Приказ Минюста России № 233, Росархива N 181 от 29.11.2018

«Об утверждении Порядка передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях»

(Зарегистрировано в Минюсте России 10.01.2019 № 53273)

Зарегистрировано в Минюсте России 10 января 2019 г. № 53273

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ № 233

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО № 181

ПРИКАЗ

от 29 ноября 2018 года

АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ (АКТОВЫХ КНИГ), СОБРАННЫХ ИЗ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ

В соответствии с пунктом 2 статьи 77 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2001, № 44, ст. 4149; 2002, № 18, ст. 1724; 2003, № 17, ст. 1553, № 28, ст. 2889, № 50, ст. 4855; 2004, № 35, ст. 3607; 2005, № 1 (ч. 1), ст. 25; 2006, № 1, ст. 10, № 31 (ч. 1), ст. 3420; 2008, № 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3606, № 51, ст. 6154, № 52 (ч. 1), ст. 6441; 2010, № 15, ст. 1748, № 31, ст. 4210; 2011, № 27, ст. 3880, № 49 (ч. 5), ст. 7056, № 50, ст. 7342; 2012, № 24, ст. 3068, № 31, ст. 4322, № 47, ст. 6394; 2013, № 19, ст. 2326, ст. 2331, № 30 (ч. 1), ст. 4075, № 48, ст. 6165; 2014, № 14, ст. 1544, № 19, ст. 2322, № 26 (ч. 1), ст. 3371; 2015, № 1 (ч. 1), ст. 70, № 48 (ч. 1), ст. 6724; 2016, № 14, ст. 1909, № 26 (ч. 1), ст. 3888, № 27 (ч. 2), ст. 4294; 2017, № 18, ст. 2671, № 25, ст. 3596; 2018, № 1 (ч. 1), ст. 22, ст. 56, № 31, ст. 4857, ст. 4861, № 32 (ч. 1), ст. 5112) приказываем:

Утвердить прилагаемый Порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях.

И.о. Министра юстиции Российской Федерации О. А. Плохой

Руководитель Федерального архивного агентства А. Н. Артизов

Утвержден приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Федерального архивного агентства от 29 ноября 2018 г. № 233/181

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ОРГАНАМИ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ (АКТОВЫХ КНИГ), СОБРАННЫХ ИЗ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает правила передачи органами записи актов гражданского состояния, образованными органами государственной власти субъектов Российской Федерации (далее — органы ЗАГС субъектов Российской Федерации), книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) (далее — актовые книги), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях, в государственные архивы соответствующих субъектов Российской Федерации (далее — государственные архивы).

2. Актовые книги по истечении ста лет со дня составления записей актов гражданского состояния передаются органами ЗАГС субъектов Российской Федерации на постоянное хранение в государственные архивы.

3. Для передачи и приема актовых книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГС субъекта Российской Федерации, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее — уполномоченный орган) и государственного архива (далее — комиссия). Состав комиссии утверждается совместным приказом органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и уполномоченного органа.

Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.

4. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации составляет опись дел постоянного хранения (далее — опись) (приложение № 1 к настоящему Порядку) передаваемых в государственный архив актовых книг, а также акт приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним на постоянное хранение в государственный архив (далее — акт приема-передачи, справочно-поисковые средства соответственно) (приложение № 2 к настоящему Порядку).

5. Опись составляется в четырех экземплярах, подписывается членами комиссии, согласовывается экспертной комиссией органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и после утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации.

Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и руководителем государственного архива.

Три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи передаются вместе с актовыми книгами и справочно-поисковыми средствами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта приема-передачи остаются в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.

Возможно составление отдельной описи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.

6. Актовые книги передаются и принимаются поединично.

7. Доставка актовых книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГС субъекта Российской Федерации.

II. Особенности передачи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния

8. Органы, осуществляющие в соответствии с пунктом 2 статьи 4 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» государственную регистрацию актов гражданского состояния (далее — органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния), в которых хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных до создания Единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи их в государственный архив.

Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.

Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации (приложение № 3 к настоящему Порядку).

9. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния и подлежащих передаче в государственные архивы на постоянное хранение, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, хранящихся в органе ЗАГС субъекта Российской Федерации.

Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.

10. Если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

11. В случае, если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, отсутствуют некоторые записи актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

12. В случае, если актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не сохранились, актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, уничтожению не подлежат.

13. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки (приложение № 4 к настоящему Порядку), которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.

В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение № 5 к настоящему Порядку).

III. Особенности передачи актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния

14. Органы, наделенные полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в которых хранятся актовые книги, собранные из записей актов гражданского состояния, составленных в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передают актовые книги в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, для передачи в государственный архив.

Вместе с актовыми книгами передаются справочно-поисковые средства.

Передача актовых книг и справочно-поисковых средств оформляется актом приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации, предусмотренным пунктом 8 настоящего Порядка.

15. Орган ЗАГС субъекта Российской Федерации проводит сверку актовых книг с записями актов гражданского состояния, составленными в форме электронного документа.

16. Если запись акта гражданского состояния, находящаяся в актовой книге, не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния, составленную в электронном виде, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и имеющихся в записи актов гражданского состояния, составленной в форме электронного документа, в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, вносятся соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать, помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в запись акта гражданского состояния, находящуюся в актовой книге, в соответствии с записью акта гражданского состояния, составленной в форме электронного документа. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

17. В случае, если в актовых книгах недостает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются копиями на бумажном носителе, соответствующими записям актов гражданского состояния, составленным в форме электронного документа в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния.

18. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации листов в актовой книге, проставляется отметка о проведении сверки, предусмотренная в пункте 13 настоящего Порядка, которая заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.

В случае, если актовая книга расшивалась в целях дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя (уполномоченного им работника) органа ЗАГС субъекта Российской Федерации и скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния.

Приложение № 1 к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Рекомендуемый образец

УТВЕРЖДАЮ Руководитель органа записи актов

_______________________________________    гражданского состояния субъекта
  (наименование органа ЗАГС субъекта             Российской Федерации

   Российской Федерации)

_______________________________________    _________  _____________________
(наименование органа ЗАГС, составившего    (подпись)  (расшифровка подписи)

запись акта гражданского состояния) «__» __________ г. МП

Фонд N _________

ОПИСЬ N ______ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ за ____ год(ы)

В данный раздел описи внесено _____________________________________ дел (цифрами и прописью) с N ______ по N ______, в том числе: литерные номера _____________________, пропущенные номера ________________________________________________________

(наименование должности составителя описи) (подпись) (расшифровка подписи)

                                                   "__" ____________ г.

Члены комиссии:

     (наименование должности)          (подпись)  (расшифровка подписи)

Приложение № 2 к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Рекомендуемый образец

              УТВЕРЖДАЮ                             УТВЕРЖДАЮ
  Руководитель органа записи актов     Руководитель государственного архива
   гражданского состояния субъекта         субъекта Российской Федерации

    Российской Федерации

___________  _______________________   ___________  _______________________
 (подпись)    (расшифровка подписи)     (подпись)    (расшифровка подписи)

"__" _____________ г.             МП   "__" _____________ г.             МП

АКТ «__» ________ г. N ____ приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним на постоянное хранение в государственный архив субъекта Российской Федерации

___________________________________________________________________________ (основание передачи)

___________________________________________________________________________ (название передаваемого фонда)

_____________________________________________________________________ сдал, (наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации) ___________________________________________________________________ принял, (наименование государственного архива субъекта Российской Федерации)

Состояние документов и описей

         Передачу произвели                     Прием произвели

_____________ _________ ____________   _____________ _________ ____________

(наименование (подпись) (расшифровка   (наименование (подпись) (расшифровка

  должности)              подписи)       должности)              подписи)

_____________ _________ ____________   _____________ _________ ____________

(наименование (подпись) (расшифровка   (наименование (подпись) (расшифровка

  должности)              подписи)       должности)              подписи)

«» __________ г. МП «» __________ г. МП

Фонду присвоен N __________

Изменения в учетные документы внесены

(наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи)

«__» _______ г.

АКТ «__» _______ г. N ____ приема-передачи актовых книг и справочно-поисковых средств к ним в орган ЗАГС субъекта Российской Федерации

___________________________________________________________________________ (наименование органа ЗАГС)

передал в _________________________________________________________________ (наименование органа ЗАГС субъекта Российской Федерации)

актовые книги и справочно-поисковые средства к ним:

Всего передано ____________________ единиц справочно-поисковых средств. (цифрами и прописью)

         Передачу произвели                     Прием произвели
_____________ _________ ____________   _____________ _________ ____________
(наименование (подпись) (расшифровка   (наименование (подпись) (расшифровка
  должности)              подписи)       должности)              подписи)

_____________ _________ ____________   _____________ _________ ____________
(наименование (подпись) (расшифровка   (наименование (подпись) (расшифровка
  должности)              подписи)       должности)              подписи)

"__" __________ г.                МП   "__" __________ г.                МП

Проведена сверка.

                                        Руководитель органа ЗАГС

                                      субъекта Российской Федерации<br>
                   МП<br>
                                  _____________________________________

                                      (подпись, фамилия, инициалы)

                                              "__" _________________ г.

Приложение № 5 к Порядку передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), собранных из записей актов гражданского состояния на бумажных носителях

Рекомендуемый образец

Проведена сверка.

Настоящая актовая книга дополнена следующими записями актов гражданского состояния: N _________________________________________________

В настоящей актовой книге заменены следующие записи актов гражданского состояния: N ______________________________________________________________

                                        Руководитель органа ЗАГС<br>
                                      субъекта Российской Федерации<br>
                   МП<br>
                                  _____________________________________

                                      (подпись, фамилия, инициалы)

                                              "__" _________________ г.

Вложения

• $315596_01N.RTF
• $315596_02N.RTF
• $315596_03N.RTF
• $315596_04N.RTF
• $315596_05N.RTF