Приказ Минтранса России от 27.06.2022 № 243

«Об утверждении Положения об управлении проектами цифровой трансформации Министерства транспорта Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В соответствии с подпунктом «а» пункта 11 Положения о ведомственных программах цифровой трансформации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646, а также в целях обеспечения управления проектами цифровой трансформации Министерства транспорта Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении проектами цифровой трансформации Министерства транспорта Российской Федерации.

2. Определить заместителя Министра транспорта Российской Федерации Д.В. Баканова руководителем цифровой трансформации Министерства транспорта Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра транспорта Российской Федерации Д.В. Баканова.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ МИНИСТЕРСТВА ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок управления проектами цифровой трансформации, предусмотренными ведомственной программой цифровой трансформации Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерство).

Разработка, согласование и утверждение ведомственной программы цифровой трансформации Министерства, а также осуществление мониторинга и контроля результатов ее реализации осуществляются в соответствии с Положением о ведомственных программах цифровой трансформации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 10 октября 2020 г. № 1646 (далее — Положение о ведомственных программах цифровой трансформации).

1.2 Для целей настоящего Положения:

под цифровой трансформацией понимается совокупность действий, осуществляемых структурными подразделениями Министерства, направленных на изменение (трансформацию) государственного управления и деятельности Министерства по предоставлению государственных услуг и исполнению государственных функций за счет использования данных в электронном виде и внедрения информационных технологий в свою деятельность в целях, указанных в пункте 16 Положения о ведомственных программах цифровой трансформации;

под ведомственной программой цифровой трансформации (далее — Программа) понимается документ, содержащий мероприятия, в совокупности направленные на поэтапную реализацию цифровой трансформации Министерства, цели и соответствующие им показатели (включая их значения) результативности и эффективности системы государственного управления, которые планируется достигнуть Министерством посредством цифровой трансформации в очередном финансовом году и плановом периоде, предусмотренном бюджетным законодательством Российской Федерации, включая сведения об источниках и объемах необходимого для этого финансового обеспечения;

под проектом цифровой трансформации понимается мероприятие (мероприятия) Программы, реализация которого (которых) осуществляется Министерством в соответствии с настоящим Положением;

под управлением проектом цифровой трансформации понимается планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта цифровой трансформации, направленных на эффективное достижение целей и значений показателей эффективности и результативности проекта по цифровой трансформации, определенных Программой в отношении указанного проекта цифровой трансформации.

1.3. В ходе исполнения Программы создаются и внедряются цифровые продукты, разработанные на основе продуктового и архитектурного подходов, включая проектирование информационных систем. При этом достигаются трансформационные цели, такие как радикальное снижение транзакционных издержек, сроков оказания внутренних и внешних услуг, минимизация количества ошибок, переход к принятию решений, основанных на данных в цифровом формате.

1.4. Деятельность по цифровой трансформации осуществляется Министерством в соответствии с Программой на очередной финансовый год и плановый период.

1.5. Управление проектами цифровой трансформации Программы осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Положением, регламентирующим порядок организации в Министерстве системы проектного управления по реализации проектов цифровой трансформации, которое определяет:

а) функциональную структуру Министерства по управлению проектами цифровой трансформации;

б) состав и содержание процессов деятельности Министерства по управлению проектами цифровой трансформации;

в) типовые формы документов, используемых Министерством в процессах управления проектами цифровой трансформации.

II. Функциональная структура управления проектами цифровой трансформации Министерства

Орган управления проектами цифровой трансформации Министерства состоит из следующих организационных элементов (участников проектов цифровой трансформации):

2.1 Руководитель цифровой трансформации в части управления проектами цифровой трансформации:

а) координирует, управляет и отвечает за выполнение Программы, в том числе за обеспечение проектов цифровой трансформации, предусмотренных Программой, трудовыми, финансовыми и материально-техническими ресурсами, осуществляет общую административную поддержку указанных проектов цифровой трансформации, обеспечивает единство и комплексность реализации Программы в целом, достижение целей и значений показателей ее эффективности и результативности;

б) обеспечивает соответствие реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры, положениям единой технической политики ведомственных программ цифровой трансформации, одобренной президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (далее — президиум Комиссии);

в) инициирует оптимизацию процессов деятельности Министерства для обеспечения задач цифровой трансформации процессов исполнения государственных функций и оказания государственных услуг в электронном виде, осуществляемых в рамках реализации мероприятий Программы;

г) осуществляет координацию работы Департамента цифрового развития Министерства (далее — Департамент) и службы технического заказчика проектов цифровой трансформации.

2.2. Департамент осуществляет функции по цифровой трансформации Министерства, в том числе по созданию и внедрению информационно-коммуникационных технологий в деятельность Министерства.

Департамент:

а) осуществляет комплексное управление проектами цифровой трансформации (управление Программой), а также оперативную деятельность по координации реализации мероприятий Программы, включая подготовку необходимых для этого документов и проектов управленческих решений;

б) обеспечивает коммуникацию и координацию исполнителей (подрядчиков), а также административную поддержку деятельности Руководителя цифровой трансформации, включая информационную и методологическую поддержку функциональных заказчиков Министерства, их координацию в ходе проведения работ по реинжинирингу процессов выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в электронном виде, разработке необходимых проектов нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, создания и внедрения информационно-коммуникационных технологий и цифровых продуктов, предусмотренных мероприятиями Программы;

в) обеспечивает соблюдение соответствия реализуемых проектов цифровой трансформации при осуществлении деятельности по созданию, развитию, вводу в эксплуатацию, эксплуатации или выводу из эксплуатации информационных систем и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры положениям единой технической политики;

г) осуществляет контроль хода реализации проектов цифровой трансформации и Программы в целом, а также подготовку отчетных материалов и документов, необходимых для осуществления мониторинга и контроля реализации Программ Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

д) осуществляет ведение проектной документации проектов цифровой трансформации, поддержание деятельности руководителей проектов цифровой трансформации в части планирования и контроля работ и обеспечение участников проекта необходимой им информацией для успешного выполнения работ по проектам цифровой трансформации;

е) осуществляет функции Службы технического заказчика, предусмотренные пунктом 2.3 настоящего Положения.

2.3 Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации осуществляет:

а) подготовку технических заданий на проекты цифровой трансформации Программы;

б) методическую и техническую поддержку разработки календарных планов проектов цифровой трансформации Программы, управления рисками и других специальных функций управления проектами;

в) сбор и консолидацию отчетности исполнителей (подрядчиков) проектов цифровой трансформации Программы для представления в структурное подразделение, ответственное за цифровую трансформацию, и Руководителю цифровой трансформации;

г) проведение оценки качества технических решений, предлагаемых к реализации в рамках проектов цифровой трансформации, и их соответствия общей ИТ-архитектуре Министерства, в том числе устанавливает требования к форме представления ИТ-архитектуры Министерства, определяет порядок ее разработки и согласования в Министерстве;

д) организационно-техническую поддержку проектов цифровой трансформации, включая ведение переписки, архивов, организацию переговоров, приемо-сдаточных испытаний и других работ, необходимых для реализации проектов цифровой трансформации Программы.

2.4. Руководитель Службы технического заказчика — должностное лицо Департамента, определяемое Руководителем цифровой трансформации.

2.5. Руководитель проекта цифровой трансформации — должностное лицо Департамента не ниже уровня заместителя начальника отдела, определяемое Руководителем цифровой трансформации по представлению директора Департамента согласно п. 4.1 настоящего Положения, осуществляющее непосредственное оперативное управление проектом цифровой трансформации, ответственное за результаты проекта цифровой трансформации.

Руководитель проекта цифровой трансформации:

а) несет персональную ответственность за достижение целей, показателей и результатов проекта цифровой трансформации Программы в установленный Программой срок и в рамках установленного Программой финансового обеспечения проекта цифровой трансформации;

б) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию плана реализации проекта цифровой трансформации Программы;

в) осуществляет организацию и руководство работами проекта;

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта цифровой трансформации, в том числе документов по проектному управлению;

д) организует представление отчетности и внутренний мониторинг проекта цифровой трансформации.

2.6. Администратор проекта цифровой трансформации — сотрудник Службы технического заказчика, отвечающий за ведение проектной документации по конкретному проекту цифровой трансформации Программы, обеспечивающий поддержание деятельности Руководителя проекта цифровой трансформации, иных участников проекта цифровой трансформации в части планирования, организации и контроля работ по проекту цифровой трансформации.

Администратор проекта цифровой трансформации:

а) осуществляет организационно-техническую поддержку деятельности руководителя проекта цифровой трансформации, других участников проекта цифровой трансформации;

б) осуществляет методическую поддержку деятельности руководителя проекта цифровой трансформации в части формирования календарных планов, управления рисками, реализации других специальных функций управления проектами цифровой трансформации;

в) осуществляет ведение мониторинга реализации проекта цифровой трансформации и формирование отчетности по проекту цифровой трансформации, в том числе в федеральной государственной информационной системе координации информатизации (далее — ФГИС КИ);

г) обеспечивает эффективные коммуникации между участниками проекта цифровой трансформации.

2.7 Главный архитектор — директор Департамента.

Главный архитектор несет ответственность:

а) за соответствие ИТ-архитектуры Министерства единой технической политике;

б) за обеспечение организационной, семантической и технической совместимости информационных систем, цифровых продуктов и компонентов информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в) за обеспечение унификации и стандартизации архитектурных и технических решений Министерства, в том числе разрабатываемых в рамках Программы.

III. Инициирование проектов цифровой трансформации

3.1. Инициирование проектов цифровой трансформации осуществляется в рамках процессов формирования и корректировки Программы в соответствии с поручениями Руководителя цифровой трансформации.

IV. Подготовка проектов цифровой трансформации

4.1. Для подготовки и реализации проекта цифровой трансформации директор Департамента вносит на рассмотрение Руководителя цифровой трансформации кандидатуру Руководителя проекта цифровой трансформации для принятия решения о назначении лица Руководителем проекта цифровой трансформации.

4.2. Руководитель Службы технического заказчика определяет из числа сотрудников Службы технического заказчика проектов цифровой трансформации Администратора проекта цифровой трансформации.

4.3. Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации формируют паспорт проекта цифровой трансформации по форме согласно приложению № 1 к настоящему Положению, детализирующий и дополняющий основные параметры проекта цифровой трансформации, определенные в Программе, в том числе определяют цели и показатели проекта, планируемые результаты, объемы финансового обеспечения, участников проекта и план реализации проекта цифровой трансформации, определяющий наименование мероприятия (мероприятий), контрольные точки, результат, а также сроки исполнения мероприятий (мероприятия) проекта цифровой трансформации.

4.4. План реализации проекта цифровой трансформации формируется в соответствии с Ведомственной программой цифровой трансформации. Мероприятия, входящие в план реализации проекта цифровой трансформации должны включать результаты, которые сгруппированы по этапам этих мероприятий.

4.5. Руководитель проекта цифровой трансформации согласовывает паспорт проекта цифровой трансформации с директором Департамента, после чего паспорт проекта цифровой трансформации предоставляется на утверждение Руководителю цифровой трансформации.

4.6. Администратор проекта цифровой трансформации обеспечивает внесение в ФГИС КИ информации о начале проекта и о контрольных точках проекта цифровой трансформации, а также размещение паспорта проекта цифровой трансформации.

V. Реализация проектов цифровой трансформации

5.1 Разработка и экспертиза решений проекта цифровой трансформации.

5.1.1. Функциональные возможности создаваемого цифрового продукта или иного объекта, его основные характеристики и требования к техническим решениям, соответствующие потребностям пользователей, разрабатываются исполнителями (подрядчиками) проекта и согласовываются Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации и Департаментом.

5.1.2. Разработка технических решений осуществляется в соответствии с планом реализации проекта цифровой трансформации. Ключевые системообразующие технические решения подлежат обязательной экспертизе Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации на предмет оценки качества и Главным архитектором на предмет соответствия общей ИТ-архитектуре Министерства.

5.1.3. Оценка технических решений производится по мере их представления в соответствии с рабочим планом проекта цифровой трансформации. Для проведения оценки Руководитель проекта цифровой трансформации передает в Службу технического заказчика проектов цифровой трансформации соответствующую техническую документацию и, в случае необходимости, проводит презентацию технических решений.

5.1.4. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации проводит оценку качества представленных технических решений с точки зрения удовлетворения требованиям Департамента, а также их соответствия общей ИТ-архитектуре Министерства и единой технической политике и готовит заключение об оценке качества представленных технических решений (далее — заключение об оценке качества).

5.1.5. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации направляет предлагаемые технические решения Главному архитектору для получения его заключения об их соответствии общей ИТ-архитектуре Министерства и единой технической политике (далее — заключение Главного архитектора).

5.1.6. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации направляет заключение об оценке качества и заключение Главного архитектора Руководителю проекта цифровой трансформации и в Департамент.

5.2 Мониторинг проектов цифровой трансформации.

5.2.1. Мониторинг проектов цифровой трансформации проводится на регулярной ежемесячной основе.

5.2.2. Администратор проекта цифровой трансформации формирует и представляет Руководителю проекта цифровой трансформации отчет о статусе проекта цифровой трансформации по форме согласно приложению № 3 к настоящему Положению, содержащий данные о реализации работ проекта цифровой трансформации, включая информацию об отклонениях по срокам исполнения и затратам.

5.2.3. Служба технического заказчика проектов цифровой трансформации проводит анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта цифровой трансформации и представляет его вместе с отчетом о статусе проекта цифровой трансформации в Департамент.

5.2.4. Департамент рассматривает отчет о статусе проекта цифровой трансформации и анализ причин отклонений и прогноз дальнейшего хода реализации проекта цифровой трансформации и принимает управленческие решения по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

VI. Внесение изменений в проекты цифровой трансформации

6.1. Реализация проекта цифровой трансформации осуществляется в соответствии с планом реализации проекта цифровой трансформации. Основаниями для внесения изменений в план реализации проекта цифровой трансформации являются:

а) рекомендации и поручения президиума Комиссии, полученные в ходе ежегодного мониторинга реализации Программы;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, полученные в ходе мониторинга реализации Программы;

в) заключения Главного архитектора о несоответствии технических решений проектов цифровой трансформации общей ИТ-архитектуре Министерства или единой технической политике;

г) обоснованные мнения участников проекта цифровой трансформации, в том числе Департамента, и иных заинтересованных сторон относительно актуальности целей, задач и способов реализации проекта цифровой трансформации с учетом имеющихся рисков и возможностей по повышению выгод от реализации проекта цифровой трансформации;

д) обоснованные мнения Департамента относительно характеристик результата проекта, основанные на полученных промежуточных результатах.

6.2. При возникновении оснований для внесения изменений в план реализации проекта цифровой трансформации Руководитель проекта цифровой трансформации и Администратор проекта цифровой трансформации готовят запрос на изменения в проект цифровой трансформации по форме согласно приложению № 2 к настоящему Положению. Запрос на изменения в проект цифровой трансформации должен включать описание изменений и их обоснование, причины и последствия, а также риски и возможности, связанные с наступлением последствий.

6.3. Запрос на изменения в проект цифровой трансформации подлежит согласованию с Руководителем цифровой трансформации и директором Департамента. После утверждения Руководителем цифровой трансформации запроса на изменения в проект цифровой трансформации Администратором проекта цифровой трансформации в паспорт проекта цифровой трансформации вносятся соответствующие изменения.

В случае если изменения затрагивают контрольные точки проекта цифровой трансформации, Администратор проекта цифровой трансформации также, при наличии технической возможности, вносит соответствующую информацию в ФГИС КИ.

VII. Завершение проектов цифровой трансформации

7.1 Плановое завершение проекта цифровой трансформации.

7.1.1. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации (далее — проект решения) подготавливается Руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации. К проекту решения прилагается итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации по форме согласно приложению № 4 к настоящему Положению.

7.1.2. Проект решения о плановом завершении проекта цифровой трансформации согласовывается Службой технического заказчика проектов цифровой трансформации. Далее проект решения передается на рассмотрение в Департамент и представляется на утверждение Руководителю цифровой трансформации.

7.1.3. Проект решения утверждается Руководителем цифровой трансформации по представлению директора Департамента.

7.1.4. Администратор проекта цифровой трансформации по поручению Руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о завершении проекта цифровой трансформации.

7.2 Прекращение или приостановление проекта цифровой трансформации.

7.2.1. В ходе реализации проекта цифровой трансформации Руководитель проекта цифровой трансформации может инициировать процедуру прекращения проекта цифровой трансформации, которая заключается в досрочном завершении проекта цифровой трансформации без возможности его повторного возобновления, или процедуру приостановления проекта цифровой трансформации, которая заключается в досрочном завершении с возможностью его последующего возобновления.

7.2.2 Основаниями для прекращения или приостановления проекта цифровой трансформации могут являться:

а) рекомендации и поручения президиума Комиссии по результатам рассмотрения им ежеквартального отчета о реализации проектов цифровой трансформации Программ в случае наличия отклонений от запланированного хода реализации проектов цифровой трансформации Программ или сводного отчета по результатам реализации федеральными органами исполнительной власти и органами управления государственными внебюджетными фондами программ, представляемых Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации;

б) рекомендации Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации по результатам проведения им мониторинга достижения Министерством значений показателей результативности цифровой трансформации Программы или мониторинга реализации проектов цифровой трансформации Программы;

в) иные основания для изменения Программы в связи с обстоятельствами, которые находятся вне компетенции Министерства.

7.2.3. Руководителем проекта цифровой трансформации и Администратором проекта цифровой трансформации осуществляется подготовка проекта решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации. К проекту решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации прилагается итоговый отчет о реализации проекта цифровой трансформации с указанием оснований его прекращения или приостановления.

7.2.4. Проект решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации передается Руководителем проекта цифровой трансформации на рассмотрение в Департамент.

7.2.5. Проект решения о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации утверждается Руководителем цифровой трансформации по представлению директора Департамента.

7.2.6. Проект цифровой трансформации считается прекращенным или приостановленным с даты утверждения соответствующего решения Руководителем цифровой трансформации.

7.2.7. Взаимодействие с исполнителями (подрядчиками) проекта цифровой трансформации на всех этапах реализации проекта цифровой трансформации, в том числе на этапе прекращения или приостановления проекта цифровой трансформации, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации с учетом методических документов Министерства.

7.2.8. Администратор проекта цифровой трансформации по представлению Руководителя проекта цифровой трансформации вносит при наличии технической возможности в ФГИС КИ информацию о прекращении или приостановлении проекта цифровой трансформации.

1. Основные положения

2. Цель и показатели проекта

3. Финансовое обеспечение реализации проекта

4. План реализации проекта

Приложение № 2 к Положению об управлении проектами цифровой трансформации Министерства транспорта Российской Федерации,

1. Общая характеристика изменений

2. Цель и показатели проекта

3. Финансовое обеспечение реализации проекта

4. План реализации проекта

1. Общая характеристика изменений

2. Общий статус реализации

3. Ключевые риски

4. Показатели проекта

5. Финансовое обеспечение реализации проекта

6. План реализации проекта

1. Общая характеристика изменений

2. Общий итоговый статус реализации

3. Показатели проекта

4. Финансовое обеспечение реализации проекта

5. План реализации проекта