Приказ Росархива от 28.03.2001 № 24

«О введении в действие „Примерной инструкции о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях“»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования работы государственных архивов в условиях режима чрезвычайных ситуаций (ЧС) и ликвидации их последствий приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие согласованную с Министерством Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий «Примерную инструкцию о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях» (прилагается).

2. Возложить на директоров федеральных государственных архивов — руководителей объектов и председателей комиссий по чрезвычайным ситуациям объектов ответственность за принятие необходимых решений и действия при введении режима чрезвычайной ситуации и ликвидации ее последствий.

3. Директорам федеральных государственных архивов обеспечить внедрение Примерной инструкции, организовав уточнение в соответствии с ее требованиями имеющихся организационно-методических документов о порядке действий архивов при чрезвычайных ситуациях различного характера, а также изучение положений Инструкции в системе повышения квалификации кадров.

4. Рекомендовать руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации организовать внедрение Примерной инструкции на основе разработки комплекса организационно-методических документов о порядке действий государственных архивов при чрезвычайных ситуациях различного характера, изучение ее положений в системе повышения квалификации кадров.

5. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) совместно с режимным отделом Объединения по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов (Фрунзе О.Е.) и начальником штаба по делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Росархива (Спицын В.И.) оказать помощь в организации внедрения Примерной инструкции.

6. Приказ Росархива от 13.05.94 № 42 «Об утверждении „Инструкции о порядке работы федеральных архивов, центров хранения документов при чрезвычайных обстоятельствах“ считать утратившим силу.»

7. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П. Тарасова.

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ ПРИ ЧРЕЗВЫЧАЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

Настоящая Примерная инструкция определяет порядок подготовки и действий на случай чрезвычайных ситуаций (ЧС) в государственных архивах, центрах хранения документации (далее — архив) в целях предупреждения их возникновения и развития, снижения размеров ущерба и потерь, ликвидации последствий ЧС. Инструкция подготовлена в соответствии с Федеральными законами от 21.12.94 № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» и от 21.12.94 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности», Постановлениями Правительства Российской Федерации от 05.11.95 № 1113 «О единой государственной системе предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций», от 03.08.96 № 924 «О силах и средствах единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций», от 05.01.2000 № 14-1 «Об утверждении Положения о защите в военное время документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в федеральных государственных архивах» и другими правовыми и нормативными актами в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций.

1. Чрезвычайные ситуации

1.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью персонала и посетителей, сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.2 К основным причинам возникновения чрезвычайных ситуаций на архивных объектах могут относиться:

1.2.1. Объявление в государстве (регионе, республике, крае, области, городе, районе) режима чрезвычайного положения.

1.2.2 Пожар или бедствия природного и техногенного характера.

1.2.3 Аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива.

1.2.4. Проникновение в архив посторонних лиц или другие противоправные действия, повлекшие кражу или порчу архивных документов, имущества.

1.2.5. Отказ от обслуживания архива милицейской, противопожарной или другой вневедомственной охраной.

1.2.6. Забастовка или иные действия, связанные с отказом от выполнения служебных обязанностей части работников архива.

1.2.7. Другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение о приостановке деятельности архива.

2. Обязанности архивов в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций

2.1. Планирование и осуществление необходимых мер в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций.

2.2. Планирование и проведение мероприятий по повышению устойчивости функционирования архивных объектов.

2.3. Обеспечение создания, подготовки и поддержания в готовности сил и средств по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обучение работников архива способам защиты и действиям в чрезвычайных ситуациях.

2.4. Поддержание в постоянной готовности технических средств оповещения о чрезвычайных ситуациях.

2.5. Организация и обеспечение проведения аварийно-спасательных и других неотложных работ в случае чрезвычайных ситуаций.

2.6. Создание резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций.

2.7. Предоставление в установленном порядке информации в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций, а также оповещение вышестоящего органа управления архивным делом и работников архива об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций.

3. Принятие решения о наступлении чрезвычайных ситуаций

3.1. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководство архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа управления архивным делом.

3.2. Решение о наступлении чрезвычайных ситуаций принимается директором архива (или лицом, его замещающим) по согласованию с руководством вышестоящего органа управления архивным делом в соответствии с п. 1.2 настоящей Примерной инструкции.

3.3. Переход на работу в режиме чрезвычайных ситуаций оформляется приказом директора архива.

В случае необходимости приостановить деятельность архива при наступлении чрезвычайных обстоятельств, указанных в п. п. 5, 6, 7, 8 настоящей Примерной инструкции, директор архива издает приказ, в соответствии с которым работники, не связанные с обеспечением функционирования систем жизнедеятельности, освобождаются от работы до особого распоряжения с сохранением заработной платы в соответствии со ст. 94 КЗоТ Российской Федерации.

Работники, занятые охраной здания архива, обеспечением его пожарной безопасности, контролем за работой систем жизнедеятельности, ответственные за сохранность документов, обязаны выполнять свои функции в соответствии с установленным для них приказом директора архива режимом.

3.4. При прекращении чрезвычайных обстоятельств по приказу директора архива его работники должны возвратиться на свои рабочие места и приступить к исполнению должностных обязанностей.

4. Подготовка к чрезвычайным ситуациям

4.1. Каждый архив обязан иметь утвержденные директором планы мероприятий, другие документы (положения, инструкции, памятки и др.; далее — планы мероприятий) на случай возможных чрезвычайных ситуаций различного характера (Приложение 1). Планы мероприятий предусматривают конкретные как превентивные (по предупреждению и подготовке) действия, так и меры по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, а также определяют ответственных должностных лиц, необходимые силы и средства.

4.2. К разработке планов мероприятий привлекаются соответствующие специалисты в области строительства сооружений и их технической эксплуатации, пожарного дела, вневедомственной охраны, гражданской обороны и т.п.

4.3. Мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций, а также на максимально возможное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения, проводятся заблаговременно. Объем и содержание указанных мероприятий определяются исходя из возможностей имеющихся сил и средств и их использования на основе принципов необходимой достаточности.

Меры по защите архивных документов при чрезвычайных ситуациях осуществляются с учетом их ценности и потенциальной долговечности.

4.4. Независимо от характера возможной чрезвычайной ситуации в планах мероприятий заблаговременно предусматриваются следующие превентивные меры:

• усиление технической устойчивости архивных объектов, реализация требований пожарной безопасности и охранного режима, поддержание в нормативном состоянии систем жизнеобеспечения зданий;
• определение состава и объема документов в зависимости от их ценности (уникальные, особо ценные, ценные), маркировка дел и их размещение в местах, наиболее удобных для эвакуации;
• подготовка расчетов материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;
• определение в соответствии с нормативами видов и количества медикаментов, необходимых для аптечки первой медицинской помощи;
• определение объема и видов тары (количество мешков, контейнеров, вес и т.п.), необходимых для упаковки документов, подлежащих перемещению в целях спасения при чрезвычайных ситуациях;
• определение видов и количества оборудования, упаковочного материала (мешки, шпагат, бумага оберточная, брезентовые и деревянные лотки, веревка крепежная, синтетическая пленка или брезент для укрытия документов и т.п.), необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;
• приобретение необходимого упаковочного материала, а также других средств, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов (медикаменты, средства связи и оповещения, противопожарный инвентарь, электрические фонари и т.п.);
• решение с соответствующими службами вопросов закрепления за архивом мест для укрытия документов, транспорта, необходимого для их перемещения;
• организация формирований, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов;
• проведение обучения работников архива действиям при чрезвычайных ситуациях.

4.5. Обязательным элементом планов мероприятий является перечень практических действий работников, предпринимаемых сразу же при возникновении чрезвычайной ситуации (Приложения 2, 3).

4.6. Превентивные меры, предусмотренные планами мероприятий, включаются в годовые планы работы архивов с соответствующим финансовым, техническим и кадровым обеспечением.

4.7. Работники архива, ответственные за выполнение конкретных мероприятий, систематически проходят специальную подготовку и переподготовку (обучение, инструктаж и др.).

4.8. Для реализации задач, определенных п. 2 настоящей Примерной инструкции, в архиве <*> создается комиссия по чрезвычайным ситуациям.

<*> Комиссия по ЧС может создаваться и при органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

5. Порядок работы архива при объявлении в государстве (регионе, республике, крае, области, городе, районе) режима чрезвычайного положения

5.1. При объявлении чрезвычайного положения приказом директора вводится особый режим работы архива, который предусматривает меры по усилению безопасности архивных объектов, защите персонала, посетителей и документов.

5.2 Меры по обеспечению безопасности архивных объектов включают:

5.2.1. Усиление противопожарной безопасности и охраны объектов жизнеобеспечения деятельности архива путем привлечения его работников для дежурства на этих объектах.

5.2.2. Круглосуточное дежурство руководящих работников архива, членов комиссии по ЧС, эвакокомиссии и других формирований на период действия чрезвычайного положения.

5.2.3. Оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников архива, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за архивом автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени.

5.2.4. Отмену всех местных и других командировок, не связанных с оперативным решением служебных вопросов по обеспечению жизнедеятельности архива.

5.3 В целях организации защиты персонала, посетителей и документов выполняются следующие мероприятия:

5.3.1 Приведение в готовность средств связи и оповещения.

5.3.2. Дооборудование мест защиты персонала, посетителей и документов, не подлежащих эвакуации.

5.3.3. Оборудование для работников, переведенных на круглосуточный режим работы, мест отдыха.

5.3.4 Упаковка документов и подготовка их к перемещению.

5.3.5. Проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения опасности для документов.

5.3.6. Организация своевременного прибытия автотранспорта для транспортировки документов в соответствии с графиком и утвержденными маршрутами. Обеспечение автотранспорта необходимым количеством огнетушителей и другого противопожарного инвентаря, а также охраной.

5.3.7. Погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты.

5.3.8. Обеспечение своевременного информирования вышестоящих организаций и штабов ГО согласно табелю срочных донесений.

5.4. Объявление о прекращении действия особого режима производится приказом директора архива.

6. Порядок работы архива при пожаре или бедствии природного и техногенного характера

6.1. При возникновении в здании архива возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего сообщает о нем по телефону в пожарную службу, затем — членам добровольной пожарной дружины (ДПД) и руководству архива и до прибытия пожарных или членов ДПД принимает меры к локализации и тушению пожара подручными средствами.

6.2. Конкретные действия по борьбе с пожаром, спасению персонала, посетителей, архивных документов и имущества определяются специальной инструкцией, разрабатываемой в каждом архиве с учетом его специфики.

6.3. Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшим на пожар руководителем тушения пожара. Указания руководителя тушения пожара обязательны для исполнения всеми должностными лицами архива, в котором осуществляются боевые действия по тушению пожара.

6.4. Должностные лица архива обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара.

6.5. В случае внезапных бедствий природного и техногенного характера действия должностных лиц аналогичны действиям при пожаре и определяются соответствующими документами.

6.6. В случае получения извещения о приближающемся стихийном бедствии или нахождении архива в зоне стихийного бедствия директор архива принимает меры по обеспечению безопасности работников архива, освобождая их от работы и направляя в укрытия, убежища или другие места, обеспечивающие сохранение им жизни и здоровья. Свои служебные обязанности выполняют лишь те сотрудники, присутствие которых необходимо в сложившейся ситуации и заранее определено в соответствующих документах.

7. Порядок работы архива при авариях систем жизнеобеспечения, а также здания архива

7.1. При аварии систем жизнеобеспечения архива: отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода, немедленно извещается руководство архива и соответствующие аварийные службы.

7.2. Если при аварии пострадали архивные документы, то немедленно организуется проведение аварийно-спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов.

7.3. Если при аварии создается ситуация, связанная с угрозой жизни или здоровью работников архива, директор вправе принять решение о временном переводе работников на другую работу (ст. 26 КЗоТ Российской Федерации) или временном освобождении от работы до ликвидации аварии или на иной период тех работников, присутствие которых не требуется для ликвидации аварии, поддержания функционирования систем жизнедеятельности архива и обеспечения сохранности документов.

7.4. При длительном отключении систем жизнеобеспечения архива, которое привело к ситуациям, аналогичным названным в п. п. 8.2, 8.3, принимаются меры, предусмотренные этими пунктами.

8. Порядок работы архива в случае проникновения в него посторонних лиц или других противоправных действий, повлекших хищение или порчу архивных документов, имущества

8.1. При обнаружении факта проникновения в архив посторонних людей немедленно извещается руководство архива и территориальное отделение милиции. До прибытия представителей милиции принимаются меры по задержанию посторонних. Допуск любых лиц к месту проникновения в архив не разрешается, за исключением специалистов технических служб в случаях, требующих их экстренного вмешательства: возгорание, повреждение коммуникаций и т.п.

8.2. В соответствии с заключением работников милиции, других специалистов руководство архива может установить на определенный период ограничительный режим допуска работников архива и других лиц к месту проникновения в архив или обнаруженных повреждений.

8.3. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище руководство архива вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.

9. Порядок работы при отказе от обслуживания архива милицейской, противопожарной или другой вневедомственной охраной

9.1. При отказе охраны архива выполнять свои функции руководство архива незамедлительно принимает меры по охране архива силами его работников.

9.2. В соответствии с приказом директора работники архива обязаны принимать участие в его охране по утвержденному графику и на основе ст. 26 КЗоТ.

При организации охраны исходят из расчета 4 человека на 1 пост (сутки дежурства, трое суток отдыха).

9.3. При осуществлении охраны архива силами его работников все входы в архив, кроме основного, закрываются, опечатываются и используются только при крайней необходимости с разрешения директора или назначенного им ответственного за охрану архива дежурного.

9.4. После завершения рабочего дня охрана архива передается ответственным за охрану на пульт охраны. Дежурство на пульте охранной сигнализации архива осуществляется круглосуточно работниками архива по утвержденному приказом директора графику.

Ответственный за охрану архива перед сдачей его на пульт охраны осматривает состояние всех дверей, печатей на них, состояние окон, пожарных лестниц и входов с них в помещение архива. В случае обнаружения каких-либо нарушений о них информируется директор архива и делается запись в специальном журнале.

9.5. Открытие дверей архива возможно только ответственным за охрану или директором после предварительного осмотра их состояния и снятия с пульта охраны. При обнаружении каких-либо нарушений состояния дверей, запоров, печатей, повреждении окон ответственный за охрану до открытия архива извещает о нарушениях директора архива и составляет вместе с ним акт о нарушениях, а также делает соответствующую запись в специальном журнале. О выявленных фактах нарушений информируется территориальное отделение милиции.

9.6. На время отказа охраны архива выполнять свои функции прекращается работа читальных залов и допуск в архив посетителей.

9.7. При отказе от обслуживания архива пожарными военизированными формированиями функции контроля за противопожарной безопасностью архива передаются приказом директора архива добровольной пожарной дружине.

9.8. Деятельность добровольной пожарной дружины регламентируется положением о ней (см. Правила пожарной безопасности для государственных архивов, ППБ-0-145-1986, М., 1988). Под наблюдение и под ответственность каждого участника добровольной пожарной дружины передается строго определенный участок в архиве.

9.9. Руководство архива обеспечивает взаимодействие с сотрудниками территориального отделения милиции и пожарной охраны.

10. Порядок работы архива при забастовках или иных действиях, связанных с отказом от выполнения своих служебных обязанностей части работников архива

10.1. При забастовках или иных действиях, связанных с отказом от выполнения своих служебных обязанностей части работников, руководство архива перераспределяет обязанности между продолжающими работать сотрудниками так, чтобы в первую очередь гарантировать деятельность жизнеобеспечивающих систем и сохранность документов.

10.2. Работа по другим направлениям деятельности осуществляется при наличии сотрудников, не занятых выполнением функций, указанных в п. 10.1.

10.3. Дирекция архива, трудовой коллектив и забастовочный комитет обязаны при любом числе участвующих в забастовке обеспечить жизнедеятельность архива, сохранность документов и имущества.

1. Проекты приказов директора архива:

• о переходе на работу в режиме чрезвычайной ситуации;
• о прекращении работы в режиме чрезвычайной ситуации.

2. Планы мероприятий, положения, инструкции на случай чрезвычайных ситуаций различного характера в соответствии с п. п. 6, 7, 8, 9, 10 Примерной инструкции, в том числе:

2.1 Инструкция по противопожарной безопасности.

2.2. Инструкция по организации охраны архива в случае снятия вневедомственной охраны, включающая схемы размещения постов охраны силами работников архива.

2.3. Положение о добровольной пожарной дружине (пожарно-технической комиссии, посте пожарной охраны).

2.4. Расчеты материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала и документов <*>.

2.5 Схемы эвакуации персонала и документов <*>.

<*> Могут разрабатываться как составная часть соответствующих планов мероприятий.

Приложение 3