Далее текст не приводится)
Приложение № 7
к п. 2.3.1
Образец
Проект
СОГЛАШЕНИЕ
о сотрудничестве государств — участников Содружества
Независимых Государств в области книгоиздания,
книгораспространения и полиграфии
Государства — участники Содружества Независимых Государств в лице правительств, именуемые далее Сторонами, считая, что развитие и укрепление отношений дружбы, добрососедства и сотрудничества отвечает коренным интересам их народов, а также опираясь на многовековые традиции культурного общения между ними, подтверждая свою приверженность соблюдению международных стандартов в области прав человека, закрепленных в таких основополагающих документах, как Всеобщая декларация прав человека, Международный пакт об экономических, социальных и культурных правах, руководствуясь соглашениями Содружества Независимых Государств о сотрудничестве в гуманитарной сфере, проявляя заботу об укреплении культурного и научного потенциала будущих поколений, согласились о нижеследующем:
Стороны развивают взаимовыгодное и равноправное сотрудничество в области книгоиздания, книгораспространения и полиграфии в рамках Содружества Независимых Государств (далее — Содружество), содействуют реализации согласованной межгосударственной политики поддержки книжного дела и формированию позитивного общественного мнения в защиту книги.
(Далее текст не приводится)
Приложение № 8
к п. 2.3.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта
____________________________________
(наименование документа)
____________________________________
(заголовок)
| Федеральный орган исполнительной власти | Фамилия и инициалы руководителя, с которым согласован документ, его должность | Дата согласования, номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование |
|---|
Руководитель Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии Г.И. Элькин
Приложение № 9
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РУКОВОДИТЕЛЯ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ
И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ
РУКОВОДИТЕЛЬ
Ленинский просп., д. 9, Москва В-49, ГСП-1, 119991 Тел: (495) 236-03-00; факс: (495) 236-62-31; E-mail: info@gost.ru http://www.gost.ru
ОКПО 00091089, ОГРН 1047706034232
ИНН/КПП 7706406291/770601001
______________________ N _________________________ На N _____________________________________________
Приложение № 10
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ЗАМЕСТИТЕЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ
И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Ленинский просп., д. 9, Москва В-49, ГСП-1, 119991 Тел: (495) 236-03-00; факс: (495) 236-62-31; E-mail: info@gost.ru http://www.gost.ru
ОКПО 00091089, ОГРН 1047706034232
ИНН/КПП 7706406291/770601001
______________________ N _________________________ На N _____________________________________________
Приложение № 11
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ
И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО
ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ
Ленинский просп., д. 9, Москва В-49, ГСП-1, 119991 Тел: (495) 236-03-00; факс: (495) 236-62-31; E-mail: info@gost.ru http://www.gost.ru
ОКПО 00091089, ОГРН 1047706034232
ИНН/КПП 7706406291/770601001
______________________ N _________________________ На N _____________________________________________
Приложение № 12
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
ПРИКАЗ
__________________________ N _____________ г. Москва
Приложение № 13
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА
ДЛЯ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВЛЯЕМЫХ ЗА ГРАНИЦУ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ Герб РФ MINISTRY OF INDUSTRY AND
**И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ TRADE OF RUSSIAN FEDERATION**
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО FEDERAL AGENCY
ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ON TECHNICAL REGULATING
И МЕТРОЛОГИИ AND METROLOGY
Ленинский проспект, д. 9, Москва Leninsky prospekt, 9, Moscow, Russia,
В-49, ГСП-1, 119991 V-49, GSP-1, 119991
Tel: +7 (095) 236-40-44 http://www.gost.ru Fax: +7 (095) 236-62-31
____________ N ____________
Приложение № 14
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРОТОКОЛА
ПРОТОКОЛ
совещания у Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии
Г.И. Элькина
___________________________________________________
г. Москва
_________________ N __________
Приложение № 15
к п. 2.5.2
ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРОТОКОЛА
ПРОТОКОЛ
совещания у заместителя Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии
И.О. Фамилия
___________________________________________________
г. Москва
_________________ N __________
Приложение № 16
к п. 2.6.19
Утвержден
Инструкцией (Регламентом)
по делопроизводству
Министерства промышленности
и торговли Российской Федерации
(Приказ от 1 ноября 2008 г. № 254)
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДПИСЫВАЕМЫХ МИНИСТРОМ, ЗАМЕСТИТЕЛЯМИ МИНИСТРА
И РУКОВОДИТЕЛЯМИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
| Адресат | Содержание документа | Право подписи |
|---|---|---|
| Правительство | Внесение на рассмотрение проектов | Министр (или |
| Российской | федеральных законов, указов, | лицо, его |
| Федерации | распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, проектов заключений, официальных отзывов, поправок на проекты федеральных законов (п. п. 6, 7, 53, 57, 59, 60, 61 Регламента Правительства Российской Федерации) | замещающее) |
| Внесение материалов на заседание Правительства Российской Федерации (п. 22 Регламента Правительства Российской Федерации) | ||
| Доклады о результатах и основных направлениях деятельности Министерства (раздел 3, п. 3.4 Регламента организации деятельности и взаимодействия Минпромторга России с федеральными органами исполнительной власти) | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Исполнение поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, а также поручений Председателя Правительства Российской Федерации, Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации (п. 46 Регламента Правительства Российской Федерации) Представление предложений о продлении срока исполнения поручений (п. 48 Регламента Правительства Российской Федерации) Исполнение поручений Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации и иных необходимых материалов (п. 50 Регламента Правительства Российской Федерации) Документы сопроводительного и информационного характера | Министр (или лицо, его замещающее) Министр (или лицо, его замещающее) Министр (или лицо, его замещающее) Министр, заместители Министра, статс-секретарь - заместитель Министра | |
| Президент Российской Федерации | Представление Президенту Российской Федерации докладов об исполнении его поручений (п. 51 Регламента Правительства Российской Федерации) Наградные и кадровые материалы | Министр (или лицо, его замещающее) |
| Руководитель Администрации Президента Российской Федерации | ||
| Администрация Президента Российской Федерации | Министр, заместители Министра, статс-секретарь - заместитель Министра | |
| Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Аппарат Правительства Российской Федерации | Министр, заместители Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, руководители структурных подразделений | |
| Председатели палат Федерального Собрания Российской Федерации | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Депутаты | Ответы на парламентские запросы | Министр, |
| Государственной | (п. 108 Регламента Правительства | заместители |
| Думы Федерального Собрания | Российской Федерации; раздел 10, п. 10.2 Регламента организации | Министра, статс-секретарь - |
| Российской | деятельности и взаимодействия | заместитель |
| Федерации, члены | Минпромторга России с федеральными | Министра |
| Совета Федерации | органами исполнительной власти) | |
| Федерального | ||
| Собрания Российской Федерации | ||
| Комитеты и комиссии палат Федерального Собрания Российской Федерации | П. 109 Регламента Правительства Российской Федерации; раздел 10, п. 10.3 Регламента организации деятельности и взаимодействия Минпромторга России с федеральными органами исполнительной власти | Министр, заместители Министра, статс-секретарь - заместитель Министра, руководители структурных подразделений |
| Председатель Счетной палаты Российской Федерации | ||
| Счетная палата Российской Федерации | Министр, заместители Министра, статс-секретарь - заместитель Министра | |
| Совет Безопасности Российской Федерации | Министр, заместители Министра, статс-секретарь - заместитель Министра | |
| Полномочные представители Президента Российской Федерации в федеральных округах | Министр, заместители Министра, статс-секретарь - заместитель Министра | |
| Федеральные министры органов исполнительной власти | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Федеральные | Согласование проектов актов (п. п. 57, | Министр, замести- |
| органы исполнительной власти | 59, 60, 61 Регламента Правительства Российской Федерации) Предложения по исполнению поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации - как соисполнители (п. 49 Регламента Правительства Российской Федерации) | тели Министра, статс-секретарь - заместитель Министра |
| Председатель Верховного Суда Российской Федерации | ||
| Генеральный прокурор Российской Федерации | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Председатель Конституционного Суда Российской Федерации | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Председатель Всероссийской Центральной избирательной комиссии | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Председатель Конституционного Суда Российской Федерации | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Председатель Всероссийской Центральной избирательной комиссии | Министр (или лицо, его замещающее) | |
| Департаменты Правительства Российской Федерации | Руководители структурных подразделений | |
| Департаменты федеральных органов исполнительной власти | Руководители структурных подразделений |
Приложение N 17 к п. 2.7.1.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПРИКАЗА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ<br>
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
ПРИКАЗ
___________________ N _____________
г. Москва
О создании Технического комитета /\
по стандартизации "Машины и оборудование │
для пищевой и перерабатывающей промышленности, │
предприятий торговли и общественного питания" \/
/\ 1 инт.
│ 24 - 36 пт.
\/
1,25 см
<─────> В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г.
/\ N 184-ФЗ "О техническом регулировании", в целях реализации _________ │ _______________________________________________ п р и к а з ы в а ю: \/ 1. Создать технический комитет по стандартизации
18 пт. (далее — ТК) _____________________________________________.
2. Закрепить за ТК _________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
__________________________________________________________.
3. Возложить на ТК _________________________________________
___________________________________________.
Утвердить:
Председателем ТК __________________________________________;
ответственным секретарем ТК _______________________________;
структуру технического комитета по стандартизации _________.
4. Начальнику Управления технического регулирования и
стандартизации В.Н. Клюшникову обеспечить контроль и координацию
деятельности ТК __________________________________________________.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
заместителя Руководителя Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии С.В. Пугачева.
/\
│ 36 пт.
\/
Руководитель
Федерального агентства Г.И. Элькин
Приложение № 18 к п. 2.7.1.8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СОВМЕСТНОГО ПРОЕКТА ПРИКАЗА
Федеральное агентство Федеральное агентство
по техническому регулированию специального строительства<br>
и метрологии
ПРИКАЗ
_________________ N ________
г. Москва
О создании Координационного совета
по вопросам метрологического обеспечения в Федеральном
агентстве по техническому регулированию и метрологии
и Федеральном агентстве специального строительства
/\
│ 2 - 3 инт.
\/
1,25 см
<─────> В целях выполнения требований статьи 4 Закона
Российской Федерации ______________________________________
<────> __________________________________ приказываем: <────>
левое 1. Создать Координационный совет __________________ правое поле ___________________ (приложение N 1) _________________. поле 2,5 см 2. Утвердить состав _______________________________ 1 - 2 см
___________________ (приложение N 2) _________________.
3. Утвердить Положение _____ (приложение N 3) ____.
4. Управлению метрологии _________________________.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа
возложить на _____________________________________________.
/\
│ 3 инт.
\/
Руководитель Федерального Директор Федерального
агентства по техническому агентства специального
регулированию и метрологии строительства
Г.И. Элькин Н.П. Аброськин
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к приказу Федерального
агентства по техническому
регулированию и метрологии
и Федерального агентства
специального строительства
от 2009 г. N
СОСТАВ
Координационного совета
по вопросам метрологического обеспечения в Федеральном
агентстве по техническому регулированию и метрологии
и Федеральном агентстве специального строительства
Крутиков В.Н. — заместитель Руководителя Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (сопредседатель Координационного совета)
Мирзоев В.В. — заместитель директора Федерального агентства специального строительства — главный инженер (сопредседатель Координационного совета)
Асланян Э.Г. — директор НИО-3 ФГУП «Всероссийский научно- исследовательский институт физико-технических и радиотехнических измерений»
Бездорожев И.Ю. — начальник метрологической службы — главный метролог Федерального агентства специального строительства
Лахов В.М. — начальник Управления метрологии Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии
Мязитов Р.С. — начальник Управления подготовки производства Федерального агентства специального строительства
Приложение № 19
к п. 2.7.3.4
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ
ПРОТОКОЛ
совещания у Руководителя
Федерального агентства по техническому
регулированию и метрологии
Г.И. Элькина
____________________________________________________
г. Москва
_____________________ N ___________
Присутствовали:
заместители Руководителя ___________________________ ___________________________ начальники структурных подразделений ___________________________ ___________________________ от подведомственных организаций ___________________________
I. О вопросах технического регулирования
________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)
(текст)
II. О вопросах метрологии
________________________________________________________
(И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, И.О. Фамилия)
(текст)
Г.И. Элькин
Приложение № 20
к п. 2.7.4.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЬМА
Герб РФ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ Председателю Комитета
И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Российского Союза
промышленников
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО и предпринимателей
ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ по техническому
И МЕТРОЛОГИИ регулированию,
стандартизации и оценке
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ соответствия Ленинский просп., д. 9, Москва В-49, ГСП-1, 119991 Д.А. Пумпянскому
Тел: (495) 236-03-00; факс: (495) 236-62-31;
E-mail: info@gost.ru Котельническая наб., 17
http://www.gost.ru Москва, 109240
ОКПО 00091089, ОГРН 1047706034232
ИНН/КПП 7706406291/770601001
______________________ N _________________________ 120/3221-01-15 от 25.12.2008 На N _____________________________________________
| Об экспертизе административного регламента |
|---|
Уважаемый Дмитрий Александрович!
В целях реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и
административных регламентов предоставления государственных услуг» ________
________________________________________________________.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
И.О. Фамилия
Печатается на оборотной стороне листа
Исп. И.О. Фамилия Тел. 236-23-23
Приложение № 21
к п. 2.7.4.8
ОБРАЗЕЦ ПИСЬМА ДЛЯ МЕЖДУНАРОДНОЙ ПЕРЕПИСКИ
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ Герб РФ MINISTRY OF INDUSTRY AND
**И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ TRADE OF RUSSIAN FEDERATION**
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО FEDERAL AGENCY
ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ON TECHNICAL REGULATING
И МЕТРОЛОГИИ AND METROLOGY
Ленинский проспект, д. 9, Москва Leninsky prospekt, 9, Moscow, Russia,
В-49, ГСП-1, 119991 V-49, GSP-1, 119991
Tel: +7 (095) 236-40-44 http://www.gost.ru Fax: +7 (095) 236-62-31
____________ N ____________
Уважаемый господин Торговый советник!
Имею честь сообщить, что __________________________________________________________
С уважением,
Руководитель Федерального агентства Г. Элькин
(наименование должности)
господину ________________________ (инициал имени, фамилия)
(город, страна)
Приложение № 22
к п. 2.7.6.2
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННОЙ ТЕЛЕГРАММЫ
ТЕЛЕГРАММА
| Слов | Плата | из Москвы N _____ | Передача __го ___ ч. ___ мин. | ||
| руб. | коп. | __ сл. __го __ час. __ мин. | № связи | ||
| Служ. отм. | |||||
Категория ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ и отметки особого вида:
Куда, кому: 450095 УФА ООО «АГРОДОРСПЕЦСТРОЙ» КУЗНЕЦОВУ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ В СООТВЕТСТВИИ ___________ ТЧК ГЭ-101-32/61
РУКОВОДИТЕЛЬ
ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА Г.И. Элькин
Адрес отправителя: Москва, Стандарт. Руководитель И.О. Фамилия Упр. развития, информационного обеспечения и аккредитации
И.О. Фамилия
исп. ____________
236-32-95
тел. _________
января
«15» ______ 2009 г.
Приложение № 23
к п. 2.7.6.8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО
ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
ТЕЛЕФОНОГРАММА
"__" _________ 20__ г. N __________ Передал _______________ час. мин. Принял ________________ час. мин.
Приложение № 24
к п. 3.1.1
СХЕМА
ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
| Руководитель | ||||||||||||
| Заместители Руководителя | /\ | /\ | Начальники структурных подразделений | |||||||||
| /\ /\ | ||||||||||||
| \/ | \/ \/ /\ /\ | |||||||||||
| \/ | Помощник Руководителя | |||||||||||
| /\ /\ | \/ | \/ | ||||||||||
| Работники, ответственные за ведение делопроизводства в секретариатах заместителей Руководителя | \/ | |||||||||||
| \/ | Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях | |||||||||||
| Заместитель начальника Управления делами | ||||||||||||
/\ /\ /\ /\ /\ /\
| \/ | \/ | |||||||||
| Отдел делопроизводства, контроля исполнения и архива | < | |||||||||
| Условные обозначения: | /\ | \/ | ||||||||
| < > поступающие документы < > отправляемые документы | Почтовая, телеграфная и факсимильная связь, электронная почта | \/ | ||||||||
| Фельдсвязь | ||||||||||
Приложение № 25
к п. 3.7.3
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ МЯГКОЙ ОБЛОЖКИ
Правительство
Российской Федерации
О проекте постановления Правительства Российской Федерации
Визы: И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Исполнитель: И.О. Фамилия 236-10-70
Приложение № 26
к п. 4.1.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КАРТОЧКИ НА ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ
Лицевая и оборотная сторона карточки
┌──────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА на ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ │ │
│ ┌───────────────┐ │ Исполнен │
│ N 472 от │ 21.01.2009 1б│ │ │
│ └───────────────┘ └───────────────────────────────────────┤
│Тип документа: Реквизиты отправителя: │
│ ┌───────────────┐│
│Минпромторг России Исх. N МП-1552 от │ 19.01.2009 1б││
│ └───────────────┘│</pre>
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Регистрация │ Исполнение │ Связки │ │
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
<pre class="legal-pre">│Организация-отправитель: Подписал: ││
│ Минпромторг России В.Ю. Саламатов ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
<pre class="legal-pre">│Получатель: Вид доставки: ││
│ Элькин Г.И. Почта ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
<pre class="legal-pre">│Наименование или краткое содержание документа: ││
│ Рез. В.Ю. Саламатова от 20.01.2009 - В.В. Оселедько, В.В. Семенову, А.В. Потапову, ││
│ Л.В. Стругову, Г.И. Элькину, В.И. Тараскину ││
│ Для рассмотрения и подготовки предложений ││
│ Письмо Минприроды от 15.01.2009 N 03-13-32/290 (С.Р. Леви) ││
│ Направляется проект технического регламента "О безопасности лифтов" ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
<pre class="legal-pre">│Количество листов: 55 Папка: ││
│ N Дела: 101-12 ││</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
Примечания: см. вх. N 436 от 20.01.2009 │
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────┐
Автор: Ольга Н. Монахова, 21.01.2009 10:27 │ ФА ТРиМ │
────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘
Делопроизводство (С) КСК, 1997 - 2001. Изменено: 08.06.2009 16:39, Анна В. Орехова
┌──────────────────────────────────────────────────┬───────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА на ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ │ │
│ ┌───────────────┐ │ Исполнен │
│ N 472 от │ 21.01.2009 1б│ │ │
│ └───────────────┘ └───────────────────────────────────────┤
│Тип документа: Реквизиты отправителя: │
│ ┌───────────────┐│
│Минпромторг России Исх. N МП-1552 от │ 19.01.2009 1б││
│ └───────────────┘│</pre>
└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Регистрация │ Исполнение │ Связки │ │
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
<pre class="legal-pre">│ ┌───────────────┐ ┌──────────┐││
│Резолюция от: │ 22.01.2009 1б│ Дополнительная резолюция от: │ 1б│││
│ └───────────────┘ └──────────┘││
│ Прошу рассмотреть и направить предложения В.В. Оселедько ││
│Автор рез: Элькин Г.И. Автор рез: ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
<pre class="legal-pre">│ ┌───────────────┐ ││
│Срок исполнения: │ 28.01.2009 1б│ ││
│ └───────────────┘ ││</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
<pre class="legal-pre"> Кому передан документ: Список для ознакомления: │
┌──────────────────────────────────┐ ┌────────────────────────────────────────────┐│
│ Клюшников В.Н. - 22.01.2009 │ │ ││
│ Пугачев С.В. - 22.01.2009 (Коп.) │ │ ││
└──────────────────────────────────┘ └────────────────────────────────────────────┘│
Оригинал находится: Передан в структурное подразделение: │</pre>
<возвращен> Управление технического регулирования и │
стандартизации 22.01.2009 (доставлен 22.01.2009)│
Пугачев - 22.01.2009 (доставлен 22.01.2009) │
│
Список исполнителей: │
┌────────────────────┬───────┬───────────────────────────────────────────┬───────────┬────┐│
│ Исполнитель │ Пункт │ Поручение │ Срок исп. │ ││
├────────────────────┴───────┴───────────────────────────────────────────┴───────────┴────┤│
<pre class="legal-pre">│\/ 1 Клюшников В.Н. Прошу рассмотреть и направить предложения 28.01.2009 ││
│ В.В. Оселедько ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
<pre class="legal-pre">│ ││
│ ││</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
│Промежуточное исполнение: ││
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
<pre class="legal-pre">│ \/│ ││
│ ──┘ Исполнение: 28.01.2009 Исх. N СП-101-12/431 от 28.01.2009 ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
│N дела по номенклатуре: 28.01.2009 101-12 ││
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────┐
Автор: Ольга Н. Монахова, 21.01.2009 10:27 │ ФА ТРиМ │
────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘
Делопроизводство (С) КСК, 1997 — 2001. Изменено: 08.06.2009 16:39, Анна В. Орехова
Приложение № 27
к п. 4.1.7
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КАРТОЧКИ НА ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ
| РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА на ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ | Зарегистрирован | |||||
| № СП-101-32/2327 от | 21.04.2009 1б | |||||
| Тип документа: Ответ на: | ||||||
| Письма от Пугачева С.В. Вх. № 3653 от | 10.04.2009 1б | |||||
| Исх. № 6159 от | 09.04.2009 1б | |||||
| Регистрация | Связки | |||||
Куда: │
┌───┬────────────────────────────────────────────────────────────┬─────────────────┬──────┐│
│ N │ организация │ Ф.И.О. │ дата ││
├───┼────────────────────────────────────────────────────────────┼─────────────────┼──────┤│
│ 1 │Старшему Вице-президенту ОАО "Российские Железные Дороги" │В.А. Гапановичу │ ││
└───┴────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────────────┴──────┘│
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐│
<pre class="legal-pre">│Подписал: Исполнитель: ││
│Пугачев С.В. Кириллов А.Ю. (тел.: 236-4400) ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
<pre class="legal-pre">│Наименование или краткое содержание документа: ││
│ Об участии сотрудников Федерального агентства в работе "круглого" стола на тему ││
│ "Обеспечение единства технического регулирования в сфере железнодорожного транспорта на││
│ "пространстве 1520" с 27 по 29 мая 2009 г. в г. Сочи ││</pre>
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
│Кол-во листов: 1 Тираж: 1 ││
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│
│N дела по номенклатуре: 101-32 Документ вложен в папку: ││
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘│
Примечания: │
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌──────────────────────┐
Автор: Надежда Попова, 28.04.2009 10:54 │ ФА ТРиМ │
────────────────────────────────────────────────────────────────────┴──────────────────────┘
Делопроизводство (С) КСК, 1997 — 2001. Изменено: 09.06.2009 11:32, Наталья Л. Рыбалко
Приложение № 28
к п. 7.1.3
ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральное агентство по
техническому регулированию
и метрологии
Управление технического
регулирования и стандартизации
Номенклатура дел
______ N ________
Москва
___________________
(место составления)
2009
На ______ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| 130-1 | Федеральные законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации; постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации. Копии | ДМН ст. 1б 1 | ||
| 130-2 «ДСП» | Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Совета Федерации, Государственной Думы, касающиеся деятельности Федерального агентства, и документы по их выполнению, в т.ч. с пометкой «ДСП». Копии | ДМН ст. 4 | ||
Начальник Управления технического регулирования и стандартизации Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должностного лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 29
к п. 7.1.15
ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ О КАТЕГОРИЯХ
И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
2009
заведенных в ______ году в Управлении технического
регулирования и стандартизации Федерального агентства
по техническому регулированию и метрологии
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | 2 | - | - |
| Временного (свыше 10 лет) | 2 | - | 2 |
| Временного (10 лет включительно) | 20 | 2 | 7 |
| ИТОГО: | 24 | 2 | 9 |
| Наименование должности составителя | Подпись | Расшифровка подписи | |
| Дата | |||
| Итоговые сведения переданы в архив Федерального агентства | |||
| Наименование должности передавшего сведения | Подпись | Расшифровка подписи | |
| Дата | |||
Приложение № 30
к п. 7.2.8
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЛОЖКИ ДЕЛА
ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Код федерального архива ________
Код Федерального агентства
по техническому регулированию
и метрологии ________________
┌───────────────────────────────┐
│Ф. N │
──────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│Оп. N │
──────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│Д. N │
──────────────────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
(наименование федерального архива) │ │
└───────────────────────────────┘
Федеральное агентство по техническому регулированию
и метрологии
Управление делами
Отдел государственной службы и кадров
(наименования организации и структурного подразделения)
103-5 1
Дело N _______ Том N ___
Приказы N 1 - 85 по личному составу Федерального агентства
по техническому регулированию и метрологии,
в т.ч. с пометкой "ДСП"
(заголовок дела)
с 11 января 2009 г. по 1 марта 2009 г.
(крайние даты)
250
На _____ листах
75
Хранить ____ лет ЭПК
┌──────────────────────┐
│Ф. N │
├──────────────────────┤
│Оп. N │
├──────────────────────┤
│Д. N │
├──────────────────────┤
└──────────────────────┘
Приложение № 31
к п. 7.2.8
ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
101-2
Лист-заверитель дела N _____
230 (двести тридцать)
В деле подшито и пронумеровано _____________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
88а
в том числе литерные номера листов ___
14
пропущенные номера листов __
3 (три)
+ листов внутренней описи _______
| Особенности физического состояния и формирования дел | Номера листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
| Крупноформатный лист | 26 |
Ведущий специалист-эксперт Управления делами Подпись И.О. Фамилия
15.01.2009
Приложение № 32
к п. 7.2.8
ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
101-11
документов дела N ______
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов ед. хр. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1. | ГЭ-101-11/106 | 14.01.2009 | Приглашение принять участие в работе заседания Координационного совета проекта "Сближение технических правил и стандартов" | 1 | |
| 2. | ГЭ-101-11/863 | 26.02.2009 | О разработке и утверждении Правительством Российской Федерации нормативно-правовых актов, обеспечивающих реализацию положения Доктрины информационной безопасности Российской Федерации | 2 - 15 | |
| 3. | |||||
| 4. |
29 (двадцать девять)
Итого ________________________________________ документов (цифрами и прописью)
5 (пять)
Количество листов внутренней описи ______________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 33 к п. 8.1.12
ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ
ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Федеральное агентство по техническому
_____________________________________
регулированию и метрологии
__________________________
(наименование)
Управление развития, информационного обеспечения
(наименование структурного подразделения)
и аккредитации
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Управления
развития, информационного
обеспечения и аккредитации
И.О. Фамилия
Дата
Опись N __________
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во листов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <1> | 7 |
| Название раздела | ||||||
| 1. | 143-5 | Лицевые счета государственных служащих центрального аппарата Федерального агентства на А-С, т. 1 | 2009 г. | 215 | 75 лет ЭПК | |
| 2. | 143-5 | То же, т. 2 | 2009 г. | 200 | 75 лет ЭПК | |
2 1 2
В данную опись внесено ___ ед. хр. С N ___ по N ___, в том числе: (цифрами и прописью) _ литерные номера: ______________________________ _ пропущенные номера: ___________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
2 (два)
Передал ____________________ дел(а) (цифрами и прописью) _ и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <2> (цифрами и прописью)
| Наименование должности сотрудника структурного подразделения | Подпись | Расшифровка подписи |
|---|
Дата 2 (два) Принял ____________________ дел(а) (цифрами и прописью)
и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам (цифрами и прописью)
Наименование должности работника архива организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
--------------------------------
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<2> Передаются с делами службы делопроизводства.
Приложение № 34
к п. 8.1.18
ОБРАЗЕЦ СОСТАВЛЕНИЯ АКТА
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ
по техническому регулированию и метрологии Заместитель Руководителя Федерального агентства Управление метрологии Подпись И.О. Фамилия АКТ
__________ N ____________ Дата г. Москва
(место составления)
О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Перечня типовых управленческих документов, образующихся в На основании ____________________________________________________________
деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и Управления метрологии утратившие практическое значение документы ________________________________ ____________________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи | Кол-во дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 | Приказы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии по основной деятельности. Копии | 15.01.2007 - 15.03.2007 | 130-1 | 3 | ДМН ст. 6 а) прим. 1 | ||
| 2 |
5 (пять) 2007</pre>
Итого ____________________ дел за ______ год(ы) (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _____ год(ы) утверждена(ы), ГА РФ а по личному составу согласована(ы) с ЭПК _________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _____________ N ________)
Ведущий специалист-эксперт Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Федерального агентства
10.02.2009 1 от __________ N ___ 5 (пяти) Документы в количестве ____________________ дел, (цифрами и прописью) 10 (десять) весом _____________ кг сданы в ______________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________ N ___________________
Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)