Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 22.02.2007 № 25

«Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации»

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 22 февраля 2007 г. № 25

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И В УПРАВЛЕНИЯХ (ОТДЕЛАХ) СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА

В целях упорядочения работы со служебной информацией ограниченного распространения и документами, содержащими такую информацию, в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации.

2. Начальникам главных управлений, управлений и самостоятельных отделов Судебного департамента, а также начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации обеспечить исполнение требований, установленных настоящим Положением.

3. Признать утратившим силу Приказ Судебного департамента от 24 ноября 1998 г. № 88 ДСП «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации».

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

А. В. Гусев

от 22 февраля 2007 г. № 25

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В АППАРАТЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И В УПРАВЛЕНИЯХ (ОТДЕЛАХ) СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА В СУБЪЕКТАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.) <*> в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации <**>, а также в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации.

<*> Далее — документы.

<**> Далее — Судебный департамент.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Судебного департамента, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.3 Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решение по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

1.5 Относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения имеют право:

в аппарате Судебного департамента — Генеральный директор, заместители Генерального директора, начальники главных управлений, управлений и самостоятельных отделов;

в территориальных органах Судебного департамента — начальники управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.

1.7. Передача служебной информации ограниченного распространения, а также документов, содержащих такую информацию, сторонним организациям в аппарате Судебного департамента осуществляется с разрешения Генерального директора, а в территориальных органах Судебного департамента — с разрешения начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

Передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам электронной почты и факсимильной связи запрещается.

1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

2.1 Прием и учет (регистрация) документов.

2.1.1. Прием, учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации возлагается на Управление делами, а в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации — на должностных лиц, определенных начальниками управлений (отделов), путем издания соответствующего распоряжения.

2.1.2. В аппарате Судебного департамента допускается хранение документов с пометкой «Для служебного пользования» в структурных подразделениях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.1.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» регистрируются отдельно от несекретной документации в соответствующих журналах учета:

входящие документы — в журнале учета входящих документов (Приложение № 1);

исходящие и внутренние документы — в журнале учета исходящих документов (Приложение № 2);

служебные издания, сброшюрованные материалы и машинные носители информации — в журнале учета служебных изданий (Приложение № 3).

При незначительном объеме таких документов разрешается вести их регистрацию совместно с другими несекретными документами.

К регистрационному номеру в учетных формах и на самих документах добавляется пометка «дсп», например: Вх. № 35-дсп, СД-АГ/12-дсп, инв. № 5-дсп.

2.1.4. До регистрации документы на доклад и исполнение передавать запрещается.

2.2 Порядок передачи документов.

2.2.1. Документы с пометкой «Для служебного пользования» на всех этапах их прохождения передаются только под расписку.

Входящие, исходящие и внутренние документы, а также машинные носители информации выдаются исполнителям по журналам учета, а дела и издания по карточкам выдачи (Приложение № 4).

2.2.2. Полученные документы заносятся исполнителями в опись документов, находящихся у исполнителя (Приложение № 5).

2.2.3 Передача документов от одного работника другому осуществляется:

в структурном подразделении аппарата Судебного департамента с разрешения руководителя структурного подразделения, а между структурными подразделениями с разрешения Генерального директора Судебного департамента;

в территориальных органах Судебного департамента с разрешения начальника управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

2.3 Разработка и оформление документов.

2.3.1. Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в служебных помещениях, исключающих ознакомление с ними посторонних лиц.

2.3.2. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на разработанных документах определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.3.3. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется расчет рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Расчет рассылки оформляется на экземпляре, остающемся в деле, или на отдельном листе и подписывается руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

2.3.4. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.3.5. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа, в левом нижнем углу, исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа.

2.3.6. Если документ (письмо) имеет приложение, то об этом делается отметка. Указанная отметка оформляется ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя: сокращенное наименование прилагаемого документа, номер экземпляра, количество листов и отметку «ДСП». Например:

Приложение: Справка..., экз. № 1, на 5 л., ДСП.

При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Отчет формы № 6..., экз. № 1, на 1 л., ДСП.

2. Пояснительная записка..., экз. № 1, на 3 л., ДСП.

Если каждое приложение состоит из нескольких экземпляров, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: 1. Список мировых судей..., экз. № 1, 2, каждый экз. на 5 л., ДСП.

2. Список федеральных судей..., экз. № 1, 2, каждый экз. на 7 л., ДСП.

Если приложениями являются служебные издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: 1. Справочник..., 2 книги, экз. № 231, 232, ДСП.

2. Положение..., 3 брошюры, экз. № 67, 70, 105, ДСП.

3. Список..., 1 дискета, экз. № 1, ДСП.

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Перечень..., экз. № 1, на 5 л., ДСП, только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в сопроводительном письме адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Материалы..., экз. № 2, на 7 л., ДСП, в первый адрес.

2.4 Оформление и отправка исходящей корреспонденции.

2.4.1. Для отправки документов используются пакеты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне пакета в правом верхнем углу проставляется пометка «Для служебного пользования» или сокращенно «ДСП», ниже этой пометки (при необходимости) проставляется пометка «Лично» (Приложение № 6).

Пометка о срочности проставляется в верхней части пакета по центру и заверяется печатью «Для пакетов» (Приложение № 6).

2.4.2. В центре пакета указывается адрес получателя, а под ним, под чертой, адрес и наименование организации — отправителя корреспонденции (без указания фамилии и должности ее руководителя) и регистрационные номера вложенных в пакет документов (Приложение № 6).

При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакетах и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров (Приложение № 6).

Адресные данные и другие надписи на пакетах печатаются с помощью компьютерной техники или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).

2.4.3. Перед вложением в пакет документов работник сличает их номера и экземпляры с номерами и экземплярами, указанными на пакете, обертывает их прокладочной бумагой и закладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати «Для пакетов» (Приложение № 6).

2.4.4. Отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» в организации, учреждения и ведомства осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи.

2.5 Размножение и снятие копий с документов.

2.5.1. Размножение документов с пометкой «Для служебного пользования» производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

2.5.2. Снятие копий с поступивших документов производится с письменного разрешения должностного лица, на имя которого поступил документ.

О снятии копии делается отметка, в которой указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата.

Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

2.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое подшиты такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.7 Хранение документов.

2.7.1. Документы с пометкой «Для служебного пользования» должны храниться в шкафах (ящиках, хранилищах), имеющих индивидуальные надежные запоры и приспособления для опечатывания.

2.7.2. По окончании рабочего дня все документы с пометкой «Для служебного пользования» убираются в шкафы, а сами шкафы и входные двери от этих помещений закрываются на замок и опечатываются номерными печатями ответственных лиц.

2.8 Порядок уничтожения документов.

2.8.1. Для отбора и уничтожения документов с пометкой «Для служебного пользования» приказом руководителя организации создается экспертная комиссия из числа работников, хорошо знающих делопроизводство и способных определить научно-историческую ценность и практическое значение документов. В состав этой комиссии включается также работник, ответственный за учет и хранение этих документов.

Комиссия в своей работе руководствуется перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения <*>.

<*> Утверждено Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.

По итогам работы экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение № 7).

2.8.2. Уничтожение документов производится только после утверждения акта руководителем организации, путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинках.

Об уничтожении документов в учетных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

2.9. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается:

в аппарате Судебного департамента — начальником структурного подразделения, в котором осуществляется учет или хранение документов с пометкой «Для служебного пользования» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

в территориальных органах Судебного департамента — начальником управления (отдела) Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

2.10 Порядок проверки наличия документов.

2.10.1. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав такой комиссии обязательно включается работник, ответственный за учет и хранение этих документов.

Комиссия, перед началом проверки, знакомится с предыдущим актом и проверяет устранение недостатков, выявленных предыдущей комиссией.

2.10.2. По итогам проверки комиссией составляется акт, в котором указываются выявленные недостатки и предложения по их устранению. Акт утверждается руководителем организации.

2.11. О фактах утраты документов (дел), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт (Приложение № 8), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

2.12. Снятие с документов пометки «Для служебного пользования» производится приказом руководителя организации или его решением, путем собственноручного зачеркивания на подлиннике указанной пометки с проставлением своей подписи и даты.

О снятии пометки «ДСП» на служебных документах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Имеющиеся на служебных документах (изданиях) пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера приказа (решения) о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

Приложение № 1

учета входящих документов

Приложение N 2

учета исходящих (внутренних) документов

Приложение N 3

учета служебных изданий

Приложение N 4

Формат А5

Приложение N 5

документов, находящихся у исполнителей

Приложение N 6

ОТПРАВЛЯЕМОГО ФЕЛЬДЪСВЯЗЬЮ (СПЕЦСВЯЗЬЮ)

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                          Срочно                    ДСП         │
│                              печать               лично        │
│                                                                │
│          г. Волгоград, обл.                                    │
│          ул. Рокоссовского, д. 10                              │
│          Управление Судебного департамента                     │
│          в Волгоградской области                               │
│                                                                │
│                                                                │
│  N СД-АГ/25-дсп, инв. N 8-дсп (8, 9, 10)                       │</pre>
├────────────────────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│  Ул. Гиляровского, д. 31, корп. 2                              │
│  Москва, ГСП, 107996                                           │
│  Судебный департамент                                          │
│  при Верховном Суде                                            │
│  Российской Федерации                                          │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Лицевая сторона пакета

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │
│                               │                                │</pre>
├────печать─────────────────────┼─────────────────────печать─────┤
<pre class="legal-pre">│                               │                                │
│                               └────┐                           │
│                                   \/                           │
│                         ┌──────────────────┐                   │
│                         │Скрепляющий клапан│                   │
│                         └──────────────────┘                   │
│                                                                │
│                                                                │
│                                                                │</pre>
└────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Оборотная сторона пакета

Приложение № 7

НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

  Судебный департамент               УТВЕРЖДАЮ
   при Верховном Суде                Генеральный директор
  Российской Федерации               Судебного департамента

                                 при Верховном Суде
      АКТ                        Российской Федерации

__________ N _______ (подпись) (инициалы, фамилия)

                                 Дата

о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

    Экспертная   комиссия  по  отбору  и  уничтожению  документов,
назначенная  приказом  от __________________ N ________ в составе:

                             (дата)

председателя комиссии ___________________________________ и членов (должность, инициалы и фамилия) комиссии ________________________________, руководствуясь перечнем (должности, инициалы, фамилии) ___________________________, отобрала к уничтожению как не имеющие (название перечня) научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:

Итого ______________________ дел за _______________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с _______________________ (протокол от (наименование архива) ________ N _________)

Председатель экспертной комиссии    (подпись)  (инициалы, фамилия)

Члены комиссии:                     (подписи)  (инициалы, фамилии)

Дата

Документы в количестве __________________________ дел измельчены и (цифрами и прописью) сданы _________________________________________________________ по (наименование организации по переработке вторсырья) приемо-сдаточной накладной от ________ N _____.

Наименование должности работника, сдавшего документы (подпись) (инициалы, фамилия)

Изменения в учетные данные внесены

Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные данные (подпись) (инициалы, фамилия)

Дата

Приложение № 8

ФОРМА АКТА ОБ УТРАТЕ ДОКУМЕНТА

  Судебный департамент              УТВЕРЖДАЮ
   при Верховном Суде               Генеральный директор
  Российской Федерации              Судебного департамента

                                при Верховном Суде

АКТ Российской Федерации __________ N _______ (подпись) (инициалы, фамилия) об утрате документов Дата

В результате __________________________ установлено отсутствие перечисленных ниже документов. Принятые меры по розыску положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

Итого _____________________________________ документов (цифрами и прописью)

Содержание утраченных документов может быть частично восполнено следующими документами ________________________________ (номера документов и их

                      наименования)

Должность лица, ответственного за учет и хранение утраченных документов (подпись) (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО <*> СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Государственного   Протокол ЦЭК Судебного
архива Российской Федерации     департамента при Верховном Суде

                            Российской Федерации

от _____ N __________           от ______ N ________

Председатель ЭПК                Председатель ЦЭК Судебного
Государственного архива         департамента при Верховном Суде
Российской Федерации            Российской Федерации

(подпись) (инициалы, фамилия)   (подпись)      (инициалы, фамилия)

Изменения в учетные документы внесены.

Должность лица, ответственного (подпись) (инициалы, фамилия) за учет и хранение утраченных документов

Дата

<*> Согласовывается в случае, если не обнаружены документы постоянного хранения.