Приказ Казначейства России от 29.09.2014 № 222

(ред. от 30.01.2017)

«Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и Федерального казенного учреждения „Центр по обеспечению деятельности Казначейства России“ по приему-передаче архивных документов Федерального казначейства в архив Федерального казенного учреждения „Центр по обеспечению деятельности Казначейства России“, их хранению, использованию и уничтожению»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 1 приказа Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. № 49 «Об организации архивного хранения документов центрального аппарата Федерального казначейства и их использования» и с целью организации взаимодействия структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» по приему-передаче архивных документов Федерального казначейства в архив Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России», их хранению, использованию и уничтожению приказываю:

1. Утвердить Порядок взаимодействия структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» по приему-передаче архивных документов Федерального казначейства в архив Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России», их хранению, использованию и уничтожению (далее — Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.

2. Установить, что Порядок не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

3. Начальнику Административного управления (И.М. Чернов) обеспечить ежегодное составление графика приема-передачи архивных документов центрального аппарата Федерального казначейства в Федеральное казенное учреждение «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России», его согласование с начальниками структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и представление на утверждение заместителю руководителя Федерального казначейства А.В. Дубовику во втором квартале текущего года.

(п. 3 в ред. Приказа Казначейства России от 30.01.2017 № 13)

4. Признать утратившим силу приказ Федерального казначейства от 21 апреля 2010 г. № 96 «Об утверждении Порядка взаимодействия структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и Управления Федерального казначейства по Московской области по приему-передаче архивных документов Федерального казначейства в Объединенный архив Управления Федерального казначейства по Московской области, их хранению, использованию и уничтожению».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федерального казначейства А.В. Дубовика.

(п. 5 в ред. Приказа Казначейства России от 30.01.2017 № 13)

ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА И ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЦЕНТР ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАЗНАЧЕЙСТВА РОССИИ» ПО ПРИЕМУ-ПЕРЕДАЧЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА В АРХИВ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ «ЦЕНТР ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАЗНАЧЕЙСТВА РОССИИ», ИХ ХРАНЕНИЮ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И УНИЧТОЖЕНИЮ

Настоящий Порядок разработан во исполнение приказа Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. № 49 «Об организации архивного хранения документов центрального аппарата Федерального казначейства и их использования» и в целях организации взаимодействия между структурными подразделениями центрального аппарата Федерального казначейства и Федеральным казенным учреждением «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее — ФКУ «ЦОКР») по приему-передаче архивных документов временных сроков хранения (до 10 лет включительно) центрального аппарата Федерального казначейства в архив ФКУ «ЦОКР», их хранению, использованию и уничтожению.

1. Административное управление составляет график приема-передачи архивных документов центрального аппарата Федерального казначейства в архив ФКУ «ЦОКР» (далее — График) на основании заявок на передачу дел в архив ФКУ «ЦОКР», полученных от структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства, в соответствии с приложением № 1 к настоящему Порядку.

Согласованный с начальниками структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства График утверждается заместителем руководителя Федерального казначейства, курирующим вопросы делопроизводства и архивного дела. Утвержденный График направляется в ФКУ «ЦОКР» в срок не позднее 7 рабочих дней до даты передачи дел на архивное хранение.

2. Административное управление после соответствующей проверки направляет в ФКУ «ЦОКР» описи дел временных сроков хранения (до 10 лет включительно) (далее — дела центрального аппарата Федерального казначейства), полученные от структурных подразделений и утвержденные начальниками управлений центрального аппарата Федерального казначейства, в срок не позднее 7 рабочих дней до даты передачи дел на архивное хранение.

3. Ответственные работники структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства осуществляют подготовку дел к передаче на архивное хранение, упаковку дел в архивные короба для их транспортировки в архив ФКУ «ЦОКР», в соответствии с утвержденным Графиком.

4. Дела, оформленные без учета требований Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального казначейства, утвержденной приказом от 3 ноября 2010 г. № 287 (далее — Инструкция по делопроизводству), выявленные в ходе предварительной проверки Административным управлением Федерального казначейства, либо при приеме дел центрального аппарата Федерального казначейства работниками архива ФКУ «ЦОКР», возвращаются в структурные подразделения центрального аппарата Федерального казначейства для их доработки.

Ответственность за формирование архивных коробов делами в соответствии с номенклатурой дел и описями дел несут работники структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства, передающие дела.

5. Ответственный работник Отдела координации и контроля документооборота и обеспечения деятельности руководства Федерального казначейства Административного управления Федерального казначейства проверяет готовность дел центрального аппарата Федерального казначейства к передаче на архивное хранение, согласовывает с ФКУ «ЦОКР» дату вывоза дел центрального аппарата Федерального казначейства.

6. ФКУ «ЦОКР» обеспечивает погрузку коробов с архивными документами, транспортировку и выгрузку коробов в архиве ФКУ «ЦОКР» (г. Сергеев Посад) в установленном порядке.

7. Выдача документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) из архива ФКУ «ЦОКР» во временное пользование осуществляется по заявкам на выдачу документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) из архива ФКУ «ЦОКР» (далее — заявка), направленных от структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства в Административное управление Федерального казначейства, по форме согласно приложению № 2 к настоящему Порядку.

Отдел координации и контроля документооборота и обеспечения деятельности руководства Федерального казначейства Административного управления Федерального казначейства фиксирует заявку, проверяет факт передачи дел центрального аппарата Федерального казначейства на архивное хранение и передает заявку в ФКУ «ЦОКР».

8. Ответственный работник архива ФКУ «ЦОКР» осуществляет поиск и передачу запрашиваемых документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно).

Доставка документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) в Административное управление Федерального казначейства из архива ФКУ «ЦОКР» осуществляется в течение 5 рабочих дней. По срочной заявке выдача документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) осуществляется в течение следующего за заявкой рабочего дня, в случае поступления заявки до 12 часов дня.

При поступлении заявки после 12 часов дня доставка документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) осуществляется не позднее двух рабочих дней, следующих за заявкой.

9. В соответствии с утвержденным Планом работы Центральной экспертной комиссии на текущий год Административное управление Федерального казначейства составляет Акт о выделении к уничтожению дел и представляет его на утверждение Руководителю Федерального казначейства. Утвержденный Акт о выделении к уничтожению дел направляется Административным управлением Федерального казначейства в ФКУ «ЦОКР» в срок не позднее 7 рабочих дней с даты утверждения Акта для осуществления отбора дел к уничтожению.

10. Ответственный работник Отдела координации и контроля документооборота и обеспечения деятельности руководства Федерального казначейства Административного управления Федерального казначейства осуществляет контроль за размещением и ведением учета дел центрального аппарата Федерального казначейства, переданных на архивное хранение в архив ФКУ «ЦОКР».

11. Ответственные работники архива ФКУ «ЦОКР» осуществляют:

• прием, проверку наличия переданных дел центрального аппарата Федерального казначейства, упорядочение, систематизацию и размещение дел центрального аппарата Федерального казначейства в архиве ФКУ «ЦОКР» в соответствии с описями дел и номенклатурой дел;
• составление топографического указателя о местонахождении дел центрального аппарата Федерального казначейства в архиве ФКУ «ЦОКР»;
• представление в Отдел координации и контроля документооборота и обеспечения деятельности руководства Федерального казначейства Административного управления Федерального казначейства в двухнедельный срок после приема дел центрального аппарата Федерального казначейства описи дел с подписью ответственного работника архива ФКУ «ЦОКР» и отметкой о местонахождении дел центрального аппарата Федерального казначейства (N хранилища, NN стеллажей, NN полок);
• поиск и доставку в Федеральное казначейство документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) по заявкам структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства в соответствии с п. 8 настоящего Порядка;
• ведение Книги учета поступления и выбытия дел центрального аппарата Федерального казначейства;
• ведение Журнала учета выдачи документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) центрального аппарата Федерального казначейства во временное пользование;
• контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилищах дел центрального аппарата Федерального казначейства и ведение Журнала измерений температурно-влажностного режима;
• передачу дел центрального аппарата Федерального казначейства, отобранных к уничтожению, на переработку (утилизацию).

Передача дел центрального аппарата Федерального казначейства оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи на переработку (утилизацию), количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз дел центрального аппарата Федерального казначейства на переработку (утилизацию) осуществляется под контролем ответственных работников архива ФКУ «ЦОКР». Накладная представляется в Отдел координации и контроля документооборота и обеспечения деятельности руководства Федерального казначейства Административного управления.

                                          В Административное управление

Заявка на передачу дел в архив ФКУ «ЦОКР»

Управление ____________________________________________________________
                            (указать наименование управления)

Отдел _________________________________________________________________
                           (указать наименование отдела)

Адрес _________________________________________________________________
                          (указать N дома и N кабинета)

Год, за который передаются дела	Количество единиц хранения (томов)	Ориентировочная дата передачи дел	Ф.И.О. работников, ответственных за передачу дел, № телефонов

Приложение: номенклатура дел, опись дел

Начальник управления  ________________/ _______________________/
                          подпись        (расшифровка подписи)

Дата ____________

                     Федеральное казначейство

Заявка на выдачу документов (дел) временных сроков хранения (до 10 лет включительно) из архива ФКУ «ЦОКР»

Управление ____________________________________________________________
                       (указать наименование управления)

Отдел _________________________________________________________________
                         (указать наименование отдела)

Адрес _________________________________________________________________
                         (указать N дома и N кабинета)

Исполнитель ___________________________________________________________
                  (Фамилия, имя, отчество, контактный телефон)

Годы (даты) запрашиваемых дел или документов	Индексы дел по номенклатуре дел	Заголовки дел	Доставка: обыкновенная или срочная

Дата ______________

Начальник управления  ________________/ _______________________/
                          подпись        (расшифровка подписи)

---