Приказ Росавтодора от 05.09.2011 № 246

«Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Федеральном дорожном агентстве в форме электронных документов при организации внутренней деятельности»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 6 Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р, приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в Федеральном дорожном агентстве в форме электронных документов при организации внутренней деятельности.

2. Управлению делами (А.Е. Солодков) обеспечить материально-техническое обеспечение ввода в действие Перечня.

3. Установить, что введение Перечня осуществляется в течение пяти месяцев с момента подписания настоящего Приказа.

4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Федерального дорожного агентства Н.В. Быстрова.

Руководитель А. М. Чабунин

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, СОЗДАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ КОТОРЫХ ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ДОРОЖНОМ АГЕНТСТВЕ В ФОРМЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ВНУТРЕННЕЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа <1>	Примечания
1	2	3	4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
1	Поручения руководителя и заместителей руководителя Росавтодора; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению	5 л. ЭПК <2>. Ст. 7
2	Протоколы совещаний у руководителя по оперативным вопросам	5 л. ЭПК. Ст. 18е
3	Проекты приказов, распоряжений; документы к ним	1 г. Ст. 20
4	Справки, представляемые управлениями о выполнении пунктов протоколов оперативных совещаний у руководителя	5 л. ЭПК. Ст. 21
	а) Справки по невыполненным пунктам протоколов оперативных совещаний у руководителя, представляемые руководству Росавтодора	5 л. ЭПК. Ст. 21
5	Проекты инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 л. ЭПК. Ст. 29
1.2. Организационные основы управления
6	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности Росавтодора	5 л. ЭПК <*>. Ст. 59	<*> После завершения деятельности рабочих групп
7	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 л. ЭПК. Ст. 72
8	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Росавтодора	5 л. ЭПК. Ст. 87
9	Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, планы, проспекты, повестки заседаний, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК. Ст. 89
10	Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, выставок, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч	5 л. ЭПК. Ст. 91
1.4. Правовое обеспечение деятельности
11	Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства	3 г. Ст. 194
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
12	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	1 г. <*>. Ст. 203	<*> После снятия с контроля
13	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 г. Ст. 206
14	Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 л. Ст. 213
15	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 л. ЭПК. Ст. 214
16	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 л. ЭПК. Ст. 256
17	Отчеты, справки об объеме документооборота в Росавтодоре	1 г. Ст. 257
18	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:		<*> После возвращения всех дел
	Е) выдачи дел во временное пользование	3 г. <*>. Ст. 259е
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
19	Проекты целевых программ, прогнозов разработанные Росавтодором; документа (справки, расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке	10 л. ЭПК. Ст. 263
20	Переписка о разработке целевых программ, относящихся к компетенции Росавтодора	5 л. ЭПК. Ст. 264
21	Переписка о ходе выполнения целевых программ, относящихся к компетенции Росавтодора	5 л. ЭПК. Ст. 266
22	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития Росавтодора; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы)	10 л. ЭПК. Ст. 269
2.2. Текущее планирование
23	Планы-графики размещения государственных заказов структурными подразделениями Росавтодора	5 л. ЭПК. Ст. 273
24	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности Росавтодора и его структурных подразделений	До минования надобности <3>. Ст. 288
25	Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 л. Ст. 292
26	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 л. ЭПК. Ст. 293
27	Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития Росавтодора	5 л. ЭПК. Ст. 295
28	Переписка по вопросам бюджетного планирования	5 л. ЭПК. Ст. 296
2.3. Ценообразование
29	Переписка по вопросам ценообразования	5 л. ЭПК. Ст. 303
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
30	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 л. Ст. 359
31	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 г. Ст. 367
4.2. Статистический учет и отчетность
32	Отчеты Росавтодора о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, анализы отчетов:
	в) полугодовые	5 л. Ст. 464в
	г) квартальные	5 л. Ст. 464г
	д) месячные	1 г. Ст. 464д
33	Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ	5 л. ЭПК. Ст. 470
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ
5.1. Организация связей
34	Переписка об участии Росавтодора в деятельности международных организаций	5 л. ЭПК. Ст. 483
35	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 л. ЭПК. Ст. 487
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
36	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 г. <*>. Ст. 529	<*> После получения подписной литературы
6.2. Распространение информации, реклама
37	Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники)	До ликвидации организации. Ст. 535
38	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 л. ЭПК. Ст. 540
39	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном интернет-сайте Росавтодора	5 л. ЭПК. Ст. 556
40	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 л. Ст. 557
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
41	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 л. ЭПК. Ст. 675
8.4. Награждение
42	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК. Ст. 742
10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
43	Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 г. Ст. 779
44	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г. Ст. 783
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
45	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 л. ЭПК
46	Переписка о коммунальном обслуживании административного здания Росавтодора	1 г. Ст. 818
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
47	Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий	5 л. Ст. 845

---

<1> Сроки хранения, установленные для документов, создание, хранение и исполнение которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Федерального дорожного агентства, полностью соответствуют срокам хранения, установленным для данных видов документов, имеющихся в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

<2> Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

<3> Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

22 августа 2011 года

---