Приказ ФМБА России от 05.10.2021 № 201

«О переходе Федерального медико-биологического агентства на безбумажный документооборот»

ПРИКАЗ

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» приказываю:

1. Утвердить Временный регламент безбумажного документооборота ФМБА России согласно приложению к настоящему приказу.

2. Установить, что Инструкция по делопроизводству в Федеральном медико-биологическом агентстве <1>, утвержденная приказом ФМБА России от 14 марта 2019 г. № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФМБА России» действует в части, не противоречащей утвержденному настоящим приказом Регламенту.

---

<1> Далее — ФМБА России.

3. Заместителям руководителя ФМБА России, начальникам структурных подразделений центрального аппарата ФМБА России обеспечить ознакомление работников с настоящим приказом и его безусловное исполнение.

4. Признать утратившим силу приказ ФМБА России от 25 ноября 2020 г. № 338 «О переходе Федерального медико-биологического агентства на безбумажный документооборот».

5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на Управление делами и кадров ФМБА России (С.И. Козлов).

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ БЕЗБУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ФМБА РОССИИ

1. Общие положения

1.1. Временный регламент безбумажного документооборота (далее — Регламент) в Федеральном медико-биологическом агентстве (далее — ФМБА России) определяет порядок использования Системы электронного документооборота ФМБА России при организации делопроизводства в ФМБА России и его территориальных органах, содержит описание процесса создания, обработки электронных документов, их согласования и электронной отправки, а также специфических функций по применению электронной подписи. Безбумажный документооборот отличается от электронного документооборота тем, что в электронном документообороте возможно частичное или полное дублирование бумажного документооборота. Безбумажный документооборот подразумевает полный отказ от использования бумаг и переход исключительно в электронный формат.

1.2. Настоящий Регламент является временным и действует до полномасштабного внедрения системы электронного документооборота в центральном аппарате ФМБА России и во всех подведомственных организациях ФМБА России, а также их технического дооснащения.

1.3. Основной задачей настоящего документа является регламентация процессов межведомственного электронного документооборота в целях повышения эффективности работы с документами, ускорения процесса передачи, исключения потери информации и облегчения регистрации передаваемых документов, циркулирующих в структурных подразделениях и подведомственных ФМБА России организациях.

1.4. Настоящий Регламент является дополнением к действующей Инструкции по делопроизводству ФМБА России, утвержденной приказом ФМБА России от 14 марта 2019 г. № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального медико-биологического агентства» (далее — Инструкция по делопроизводству). Обмен документами с подведомственными ФМБА России организациями, не являющимися участниками внутриведомственного электронного документооборота, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ФМБА России, до момента подключения их к Системе электронного документооборота ФМБА России.

1.5 В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:

СЭД — система электронного документооборота. СЭД — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. СЭД реализует безбумажные технологии обработки и обмена электронными документами на протяжении всего жизненного цикла документа: с момента его создания или получения до завершения исполнения, а также его хранение и использование в текущей деятельности вплоть до уничтожения в связи с истечением установленного срока хранения;

СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия;

РК — регистрационная карточка документа;

КЗ — карточка задания;

ЭП — электронная подпись. ЭП обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом ЭП соответствует состоянию документа на момент подписи и при любом последующем изменении документа становится недействительной;

ОРД — организационно-распорядительные документы;

Документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ФМБА России;

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Пользователи — работники центрального аппарата ФМБА России, имеющие доступ к СЭД, в том числе осуществляющие регистрацию документов (регистраторы), создание и утверждение резолюций, а также исполнение поручений (исполнители);

Прикрепленный файл — текстовый или графический файл входящего, исходящего либо внутреннего документа, прикрепленный к регистрационной карточке документа;

Скан-образ — прикрепленный файл;

Регистрация документа — присвоение регистратором документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе в РК;

Резолюция — распорядительная информация о поручениях по документу (включает сведения об авторе, дате создания резолюции, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

Особый контроль (ОК) — постановке на особый контроль подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Российской Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и имеющие установленные сроки исполнения, а также в соответствии с резолюцией руководителя ФМБА России;

Контроль (К) — постановке на контроль подлежат документы в соответствии с резолюцией руководителя ФМБА России, заместителей руководителя ФМБА России;

Личный контроль (ЛК) — постановке на личный контроль подлежат документы в соответствии с резолюцией руководителя ФМБА России и находящиеся под личным контролем руководителя ФМБА России.

1.6. Регламент не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и документы с пометкой «Для служебного пользования».

2. Состав системы документооборота

2.1. В целях повышения эффективности делопроизводства работники центрального аппарата ФМБА России ведут работу в СЭД, обеспечивая выполнение следующих операций документооборота:

• внесение резолюций и выдача поручений по документу;
• подготовка документов;
• согласование документов;
• подписание документов;
• регистрация документов;
• контроль исполнения поручений;
• создание инициативных поручений (без привязки к документу);
• предоставление сведений об исполнении заданий и документов;
• отправка документов по системе межведомственного электронного документооборота;
• списание документов в дело.

2.2 В СЭД обрабатываются следующие виды документов:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние (приказы, протоколы, служебные записки, поручения руководства ФМБА России и др.).

3. Функциональные группы пользователей в СЭД

3.1. Пользователями СЭД являются работники центрального ФМБА России, которые в соответствии со своими должностными обязанностями участвуют в процессах документооборота.

3.2 СЭД обеспечивает возможность работы следующих функциональных групп пользователей:

• руководитель;
• помощник/секретарь руководителя;
• регистратор;
• контролер;
• исполнитель;
• делопроизводитель;
• экспедитор;
• регистратор обращений граждан;
• контролер обращений граждан;
• делопроизводитель управления.

3.2.1 Функциональная группа «Руководитель»

К функциональной группе «Руководитель» относятся:

• руководитель ФМБА России (далее — руководитель);
• заместители руководителя ФМБА России (далее — заместители руководителя);
• начальники управлений ФМБА России (далее — начальники управлений).

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Руководитель», в СЭД являются:

• согласование и утверждение (подписание) проектов документов в рамках своей компетенции;
• наложение резолюций на документы (входящие и внутренние) в рамках своей компетенции;
• наложение резолюций на поручения вышестоящего руководителя;
• выдача инициативных поручений подчиненным работникам.

3.2.2 Функциональная группа «Помощник руководителя/секретарь»

К функциональной группе «Помощник руководителя/секретарь» относятся:

• секретариат руководителя;
• секретари-помощники заместителей руководителя;
• секретари-помощники начальников управлений.

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Помощник руководителя/секретарь», в СЭД являются:

• рассмотрение корреспонденции, поступившей в адрес руководителя;
• подготовка проектов резолюций/поручений на утверждение руководителю;
• контроль хода исполнения поручений, в том числе инициативных;
• проверка результата исполнения поручений, в том числе инициативных;
• списание документов в дело подразделения (за исключением документов, требующих подготовки ответа).

3.2.3 Функциональная группа «Регистратор»

К функциональной группе «Регистратор» относятся работники общего отдела Управления делами и кадров ФМБА России (далее — общий отдел).

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Регистратор», в СЭД являются:

• осуществление организации документопотока в центральном аппарате ФМБА России;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• регистрация локальных нормативных правовых актов;
• сканирование бумажных документов, направленных в адрес руководителя и заместителей руководителя ФМБА России.

3.2.4 Функциональная группа «Контролер»

К функциональной группе «Контролер» относятся работники отдела по работе с обращениями граждан и контроля за исполнением Управления делами и кадров ФМБА России (далее — отдел контроля).

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Контролер», в СЭД являются:

• постановка документов на «Особый контроль», «Контроль»;
• контроль хода исполнения заданий централизованного контроля;
• проверка результатов исполнения поручений (заданий);
• снятие заданий с централизованного контроля;
• подготовка отчетов о ходе исполнения поручений руководителя.

3.2.5 Функциональная группа «Исполнитель»

К функциональной группе «Исполнитель» относятся работники структурных подразделений центрального аппарата ФМБА России.

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Исполнитель», в СЭД являются:

• исполнение поручений руководителя;
• подготовка и согласование проектов внутренних и исходящих документов во исполнение входящих или иных документов;
• подготовка и прикрепление ответов на обращения граждан в СЭД;
• подготовка ответов на обращение граждан на бумажном носителе для отправки их Почтой России, Исполнитель передает распечатанный оригинал документа работникам общего отдела;
• согласование проектов документов, полученных подразделением для согласования в рамках своей компетенции.

3.2.6 Функциональная группа «Экспедитор»

К функциональной группе «Экспедитор» относятся работники общего отдела.

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Экспедитор», в СЭД являются:

• обработка поступивших документов на бумажном носителе;
• внесение реквизитов документа в СЭД;
• сканирование документов, поступивших на бумажных носителях, прикрепление электронного образа в СЭД;
• регистрация исходящей корреспонденции в разделе «экспедиция»;
• печать конвертов и отправление ответных писем адресатам.

3.2.7 Функциональная группа «Регистратор обращений граждан»

К функциональной группе «Регистратор обращений граждан» относятся работники отдела контроля.

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Регистратор обращений граждан», в СЭД являются:

• обработка поступивших документов на бумажном носителе;
• внесение реквизитов документа в СЭД;
• подготовка проектов резолюций/поручений на утверждение руководителю;
• сканирование документов, поступивших на бумажных носителях, прикрепление электронного образа в СЭД;
• формирование журнала регистрации за необходимый период с помощью расширенного поиска;
• формирование архива поступивших обращений и отправление их в справочно-сетевой телефонный узел (далее — ССТУ).

3.2.8 Функциональная группа «Контролер Обращений граждан»

К функциональной группе «Контролер Обращений граждан» относятся работники отдела контроля.

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Контролер Обращений граждан», в СЭД являются:

• постановка заданий на централизованный контроль;
• контроль хода исполнения заданий централизованного контроля;
• проверка результатов исполнения поручений (заданий);
• снятие заданий с централизованного контроля;
• подготовка отчетов о ходе исполнения поручений руководителей.

3.2.9 Функциональная группа «Делопроизводитель управления»

К функциональной группе «Делопроизводитель управления» относятся:

• секретари-помощники заместителей руководителя;
• секретари-помощники начальников управлений.

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Делопроизводитель управления», в СЭД являются:

• обработка поступивших внутренних документов от исполнителей за подписью начальника управления;
• регистрация внутренних документов подразделения за подписью начальника управления.

3.2.10 Функциональная группа «Делопроизводитель»

К функциональной группе «Делопроизводитель» относятся:

• секретари-помощники заместителей руководителя;
• секретари-помощники начальников управлений.

Основными функциями должностных лиц, относящихся к функциональной группе «Делопроизводитель», в СЭД являются:

• обработка поступивших внутренних документов от исполнителей за подписью заместителей руководителя, начальников управлений;
• регистрация внутренних документов подразделения руководителя, заместителей руководителя, начальников управлений;
• доведение документов до исполнителя, в том числе руководителям подведомственных организаций, в соответствии с резолюцией руководителя, заместителя руководителя, начальника управления.

4. Разграничение прав доступа

При входе в СЭД используется учетная запись и пароль пользователя, с которым он в текущий момент времени работает в операционной системе стационарного автоматизированного рабочего места ФМБА России. Ограничения распространяются на работу с документами, включающими персональные данные человека.

5. Организация электронного документооборота в ФМБА России

5.1 Предварительная обработка входящей корреспонденции.

5.1.1. Документы, поступающие в ФМБА России по почте и нарочно, подлежат обработке в экспедиции, подразделении общего отдела.

5.1.2. Документы, поступающие по электронной почте, МЭДО, подлежат обработке в общем отделе.

5.1.3. По результатам предварительной обработки работниками общего отдела принимается решение о необходимости регистрации документа или передаче в соответствующее управление для последующей регистрации.

5.1.4. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в Перечне входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в ФМБА России в соответствии с приложением № 1 к настоящему Регламенту.

5.2 Регистрация входящих документов.

5.2.1. Общий отдел осуществляет регистрацию корреспонденции с прикреплением скан-образа документа (для документов, поступивших на бумажном носителе), за исключением документов, указанных в Перечне входящих документов и приложений к ним, не подлежащих сканированию в СЭД ФМБА России в соответствии с приложением № 2 к настоящему Регламенту.

5.2.2. Отдел контроля ставит на контроль в соответствии резолюцией руководителя, заместителя руководителя, делая пометку с указанием даты о виде контроля задания, и направляет документ на исполнение.

5.2.3. Срок регистрации документов обеспечивается в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

5.2.4. Регистрация документов с установленным сроком исполнения осуществляется в день поступления, направляется по компетенции, одновременно информируется отдел контроля.

5.2.5. Регистрация документов с пометкой «срочно», «весьма срочно», «оперативно» осуществляется в день поступления.

6. Указание по исполнению документа

6.1 Документы, поступающие в ФМБА России, подразделяются на категории:

• документы, поступающие на рассмотрение руководителю;
• документы, поступающие на рассмотрение заместителям руководителя и начальникам управлений.

6.2. Указания по исполнению документа оформляются в виде резолюции (задания к документу).

6.3 Проект резолюции руководителя:

• подготавливается помощником-секретарем руководителя и заместителей руководителя;
• при необходимости ставится на контроль;
• направляется помощником-секретарем руководителя для рассмотрения и утверждения руководителю;
• утверждается либо возвращается на доработку руководителем помощнику-секретарю руководителя.

6.4 Проекты резолюций заместителей руководителя, начальников управлений:

• подготавливаются секретарями-помощниками заместителей руководителя, начальников управлений и направляются на рассмотрение и утверждение заместителям руководителя, начальникам управлений;
• рассматриваются и утверждаются заместителями руководителя, начальниками Управлений.

6.5. Проект резолюции может быть утвержден секретарем-помощником руководителя при условии передачи ему соответствующих полномочий приказом руководителя ФМБА России.

6.6. Срок исполнения заданий по резолюции не должен превышать срока, установленного резолюцией верхнего уровня.

6.7. Срок исполнения заданий по резолюции верхнего уровня устанавливается в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

6.8. Автор резолюции может требовать от исполнителей по результатам исполнения представить отчет по исполнению, соответствующие реквизиты устанавливаются в карточке резолюции.

6.9. Резолюция должна содержать как минимум одного ответственного исполнителя.

6.10. Результатом утверждения резолюции являются задания исполнителям по документу, автоматически создаваемые в СЭД.

6.11. Необходимость постановки на контроль задания по резолюции верхнего уровня определяет отдел контроля.

6.12. Необходимость постановки на контроль задания по резолюции второго и последующих уровней определяет подписант резолюции.

6.12.1. При постановке задания на контроль снятие реквизита контроля недопустимо.

6.13. При исполнении обязанностей руководителя, заместителя руководителя секретарь-помощник руководителя, заместителя руководителя соответственно, получивший документ для подготовки резолюции, готовит проект резолюции, подписантом и утверждающим резолюцию указывает фамилию, имя, отчество исполняющего обязанности руководителя, заместителя руководителя.

7. Исполнение задания по документу

7.1 Исполнители по факту утвержденной резолюции получают задание.

7.2. Приступая к исполнению задания, исполнитель меняет статус задания с «на рассмотрении» на статус «в работу».

7.3. Результатом рассмотрения исполнителем задания может стать резолюция, формируемая согласно требованиям раздела 6 настоящего Регламента.

7.4. В случае если задание требует формирования документа во исполнение, исполнитель создает проект документа и размещает его в СЭД путем создания РК и прикрепления к ней проекта документа.

7.5. Проект документа создается по форме, утвержденной Инструкцией по делопроизводству.

7.6. Для всех видов заданий исполнитель перед завершением задания в обязательном порядке указывает причину закрытия задания путем добавления комментария в карточке задания в закладке «отчет».

7.7. В случае если исполнение задания не предполагает создание исходящего или внутреннего документа, исполнитель ставит признак исполнения и нажимает на кнопку «исполнить». СЭД меняет статус задания с «в работе» на «исполнено» для неконтрольных документов и «на снятии с контроля» для контрольных документов.

8. Согласование и подписание проектов документов

8.1. Обязательному согласованию в СЭД подлежат все исходящие и внутренние документы.

8.2. Инициатором согласования документа является его автор (исполнитель задания).

8.3. Согласование может проводиться по последовательной или параллельной схеме.

8.4. Согласование может быть предварительным, не предполагающим итогового подписания документа. По завершении предварительного согласования автор (исполнитель задания) инициирует согласование, предполагающее подписание документа, при этом последним в цепочке согласования назначается должностное лицо, утверждающее (подписывающее) документ.

8.5. Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа.

8.6. Участник согласования либо уполномоченный им работник может вносить свои замечания по тексту документа в режиме «Рецензирование» в текстовом редакторе и сохраняет результаты изменений.

8.7. При сохранении проекта документа с правками участника согласования СЭД автоматически создает новую версию проекта документа.

8.8 Участники согласования завершают согласование со следующими визами:

• согласован;
• не согласован;
• согласован с замечаниями;
• согласован с комментариями.

8.9. Виза «согласован» проставляется при согласовании проекта документа и предполагает, что участник согласования полностью согласен с содержанием документа.

8.10. Виза «согласован с замечаниями» проставляется при согласовании измененного проекта документа.

8.11. Виза «не согласован» проставляется при отказе согласования документа в представленной редакции и предполагает дальнейшую доработку проекта документа.

8.12. Виза «согласован с комментариями» проставляется при согласовании измененного проекта документа с правками документа, не влияющими на его содержание.

8.13. Согласование проекта документа после получения отказа приостанавливается. Повторно на согласование может быть направлен только новый проект документа.

8.14. В случае необходимости доработки документа, согласованного визой «согласован с замечаниями», исполнитель должен произвести повторную процедуру согласования проекта документа со всеми участниками процесса согласования.

8.15. При проставлении визы (согласовании документа) участник согласования осуществляет согласование путем нажатия на кнопку «согласовать файл» или проект документа в целом (при этом наличие квалифицированной электронной подписи не требуется).

8.15.1. При утверждении (подписании документа) участник согласования осуществляет утверждение документа путем подписания отдельного файла или документа в целом своей квалифицированной электронной подписью.

8.16. Срок рассмотрения участником согласования проекта документа регламентируется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

8.17. Результатом процесса согласования является «Лист согласования», содержащий визы участников согласования.

8.18. Согласованный проект документа переводится в формат PDF, назначается финальной версией и направляется на утверждение (подпись).

8.19. Согласованный проект документа утверждается (подписывается) с применением квалифицированной электронной подписи руководителем, первым заместителем руководителя, заместителями руководителя, начальниками управлений или заместителями начальников управлений в соответствии с п. 3.7.4 Инструкции по делопроизводству.

8.20. Документ, подписанный ЭП, направляется на регистрацию в общий отдел.

8.21. Распечатываются вместе с «Листом согласования» на бумажном носителе и представляются руководителю на рукописное подписание следующие проекты документов:

• акты ФМБА России на официальных бланках (приказы, указания, распоряжения);
• документы кадрового учета;
• контракты, договоры, соглашения;
• доверенности и иные документы, связанные с представлением интересов ФМБА России в судебных инстанциях, ведомствах, органах и организациях;
• иные документы, требующие рукописного визирования и (или) подписания.

8.22. Документ, подписанный на бумажном носителе, направляется на регистрацию в общий отдел.

9. Регистрация исходящих и внутренних документов

9.1. Регистрации в общем отделе подлежат документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя.

9.2. Регистрация документов, подписанных начальниками управлений, заместителями начальников управлений, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

9.3 Регистрация документов по исполнению входящего документа обязательно включает:

• завершение задания исполнителем — автором документа;
• указание связи входящего документа и документа во исполнение;
• указание вида документа;
• указание подписанта;
• указание исполнителя;
• указание содержания;
• указание, кому отправляется письмо;
• указание вида доставки;
• сканирование и размещение документа в СЭД.

10. Хранение документов на бумажных носителях

10.1. Отдельные виды документов постоянного срока хранения, имеющие особую роль и значение для граждан, общества, государства, включенные в Перечень видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также локальные нормативные документы, сроки хранения которых от 50 до 75 лет, подлежат подписанию и хранению на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел ФМБА России, утвержденной руководителем ФМБА России.

Виды документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

1. Приглашения на встречи, конференции, съезды общественных организаций и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

2. Рекламные материалы, проспекты.

3. Поздравительные телеграммы и открытки.

4. Печатные издания: книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и т.п. (без сопроводительных писем).

5. Ведомственные статистические сборники, формы статистической отчетности (без сопроводительных писем).

6. Научные отчеты по темам (без сопроводительных писем).

7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты (без сопроводительных писем).

8. Счета, квитанции, накладные, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).

9. Документы, поступающие без подписи и регистрационного исходящего номера (за исключением обращений граждан).

1. Документы с грифом ДСП «Для служебного пользования».

2. Приложение к письму, прошитое и/или заверенное, скрепленное печатью.

3. Приложение к письму с количеством листов более 100.

4. Приложения к письму, поступившие почтой с вложением на электронном носителе.

5. Приложения к письму (книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники, фотографии и т.п.).

6. Трудовые книжки.

7. Документы, носящие конфиденциальный характер (копии паспорта и документы с внесенными личными данными и т.д.).

8. Государственные контракты, договоры, доверенности.

9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

---