Приказ Росимущества от 25.08.2008 № 244

«Об утверждении Положения об Управлении организационного и документационного обеспечения Федерального агентства по управлению государственным имуществом»

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

ПРИКАЗ

от 25 августа 2008 г. № 244

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА

В соответствии с пунктом 9.3 Положения о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 432, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении организационного и документационного обеспечения Федерального агентства по управлению государственным имуществом.

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Управления организационного и документационного обеспечения Федерального агентства по управлению государственным имуществом Бочарова А.Е.

Ю. А. Петров

Утверждено Приказом Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 25 августа 2008 г. № 244

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

I. Общие положения

1.1. Управление организационного и документационного обеспечения (далее — Управление) Федерального агентства по управлению государственным имуществом (далее — Агентство) является структурным подразделением центрального аппарата Агентства.

1.2 Структурными подразделениями Управления являются:

• отдел приема и учета входящей корреспонденции;
• отдел отправки исходящей корреспонденции;
• отдел контроля и проверки исполнения;
• отдел организации работы секретариатов;
• отдел архива, компьютерной обработки документов и копировально-множительных работ;
• отдел протокола.

1.3. Основными целями Управления являются организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Агентства на основе единой технической политики с применением средств ЭВТ, обеспечение подготовки в Агентстве совещаний, переговоров и встреч с представителями иностранных юридических лиц и международных организаций, проведение иных протокольных мероприятий.

1.4 В процессе деятельности Управление решает следующие задачи:

• обеспечение единого порядка документирования управленческих решений, организации работы с документами в Агентстве, применение поисковых систем с использованием автоматизированных систем учета и регистрации документов;
• совершенствование форм и методов работы с документами в Агентстве;
• контроль организации делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Агентства;
• контроль своевременности исполнения документов структурными подразделениями центрального аппарата и территориальными органами Агентства;
• организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины в структурных подразделениях центрального аппарата Агентства;
• организация передачи в структурные подразделения Агентства на рассмотрение обращений граждан и юридических лиц, централизованный учет и анализ характера обращений;
• разработка и внедрение методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в центральном аппарате и территориальных органах Агентства;
• контроль подготовки структурными подразделениями центрального аппарата Агентства к передаче на архивное хранение документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу Агентства в соответствии с действующими нормативными правовыми актами;
• комплектование архива Агентства, обеспечение хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Агентства, подготовка к передаче и передача на государственное хранение дел постоянного хранения;
• документационное обеспечение деятельности руководства Агентства, организация эффективного функционирования секретариатов Руководителя Агентства и его заместителей;
• подготовка совещаний, встреч и переговоров руководства Агентства с представителями иностранных государств и международных организаций, проведение иных протокольных мероприятий.

1.5. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Положением о Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.06.2008 № 432, актами Министерства экономического развития Российской Федерации, приказами и распоряжениями Федерального агентства по управлению государственным имуществом, нормативными правовыми актами и методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Государственного архива Российской Федерации, требованиями государственных стандартов Российской Федерации и Инструкции по делопроизводству в Росимуществе, а также настоящим Положением.

1.6. Управление хранит и в соответствии с утвержденным порядком применения организует использование печати Федерального агентства по управлению государственным имуществом с изображением Государственного герба Российской Федерации.

1.7. Управление имеет круглые печати с обозначением своего наименования, другие печати и штампы, необходимые для организации делопроизводства и заверения в установленном порядке документов Агентства.

1.8. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата Агентства, его территориальными органами, структурными подразделениями Минэкономразвития России, Федеральным архивным агентством, Государственным архивом Российской Федерации, подведомственными организациями и иными учреждениями и организациями.

II. Функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами и в пределах, установленных настоящим Положением, осуществляет следующие функции:

2.1. Организует и обеспечивает функционирование единой системы делопроизводства в Агентстве с применением автоматизированных систем учета и регистрации документов, готовит предложения по ее совершенствованию.

2.2. В пределах своей компетенции принимает участие в рассмотрении проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, представленных федеральными органами исполнительной власти в Агентство на согласование.

2.3. Осуществляет методическое руководство по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, контроль организации делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Агентства, своевременности передачи законченных делопроизводством документов в архив и на государственное хранение.

2.4. Разрабатывает и представляет на рассмотрение руководству Агентства либо участвует в разработке инструктивных и методических документов, информационных писем Агентства по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2.5. Участвует в подготовке проектов приказов по вопросам, относящимся к компетенции Управления, разъяснений для структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов по вопросам организации делопроизводства и архивного дела.

2.6. Согласовывает проекты методических рекомендаций, инструктивных, информационных и иных писем, подготовленных другими структурными подразделениями центрального аппарата Агентства, содержащих разъяснения по вопросам организации делопроизводства, архивного дела, порядку рассмотрения обращений граждан Российской Федерации.

2.7. В пределах своей компетенции рассматривает обращения федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, территориальных органов Агентства, подведомственных организаций, иных организаций и граждан, принимает по ним решения и направляет заявителям ответы в установленные законодательством Российской Федерации сроки.

2.8. В порядке, установленном действующим законодательством и локальными нормативными актами Агентства, взаимодействует с федеральными органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

2.9. Принимает участие в создании и работе соответствующих совещательных и экспертных органов (советов, комиссий, групп, коллегий).

2.10. По поручению Руководителя Агентства проводит проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Агентства.

2.11. Разрабатывает образцы бланков управленческой документации Агентства, обеспечивает их учет, выдачу структурным подразделениям и контроль их использования.

2.12. Осуществляет контроль соответствия оформления распорядительных актов, исходящих и внутренних документов Агентства установленным требованиям инструкции по делопроизводству в Агентстве, а также определяет порядок представления согласованных проектов документов для доклада Руководителю Агентства.

2.13. Ежегодно разрабатывает и ведет сводную номенклатуру дел Агентства, оказывает методическую помощь в составлении и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений Агентства.

2.14. Осуществляет контроль исполнения структурными подразделениями центрального аппарата Агентства документов, поступающих из вышестоящих органов, других организаций и учреждений, нормативных актов, судебных актов и поручений руководства Агентства.

2.15. Организует проверки исполнения структурными подразделениями центрального аппарата и территориальными органами Агентства контрольных поручений, запрашивает информацию о ходе их исполнения и причинах неисполнения в установленный срок.

2.16. Еженедельно представляет Руководителю Агентства информацию об исполнении структурными подразделениями центрального аппарата поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации и поручений Руководителя Агентства. Готовит аналитические материалы по исполнительской дисциплине структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Агентства, а также материалы к совещаниям в Минэкономразвития по вопросам исполнительской дисциплины.

2.17. Осуществляет регистрацию, учет и направление поступающих обращений граждан по принадлежности на рассмотрение в структурные подразделения Агентства, а также передачу на рассмотрение в структурные подразделения центрального аппарата и территориальные органы Агентства обращений граждан и жалоб в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

2.18. Запрашивает сведения об исполнении, причинах неисполнения территориальными органами Агентства поручений руководства Агентства по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

2.19. Осуществляет информационно-справочную работу по входящей, исходящей корреспонденции и документам, поступившим на архивное хранение.

2.20. Формирует в дела исходящие документы, подписанные Руководителем Агентства и его заместителями, обеспечивает их сохранность и подготовку законченных делопроизводством документов к последующей передаче на хранение в архив Агентства.

2.21. Готовит предложения по составу центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) по вопросам организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив, организует работу ЦЭК, координирует работу экспертных комиссий территориальных органов Агентства.

2.22. Осуществляет прием на архивное хранение законченных делопроизводством документов структурных подразделений центрального аппарата Агентства.

2.23. Организует использование архивных документов, их упорядочение и подготовку документов постоянного хранения к передаче в установленном порядке на государственное хранение, составление годовых разделов описей дел Агентства постоянного хранения и дел по личному составу, исторической справки об Агентстве и его архивном фонде.

2.24. Разрабатывает конкурсную документацию на заключение государственных контрактов со специализированными организациями на архивную обработку документов Агентства.

2.25. Принимает участие в работе комиссий по размещению Агентством государственных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, на проведение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ для государственных нужд, а также для обеспечения нужд Агентства.

2.26. Организует работу секретариатов руководителя Агентства и его заместителей.

2.27. Планирует, организует и обеспечивает проведение протокольных мероприятий с участием руководства Агентства, обеспечивает соблюдение норм государственного и международного протокола в Агентстве.

2.28. Планирует, согласовывает и организует в порядке, установленном действующим законодательством осуществление деловых связей и контактов Агентства с зарубежными государственными, общественными и коммерческими организациями.

2.29. Организует и планирует зарубежные командировки представителей Агентства, согласовывает с российскими и зарубежными профильными ведомствами программы пребывания, исполняет необходимые паспортно-визовые формальности, при необходимости сопровождает командируемые за рубеж делегации, а также планирует, согласовывает и организует прием иностранных представителей, прибывающих в Российскую Федерацию по приглашению Агентства.

2.30. Участвует для организации протокольного обслуживания и перевода иностранных языков во встречах и переговорах руководителей и уполномоченных работников Агентства с представителями иностранных государств.

2.31. Выступает с инициативой о размещении государственного заказа по закупке услуг по официальному переводу документов, составленных на иностранных языках. Разрабатывает соответствующие проекты конкурсной документации, государственных контрактов и договоров. Принимает участие в работе комиссий по размещению Агентством соответствующих государственных заказов.

2.32. Привлекает по согласованию с руководством Агентства к работе на общественной основе научно-исследовательские организации, ученых и специалистов, профессиональных переводчиков, переводчиков-синхронистов, в том числе с редких иностранных языков.

2.33. Осуществляет учет, хранение и получение служебных заграничных паспортов руководства и работников Агентства.

2.34. В порядке, установленном локальными нормативными актами Агентства, взаимодействует с другими подразделениями Агентства по вопросам материально-технического, информационного и другого обеспечения протокольных мероприятий, вносит предложения по их планированию и совершенствованию протокольного обеспечения деятельности Агентства.

2.35. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию структуры Агентства и штатного расписания.

2.36. В рамках компетенции участвует в разработке проектов годовых планов работы Агентства, докладов о результатах и основных направлениях деятельности Агентства и иных документов, связанных с организацией и осуществлением обеспечения деятельности Агентства, его территориальных органов и подведомственных организаций.

2.37. Управление также осуществляет иные функции в соответствии с актами Агентства, поручениями Руководителя Агентства.

III. Права Управления

3. В целях реализации поставленных задач и осуществления функций Управление имеет право:

3.1. Запрашивать в установленном порядке и получать от органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, структурных подразделений и территориальных органов Агентства, подведомственных организаций, документы и информацию, необходимые для осуществления задач и функций Управления.

3.2. Привлекать в установленном порядке федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, структурные подразделения центрального аппарата и территориальные органы Агентства, подведомственные и научные организации к решению вопросов, отнесенных к компетенции Управления.

3.3. Созывать в установленном порядке совещания с участием представителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, структурных подразделений Агентства для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию Управления.

3.4. Согласовывать документы, подготавливаемые иными структурными подразделениями Агентства, по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.5. Участвовать в подготовке материалов к совещаниям у руководства Агентства по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.6. Принимать участие в работе совещаний, семинаров, конференций, переговоров, проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.7. Вести переписку с органами государственной власти Российской Федерации, с органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, российскими и международными организациями, а также иностранными организациями, дипломатическими представительствами, аккредитованными в Российской Федерации, по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

3.8. Проводить проверки деятельности структурных подразделений и территориальных органов Агентства, по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.9. Вносить в установленном порядке Руководителю Агентства предложения по совершенствованию организации деятельности центрального аппарата и территориальных органов, штатного расписания Управления, обучению и повышению квалификации его работников.

3.10. По согласованию с Руководителем Агентства, в порядке, установленном действующим законодательством и локальными нормативными актами Агентства, организовывать привлечение организаций, отдельных специалистов, а также работников других структурных подразделений для реализации отдельных задач и функций Управления.

3.11. Вносить на рассмотрение Руководителю Агентства предложения по повышению эффективности деятельности Агентства, а также иные предложения и вопросы.

3.12. Подготавливать и представлять на рассмотрение руководству Агентства предложения об изменении или отмене приказов, распоряжений, инструкций и других документов Агентства по вопросам, входящим в компетенцию Управления, в случае их несоответствия действующему законодательству.

3.13. Осуществлять просмотр поступившей в Агентство корреспонденции и ее направление на исполнение в секретариаты заместителей Руководителя и структурные подразделения центрального аппарата Агентства в соответствии с приказами о распределении полномочий между заместителями Руководителя и положениями о структурных подразделениях.

3.14. Осуществлять проверку правильности оформления проектов документов, представляемых на подпись руководству Агентства, и исходящих документов, подготовленных структурными подразделениями Агентства, возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением требований, установленных ГОСТ Р 6.30-2003.

3.15. Принимать участие в мероприятиях, проводимых федеральными органами власти, органами власти субъектов Российской Федерации, иными государственными и негосударственными организациями по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.16. Давать разъяснения, рекомендации и указания в соответствии с действующим законодательством по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.17. Вести в установленном порядке переписку по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

IV. Организация деятельности Управления

4.1. Общее руководство деятельностью Управления осуществляет Руководитель Росимущества.

4.2. Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности Руководителем Агентства по представлению заместителя Руководителя, который непосредственно контролирует и координирует деятельность Управления.

4.3. Начальник Управления должен иметь высшее профессиональное образование, а также не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности.

4.4. Начальник Управления имеет до двух заместителей начальника Управления, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Руководителем Агентства по представлению начальника Управления. Заместители начальника Управления контролируют и координируют работу отделов, в том числе представляют начальнику Управления ежемесячные отчеты о работе подведомственных отделов и ежемесячные планы работы отделов, распределяют поручения по подведомственным отделам и отвечают за их своевременное исполнение, обеспечивают комплектацию отделов квалифицированными кадрами. Взаимозаменяемость заместителей начальника Управления и перечень подведомственных отделов устанавливаются в должностных регламентах заместителей начальника Управления.

4.6 Начальник Управления:

4.6.4 Утверждает должностные регламенты работников Управления.

---