Приказ Минюста России № 214, МИД России N 21341 от 30.10.2017

«Об утверждении Порядка передачи записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации»

(Зарегистрировано в Минюсте России 16.11.2017 № 48915)

Зарегистрировано в Минюсте России 16 ноября 2017 г. № 48915

МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ № 21341

ПРИКАЗ

от 30 октября 2017 года

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ПЕРЕДАЧИ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОСТАВЛЕННЫХ КОНСУЛЬСКИМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЗА ПРЕДЕЛАМИ

Во исполнение пункта 3 статьи 76 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 47, ст. 5340; 2012, № 47, ст. 6394; 2016, № 26 (ч. 1), ст. 3888), в соответствии с Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. № 1313 «Вопросы Министерства юстиции Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4108; 2005, № 44, ст. 4535, № 52 (ч. 3), ст. 5690; 2006, № 12, ст. 1284, № 19, ст. 2070, № 23, ст. 2452, № 38, ст. 3975, № 39, ст. 4039; 2007, № 13, ст. 1530, № 20, ст. 2390; 2008, № 10 (ч. 2), ст. 909, № 29 (ч. 1), ст. 3473, № 43, ст. 4921; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300; 2011, № 21, ст. 2927, ст. 2930, № 29, ст. 4420; 2012, № 8, ст. 990, № 18, ст. 2166, № 22, ст. 2759, № 38, ст. 5070, № 47, ст. 6459, № 53 (ч. 2), ст. 7866; 2013, № 26, ст. 3314, № 49 (ч. 7), ст. 6396, № 52 (ч. 2), ст. 7137; 2014, № 26 (ч. 2), ст. 3515, № 50, ст. 7054; 2015, № 14, ст. 2108, № 19, ст. 2806, № 37, ст. 5130; 2016, № 1 (ч. 2), ст. 207, ст. 211, № 19, ст. 2672, № 51, ст. 7357; 2017, № 16, ст. 2397, № 17, ст. 2549), Положением о Министерстве иностранных дел Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 11 июля 2004 г. № 865 «Вопросы Министерства иностранных дел Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 28, ст. 2880; 2005, № 19, ст. 1782, № 43, ст. 4371; 2007, № 38, ст. 4511; 2008, № 37, ст. 4181, № 43, ст. 4921; 2009, № 1, ст. 91, № 45, ст. 5323; 2010, № 6, ст. 628, № 18, ст. 2213, № 19, ст. 2302, № 29, ст. 3906; 2012, № 29, ст. 4079, № 35, ст. 4773; 2013, № 52 (ч. 2), ст. 7137; 2015, № 4, ст. 641, № 6, ст. 940, № 11, ст. 1587, № 52 (ч. 1), ст. 7589; 2016, № 14, ст. 1983, № 44, ст. 6120; 2017, № 1 (ч. 1), ст. 148), приказываем:

1. Утвердить прилагаемый Порядок передачи записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации.

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 августа 2018 г.

Министр юстиции Российской Федерации А. В. Коновалов

Министр иностранных дел Российской Федерации С. В. Лавров

Утвержден приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Министерства иностранных дел

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОСТАВЛЕННЫХ КОНСУЛЬСКИМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЗА ПРЕДЕЛАМИ ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, НА ХРАНЕНИЕ В ОРГАНЫ ЗАПИСИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с пунктом 3 статьи 76 Федерального закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее — Федеральный закон) и устанавливает правила передачи Министерством иностранных дел Российской Федерации записей актов гражданского состояния, составленных на бумажном носителе консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации (далее — записи актов, консульские учреждения соответственно), в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации.

2. Консульские учреждения осуществляют хранение составленных ими записей актов в течение одного календарного года.

По истечении срока хранения записи актов, документы и материалы, указанные в подпункте 2 пункта 5 настоящего Порядка (далее — документы и материалы), либо сообщение о том, что государственная регистрация актов гражданского состояния не производилась, направляются консульскими учреждениями в Министерство иностранных дел Российской Федерации дипломатической почтой не позднее 1 марта ежегодно.

3. Передача на хранение записей актов вместе с документами и материалами производится Министерством иностранных дел Российской Федерации до 1 апреля года, следующего за годом составления записей актов.

4. Записи актов вместе с документами и материалами передаются в орган исполнительной власти города Москвы, в компетенцию которого входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории города Москвы (далее — уполномоченный орган ЗАГС города Москвы).

II. Оформление документов и формирование дел для передачи их на хранение

Документы, послужившие основанием для государственной регистрации актов гражданского состояния, предварительно сгруппированные в хронологическом порядке по видам актов гражданского состояния, могут подшиваться в одно дело с учетом максимального объема в количестве 250 листов.

Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом либо нумератором. Подшитые в дела документы и материалы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

III. Передача записей актов на хранение

7. Министерство иностранных дел Российской Федерации осуществляет сбор из консульских учреждений записей актов, документов и материалов либо сообщений о том, что государственная регистрация актов гражданского состояния не производилась, по каждому консульскому учреждению.

8. В рамках подготовки записей актов, документов и материалов к передаче в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы Министерство иностранных дел Российской Федерации проверяет наличие, правильность и качество оформления записей актов, а именно: наличие всех записей актов по их номерам, наличие дат составления записей актов, номеров записей актов, подписей уполномоченных должностных лиц консульских учреждений, а также оттисков печатей данных консульских учреждений.

9. В случае обнаружения ошибок Министерство иностранных дел Российской Федерации возвращает соответствующую запись акта в консульское учреждение, составившее запись акта, для устранения выявленных ошибок.

В случае, если устранение выявленных ошибок возможно лишь на основании заявления гражданина, Министерство иностранных дел Российской Федерации информирует об этом консульское учреждение, составившее запись акта. Консульское учреждение направляет гражданину уведомление о допущенных при составлении записи акта ошибках, разъясняет право на письменное обращение для внесения соответствующих исправлений или изменений, а также информирует о месте нахождения записи акта. В этом случае запись акта подлежит передаче на хранение в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы с приложением указанного уведомления.

При непоступлении записи акта Министерство иностранных дел Российской Федерации направляет запрос в соответствующее консульское учреждение о предоставлении недостающей записи акта.

10. После проверки поступивших из консульских учреждений записей актов, документов и материалов Министерство иностранных дел Российской Федерации составляет в двух экземплярах акт о передаче в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы записей актов и дел, сформированных из документов и материалов (приложение № 1) (далее — акт о передаче), а также в течение трех рабочих дней с даты окончания проверки согласовывает с уполномоченным органом ЗАГС города Москвы график передачи записей актов, материалов и документов.

11. Министерство иностранных дел Российской Федерации осуществляет доставку в уполномоченный орган ЗАГС города Москвы записей актов, документов и материалов, подлежащих передаче в соответствии с настоящим Порядком, а также сообщает сведения о том, какими консульскими учреждениями государственная регистрация актов гражданского состояния за соответствующий год не производилась.

12. Прием записей актов, документов и материалов в соответствии с актом о передаче осуществляется должностным лицом уполномоченного органа ЗАГС города Москвы в присутствии должностного лица Министерства иностранных дел Российской Федерации. При этом на обоих экземплярах акта о передаче напротив каждой записи акта, дела, сформированного из документов и материалов, включенных в акт о передаче, делается отметка о наличии.

В конце каждого экземпляра акта о передаче указываются цифрами и прописью количество фактически принятых уполномоченным органом ЗАГС города Москвы записей актов, дел, сформированных из документов и материалов, их номера, дата передачи. Каждый экземпляр акта о передаче подписывается должностными лицами Министерства иностранных дел Российской Федерации и уполномоченного органа ЗАГС города Москвы.

При приеме на хранение записей актов, документов и материалов должностное лицо уполномоченного органа ЗАГС города Москвы проверяет правильность их оформления, а также соответствие количества и содержания записей актов, документов и материалов актам о передаче.

В случае отсутствия записи акта, документов и материалов либо выявления технической ошибки (ошибок) в передаваемой записи акта должностные лица Министерства иностранных дел Российской Федерации и уполномоченного органа ЗАГС города Москвы составляют акт об отсутствии записей актов и (или) дел, сформированных из документов и материалов (приложение № 2), или акт об обнаружении технической ошибки (ошибок) (приложение № 3).

Запись акта, в которой выявлена техническая ошибка (ошибки), приему на хранение не подлежит. Министерство иностранных дел Российской Федерации возвращает соответствующую запись акта в консульское учреждение, составившее запись акта, для устранения выявленной технической ошибки (ошибок).

Направление записи акта в консульское учреждение и устранение выявленной технической ошибки (ошибок) осуществляются в течение трех месяцев с даты выявления технической ошибки (ошибок). После устранения технической ошибки (ошибок) запись акта передается Министерством иностранных дел Российской Федерации на хранение по отдельному акту о передаче.

13. После принятия записей актов, документов и материалов на хранение уполномоченный орган ЗАГС города Москвы формирует из записей актов прошитые, пронумерованные и скрепленные оттиском печати книги государственной регистрации актов гражданского состояния.

14. Уполномоченный орган ЗАГС города Москвы оказывает консультационную помощь ответственному структурному подразделению Министерства иностранных дел Российской Федерации в работе с передаваемыми на хранение записями актов, документами и материалами.

    (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица
               уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

Всего дел _________________________________________________________________

                 (количество - цифрами и прописью)

Акт составлен _____________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование должности)

МП          ___________________________________________________________
            (подпись, фамилия и инициалы должностного лица МИДа России)

                                             "__" _____________ 20__ г.

Записи актов гражданского состояния принял ________________________________

  (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование должности)

МП          ___________________________________________________________
                  (подпись, фамилия и инициалы должностного лица
                    уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

                                              "__" ____________ 20__ г.

Рекомендуемый образец

   для государственной регистрации актов гражданского состояния,
  материалов по перемене имени и внесению исправлений и изменений
               в записи актов гражданского состояния

___________________________________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица МИДа России)

и _________________________________________________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) должностного лица уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

обнаружили  отсутствие  следующих  записей  актов  гражданского состояния и
(или)   дел,  сформированных  из  документов,  послуживших  основанием  для
государственной  регистрации  актов  гражданского  состояния, материалов по
перемене   имени   и  внесению  исправлений  и  изменений  в  записи  актов

гражданского состояния:

МП          ___________________________________________________________<br>
            (подпись, фамилия и инициалы должностного лица МИДа России)

                                             "__" _____________ 20__ г.

МП          ___________________________________________________________<br>
                  (подпись, фамилия и инициалы должностного лица<br>
                    уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

                                              "__" ____________ 20__ г.

Приложение № 3 к Порядку передачи записей актов гражданского состояния, составленных консульскими учреждениями Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, на хранение в органы записи актов гражданского состояния на территории Российской Федерации

Рекомендуемый образец

АКТ об обнаружении технической ошибки (ошибок)

Акт составлен _____________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование должности)

МП          ___________________________________________________________
            (подпись, фамилия и инициалы должностного лица МИДа России)

                                             "__" _____________ 20__ г.

МП          ___________________________________________________________
                  (подпись, фамилия и инициалы должностного лица
                    уполномоченного органа ЗАГС города Москвы)

                                              "__" ____________ 20__ г.