Приказ Госстроя РФ от 17.06.2003 № 210

«Об утверждении Типового положения об архиве организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ КОМПЛЕКСУ

ПРИКАЗ

от 17 июня 2003 г. № 210

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОБЪЕКТОВ ГРАДОСТРОИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 04.12.2000 № 921 «О государственном техническом учете и технической инвентаризации в Российской Федерации объектов градостроительной деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 50, ст. 4901) приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Типовое положение об архиве организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации, согласованное с Росархивом.

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя председателя Госстроя России П.А. Шевоцукова.

Председатель Н. П. Кошман

Утверждено Приказом Госстроя России от 17 июня 2003 г. № 210

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СИСТЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УЧЕТА И ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ОБЪЕКТОВ ГРАДОСТРОИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

I. Общие положения

1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, утвержденными Указом Президента Российской Федерации 07.06.93, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552, Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным Приказом Росархива от 11.03.97 № 11 и зарегистрированным Минюстом России 08.03.97 № 1344, Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.98 № 1562, Постановлением Правительства Российской Федерации от 04.12.2000 № 921 «О государственном техническом учете и технической инвентаризации в Российской Федерации объектов градостроительной деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 50, ст. 4901), Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002, Федеральным законом от 25.06.2002 № 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации», Примерным положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Роскомархива от 18.08.92 № 176.

2. Настоящее Положение регламентирует работу архивов организаций федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности (далее — архивы ОФСТИ) и является основой для разработки положения об архиве для каждой организации федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации на территории Российской Федерации.

3. Архивы ОФСТИ, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

4. Архивы ОФСТИ составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и являются федеральной собственностью независимо от правового статуса и места дислокации архивов ОФСТИ на территории Российской Федерации. Подлинники дел и документов, хранящиеся в архивах ОФСТИ, не выдаются, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. Дела и документы архивов ОФСТИ не могут быть объектом сделки, в том числе сделки купли-продажи, за исключение случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5. Основой государственного учета архивных документов в составе Архивного фонда Российской Федерации и Единого государственного реестра объектов градостроительной деятельности на территории Российской Федерации является единая система регистрации организаций и архивов ОФСТИ, документальных и архивных фондов, единиц хранения и единиц учета, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения. Дела и документы архивов ОФСТИ учитываются по архивным фондам, единицам хранения, единицам учета в установленном порядке. Архив ОФСТИ подлежит внесению в установленном порядке в Государственный реестр архивов организаций федеральной системы государственного технического учета и технической инвентаризации объектов градостроительной деятельности.

6. Архивы ОФСТИ создаются в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования в соответствии с настоящим Положением, подготовки к передаче документов на постоянное государственное хранение и действуют на правах структурного подразделения организации.

7. Архивы ОФСТИ отчитываются в установленном порядке перед ФГУП «Ростехинвентаризация».

8. Организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью архивов ОФСТИ осуществляет ФГУП «Ростехинвентаризация» и соответствующие учреждения Росархива, на учете которых состоят данные архивы ОФСТИ.

II. Состав архива ОФСТИ

1. В состав архива ОФСТИ входят: инвентарные дела на объекты градостроительной деятельности с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца независимо от формы собственности объекта, времени создания, вида носителя документной информации и оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения; законченные делопроизводством организации документы постоянного хранения, образовавшиеся при осуществлении деятельности структурных подразделений; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности; учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав, содержание и движение архивного фонда архива (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданные в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение и др.); информационные и учетные электронные базы данных ОФСТИ; печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива. В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

2. Технические паспорта, оценочная и иная учетно-техническая документация по объектам учета, копии зарегистрированных документов, сформированные в инвентарные дела, регистрационные книги, реестры, иные учетно-технические документы архивов ОФСТИ образуют архивные фонды.

III. Задачи и функции архива ОФСТИ

1. Основными задачами архива ОФСТИ являются:

1. комплектование документами, состав которых предусмотрен пунктом 1 раздела II;

2. проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты градостроительной деятельности, наличия регистрационных свидетельств, принадлежности объектов к памятникам архитектуры, истории и культуры;

3. прием, учет и хранение в установленном порядке подлинной документации и копий;

4. участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

5. контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел, документов и учетную документацию;

6. учет и розыск утраченных документов;

7. обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архивах;

8. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом, организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

9. осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве ОФСТИ и проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив.

2. Архив ОФСТИ в соответствии с возложенными задачами:

1. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел и документов;

2. проводит инвентаризацию (проверку наличия) и паспортизацию дел и документов архива;

3. осуществляет изготовление, хранение и учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования;

4. осуществляет разработку и согласование с соответствующими архивными учреждениями графика представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения Росархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

5. участвует в работе по составлению перечней (описей, реестров и др.) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

6. осуществляет оформление, описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передачу их в государственный архив;

7. составляет и представляет не позднее чем через три года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения Росархива;

8. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат хранящихся в архиве ОФСТИ дел и документов, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архивного учреждения (в том числе в электронном формате информационно-поисковых баз данных);

9. организует в установленном порядке использование документов;

10. информирует руководство ОФСТИ о составе и содержании документов архива;

11. выдает дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования (для работы в помещении архива);

12. исполняет запросы организаций и заявления граждан, выдает копии документов и выписки из архивных документов;

13. ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

14. проводит экспертизу научной и практической ценности, подготовку в установленном порядке и передачу в государственный архив дел и документов на объекты (памятники архитектуры, истории и культуры), других документов, имеющих научно-историческую ценность, участвует в работе экспертной комиссии организации;

15. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел организации, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив организации;

16. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации;

17. ежегодно, к 1 декабря отчетного года, составляет и представляет во ФГУП «Ростехинвентаризация» и государственный архив, на учете которого состоит, паспорт архива и сведения об изменениях в составе и объеме фондов. Учетные документы представляются с сопроводительным письмом;

18. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

19. направляет во ФГУП «Ростехинвентаризация» оформленные в установленном порядке страховые копии и сведения об объектах градостроительной деятельности с указанием вида собственности объекта, принадлежности объекта к памятникам архитектуры, истории и культуры и отнесением к составу Архивного фонда Российской Федерации.

3. Страхование архивных фондов ОФСТИ как федеральной собственности осуществляет ФГУП «Ростехинвентаризация».

IV. Права, обязанности и ответственность архива ОФСТИ

1. Для выполнения возложенных задач и функций архив ОФСТИ имеет право: контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций; участвовать в мероприятиях по повышению квалификации персонала по программам государственной технической инвентаризации и архивного дела; контролировать соблюдение в организации и ее структурных подразделениях установленных правил работы с архивными документами; требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, предоставления удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в Единый государственный реестр объектов градостроительной деятельности и постановки на государственный учет; вносить руководству ОФСТИ предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, подготовке дел и документов на архивное хранение.

2. При выполнении возложенных задач архив ОФСТИ обязан: руководствоваться законодательными и нормативными актами Правительства Российской Федерации, указаниями Госстроя России, ФГУП «Ростехинвентаризация», Росархива, методическими указаниями архивного органа субъекта Российской Федерации и настоящим Положением; своевременно и качественно выполнять обязанности, возложенные на архивы; соблюдать установленные сроки выдачи запрашиваемой информации; соблюдать установленный порядок доступа и выдачи запрашиваемой информации; соблюдать установленные сроки предоставления установленной отчетности архивом.

3. Начальник архива ОФСТИ организует в установленном порядке работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

4. За нарушение требований настоящего Положения должностные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

---