Приказ Росфиннадзора от 14.09.2005 № 197
Актуально на 10.11.2026.
Как цитировать: Приказ Росфиннадзора от 14.09.2005 N 197. 197. 14.09.2005. https://bukva.ai/docs/prikaz-197-2005-rosfinnadzor-federalnaya
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы финансово-бюджетного надзора»
Внимание
Документ фактически утратил силу в связи с изданием Указа Президента РФ от 02.02.2016 № 41, упразднившего Федеральную службу финансово-бюджетного надзора с передачей ее функций Федеральному казначейству, Федеральной таможенной службе и Федеральной налоговой службе.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
ПРИКАЗ
от 14 сентября 2005 г. № 197
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
В целях организации единообразия ведения делопроизводства и соблюдения требований в работе с документами в центральном аппарате Федеральной службы финансово-бюджетного надзора приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы финансово-бюджетного надзора.
2. Работникам центрального аппарата Федеральной службы финансово-бюджетного надзора руководствоваться в своей деятельности требованиями Инструкции по делопроизводству.
3. Контроль за исполнением Приказа возложить на Административное управление (Крюков Ю.Н.).
С. Ю. Павленко
от 14 сентября 2005 г. № 197
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы финансово-бюджетного надзора определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и обращениями граждан в Федеральную службу финансово-бюджетного надзора <1>.
<1> Далее по тексту — Росфиннадзор.
1.2. Правила и порядок работы с секретными документами в Федеральной службе устанавливаются специальной инструкцией.
1.3. Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, а также требования Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 № 68, «Основных правил работы архивов организаций», Положения о Федеральной службе финансово-бюджетного контроля, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2004 № 278, Регламента об Административном управлении, Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Министерства финансов Российской Федерации, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16.08.2001 № 229, иных нормативных актов.
1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Административным управлением.
1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников Росфиннадзора.
Работники Росфиннадзора несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения и начальнику общего отдела Административного управления. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника общего отдела Административного управления и курирующего заместителя руководителя Росфиннадзора.
При уходе в отпуск, в случае болезни и выезда в командировку работник по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении — сдает числящиеся за ним документы сотруднику, ответственному за делопроизводство.
1.6. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Росфиннадзора отвечают их руководители.
Организация, ведение и совершенствование делопроизводства с применением современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Росфиннадзора осуществляются Административным управлением.
1.7. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Росфиннадзоре, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.
2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации
2.1. Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и иных актов, подготовленных в Росфиннадзоре и требующих решения Правительства Российской Федерации, вносятся руководителем Росфиннадзора в Министерство финансов Российской Федерации.
2.2. До внесения в Министерство финансов Российской Федерации проекты документов подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами государственной власти, а при необходимости, с государственными и другими организациями. Согласованные акты визируются руководителями указанных органов и организаций.
2.3. Проекты постановлений и распоряжений и иных актов, требующих решения Правительства Российской Федерации, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
Если подготовленный акт Правительства Российской Федерации влечет за собой изменения или дополнения других актов Правительства Российской Федерации, то эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде отдельного акта одновременно с ним.
В случае, если имеются разногласия по проекту с другими заинтересованными государственными органами и организациями, к проекту прилагаются протокол согласительного совещания и перечень разногласий с их мотивировками, а также подлинники замечаний, подписанные руководителями соответствующих органов и организаций.
2.4. Руководители структурных подразделений Росфиннадзора несут персональную ответственность за качество и своевременность подготовки документов.
2.5. Документы по вопросам, включенным в План заседания Правительства Российской Федерации, представляются в Министерство финансов Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом.
Вопросы, связанные с рассмотрением проектов актов Правительства Российской Федерации, решения по которым принимаются исключительно на заседаниях Правительства Российской Федерации, могут включаться в проект повестки очередного заседания по мере готовности проектов соответствующих актов, но не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания.
Подготовленные по поручению руководителя Росфиннадзора предложения и замечания по материалам, включенным в повестку дня предстоящего заседания Правительства Российской Федерации, представляются в Министерство финансов Российской Федерации не позднее чем за двое суток.
2.6. Поступающие на согласование в Росфиннадзор проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов, подготовленных федеральными органами исполнительной власти, рассматриваются в структурных подразделениях не более чем в 10-дневный срок, если не указан другой срок рассмотрения проекта нормативного акта.
2.7. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
3. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов
3.1. Подготовка приказов
3.1.1. В соответствии с Положением о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2004 г. № 278, руководитель в пределах своих полномочий издает приказы, имеющие нормативный характер, а по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельности Росфиннадзора — приказы ненормативного характера.
Право подписи приказов по основной деятельности, приказов по личному составу предоставлено руководителю Росфиннадзора, а в его отсутствие — лицу, его замещающему.
3.1.2. Приказы издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также на инициативной основе. Проекты приказов готовятся соответствующими структурными подразделениями центрального аппарата по поручению руководства Росфиннадзора или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.
3.1.3. Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа, обязан дать конкретные задания по подготовке документа и определить сроки.
Срок подготовки проекта приказа во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации не должен превышать 10 дней, если не установлен другой срок.
3.1.4. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.
3.1.5. При подготовке проектов приказов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами.
Если приказ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа должен быть пункт, который начинается словами «Признать утратившим силу...».
3.1.6 Правила оформления приказов.
3.1.6.1. Текст приказов и приложений к ним печатаются в редакторе «Microsoft Word» или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman, размером № 14, через 1 интервал, на соответствующем бланке (Приложение № 1), без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное последующее воспроизведение средствами копировально-множительной техники.
3.1.6.2. Обязательным реквизитом документа является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа и отвечать на вопрос «О чем?».
Если в приказе отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Шрифт заголовка — полужирный Times New Roman, размер № 14. Например:
и надзора в оборонном комплексе
Текст приказа отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.1.6.3. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.
3.1.6.4. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку строчными буквами от левого края поля, затем ставится двоеточие.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слово приказываю не печатается.
3.1.6.5. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.
Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Значительные по объему документы (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается разрыв дат, знака № и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа.
При утверждении приказом какой-либо комиссии или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа делается ссылка.
В последнем пункте документа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
В текст приказа не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
3.1.6.6 Оформление дат в приказах.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (день месяца и месяц — двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами).
Например, дату 5 октября 2004 г. следует оформлять 05.10.2004.
В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты — 25 октября 2004 г.
3.1.6.7. При наличии приложений в текстах приказов на них делаются ссылки.
На приложении в правом верхнем углу первого листа проставляется следующая отметка, содержащая наименование, дату и номер основного документа:
ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу Федеральной службы
финансово-бюжетного надзора
от _____________ N _________
Если приложений несколько, указывается номер приложения со знаком «N», например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к приказу Федеральной службы
финансово-бюджетного надзора
от _____________ N _________
При наличии в тексте приказа формулировки «Утвердить» (прилагаемую Инструкцию, положение, состав комиссии и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНА», или «УТВЕРЖДЕНО», или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на приказ, его дату и номер, например:
УТВЕРЖДЕНА
приказом Федеральной службы
финансово-бюжетного надзора
от ____________ N _________
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
3.1.6.8. До представления на подпись руководителю Росфиннадзора приказ должен быть согласован с руководителями структурных подразделений, деятельности которых он касается или которым даются конкретные поручения, руководителями Юридического и Административного управлений, а в их отсутствие лицами, официально их замещающими, а также заместителями руководителя Росфиннадзора, функционально курирующими те виды деятельности, которые изложены в приказе.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в нижней части листа.
Если визирующий не согласен с текстом приказа, то он излагает свои замечания на отдельном листе и делает заметку «Замечания прилагаются».
3.1.6.9 Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении взысканий):
оформляются только отделом кадров Административного управления по представлениям структурных подразделений центрального аппарата, которые согласовываются с курирующим заместителем руководителя Росфиннадзора, руководителем соответствующего структурного подразделения.
3.1.6.10. Командирование работников центрального аппарата осуществляется только на основании приказов о командировании работников, которые готовит отдел кадров Административного управления:
при плановом командировании — в соответствии с утвержденным руководителем Росфиннадзора планом-графиком командировок, на основании служебных записок руководителей структурных подразделений центрального аппарата;
при внеплановом командировании — в соответствии с указаниями руководителя Росфиннадзора.
3.1.6.11. Совместные приказы Росфиннадзора с другими федеральными органами исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
наименования Федеральной службы финансово-бюджетного надзора и другого федерального органа исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ, располагается центрованно;
дата совместного приказа едина, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей Федеральной службы финансово-бюджетного надзора и другого федерального органа исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне (Приложение № 2).
Подготовка и оформление совместного приказа осуществляется в соответствии с п. 3.1.6. Текст совместного распорядительного документа излагается от первого лица множественного числа: «приказываем:». Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным листом согласования (Приложение № 3).
3.1.6.12. Приказы по основной деятельности оформляются структурными подразделениями центрального аппарата Росфиннадзора. Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по личному составу.
3.1.6.13. Не допускается внесение изменений или дополнений в приказ после его подписания.
3.1.6.14. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.
3.2. Подготовка положений, правил и инструкций
3.2.1. Положения, правила и инструкции утверждаются путем издания приказа руководителя Росфиннадзора.
3.2.2. Правила подготовки проектов положений, правил и инструкций соответствуют правилам подготовки проектов иных организационно-распорядительных документов (п. 3).
3.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
3.3. Подготовка протоколов совещаний
3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, выступлений участников совещания, представленных справок, проектов решений и др.
Записи во время совещания и подготовка текста возлагается на работника, которому поручена техническая организация проведения совещания. Текст протокола должен быть подготовлен в течение суток со дня совещания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются начальником управления, ответственным за подготовку.
3.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании, подшиваются в дело отдела обеспечения деятельности руководства Росфиннадзора. Выписки из протокола о принятых решениях направляются исполнителям в соответствии с указанием председательствующего на совещании.
3.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
Председатель или председательствующий.
Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших.
Выступающие по каждому пункту дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Основное содержание выступлений отражается в тексте протокола или прилагается к нему; в этом случае делается отметка в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.
3.3.4. Протокол подписывается председательствующим на совещании и секретарем. Датой протокола является дата совещания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний руководителя Росфиннадзора, протоколы совещаний заместителя руководителя Росфиннадзора, протоколы квалификационных комиссий, протоколы общих собраний и др.
3.3.5. Протокол печатается на стандартном листе бумаги (Приложение № 4) формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование организации — Федеральная служба финансово-бюджетного надзора.
Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Вид совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не на обычном месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид совещания» и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании, и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.4. Оформление исходящих документов
3.4.1. Письма в адрес других (сторонних) организаций и учреждений оформляются в подразделениях Росфиннадзора на бланке (Приложения № 5, 6, 7) с соблюдением нормативных требований настоящей Инструкции. Служебные письма готовятся:
во исполнение поручений Аппарата Правительства Российской Федерации;
во исполнение поручений Министра финансов Российской Федерации или его заместителей;
как сопроводительные письма, отзывы и заключения на законодательные и иные нормативно-правовые акты;
как ответы на письменные запросы организаций и частных лиц;
как инициативные письма по вопросам компетенции Росфиннадзора, в том числе методические указания и информационные сообщения для территориальных управлений Федеральной службы финансово-бюджетного надзора.
3.4.2. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией.
Документы, направляемые Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и другим органам, подписываются руководителем Росфиннадзора или его заместителями, курирующими соответствующие структурные подразделения.
Документы, направляемые в территориальные органы, а также сторонним организациям, подписываются руководителем Росфиннадзора, его заместителями, руководителями структурных подразделений Росфиннадзора или лицами, официально их замещающими.
3.4.3. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила.
Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Составные части реквизита печатаются флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы расположения реквизита «Адресат»).
Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке. Например: Федеральная служба по финансовому мониторингу
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
В состав адресата входят: наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется сторонним организациям или частному лицу, исполнитель указывает полный почтовый адрес.
Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Министерство финансов
Российской Федерации
Департамент финансовой
политики
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направленном ему документе.
При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:
Заместителю Министра
финансов Российской
Федерации
С.Д.Шаталову
Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом.
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям территориальных
управлений Федеральной службы
финансово-бюджетного надзора
Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:
В.Г.Новикову
ул. Елецкая, д. 8, кв. 5
Москва, 115583
Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки. Указатель рассылки визируется исполнителем документа, подписывается руководителем соответствующего подразделения Росфиннадзора.
3.4.4. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков.
3.4.5. Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.) или от третьего лица единственного числа (Федеральная служба... вносит.., Юридическое управление рассмотрело... и т.п.). Если письмо оформлено на бланке руководителя Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, то его текст излагается от первого лица единственного числа «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Датой письма является дата его подписания. Оформление дат в письме осуществляется в соответствии с п. 3.1.6.6.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:
3.4.6. Приложение. Информация о приложении в служебном письме отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:
Если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа. Приложение: 1. Проект федерального закона «...» на 7 л. в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту... на 3 л. в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Слово «Приложение» печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.
3.4.7. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2 — 3 межстрочными интервалами.
Если письмо оформляется на бланке руководителя Росфиннадзора (заместителя руководителя), то документ должен иметь личную подпись, инициалы и фамилию.
При оформлении документа на бланке письма указывается должность руководителя (заместителя руководителя) без наименования организации, например:
Руководитель подпись инициалы, фамилия
Если документ оформляется не на бланке (например, служебная записка), то в подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:
Начальник Юридического управления Росфиннадзора подпись инициалы, фамилия
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, ниже указывается дата, например:
Заместитель руководителя Заместитель руководителя Федеральной службы Федеральной налоговой финансово-бюджетного службы
надзора
подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия дата дата
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.4.8. Если письмо является составной частью переписки по одному или группе вопросов, то в нем обязательно делается ссылка на номер ранее полученного документа, ответом на который настоящее письмо является. Если письмо оформляется на бланке, то ссылка печатается непосредственно под титульным реквизитом бланка, например:
На № 01-02-04/76 от 19.10.2004.
Если письмо оформляется на стандартном листе бумаги (для внутренней переписки), то ссылка на номер рассматриваемого документа печатается у левого поля, двумя интервалами выше текста или уважительного обращения к адресату или в начале текста документа, например:
В соответствии с Вашим письмом от 12.11.2004 № 07-01-02/81...
3.4.9. В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа исполнитель указывает свою фамилию (фамилию, имя, отчество), номер служебного телефона, например:
3.4.10. Второй экземпляр документа визируется на лицевой стороне последнего листа документа внизу, там же ставятся визы руководителей подразделений, к компетенции которых относится документ.
3.4.11. Финансовые документы — доверенности, материальные заявки и другие, как правило, заверяются двумя подписями: руководителя Росфиннадзора или его заместителя и главного бухгалтера, и заверяются гербовой печатью.
3.4.12. Идентификатор электронной копии документа (или отметка для автоматического поиска документа). Если документ создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы или на последней странице документа и содержащая наименование файла на машинном носителе или иные поисковые данные, устанавливаемые в Росфиннадзоре для поиска документов в базе компьютера.
3.5. Оформление договоров (соглашений)
3.5.1. Проекты договоров (соглашений) подготавливаются соответствующими управлениями на основании поручений руководителя Росфиннадзора или его заместителей в пределах компетенции.
Проект договора (соглашения) визируется (на оборотной стороне последнего листа, с указанием даты согласования) начальником управления, подготовившего этот проект, начальниками заинтересованных структурных подразделений, курирующим заместителем руководителя Росфиннадзора и Юридическим управлением.
Начальник Юридического управления в случае отсутствия замечаний осуществляет постраничное (на оборотной стороне листа, с указанием даты согласования) визирование документа. При наличии разногласий правового характера начальник Юридического управления докладывает о них лично руководителю Росфиннадзора или лицу, его замещающему.
Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые затраты со стороны Росфиннадзора, визируются заместителем начальника управления — начальником отдела финансирования и начальником Административного управления.
Подписанный в необходимом количестве экземпляров договор (соглашение) передается исполнителем на регистрацию в общий отдел Административного управления, где ему присваивается номер.
Например: 03-30/11, где 03 — номер управления, подготовившего договор, 30 — номер дела по номенклатуре дел общего отдела, 11 — порядковый номер договора по журналу регистрации.
Все экземпляры подлинника договора (соглашения) скрепляются гербовой печатью Росфиннадзора.
Подлинник договора (соглашения) хранится в общем отделе Административного управления в течение 2-х лет. Затем передается для дальнейшего хранения в архив.
Для оперативной работы в управлениях используются копии договоров (соглашений).
3.5.2. Подлинники договоров (соглашений) выдаются сотрудникам Росфиннадзора во временное пользование по письменному запросу начальника управления на срок, не превышающий 10 дней.
Выдача договоров (соглашений) во временное пользование другим организациям производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя Росфиннадзора на срок, не превышающий 3 месяца, по акту. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается начальником Административного управления и руководителем организации-получателя, заверяется гербовыми печатями организаций. Пользователи документов несут ответственность за их сохранность и своевременный возврат.
3.5.3. Договоры (соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в соответствующие подразделения Росфиннадзора, затем визируются и подписываются в установленном порядке.
3.6. Оформление внутренних документов
3.6.1. Внутренние документы оформляются (как правило) в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй — выводы и предложения.
3.6.2. Служебные записки в адрес руководителя Росфиннадзора оформляются на чистых листах бумаги и подписываются заместителем руководителя Росфиннадзора или руководителями подразделений.
3.6.3. Документы, адресованные руководителю Росфиннадзора или его заместителям, передаются для регистрации и рассмотрения только через общий отдел Административного управления.
3.7. Оформление доверенностей
3.7.1. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Росфиннадзора, представления интересов Росфиннадзора в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей.
3.7.2 В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- полное наименование Федеральной службы финансово-бюджетного надзора;
- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
- данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя;
- содержание доверенных полномочий;
- срок действия доверенности.
3.7.3. Доверенность подписывает руководитель Росфиннадзора, его подпись заверяется гербовой печатью в общем отделе Административного управления.
3.8. Оформление телеграмм
3.8.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит руководителю Росфиннадзора, его заместителям и в особых случаях (по поручению руководителя или лица, исполняющего его обязанности) — руководителям структурных подразделений.
Телеграммы категории «правительственная» подписывают руководитель Росфиннадзора или его заместитель.
3.8.2. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы (Приложение № 8). Если телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов.
3.8.3 Телеграммы имеют следующие реквизиты:
Текст адресата печатается через 1,5 межстрочных интервала.
В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом.
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Руководителям территориальных
управлений Федеральной службы
финансово-бюджетного надзора
Текст телеграммы излагается кратко без союзов и предлогов. Текст печатается прописными буквами на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений. Нельзя делать в тексте вставки.
Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается в общий отдел, второй — остается в деле исполнителя.
Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, личную подпись, инициал имени и фамилию, на свободном от текста месте проставляется гербовая печать.
Регистрационный номер и дата печатаются ниже реквизита «подпись» и состоят из индекса Росфиннадзора и подразделения, подготовившего телеграмму, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя наименование организации, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
В Росфиннадзоре могут создаваться и иные документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 по согласованию с Административным управлением.
4. Организация документооборота и исполнения документов
Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В Росфиннадзоре различаются три основных потока документации:
- документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками Росфиннадзора в управленческом процессе (внутренние).
4.1. Учет объема документооборота
4.1.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом структурном подразделении и в целом по Росфиннадзору.
4.1.2. Результаты учета документооборота обобщаются и в конце года представляются руководству Росфиннадзора для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
4.2. Прием, обработка, регистрация и распределение входящей корреспонденции
4.2.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Росфиннадзор корреспонденции осуществляется работниками общего отдела Административного управления.
Документы, полученные работниками структурных подразделений от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в общий отдел Административного управления.
4.2.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению связи или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
4.2.3. В общем отделе вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично»). При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах.
Один экземпляр остается в общем отделе, другой — приобщается к поступившему документу, третий — посылается отправителю. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
4.2.4. Вся входящая корреспонденция (кроме личной переписки и перечня документов в соответствии с п. 4.2.7 и п. 4.3) подлежит обязательной централизованной регистрации в общем отделе Административного управления.
На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере.
4.2.5. Регистрационный номер, присваиваемый общим отделом, состоит из порядкового номера документа.
4.2.6. Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные карточки электронной базы данных общего отдела Административного управления.
4.2.7 Перечень документов, не подлежащих регистрации в общем отделе Административного управления:
- копии документов, присланные для сведения;
- телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
- поздравительные письма;
- пригласительные билеты;
- бухгалтерские документы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- формы статистической отчетности.
4.2.8. Предварительное рассмотрение документов проводится начальником общего отдела с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения, исходя из оценки содержания документа.
4.2.9. Федеральные законы, указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также документы на имя руководителя или в адрес Росфиннадзора передаются в отдел обеспечения деятельности руководства для доклада руководителю Росфиннадзора.
Документы в адрес заместителей руководителя Росфиннадзора передаются через секретарей в соответствии с существующим распределением обязанностей по реестру передачи документов.
4.2.10. К документам, направляемым на доклад руководителю или его заместителям, прилагается бланк резолюции с указанием входящего номера и даты регистрации документа, при необходимости указываются номера документов, имеющих отношение к рассмотрению данного вопроса, фамилии их исполнителей.
4.2.11. После рассмотрения документов руководством Росфиннадзора они передаются в общий отдел для внесения резолюции в регистрационно-контрольную карточку электронной базы.
На исполнение документы направляются через общий отдел. Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю передается оригинал документа, а остальным исполнителям — копии.
4.3. Организация работы с документами в структурных подразделениях
4.3.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников, ответственных за делопроизводство в данных подразделениях.
4.3.2. Учет документов в структурных подразделениях при отсутствии электронной базы ведется в регистрационных журналах.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
4.3.3. Для достижения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в регистрационных журналах структурных подразделений:
- регистрационный входящий номер;
- корреспондент;
- наименование документа;
- дата документа;
- исходящий номер документа;
- краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата);
- отметка об исполнении.
4.3.4 Состав обязательных реквизитов может дополняться другими реквизитами:
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- ход исполнения;
- наличие приложений;
- перенос сроков исполнения;
- расписка в получении документа.
4.3.5. Регистрация исходящей корреспонденции в структурном подразделении.
4.3.5.1. Исходящие документы, подготовленные за подписью начальника управления, регистрируются непосредственно в структурных подразделениях.
4.3.5.2 Исходящий регистрационный номер состоит из:
индекса структурного подразделения;
номера дела по номенклатуре дел;
№ 43-09-00-06/52 от 13.10.2004,
где: 43 — индекс Росфиннадзора;
09-00 — индекс структурного подразделения;
06 — номер дела по номенклатуре дел;
52 — порядковый исходящий регистрационный номер документа в структурном подразделении.
4.3.5.3. Исходящие документы, подготовленные за подписью начальника управления, передаются в общий отдел Административного управления полностью оформленные с указанием почтового адреса и зарегистрированные.
Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.4. Регистрация внутренних документов
Документы, создаваемые в Росфиннадзоре, в соответствии с п. 3.6 являются внутренними. Регистрация внутренних документов (служебных записок) в адрес руководителя Росфиннадзора или его заместителей производится в общем отделе.
4.5. Регистрация исходящей корреспонденции в общем отделе
4.5.1. Исходящие документы за подписью руководителя Росфиннадзора или его заместителей подлежат регистрации в общем отделе Административного управления. Эти документы предоставляются в общий отдел в трех экземплярах:
первый экземпляр (оригинал) направляется адресату;
второй экземпляр (копия) с визами остается в общем отделе;
третий экземпляр (копия) возвращается в структурное подразделение.
4.5.2. Исходящим документам за подписью руководителя Росфиннадзора или его заместителей присваивается исходящий регистрационный номер в общем отделе, например:
где: 43 — индекс Росфиннадзора;
02 — индекс структурного подразделения, подготовившего документ;
21 — номер дела по номенклатуре дел общего отдела;
846 — исходящий регистрационный номер.
4.6. Отправка исходящей корреспонденции
4.6.1. Исходящая корреспонденция за подписью руководителя Росфиннадзора и его заместителей отправляется с нарочным или фельдсвязью в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в Министерство финансов Российской Федерации, а также в другие организации в соответствии с указанием руководителя Росфиннадзора или его заместителей.
Данная корреспонденция передается по реестру.
Другие документы за подписью руководителя Росфиннадзора и его заместителей отправляются почтовой связью.
4.6.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется общим отделом Административного управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 № 725.
4.6.3. Документы отправляются в конвертах с указанием адресата, его почтового индекса и адреса, а также номера документа. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
4.6.4. Заказные письма сдаются на почту по спискам, которые составляются в трех экземплярах. В них указываются номера документов, дата отправки, адрес и вид отправлений. Два экземпляра списка передаются в почтовое отделение, третий — остается в общем отделе. Возвращенный из почтового отделения экземпляр списка, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в дело.
4.6.5. Если письмо направляется не более чем в 4 адреса, то подписывается каждый экземпляр.
4.6.6. Документы, содержащие больше четырех адресатов, рассылаются по указателю рассылки, составленному в структурном подразделении, подписанному его руководителем или заместителем руководителя. Указатель рассылки хранится в общем отделе Административного управления. В нем делается отметка о дате отправки документов.
Указатель рассылки приказов по основной деятельности Росфиннадзора финансово-бюджетного надзора также хранится в общем отделе Административного управления.
4.7. Регистрация организационно-распорядительных документов
4.7.1. Приказы по основной деятельности регистрируются в общем отделе Административного управления.
Приказы по личному составу, о командировании работников, об отпусках регистрируются в отделе кадров Административного управления.
4.7.2. Регистрация приказов осуществляется в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года, при этом приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, о командировании работников, об отпусках нумеруются отдельно.
4.7.3. Оригинал приказа по основной деятельности Росфиннадзора представляется на регистрацию оформленным и завизированным в соответствии с правилами, установленными в п. 2.1.7. К приказу прилагается указатель рассылки, заполненный исполнителем, подписанный руководителем соответствующего структурного подразделения.
Дата регистрации приказа оформляется словесно-цифровым способом: 15 октября 2004 г., номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа — № 45.
4.7.4. При необходимости копии приказов заверяются печатью общего отдела Административного управления и направляются в соответствии с указателем рассылки адресатам.
4.7.5 Представление приказов на государственную регистрацию.
При направлении приказа для регистрации в Министерство юстиции Российской Федерации начальник Юридического управления на оборотной стороне последнего листа подлинника ставит штамп «подлежит регистрации» и свою подпись, кроме того визирует каждый лист подлинника, включая приложения.
Приказы, подлежащие государственной регистрации, направляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий).
Приказы, содержащие сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 заверенная копия).
К приказу прилагается справка (в одном экземпляре), которая подписывается начальником Юридического управления.
4.8. Регистрация договоров (соглашений)
4.8.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти регистрируются в общем отделе Административного управления. Проверка правильности оформления договора (соглашения), соответствия подписи лица, заключившего договор (соглашение) от имени Росфиннадзора, осуществляется в Юридическом управлении.
4.8.2. Регистрация договоров (соглашений) осуществляется в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре проставляется индекс подразделения, подготовившего договор, номер дела по номенклатуре дел общего отдела, порядковый номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации.
Один оригинал договора (соглашения) хранится в общем отделе, другой оригинал договора (соглашения) хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности и копия договора (соглашения) хранится в структурном подразделении по месту его подготовки.
Остальные подлинники направляются сторонам, заключившим договор (соглашение) с Росфиннадзором.
4.9. Регистрация доверенностей
4.9.1. Доверенности на право совершения действий от имени Росфиннадзора финансово-бюджетного надзора, представления интересов Росфиннадзора в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в общем отделе Административного управления.
4.9.2. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки, а визовая копия остается на хранении в структурном подразделении по месту подготовки доверенности.
4.10. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи и каналов электронной почты
4.10.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов.
Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер Росфиннадзора, устанавливается в общем отделе Административного управления.
4.10.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования» и «Не для печати», не разрешается.
4.10.3. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 10 листов.
4.10.4. Поступившие факсограммы учитываются в регистрационной карточке электронной базы и передаются адресатам под расписку.
4.10.5. Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство оперативной доставки, отправки информации и передачи между пользователями как внутри Росфиннадзора, так и между Росфиннадзором и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
4.10.6. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
4.10.7. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку и проставлением отметки «соответствует оригиналу».
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
4.10.8. Входящие и исходящие сообщения, полученные с помощью каналов электронной почты, регистрируются в журнале в отделе информационного обеспечения Управления организационно-инспекторской деятельности и специального обеспечения и передаются в оперативном порядке через общий отдел по назначению.
5. Контроль исполнения документов
5.1. Организация контроля исполнения
5.1.1. Организация контроля исполнения документов по существу содержания должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение на всех уровнях управления. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, аналитический контроль, снятие с контроля, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Информирование руководителя.
5.1.2. Контроль за сроками исполнения документов и правильностью оформления направляемой в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, в Министерство финансов Российской Федерации исходящей корреспонденции осуществляет общий отдел Административного управления.
5.1.3. Структурные подразделения центрального аппарата Росфиннадзора осуществляют контроль за исполнением документов по существу вопроса в соответствии с их компетенцией под контролем общего отдела Административного управления.
5.1.4. Руководитель структурного подразделения центрального аппарата определяет из числа работников исполнителя документа или поручения, который обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов, проектов докладов о ходе и результатах выполнения.
5.1.5. Систематический контроль за соблюдением сроков и качества исполнения документов осуществляет общий отдел Административного управления, который еженедельно готовит информационные справки о состоянии работы с контрольными документами.
5.2. Постановка поручений и документов на контроль
5.2.1. На документы, требующие исполнения, после их рассмотрения руководством Росфиннадзора, в общем отделе Административного управления ставится отметка «К», означающая «Контроль». С помощью Автоматизированной системы делопроизводства и документооборота «Дело-96» в соответствии с резолюцией выполняется переадресация документа и на контрольный документ распечатываются две электронные карточки с основными реквизитами документа. Из общего отдела документ вместе с контрольными карточками передается под роспись в реестре передачи документов в структурное подразделение для исполнения.
5.2.2. В структурном подразделении сотрудник, ответственный за делопроизводство, систематизирует карточки контрольных документов по срокам исполнения и исполнителям. Второй экземпляр карточки вместе с контрольным документом передает в соответствии с резолюцией руководителя структурного подразделения, внесенной в карточку, исполнителю.
5.3. Ведение контроля исполнения
5.3.1. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, на основании карточек контрольных документов осуществляют предварительный контроль за исполнением документов и информирование общего отдела Административного управления о состоянии исполнения документа.
5.3.2. Предупредительный контроль исполнения поручений и документов осуществляется на основании справок-напоминаний контрольных документов, направляемых еженедельно общим отделом Административного управления в структурные подразделения и заместителям руководителя Росфиннадзора, курирующим соответствующие структурные подразделения.
Справка-напоминание контрольных документов содержит информацию о поручениях и документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.
Общий отдел Административного управления выясняет в структурном подразделении фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя поручения, ход его исполнения, напоминает об истечении срока его исполнения.
5.3.3. Справка об исполнении документов с поручениями руководителя Росфиннадзора представляется еженедельно для доклада руководителю. В ней содержится информация об общем количестве контрольных документов в Росфиннадзоре, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных.
5.3.4. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с действующим законодательством несут заместители руководителя, начальники управлений центрального аппарата Росфиннадзора и должностные лица, ответственные за их исполнение.
5.3.5. Ежеквартально общий отдел проводит анализ состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях центрального аппарата Росфиннадзора. По результатам анализа готовится отчет по установленной форме, который представляется для доклада руководителю Росфиннадзора.
5.4. Снятие контрольных поручений и документов с контроля
5.4.1. Снятие документов с контроля осуществляет общий отдел Административного управления.
5.4.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему документах о выполнении не дано дополнительных поручений и документы не возвращены на доработку.
5.4.3. Работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, оформляет контрольный документ отметкой об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. После этого он оперативно вносит в контрольную карточку информацию об исполнении документа, которая должна содержать номер исходящего из Росфиннадзора ответа, его дату и наименование адресата, кому он направлен.
5.4.4. Заполненная карточка контрольного документа после его исполнения подлежит возврату в общий отдел Административного управления для внесения информации в электронную базу данных Автоматизированной системы делопроизводства и документооборота «Дело» и снятия документа с контроля.
5.5. Сроки исполнения поручений и документов
5.5.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем Росфиннадзора исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации и настоящей Инструкцией.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», — в 3-дневный срок;
с пометкой «оперативно» — в 10-дневный срок;
остальные — в срок не более месяца;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) — не позднее чем через 30 дней со дня получения;
по поручениям Правительства Российской Федерации, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства Российской Федерации, а также по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим в Росфиннадзор от ответственного исполнителя на согласование, — до 10 дней;
по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями — в течение 15 дней, с согласованием — 30 дней;
по обращениям граждан, поступившим в Росфиннадзор и требующим дополнительного изучения и проверки, — до одного месяца со дня регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Если в правительственном поручении право созыва принадлежит другому органу государственной власти, то при установлении срока исполнения данного поручения он уменьшается на 5 — 7 рабочих дней, а при исполнении поручений с пометками «срочно» и «оперативно» — до истечения 3-дневного и 10-дневного срока соответственно.
Дата исполнения документа указывается в резолюции руководителя Росфиннадзора и фиксируется в регистрационно-контрольной карточке.
5.5.2. При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль общим отделом Административного управления, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя руководителя Росфиннадзора или заместителя руководителя, подписавшего резолюцию, мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
Продление срока исполнения поручения Минфина России, данное во исполнение поручения Правительства Российской Федерации, допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае за подписью руководителя Росфиннадзора направляется письмо на имя Министра или заместителя Министра, давшего поручение, с мотивированными обоснованиями о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие письма представляются не позднее чем в 10-дневный срок от даты подписания поручения.
Сроки поручений с пометками «Срочно» и «Оперативно» не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует общий отдел Административного управления для внесения необходимых изменений в регистрационно-контрольную карточку.
Приостанавливать и отменять исполнение документов имеют право только вышестоящие органы или федеральный орган (организация) — автор документа.
5.5.3. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
5.5.4. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями Росфиннадзора подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
5.5.5. Проекты документов на подпись руководителю Росфиннадзора и заместителям руководителя представляются руководителями структурных подразделений центрального аппарата только через отдел обеспечения деятельности руководства Росфиннадзора.
5.5.6. Сроки представления проектов документов на подпись руководителю Росфиннадзора или заместителю руководителя составляют:
- по поручениям Министра финансов Российской Федерации, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, срок исполнения которых составляет месяц со дня даты подписания поручения, — не позднее пяти рабочих дней до даты окончания срока исполнения;
- по поручениям Министра финансов Российской Федерации, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, срок исполнения которых указан как «оперативно», «в кратчайшие сроки», «незамедлительно», «в возможно короткие сроки», «безотлагательно», — не позднее чем за два рабочих дня до даты окончания срока исполнения;
- по поручениям Министра финансов Российской Федерации, данных во исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, срок исполнения которых указан как «срочно», — в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения документа.
6. Порядок работы с обращениями граждан
6.1. Работа с обращениями граждан в Росфиннадзоре ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями граждан, Положением о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора и настоящей Инструкцией.
6.2. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Росфиннадзоре осуществляется общим отделом и отделом обеспечения деятельности руководства Административного управления.
6.3. Зарегистрированные в общем отделе Административного управления обращения направляются руководителю Росфиннадзора.
6.4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителей структурных подразделений.
Поступившие с резолюцией руководителя Росфиннадзора в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в общем отделе Административного управления, а письма, требующие дополнительного изучения и проверки, в срок — до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем, давшим соответствующее поручение, но не более чем на один месяц.
О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия служебной записки о продлении срока рассмотрения обращения направляется в общий отдел Административного управления.
6.5. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию территориальных органов Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, если не требуется вмешательства Росфиннадзора, направляются в 5-дневный срок для разрешения по существу в регионы, независимо от того, кому из должностных лиц Росфиннадзора эти обращения адресованы.
Поручения направляются за подписью руководителя Росфиннадзора или его заместителя.
6.6. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Росфиннадзора, направляются по принадлежности за подписью начальника Административного управления.
6.7. Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с выездом на место работников соответствующих структурных подразделений принимается руководителем Росфиннадзора или его заместителем.
6.8. Письменные обращения граждан, поступившие в Росфиннадзор с сопроводительным письмом на имя руководителя, подписанные депутатом Государственной Думы или членом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителем органа исполнительной власти, в день регистрации докладываются руководителю Росфиннадзора.
В таком же порядке подлежат докладу руководителю Росфиннадзора письма, содержащие жалобы на сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов Федеральной службы финансово-бюджетного надзора.
Письма с резолюциями руководителя Росфиннадзора или его заместителей передаются исполнителю только через общий отдел Административного управления, где берутся на контроль.
6.9. Общим отделом Административного управления на контроль берутся обращения граждан, направляемые в Росфиннадзор из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Министерства финансов Российской Федерации и иных органов государственной власти, если после рассмотрения обращения им требуется дать ответ. На контроль могут быть взяты и другие обращения.
6.10. Поручения по обращениям граждан передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения резолюции. Если поручение дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым. Решение, принятое по такому письму, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения противоречий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.
6.11 Категорически запрещается:
направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются;
передавать обращения из одного структурного подразделения в другое, минуя общий отдел Административного управления.
6.12. При рассмотрении обращения гражданину должно быть обеспечено право лично изложить доводы лицу, рассматривающему его обращение, ознакомиться с материалами проведенной проверки, представить дополнительные материалы или ходатайствовать об их истребовании органом, рассматривающим жалобу, получить письменный или устный ответ (в случае устного обращения) о принятых решениях.
6.13. По обращениям, принятым к производству Росфиннадзором, окончательные ответы готовятся самостоятельными структурными подразделениями и подписываются руководителем Росфиннадзора или заместителем руководителя. На повторное обращение гражданина ответ подписывает руководитель структурного подразделения.
6.14. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции Росфиннадзора, недопустим. Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки заявителю ответа о принятом решении.
К рассмотрению не принимаются анонимные обращения, т.е. не содержащие подписи автора, сведений о его фамилии, имени, отчестве, а также данных о месте его жительства, работы или учебы.
6.15. Личный прием граждан в приемных руководителя Росфиннадзора и заместителя руководителя организуют и проводят работники отдела обеспечения деятельности руководства.
6.16. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росфиннадзора, при наличии у них ответов руководителей территориальных органов проводится специалистами и руководителями структурных подразделений.
Заместители руководителя Росфиннадзора принимают граждан при наличии у них аргументированных возражений на решение руководителя структурного подразделения Росфиннадзора.
В отдельных случаях, по спорным и важным вопросам с жалобами на решения заместителей руководителя Росфиннадзора, граждан принимает лично руководитель Росфиннадзора.
6.17. Запись на прием к руководителю Росфиннадзора или его заместителям производится работниками отдела по обеспечению деятельности руководства в рабочем порядке по мере необходимости.
Прием назначается на удобное время, с учетом рабочего плана руководителей.
6.18. Не позднее чем за сутки до приема посетителя руководителем Росфиннадзора или его заместителем руководитель структурного подразделения представляет в отдел обеспечения деятельности руководства вместе с жалобой краткую обзорную справку о ходе и результатах ее рассмотрения.
6.19. Иногородние посетители во всех случаях принимаются в день их обращения.
6.20. Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается заявление, которое после соответствующего оформления передается в общий отдел Административного управления для регистрации и направления по принадлежности.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Росфиннадзора, ему разъясняется его право обратиться в соответствующие органы.
6.21. На общий отдел Административного управления возлагается контроль за организацией работы с обращениями граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Росфиннадзора.
Структурные подразделения обязаны своевременно информировать общий отдел о завершении работы с обращениями граждан, поступившими с личного приема или с резолюцией руководителя Росфиннадзора или его заместителя, а также о передаче письма в другое подразделение. Работник общего отдела на основании этой информации делает соответствующие отметки в контрольной карточке.
6.22. Общий отдел Административного управления организует работу справочной службы, информирующей обратившегося туда гражданина о ходе и результатах рассмотрения его обращения.
6.23. На обращение, поступившее впервые, заводится регистрационно-контрольная карточка. На карточке проставляется регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес; краткое содержание обращения; дата поступления в Росфиннадзор; фамилия ответственного исполнителя, куда обращение направлено для исполнения.
Регистрационный номер состоит из цифр порядкового номера и первоначальной буквы фамилии заявителя (например: 56Л).
6.24. Данные регистрационно-контрольных карточек хранятся в электронной базе ПЭВМ общего отдела Административного управления.
В приемных руководителя Росфиннадзора и его заместителей запись приема посетителей фиксируется в журнале с информацией о ходе рассмотрения заявления, принятого во время приема.
6.25. На каждое поступившее обращение общим отделом Административного управления распечатываются две регистрационно-контрольные карточки, которые вместе с обращением направляются в структурное подразделение. Один экземпляр карточки возвращается после исполнения обращения в общий отдел с оригиналом и визовой копией ответа заявителю.
6.26. Исходящий регистрационный номер при переписке по обращениям граждан присваивается непосредственно в общем отделе Административного управления.
где 43 — индекс Росфиннадзора;
05 — индекс структурного подразделения Росфиннадзора;
28 — номер дела предложений, заявлений и жалоб граждан по номенклатуре дел общего отдела;
132 — номер, присвоенный при централизованной регистрации в общем отделе.
6.27. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и жалоб.
Предложения — это обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, субъектов хозяйствования, финансовых структур, общественных организаций.
Заявления — обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан.
Жалобы — обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцев частных предприятий, должностных лиц и общественных организаций.
6.28. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;
- если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.
6.29. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам, и поступившие в Росфиннадзор или повторные обращения этого же лица с одинаковым текстом.
6.30. Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и списываются в дело с согласия руководителя структурного подразделения или начальника Административного управления.
6.31. Все дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под одним и тем же номером, что и первоначально поступившие обращения. При этом в регистрационной карточке после проставления присвоенного номера отмечаются даты поступления обращения.
служебную информацию ограниченного распространения <2>
<2> Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (машинными носителями информации и др.).
7.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росфиннадзора, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
7.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в центральном аппарате Росфиннадзора в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
7.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
7.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
7.5. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя структурного подразделения Росфиннадзора не подлежит разглашению (распространению).
7.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
7.7. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке дела, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
7.8. Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в Росфиннадзор и содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются общим отделом Административного управления, а в структурных подразделениях — работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации.
7.9. Документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются в структурных подразделениях. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа внизу слева исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров с указанием каждого экземпляра в адрес или приложить указатель рассылки документа, свою фамилию и дату печатания документа. К регистрационному номеру входящего документа добавляется пометка «ДСП». Документы с пометкой «ДСП» передаются работникам подразделений под расписку. Исходящие документы с пометкой «ДСП» пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя Росфиннадзора или его заместителя.
Учет копий документов ведется по каждому экземпляру отдельно; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
7.10. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
7.11. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дел, в которые помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
7.12. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
7.13. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения.
7.14. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
7.15. Проверка наличия документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя Росфиннадзора.
В состав такой комиссии обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов.
В архиве, где сосредоточено большое количество дел и документов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.
7.16. О фактах утраты документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность заместитель руководителя Росфиннадзора, курирующий структурное подразделение, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты расследования докладываются руководителю Росфиннадзора. На утраченные документы и дела с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
7.17. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах и делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.
8. Копировально-множительные работы
8.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в общем отделе Административного управления.
Размножению подлежат документы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Росфиннадзора.
Документы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Росфиннадзора ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 — 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при наличии копировальной техники) с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
8.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк-заказ установленной формы (Приложение № 9).
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями управлений и их заместителями. Подписанный ими заказ на производство множительных работ визируется в общем отделе Административного управления начальником отдела.
8.3. Копирование документов производится в порядке их поступления в общий отдел.
В первоочередном порядке размножаются документы, поступающие от руководителя Росфиннадзора, его заместителей и срочные. Срочность определяется начальником общего отдела Административного управления.
8.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему; внутриведомственная переписка; массовый тираж и документы, предназначенные для формирования номенклатурных дел, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста или в виде брошюр (для изготовления брошюр в автоматическом режиме объем документа не должен превышать 45 — 50 страниц текста на бумаге формата А4). Копирование документов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.
8.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3.
Брошюры и скрепленные документы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
Документы, подготовленные для ксерокопирования без соблюдения данных требований, возвращаются исполнителю на доработку.
8.6. Не производится ксерокопирование книг, различных справочников, кодексов, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.
8.7. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в бланке-заказе.
Бланки-заказы на производимые работы хранятся в общем отделе Административного управления в течение года.
8.8. Официальные бланки Росфиннадзора финансово-бюджетного надзора с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, установленной формы журналы учета, значительные по объему материалы, предназначенные к изданию большими тиражами, а также бланки, таблицы, ведомости, и т.д., используемые в структурных подразделениях Службы, изготавливаются в типографии.
Заказы на выполнение типографских работ оформляются в структурных подразделениях, визируются в общем отделе Административного управления и направляются в отдел финансирования Административного управления, который ежегодно формирует единый заказ на производство и обеспечение подразделений Росфиннадзора необходимым количеством расходных материалов.
8.9. Документы ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются на основании отдельно оформленных заказов с письменного разрешения руководителя структурного подразделения и с отметкой на оригинале документа о количестве снятых с него копий.
8.10. Порядок использования имеющейся в структурных подразделениях копировально-множительной техники устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции.
9. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
9.1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей
9.1.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Росфиннадзоре используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати).
9.1.2. Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.
9.1.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель Росфиннадзора. Заявка на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляются отделом обеспечения деятельности руководства и передаются в отдел финансирования Административного управления, который размещает заказ.
В Росфиннадзоре используется гербовая печать в двух экземплярах.
Первый из них в установленном порядке выдается начальнику общего отдела Административного управления, второй — начальнику отдела обеспечения деятельности руководства Росфиннадзора.
Передача гербовых печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускается.
Отделу государственной службы и кадров Административного управления изготавливается малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.
9.1.4. В Росфиннадзоре гербовой печатью заверяются подписи на документах руководителя Росфиннадзора, заместителей руководителя, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Росфиннадзора представлены соответствующие полномочия.
Гербовой печатью удостоверяются:
все виды договоров и соглашений, заключаемых Росфиннадзором с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на Росфиннадзор функций и задач;
финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы; документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;
документы по материально-техническому обеспечению и снабжению, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности;
характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки: о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;
другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
Заверение документов финансово-экономической и хозяйственной деятельности, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства Росфиннадзора, негербовыми печатями не допускается.
9.1.5. Для Административного управления Росфиннадзора изготавливаются круглые печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название управления. Данными печатями удостоверяются подписи руководителей подразделений на различных справках и документах, носящих, как правило, справочный характер, а также на экземплярах размноженных распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководителя Росфиннадзора.
Для опечатывания пакетов, бандеролей, заверения различного рода справок изготавливаются круглые мастичные печати «Для пакетов», «Для пропусков» и т.д. В зависимости от потребностей они могут быть номерными.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
9.1.6. Изготовление всех печатей и штампов обеспечивается отделом финансирования и снабжения Административного управления.
Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и визируются в Административном управлении на предмет проверки соответствия эскизов требованиям ГОСТа.
Отдел финансирования Административного управления размещает заказы и получает изготовленные в типографии печати (штампы), которые затем регистрирует в специальном журнале с проставлением их оттисков (Приложение № 10).
Печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку сотрудникам, персонально ответственным за их использование и хранение.
На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
9.1.7 Печати и штампы хранятся в несгораемых металлических шкафах или сейфах. Ответственность за надежность хранения:
гербовых печатей возлагается на начальников отдела обеспечения деятельности руководства, общего отдела Административного управления;
малой гербовой выжимной металлической печати — на начальника отдела государственной службы и кадров Административного управления;
других негербовых печатей и штампов — на начальников управлений и исполнителей.
9.1.8. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел финансирования Административного управления для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
9.2. Изготовление, учет, использование и хранение бланков
9.2.1. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» федеральные органы исполнительной власти воспроизводят на своих официальных бланках Государственный герб Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте.
9.2.2. В Росфиннадзоре бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) используются при подготовке приказов, а также писем за подписью руководителя Росфиннадзора, заместителей руководителя, начальников управлений и их заместителей.
9.2.3. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 данные бланки являются полиграфической продукцией, изготавливаются только в типографиях по заявкам отдела финансирования Административного управления и подлежат учету в специальном журнале.
Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.
9.2.4 Отдел финансирования Административного управления:
получает от подразделений Росфиннадзора заявки на изготовление бланков организационно-распорядительных документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты), согласованные с начальником Административного управления;
оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции;
осуществляет получение, хранение, учет и выдачу изготовленных бланков документов.
Подразделения Росфиннадзора ежегодно к 1 октября представляют в отдел финансирования Административного управления заявки на изготовление печатно-бланочной продукции на предстоящий год.
9.2.5. Гербовые бланки пронумерованы типографским способом в нижней части оборотной стороны бланка. Учет ведется раздельно по видам бланков в соответствующем журнале (Приложение № 11).
9.2.6. В структурных подразделениях гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и выдаваться исполнителям под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несет общий отдел Административного управления и руководители подразделений.
10. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов
10.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
10.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений Росфиннадзора с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В архиве — используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.2. Сводная номенклатура дел Росфиннадзора составляется общим отделом Административного управления на основе номенклатур дел структурных подразделений.
10.1.3. Номенклатура дел структурных подразделений на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года и после согласования с общим отделом Административного управления подписывается руководителями этих подразделений (Приложение № 12).
10.1.4. Сводная номенклатура дел Росфиннадзора, предварительно одобренная Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Росфиннадзора, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации.
Внесение изменений в сводную номенклатуру дел допускается в том же порядке, что и при ее составлении.
10.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о Федеральной службе финансово-бюджетного надзора, Административными регламентами структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения (М., 2003), номенклатурами дел за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Росфиннадзора, их виды и состав.
10.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел Росфиннадзора являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел общего отдела Административного управления.
10.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел Росфиннадзора структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов.
10.2. Заголовки дел
10.2.1. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Росфиннадзора, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, комиссий и т.д.), справочные и контрольные картотеки, личные дела.
10.2.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».
10.2.3. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
10.2.4. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
10.2.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
10.2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
9.2.7 Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, документы к совещаниям руководителя и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование организации или структурного подразделения (автор документа);
краткое содержание документов дела.
Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты копии).
10.2.8. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например: «Документы, представляемые структурными подразделениями руководству Росфиннадзора о состоянии работы по финансовому контролю (доклады, обзоры, сводки, справки)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Например: «Документы к протоколам совещания руководителя Росфиннадзора».
10.2.9. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Например: «Протоколы аттестационной комиссии Росфиннадзора».
10.2.10. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Например: «Переписка с территориальными управлениями Федеральной службы финансово-бюджетного надзора об организации курсов повышения квалификации работников».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Например: «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам об обмене опытом работы».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например: «Переписка с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации о закупке товаров на конкурсной основе».
10.2.11. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
10.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел
10.3.1. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Росфиннадзоре цифрового обозначения структурного подразделения (управления и отдела) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 06-01-02, где 06 — обозначение структурного подразделения (управления), 01 — обозначение структурного подразделения (отдела), 02 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
Для переходящих дел индекс сохраняется.
10.3.2 Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Например: «Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации».
«Приказы, указания Минфина России (присланные для сведения)». Копии. Срок хранения — до минования надобности (ДМН).
10.3.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
Например: 01-01-09 «Поручения Правительства Российской Федерации министерствам и ведомствам и документы (заключения, справки, доклады и др.) по их выполнению» — 2 тома.
10.3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню или согласованный с Госархивом срок хранения, если в Перечне не отражены эти документы.
10.3.5. В графе 5 «Примечание» указывается название перечня документов, использованного при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
Например: «Кодификационные картотеки по законодательным актам и другим нормативным документам (приказам, инструкциям и т.п.)» — на государственное хранение не передаются. Хранятся в организации, в том числе в электронной форме (базы данных — справочные, полнотекстовые);
«Договоры (контракты)...» подлежат уничтожению в 2009 году после истечения срока действия договора.
В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.
10.4. Основные требования к формированию дел
10.4.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
10.4.2. Дела в Росфиннадзоре формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется общим отделом Административного управления.
10.4.3 При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать в дело все документы, относящиеся к одному вопросу;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- дело должно содержать не более 250 листов.
10.4.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие — по дате регистрации исходящего номера корреспондента, исходящие — по датам отправления).
10.5. Группировка отдельных категорий документов
10.5.1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
10.5.2. Административные и должностные регламенты, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами. Если же регламенты, инструкции утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
10.5.3. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
10.5.4. Протоколы совещаний располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним группируются документы совещаний.
10.5.5. Утвержденные планы, отчеты и документы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, например: отчеты за 2003 год должны быть отнесены к делам 2003 года, хотя они и составлены в 2004 году.
10.5.6. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
10.5.7. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается перед документом-запросом.
10.5.8. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.6. Экспертиза ценности документов
10.6.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росфиннадзоре создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права Центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением о ЦЭК, которое утверждается приказом Росфиннадзора.
10.6.2. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и т.д.
10.6.3. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях.
При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих уничтожению, сроки которых истекли.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков их хранения (М., 2003) и номенклатуры дел структурного подразделения путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росфиннадзора в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.
10.6.4 Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 13) проводятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются руководителем Росфиннадзора или его заместителем только после согласования ЦЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого Росфиннадзор имеет право уничтожать дела, включенные в акты.
10.6.5. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2004 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года, с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2009 года.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с пометкой «ДСП» определяется в соответствии с разделом 7 настоящей Инструкции.
10.7. Оформление дел
10.7.1. Дела Росфиннадзора подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем общего отдела Административного управления.
10.7.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление внутренней описи документов дела;
- внесение в реквизиты обложки дела название организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, это относится к делам с «перепиской», подлежат частичному оформлению. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.7.3 Подшивка (переплет) дела.
10.7.3.1. Документы, сформированные в дело, подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
10.7.3.2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, — бланки форм для внутренней описи документов дела.
10.7.4 Нумерация листов дела.
10.7.4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом.
10.7.4.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
10.7.5 Составление заверительной надписи дела.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (Приложение № 14).
10.7.6 Составление внутренней описи документов дела.
10.7.6.1. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
10.7.6.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение № 15), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
10.7.6.3. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
10.7.6.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.7.6.5. Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замены их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
10.7.7. Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.
10.7.7.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (Приложение № 16) оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:
- наименование организации;
- наименование структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.
10.7.7.2. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.
Например: Федеральная служба финансово-бюджетного надзора (Росфиннадзор).
10.7.7.3. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки.
Например: Управление организационно-инспекторской деятельности (Организационно-инспекторское управление).
10.7.7.4. Заголовок дела на обложке переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).
10.7.7.5. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Например: «Перспективный план развития Росфиннадзора контрольно-ревизионной работы до 2006 года.»
«Перспективный план развития Росфиннадзора контрольно-ревизионной работы до 2006 года.»
Том. 2. Территориальные управления».
10.7.7.6. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается слово «Копии».
Например: «Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации». Копии.
«Приказы Минфина России». Копии. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
10.7.8 Дата дела.
10.7.8.1. На обложке дела обязательно указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)».
10.7.8.2. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
10.7.8.3. Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
10.7.8.4. Если делом является журнал регистрации входящих документов (исходящих) и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
10.7.8.5. Датой дела, содержащего протоколы совещаний (заседаний), являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
10.7.8.6. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
10.7.8.7. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
10.7.9. Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по Перечню документов с указанием сроков их хранения.
10.8. Составление и оформление описей дел
10.8.1. На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел (Приложение № 17).
10.8.2. Опись дел — это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
10.8.3 Описи составляются отдельно на:
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
10.8.4 Составление описей дел структурного подразделения.
10.8.4.1. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства.
10.8.4.2 При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
10.8.4.3. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
10.9. Передача дел в архив
10.9.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив работником, ответственным за архив (работником общего отдела Административного управления), предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Росфиннадзора. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения, передающего дела.
Прием каждого дела производится ответственным за архив работником общего отдела Административного управления в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.
В случае исключения из структуры Росфиннадзора структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения.
Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
10.9.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному общим отделом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником общего отдела Административного управления.
10.9.3. Дела в архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.
10.10. Оперативное хранение и использование документов
10.10.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях.
10.10.2. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
10.10.3. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
10.10.4. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника Административного управления. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя Росфиннадзора по акту. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.
10.10.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росфиннадзора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного дела.
Герб
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
__________________ N ______________
Москва
**ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА**
СЛУЖБА ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
__________________ N /_
Москва
«О __________________________»
| № п/п | Ф.И.О. | Должность | Подпись | Дата |
|---|
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
ПРОТОКОЛ __________________ N ____________ (дата)
Приложение № 5
Герб
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
107450, Москва, ул. Мясницкая, д. 39, стр. 1 тел. (095)927-32-68, факс (095)924-79-08 ______________________ N ___________________
на N _______________________________________
Приложение № 6
Герб
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
РУКОВОДИТЕЛЬ
107450, Москва, ул. Мясницкая, д. 39, стр. 1 тел. (095)927-32-68, факс (095)924-79-08 ______________________ N ___________________
на N _______________________________________
Приложение № 7
Герб
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
107450, Москва, ул. Мясницкая, д. 39, стр. 1 тел. (095)927-32-68, факс (095)924-79-08 ______________________ N ___________________
на N _______________________________________
КУДА: 300045 ТУЛА ОБОРОННАЯ 114 А КОМУ: ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА В ТУЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ БОГДАНОВУ
ПРОШУ ПРИБЫТЬ 20 ДЕКАБРЯ РАСШИРЕННОЕ СОВЕЩАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ РАССМОТРЕНИЕ ИТОГОВ ПРОВЕРКИ
РУКОВОДИТЕЛЬ РОСФИННАДЗОРА подпись С. ПАВЛЕНКО НР 43-01-01-25/238
16.12.2004
РОСФИННАДЗОР ИСП. НОВИКОВА ТЕЛ. 927-32-05
Мясницкая, 39, стр. 1, Москва, 107450
БЛАНК-ЗАКАЗ на выполнение копировально-множительных работ __________ 200_ г.
Управление (отдел) ________________________________________________________ (индекс управления) Фамилия исполнителя __________________________ Тел. _______________________ Наименование работы
Оригинал на _____________________ стр. Тираж _________________________ экз. Обоснование копирования: для внутр. польз-ния, под-ки проектов док-тов, доклада рук-ву, другое ____________________________________________________ (указать) ________________________ (нужное подчеркнуть) Исполнение: 1:1, без оборота, с оборотом, с увеличением, с уменьш., степлиров. (нужное подчеркнуть) Срочность исполнения: в течение дня, срочно, весьма срочно ________________ (нужное подчеркнуть) Основание срочности _______________________________________________________
Начальник (заместитель начальника) Управления (отдела) _______________________________ (Ф.И.О.) Заказ сдал ____________________ Заказ принял ______________________________
Разрешение начальника общего отдела Административного управления на размножение ____________________ _____________________ 200__ г.
учета печатей и штампов
| № п/п | Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления | Оттиск печати (штампа) | Наименование подразделения и фамилия получателя | Роспись в получении, дата | Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки | Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата | Отметка об уничтожении, номер акта и дата | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Российской Федерации
При поступлении бланков: ГОСТ Р 6.30-2003
| Наименование вида гербового бланка | Дата поступления | Номер сопроводительного документа | Поставщик бланков | Кол-во экз. | Номер гербового бланка |
|---|
При выдаче бланков: ГОСТ Р 6.30-2003
| Наименование вида гербового бланка | Кол-во экз. | Номера гербовых бланков | Наименование подразделения, фамилия и инициалы получателя | Расписка в получении, дата | Примечание |
|---|
Федеральная служба
финансово-бюджетного надзора
(наименование структурного подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ______________ N _________
(место составления) на _________ год
Название раздела (наименование структурного подразделения)
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во дел (томов) | Срок хранения дела (тома) и № статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в структурном подразделении ___________________________
| В том числе | |||
| По срокам хранения | Всего | Переходящие | С отметкой «ЭПК» |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности руководителя структурного
подразделения _______________ _____________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Наименование должности
ответственного за архив _______________ _____________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности
передавшего сведения _______________ _____________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
Федеральная служба УТВЕРЖДАЮ финансово-бюджетного надзора Наименование должности
руководителя организации
подпись расшифровка подписи _____________ N ____________ Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N _______________________. (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома) или № дела | Кол-во дел (томов) | Сроки хранения дела (тома) и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ________________________________________ дел за _______________ годы. (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК
(наименование архивного учреждения)
(протокол от _________________ N ______________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности
документов _____________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК Росфиннадзора от ___________________ N _______________________
Документы в количестве ____________________________ дел, весом _________ кг (цифрами и прописью) сданы в ________________________________ на переработку по приемо-сдаточной (наименование организации) накладной от ________________ N _________.
Наименование должности работника
организации, сдавшего документы _____________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности ответственного за архив, внесшего изменения в учетные
документы ___________ _______________________
подпись расшифровка подписи
Дата
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные листы ________ пропущенные номера + листов внутренней описи ____________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | № листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)
документов дела N _____
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись
документов дела _____________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
┌───────────────┐
│Ф. N │
├───────────────┤
│Оп. N │
├───────────────┤
│Д. N │
└───────────────┘
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНОГО НАДЗОРА
(Наименование федерального органа исполнительной власти
и структурного подразделения)
ДЕЛО N _____________ том N _______
(заголовок дела)
(Дата)
на ________ листах
хранить __________
┌───────────────┐
│Ф. N │
├───────────────┤
│Оп. N │
├───────────────┤
│Д. N │
└───────────────┘
Федеральная служба финансово-бюджетного надзора
(наименование организации)
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
_______ ___________________
подпись расшифровка подписи
Дата
| № п/п | Индекс дела (тома) | Заголовок дела (тома) | Дата дела (тома) | Кол-во листов в деле (томе) | Срок хранения дела (тома) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <3> | 7 |
<3> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
Название раздела (наименование структурного подразделения)
В данную опись внесено __________________________________ дел с N _________ (цифрами и прописью) по N _________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи _____________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела
Административного управления _____________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
Передал ______________________________ дел и ______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности сотрудника структурного
подразделения _____________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________________ дел и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам.
Наименование должности
ответственного за архив _____________ _________________________
подпись расшифровка подписи
Дата