Приказ Министра обороны СССР от 05.10.1967 № 255

«О введении в действие Руководства по служебной переписке и делопроизводству в Вооруженных Силах СССР»

МИНИСТР ОБОРОНЫ СССР

ПРИКАЗ

от 5 октября 1967 г. № 255

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ РУКОВОДСТВА ПО СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКЕ

1. Ввести в действие Руководство по служебной переписке и делопроизводству в Вооруженных Силах СССР.

Руководство изучить всему личному составу Вооруженных Сил СССР, связанному с ведением служебной переписки и делопроизводства.

2. Снабжение воинских частей, учреждений, предприятий и организаций предусмотренными Руководством бланками, книгами и журналами производить только по израсходовании бланков, книг и журналов прежних образцов.

3. Считать утратившими силу приказы и директивы согласно прилагаемому перечню.

РУКОВОДСТВО ПО СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ СССР

1. Настоящим Руководством определяется порядок ведения служебной переписки и делопроизводства в воинских частях и учреждениях <*> Вооруженных Сил СССР. Особенности ведения секретной переписки, а также правила ведения секретного делопроизводства изложены в соответствующих служебных документах.

<*> В этой и последующих статьях под «воинскими частями и учреждениями» имеются в виду воинские части, корабли, соединения, объединения, военно-учебные заведения, управления, отделы, службы, институты, полигоны, арсеналы, базы, склады, военкоматы и другие учреждения, а также предприятия и организации.

Порядок ведения переписки по вопросам партийного и комсомольского учета и хранения документов партийного и комсомольского хозяйства в политорганах, партийных и комсомольских организациях определяется особым указанием Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского Флота.

При подготовке, представлении на подпись, издании и рассылке приказов и директив Министра обороны СССР следует руководствоваться также Инструкцией по этому вопросу.

2. Основным методом руководства и управления войсками и службами является личное общение должностных лиц воинских частей и учреждений. Для передачи распоряжений, сообщений и разрешения различных служебных вопросов должностные лица во всех случаях, когда это возможно, должны пользоваться техническими средствами связи.

К переписке следует прибегать лишь в случаях действительной необходимости, когда нет условий для осуществления личного общения, невозможно использование технических средств связи или когда существующими положениями предусмотрено составление письменного документа.

3. Служебная переписка воинскими частями и учреждениями ведется по команде, за исключением переписки между воинскими частями и учреждениями, не подчиненными друг другу, или переписки с гражданскими учреждениями и организациями по различным вопросам служебной деятельности.

Ведение переписки между подразделениями воинской части и между отделами внутри штаба от армии и ниже, а также внутри управления запрещается.

4. Вся служебная переписка в Вооруженных Силах СССР ведется только на русском языке.

5. Служебная переписка с учреждениями и гражданами (подданными) иностранных государств, а также с представительствами СССР за границей ведется по особым правилам через Отдел внешних сношений Министерства обороны СССР.

6. Командиры и начальники всех степеней обязаны:

• систематически заниматься совершенствованием стиля работы подчиненных командиров и начальников, воспитывать у них исполнительность, четкость в работе и чувство высокой ответственности за порученное дело;
• создавать подчиненным командирам и начальникам условия для более тесного общения с личным составом и улучшения их организаторской деятельности непосредственно в войсках;
• требовать от подчиненных командиров и начальников своевременного исполнения полученных указаний и распоряжений;
• изучать характер служебной переписки и принимать решительные меры к ее сокращению, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи;
• постоянно требовать от подчиненных командиров и начальников, чтобы они не входили с ходатайством по таким вопросам, решение которых предоставлено их власти или порядок решения которых определен действующими приказами и положениями;
• не требовать от подчиненных штабов представления сведений и документов, не предусмотренных табелями срочных донесений;
• строго следить за тем, чтобы подчиненные командиры и начальники представляли в местные гражданские учреждения и организации только те сведения, отчеты, заявки, справки и в те сроки, которые предусмотрены особым перечнем Генерального штаба;
• обеспечивать строгий порядок в учете, хранении и использовании различных служебных удостоверений, пропусков, бланков строгого учета, печатей и штампов воинских частей и учреждений;
• организовать и систематически проводить с личным составом воинских частей и учреждений занятия по изучению требований настоящего Руководства, осуществлять контроль за выполнением этих требований, обеспечивая необходимые условия для ведения переписки и делопроизводства;
• принимать меры по рационализации и механизации делопроизводства;
• своевременно высвобождать штабы (учреждения) от архивных материалов с истекшими сроками хранения и изданий, не требующихся для практического использования;
• обеспечить правильное пользование действительными и условными наименованиями воинских частей и учреждений при изготовлении и отправке служебных документов, обращая особое внимание на правильность ведения переписки с гражданскими учреждениями и организациями;
• при инспектировании и проверках воинских частей и учреждений принимать практические меры к сокращению излишней переписки и наведению должного порядка в делопроизводстве.

7. Право ведения переписки по служебным вопросам, кроме командира (начальника, командующего), в пределах круга служебных обязанностей, предоставляется:

• в воинской части — начальнику штаба и заместителям командира части;
• в соединении — начальнику штаба, заместителям командира соединения, заместителям начальника штаба, начальника политического отдела и начальникам служб;
• в военно-учебном заведении и научно-исследовательском институте — начальнику штаба, заместителям (помощникам) начальника военно-учебного заведения (института), начальникам служб, начальнику факультета заочного обучения;
• в учреждении, предприятии и организации — заместителям (помощникам) начальника учреждения, предприятия, организации;
• в аппарате военного округа, округа ПВО, группы войск, флота, армии и флотилии <*> — начальникам штабов и их заместителям, заместителям и помощникам командующих, членам военных советов — начальникам политических управлений (отделов), заместителям начальников политических управлений (отделов), командующим и начальникам родов войск и их заместителям, начальникам штабов родов войск, заместителям начальников тыла и начальникам штабов тыла, начальникам служб, управлений и самостоятельных отделов.

<*> В дальнейшем военные округа, округа ПВО, группы войск, флоты, армии и флотилии будут именоваться «военные округа и армии».

В центральном аппарате Министерства обороны СССР право ведения служебной переписки предоставляется:

• заместителям Министра обороны СССР, заместителю Министра обороны — Начальнику тыла Вооруженных Сил СССР, заместителю Министра обороны СССР по строительству и расквартированию войск, Главному инспектору — заместителю Министра обороны СССР, помощнику Министра обороны СССР по высшим военно-учебным заведениям, заместителям Начальника тыла Вооруженных Сил СССР, Начальника строительства и расквартирования войск и Главного инспектора Министерства обороны СССР;
• начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил СССР, начальнику Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского Флота, главнокомандующим видами Вооруженных Сил СССР, командующим и начальникам родов войск, их заместителям и помощникам;
• начальникам главных штабов, начальникам тыла видов Вооруженных Сил СССР, начальникам Штаба тыла Вооруженных Сил СССР, штабов родов войск, начальникам главных и центральных управлений, их заместителям и помощникам;
• начальникам и заместителям начальников управлений, самостоятельных отделов и служб.

8. В некоторых воинских частях и учреждениях, где это является целесообразным, командиры частей и начальники учреждений своими приказами могут ограничить круг должностных лиц, ведущих переписку по служебным вопросам.

В центральном аппарате Министерства обороны СССР в отдельных случаях приказами начальников главных и центральных управлений право ведения служебной переписки может быть предоставлено начальникам несамостоятельных отделов в пределах круга их служебных обязанностей.

9. Изготовление бланков, книг и журналов, предусмотренных настоящим Руководством, и снабжение ими воинских частей, кораблей и учреждений возлагается на Управление вещевого снабжения Министерства обороны СССР, Техническое управление Военно-Морского Флота и их органы на местах.

10. Весь личный состав воинских частей и учреждений, соприкасающийся со служебными документами, должен строго выполнять требования, установленные настоящим Руководством, быть бдительным и не допускать каких-либо нарушений, могущих привести к разглашению сведений служебного характера или утрате служебных документов, а также пресекать поступки других лиц, могущие привести к таким последствиям.

11. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Вести разговоры, связанные со служебными документами, в присутствии посторонних лиц или на улицах, в поездах, автобусах, ресторанах, кафе, столовых, театрах, кино, санаториях, домах отдыха и в других местах вне службы, запрещается.

Давать справки и сообщать сведения служебного характера лицам, не имеющим по своему служебному положению непосредственного отношения к ним, разрешается только с ведома командира воинской части (начальника штаба, учреждения) или других должностных лиц, которым предоставлено право ведения служебной переписки.

12. Опубликование служебных документов в печати, экспонирование их в музеях, объявление по радио и телевидению производится в соответствии с установленными правилами.

Военнослужащим, рабочим и служащим запрещается самовольный провоз и пересылка за границу СССР изданий и других служебных материалов, не подлежащих продаже в торговой сети и опубликованию в открытой печати. В необходимых случаях эти издания и материалы могут быть высланы для них установленным порядком через соответствующие воинские части (учреждения).

13. Работа со служебными документами в воинских частях и учреждениях в нерабочее время допускается только с разрешения начальника штаба воинской части (начальника учреждения) или его заместителей.

Работа со служебными документами и хранение их вне служебных помещений воинских частей и учреждений запрещается, за исключением случаев, предусмотренных статьей 153.

14. Служебные документы могут передаваться другим исполнителям только с разрешения своего непосредственного начальника и его заместителя.

Передача документов из одного отдела (службы) в другой производится через делопроизводство под расписку в журналах учета. Исполнители могут передавать документы для временного пользования другим работникам воинской части (учреждения) под временную расписку в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить обратно переданные документы под расписку в этом же реестре.

В центральном аппарате Министерства обороны СССР, аппарате военного округа, армии документы, подлежащие согласованию, могут передаваться таким же порядком в другие штабы, управления, отделы, службы, а также в гражданские учреждения и организации.

15. Лица, выбывающие из воинской части или учреждения, обязаны сдать все числящиеся за ними служебные документы, уставы, наставления, руководства и другие издания.

16. Изготовление блокнотов, записных книжек и тетрадей с наименованием воинской части (учреждения) или должности командира (начальника) запрещается.

Должностным лицам воинских частей и учреждений запрещается обращаться в гражданские учреждения и организации с личными просьбами, изложенными на бланках с угловым штампом воинской части (учреждения).

17. В воинских частях и учреждениях применяются следующие виды служебных документов: приказ, приказание (распоряжение), директива, указание, предписание, отношение, рапорт, доклад, донесение, отчет, акт, справка и др.

18. Приказы отдают:

а) командиры воинских частей и соединений;

б) начальники учреждений и военно-учебных заведений;

в) начальники гарнизонов;

г) командующие войсками военных округов и армиями.

Кроме того, приказами Министра обороны СССР и соответствующими положениями об органах военного управления право отдачи приказов может быть предоставлено и другим должностным лицам в пределах круга их служебных обязанностей.

19. Командир воинской части ежедневно отдает письменный приказ по строевой части и по мере необходимости приказы по боевой и политической подготовке, приказы по хозяйственной части и приказы по технической части.

В этих приказах излагаются следующие вопросы:

В приказе по строевой части (форма № 1):

• назначение дежурного и помощника дежурного по части, дежурного по парку, дежурного подразделения, а также подразделений, от которых выделяется суточный наряд части и наряд на работы;
• зачисление в списки личного состава части и исключение из списков;
• зачисление на довольствие и исключение с довольствия;
• изменения в персональных учетных данных личного состава;
• нахождение на излечении и возвращение на службу после выздоровления;
• назначение на должности, присвоение воинских званий;
• увольнение военнослужащих в запас;
• прием на работу и увольнение рабочих и служащих;
• убытие в командировки, отпуска, на учебу и прибытие из командировок, отпусков, учебных заведений и т.п.;
• награды, поощрения и дисциплинарные взыскания личному составу;
• другие вопросы, решение которых предоставлено командиру части.

В приказе по боевой и политической подготовке:

• итоги боевой и политической подготовки личного состава за истекший учебный год (период) и задачи на новый учебный год (период);
• итоги инспектирования, проверок и оценок боевой и политической подготовки личного состава;
• об отличниках боевой и политической подготовки и отличных подразделениях;
• указания по организации и проведению учебных занятий;
• другие вопросы боевой и политической подготовки, решение которых предоставлено командиру части.

В приказе по хозяйственной части:

• порядок материального обеспечения выхода в лагерь (учебный центр), проведения учебных сборов и др.;
• распределение лимита расхода горючего по подразделениям;
• назначение комиссий для проверки хозяйственной деятельности служб тыла части;
• результаты хозяйственной деятельности или инвентаризации материальных средств по службам тыла части;
• указания по результатам осмотров обмундирования и обуви в подразделениях части;
• состав нештатных пожарных команд;
• назначение команд для ремонта казарменно-жилищного фонда, коммунальных сооружений и оборудования;
• другие вопросы хозяйственной деятельности, решение которых предоставлено командиру части.

В приказе по технической части:

• состав, задачи и сроки работы комиссий по проверке наличия и качественного состояния бронетанковой, автотракторной, артиллерийской и другой техники и имущества, а также инвентаризации технического имущества;
• распределение машин по группам и перевод их из одной группы в другую, а также постановка машин на хранение и снятие их с хранения;
• результаты осмотров должностными лицами и комиссиями техники и имущества;
• результаты проведения инвентаризации технического имущества;
• распределение годового лимита моторесурсов по видам техники, согласованное с установленным лимитом расхода горючего;
• ввод в строй и закрепление боевой техники и автомобилей за подразделениями и водителями машин (экипажами, расчетами);
• указания по вопросам использования, сбережения, обслуживания, хранения и ремонта техники и имущества;
• результаты проверки водителей и допуск их к эксплуатации машин в зимних и летних условиях;
• другие вопросы по технической части, решение которых предоставлено командиру части.

20. Письменные приказания, распоряжения (форма № 2) отдаются по отдельным частным вопросам и только в тех случаях, когда они не могут быть отданы устно.

Начальник штаба части при проведении в жизнь решений командира части, в необходимых случаях, имеет право отдавать письменные приказания (распоряжения) подчиненным командиру части лицам от его имени. О всех наиболее важных отданных приказаниях (распоряжениях) начальник штаба докладывает командиру части.

Комендант гарнизона при проведении в жизнь решений начальника гарнизона имеет право отдавать письменные приказания (распоряжения) от его имени, докладывая ему о наиболее важных из них.

21. Директивы отдаются командующими войсками военных округов, армиями, начальниками штабов военных округов, армий и адресуются командующим армиями, командирам соединений, частей и начальникам учреждений.

Директивы отдаются по вопросам оперативным, организационно-мобилизационным, укомплектования и службы войск, основным вопросам материального, технического, медицинского и ветеринарного обеспечения войск, а также в развитие приказов старших начальников по вопросам боевой, политической подготовки и состояния воинской дисциплины.

22. Указания отдаются заместителями и помощниками командующих войсками военных округов, армиями, командующими и начальниками родов войск, начальниками служб, управлений и самостоятельных отделов военного округа, армии, соединения и адресуются соответствующим нижестоящим должностным лицам по подчиненности.

Указания отдаются по вопросам организации и планирования боевой подготовки и методики обучения личного состава, боевого обеспечения войск, хранения, эксплуатации, сбережения и ремонта вооружения, боевой техники и имущества, а также по частным вопросам материального, технического, медицинского и ветеринарного обеспечения войск. Они должны быть основаны на требованиях приказов и директив старших начальников.

23. Право издания приказов, директив, приказаний (распоряжений) и указаний должностными лицами центрального аппарата Министерства обороны СССР предусмотрено Положением о Министерстве обороны СССР и положениями о соответствующих центральных органах военного управления.

24. Отношение (формы № 3 и 3а) применяется в служебной переписке между воинскими частями и учреждениями, не подчиненными друг другу, а также с гражданскими учреждениями и организациями по различным вопросам служебной деятельности.

25. В рапорте (форма № 4) кратко излагаются вопросы, связанные с выполнением служебных обязанностей, личные вопросы и т.п. Рапорт подается военнослужащими только по команде.

26. Письменные доклады представляются в случаях, предусмотренных табелями срочных донесений, по заданию старшего начальника, когда необходимо доложить о состоянии дел по определенному вопросу. Когда доклад может быть сделан в устной форме, письменный доклад не представляется. Внутри штаба, управления, как правило, делаются устные доклады.

27. Донесения и отчеты представляются в случаях, предусмотренных табелями срочных донесений, и в других необходимых случаях.

28. В акте отражаются результаты работы комиссии, результаты инспектирования, ревизии, приема и передачи имущества, приема и сдачи дел и должности и т.п.

29. Справки составляются по приказанию начальника. В них излагаются сведения цифрового или описательного характера. Такие справки подписываются исполнителем или начальником отдела (службы).

По запросам воинских частей и учреждений, государственных, партийных, профсоюзных и общественных организаций, а также отдельных граждан могут выдаваться справки по архивным документам, порядок оформления которых изложен в Руководстве по архивному делу.

Кроме того, военнослужащим, рабочим и служащим воинских частей и учреждений, а также членам их семей выдаются различные справки личного характера, когда они необходимы для представления в соответствующие учреждения и организации. Порядок выдачи и оформления таких справок изложен в приложении № 1.

30. Личному составу воинских частей и учреждений выдаются также документы:

а) лицам, направляемым в служебные командировки, — командировочные предписания (форма № 5). В командировочном предписании цель командировки указывается конкретно, а если задание является секретным, то указывается — «для выполнения служебного задания». Запрещается указывать — «для выполнения служебного задания», когда задание не является секретным;

б) военнослужащим, направляемым к новому месту службы: генералам, адмиралам, офицерам и военнослужащим сверхсрочной службы - предписание (форма № 6), военнослужащим срочной службы при направлении их одиночным порядком - предписание (форма № 6а);

в) военнослужащим, убывающим в отпуск, — отпускной билет (форма № 7);

г) генералам, адмиралам, офицерам и военнослужащим сверхсрочной службы, увольняемым в запас (отставку), - предписание (форма № 8);

д) военнослужащим срочной службы, увольняемым в запас, — проходное свидетельство (форма № 9);

При изготовлении бланков (формы № 5 - 9) место для углового штампа и для подписи оставляется свободным.

31. В отдельных воинских частях (от отдельного батальона и выше), соединениях (от бригады до корпуса включительно) и военно-учебных заведениях Советской Армии ведется исторический формуляр порядком и по форме согласно приложению № 2 к настоящему Руководству.

На кораблях, в частях, соединениях, объединениях, учреждениях и учебных заведениях Военно-Морского Флота ведется исторический журнал порядком и по форме, установленным приказом главнокомандующего Военно-Морским Флотом.

В воинских частях (от отдельного взвода), на кораблях, в учреждениях, предприятиях и организациях Вооруженных Сил СССР (в том числе и управлениях фронтов, военных округов и армий, а в центральном аппарате Министерства обороны СССР — в главных и центральных управлениях, управлениях и самостоятельных отделах), которым не положено вести исторический формуляр (исторический журнал), ведется историческая справка по форме первого и седьмого разделов исторического формуляра (журнала). Историческая справка ведется тем же порядком, что и исторический формуляр (журнал).

32. Во всех воинских частях и учреждениях, которым положено иметь Знамя, ведется карточка учета Знамени по форме согласно приложению № 3 к настоящему Руководству.

Карточка учета Знамени составляется в двух экземплярах по получении Знамени. Один экземпляр карточки представляется в Генеральный штаб, а второй экземпляр хранится в разделе VIII исторического формуляра части.

Карточка учета Знамени является секретным документом. Она подписывается командиром части и начальником штаба части и заверяется гербовой мастичной печатью.

33. Содержание и формы служебных документов по вопросам управления войсками в полевых условиях, учета и отчетности по личному составу, по материальному, техническому, медицинскому и ветеринарному обеспечению войск предусматриваются соответствующими уставами, наставлениями, приказами, положениями, инструкциями, руководствами и табелями срочных донесений.

34. Лицо, получившее указание разработать служебный документ, обязано изучить относящийся к нему справочный и руководящий материал.

Разрабатываемые служебные документы должны полностью охватывать решаемые в них вопросы и не противоречить действующему законодательству и документам старших начальников.

Старшие начальники обязаны постоянно контролировать соблюдение законов и других правовых актов в приказах, директивах и других служебных документах, издаваемых подчиненными должностными лицами. Служебные документы, в которых допускается нарушение законов и воинских уставов, подлежат отмене, а к виновным принимаются необходимые меры воздействия.

35. Служебные документы могут разрабатываться как в рабочих тетрадях, учтенных по книге учета (форма № 10), так и на отдельных листах бумаги.

Они должны составляться кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования документов, а также терминов и сокращений, не предусмотренных уставами и наставлениями.

Текст телеграммы должен излагаться без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается ее содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления. Подпись пишется с новой строки.

Телеграммы применяются для передачи распоряжений и сообщений только срочного характера.

36. В руководящих служебных документах (приказы, приказания, директивы, указания и т.п.) могут излагаться лишь те вопросы, решение которых входит в круг служебных обязанностей должностных лиц, подписавших эти документы.

37. Дублирование требований, содержащихся в ранее изданных служебных документах, в проектах новых документов не допускается. При необходимости следует делать ссылки на ранее изданные документы.

38. Если проект нормативного служебного документа <*> готовится взамен ранее изданных документов, то в проекте необходимо предусматривать отмену этих документов или отдельных их пунктов. Дополнение и изменение служебных документов, как правило, производится путем объявления новой редакции их пунктов.

<*> Под нормативным служебным документом понимается руководящий документ, содержащий правила общего характера (правовые нормы), рассчитанные на длительный период действия.

39. Проекты руководящих служебных документов должны согласовываться с заинтересованными штабами, управлениями, отделами и службами, которые обязаны без задержки рассматривать поступившие на согласование документы.

При отсутствии возражений проект визируется начальником штаба, управления, отдела, службы.

В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса.

Получив заключения по проекту служебного документа, штаб (управление, отдел, служба), разрабатывающий проект, при согласии с заключениями, вносит в проект необходимые изменения.

40. Представляемый на подпись проект документа должен иметь визу лица, представившего проект на подпись, а также визы должностных лиц, с которыми проект согласован.

Визы проставляются ниже текста и подписи с указанием даты визирования. При размножении подписанного документа визы не воспроизводятся.

Если проект согласовывается со многими штабами, управлениями, отделами, службами, то к нему может прилагаться лист согласования.

При наличии разногласий по проекту одновременно с ним представляются заключения штабов, управлений, отделов, служб, предложения которых не были учтены в проекте.

41. В докладах по представляемым на подпись проектам документов указывается, с кем согласован проект, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке проекта, и мотивы непринятия поступивших предложений. Доклады по проектам документов должны подготовляться предельно краткими. Все существо вопроса должно быть изложено в основном документе.

Материалы заседаний военных советов военных округов представляются Министру обороны СССР и начальнику Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского Флота в виде краткого протокола рассмотренных вопросов с приложением постановления военного совета.

42. В тексте служебных документов действительные наименования воинских частей и учреждений пишутся без указания почетных наименований (кроме наименования «гвардейский» или «гвардейская») и правительственных наград.

Сокращенные обозначения воинских частей и учреждений применяются в соответствии с Наставлением по полевой службе штабов. В сокращенные обозначения действительных наименований воинских частей и учреждений первоначальные буквы их почетных наименований и правительственных наград не включаются.

Полные действительные наименования воинских частей и учреждений (включая почетные наименования и правительственные награды) пишутся только в адресах служебных документов, а также в случаях, когда необходимость полного действительного наименования вызывается содержанием документа.

В служебных документах, представляемых Министру обороны СССР, его первым заместителям, в Генеральный штаб и Главное политическое управление Советской Армии и Военно-Морского Флота, указываются установленные полные наименования образцов вооружения и техники, а также полные действительные наименования воинских частей и учреждений. При повторном упоминании этих наименований в одном документе употребляются установленные сокращения.

Если разрабатываемые служебные документы по своему содержанию являются секретными, они оформляются секретным порядком.

При необходимости ссылки в разрабатываемых несекретных документах на секретные документы могут указываться только их даты и номера, без расшифровки содержащихся в них секретных сведений.

43. Воинские части и учреждения, которым присвоены условные наименования, в несекретных служебных документах именуются по условным наименованиям, а те, которым условные наименования не присвоены, — по их действительным (штатным) наименованиям.

Примечание. Военные базы и склады, которым не присвоены условные наименования, называются без указания спецификации, например: 122 вещевой склад должен именоваться «122 военный склад»; 317 продовольственная база должна именоваться «317 военная база».

Запрещается указывать в несекретных документах действительные наименования воинских частей и учреждений, которым присвоены условные наименования.

44. Оформление и пересылка служебных документов при переписке внутри центрального, окружного и флотского аппаратов производится только по действительным наименованиям штабов, управлений, отделов и служб.

Таким же порядком оформляются служебные документы при переписке между центральным аппаратом и управлениями округов, групп войск, флотов, отдельных флотилий, однако пересылка этих документов производится по условным наименованиям штабов, управлений, отделов и служб, если таковые им присвоены.

45. При переписке штабов, управлений, отделов и служб центрального аппарата, аппарата округов, флотов и отдельных флотилий, которым присвоены условные наименования, с воинскими частями и учреждениями, а также с гражданскими организациями и учреждениями (кроме Центрального Комитета КПСС, Президиума Верховного Совета СССР, Совета Министров СССР и других правительственных органов, а также особых случаев, когда необходимо показывать действительное наименование штаба, управления, отдела, службы) служебные документы оформляются и пересылаются по условным наименованиям.

46. Отдельными распоряжениями Генерального штаба может определяться особый порядок оформления документов в штабах, управлениях, отделах и службах центрального аппарата при переписке их между собою, а также с другими штабами, управлениями, отделами, службами и воинскими частями и учреждениями.

47. В воинских частях и учреждениях, которым не присвоены условные наименования, для служебной переписки применяется один угловой штамп с действительным (штатным) наименованием воинской части (учреждения).

В воинских частях и учреждениях, которым присвоены условные наименования, для несекретной служебной переписки применяется только угловой штамп с условным наименованием воинской части (учреждения).

В центральном, окружном и армейском аппарате, военно-учебных заведениях и научно-исследовательских учреждениях служебные документы могут составляться на бланках с угловым штампом, изготовленных типографским способом.

48. В центральном аппарате Министерства обороны СССР, аппарате военного округа, армии для служебной переписки применяются бланки со следующими угловыми штампами:

а) в центральном аппарате:

• в Управлении делами Министерства обороны СССР — три формы бланков — «Министр обороны СССР», «Заместитель Министра обороны СССР» и «Управление делами Министерства обороны СССР»;
• в Генеральном штабе Вооруженных Сил СССР — одна форма бланка — «Генеральный штаб Вооруженных Сил СССР»;
• в Главном политическом управлении Советской Армии и Военно-Морского Флота — одна форма бланка — «Главное политическое управление Советской Армии и Военно-Морского Флота»;
• у заместителя Министра обороны — Начальника тыла Вооруженных Сил СССР, заместителя Министра обороны СССР по строительству и расквартированию войск, Главного инспектора — заместителя Министра обороны СССР, помощника Министра обороны СССР по высшим военно-учебным заведениям, заместителей Начальника тыла Вооруженных Сил СССР, Начальника строительства и расквартирования войск и Главного инспектора Министерства обороны СССР — по одной форме бланка со штатным наименованием этих должностных лиц;
• у главнокомандующих видами Вооруженных Сил СССР, командующих и начальников родов войск, начальников тыла видов Вооруженных Сил СССР, их заместителей и помощников — по одной форме бланка со штатным наименованием этих должностных лиц;
• в главных штабах видов и Штабе тыла Вооруженных Сил СССР, штабах родов войск — по одной форме бланка со штатным наименованием штаба;
• в главных и центральных управлениях, управлениях и самостоятельных отделах и службах — по одной форме бланка со штатным наименованием управления, отдела, службы;

б) в аппарате военного округа, армии:

• у командующего, заместителей (помощников) командующего войсками военного округа, армией, члена военного совета — начальника политического управления (отдела), командующих и начальников родов войск военного округа, армии — по одной форме бланка со штатным наименованием этих должностных лиц;
• в штабе военного округа, армии, штабах родов войск, штабе тыла военного округа, армии, управлениях, самостоятельных отделах и службах — по одной форме бланка со штатным наименованием штаба, управления, отдела, службы.

Если указанным в настоящей статье органам военного управления присвоены условные наименования, то для служебной переписки применяются бланки с условным наименованием данного органа.

49. В штабах, управлениях, отделах и службах центрального аппарата Министерства обороны СССР, округов, флотов и отдельных флотилий для служебной переписки применяются также бланки с угловым штампом «Министерство обороны СССР», «Управление __________ военного округа», «Управление __________ округа ПВО», «Управление __________ флота», «Управление __________ флотилии». Эти бланки используются штабами, управлениями, отделами и службами при выдаче военнослужащим, рабочим и служащим отношений и других документов для представления (направления) их в различные учреждения и организации, а также при ведении переписки с этими учреждениями, организациями и отдельными гражданами.

Эти отношения и другие документы подписываются без указания действительного наименования (спецификации) штаба, управления, отдела, службы, а оформление их производится печатями «Для справок и документов», которые изготовляются по вышеуказанным наименованиям. Нумерация печатей устанавливается начальником Управления делами Министерства обороны СССР и заместителями начальников штабов округов, флотов и отдельных флотилий соответственно.

При отправке этих документов по почте обратный адрес отправителя на пакетах указывается по наименованию штампа на бланке.

50. В почтовом адресе угловых штампов воинских частей и учреждений, дислоцирующихся на территории СССР, применяемых для оформления несекретных служебных документов, указывается:

• при расквартировании воинской части и учреждения в республиканском, областном (краевом) центрах и в крупных городах — название города и номер почтового отделения <*>, которым обслуживается часть (учреждение);

<*> Если для города установлены буквенные индексы, то перед номером почтового отделения указывается буквенный индекс, например: «г. Москва. В-311».

• при расквартировании воинской части и учреждения во всех других населенных пунктах — пункт приписки к предприятию Министерства связи СССР, название области (края, республики) и района.

В почтовом адресе угловых штампов на бланках «Управление __________ военного округа», «Управление __________ округа ПВО», «Управление __________ флота», «Управление __________ флотилии» указывается название города и номер почтового отделения, которым обслуживается управление округа, флота, флотилии.

В почтовом адресе угловых штампов на бланках «Министерство обороны СССР» указываются слова «г. Москва», номер почтового отделения, которым обслуживается штаб, управление, отдел, служба, и через дробь — цифровой индекс, установленный для штаба, управления, отдела, службы.

Образцы угловых штампов воинских частей и учреждений даны в форме № 11.

51. При разработке служебных документов в начале документа указывается наименование должности лица, которому адресован документ, и его почтовый адрес. Например: «Московскому областному военному комиссару, г. Москва, К-12».

Адресование несекретных служебных документов, направляемых должностным лицам воинских частей и учреждений, имеющих условные наименования, производится по их условному наименованию. Например: «Командиру войсковой части 00001, г. Смоленск, 10».

Адресование несекретных служебных документов, направляемых воинским частям и учреждениям, дислоцирующимся за пределами СССР, производится без указания пунктов дислокации. Например: «Командиру войсковой части — полевая почта 10011».

52. Если отправителю несекретного служебного документа известно действительное наименование воинской части (учреждения), но неизвестно ее условное наименование или известно условное наименование, но неизвестен пункт приписки к предприятию Министерства связи СССР, то документ может быть адресован: в первом случае — по действительному наименованию с грифом «Секретно»; во втором случае — по условному наименованию несекретным порядком.

Отправка таких документов производится в двойной упаковке с предупредительной надписью «Двойной пакет». На внутреннем пакете (конверте) указывается, кому адресован документ (действительное или условное наименование части-получателя), а на внешнем пакете (конверте) делается надпись: «г. Москва, Центральный узел фельдъегерско-почтовой связи».

53. Адресование служебных документов, направляемых военным представительствам Министерства обороны СССР на предприятиях промышленности, имеющих условные наименования «Предприятие п/я _____», производится по этим условным наименованиям, а на предприятиях промышленности, не имеющих условных наименований, — по их действительным наименованиям с указанием в том и другом случаях пункта предприятия Министерства связи СССР по месту расположения промышленного предприятия, фамилии и инициалов военпреда. Например: «Военному представителю № 845 Министерства обороны СССР т. Степанову С.Л., г. Саратов, 3, предприятие почтовый ящик А-1925» или «Военному представителю № 738 Министерства обороны СССР т. Иванову П.В., г. Ленинград, А-5, Ленинградский Государственный металлический завод».

54. В адресе служебных документов, рассылаемых большому количеству адресатов, запрещается перечислять все воинские части и учреждения, входящие в состав военного округа, армии, соединения. В этих случаях необходимо указывать примерно так: «Командирам частей (согласно расчету рассылки)» или «Командирам частей и начальникам учреждений военного округа (согласно расчету рассылки)».

55. Материалы или литературу, направляемые в военные округа (армии), по которым не требуется решения командующего, необходимо адресовать в штабы военных округов (армий) или начальникам управлений (отделов), имеющим право ведения служебной переписки, по принадлежности материалов (литературы).

56. Документы, разрабатываемые на основании приказов, директив и приказаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: __________», с указанием наименования, даты и номера документа.

Если к документам прилагаются другие материалы, то о них указывается в конце текста, после слова «Приложение: _____», с перечислением наименований прилагаемых материалов, их номеров и количества листов. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: «Приложение: согласно описи на _____ листах». Если приложение направляется адресату без оставления копии приложения в делах отправителя, то после перечисления материалов, их номеров и количества листов добавляются слова: «Только адресату», а если адресатов несколько, то указывается, какому адресату (первому, второму и т.д.).

Приложения к проектам документов должны быть подписаны соответствующими начальниками штабов, управлений, отделов и служб, готовивших проект документа.

Приложения нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа.

57. В конце проектов приказов Министра обороны СССР, главнокомандующих видами Вооруженных Сил, командующих и начальников родов войск, командующих войсками военных округов и армиями указывается, до каких соединений, частей, учреждений следует разослать или до кого довести приказ.

58. На срочных документах, отправляемых иногородним адресатам через предприятия Министерства связи СССР, ставится надпись «Авиа». На документах, доставляемых местным адресатам через экспедиторов (посыльных) воинских частей и учреждений, которыми устанавливаются ограниченные сроки исполнения, ставится надпись «Срочно».

Во всех служебных документах при определении времени суток следует исходить из 24-часового исчисления, не употребляя выражений «утра», «дня», «вечера» и «ночи».

59. При установлении сроков исполнения приказов и распоряжений подчиненными частями и учреждениями командир (начальник) должен учитывать время, необходимое на выполнение отдаваемых распоряжений и на их доставку.

60. При ответах на запросы и поручения после наименования адресата указывается номер документа (поручения), на который дается ответ, например: «На № 175».

В верхней части исходящего документа проставляется исполняемый входящий номер, например: «Исп. вх. № 1153».

61. На всех служебных документах с левой стороны оставляется чистое поле шириною 4 — 5 сантиметров для записи решений и отметок об исполнении. Если текст продолжается на обороте листа, то на обороте чистое поле оставляется и с правой стороны размером 2 — 3 сантиметра для подшивки документа в дело.

62. К каждому документу с текстом более одной страницы составляется заголовок — краткое содержание документа. Заголовок пишется на левой стороне документа, под угловым штампом. К документам большого объема или затрагивающим несколько вопросов наряду с заголовком составляются подзаголовки, отражающие содержание части документа.

В приказах, приказаниях, директивах и указаниях заголовок составляется независимо от количества страниц и пишется перед текстом.

63. Для составления служебных документов применяется бумага общесоюзного стандарта (ГОСТ 9327-60) форматов А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм), в зависимости от величины текста.

64. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием должности и воинского звания и подшивается в дело вместе с исполненным документом.

В тех случаях, когда оставлять в делах копии отправляемых документов нет надобности, разрешается исполнение исходящих документов без копии.

Отчеты, доклады, акты, списки и тому подобные документы, если к ним не требуется пояснений и указаний, направляются адресатам без препроводительных отношений. Дата и исходящий номер на этих документах, когда они составлены не на бланках с угловым штампом (без штампа), проставляются ниже подписей должностных лиц в левом нижнем углу.

65. Для документов с однообразным текстом (справки, удостоверения и др.) изготовляются типографским или другим способом бланки с неизменяемой частью текста, которые заполняются на пишущей машинке или от руки.

66. Служебные документы, как правило, подписываются одним должностным лицом.

Приказы подписываются двумя должностными лицами. Причем приказы по строевой части, боевой и политической подготовке подписываются командиром части и начальником штаба части. Приказы по хозяйственной и технической части подписываются командиром части и соответственно заместителем командира части по тылу или по технической части (начальником технической, автотракторной службы, начальником артиллерии части). В авиационно-технической части все приказы, определяющие хозяйственную деятельность, подписываются командиром части и начальником штаба части.

Уставами, наставлениями, положениями, руководствами, табелями срочных донесений и т.п. может быть предусмотрено две подписи и для других служебных документов.

67. Во всех случаях, когда командир воинской части (начальник учреждения) находится в части (учреждении), приказы, предписания офицерскому составу, отчеты, доклады и донесения, представляемые в соответствии с табелями срочных донесений, рапорты на имя старшего начальника подписываются им самим. Остальные документы могут подписываться другими должностными лицами, которым предоставлено право ведения служебной переписки.

В объединениях от армии и выше предписания офицерскому составу может подписывать начальник отдела (управления) кадров.

В военно-учебных заведениях предписания офицерскому составу о направлении к месту службы по окончании военно-учебного заведения может подписывать начальник отдела кадров, а отпускные билеты и командировочные предписания слушателям (курсантам) — начальник строевого отдела.

68. При временном отсутствии в воинской части (учреждении) должностного лица, которому предоставлено право ведения служебной переписки, служебные документы подписываются лицом, временно его замещающим. В этих случаях на документах перед наименованием должности пишется:

• «Врио» (временно исполняющий обязанности) — когда должностное лицо временно выбыло (болезнь, отпуск, командировка) и исполнение его обязанностей приказом по воинской части (учреждению) возложено на соответствующее должностное лицо;
• «Врид» (временно исполняющий должность) — когда должность вакантна и временное исполнение ее приказом старшего начальника возложено на соответствующее должностное лицо.

Подписывать служебные документы с предлогом «за» или проставлением косой дробной черты перед наименованием должности запрещается.

69. Служебные документы, изготовляемые по условным наименованиям воинских частей и учреждений, предназначенные для пользования внутри Вооруженных Сил СССР, подписываются (утверждаются) должностными лицами, которым предоставлено право ведения служебной переписки, с указанием должности и воинского звания. Служебные документы, подлежащие высылке в гражданские учреждения и организации, подписываются с указанием только должности: «Командир части» или «Заместитель командира части», а когда на денежных документах, кроме подписи командира части, требуется подпись должностного лица, ответственного за финансовое хозяйство, это должностное лицо именуется «Начальник финансового органа».

70. Надпись «Утверждаю» располагается перед текстом документа в левом верхнем углу.

71. При направлении документа в низшие инстанции нескольким адресатам начальником может подписываться только один экземпляр, который остается в делах отправителя. Адресатам посылаются заверенные исполнителем или начальником отдела экземпляры. При направлении документа нескольким адресатам в высшие инстанции начальник подписывает все отправляемые экземпляры. В делах отправителя остается заверенная исполнителем копия документа.

72. Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков. Дату подписания (утверждения) документа и, если необходимо, надпись «лично» или надпись о срочности проставляет начальник, подписывающий документ. В дате на документе название месяца пишется буквами, число и год — арабскими цифрами.

При изготовлении документа рядом с местом, где должна быть поставлена подпись начальника, печатается или разборчиво пишется от руки его фамилия.

73. В подписанные (утвержденные) служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения начальника, подписавшего документ, запрещается.

На документах, оформленных гербовой печатью (доверенности, предписания, отпускные билеты и т.п.) подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

74. В соответствии с Постановлениями Совета Народных Комиссаров СССР от 15 сентября 1942 г. № 1536 и от 26 июня 1945 г. № 1496, а также гражданскими кодексами союзных республик командиры отдельных воинских частей (полков, эскадрилий, кораблей 1, 2, 3 ранга, соединений кораблей и других соответствующих им воинских частей), помимо нотариальных органов, могут удостоверять всякого рода доверенности, а также завещания лиц, состоящих в рядах Вооруженных Сил СССР, а начальники госпиталей и других стационарных лечебных учреждений доверенности и завещания военнослужащих, находящихся на излечении в этих лечебных учреждениях. Завещания могут удостоверяться также заместителями начальников лечебных учреждений по медицинской части или дежурными врачами.

В соответствии с Постановлением Центрального Исполнительного Комитета и Совета Народных Комиссаров СССР от 3 июня 1937 г. № 99/898 воинские части и учреждения могут выдавать по просьбе заинтересованных лиц засвидетельствованные копии с документов, которые касаются личных прав и интересов этих лиц и исходят от данной воинской части (учреждения).

Порядок удостоверения доверенностей и завещаний, а также выдачи засвидетельствованных копий с документов изложен в Приложении № 4.

75. Служебные документы для печатания на пишущей машинке должны быть написаны ясно и разборчиво.

В левом верхнем углу первого листа рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать. На обороте последнего листа документа печатается фамилия исполнителя. При отправке документа исполнитель для ускорения связи с ним по телефону может указать номер своего служебного телефона.

76. Все служебные документы должны размножаться в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаться только тем воинским частям и учреждениям, которым они необходимы.

Снятие копий и изготовление выписок с документов, поступивших из вышестоящих штабов и учреждений, допускается только с согласия начальников штабов и учреждений, от которых поступили документы. В этом случае исполнитель указывает на подлиннике, кому и при каких номерах они отправлены.

Снятие копий с документов, разработанных в данном штабе (учреждении), и изготовление выписок из них допускается с разрешения начальника отдела (службы).

77. Снятие копий, изготовление выписок, а также объявление в своих приказах приказов вышестоящих начальников без их разрешения запрещается, кроме приказов по личному составу.

Законодательные акты (указы, постановления, распоряжения) объявляются только приказами Министра обороны СССР. В случаях, когда законодательные акты по тому или иному вопросу издаются каждой союзной республикой в отдельности и эти акты необходимо довести до войск, дислоцирующихся на территориях союзных республик, они в каждом отдельном случае по указанию Министра обороны СССР могут объявляться приказами командующих войсками военных округов.

78. Печатание служебных документов производится в машинописных, чертежных и светокопировальных бюро и фотокинолабораториях, которые по окончании рабочего времени запираются, опечатываются и сдаются под наблюдение дежурному по штабу части (учреждению).

79. Поступившие служебные документы докладываются командиру воинской части (начальнику учреждения), который рассматривает документы, как правило, в день их получения. Срочные документы, требующие принятия решения, докладываются немедленно.

80. Решение командира (начальника) по поступившему документу пишется разборчиво на полях этого документа. В решении указывается, кому и что надлежит исполнить, а при необходимости указывается и срок исполнения.

Запрещается излагать свои решения (указания) на тексте служебного документа.

81. Указание по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Если указание дается нескольким должностным лицам, то ответственным за исполнение документа в целом является первое должностное лицо, указанное в резолюции.

82. Если срок исполнения документа в резолюции не указан, то документ, не требующий проведения проверки или других работ, должен исполняться, как правило, не более 10 дней, телеграммы — не более 2 дней.

83. Исполненным документ считается, когда изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена. На исполненном документе должна быть отметка исполнителя с указанием, каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен документ, дата исполнения и номер дела, в которое документ должен быть подшит.

На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель на обороте последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос.

Эти отметки исполнитель заверяет своей подписью.

84. В тех случаях, когда в поступившем документе запрашивается о разъяснении того или иного вопроса или испрашивается разрешение на проведение какого-либо мероприятия, а также и по другим аналогичным запросам и ходатайствам начальник, на имя которого адресован такой документ, ответ на него дает при его рассмотрении на этом же документе в виде краткой резолюции. Такой документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за входящим номером без препроводительного отношения.

85. Если начальник, на имя которого поступил документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет его по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.

Если в документе наряду с вопросами, относящимися к компетенции должностного лица, которому адресован документ, затрагиваются вопросы, подлежащие разрешению в другом учреждении, то из него делается выписка (снимается копия), которая направляется по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, представившее документ.

86. Поступающие в воинские части и учреждения жалобы, заявления и письма рассматриваются и разрешаются порядком, изложенным в особой инструкции.

87. В воинских частях и учреждениях должен быть установлен контроль за прохождением и исполнением служебных документов.

88. Ответственность за своевременное решение вопросов, изложенных в служебных документах, возлагается на командира воинской части (начальника учреждения) и подчиненных ему должностных лиц.

89. Командир воинской части (начальник учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет лично, а также через штаб, соответствующий отдел, службу.

90. Лица, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны:

• предупреждать возможность невыполнения документов в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим начальникам;
• обобщать работу по исполнению документов, вносить на рассмотрение командования предложения об улучшении контроля;
• иметь необходимые сведения о ходе исполнения документов.

91. В штабе воинской части (учреждении) может быть заведен журнал контроля (картотека) для записи кратких данных из документов, содержания резолюции командира (начальника), срока исполнения документов, находящихся на контроле, фамилий исполнителей, а также данных о ходе исполнения.

92. Об исполнении документа, находящегося на контроле, в журнале (картотеке) записываются необходимые сведения (дата, наименование адресата, фамилия и должность лица, подписавшего ответ).

93. Документы снимаются с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в них. Документы вышестоящих инстанций снимаются с контроля по указанию командира воинской части (начальника учреждения). Остальные документы снимаются с контроля другими должностными лицами, осуществляющими контроль. О снятии документа с контроля в журнале (картотеке) делается соответствующая отметка.

94. В каждой воинской части и учреждении должен быть заведен учет доведения приказов, приказаний, директив и указаний до личного состава и должностных лиц.

95. В каждой воинской части (учреждении) организуется несекретное делопроизводство, ведение которого возлагается на канцелярию, строевой (общий, административно-хозяйственный) отдел (отделение, часть), а там, где они не предусмотрены штатами, — на должностных лиц по назначению командира части, начальника учреждения, с объявлением об этом в приказе по части (учреждению) <*>.

<*> В дальнейшем канцелярия, строевой (общий, административно-хозяйственный) отдел (отделение, часть) будут именоваться «делопроизводство», а начальники этих подразделений, а также должностные лица, назначенные для ведения несекретного делопроизводства, — «начальники делопроизводств».

В воинской части и учреждении могут быть организованы делопроизводства и в соответствующих службах (отделах) в зависимости от характера выполняемых работ (продовольственного и вещевого снабжения, финансового довольствия, артиллерийского вооружения и др.). Ведение этих делопроизводств возлагается на штатный личный состав соответствующих служб (отделов), а порядок их ведения определяется специальными наставлениями, положениями и руководствами (например: Наставлением по учету материальных средств, Положением о финансовом хозяйстве воинской части и др.).

96. Организация делопроизводства и контроль за его ведением в воинских частях и учреждениях возлагаются на начальников штабов и учреждений.

Начальники делопроизводств несут ответственность за правильное ведение делопроизводства в соответствии с требованиями настоящего Руководства.

Ответственность за правильный учет, хранение служебных документов и обращение с ними в той или иной службе (отделе) несет начальник соответствующей службы (отдела).

97. Для ведения делопроизводства назначаются лица, хорошо изучившие требования настоящего Руководства и способные обеспечить сохранность служебных документов.

98. Делопроизводства воинских частей и учреждений размещаются в изолированных помещениях, оборудованных тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки.

Ведение делопроизводства в службах (отделах) разрешается в общих рабочих комнатах этих служб (отделов).

Для хранения документов делопроизводства обеспечиваются необходимым количеством запираемых и опечатываемых шкафов или ящиков.

99. На делопроизводства возлагаются следующие основные задачи:

а) прием, отправка, учет и хранение служебных документов и ведение дел;

б) доклад командованию поступивших служебных документов и передача их на исполнение;

в) хранение архивных материалов, подготовка и передача их в архивные органы;

г) учет печатей и штампов, учет множительных аппаратов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);

д) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения служебных документов, обращения с ними, а также за движением и своевременным возвращением их в делопроизводство;

е) отбор и уничтожение служебных документов и архивных материалов;

ж) учет, хранение, выдача, проверка наличия документов и изданий с грифом «Для служебного пользования».

100. В делопроизводстве, где работает более одного человека, должны быть распределены и утверждены функциональные обязанности между работниками. Работа делопроизводства регламентируется распорядком дня.

101. Прием поступающей служебной корреспонденции производится экспедицией или делопроизводством штаба части (учреждения).

В нерабочее время служебная корреспонденция принимается дежурным по штабу части (учреждению), который записывает ее в книгу учета пакетов (форма № 12) и, не вскрывая, передает в делопроизводство под расписку в этой книге. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику штаба (учреждения).

102. Принимающий служебную корреспонденцию обязан проверить, по назначению ли доставлена корреспонденция и расписаться в приеме пакетов, указав количество принятых пакетов, дату и время получения. Расписка заверяется мастичной печатью «Для пакетов».

103. Лицо, ведущее делопроизводство, вскрывает полученные пакеты так, чтобы не повредить вложенные документы, и проверяет их наличие. Если при вскрытии пакета будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, то об этом сообщается отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.

Неправильно засланные документы передаются или пересылаются по принадлежности, а излишние возвращаются отправителю или по его указанию высылаются в другой штаб (учреждение).

104. Поступающие в воинскую часть (учреждение) служебные документы (в том числе приказы и приказания) регистрируются в журнале учета входящих документов (форма № 13). В штабах армий и выше, а также в областных (краевых) и республиканских военных комиссариатах, приказы (приказания), полученные из вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям и учреждениям, регистрируются, кроме того, в книге учета приказов (форма № 14). В остальных штабах и учреждениях поступающие для рассылки приказы (приказания) в книге учета приказов не регистрируются.

105. Пакеты с надписью «Лично» без вскрытия регистрируются в журнале учета входящих документов путем записи номеров документов и наименования отправителя. Запись содержания этих документов производится по возвращении их в делопроизводство. В отдельных случаях пакеты с надписью «Лично» могут быть вскрыты с разрешения адресата уполномоченным им лицом.

106. Письма, жалобы и заявления, поступившие в воинскую часть (учреждение), регистрации в журнале учета входящих документов не подлежат. Они учитываются порядком, предусмотренным особой инструкцией.

107. Те из поступивших документов, которые подлежат постоянному хранению в соответствующих управлениях, отделах и службах, регистрируются и передаются по принадлежности по журналу учета переходящих документов (форма № 15) или по журналу учета входящих документов. Журнал учета переходящих документов ведется в штабах и учреждениях с большим объемом служебной переписки.

108. При регистрации на первом листе или на обороте последнего листа поступившего документа ставится штамп (форма № 16, образец № 1), в оттиск которого вписывается порядковый номер по журналу учета входящих документов, количество листов и дата поступления документа. При наличии приложений к документу на первом листе или на оборотной стороне последнего листа каждого приложения ставится штамп (форма № 16, образец № 2).

На поступивших изданиях и других документах, которые учитываются по специальным книгам учета, штамп (форма № 16, образец № 2) не ставится, а на препроводительных к этим документам отмечается, за какими номерами они учтены, и производится расписка лица, получившего документы на хранение.

109. Рассмотренные командиром (начальником) служебные документы из делопроизводства передаются исполнителям под расписку в журнале учета входящих документов (форма № 13). При необходимости в штабах и учреждениях передача документов на исполнение может производиться под расписку в книге лицевых счетов (форма № 17), а при территориальной разобщенности воинской части (учреждения) также под расписку в разносной книге (форма № 18), с последующей отметкой об этом в журнале учета входящих документов.

110. Исходящие документы после их подписания начальником регистрируются в журнале учета исходящих документов (форма № 19) и отправляются по назначению делопроизводством, как правило, в день их приема от исполнителей.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.

Отправка исходящих документов без регистрации их в журнале запрещается.

Если копия исходящего документа требуется для работы, она выдается исполнителю под расписку в журнале учета исходящих документов.

111. При приеме исходящих документов на отправку работник делопроизводства обязан в присутствии исполнителя проверить: правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров и приложений к ним, расчета рассылки и заверительной подписи исполнителя.

112. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагается документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указывается наименование адресата, которому отправляется документ, номер и дата исходящего документа, при котором он отправлен.

113. При необходимости отправки входящих документов в другие штабы и учреждения они могут пересылаться за присвоенными им входящими номерами. В журнале учета (форма № 13) указывается, кому отправляется документ, порядковый номер по разносной книге (реестру) и дата отправки.

В тех случаях, когда возвращается входящий документ с ответом командира (начальника) в виде краткой резолюции на этом же документе, в журнале учета (форма № 13) делается отметка: «Возвращен отправителю» и указывается порядковый номер по разносной книге (реестру) и дата возвращения, а в графе 6 журнала записывается резолюция начальника.

114. Наряды, накладные и другие приходо-расходные документы на материально-техническое имущество и вооружение в исходящем журнале не регистрируются и пересылаются за присвоенными им номерами по соответствующим книгам учета.

115. Расчеты рассылки служебных документов составляются на экземпляре, остающемся для подшивки в дело, или на отдельном листе и заверяются подписью начальника отдела (службы). На рассылаемые приказы (приказания, директивы) расчеты рассылки утверждаются начальником штаба (учреждения).

В необходимых случаях расчеты рассылки могут составляться в специально заведенной книге расчетов рассылки.

116. Приказы и директивы Министра обороны СССР, главнокомандующих видами Вооруженных Сил СССР, командующих и начальников родов войск, командующих войсками военных округов и армиями должны издаваться в строго ограниченном количестве экземпляров и высылаться только в те штабы и учреждения, которым они необходимы для исполнения и руководства. Высылка приказов для сведения не разрешается.

Ответственность за определение тиражей и правильность рассылки приказов и директив Министра обороны СССР возлагается на начальника Управления делами Министерства обороны СССР, а приказов главнокомандующих видами Вооруженных Сил СССР, командующих и начальников родов войск, командующих войсками военных округов и армиями — соответственно на начальников главных штабов видов Вооруженных Сил СССР, командующих и начальников родов войск, начальников штабов военных округов и армий.

117. Воинским частям и учреждениям, которым в полном объеме приказы и директивы не требуются, высылаются выписки из приказов и директив.

Приказы Министра обороны СССР, касающиеся не всех видов Вооруженных Сил СССР (родов войск), рассылаются только в тот вид Вооруженных Сил или в те части вида Вооруженных Сил, для которых они необходимы.

118. Приказы и выписки из них, рассылаемые воинским частям и учреждениям в одном экземпляре, направляются без препроводительных отношений и без регистрации в журнале исходящих документов, за номерами этих приказов.

При рассылке нескольких экземпляров приказов или выписок из них одному и тому же адресату они высылаются при препроводительных отношениях, в которых указывается количество экземпляров и для кого они высылаются или до кого должны быть доведены. О произведенных выписках на приказах делаются отметки с указанием номеров препроводительных отношений, при которых эти выписки высланы.

В штабах армий и выше, а также в областных (краевых) и республиканских военных комиссариатах рассылка приказов, полученных из вышестоящих инстанций, производится по книге учета приказов.

119. Учет и рассылка приказов по личному составу производится порядком, установленным соответствующими правилами по учету личного состава.

120. В Министерстве обороны СССР, штабах военных округов, армий, в областных (краевых) и республиканских военных комиссариатах разрешается рассылать служебные документы по типовым расчетам, утвержденным начальниками штабов и учреждений. Типовые расчеты рассылки периодически уточняются.

121. Издаваемые воинской частью (учреждением) приказы и приказания регистрируются в книге учета приказов (форма № 14). Нумерация приказов производится отдельно от приказаний. Порядковые номера приказов и приказаний ежегодно начинаются с первого номера.

Если приказы (приказания) ведутся в специальных книгах, то в книге учета приказов они не учитываются.

122. Служебные документы, составленные для пользования внутри воинской части (учреждения) и подлежащие хранению в делах, регистрируются в журнале учета входящих документов.

Документы, составленные для временного пользования и не подлежащие хранению в делах (справки, планы, графики, расписания, заявки и т.п.), по журналам учета входящих документов не регистрируются.

123. Для записи текста принимаемых и передаваемых телефонограмм у дежурного по штабу части (учреждению) ведутся книги принимаемых и передаваемых телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурным докладываются должностным лицам, которых они касаются. В ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются на них.

В конце текста телефонограммы указывается время приема (передачи) и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму. Порядковая нумерация телефонограмм ведется с начала года.

124. Документы, выдаваемые на руки личному составу воинских частей (учреждений), учитываются:

• справки — в книге выдачи справок, заводимой по произвольной форме;
• командировочные предписания и отпускные билеты — в книге учета временно отсутствующего личного состава установленной формы;
• предписания и проходные свидетельства — в книге алфавитного учета военнослужащих установленной формы.

125. Документы, подлежащие пересылке, обязательно конвертуются. Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы вкладываются в один конверт.

В тех случаях, когда приложение посылается в нескольких посылках, в первую посылку вкладывается препроводительное отношение и на посылке ставится номер этого отношения, а на последующих посылках ставится этот же номер с добавлением перед номером буквы «К», например: «К № 2456». В препроводительном отношении указывается количество отправляемых посылок.

Документы, посылаемые постоянным корреспондентам, могут отправляться в конвертах с адресом получателя и адресом отправителя, напечатанными типографским способом.

126. На лицевой стороне конверта указывается:

• степень срочности, если она имеется на подписанном документе;
• почтовый адрес получателя;
• номера всех документов, вложенных в конверт;
• почтовый адрес отправителя.

На пакетах, подлежащих вскрытию лично адресатом, делается надпись «Лично».

127. Почтовые адреса воинских частей и учреждений (получателей и отправителей), которым присвоены условные наименования, состоят:

а) частей и учреждений, дислоцирующихся на территории СССР, — из названия пункта приписки к предприятию Министерства связи СССР, условного наименования «Войсковая часть __________» или «Полевая почта __________» и слов «Командиру части».

При расквартировании воинской части (учреждения) в республиканском, областном (краевом) центрах и в крупных городах после названия города указывается номер почтового отделения <*>, которым обслуживается часть (форма № 20, образцы № 1 и 3).

<*> Если для города установлены буквенные индексы, то перед номером почтового отделения указывается буквенный индекс, например: «г. Москва, В-311».

При расквартировании воинской части (учреждения) во всех других населенных пунктах после названия пункта приписки к предприятию Министерства связи СССР указывается название области, района (форма № 20, образец № 2);

б) частей и учреждений, дислоцирующихся за пределами СССР, входящих в состав Действующей армии (флота), недействующих фронтов (флотов), а также временно дислоцирующихся на территории СССР в военное время, — из условного наименования «Полевая почта __________» без указания пунктов дислокации и слов: «Командиру части» (форма № 20, образец № 4).

В адресах на пакетах запрещается указывать воинские звания, фамилии, имена и отчества должностных лиц и принадлежность их к роду войск, виду Вооруженных Сил СССР или службе, а на корреспонденции, направляемой воинским частям (учреждениям) по их условным наименованиям, кроме того, называть должности по их штатным наименованиям (командиру полка, начальнику штаба, начальнику политотдела и т.п.).

128. Воинским частям и учреждениям, которым условные наименования не присвоены, пересылка документов производится по их действительным наименованиям с указанием пунктов приписки к предприятиям Министерства связи СССР (форма № 20, образец № 5).

129. Пересылка документов в адрес военных представительств Министерства обороны СССР на предприятиях промышленности, имеющих условные наименования «Предприятие п/я __________», производится по этим условным наименованиям, а на предприятиях промышленности, не имеющих условных наименований, — по их действительным наименованиям с указанием в том и другом случаях пункта предприятия Министерства связи СССР по месту расположения промышленного предприятия, фамилии и инициалов военпреда (форма № 20, образцы № 6 и 7).

Слова «Военное представительство N __________» или «Военный представитель» и воинское звание военпреда указывать на пакетах запрещается.

130. Адреса получателей и отправителей корреспонденции должны писаться ясно, без помарок. Пятизначные номера условных наименований на конвертах проставляются под словами «Войсковая часть» или «Полевая почта».

131. Работник делопроизводства, ответственный за конвертование и отправку служебных документов, обязан перед отправкой пакетов тщательно сверить адреса и номера, указанные на пакетах, с соответствующими журналами учета, по которым зарегистрированы эти документы.

132. В воинских частях и учреждениях, где имеются экспедиции, пакеты с документами для отправки сдаются в эти экспедиции по разносной книге или реестру (форма № 18).

Пакеты, подлежащие пересылке через предприятия Министерства связи СССР, оплачиваются в установленном порядке по действующим тарифам Министерства связи СССР, а затем сдаются экспедицией в почтовое отделение, к которому приписана воинская часть (учреждение), или в военно-почтовую станцию для пересылки по назначению.

В воинских частях и учреждениях, где нет экспедиций, пакеты с наклеенными на них марками сдаются в почтовые отделения работниками делопроизводств.

Вид почтового отправления (простое, заказное или ценное) при пересылке документа через предприятия Министерства связи СССР определяется воинской частью (учреждением), отправляющей служебный документ.

Служебные документы местным адресатам могут сдаваться по принадлежности под расписку в разносной книге или реестре через экспедиторов (посыльных) воинских частей и учреждений.

133. Все исполненные служебные документы подшиваются в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) признаку с учетом установленных сроков хранения документов. Дела, как правило, заводятся на один год.

В каждой воинской части (учреждении) к началу года составляется перечень дел, книг и журналов (форма № 21). В этот перечень должны быть внесены все вновь заводимые дела, книги и журналы учета несекретного делопроизводства воинской части (учреждения), делопроизводств отделов и служб, различные книги основного учета, ведущиеся исполнителями, а также дела, книги и журналы, не законченные ведением в прошлом году.

Отделам, службам и подразделениям воинской части (учреждения) выдаются выписки из перечня. Выдача дел, книг и журналов в отделы и службы производится под расписку в карточках выдачи (форма № 24).

Дополнения в перечень вносятся с разрешения лица, утвердившего его. Внесенные в перечень дополнения в конце года заверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Вторые и последующие тома дел, книг и журналов вносятся в перечень по мере их заведения.

Перечень дел, книг и журналов подписывается начальником делопроизводства, утверждается начальником штаба (учреждения), а после годовой проверки наличия документов подшивается в дело.

При составлении перечня дел, книг и журналов необходимо руководствоваться Примерным перечнем дел (приложение № 5), а также соответствующим перечнем документальных материалов со сроками их хранения.

134. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном месте, строго в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.

Подшивка документов в дело производится так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу при подшивке его в дело подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело.

Обложки дел должны быть стандартного размера (229 x 324 мм) и изготовлены из твердого картона.

Не разрешается подшивать в дела неисполненные документы. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления в делопроизводство исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых служебных документов.

Все подшитые в дела документы пронумеровываются в правом верхнем углу нумератором или графитным карандашом. Нумерация листов в каждом томе дела начинается с первого номера. Чистые листы в делах не нумеруются.

Лист, сложенный и пришитый за середину, нумеруется как два отдельных листа. Лист, сложенный в несколько раз и пришитый за один край, нумеруется на верхней складке как один лист. Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно очередным порядковым номером.

Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в дела, могут храниться при деле в отдельных папках (конвертах) или могут быть сброшюрованы в альбом и взяты на инвентарный учет.

При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) удаляются. Использование при подклейке мучного и крахмального клейстера не разрешается.

Подшивка в дело черновиков и лишних экземпляров не допускается.

Подлинные личные документы военнослужащих, рабочих и служащих (свидетельства о рождении и браке, трудовые книжки, документы об образовании и т.п.) в дела не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в дела следует подшивать только заверенные копии этих документов.

Толщина дел со сроками хранения в архиве до 5 лет не должна превышать 10 см, а дел со сроками хранения свыше 5 лет — 5 см.

135. Дела, книги и журналы учета, а также служебные документы, не подшитые в дела, подлежат хранению в шкафах или ящиках, запирающихся на замок и опечатываемых печатью. Хранение документов в незапирающихся шкафах (ящиках) не разрешается. Место и порядок хранения ключей устанавливает начальник штаба части, начальник учреждения.

136. На обложке дела проставляется номер и наименование дела согласно перечню дел, условное наименование воинской части, учреждения (а если таковое не присвоено, то полное действительное наименование), дата начала и окончания, количество листов в деле, количество приложений к нему и срок хранения дела в архиве (форма № 22). Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома.

137. Наименование дела должно быть кратким, ясным и в то же время полно отражать содержание подшитых в него документов. Присваивать делам наименования, которые не определяют содержания подшитых в них документов («Разная переписка», «По общим вопросам» и т.п.) запрещается.

Если делу нельзя дать одно общее название, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов, подшитых в нем, или перечислением наиболее важных документов. На обложках книг и журналов указываются те же данные, что и на обложках дел, кроме количества приложений. Каждая заводимая книга (журнал) должна быть пронумерована по листам.

Записи в книгах и журналах учета производятся чернилами. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправлявшего. Подчистки не допускаются.

Надписи на обложках дел, книг и журналов производятся чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

138. В конце каждого дела подшивается чистый лист для заверительной надписи. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных в деле листов. Заверительная надпись в книгах (журналах) делается на последней странице.

Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов».

139. В том случае, если некоторые дела, книги или журналы необходимо продолжать производством в следующем году, они переносятся в перечень следующего года, с указанием в графе 7 перечня (форма № 21) против наименования соответствующего дела, книги или журнала, за каким номером они учтены в следующем году.

140. Приказы и директивы Министра обороны СССР, главнокомандующих видами Вооруженных Сил СССР, командующих и начальников родов войск, командующих войсками военных округов и армиями брошюруются в порядке их номеров в отдельные папки (дела) по годам издания.

Выписки из приказов вышестоящих инстанций по личному составу подшиваются в отдельные дела.

Подлинные приказы (приказания) командиров воинских частей (начальников учреждений) по окончании года брошюруются в отдельную папку, за исключением случаев, когда такие приказы ведутся в специальных книгах.

Подшивать приказы и приказания в дела с перепиской запрещается.

Объявляемые приказами уставы, наставления, инструкции, правила и другие руководящие документы, предназначенные для постоянного пользования, разрешается учитывать по книге учета изданий (форма № 23).

Порядок ознакомления с приказами устанавливается начальником штаба (учреждения). Об отмене, изменении и дополнении приказа делается соответствующая отметка на приказе. Отметки должны наноситься своевременно, аккуратно и только чернилами.

Документы, послужившие основанием для издания приказа (приказания), подшиваются отдельно от приказов (приказаний) в соответствующие дела, с отметкой на них даты и номера приказа (приказания).

141. При расформировании воинской части (учреждения) все приказы (приказания, директивы, указания) вышестоящих инстанций уничтожаются или по указанию старшего начальника передаются в другие воинские части (учреждения) установленным порядком.

Приказы (приказания) расформированной части (учреждения) подлежат сдаче в архив установленным порядком.

Отмененные нормативные приказы (приказания, директивы, указания) вышестоящих инстанций, а также не требующиеся для повседневного руководства и исполнения ненормативные приказы этих инстанций уничтожаются установленным порядком.

142. Учетные карточки на различные виды имущества, вооружения и т.п. оформляются в картотеках, размещаемых в картонных коробках или деревянных ящиках длиною 38 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы удобно было пользоваться картотекой. Карточки по учету личного состава должны быть разложены строго по алфавиту.

На лицевую сторону каждого картотечного ящика наклеивается титульный лист, на котором указываются данные применительно к форме № 22.

Заверительные надписи в картотеках оформляются на листе формата карточки, помещаемом за последней карточкой.

Коробки и ящики с карточками, если они не убираются в шкафы, должны запираться и опечатываться.

Картотеки подлежат учету по перечню дел, книг и журналов.

143. В журналах учета входящих и исходящих документов делаются отметки, в какое дело подшит документ, и указываются порядковые номера листов подшитого документа.

144. При реорганизации воинской части (учреждения), с изменением ее организации и наименования, дела, книги и журналы производством прекращаются и заводятся новые порядком, изложенным в настоящем Руководстве.

Если воинская часть (учреждение) будет только переименована, ведение дел продолжается. В этом случае на обложках дел под старым наименованием пишется новое наименование части (учреждения).

145. Изъятие из дела документа производится с разрешения начальника штаба (учреждения). При изъятии документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указывается номер изъятого документа, количество листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит этот документ. Справка-заместитель подписывается начальником делопроизводства и заверяется мастичной печатью «Для пакетов». В этом случае исправление общего количества листов в деле не производится, а в итоговой надписи на последнем листе указывается, какое количество листов изъято из дела.

146. После закрытия дел, книг и журналов текущего года делаются соответствующие отметки в перечне дел (форма № 21).

Законченные ведением дела, книги и журналы хранятся в делопроизводстве и составляют архивный фонд штаба (учреждения).

Порядок хранения в воинских частях (учреждениях), подготовки и передачи архивных материалов для дальнейшего хранения в окружные, флотские и центральные архивы, а также правила ведения архивного делопроизводства в этих архивах определяются Руководством по архивному делу.

Книги и журналы различного учета, ведущиеся в штабах и учреждениях на протяжении ряда лет, могут учитываться по книге учета рабочих тетрадей (форма № 10).

Дела, книги и журналы учета для пользования выдаются под расписку в карточке выдачи (форма № 24).

147. Порядок хранения печатей и штампов в воинских частях и учреждениях, а также изготовления и пользования ими определяется особой инструкцией.

148. К служебным изданиям относятся все уставы, наставления, руководства, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующие служебную деятельность воинских частей и учреждений и боевую подготовку войск.

149. Все полученные из других штабов и учреждений, а также изготовленное в типографиях несекретные служебные издания учитываются в делопроизводстве или в служебной библиотеке по книге учета изданий (форма № 23). На препроводительных отношениях, при которых получены издания, указывается, за какими инвентарными номерами учтены издания по книге учета, и производится расписка лица, получившего издания на хранение.

На изданиях, остающихся для пользования внутри штаба (учреждения), проставляется инвентарный номер, а на отправляемых в другие штабы (учреждения) инвентарные номера не проставляются. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.

При высылке изданий для временного пользования в другие штабы и учреждения отметки об отправке в книге (форма № 23) не производятся и по возвращении указанные издания хранятся за прежними инвентарными номерами. Отметки о возвращении изданий производятся на препроводительных отношениях. Контроль за возвращением этих изданий осуществляет делопроизводство.

150. В случае износа книг учета изданий, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий разослано или уничтожено, с разрешения начальника штаба (учреждения), может быть произведен переучет изданий и заведены новые книги учета.

Переучет производится комиссией, назначенной начальником штаба (учреждения), с составлением акта. В новые книги учета переносятся, как правило, только те издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для руководства.

После переучета изданий и заведения новых книг старые книги учета уничтожаются по акту по истечении двух лет.

Издания, отмененные или утратившие практическое значение, уничтожаются установленным порядком по распоряжению начальника штаба (учреждения).

151. Служебная литература издается в строго ограниченном количестве экземпляров и направляется с учетом реальной потребности и в соответствии с ее содержанием только в те воинские части и учреждения, для которых она действительно необходима.

Тиражи и расчеты рассылки литературы в войска утверждаются начальниками главных штабов видов Вооруженных Сил, командующими и начальниками родов войск, начальниками главных и центральных управлений Министерства обороны СССР.

Пересылка через штабы военных округов литературы центрального издания в штабы и учреждения, непосредственно подчиненные главнокомандующим видами Вооруженных Сил СССР, и в штабы (учреждения) центрального подчинения, дислоцирующиеся на территории военных округов, запрещается. Такая литература в эти штабы (учреждения) пересылается только через соответствующие главные штабы и управления Министерства обороны СССР.

Рассылка изданий производится при препроводительных отношениях, в которых указывается наименование и количество экземпляров изданий. Препроводительные отношения (накладные), при которых получены или отправлены издания, подшиваются в отдельное дело.

Издания пересылаются установленным порядком через предприятия Министерства связи СССР и учреждения фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны СССР.

152. Издания хранятся тем же порядком, что и служебные документы. Выдача изданий для пользования производится под расписку в карточке выдачи (форма № 24) или в читательском абонементе.

Служебные библиотеки могут вести картотеки на издания. На каждой карточке проставляется инвентарный номер, за которым учтено издание.

153. Генералы, адмиралы, офицеры и сверхсрочнослужащие с разрешения непосредственных начальников могут брать несекретные издания (кроме изданий с грифом «Для служебного пользования») для работы в домашних условиях, обеспечивая надлежащее их хранение и возврат не позднее чем через 10 дней.

В соответствии с учебными программами служебные издания могут выдаваться для самостоятельной работы генералам, адмиралам и офицерам запаса и в отставке. Выдача учебной литературы производится по разрешению военного комиссара, начальника штаба (учреждения) через делопроизводства под расписку в карточке выдачи.

154. В целях разгрузки штабов и учреждений от устаревшей и ненужной для практической работы литературы начальниками штабов и учреждений ежегодно назначаются специальные комиссии, которые проверяют всю имеющуюся литературу, выявляют излишнюю, ненужную и потерявшую практическую ценность, с последующим возвращением ее в вышестоящие штабы или уничтожением на месте. Уничтожение такой литературы должно быть произведено без ущерба для боевой подготовки личного состава.

155. Порядок передачи изданий Министерства обороны СССР в другие министерства, ведомства и подчиненные им учреждения, а также другим странам определяется приказами Министра обороны СССР.

156. Документы и издания, содержащие несекретные сведения, которые в соответствии с Перечнем Комитета по печати при Совете Министров СССР и Перечнем Министерства обороны СССР запрещены к опубликованию в открытой печати, передачам по радио и телевидению или опубликование которых может нанести вред Советскому государству, должны иметь гриф «Для служебного пользования».

Пользоваться данными из этих документов и изданий для открытых выступлений и опубликования в открытой печати запрещается.

Гриф «Для служебного пользования» на переписку (документы) внутри Министерства обороны СССР не распространяется, за исключением переписки с гражданскими учреждениями, предприятиями и организациями.

157. Документы и издания с грифом «Для служебного пользования» учитываются по отдельным журналам и книгам и хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах в служебных помещениях. Выдача этих документов и изданий производится под расписку и только тем исполнителям, которые имеют непосредственное отношение к ним.

158. Дела с нарядами, реквизитами и тому подобными несекретными документами, в которых по мере накопления материалов сосредоточиваются сведения о наименованиях и дислокации частей (учреждений), оборонных предприятий промышленности, материально-техническом обеспечении и другие аналогичные сведения, закрепляются за определенными лицами и должны храниться в нерабочее время в запираемых и опечатываемых железных шкафах (ящиках). Порядок пользования этими делами устанавливается начальником штаба (учреждения).

159. Издания с грифом «Для служебного пользования» при обеспечении надлежащего хранения и своевременного возврата разрешается брать для занятий (работы) в поле, на полигонах, в подразделениях, парках и т.п. Такие издания выдаются под расписку руководителям занятий (работ), которые обеспечиваются для переноски и хранения их чемоданами или шкатулками.

160. Выносить документы и издания с грифом «Для служебного пользования» из служебных помещений штабов и учреждений для работы с ними на дому запрещается.

Пересылка таких документов и изданий может производиться заказными отправлениями через почтовую связь или через службу фельдсвязи (спецсвязи) Министерства связи СССР и учреждения фельдъегерско-почтовой связи Министерства обороны СССР.

161. Пересылка и передача документов и изданий с грифом «Для служебного пользования» иностранным представителям производится порядком, установленным для секретных документов и изданий.

162. Печатание изданий с грифом «Для служебного пользования» производится с разрешения военной цензуры в типографиях, где печатаются секретные издания. На изданиях и документах «Для служебного пользования» проставляется поэкземплярная нумерация.

163. Уничтожение дел и изданий с грифом «Для служебного пользования», которые утратили практическое значение и не имеют исторической и научной ценности, производится только по акту и с соответствующей отметкой в учетных данных.

Информация ТАСС в виде бюллетеней и вестников, реферативные информационные издания, а также отдельные документы уничтожаются без акта, но с отметкой в журнале учета, заверяемой подписями двух работников, ответственных за их учет и хранение.

164. Бланки предписаний, командировочных предписаний, отпускных билетов, приходных свидетельств, предусмотренные настоящим Руководством, относятся к бланкам строгого учета. Они хранятся наравне с документами «Для служебного пользования» и учитываются в книге по учету этих бланков (форма № 25).

К бланкам строгого учета относятся также удостоверения личности, военные билеты и другие учетно-воинские документы, трудовые книжки с вкладышами к ним, воинские перевозочные документы, денежные и продовольственные аттестаты, чековые требования, чековые, квитанционные и расчетные книжки, а также другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом. Учет этих бланков ведется порядком и по формам, установленным соответствующими наставлениями, руководствами и положениями.

Учет бланков строгого учета ведется в соответствующих службах (отделах) штабов и учреждений.

При издании бланков строгого учета во всех случаях предусматривается их тираж и нумерация.

165. Дела, документы, издания, журналы и книги учета, утратившие практическую надобность и не имеющие исторической и научной ценности, должны уничтожаться.

166. При отборе документов для уничтожения необходимо руководствоваться соответствующим перечнем документальных материалов со сроками их хранения.

Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов с истекшими сроками хранения производится порядком, предусмотренным Руководством по архивному делу.

167. Отмененные и утратившие практическую надобность приказы (приказания, директивы, указания) вышестоящих начальников, а также дела, издания, альбомы чертежей и технической документации, журналы и книги учета уничтожаются по акту (форма № 26) комиссией, назначаемой начальником штаба (учреждения) из числа наиболее квалифицированных лиц, способных правильно определить научную, историческую ценность и практическую надобность документов. В состав комиссии включается не менее трех человек, один из которых должен быть работником делопроизводства.

168. Перед уничтожением документов по акту комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами, где были учтены уничтожаемые документы.

В актах на уничтожение документов, как правило, не должно быть никаких исправлений, вычеркиваний и дописываний документов.

Об уничтожении документов лицо, ведущее делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета.

169. Уничтожение отдельных документов, состоящих на учете в несекретном делопроизводстве, кроме указанных в статье 167, может производиться без оформления актом, путем отметок в журналах и книгах учета, заверяемых подписями исполнителя и работника делопроизводства, ответственных за учет и хранение этих документов.

170. Документы, составленные для временного пользования внутри части (учреждения), которые не состоят на учете в несекретном делопроизводстве и не подлежат хранению в делах (статья 122), а также черновые материалы и проекты неподписанных документов сдаются в делопроизводство для уничтожения.

171. Уничтожение документов производится путем механической переработки на бумагоперерабатывающих машинах, а там, где их нет, — путем сожжения. При уничтожении фотокинопленки пепел собирается для сдачи на переработку с целью извлечения серебра. Учитывая, что пепел от фотокинопленки длительное время сохраняет высокую температуру, необходимо строго соблюдать меры пожарной безопасности. Печи для сожжения документов должны иметь на дымоходах металлические сетки. Порядок пользования бумагоперерабатывающими машинами и печами устанавливается начальником штаба (учреждения).

172. В гарнизонах, где имеются бумажные фабрики, разрешается уничтожать служебные документы частей и учреждений путем переработки на этих фабриках, с соблюдением правил, предусмотренных статьей 173.

173. Сжигание или механическая переработка документов должны производиться до полного их уничтожения.

Уничтожать служебные документы каким-либо другим путем, использовать для черновиков или хозяйственных нужд запрещается.

174. Запрещается вывозить (выбрасывать) на свалку конверты, письма, газеты, журналы, книги, конспекты и другую бумажную макулатуру. Все эти материалы должны уничтожаться в печах или на бумагоперерабатывающих машинах.

175. Начальники штабов и учреждений систематически контролируют состояние несекретного делопроизводства во вверенных им штабах и учреждениях. Один раз в год состояние делопроизводства в воинских частях и учреждениях проверяется комиссией, назначаемой приказом по штабу (учреждению).

176. Комиссия проверяет правильность постановки делопроизводства, выполнение требований настоящего Руководства, наличие текущих и архивных дел, документов и изданий с грифом «Для служебного пользования», бланков строгого учета, печатей и штампов (где нет секретных отделов), наличие несекретных документов, не подшитых в дела, и выборочно проверяет наличие несекретных документов из числа наиболее важных. Кроме того, комиссия выверяет журналы и книги учета на предмет наличия в них отметок о подшивке, отправке или уничтожении документов.

177. К началу работы комиссии все учтенные служебные документы, как правило, должны быть сданы в делопроизводство и подшиты в дела.

178. О результатах проверки составляется акт, который докладывается начальнику штаба (учреждения) для утверждения и принятия мер к устранению недостатков, если они были обнаружены при проверке.

ОБРАЗЦЫ И ФОРМЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ЖУРНАЛОВ, КНИГ И БЛАНКОВ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ

22 ноября 1966 г. г. Калинин <*>

<*> В приказах воинских частей, находящихся за пределами СССР, пункт дислокации не указывается.

В наряд на 23 ноября 1966 г. назначить:

1. Дежурным по части — командира 3 мотострелковой роты <**> капитана Семенова В.И.

<**> В воинских частях, где по штатам значатся стрелковые роты, употребляется термин «стрелковая рота».

2. Помощником дежурного по части — командира 2 взвода 3 мотострелковой роты лейтенанта Иванова С.П.

3. Дежурным по парку — заместителя командира 2 танковой роты по технической части техник-лейтенанта Петрова С.И.

4. Дежурным подразделением — 1 мотострелковую роту.

5. Суточный наряд части — от 3 мотострелковой роты.

6. Наряд на хозяйственные работы — от 2 мотострелковой роты <***>.

<***> В данном пункте указывается также продолжительность работы, к какому времени и куда наряд должен прибыть и в чье распоряжение.

Нижепоименованных сержантов и солдат, прибывших из войсковой части 05127, с 23 ноября 1966 г. зачислить в списки личного состава части, на все виды довольствия и назначить на должности:

1. Младшего сержанта Каширина Ивана Тихоновича — командиром 1 отделения 2 взвода 1 мотострелковой роты.

2. Сержанта Наумова Егора Николаевича — командиром 2 отделения 3 взвода 2 мотострелковой роты.

3. Рядового Козлова Геннадия Петровича — стрелком 1 отделения 1 взвода 3 мотострелковой роты.

Основание: Предписание начальника штаба войсковой части 05127 от 22 ноября 1966 г. № 36.

Капитана Седова Петра Михайловича, назначенного приказом командира войсковой части 10120 от 16 ноября 1966 г. № 091 на должность командира 7 мотострелковой роты, с 23 ноября 1966 г. зачислить в списки личного состава части, на все виды довольствия и полагать приступившим к исполнению своих служебных обязанностей.

Основание: Предписание командира войсковой части 05127 от 22 ноября 1966 г. № 37.

Нижепоименованных сержантов и солдат, выслуживших установленный Законом срок действительной военной службы, уволить в запас, исключить из списков личного состава части и со всех видов довольствия с 23 ноября 1966 г. и направить для принятия на воинский учет:

1. Сержанта 1 мотострелковой роты Аверьянова Михаила Петровича — в Сычевский РВК Смоленской области.

2. Старшего сержанта 2 мотострелковой роты Макарова Ивана Михайловича — в Сараевский РВК Рязанской области.

3. Рядового 3 мотострелковой роты Соколова Петра Петровича — во Фрунзенский РВК г. Москвы.

Основание: Приказ Министра обороны СССР от 3 сентября 1966 г. № 207.

Суслову Наталью Владимировну с 22 ноября 1966 г. зачислить в списки личного состава части и назначить на должность машинистки секретной части с окладом заработной платы в размере 60 рублей в месяц.

Справка. Заявление гр. Сусловой от 19 ноября 1966 г.

Потапову Валентину Ивановну — машинистку секретной части с 22 ноября 1966 г. исключить из списков личного состава части и освободить от занимаемой должности в связи с переходом на работу в 317 военную базу в порядке перевода <*>.

<*> Причина увольнения указывается в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства или в виде ссылки на статью (пункт) этого законодательства.

Справка. Заявление гр. Потаповой от 5 ноября 1966 г.

В соответствии с Положением о прохождении срочной службы в Вооруженных Силах СССР:

а) Нижепоименованным сержантам присвоить очередные воинские звания:

1. Сержанту Юрину Якову Николаевичу — заместителю командира 2 взвода 5 мотострелковой роты.

2. Сержанту Перфильеву Леониду Михайловичу — заместителю командира 2 взвода 1 мотострелковой роты.

3. Младшему сержанту Сусолину Юрию Михайловичу — командиру 1 отделения 3 взвода 6 мотострелковой роты.

Справка. Рапорты командиров 1 мотострелкового батальона от 18 ноября 1966 г. и 2 мотострелкового батальона от 19 ноября 1966 г.

б) Нижепоименованным солдатам, успешно сдавшим испытания по установленной программе, присвоить воинские звания:

4. Ефрейтору Попову Сергею Федоровичу — командиру 3 отделения 2 взвода 5 мотострелковой роты.

5. Рядовому Одиноких Алексею Степановичу — командиру 2 отделения 3 взвода 5 мотострелковой роты.

Справка. Рапорт командира 2 мотострелкового батальона от 17 ноября 1966 г. и акт проведения испытаний от 15 ноября 1966 г.

В соответствии с Положением о прохождении сверхсрочной службы в Вооруженных Силах СССР:

а) Нижепоименованных сержантов и солдат, выслуживших установленный Законом срок действительной военной службы, с 22 ноября 1966 г. зачислить на сверхсрочную службу сроком на 2 года каждого и назначить на должности:

1. Сержанта Иванова Ивана Петровича — старшиной 7 мотострелковой роты, освободив его от должности командира 1 отделения 2 взвода той же роты.

2. Ефрейтора Кулькова Николая Николаевича — командиром отделения взвода снабжения 3 мотострелкового батальона, освободив его от должности старшего водителя этого же взвода.

Справка. Рапорты сержанта Иванова и ефрейтора Кулькова от 16 ноября 1966 г.

б) Заместителю командира 2 взвода 6 мотострелковой роты — старшему сержанту Горожанкину Ивану Ивановичу продлить сверхсрочную службу на два года — до 22 ноября 1968 г.

Справка. Рапорт старшего сержанта Горожанкина от 18 ноября 1966 г.

в) Старшего сержанта запаса Гусева Николая Сергеевича, состоявшего на воинском учете в Рамешковском райвоенкомате Калининской области, с 21 ноября 1966 г. зачислить на сверхсрочную службу сроком на два года, в списки личного состава части и на все виды довольствия и назначить на должность командира хозяйственного взвода части.

Справка. Предписание Рамешковского РВК от 21 ноября 1966 г. № 48 и рапорт старшего сержанта Гусева от 19 ноября 1966 г.

За бдительное несение караульной службы и проявленный при этом самоотверженный поступок по ликвидации пожара, возникшего в хранилище вещевого склада, рядовому 4 мотострелковой роты Кузнецову Г.И. предоставить краткосрочный отпуск на 10 суток, с выездом к месту жительства семьи в г. Курск.

Справка. Рапорт командира 2 мотострелкового батальона от 19 ноября 1966 г.

1. Заместителя командира автотранспортной роты по технической части техник-лейтенанта Жук К.С. с водителями рядовыми Степановым Н.К., Рассказовым П.М. и Смирновым А.Б. — в командировку по 3 декабря 1966 г. в г. Горький за получением автомобилей.

Основание: Телефонограмма начальника штаба войсковой части 05127 от 21 ноября 1966 г. № 2/285.

2. Рядового 1 мотострелковой роты Кравченко Г.К. — на излечение в 101 военный госпиталь г. Калинин.

Справка. Рапорт старшего врача части от 21 ноября 1966 г.

3. Командира 8 мотострелковой роты капитана Иванова А.Д. — в очередной отпуск по 23 декабря 1966 г. с выездом в г. Харьков.

Справка. План очередных отпусков.

4. Рядового 1 мотострелковой роты Ермакова И.П. на учебу в войсковую часть 33333, г. Владимир, сроком на 6 месяцев, без исключения из списков личного состава части.

Основание: Приказание начальника штаба войсковой части 05127 от 19 ноября 1966 г. № 88.

Убывших солдат исключить с котлового довольствия с 22 ноября 1966 г.

• командира 1 мотострелковой роты капитана Соколова И.П. — из очередного отпуска.

Справка. Отпускной билет от 18 октября 1966 г. № 88;

• рядовых Хохлова И.Д., Пруткова К.Р. и Сизова А.И. — из войсковой части 33333 после окончания учебы.

Справка. Предписание командира войсковой части 33333 от 21 ноября 1966 г. № 74.

Прибывших солдат зачислить на котловое довольствие согласно продаттестатам.

             Командир части
             __________________________________________________________
                 (воинское звание)                       (фамилия)

            Начальник штаба части
             __________________________________________________________
                 (воинское звание)                       (фамилия)

                               N 16

23 ноября 1966 г. г. Калинин <*>

О проверке индивидуальной физической подготовленности военнослужащих

Командир войсковой части 10001 приказал:

1.  <a id="p100687"></a>В  период  с  27  ноября  по  1  декабря  1966 г. провести проверку

индивидуальной физической подготовленности военнослужащих.

2.  <a id="p100688"></a>К  проверке  привлечь  всех  офицеров части, по две роты от каждого

батальона и весь личный состав остальных подразделений.

3. <a id="p100689"></a>Проверку провести:
- в 1 мотострелковом батальоне - 27 ноября 1966 г.;
- во 2 мотострелковом батальоне - 28 ноября 1966 г.;
- в 3 мотострелковом батальоне - 29 ноября 1966 г.;
- в остальных подразделениях - 30 ноября 1966 г.
Время проверки с 9.00 до 16.00 ежедневно.

4. <a id="p100690"></a>Форма одежды личного состава, привлекаемого на проверку, N 4.

5.  <a id="p100691"></a>Начальнику  физической  подготовки  и  спорта  обобщить  результаты

проверки и доложить командиру части 1 декабря 1966 г.

                       Начальник штаба части
                       _________________________________________________
                           (воинское звание)             (фамилия)

<*> В воинских частях, находящихся за пределами СССР, пункт дислокации не указывается.

Форма № 3

            ПЕРВОМАЙСКОМУ РАЙОННОМУ ВОЕННОМУ КОМИССАРУ

                          г. Москва, Е-23

    Рядовой  Семенов  Петр  Иванович,  призванный  в 1965 году Первомайским
райвоенкоматом,   возбудил   ходатайство  о  досрочном  увольнении  его  из

Советской Армии по семейным обстоятельствам. Прошу проверить семейно-имущественное положение семьи рядового Семенова и акт проверки с Вашим заключением выслать в войсковую часть _____

                        Командир части
                        _______________________________________________
                          (воинское звание)              (фамилия)

Форма № 3а

         ПРЕДСЕДАТЕЛЮ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА ИСТРИНСКОГО

              ГОРОДСКОГО СОВЕТА ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ

         г. Истра, Московской области, Истринского района

    Мать   военнослужащего  Хомякова  В.С.  -  Хомякова  Надежда  Петровна,
проживающая   в  с.  Алехново,  ул.  Гагарина,  5,  обратилась  с  просьбой

предоставить ее сыну отпуск для ремонта дома.

    В  связи с тем, что предоставить отпуск военнослужащему Хомякову В.С. в
настоящее  время  не представляется возможным, прошу Вас оказать его матери

помощь в ремонте дома.

                          Командир части ______________________________
                                                   (фамилия)

Форма № 4

                  Командиру войсковой части 10001

    Докладываю,  что  во  исполнение  Вашего  приказа  от 17 ноября 1966 г.
N  295  дела  и  должность  командира  3 мотострелкового батальона принял и

приступил к исполнению своих служебных обязанностей.

Приложение. Акт о приеме батальона на "___" листах.

                     Командир 3 мотострелкового батальона
                     __________________________________________________
                          (воинское звание)              (фамилия)

23 ноября 1966 г.

Форма № 5

Кому __________________________________________________________________
                             (воинское звание,

                     фамилия, имя и отчество)

С получением сего предлагаю Вам убыть _________________________________

      (пункт командировки или наименование части, учреждения)

для _______________________________________________________________________ (цель командировки)

Срок командировки "__" дней, с "__" ___________________ 19__ г. по "__"

___________________ 19__ г. Основание: ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ Действительно по предъявлении удостоверения личности (военного билета).

                     Командир части
                     __________________________________________________
                           (воинское звание)              (фамилия)

М.П.

Оборотная сторона командировочного предписания

Отметки о постановке на учет и снятии с учета в управлении коменданта гарнизона, воинской части (учреждении)

─────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────

Форма № 6

Кому __________________________________________________________________
                             (воинское звание,

                     фамилия, имя и отчество)

Предлагаю Вам "__" _______________ 19__ г. убыть ______________________

                     (куда, в чье распоряжение

                         и для какой цели)

Срок прибытия "__" _______________ 19__ г.
Основание: ____________________________________________________________
           ____________________________________________________________
Для проезда выданы воинские перевозочные документы-требования за N ____

Действительно по предъявлении удостоверения личности.

                     Командир части
                     __________________________________________________
                         (воинское звание)              (фамилия)

М.П.

Форма № 6а

Кому __________________________________________________________________
                             (воинское звание,

                     фамилия, имя и отчество)

Предлагаю Вам "__" _______________ 19__ г. убыть ______________________

                     (куда, в чье распоряжение

                         и для какой цели)

Срок прибытия "__" _______________ 19__ г.
Основание: ____________________________________________________________
           ____________________________________________________________
Для проезда выданы воинские перевозочные документы-требования за N ____

Действительно по предъявлении военного билета.

                Командир части
                _______________________________________________________
                      (воинское звание)              (фамилия)

М.П.

                           Линия отреза

Командиру (начальнику) ________________________________________________

На Ваш N __________ от "__" ______________________ 19__ г. сообщаю, что

               (воинское звание, фамилия и инициалы)

«» _______________ 19 г. прибыл.

                Командир части
                _______________________________________________________
                     (воинское звание)              (фамилия)

«» _______________ 19 г.

Форма № 7

Кто ___________________________________________________________________
                             (воинское звание,

                     фамилия, имя и отчество)

уволен в __________________________________________________________________ (вид отпуска и наименование

       населенного пункта, в который уволен военнослужащий)

сроком на _________________________________________________________________ (количество суток прописью)

с «» _______________ 19 г. по «» _______________ 19 г. По окончании срока отпуска тов. _______________________________________ (фамилия и инициалы) обязан явиться к месту службы в ___________________________________________ (наименование части

                или наименование населенного пункта

«» ___________________ 19 г. и дата возвращения)

Для проезда выданы воинские перевозочные документы-требования за N ____

Действителен по предъявлении удостоверения личности (военного билета).

                Командир части
                _______________________________________________________
                      (воинское звание)              (фамилия)

М.П.

Оборотная сторона отпускного билета

Вместе с ______________________________________________________________
                     (воинское звание, фамилия и инициалы)

следуют: __________________________________________________________________

                                           Подпись ____________________

М.П.

«» _______________ 19 г.

Отметки о постановке на учет и снятии с учета в управлении коменданта гарнизона, военном комиссариате

─────────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────

Форма № 8

Кому __________________________________________________________________
                             (воинское звание,

                     фамилия, имя и отчество)

Предлагаю Вам "__" _______________ 19__ г. убыть в ____________________

                (наименование рай(гор)военкомата,

                города, области, края, республики)

для принятия на воинский учет как уволенного в запас (отставку) приказом __

                           (чей приказ)

N ___________ от «» _______________ 19 г. по статье «», пункту «»

Срок прибытия "__" _______________ 19__ г.
Для проезда выданы воинские перевозочные документы-требования за N ____

                     Командир части
                     __________________________________________________
                         (воинское звание)              (фамилия)

М.П.

Оборотная сторона предписания

Личное дело выслано _______________________________________________________ (кому, когда и за каким номером)

Вместе с ______________________________________________________________
                     (воинское звание, фамилия и инициалы)
Следуют: ______________________________________________________________

М.П.                                                            Подпись

«» _______________ 19 г.

Форма № 9

Кто ___________________________________________________________________
                             (воинское звание,

                     фамилия, имя и отчество)

19__ года рождения, на основании приказа Министра обороны СССР от «» ____ ___________ 19 г. уволен в запас и направлен в распоряжение _____________ (наименование

     рай(гор)военкомата, города, области, края, республики)

для принятия на воинский учет. Срок прибытия «» _______________ 19 г. Удовлетворен: денежным довольствием по «» ________________ 19 г. из оклада ________________ руб.; продовольствием по «» ____________ 19 г.; (сумма прописью)

продовольственно-путевыми деньгами на ____________________ суток. Для проезда выданы воинские перевозочные документы-требования за N ____

Действительно по предъявлении военного билета.

                     Командир части
                     __________________________________________________
                         (воинское звание)              (фамилия)

М.П.

Форма № 10

                      учета рабочих тетрадей

             (наименование воинской части, учреждения)

МИНИСТР ОБОРОНЫ СССР	ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА ОБОРОНЫ СССР
«__» _______________ 19__ г.	«__» _______________ 19__ г.
N __________	N __________
Почтовый адрес	Почтовый адрес
Министерство обороны СССР	Министерство обороны СССР
---------------	---------------
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ШТАБ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ СССР	ГЛАВНОКОМАНДУЮЩИЙ ВОЕННО-МОРСКИМ ФЛОТОМ
____________________	«__» _______________ 19__ г.
____________________	N __________
«__» _______________ 19__ г.	Почтовый адрес
N __________
Почтовый адрес
	Министерство обороны СССР
	---------------
Министерство обороны СССР	НАЧАЛЬНИК ИНЖЕНЕРНЫХ ВОЙСК
---------------	«__» _______________ 19__ г.
ГЛАВНЫЙ ШТАБ ВОЕННО-ВОЗДУШНЫХ СИЛ	N __________
____________________	Почтовый адрес
____________________
«__» _______________ 19__ г.
N __________
Почтовый адрес
	Министерство обороны СССР
	---------------
	ГЛАВНОЕ РАКЕТНО-АРТИЛЛЕРИЙСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ
Министерство обороны СССР
	«__» _______________ 19__ г.
---------------
	N __________
УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ ВОЕННО-ВОЗДУШНЫХ СИЛ
	Почтовый адрес
«__» _______________ 19__ г.
N __________
Почтовый адрес
	ШТАБ МОСКОВСКОГО ВОЕННОГО ОКРУГА
	____________________
КОМАНДУЮЩИЙ ВОЙСКАМИ УРАЛЬСКОГО ВОЕННОГО ОКРУГА	____________________
	«__» _______________ 19__ г.
«__» _______________ 19__ г.	N __________
N __________	Почтовый адрес
Почтовый адрес
	ФИНАНСОВЫЙ ОТДЕЛ ЛЕНИНГРАДСКОГО ВОЕННОГО ОКРУГА
ЗАМЕСТИТЕЛЬ КОМАНДУЮЩЕГО ВОЙСКАМИ ПРИВОЛЖСКОГО ВОЕННОГО ОКРУГА
	«__» _______________ 19__ г.
	N __________
по строительству и расквартированию войск
	Почтовый адрес
N __________
Почтовый адрес
	ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ
	ПОЛЕВАЯ ПОЧТА
ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ	- 00002 -
- 00001 -	«__» _______________ 19__ г.
«__» _______________ 19__ г.	N __________
N __________
Почтовый адрес
	309
	ВОЕННЫЙ ГОСПИТАЛЬ
ТУЛЬСКОЕ АРТИЛЛЕРИЙСКОЕ УЧИЛИЩЕ	«__» _______________ 19__ г.
«__» _______________ 19__ г.	N __________
N __________	Почтовый адрес
Почтовый адрес
	УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОГО ВОЕННОГО ОКРУГА
Министерство обороны СССР
«__» _______________ 19__ г.	«__» _______________ 19__ г.
N __________	N __________
Почтовый адрес	Почтовый адрес

Примечание. Угловые штампы (бланки с угловыми штампами) воинских частей и учреждений, дислоцирующихся на территории СССР, изготовляются с почтовым адресом в соответствии со статьей 50 Руководства. Если угловые штампы изготовлены без некоторых элементов почтового адреса, то они дописываются на машинке или от руки при подготовке (оформлении) документа.

Угловые штампы (бланки с угловыми штампами) воинских частей и учреждений, дислоцирующихся за пределами СССР, изготовляются без почтового адреса.

КНИГА учета пакетов, поступивших в ______________________________________________ (наименование _________________________________________________________ в нерабочее время воинской части, учреждения)

Примечание. При поступлении в воинскую часть (учреждение) незначительного количества пакетов книга учета (форма № 12) не заводится, а поступившие пакеты заносятся в книгу приема и сдачи дежурства.

               учета входящих документов за 19__ год

             (наименование воинской части, учреждения)

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ЖУРНАЛА УЧЕТА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

В журнал записываются все поступающие в часть, учреждение служебные документы (кроме жалоб, заявлений и писем), а также внутренние документы, подлежащие учету.

Записи в журнале производятся чернилами.

2. Журнал заводится на один календарный год. Если в журнале по окончании года остается большое количество неиспользованных листов, то ведение его продолжается и в следующем году. В этом случае после записи последнего документа за истекший год неполностью использованная страница прочеркивается, а на следующем чистом листе посредине его делается надпись: «За 19__ год» и со следующей страницы начинается регистрация документов, поступающих в новом году.

3. Порядок заполнения граф:

Дата поступления документа указывается на каждый день только один раз при записи первого документа посредине листа, несколько отступя от записи последнего документа за предыдущий день.

Графа 1. Указывается порядковый входящий номер. Порядковые номера ежегодно начинаются с первого номера.

Графа 2. Проставляются исходящий номер и дата, указанные на документе отправителем.

Графа 3. Записывается наименование части, учреждения, от которых поступил документ, и краткое содержание документа.

Графа 4. Указывается количество листов в поступившем документе, включая и все приложения к нему. Количество экземпляров изданий указывается через дробную черту.

Графа 5. Для расписки исполнителя, получившего документ на исполнение.

Графа 6. Для расписки лица, ведущего делопроизводство, в обратном приеме документа от исполнителя.

Графа 7. В числителе указывается номер дела, в которое подшит документ, а в знаменателе — номера листов этого документа в деле. Если документ отправлен в другую часть (учреждение), учтен за другим номером или уничтожен, то делаются соответствующие отметки об этом.

Примечание. В центральном, окружном и армейском аппарате при наличии большого количества поступающих документов разрешается вести журнал регистрации входящих несекретных документов по форме, предусмотренной для секретных документов.

                    учета приказов (приказаний)

             (наименование воинской части, учреждения)

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ УЧЕТА ПРИКАЗОВ (ПРИКАЗАНИЙ)

1. В книге учитываются приказы (приказания), издаваемые воинской частью (учреждением), а в штабе армии и выше, а также в областных (краевых) и республиканских военных комиссариатах, кроме того, приказы, полученные от вышестоящих инстанций для рассылки подчиненным воинским частям и учреждениям.

Приказы (приказания) разных инстанций в книге учитываются раздельно, для чего книга подразделяется на несколько разделов в зависимости от количества инстанций. Например: приказы Министра обороны СССР, приказы командующего войсками военного округа, приказания начальника штаба округа. Для учета приказов (приказаний), издаваемых воинской частью (учреждением), могут заводиться отдельные книги учета.

Запись приказов (приказаний) производится в порядке последовательности их издания или получения.

Записи в книге производятся чернилами.

2. Книга ведется раздельно по годам, до полного использования, после чего сдается в архив части (учреждения).

3. Порядок заполнения граф:

Графа 1. Указывается номер приказа (приказания), изданного или полученного для рассылки.

Графа 2. Указывается дата приказа (приказания).

Графа 3. Указывается, кто подписал приказ (приказание) или откуда и при каком номере получен.

Графа 4. Указывается краткое содержание приказа (приказания), а для полученных к рассылке перед кратким содержанием указывается, чей приказ (приказание).

Графа 5. Указывается количество экземпляров приказа (приказания).

Графа 6. Указывается, кому отправлен приказ (приказание), а если приказ никому не отправлялся, то указывается «В дело приказов».

Графа 7. Указывается дата и номер препроводительного отношения, при котором отправлен приказ (приказание).

Графа 8. Указывается количество экземпляров отправленного приказа (приказания) при каждой отправке.

Графа 9. Указывается номер дела, в которое подшито препроводительное отношение или расчет рассылки, а также номер листа подшивки.

             учета переходящих документов за 19__ год

             (наименование воинской части, учреждения)

Примечания: 1. В воинских частях и учреждениях, которым условные наименования не присвоены, штампы применяются по действительным наименованиям.

2. Военная база и склады, которым не присвоены условные наименования, применяют штампы без указания спецификации базы, склада, например: «102 военный склад», «307 военная база».

Пояснения к форме:

1. Для выдачи документов в подразделения и на командные пункты заводятся отдельные книги лицевых счетов.

2. На каждого исполнителя может быть отведено несколько листов в книге (по каждому виду документов).

3. При выдаче документов исполнителям графа 4 может не заполняться.

Форма N 19 (к ст. ст. 110, 114, 118 Руководства)

Формат 210 x 297

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ЖУРНАЛА УЧЕТА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Журнал ведется в каждой воинской части, в каждом учреждении.

В журнал записываются все отправляемые из части (учреждения) служебные документы, кроме нарядов, накладных и других приходо-расходных документов на материально-техническое имущество и вооружение, которые пересылаются за присвоенными им номерами.

Записи в журнале производятся чернилами.

2. Журнал заводится на один календарный год. Если в журнале по окончании года остается большое количество неиспользованных листов, то ведение его продолжается и в следующем году. В этом случае после записи последнего документа за истекший год неполностью использованная страница прочеркивается, а на следующем чистом листе посредине его делается надпись: "За 19__ год" и со следующей страницы начинается регистрация документов, отправляемых в новом году.

3. Порядок заполнения граф:

Дата отправления документов указывается посредине листа на каждый день только один раз при записи первого документа, несколько отступя от записи последнего документа за предыдущий день.

Графа 1. Указывается порядковый исходящий номер, который проставляется на регистрируемом документе. Порядковые номера ежегодно начинаются с первого номера.

Графа 2. Записывается наименование адресата и краткое содержание документа.

Графа 3. Указывается количество листов документа, включая и приложения, которые остаются в делах отправителя. Если документ исполнялся без оставления копии, то делается прочерк.

Графа 4. Для расписки исполнителя, получившего копию документа.

Графа 5. Для расписки лица, ведущего делопроизводство, в обратном приеме копии документа от исполнителя.

Графа 6. В числителе указывается номер дела, в которое подшит документ, а в знаменателе - номера листов этого документа в деле. Если документ исполняется без оставления копии, то указывается - "Без копии", а если документ уничтожен, то делается отметка об уничтожении.

Примечание. В центральном, окружном и армейском аппарате при наличии большого количества отправляемых документов разрешается вести журнал регистрации исходящих несекретных документов по форме, предусмотренной для секретных документов.

Образец N 1

                   ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                   │         г. Свердловск, 3         │
                   │          Войсковая часть         │
                   │               19250              │
                   │          Командиру части         │
                   │N 482, 483                        │
                   │  ------------------------------  │</pre>
                   │г. Челябинск, 2. 122 военный склад│
                   └──────────────────────────────────┘

                                Образец N 2

                   ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                   │     пос. Снигири, Московской     │
                   │    области, Истринского района   │
                   │          Войсковая часть         │
                   │               19300              │
                   │          Командиру части         │
                   │  N 130                           │
                   │    --------------------------    │
                   │  г. Москва, Д-317,               │
                   │  Краснопресненский райвоенкомат  │</pre>
                   └──────────────────────────────────┘

                                Образец N 3

                   ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                   │           г. Тюмень, 2           │
                   │           Полевая почта          │
                   │               75245              │
                   │          Командиру части         │
                   │  N 785                           │
                   │    --------------------------    │
                   │     г. Новосибирск, 3. Штаб      │
                   │    Сибирского военного округа    │</pre>
                   └──────────────────────────────────┘

                                Образец N 4

                   ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                   │           Полевая почта          │
                   │               71925              │
                   │          Командиру части         │
                   │N 211, 212                        │
                   │   ----------------------------   │</pre>
                   │г. Чита, 3. Войсковая часть 33033 │
                   └──────────────────────────────────┘

                                Образец N 5

                   ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                   │           г. Иркутск, 3          │
                   │                                  │
                   │    Начальнику 317 военной базы   │
                   │N 318, 319                        │
                   │   ----------------------------   │
                   │г. Ангарск, 1. Войсковая часть    │
                   │15869                             │</pre>
                   └──────────────────────────────────┘

                                Образец N 6

                   ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                   │           г. Саратов, 3          │
                   │      Предприятие п/я А-1925      │
                   │         т. Степанову С.Л.        │
                   │N 187                             │
                   │  ------------------------------  │
                   │г. Москва, Ж-19. Войсковая часть  │
                   │53544                             │</pre>
                   └──────────────────────────────────┘

                                Образец N 7

                   ┌──────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">                   │         г. Ленинград, А-5        │
                   │   Ленинградский Государственный  │
                   │        металлический завод       │
                   │          т. Иванову П.В.         │
                   │N 192                             │
                   │  ------------------------------  │
                   │г. Москва, Ж-19. Войсковая часть  │
                   │53544                             │</pre>
                   └──────────────────────────────────┘

     "УТВЕРЖДАЮ"<br>

(воинское звание, фамилия)

«» ________________ 19 г.

ПЕРЕЧЕНЬ дел, книг и журналов

             (наименование воинской части, учреждения)

                            на 19__ год

Начальник строевой части _______________________________________________________ (воинское звание) (фамилия)

«» _______________ 19 г.

УКАЗАНИЯ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ДЕЛ, КНИГ И ЖУРНАЛОВ

1. В перечень включаются все заводимые в воинской части (учреждении) дела с документами, книги и журналы.

Перечень ведется в течение всего года и заканчивается 31 декабря. Он заводится на отдельных листах и подшивается в дело с перечнями. Подшивка производится после того, как в графе 7 будут произведены отметки об уничтожении, сдаче в архив или переносе в перечень следующего года всех дел, книг и журналов. При большом количестве дел в части (учреждении) перечень заводится в книге. Дело (книга) с перечнями переходит из года в год и сдается в архив при расформировании части (учреждения).

2. Порядок заполнения граф:

Графа 1. Порядковый номер начинается с первого номера. Порядковый номер, под которым зарегистрировано дело, книга или журнал, проставляется на этом деле, книге или журнале.

Графа 2. Указывается номер дела, книги или журнала по перечню прошлого года, если ведение их продолжается в текущем году.

Графа 3. Записывается полное наименование регистрируемых дел, книг или журналов. Каждый том дела, книги, журнала в этой графе записывается отдельной строкой. Вторые и последующие тома заносятся в перечень по мере их заведения, для чего в перечне после записи первого тома дела, книги, журнала оставляется свободное место, исходя из предполагаемого количества томов, которые будут заведены в течение года по опыту прошлых лет.

Графа 4. Указывается в отношении дел самая ранняя дата регистрации подшитого в дело поступившего или отправленного документа в текущем году, а в отношении книг и журналов — дата их заведения.

Графа 5. Указывается для дел самая поздняя дата регистрации подшитого в дело поступившего или отправленного документа в текущем году, а для книг и журналов — фактическая дата их окончания. В отношении дел, книг, журналов, которые в текущем году не заканчиваются ведением и будут продолжаться в следующем году, эта графа не заполняется.

Графа 6. Указывается количество листов в деле, книге, журнале. Количество листов в деле указывается в конце года после того, как оно будет закончено или перенесено в перечень следующего года. При наличии в деле нескольких томов количество листов указывается по окончании каждого тома.

Графа 7. Указывается дата и наименование документа, на основании которого произведено уничтожение или сдача в архив дела, книги или журнала. В этой же графе делается отметка о перенесении дела, книги или журнала в перечень следующего года, с указанием порядкового номера, под которым это дело, книга или журнал записаны в перечень следующего года.

Форма № 22 (к ст. ст. 136, 137, 142 Руководства)

Формат 229 x 324

Хранить _____ лет, до 19__ г. ст. _____

                     МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ СССР

                   (наименование воинской части,

                            учреждения)

                      ДЕЛО N _____, том _____

                                    Начато "__" _______________ 19__ г.<br>
                                  Окончено "__" _______________ 19__ г.

                                                   На __________ листах

Кроме того, приложений к делу в "_______" пакетах на "_______" листах.

Верно: начальник строевой части.

      _______________________________________________________
      (воинское звание)                             (фамилия)

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ УЧЕТА ИЗДАНИЙ

1. Учету в данной книге подлежат все поступающие в воинскую часть (учреждение) несекретные издания (уставы, наставления, инструкции, руководства, учебные пособия, а также внутренние разработки, лекции и другие документы, которые для удобства в пользовании нецелесообразно подшивать в дела).

Книга ведется до полного заполнения как переходящая из года в год, после чего заводится новая книга, которая учитывается в перечне дел, книг и журналов как очередной том. Переучет изданий производится в соответствии со статьей 150 Руководства.

Записи в книге производятся чернилами.

2. Порядок заполнения граф:

Графа 1. Порядковый номер является инвентарным номером поступившего издания. Нумерация начинается с первого номера и продолжается в восходящем порядке из года в год. Порядковые номера проставляются на полученных экземплярах издания и на препроводительных отношениях (накладных), при которых получены эти издания. В тех случаях, когда часть полученных изданий подлежит рассылке в подчиненные части (учреждения), инвентарный номер на них не проставляется.

Графа 2. Указывается дата и номер препроводительного отношения (накладной), при котором получены издания.

Графа 3. Указывается, откуда поступило издание, его полное название и год издания. Если издание подлежит рассылке, то запись последующего издания производится несколько ниже с тем, чтобы осталось свободное место для отметки об отправленных изданиях в графах 5 и 6.

Графа 4. Указывается все полученное количество экземпляров издания.

Графы 5 и 6. Заполняются в том случае, если полученное издание направлено в подчиненные и другие части, учреждения. В этом случае эти графы заполняются следующим порядком:

Графа 5. Указывается, кому и при каком исходящем номере отправлено издание и дата отправки. Запись производится против того названия издания, которое отправлено.

Графа 6. Указывается количество отправленных экземпляров издания.

Графа 7. Делается отметка о переучете или уничтожении издания со ссылкой на соответствующее основание. При уничтожении количество уничтоженных экземпляров указывается в графе 6.

              дел, книг, журналов, изданий, чертежей,
                    планов и других материалов

         Дело N __________ за 19__ год, инв. N __________

Название ______________________________________________________________

2. Карточка выдачи постоянно хранится при деле и вместе с ним сдается в архив.

             (наименование воинской части, учреждения)

БЛАНКИ КОМАНДИРОВОЧНЫХ ПРЕДПИСАНИЙ

УКАЗАНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КНИГИ ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ СТРОГОГО УЧЕТА

1. Каждый вид бланков учитывается по отдельному лицевому счету.

2. В графе 3 книги воинские части указываются по условному наименованию (если оно присвоено).

3. Книга ведется до полного ее использования. Остатки переносятся в новую книгу по каждому виду бланков. В случае переноса остатков в новую книгу в графе 8 необходимо указывать, кроме количества бланков, и номера их экземпляров (оттисков). Использованная книга после проверки ее комиссией по проверке делопроизводства подлежит уничтожению установленным порядком.

"РАЗРЕШАЮ УНИЧТОЖИТЬ"

(начальник штаба, учреждения)

(воинское звание, фамилия) «» ________________ 19 г.

АКТ

«» _______________ 19 г. гор. _______________

Комиссия в составе ____________________________________________________
                           (воинские звания, фамилии и инициалы

                  председателя и членов комиссии)

произвела отбор служебных документов для уничтожения, как не представляющих научной, исторической ценности и практической надобности:

Всего подлежит уничтожению ______________________________ наименований. (прописью)

Записи акта с учетными данными сверены.

           Председатель комиссии ______________________________________
                                       (воинское звание, подпись)
           Члены комиссии: ____________________________________________
                                    (воинские звания, подписи)
                           ____________________________________________

Перечисленные  документы  после  утверждения акта проверены и полностью

уничтожены путем __________________________________________________________ (указать способ уничтожения)

«» _______________ 19 г.

           Председатель комиссии ______________________________________
                                       (воинское звание, подпись)
           Члены комиссии: ____________________________________________
                                    (воинские звания, подписи)
                           ____________________________________________

Пояснение к форме. При уничтожении архивных дел, книг и журналов в штабах и учреждениях акт составляется по форме: номера по порядку; инвентарные номера; наименования дел, книг и журналов; количество листов в деле; количество приложений и листов в них; основание на уничтожение (номера статей по перечню).

При уничтожении дел, в которых вместо изъятых документов подшиты справки-заместители, в актах на уничтожение указывается общее количество листов в деле согласно итоговой надписи и одновременно оговаривается, какие документы изъяты.

В центральных, окружных и флотских архивах изъятие из дел документов в актах не оговаривается.

I. Выдача и оформление справок

1. Военнослужащим, рабочим, служащим, а также членам их семей воинскими частями и учреждениями выдаются справки (удостоверения) личного характера, когда они необходимы им для представления в соответствующие учреждения и организации.

2. Справки о нахождении в рядах Вооруженных Сил СССР военнослужащих, являющихся детьми многодетных матерей (форма № 27), в соответствии с Положением о порядке назначения и выплаты пособий женщинам, многодетным и одиноким матерям, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 29 июня 1959 г. № 879, должны выдаваться один раз в год.

3. Удостоверения на право получения военнослужащими и их семьями льгот, предусмотренных действующим законодательством (форма № 28), выдаются:

• военнослужащим срочной и сверхсрочной службы — один раз на весь срок прохождения службы, в течение месяца со дня зачисления их в списки личного состава части (учреждения);
• курсантам (слушателям) военно-учебных заведений — один раз на весь период обучения в военно-учебном заведении;
• офицерам — по их запросу сроком на три года.

В случае досрочного увольнения в запас военнослужащего, получившего удостоверение на право получения льгот, командир воинской части (начальник учреждения) высылает об этом извещение районному (городскому) военному комиссариату по месту жительства военнослужащего или его семьи.

4. Военнослужащим срочной службы (в том числе курсантам и слушателям, обучающимся в военно-учебных заведениях с содержанием на казарменном положении), имеющим детей, выдаются справки о нахождении их на действительной военной службе для получения женами этих военнослужащих пособия на детей в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 25 октября 1963 г. № 1108 (приказ Министра обороны СССР 1963 г. № 270).

Выдача указанных справок (форма № 29) производится в недельный срок со дня зачисления военнослужащих срочной службы, имеющих детей, в списки личного состава части (учреждения).

Военным строителям такие справки не выдаются, так как действие постановления Совета Министров СССР от 25 октября 1963 г. № 1108 на их семьи не распространяется.

При выдаче военнослужащим срочной службы справок в книге выдачи справок (статья 124 Руководства) и в графе 23 учетно-послужной карточки указывается наименование районного (городского) военного комиссариата по месту жительства семьи военнослужащего, в котором будут оформляться документы для назначения пособия.

При увольнении военнослужащего в запас по окончании установленного срока службы или выбытии его с военной службы по другим причинам, а равно зачислении его на сверхсрочную службу (в том числе по контракту), назначении на офицерскую должность с выплатой предусмотренного штатом должностного оклада командир воинской части (начальник учреждения) немедленно высылает об этом извещение районному (городскому) военному комиссариату, оформлявшему и представлявшему в орган социального обеспечения документы для назначения пособия.

5. Офицерам и военнослужащим сверхсрочной службы, уволенным с военной службы в запас или в отставку из воинских частей и учреждений, расположенных в районах и местностях, поименованных в утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1960 г. № 148 Перечне районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера (приказ Министра обороны СССР 1960 года № 49), выдаются справки о времени их последней непрерывной военной службы в указанных районах и местностях (форма № 30).

6. Офицерам и военнослужащим сверхсрочной службы, получившим в установленном порядке разрешение обучаться в заочных и вечерних гражданских высших и средних специальных учебных заведениях, выдается для представления в соответствующее учебное заведение справка-разрешение (форма № 31).

7. Военнослужащим, имеющим право на оплату занимаемой ими жилой площади по ставкам, установленным Постановлением ЦИК и СНК СССР от 17 апреля 1936 г. № 53/736, один раз в год выдаются справки (форма № 32).

8. Военнослужащим для прописки по месту жительства выдаются справки (форма № 33).

9. Военнослужащим, рабочим и служащим, членам их семей могут выдаваться справки по формам № 34 - 37, предназначенные для различных целей, а также другие справки, предусмотренные законодательством и приказами Министра обороны СССР или требующиеся им для представления в соответствующие учреждения и организации.

10. В справке обязательно указывается, для какой цели она выдана. Выдаваемые справки подписываются командиром части, начальником учреждения или другими должностными лицами, которым предоставлено право ведения служебной переписки, и скрепляются в воинских частях и учреждениях, имеющих условные наименования, гербовой мастичной печатью с условным наименованием, а в воинских частях и учреждениях, не имеющих условных наименований, — гербовой мастичной печатью с действительным наименованием.

При выдаче справок воинское звание подписывающего лица не указывается, а при выдаче справок для представления их в гражданские учреждения и организации не указывается, кроме того, место дислокации воинской части (учреждения) под угловым штампом.

При выдаче офицерам справок-разрешений на обучение в заочных и вечерних гражданских высших специальных учебных заведениях подпись должностного лица заверяется печатью соответствующего кадрового органа.

11. В гарнизонах, где содержатся штатные управления комендантов гарнизонов, справки могут выдаваться за подписью командира воинской части (без указания номера условного наименования части и воинского звания) с проставлением на них углового штампа и гербовой мастичной печати управления коменданта гарнизона, а в гарнизонах, где содержатся нештатные коменданты, — углового штампа и гербовой мастичной печати по условному наименованию воинской части, от которой назначен начальник гарнизона.

12. В штабах, управлениях, отделах и службах центрального аппарата и аппарата округов, флотов и отдельных флотилий справки военнослужащим, рабочим и служащим для представления их в различные учреждения и организации выдаются на бланках с угловым штампом: «Министерство обороны СССР», «Управление __________ военного округа», «Управление __________ округа ПВО», «Управление __________ флота», «Управление __________ флотилии».

При выдаче таких справок в подписях должностных лиц действительные наименования (спецификации) управлений, отделов и служб и воинские звания не указываются, а оформление справок производится печатями «Для справок и документов», которые изготовляются с такими же наименованиями, как и на бланках с угловыми штампами.

13. Справки выдаются личному составу без оставления копий, за исключением случаев, когда приказами Министра обороны СССР для некоторых справок предусмотрено оставление копий. Выдача справок производится по специальной книге.

14. Гражданским медицинским работникам, работающим в военно-медицинских частях, учреждениях и подразделениях, которым присвоены условные наименования, справки для представления в органы социального обеспечения на предмет назначения пенсии за выслугу лет должны выдаваться по условным наименованиям частей, учреждений, подразделений с указанием занимаемой должности и слов «лечебное учреждение» или «медсанчасть» («медпункт»), но без указания спецификации военно-медицинской части, учреждения, подразделения. Например: «Гражданка Иванова В.П. в период с »« __________ 19 г. по »« __________ 19 г. работала врачом в лечебном учреждении войсковой части 20650».

Медицинским работникам частей и учреждений, которым не присвоены условные наименования, справки должны выдаваться по действительным наименованиям частей и учреждений с указанием занимаемой должности.

15. Военнослужащим, рабочим и служащим воинских частей и учреждений справки с места службы (работы) о размере получаемого денежного довольствия (заработной платы) для представления гражданским торгующим организациям при покупке товаров в кредит, как правило, не выдаются.

Разрешается выдавать такие справки только рабочим и служащим воинских частей и учреждений, не имеющих условных наименований, а также рабочим и служащим центрального и окружного аппарата <*>.

<*> Под окружным аппаратом в данном случае понимаются управления военных округов, округов ПВО, флотов и Краснознаменной Каспийской флотилии.

Справки для покупки в магазинах товаров в кредит выдаются финансовыми органами по форме, установленной соответствующими министерствами торговли союзных республик.

Рабочим и служащим центрального аппарата такие справки выдаются Административно-хозяйственным управлением Министерства обороны СССР, а рабочим и служащим окружного аппарата — хозяйственным (административно-хозяйственным, общим) отделом штабов военных округов.

В выдаваемых справках наименования штабов, управлений, отделов и служб центрального и окружного аппарата, в которых работают рабочие и служащие, не указываются. В графе о постоянном месте работы указывается: для рабочих и служащих центрального аппарата — «Министерство обороны СССР», а для рабочих и служащих штабов, управлений, отделов и служб военных округов — только наименование округа, например: «Московский военный округ». Вместо действительного наименования должностей, занимаемых рабочими и служащими, указывается: «рабочий», «инженер», «служащий».

При покупке военнослужащими, рабочими и служащими воинских частей и учреждений, расположенных в закрытых гарнизонах, товаров в кредит в магазинах военторга им выдаются поручения-обязательства установленным порядком.

II. Формы справок, выдаваемых воинскими частями и учреждениями

Форма № 27

Штамп части Выдается военнослужащим (учреждения)

СПРАВКА

                  (воинское звание, фамилия, имя

                            и отчество)

состоит на действительной военной службе в Вооруженных Силах СССР. Справка выдана для представления в ____________________________________ районный (городской) отдел социального обеспечения для получения матерью военнослужащего ____________________________________________ установленного (фамилия и инициалы)

Законом пособия по многодетности.

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Форма № 28

Штамп части Выдается военнослужащим (учреждения)

УДОСТОВЕРЕНИЕ

                  (воинское звание, фамилия, имя

_____________________________________ с «» ______________________ 19 г. и отчество) по «» _________________________________ 19 г. состоит на действительной военной __________________________________ службе в Вооруженных Силах СССР. (срочной, сверхсрочной) <*>

    Удостоверение     выдано     на    получение    льгот,    установленных
законодательством   СССР   для   военнослужащих  и  их  семей,  если  семья

(хозяйство) военнослужащего ______________________________________________, (фамилия и инициалы) проживающая ______________________________________________________________, (указать местожительство семьи)

отвечает условиям, которые по действующему законодательству дают право на получение этих льгот.

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

<*> При выдаче удостоверений офицерам, курсантам (слушателям) военно-учебных заведений, военнослужащим-женщинам и военным строителям эта графа прочеркивается.

Форма № 29

Штамп части                                         Выдается военнослужащим
(учреждения)                                            срочной службы

СПРАВКА

                  (воинское звание, фамилия, имя

                            и отчество)

с «» __________________________ 19 г. состоит на действительной военной (срочной) службе в Вооруженных Силах СССР. Для военнослужащих ____________________________________________________ (указывается

             наименование воинской, части, учреждения)

срок действительной военной (срочной) службы установлен _____________ года.

    Справка  выдана  для  представления  в комиссию при исполкоме районного
(городского)  Совета  депутатов  трудящихся   для  рассмотрения  вопроса  о

назначении пособия, установленного постановлением Совета Министров СССР от 25 октября 1963 г. № 1108.

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Форма № 30

Штамп части                                      Выдается офицерам и сверх-
(учреждения)                                     срочнослужащим,  уволенным

                                                в запас (отставку)

СПРАВКА

                (воинское звание с добавлением слов

        "запаса" или "в отставке", фамилия, имя и отчество)

с «» _____________________ 19 г. по «» ______________________ 19 г.

непрерывно  проходил  военную   службу  в  районах   Крайнего  Севера  и  в
местностях,    приравненных     к     районам     Крайнего     Севера,    и

«» ___________________ 19 г. <*> уволен из кадров Вооруженных Сил СССР. На основании постановления Совета Министров СССР от 4 апреля 1961 г. № 286 указанное время непрерывной военной службы подлежит включению в непрерывный стаж работы тов. ________________________________ для получения (фамилия и инициалы)

им льгот по Указу Президиума Верховного Совета СССР от 10 февраля 1960 г. при условии поступления на работу в этих районах и местностях не позднее трех месяцев после увольнения в запас (отставку).

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

<*> Указывается дата исключения из списков личного состава части.

Форма № 31

Штамп части                                               Выдается офицерам
(учреждения)                                          и сверхсрочнослужащим

СПРАВКА-РАЗРЕШЕНИЕ

                  (воинское звание, фамилия, имя

                            и отчество)

в соответствии с приказом Министра обороны СССР от «» ___________ 19 г. N _________ разрешено обучение ____________________________________________

                      (факультет, отделение и

                 наименование гражданского высшего

                  (среднего) учебного заведения)

и в случае зачисления тов. __________________________________ в это учебное (фамилия и инициалы)

заведение ему будут предоставлены льготы, предусмотренные постановлением Совета Министров СССР от 2 июля 1959 г. № 720. Справка-разрешение выдана для представления в учебное заведение.

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Форма № 32

Штамп части Выдается военнослужащим (учреждения)

СПРАВКА

             (фамилия, имя и отчество военнослужащего)

получает с «» _______________ 19_ г. должностной оклад содержания свыше ______________________________________ руб. в месяц и имеет право на оплату (сумма прописью)

занимаемой им жилой площади по ставкам, установленным постановлением ЦИК и СНК СССР от 17 апреля 1936 г. № 53/736. Справка выдана для представления в домоуправление по месту жительства.

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Форма № 33

Штамп части Выдается военнослужащим (учреждения)

СПРАВКА

                  (воинское звание, фамилия, имя,

                       отчество, год и место

                             рождения)

состоит на действительной военной службе в Вооруженных Силах СССР, что подписью и приложением печати удостоверяется. Выдана для прописки по месту жительства в _____________________________

                   (наименование органа милиции)

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Оборотная сторона справки

Для отметок

Форма № 34

Штамп части                                        Выдается военнослужащим,
(учреждения)                                             рабочим и служащим

СПРАВКА На иждивении __________________________________________________________ (фамилия, имя и отчество __________________________________________________________________________, военнослужащего, рабочего, служащего) работающего в _____________________________________________________________ (наименование воинской части, __________________________________________________________________________, учреждения)

действительно находятся: __________________________________________________

Выдана для представления ______________________________________________<br>
                                          (наименование<br>

                     учреждения, организации,

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Пояснение к заполнению:

В графе «действительно находятся» перечисляются члены семьи военнослужащего, рабочего, служащего с указанием фамилии, имени, отчества (дети — с указанием только имени) и года рождения.

Форма № 35

Штамп части Выдается военнослужащим (учреждения)

СПРАВКА

                  (воинское звание, фамилия, имя

                    и отчество военнослужащего)

состоит на действительной военной службе и работает в _____________________

             (наименование воинской части, учреждения)

Выдана для представления ______________________________________________
                                         (наименование

                     учреждения, организации,

                   куда представляется справка)

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Форма № 36

Штамп части                                                Выдается рабочим
(учреждения)                                               и служащим

СПРАВКА

                (фамилия, имя и отчество рабочего,

                            служащего)

действительно работает в __________________________________________________ (наименование

                    воинской части, учреждения)

Выдана для представления ______________________________________________
                                          (наименование

                     учреждения, организации,

                   куда представляется справка)

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Форма № 37

Штамп части                                           Выдается членам семей
(учреждения)                                             военнослужащих

СПРАВКА Гражд. ________________________________________________________________ (фамилия, имя и

                       отчество члена семьи)

действительно является ____________________________________________________ (родственное отношение) военнослужащего ___________________________________________________________ (фамилия, имя

                            и отчество)
Выдана для представления ______________________________________________
                                         (наименование

                   учреждения, организации, куда

                      представляется справка)

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Приложение № 2 (к ст. 31 Руководства)

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ИСТОРИЧЕСКОМ ФОРМУЛЯРЕ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ, СОЕДИНЕНИЯ И ВОЕННО-УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ СОВЕТСКОЙ АРМИИ

1. Исторический формуляр является документом, в котором отражаются организационное развитие и боевая деятельность воинской части, соединения и военно-учебного заведения <*>, важнейшие события, происшедшие в жизни воинской части и ее боевая и политическая подготовка.

<*> В дальнейшем воинские части, соединения и военно-учебные заведения будут именоваться «воинские части».

2. Исторический формуляр ведется в мирное время. В военное время при убытии воинской части на фронт исторический формуляр сдается на временное хранение в штаб военного округа, отдельной армии по месту дислокации, а вместо исторического формуляра в воинской части ведется журнал боевых действий, выписки из которого при переходе части на мирное время заносятся в исторический формуляр. Воинские части, не входящие в состав действующей армии, продолжают ведение исторического формуляра и в военное время.

3. Исторический формуляр ведется:

• каждой отдельной воинской частью (от отдельного батальона и выше), которой положено иметь Знамя части;
• каждым военно-учебным заведением;
• каждым воинским соединением от бригады до корпуса включительно.

4. Исторический формуляр ведется в воинских частях с момента их сформирования по установленной форме в одном экземпляре.

5. Исторический формуляр является секретным или совершенно секретным документом. Ответственность за ведение формуляра возлагается на начальника штаба части, соединения, начальника военно-учебного заведения.

Записи в исторический формуляр производятся на машинке или от руки чернилами, хорошим и разборчивым почерком, без помарок и подчисток. Сокращение слов и наименований не разрешается.

Все разделы в историческом формуляре должны быть подписаны командиром и начальником штаба части и скреплены гербовой мастичной печатью.

По мере заполнения того или иного раздела в него вшиваются дополнительные листы, которые учитываются в описи количества листов, находящихся в историческом формуляре. Отметка о количестве дополнительно вложенных листов заверяется начальником штаба части.

6. Командир части или начальник штаба при сдаче дел и должности обязаны сдавать исторический формуляр, указывая об этом в акте о сдаче дел и должности.

7. При расформировании части, с обращением ее личного состава на укомплектование вновь формируемых частей, исторический формуляр передается в ту часть, в которую передается Знамя части.

При полном расформировании части исторический формуляр сдается в Архив Министерства обороны СССР.

8. О сдаче исторического формуляра в Архив Министерства обороны СССР или передаче его в другую часть командир части доносит по команде.

9. Основанием для записи в исторический формуляр являются официальные документы (приказы, директивы, акты инспекторских проверок, журнал боевых действий и т.п.). Запись событий, подлежащих внесению в исторический формуляр, производится сразу же после того, как они совершились.

В исторический формуляр могут быть также занесены данные, которые основываются не на документах, а на сообщениях отдельных участников тех или иных событий, связанных с историей части. В этом случае делается ссылка на лицо, сообщившее эти данные. Достоверность сведений, внесенных в исторический формуляр, заверяется командиром или начальником штаба части.

10. Каждый военнослужащий обязан знать историю своей части и стремиться сохранять и приумножать ее лучшие боевые традиции.

Генералы и офицеры знакомятся с историей части (соединения) путем личного изучения исторического формуляра части, а остальной личный состав ознакомляется с важнейшими событиями в истории части командиром части и командирами подразделений на специальных собраниях.

11. Запись событий, подлежащих занесению в исторический формуляр, производится в следующем порядке:

В раздел I (История организационного строительства и развития части) заносятся в хронологическом порядке, с указанием дат, приказов и распоряжений высших инстанций, следующие сведения, касающиеся формирования и реорганизации части:

д) когда, куда и в каком составе часть вернулась с фронта и в составе какого соединения (к этому разделу прилагаются схемы наиболее характерных боевых действий, маневрирования, пройденного частью боевого пути и другие данные);

е) выдающиеся события мирного времени, характеризующие отвагу, мужество и геройство личного состава, а также выполнение особых заданий правительства и командования.

В раздел III (Боевая, политическая подготовка и состояние воинской дисциплины части) заносятся следующие сведения (с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и др. документов), характеризующие состояние боевой, политической подготовки и воинской дисциплины в части:

а) о посещении части в порядке инспектирования Министром обороны СССР, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил СССР, начальником Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского Флота, главнокомандующими видами Вооруженных Сил СССР, командующими и начальниками родов войск, командующими войсками военных округов и армиями, оценка состояния части, а также замечания и указания, сделанные ими в результате посещения;

б) об инспекторских смотрах и проверках командованием, комиссиями, назначенными Министром обороны СССР, начальником Генерального штаба Вооруженных Сил СССР, главнокомандующими видами Вооруженных Сил СССР, командующими и начальниками родов войск, командующими войсками военных округов и армиями и о результатах этих проверок;

в) итоговая оценка боевой, политической подготовки и воинской дисциплины части за год, за летний и зимний периоды обучения;

г) об отличных подразделениях, количестве отличников боевой и политической подготовки.

Отличные роты и им равные подразделения, заносятся в исторические формуляры частей, а отличные батальоны и им равные подразделения — в исторические формуляры частей и соединений;

д) об участии части в учениях и маневрах (в ВВС в перелетах).

В раздел IV (Партийно-политическая работа) заносятся следующие данные о политической работе и состоянии партийной и комсомольской организаций части (с указанием дат, приказов, распоряжений, актов и др. документов):

а) политико-моральное состояние части;

б) состав и рост партийной и комсомольской организаций (данные заносятся за год). Состав руководящих партийных органов после каждых выборов;

в) состояние дисциплины, партийной и политической работы по заключению инспекций;

г) важнейшие решения общих партийных и комсомольских собраний, конференций, митингов и собраний личного состава части;

д) успехи личного состава в художественной самодеятельности и в массовой физкультурной работе, отмеченные приказами командующего войсками округа, армией, а также других вышестоящих начальников;

е) избрание лиц из состава части в союзные и республиканские органы власти и в партийные органы с краткой автобиографической справкой на каждого;

ж) участие в социалистическом строительстве (помощь местным органам, советской власти в приведении мероприятий государственного значения) и борьбе со стихийными бедствиями.

В раздел V (Награды и отличия части) заносятся сведения о награждениях (знаменем, орденами, призами, грамотами), объявленных приказами Верховного Главнокомандующего Вооруженными Силами СССР, Министра обороны СССР, главнокомандующего видом Вооруженных Сил СССР и командующего войсками военного округа благодарностях, получении почетного наименования и преобразовании части в гвардейскую за выполнение боевых операций, за выдающиеся успехи в боевой и политической подготовке (с кратким описанием подвигов, успехов и указанием дат, приказов и других документов).

В раздел VI (Награды личного состава части) заносятся:

а) по отдельному списку Герои Советского Союза (при этом дается краткое описание подвигов награжденных);

б) число военнослужащих, награжденных орденами, медалями, почетным и именным оружием и грамотами Советского Союза, союзных республик, а также иностранными орденами и медалями за весь период существования части;

в) число награжденных, находящихся в части ко дню составления формуляра.

Примечание. Награды личного состава за выслугу лет в раздел не заносятся.

В раздел VII (Командование части) заносятся: занимаемая должность, звание, фамилия, имя и отчество, награды (ордена, медали и др.) с указанием даты, названия документа, за что награжден, присвоение очередных званий, дата и номер приказа о назначении и переводе командира части, начальника штаба, заместителей командира части.

В раздел VIII (Знамена, годовые праздники и юбилеи, зачисление в списки части навечно или почетными солдатами, посещение части) заносятся:

а) дата вручения Знамени и грамоты, номер приказа о вручении;

б) когда и каким приказом, в честь какого события установлен годовой праздник, юбилей;

в) звание, фамилия, имя и отчество, занимаемая должность, партийность, год и место рождения зачисленного в списки части навечно или почетным солдатом, краткое описание его подвига и как этот подвиг содействовал выполнению боевой задачи частью (в этой графе приклеивается фотокарточка зачисленного в списки части навечно или почетным солдатом);

г) дата посещения части Председателем Президиума Верховного Совета СССР, Председателем Совета Министров СССР, Генералиссимусом Советского Союза, Министром обороны СССР, его заместителями, Маршалами Советского Союза и главными маршалами родов войск.

В раздел IX (Изменение дислокации и подчиненности части) заносятся сведения об изменении дислокации и подчиненности части, дата и номер приказа (директивы) и место дислокации.

Приложение. Форма исторического формуляра.

ГРИФ СЕКРЕТНОСТИ ________________ (по заполнении)

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФОРМУЛЯР

        (полное действительное наименование воинской части,

              соединения, военно-учебного заведения)

                                      Начат "___" _____________ 19__ г.
                                    Окончен "___" _____________ 19__ г.

ОПИСЬ КОЛИЧЕСТВА ЛИСТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ИСТОРИЧЕСКОМ ФОРМУЛЯРЕ

  (полное действительное наименование воинской части, соединения,

                    военно-учебного заведения)

I. ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА И РАЗВИТИЯ ЧАСТИ

II. УЧАСТИЕ В ПОХОДАХ, БОЯХ, ОПЕРАЦИЯХ

III. БОЕВАЯ, ПОЛИТИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА И СОСТОЯНИЕ ВОИНСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ ЧАСТИ

IV. ПАРТИЙНО-ПОЛИТИЧЕСКАЯ РАБОТА

V. НАГРАДЫ И ОТЛИЧИЯ ЧАСТИ

VI. НАГРАДЫ ЛИЧНОГО СОСТАВА ЧАСТИ

VII. КОМАНДОВАНИЕ ЧАСТИ

VIII. ЗНАМЕНА, ГОДОВЫЕ ПРАЗДНИКИ И ЮБИЛЕИ, ЗАЧИСЛЕНИЕ В СПИСКИ ЧАСТИ НАВЕЧНО ИЛИ ПОЧЕТНЫМИ СОЛДАТАМИ, ПОСЕЩЕНИЕ ЧАСТИ

IX. ИЗМЕНЕНИЕ ДИСЛОКАЦИИ И ПОДЧИНЕННОСТИ ЧАСТИ

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И РАЗМЕРОВ ПАПКИ ИСТОРИЧЕСКОГО ФОРМУЛЯРА

                  Командир части (соединения)<br>
                  _____________________________________________<br>
                    (воинское звание)            (фамилия)

                  Начальник штаба части (соединения)

   М.П.               _____________________________________________
                        (воинское звание)            (фамилия)

«» ________________ 19 г.

УКАЗАНИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ КАРТОЧКИ

1. В заголовке карточки указывается полное действительное наименование воинской части (соединения, военно-учебного заведения, учреждения) с перечислением всех почетных наименований и наград части.

2. В разделе I — СВЕДЕНИЯ О ЗНАМЕНИ ЧАСТИ указывается: когда вручено Знамя (год и месяц его вручения), какое наименование части имеется на Знамени, имеется ли Грамота к Знамени, каким органом она выдана (Президиумом Верховного Совета СССР, ЦИК СССР, ВЦИК, РВС СССР и республики и т.п.) и дата подписи Грамоты, а также сведения о состоянии Знамени (находится в хорошем состоянии, требует ремонта, требует замены, какие повреждения имеются).

На фотографиях размером 9 x 12 должно быть четкое изображение обеих сторон полотнища Знамени. Фотографии за углы приклеить на места, отведенные для этой цели.

Если Знамя части не выдано, указать, чьим распоряжением принято решение не выдавать части Знамя и по каким причинам.

3. В разделе II — СВЕДЕНИЯ О ДРУГИХ ЗНАМЕНАХ, ИМЕЮЩИХСЯ В ЧАСТИ, указывается: какие другие знамена (Почетное революционное Красное Знамя, шефское Знамя, знамена других частей и т.п.) имеются в части, какие надписи на них имеются, когда и кому они были вручены, имеются ли грамоты или другие документы к ним.

Фотографии этих знамен (лицевой и оборотной стороны) приклеиваются к оборотной стороне карточки.

4. В разделе III — НАГРАДЫ указывается: какими орденами награждена часть, их номера и номер орденского удостоверения, а также по какому указу часть награждена.

5. В разделе IV — ПОЧЕТНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ указывается: какие почетные наименования имеет часть и какими приказами они присвоены.

6. В разделе V — ГОДОВОЙ ПРАЗДНИК ЧАСТИ указывается: дата годового праздника части, в ознаменование какого события и каким приказом он установлен.

Приложение № 4 (к ст. 74 Руководства)

УКАЗАНИЯ О ПОРЯДКЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ ДОВЕРЕННОСТЕЙ И ЗАВЕЩАНИЙ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ И ВЫДАЧИ ЗАСВИДЕТЕЛЬСТВОВАННЫХ КОПИЙ С ДОКУМЕНТОВ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ И УЧРЕЖДЕНИЯХ

I. Удостоверение доверенностей и завещаний и засвидетельствование копий с документов

1. Удостоверение доверенностей и завещаний производится по устному заявлению военнослужащих командиром той воинской части (начальником учреждения), в которой проходит службу военнослужащий, а также начальником госпиталя или другого стационарного лечебного учреждения, в котором военнослужащий находится на излечении, а удостоверение завещаний, кроме того, — заместителем начальника лечебного учреждения по медицинской части или дежурным врачом <1>.

<1> В дальнейшем эти должностные лица будут именоваться в настоящих Указаниях «командир воинской части».

Доверенность или завещание подписывается военнослужащим (доверителем, завещателем) в присутствии командира воинской части, удостоверяющего эти документы; удостоверительная надпись на них заверяется подписью командира с приложением гербовой мастичной печати воинской части.

Если военнослужащий в силу физических недостатков, болезни или по иным причинам не может собственноручно подписать доверенность или завещание, они по его просьбе могут быть подписаны в присутствии командира воинской части другим лицом. Подпись последнего должна быть засвидетельствована командиром воинской части с указанием причин, в силу которых военнослужащий не мог подписать доверенность или завещание собственноручно.

2. Доверенность удостоверяется в одном экземпляре и выдается доверителю на руки или по его просьбе отсылается по указанному им адресу.

Завещание удостоверяется в двух экземплярах. Один экземпляр завещания, по желанию завещателя, или выдается ему на руки, или отсылается непосредственно наследнику по адресу, указанному в завещании. Второй экземпляр завещания должен быть направлен для хранения в нотариальную контору по постоянному месту жительства завещателя.

3. При удостоверении доверенности командир воинской части, удостоверивший этот документ, обязан разъяснить доверителю, что доверенность может быть выдана на срок не более трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, не действительна.

4. Завещательные распоряжения вкладчиков денежных сумм в полевые учреждения Государственного банка СССР составляются на лицевых счетах вкладчиков. При этом подпись вкладчика под завещательным распоряжением особо не удостоверяется, так как в лицевом счете имеется образец его подписи, который заверяется подписью командира или начальника штаба воинской части с приложением гербовой мастичной печати воинской части.

5. При удостоверении завещания завещателю должно быть разъяснено, что:

а) в соответствии со статьей 534 Гражданского кодекса РСФСР (и соответствующими статьями гражданских кодексов других союзных республик) он может оставить по завещанию все свое имущество или часть его (не исключая предметов обычной домашней обстановки и обихода) одному или нескольким лицам, как входящим, так и не входящим в круг наследников по закону, а также государству или отдельным государственным, кооперативным и общественным организациям. Завещатель может в завещании лишить права наследования одного, нескольких или всех наследников по закону;

б) в случае смерти завещателя его несовершеннолетние или нетрудоспособные дети (в том числе усыновленные), а также нетрудоспособные супруг, родители (усыновители) и иждивенцы согласно статье 535 Гражданского кодекса РСФСР (и соответствующим статьям гражданских кодексов других союзных республик) имеют право, независимо от содержания завещания, на обязательную долю в наследстве. Эта доля не должна быть менее двух третей доли, которая причиталась бы каждому из указанных наследников при наследовании по закону. При определении размера обязательной доли учитывается и стоимость наследственного имущества, состоящего из предметов обычной домашней обстановки и обихода.

6. Если завещание делается в пользу нескольких лиц, то завещатель может указать в нем, в какой доле каждому из наследников завещается имущество.

7. При наличии у завещателя вклада, находящегося на хранении в государственной сберегательной кассе или Государственном банке СССР, он может оставить завещание в пользу государства или любого лица с последующим удостоверением его в том же порядке или сделать распоряжение сберегательной кассе или Госбанку о выдаче вклада в случае смерти указанному в этом распоряжении лицу.

8. За удостоверение доверенностей и завещаний госпошлина не взимается.

Пересылка доверенностей и завещаний воинскими частями (учреждениями) производится заказным или ценным письмом за счет военнослужащего.

9. Копия с документа, исходящего от воинской части, учреждения, касающегося личных прав и интересов заявителя, может выдаваться только на бланке воинской части (учреждения), причем на выдаваемой копии делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной воинской части (учреждении).

Верность копии свидетельствуется личной подписью командира воинской части с приложением гербовой мастичной печати.

10. При необходимости заявителю может быть выдана выписка из документа, засвидетельствование которой производится в том же порядке, что и копии.

11. При удостоверении доверенностей, завещаний и засвидетельствовании копий с документов угловой штамп воинской части (учреждения) не проставляется, гербовые мастичные печати применяются по наименованиям, установленным для оформления справок, воинское звание командира части, удостоверяющего (свидетельствующего) документ, не указывается.

II. Примерные образцы доверенностей и завещаний, удостоверительных надписей на доверенностях и завещаниях и надписей о засвидетельствовании верности копии документа

Образец № 1

ДОВЕРЕННОСТЬ

"___" _____________________ одна тысяча девятьсот _____________________

___________________ года. Я, нижеподписавшийся, ___________________________

       (фамилия, имя и отчество лица, дающего доверенность)

настоящей доверенностью уполномочиваю гр. _________________________________ (фамилия,

        имя и отчество лица, которому дается доверенность)

получать деньги в Гострудсберкассе N ___________ гор. _____________________ по моему лицевому счету N ______________, в получении за меня расписываться и выполнять все действия и формальности, связанные с данным поручением. Настоящая доверенность действительна в течение ________________________

                                 Подпись ______________________________

Образец № 2

ДОВЕРЕННОСТЬ

"___" _____________________ одна тысяча девятьсот _____________________

___________________ года. Я, нижеподписавшийся, ___________________________ (фамилия, имя

              и отчество лица, дающего доверенность)

управлять   и   распоряжаться   всем   моим   имуществом, в  чем  бы оно ни

заключалось  и где  бы ни  находилось,  совершать  все  разрешенные законом

сделки   по   управлению   и   распоряжению  моим  имуществом: приобретать,

продавать   и   отдавать   в залог   строения,   принимать  наследства  или

отказываться   от   них,   получать   все   денежные   суммы   от  всех лиц

и учреждений,   в  том  числе из банков  и сберкасс, с почты и телеграфа по

разного  рода документам  и основаниям,  вести мои гражданские дела во всех

судебных учреждениях со  всеми  правами,  предоставленными  законом  истцу,

и действительна по «» ___________________________ 19 г. включительно, с правом --------- (ненужное зачеркнуть) передоверия. без права

                                            Подпись ___________________

Образец № 3

УДОСТОВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ НА ДОВЕРЕННОСТИ, ПОДПИСАННАЯ ЛИЧНО ДОВЕРИТЕЛЕМ

«__» __________________________ одна тысяча девятьсот _____________________ _____________________________________________________________________ года. Настоящая доверенность удостоверена мною, командиром ______________________

                   (наименование воинской части,

                фамилия и инициалы командира части)

Доверенность подписана ________________________________________________<br>
                                   (фамилия, имя и отчество

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Образец № 4

УДОСТОВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ НА ДОВЕРЕННОСТИ, ПОДПИСАННОЙ ПО ПРОСЬБЕ ДОВЕРИТЕЛЯ ДРУГИМ ЛИЦОМ

«__» __________________________ одна тысяча девятьсот _____________________ _________________________________ года. Настоящая доверенность удостоверена мною, командиром __________________________________________________________ (наименование воинской части,

                фамилия и инициалы командира части)
Ввиду болезни _________________________________________________________
                          (фамилия и инициалы лица, дающего

____________________________________ за него по его личной просьбе и в моем доверенность)

присутствии расписался ____________________________________________________ (фамилия, имя и отчество

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Образец № 5

ЗАВЕЩАНИЕ

«__» __________________________ одна тысяча девятьсот _____________________ _______________________________________________ года. Я, нижеподписавшийся,

      (фамилия, имя и отчество завещателя, адрес постоянного

_______________________________, настоящим завещанием на случай моей смерти места жительства)

делаю следующее распоряжение.

    Все мое имущество (если  часть  имущества,  то указать,  какую  часть),
какое  ко  дню  смерти  окажется  мне  принадлежащим,  где  бы  таковое  ни

находилось и в чем бы оно ни заключалось, я завещаю _______________________

      (указать фамилию, имя и отчество лиц, в пользу которых

         завещается имущество, и адрес их местожительства)

Содержание статьи 535 Гражданского кодекса РСФСР (соответствующих статей гражданских кодексов других союзных республик) мне разъяснено.

    Настоящее  завещание  составлено  и  подписано  в двух  экземплярах, из
которых один экземпляр направляется на хранение в  нотариальную контору  по

постоянному месту жительства завещателя, а другой — выдается завещателю.

                                            Подпись ___________________

Образец № 6

УДОСТОВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ НА ЗАВЕЩАНИИ, ПОДПИСАННОМ ЛИЧНО ЗАВЕЩАТЕЛЕМ

«__» __________________________ одна тысяча девятьсот _____________________ ______________________________ года. Настоящее завещание удостоверено мною, командиром ________________________________________________________________ (наименование воинской части,

                фамилия и инициалы командира части)

Завещание подписано ___________________________________________________
                          (фамилия, имя и отчество подписавшего)

в моем присутствии собственноручно.

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

УДОСТОВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ НА ЗАВЕЩАНИИ, ПОДПИСАННОМ ПО ПРОСЬБЕ ЗАВЕЩАТЕЛЯ ДРУГИМ ЛИЦОМ

«__» __________________________ одна тысяча девятьсот _____________________ _______________________________ года. Настоящее завещание удостоверено мною командиром ________________________________________________________________ (наименование воинской части,

                фамилия и инициалы командира части)
Ввиду болезни _________________________________________________________
                              (фамилия и инициалы завещателя)

за него расписался ________________________________________________________ (фамилия, имя и отчество лица,

              расписавшегося за больного завещателя)

                            Командир части ____________________________
                                                     (фамилия)
М.П.

Образец № 8

«__» __________________________ одна тысяча девятьсот _____________________ ______________________________________ года. Я, командир __________________ (наименование

        воинской части, фамилия и инициалы командира части)

__________________________________________________________________________, свидетельствую верность этой копии с подлинником документа, который находится в делах части.

                            Командир части ____________________________
                                                    (фамилия)
М.П.

Образец № 9

НАДПИСЬ О ЗАСВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИИ ВЕРНОСТИ ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТА

«__» __________________________ одна тысяча девятьсот _____________________ ______________________________________ года. Я, командир __________________

              (наименование воинской части, фамилия и

__________________________________________________________________________, инициалы командира части)

_________________________________________, который находится в делах части. документа)

                            Командир части ____________________________
                                                    (фамилия)
М.П.

Приложение № 5 (к ст. 133 Руководства)

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ, КНИГ И ЖУРНАЛОВ, ЗАВОДИМЫХ В ВОИНСКИХ ЧАСТЯХ, СОЕДИНЕНИЯХ И ВОЕННО-УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ <*>

<*> Примерный перечень распространяется также на дела, книги и журналы секретного делопроизводства.

1. В ШТАБЕ ОТДЕЛЬНОЙ ЧАСТИ

2. В УПРАВЛЕНИИ СОЕДИНЕНИЯ

3. В ВОЕННО-УЧЕБНОМ ЗАВЕДЕНИИ

ПРИКАЗА МИНИСТРА ОБОРОНЫ СССР ОТ 5 ОКТЯБРЯ 1967 Г. № 255

1. Приказ Народного Комиссара обороны СССР 1942 года № 283.

2. Приказ Народного Комиссара обороны СССР 1943 года № 247.

3. Приказ Народного Комиссара обороны СССР 1945 года № 38.

4. Приказ Народного Комиссара обороны СССР 1945 года № 60.

5. Приказ Министра Вооруженных Сил СССР 1949 года № 95.

6. Приказ Министра обороны СССР 1955 года № 210.

7. Приказ Министра обороны СССР 1956 года № 23.

8. Приказ Министра обороны СССР 1959 года № 100.

9. Приказ Министра обороны СССР 1959 года № 0171.

10. Пункты 1 и 2 приложения № 2 к приказу Министра обороны СССР 1960 года № 125.

11. Статьи 25 — 29 Инструкции, введенной в действие приказом Министра обороны СССР 1960 года № 0180, и приложение № 2 к этому приказу.

12. Пункт 2 приказа Министра обороны СССР 1961 года № 0046.

13. Пункт 1 приказа Министра обороны СССР 1961 года № 139.

14. Статья 18 приложения № 1 к приказу Министра обороны СССР 1961 года № 0187.

15. Приложение № 25 к Руководству, введенному в действие приказом Министра обороны СССР 1962 года № 0230.

16. Пункт 1 приказа Министра обороны СССР 1963 года № 270.

17. Приказ Министра обороны СССР 1964 года № 0167.

18. Статьи 16 — 19 Положения, введенного в действие приказом Министра обороны СССР 1964 года № 185.

19. Приложение № 3 к Положению о прохождении сверхсрочной службы, введенному в действие приказом Министра обороны СССР 1964 года № 270.

20. Пункты 1 — 4 приказа Министра обороны СССР 1965 года № 174.

21. Приложение № 1 к Инструкции, введенной в действие приказом Министра обороны СССР 1967 года № 028.

22. Директива Министра обороны СССР 1953 года № 45786с.

23. Пункт 4 директивы Министра обороны СССР 1959 года № Д-11022с.

24. Приложение к директиве Министра обороны СССР 1963 года № Д-02.

25. Директива Генерального штаба 1950 года № 32351с.

26. Директива Генерального штаба 1954 года № 20370с.

27. Директива Генерального штаба 1955 года № Д-517.

28. Директива Генерального штаба 1960 года № Орг/1/60628 в части адресования корреспонденции.

29. Пункты 2, 4 — 6 директивы Генерального штаба 1960 года № Орг/1/61799 в части оформления и пересылки несекретных документов.

30. Директива Генерального штаба 1962 года № 72414.

31. Абзацы 2 — 4 пункта 1 и пункт 4 (в части несекретных документов), абзац 6 пункта 1 и пункт 3 директивы Генерального штаба 1962 года № Орг/1/60534.

32. Пункт 3 директивы Генерального штаба 1962 года № Д-011.

33. Директива Генерального штаба 1963 года № Д-35.

34. Директива Генерального штаба 1963 года № Орг/8/50339.

35. Директива Генерального штаба 1964 года № Д-17.

36. Директива Генерального штаба 1964 года № Д-28.

37. Директива Генерального штаба 1964 года № Д-48.

38. Директива Генерального штаба 1964 года № Орг/1/439 н/с.

39. Директива Генерального штаба 1965 года № Д-012.

40. Пункты 2 и 3 директивы Генерального штаба 1965 года № Д-014.

41. Пункт 2 директивы Генерального штаба 1965 года № Д-042.

42. Директива Генерального штаба 1965 года № Орг/1/45534 в части оформления несекретных документов.

43. Абзацы 2 и 3 пункта 1 директивы Генерального штаба 1967 года № Д-25.

44. Пункты 1 и 2 директивы заместителя Министра обороны СССР — Начальника тыла Министерству обороны СССР 1959 года № Д-64.

45. Пункты 1 и 2, пункт 3 (в части заполнения справок для покупки товаров в кредит) директивы заместителя Министра обороны СССР — Начальника тыла Министерства обороны СССР 1960 года № Д-40.