Приказ ФМБА РФ от 21.01.2009 № 20

«Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ФМБА России»

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ МЕДИКО-БИОЛОГИЧЕСКОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 21 января 2009 г. № 20

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ

В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральном медико-биологическом агентстве приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ФМБА России (далее — Инструкция).

2. Начальникам управлений ФМБА России, руководителям территориальных органов ФМБА России и подведомственных организаций ФМБА России:

2.1. Ознакомить с Инструкцией работников, ответственных за ведение делопроизводства.

2.2. Обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящей Инструкции.

3. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ФМБА РОССИИ

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.

Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации <1>, содержащими информацию ограниченного распространения в центральном аппарате, а также в территориальных органах и подведомственных организациях ФМБА России.

---

<1> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.).

Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности ФМБА России, территориальных органов ФМБА России и подведомственных организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

сведения об исполнении бюджета, использовании государственных ресурсов, состоянии экономики и потребностях населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

4. На документах (в необходимых случаях — и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

5. В ФМБА России установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения:

по центральному аппарату ФМБА России — руководитель ФМБА России, его заместители, начальники управлений ФМБА России;

по территориальным органам ФМБА России — руководители/заместители руководителей территориальных органов;

по подведомственным организациям — руководители организаций и их заместители.

6. Должностные лица, указанные в п. 5 настоящей Инструкции, наделены полномочиями по снятию пометки «Для служебного пользования» с документов, необоснованно отнесенных к категории ограниченного распространения подчиненными им должностными лицами.

Право снятия пометки «Для служебного пользования» имеют:

руководитель ФМБА России — с документа, которому присвоена эта пометка заместителями руководителя ФМБА России, начальниками управлений ФМБА России, руководителем/заместителем руководителя территориального органа ФМБА России, руководителем/заместителем руководителя подведомственной организации;

заместитель руководителя ФМБА России — с документа, которому присвоена эта пометка начальниками управлений ФМБА России, руководителем/заместителем руководителя территориального органа ФМБА России, руководителем/заместителем руководителя подведомственной организации.

7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, за соблюдение требований настоящей Инструкции и ограничений, предусмотренных п. 3 Инструкции.

8. Начальникам управлений ФМБА России, на которые возложены функции организации делопроизводства (далее — служба делопроизводства) и функции защиты государственной тайны (далее — служба защиты государственной тайны) предоставлено право вносить предложения должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (п. 5 Инструкции), о внесении или снятии пометки «Для служебного пользования» по разрабатываемым или уже действующим документам. В случае возникновения разногласий по этому вопросу окончательное решение принимает руководитель ФМБА России.

9. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (п. 5 Инструкции), устанавливают перечень лиц, организаций, которым направляется документ с пометкой «Для служебного пользования».

10. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя ФМБА России, заместителей руководителя ФМБА России, начальников управлений ФМБА России, руководителей/заместителей руководителей территориальных органов ФМБА России, руководителей/заместителей руководителей подведомственных организаций, принявших решение о присвоении документу пометки «Для служебного пользования», не подлежит разглашению (распространению).

11. При изменении объективных обстоятельств, вследствие чего дальнейшая защита документов ограниченного распространения нецелесообразна, по решению руководителя ФМБА России, его заместителей, руководителей территориальных органов ФМБА России, руководителей подведомственных организаций в пределах их компетенции с них снимается пометка «Для служебного пользования».

Предложения и обоснования о снятии с документов пометки «Для служебного пользования» вносятся:

по центральному аппарату ФМБА России — начальниками управлений ФМБА России, подготовившими эти документы, а также руководителем службы делопроизводства и руководителем службы защиты государственной тайны;

по территориальным органам ФМБА России — руководителями структурных подразделений, подготовивших указанные документы, а также лицами, ответственными за работу службы делопроизводства;

по подведомственным организациям — руководителями подразделений подведомственных организаций, подготовивших эти документы, а также лицом, ответственным за работу службы делопроизводства.

12. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими информацию, государственные гражданские служащие ФМБА России и территориальных органов ФМБА России, работники подведомственных организаций могут быть привлечены к дисциплинарной или иной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Начальники управлений ФМБА России, руководители территориальных органов и подведомственных организаций несут персональную ответственность за организацию и осуществление защиты служебной информации ограниченного распространения.

14. Контроль за соблюдением установленных правил и порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в центральном аппарате ФМБА России возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя службы защиты государственной тайны, в территориальных органах и подведомственных организациях России — на их руководителей.

15. В случае прекращения деятельности ФМБА России, территориальных органов или подведомственных организаций, в том числе вследствие ликвидации или реорганизации, дальнейшее использование служебной информации ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством.

II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

16. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом (начальник управления ФМБА России, заместитель руководителя ФМБА России, руководитель ФМБА России, руководитель/заместитель руководителя территориального органа ФМБА России, руководитель/заместитель руководителя подведомственной организации), подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

17. Прием, учет (регистрацию) и хранение документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляет служба делопроизводства.

18. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регламентируется настоящей Инструкцией и Инструкцией по делопроизводству в ФМБА России.

19. Документы с пометкой «Для служебного пользования» набираются на компьютере, защищенном или с закрытым доступом в общую информационную систему ФМБА России или информационную систему территориального органа, подведомственной организации. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются отдельно от несекретной информации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

При регистрации указанных документов к регистрационному индексу документа добавляется пометка «дсп».

Документы с пометкой «Для служебного пользования» передаются работникам подразделений под роспись; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; а также могут быть переданы нарочным через должностное лицо, имеющее к ним доступ.

Исходящие документы с пометкой «Для служебного пользования» размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в соответствии с п. 5 настоящей Инструкции. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Сотрудники ФМБА России, территориальных органов ФМБА России и подведомственных организаций, осуществляющие работу с документами с пометкой «Для служебного пользования», хранят указанные документы в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

20. Запрещается сканирование — введение в систему электронного документооборота электронной версии служебных документов с пометкой «Для служебного пользования».

21. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и начальником структурного подразделения ФМБА России, руководителем/заместителем руководителя территориального органа или подведомственной организации.

22. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

23. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

24. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

25. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем управления ФМБА России, руководителем/заместителем руководителя территориального органа, руководителем/заместителем руководителя подведомственной организации.

26. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом ФМБА России (территориального органа, подведомственной организации). В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. В библиотеках и архивах, где может быть сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

27. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

28. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

---