Приказ Минюста РФ от 28.06.2001 № 191

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации»

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 28 июня 2001 г. № 191

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000 г. № 1547-р, в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности, а также обеспечения контроля исполнения документов в центральном аппарате Министерства юстиции Российской Федерации приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации согласно Приложению.

2. Руководителям структурных подразделений, работникам центрального аппарата Минюста России руководствоваться в своей деятельности требованиями Инструкции по делопроизводству.

3. Руководителям федеральных управлений, территориальных органов и учреждений Минюста России использовать Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации в качестве типовой.

4. Признать утратившими силу: Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 16 июля 1992 г. № 195/16-3-23 «Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, организации приема граждан и ведения делопроизводства в центральном аппарате Министерства юстиции Российской Федерации»; Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 3 марта 1995 г. № 19-01-30-95 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве юстиции Российской Федерации»; Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 21 мая 1999 г. № 174 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации».

5. Контроль за исполнением требований Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации возложить на Департамент делопроизводства (Летунов А.И.).

6. Контроль за исполнением Приказа возложить на первого заместителя Министра Карлина А.Б.

Министр Ю.ЧАЙКА

Утверждена Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 28 июня 2001 г. № 191

Согласовано Заместитель Руководителя Федеральной архивной службы России В. А. Еремченко 26 июня 2001 года

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан в Министерстве юстиции Российской Федерации <*>.

---

<*> Далее по тексту — Министерство, Минюст России.

1.2. Правила и порядок работы с секретными документами в Министерстве устанавливаются специальной инструкцией.

1.3. Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, а также нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 октября 2000 г. № 760, основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Министерстве юстиции Российской Федерации, Положение о Департаменте делопроизводства, иные нормативные акты.

1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются Департаментом делопроизводства.

1.5. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства. Работники Министерства несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. Об утрате документов работники немедленно сообщают руководителю соответствующего структурного подразделения и в Департамент делопроизводства. Руководитель структурного подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует Департамент делопроизводства и курирующего заместителя Министра. При уходе в отпуск, в случае болезни и выезда в командировку работник по указанию руководителя структурного подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении — сдает числящиеся за ним документы.

1.6. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства отвечают их руководители. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями. Задачи, функции и порядок работы Департамента делопроизводства регламентируется соответствующим положением. Обязанности и права работников Департамента делопроизводства определяются их должностными инструкциями.

1.7. С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Министерстве, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству.

2. Документирование (создание документов)

2.1 Организационно — распорядительные документы

2.1.1. В соответствии с Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации Министр юстиции Российской Федерации в пределах своих полномочий издает приказы и распоряжения. Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности, приказов по личному составу предоставлено Министру юстиции Российской Федерации, а также по его поручению — заместителям Министра в соответствии с установленным распределением обязанностей.

2.1.2. Приказы (распоряжения) издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также на инициативной основе. Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими структурными подразделениям центрального аппарата Министерства по поручению руководства Министерства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции.

2.1.3. Руководитель структурного подразделения, поручающий непосредственному исполнителю подготовку проекта приказа (распоряжения), обязан дать конкретные и четкие задания по подготовке документа и определить сроки. Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок. Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов (распоряжений), а также актов, издаваемых совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

2.1.4. Текст приказа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствовать действующим законодательным и другим нормативным актам, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным.

2.1.5. При подготовке проектов распорядительных документов необходимо увязывать содержащиеся в них поручения с ранее изданными по данному вопросу документами.

2.1.6. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. В случае отмены документа (пункта документа) в тексте приказа (распоряжения) должен быть пункт, который начинается словами «Признать утратившим силу...».

2.1.7 Правила оформления организационно — распорядительных документов

2.1.7.1. Текст приказов (распоряжений) и приложений к ним печатается в редакторе «Word», шрифтом Times New Roman, как правило, размером № 14 на соответствующем бланке (приложения 1, 2 <*>) без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально — множительной техники.

---

<*> Приложения к Инструкции не приводятся.

2.1.7.2. Обязательным реквизитом документа является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа (распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос «О чем?». Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Шрифт заголовка — полужирный Times New Roman, размер № 14. Например:

«Об утверждении регламента законопроектной деятельности Министерства юстиции Российской Федерации»

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 или 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

2.1.7.3. Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.

2.1.7.4. В констатирующей части излагаются цели, задачи предписываемых действий и причины издания документа. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками: «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть в проектах приказов (распоряжений) завершается словом «приказываю:» (в приказах) или «предлагаю:» и «обязываю:» (в распоряжениях), которые печатаются вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае слова «приказываю:» (в приказах) или «предлагаю:» и «обязываю:» (в распоряжениях) не печатаются.

2.1.7.5. Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения. Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Значительные по объему документы (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Если поручение возлагается на структурное подразделение, то его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается разрыв дат, знака № и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста приказа. При утверждении приказом (распоряжением) какой-либо комиссии или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. В последнем пункте документа указывается должностное лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа или распоряжения в целом. В текст приказа не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

2.1.7.6 Оформление дат в распорядительных документах

Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и месяц — двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять: 05.01.2001. В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, и финансовых документах допускается словесно — цифровой способ оформления даты — 25 мая 2001 г.

2.1.7.7. При наличии приложений в текстах приказов (распоряжений) на них делаются ссылки. На приложениях в правом верхнем углу первого листа проставляется следующая отметка:

ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу Министерства юстиции Российской Федерации от ____________ N _____

или

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к распоряжению Министерства юстиции Российской Федерации от ____________ N _____

или

УТВЕРЖДЕНО(А) приказом Министерства юстиции Российской Федерации от _____________ N ____

При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака N. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа приложения.

2.1.7.8. До представления на подпись Министру юстиции Российской Федерации или его заместителям распорядительные документы должны быть отредактированы в группе редакторов Департамента делопроизводства (см. п. 2.9), согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, руководителями департаментов управления и делопроизводства, а в их отсутствие — лицами, официально их замещающими, а также заместителями Министра, функционально курирующими те виды деятельности, которые изложены в приказе (распоряжении). Согласование включает в себя личную подпись (визу) согласующего, ее расшифровку с указанием инициалов и фамилии, дату визирования. Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа (приложение 3). Если согласующий не согласен с текстом приказа, то он излагает свои замечания на отдельном листе и делает заметку «Замечания прилагаются». Визы располагаются одна под другой по иерархии должностей. На обороте последнего листа первого экземпляра документа ниже виз указываются фамилия, инициалы, телефон исполнителя и его подпись. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя его подпись ставится один раз. Не допускается представление на подпись Министру юстиции Российской Федерации и его заместителям распорядительных документов без штампа редактора.

2.1.7.9 Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении взысканий):

оформляются только Департаментом государственной службы и кадров по представлениям структурных подразделений центрального аппарата Министерства, которые согласовываются с курирующим заместителем Министра, руководителем соответствующего структурного подразделения, а в случае изменения должностного оклада или процентной надбавки за особые условия государственной службы — руководителем Финансово — экономического департамента; подписываются через Департамент государственной службы и кадров Министром юстиции Российской Федерации или заместителем Министра, курирующим Департамент государственной службы и кадров.

2.1.7.10 Распоряжения по командированию работников

Командирование работников центрального аппарата Министерства осуществляется только на основании распоряжений по командированию работников. Распоряжения по командированию работников готовит Департамент государственной службы и кадров: при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом — графиком командировок на соответствующее полугодие) — на основании служебных записок руководителей структурных подразделений центрального аппарата; при внеплановом командировании — в соответствии с указаниями руководства Министерства. Не допускается в текст приказа о проведении проверок федеральных управлений или территориальных органов включать пункт о персональном командировании членов комиссии.

2.1.7.11 Приказы по основной деятельности:

оформляются структурными подразделениями центрального аппарата Министерства; согласовываются с руководителями структурных подразделений центрального аппарата Министерства, упоминаемых в приказе, заместителями Министра, к чьей компетенции относятся позиции приказа, руководителями департаментов управления и делопроизводства; подписываются только через Департамент управления.

2.1.7.12. Распоряжения по основной деятельности оформляются, согласовываются и подписываются в порядке, установленном п. 2.1.7.11, и предусматривают конкретные поручения должностным лицам и структурным подразделениям центрального аппарата Министерства.

2.1.7.13. Не допускается совмещать в одном распорядительном документе приказ по основной деятельности с приказом по личному составу.

2.1.8 Подготовка положений, правил и инструкций

2.1.8.1. Положения, правила и инструкции утверждаются путем издания распорядительного документа.

2.1.8.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует порядку подготовки проектов иных организационно — распорядительных документов (п. 2.1.7).

2.1.8.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?». Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.1.9. Не допускается внесение изменений или дополнений в приказ (распоряжение) после его подписания.

2.1.10. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) (приложение 4). При оформлении совместного приказа наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне, наименование вида документа располагается центрованно, подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. Подготовка и оформление совместного приказа осуществляется в соответствии с п. 2.1.7. Текст совместного распорядительного документа излагается от первого лица множественного числа: «приказываем:». Оформление виз совместного приказа осуществляется отдельным листом согласования (приложение 5).

2.1.11. Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

2.2. Оформление исходящих документов

2.2.1. Письма в адрес других (сторонних) организаций и учреждений оформляются в подразделениях Министерства на специальных бланках (приложения 6, 7, 8) с соблюдением нормативных требований государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Служебные письма Министерства готовятся:

• как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• как исполнение поручений Администрации Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан, относящимся к компетенции Министерства;
• как сопроводительные письма, отзывы и заключения на законодательные и иные нормативно — правовые акты;
• как ответы на запросы организаций и частных лиц;
• как инициативные письма по вопросам компетенции Министерства, в том числе директивные, методические указания и информационные сообщения для органов и учреждений Министерства. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Министра или его заместителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов (раздел 4) или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Министра. Сроки подготовки директивных, методических, информационных и других инициативных писем определяются Министром, его заместителями и руководителями структурных подразделений Министерства.

2.2.2. Проекты служебных писем оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией и печатаются на бланках установленной формы. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти и органы государственной власти субъектов Российской Федерации (Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, Совету Федерации Федерального Собрания, федеральным органам исполнительной власти и другим органам), подписываются Министром юстиции Российской Федерации или его заместителями, курирующими соответствующие структурные подразделения. Документы, направляемые в территориальные органы и учреждения Министерства, подписываются Министром юстиции Российской Федерации, его заместителями, руководителями структурных подразделений Министерства или лицами, официально их замещающими. Письма на бланках «Министр юстиции Российской Федерации» подписываются исключительно Министром юстиции Российской Федерации (приложение 6). Письма на бланках «Министерство юстиции Российской Федерации» с изображением Герба Российской Федерации красного цвета подписываются заместителями Министра (приложение 7). Письма на бланках «Министерство юстиции Российской Федерации» с изображением Герба Российской Федерации черного цвета подписываются руководителями структурных подразделений Министерства или их заместителями (приложение 8).

2.2.3. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила. Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения. В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает полный почтовый адрес. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Правительство Российской Федерации

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

Комитет по труду и социальной поддержке

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направленном ему документе. При этом наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже, например:

Председателю Правительства Российской Федерации

М. М. Касьянову

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом. Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию частного лица, затем — почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал, например:

А. Г. Никитину

ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15, Санкт — Петербург, 197049

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Указатель рассылки визируется исполнителем документа, подписывается руководителем соответствующего подразделения Министерства и утверждается руководителем Департамента делопроизводства.

2.2.5. Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка к тексту превышает 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру.

2.2.6. Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (информируем, сообщаем, просим, направляем и т.п.) или от третьего лица единственного числа (Министерство вносит..., Управление представляет... и т.п.). Если письмо оформлено на бланке Министра, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания. Оформление дат в письме осуществляется в соответствии с п. 2.1.7.6. Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом. Например:

Уважаемый...!

2.2.7. Приложение. Информация о приложении в служебном письме отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа:

Приложение: 1. Проект федерального закона "..."
               на 7 л. в 2 экз.

            2. Пояснительная записка к проекту... на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Слово «Приложение» печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

2.2.8. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Если письма оформляются на бланке Министерства, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию:

Заместитель Министра                              А.Ф.Елизаров

Если письмо оформляется на бланке «Министр юстиции Российской Федерации», то наименование должности в подписи не указывается. Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

Начальник Управления
законодательства субъектов
Российской Федерации
Министерства юстиции
Российской Федерации                              П.А.Высоцкий

При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, под фамилией указывается дата, например:

    Руководитель Департамента            Руководитель Департамента
    по делам общественных и            по вопросам правовой помощи

религиозных объединений

                  В.И.Томаровский                    О.В.Хышиктуев

    _____________________ 2001 г.      ___________________ 2001 г.

При подписании письма несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью. Недопустимо проставлять перед наименованием должности при подписи документов всех видов предлог «за» или косую черту.

2.2.9. Если письмо является составной частью переписки по одному или группе вопросов, то в нем обязательно делается ссылка на номер ранее полученного документа, ответом на который настоящее письмо является. Если письмо оформляется на бланке, то ссылка печатается непосредственно под титульным реквизитом бланка. Если письмо оформляется на стандартном листе бумаги, то ссылка на номер рассматриваемого документа печатается у левого поля, двумя интервалами выше текста или уважительного обращения к адресату:

На № 10-4/5 от 19 августа 2001 г.

Уважаемый...!

или в начале текста документа:

В соответствии с Вашим поручением от 19.09.2001 № 175/6... Рассмотрев Ваше письмо от 19.09.2001 № 175/6...

2.2.10. Внизу на оборотной стороне последнего листа документа исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения. Образец: исп. Иванов И.И. тел. 209-02-90 исх. № 07-34 от 16.08.2001, где: 07 — индекс структурного подразделения; 34 — исходящий регистрационный номер структурного подразделения.

2.2.11. Второй экземпляр документа визируется на лицевой стороне последнего листа документа внизу, там же ставятся визы руководителей подразделений Министерства, к компетенции которых относится документ.

2.2.12. При необходимости отправления подлинников или копий справок, анкет и других текстов составляется сопроводительное письмо за подписью заместителя Министра, при этом отправляемые материалы оформляются как приложение.

2.2.13. Финансовые документы — доверенности, материальные заявки и другие, как правило, заверяются двумя подписями: Министра или его заместителя и главного бухгалтера и заверяются гербовой печатью Министерства в Финансово — экономическом департаменте.

2.3. Оформление договоров (соглашений)

2.3.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти, заключаемые от имени Министерства, оформляются в подразделениях, визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями Министра в соответствии с их компетенцией, направляются на редактирование в Департамент делопроизводства и представляются на подпись Министру через Департамент управления.

2.3.2. Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые затраты со стороны Министерства, визируются руководителем Финансово — экономического департамента и курирующим его заместителем Министра. После подписания подлинники договора передаются в Финансово — экономический департамент для заверения подписи Министра гербовой печатью.

2.3.3. Договоры (соглашения), подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в соответствующие подразделения Министерства, затем оформляются, визируются и подписываются в порядке, предусмотренном в п. 2.3.1. После подписания подлинники договора (соглашения) передаются в Департамент делопроизводства для заверения подписи Министра гербовой, печатью.

2.4. Оформление внутренних документов

2.4.1. Внутренние документы оформляются (как правило) в виде служебной записки, текст которой состоит из двух частей. В первой части излагаются положения, послужившие поводом к ее написанию, во второй — выводы и предложения.

2.4.2. Служебные записки оформляются на чистых листах бумаги без указания должностей адресатов и адресантов и подписываются заместителями Министра и (или) руководителями подразделений.

2.4.3. Документы и материалы, адресованные Министру или его заместителям, передаются для рассмотрения только через Департамент управления.

2.5. Оформление доверенностей

2.5.1. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Министерства, представления интересов Министерства в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно — распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Министерстве.

2.5.2 В тексте доверенности указываются следующие сведения:

• полное наименование Министерства;
• фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;
• данные об основаниях, подтверждающих полномочия Министра;
• содержание доверенных полномочий;
• срок действия доверенности.

2.5.3. Доверенность подписывает Министр, его подпись заверяется гербовой печатью в Департаменте делопроизводства.

2.6. Оформление телеграмм

2.6.1. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Право подписи телеграмм принадлежит Министру юстиции Российской Федерации, его заместителям и в особых случаях (по поручению Министра или лица, исполняющего его обязанности) — руководителям структурных подразделений. Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 февраля 1999 г. № 131 подписывают Министр и его заместители. Телеграмма печатается в 2 экземплярах. Первый экземпляр передается в отдел обработки документов, второй приобщается к делу. Документ, отправляемый по телеграфу, оформляется следующим образом: в верхнем правом углу указывается категория телеграммы. Например, «правительственная», перед текстам под словом «Телеграмма» печатается телеграфный адрес с обязательным указанием почтового индекса, города, улицы, дома, названия учреждения и фамилии получателя; текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами; на свободном от текста месте проставляется гербовая печать, ниже текста под чертой указываются фамилия и должность лица, подписавшего телеграмму, полный адрес Министерства, дата (день отправления) и регистрационный номер; копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения, готовившего текст, и исполнителем. При этом указываются фамилия исполнителя и номер его телефона; телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, должны быть подготовлены в 2 экземплярах, отдельно — в каждый адрес; подписывается первый экземпляр каждой телеграммы.

2.7. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации

2.7.1. Проекты постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и иных актов, подготовленных в Министерстве и требующих решения Правительства Российской Федерации, вносятся Министром юстиции Российской Федерации.

2.7.2. До внесения в Правительство перечисленные документы подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами государственной власти, а при необходимости — с государственными и другими организациями. Согласованные акты визируются руководителями указанных органов и организаций.

2.7.3. Проекты постановлений и распоряжений и иных актов, требующих решения Правительства, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально — экономических и иных последствий их реализации. Если подготовленный акт Правительства влечет за собой изменения или дополнения других актов Правительства, то эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде отдельного акта одновременно с ним. В случае, если имеются разногласия по проекту с другими заинтересованными государственными органами и организациями, к проекту прилагаются протокол согласительного совещания и перечень разногласий с их мотивировками, а также подлинники замечаний, подписанные руководителями соответствующих органов и организаций.

2.7.4. Руководители структурных подразделений Министерства несут персональную ответственность за качество и своевременность подготовки Министру юстиции Российской федерации материалов, представляемых им в Правительство Российской Федерации.

2.7.5. Материалы по вопросам, включенным в план заседания Правительства Российской Федерации, представляются в Аппарат Правительства Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом. Вопросы, связанные с рассмотрением проектов актов Правительства, решения по которым принимаются исключительно на заседаниях Правительства, могут включаться в проект повестки очередного заседания по мере готовности проектов соответствующих актов, но не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания. Подготовленные по поручению Министра юстиции Российской Федерации предложения и замечания по материалам, включенным в повестку дня предстоящего заседания Правительства, представляются в Аппарат Правительства Российской Федерации не позднее чем за сутки.

2.7.6. Поступающие на согласование в Министерство проекты указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, федеральных законов, подготовленных федеральными органами исполнительной власти, рассматриваются в структурных подразделениях Министерства не более чем в 10-дневный срок.

2.8. Тексты документов (кроме унифицированных форм) печатаются в редакторе Win Word 6.0 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman Cyr, размером № 13, 14 через 1 — 2 межстрочных интервала на стандартных бланках (приложения 1 — 2, 4, 6 — 8) без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально — множительной техники. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое — от 2,5 до 3,5 см; правое — от 1,25 до 2,5 см; верхнее — не менее 2,5 см; нижнее — не менее 2 см. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. В Министерстве могут создаваться и иные документы, не предусмотренные настоящей Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ по согласованию с Департаментом делопроизводства.

2.9. Редактирование документов

2.9.1 Редактированию подлежат:

проекты организационно — распорядительных документов (приказы, распоряжения); проекты документов, подготовленных за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его первых заместителей; проекты документов, подготовленных за подписью заместителей Министра, в случае их направления в вышестоящие организации (Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации и т.п.); проекты документов в случае их массовой рассылки в территориальные органы и учреждения Министерства юстиции Российской Федерации.

2.9.2. Проекты организационно — распорядительных актов и иных документов представляются на редактирование только после их проработки на уровне заместителей руководителей структурных подразделений центрального аппарата Минюста России и с визами исполнителя и начальника соответствующего отдела, ответственного за их подготовку.

2.9.3. На проверенные и отредактированные проекты организационно — распорядительных документов и приложений к ним на оборотной стороне каждого листа ставятся штамп редактора и его подпись. На проектах писем и приложений к ним, доверенностей, нормативных правовых актов штамп редактора и его подпись ставятся на оборотной стороне каждого листа второго экземпляра документа.

3. Документооборот (прохождение документов в Министерстве)

3.1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправку или сдачи на хранение образует документооборот.

3.2 В Министерстве различается три основных потока документации:

• документы, поступающие из сторонних организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в структурных подразделениях и используемые работниками Министерства в управленческом процессе (внутренние).

3.3 Прием, обработка, регистрация и распределение входящей корреспонденции

3.3.1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в Министерство корреспонденции осуществляется работниками Департамента делопроизводства. В вечернее и нерабочее время документы принимаются дежурным по Министерству, который затем передает их в отдел обработки документов Департамента делопроизводства. Документы, полученные работниками Министерства от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации в Департамент делопроизводства.

3.3.2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по принадлежности. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

3.3.3. В отделе обработки документов вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично»). При отсутствии документа, номер которого обозначен на пакете, или приложений к нему, а также в случаях несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа либо при повреждении документа составляется акт в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе обработки документов, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

3.3.4. Вся входящая корреспонденция (кроме обращений граждан, личной переписки и перечня документов в соответствии с п. 3.3.7) подлежит обязательной централизованной регистрации в отделе обработки документов Департамента делопроизводства. На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере.

3.3.5. Регистрационный номер, присваиваемый Департаментом делопроизводства, состоит из порядкового номера документа.

3.3.6. Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электронной базы данных Департамента делопроизводства.

3.3.7 Перечень документов, не подлежащих регистрации в Департаменте делопроизводства:

• копии документов, присланные для сведения;
• телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;
• поздравительные письма;
• пригласительные билеты;
• бухгалтерские документы;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
• формы статистической отчетности. В Департаменте делопроизводства на этих документах ставится только дата поступления.

3.3.8. Предварительное рассмотрение документов проводится Департаментом делопроизводства с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения исходя из оценки содержания документа.

3.3.9. Федеральные законы, указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации, поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентские запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации передаются в отдел контроля для определения вопроса о необходимости их постановки на контроль. Документы данного вида докладываются Министру юстиции Российской Федерации и его заместителям в соответствии с существующим распределением полномочий.

3.3.10. К документам, направляемым на доклад Министру или его заместителям, прилагается сопроводительный лист (приложение 9), содержащий следующую информацию: фамилия должностного лица или фамилии лиц, которым документ направлен на проработку, входящий номер и дата регистрации, номера документов, имеющих отношение к рассмотрению данного вопроса, фамилии их исполнителей, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

3.3.11. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется через отдел обработки документов Департамента делопроизводства: в Департамент управления на доклад Министру; в секретариаты для доклада заместителям Министра; в структурные подразделения.

3.3.12. В секретариатах заместителей Министра поступившие документы учитываются секретарем в журнале учета корреспонденции. Учет ведется под тем же номером, который был присвоен ему в Департаменте делопроизводства.

3.3.13. После доклада документов секретарь делает в регистрационном журнале отметку в соответствии с резолюцией заместителя Министра. На исполнение документы направляются через отдел обработки документов Департамента делопроизводства. Если исполнителей несколько, то ответственному исполнителю передается оригинал документа, а остальным исполнителям — копии.

3.4 Организация работы с документами в структурных подразделениях Министерства

3.4.1. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на работников данных подразделений, в чьи должностные обязанности (в соответствии с должностными инструкциями или распоряжением руководителя структурного подразделения Министерства) это входит.

3.4.2. Учет документов в структурных подразделениях при отсутствии электронной базы ведется в регистрационных журналах. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

3.4.3. Для достижения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в регистрационных журналах структурных подразделений:

• регистрационный номер Министерства юстиции Российской Федерации;
• корреспондент;
• наименование документа;
• дата документа;
• исходящий номер документа;
• краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);
• отметка об исполнении.

3.4.4. Состав обязательных реквизитов учета документов в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• ход исполнения;
• наличие приложений;
• перенос сроков исполнения;
• расписка в получении документа.

3.4.5 Регистрация исходящей корреспонденции

3.4.5.1. Исходящие документы, подготовленные за подписью руководителя департамента (начальника управления, самостоятельного отдела), регистрируются непосредственно в структурных подразделениях Министерства.

3.4.5.2 Исходящий регистрационный номер состоит из двух частей:

• индекса структурного подразделения;
• порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Образец: № 05-10 от 13.10.2001, где: 05 — индекс структурного подразделения; 10 — порядковый исходящий регистрационный номер структурного подразделения.

3.4.5.3. После регистрации указанные документы в 2 экземплярах направляются для отправки в отдел обработки документов Департамента делопроизводства.

3.4.6 Регистрация внутренних документов

Документы, создаваемые в Министерстве и используемые работниками в управленческом процессе, являются внутренними. Их оформление осуществляется в соответствии с п. 2.4. Регистрация внутренних документов производится в регистрационных журналах.

3.5 Регистрация исходящей корреспонденции

3.5.1. Исходящие документы за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей подлежат единой регистрации в Департаменте делопроизводства. Эти документы представляются в отдел обработки документов в трех экземплярах: первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр (копия) с визами возвращается в структурное подразделение Министерства; третий экземпляр (копия) остается в отделе обработки документов Департамента делопроизводства.

3.5.2. При подготовке отзывов, заключений или замечаний на законопроекты исходящие документы передаются в отдел обработки документов для отправки в 4 экземплярах. В этом случае четвертый экземпляр направляется в Департамент по координации законопроектной деятельности.

3.5.3. Исходящим документам за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей присваивается исходящий регистрационный номер в отделе обработки документов Департамента делопроизводства. Образец:

16.10.2001 № 10/226-ЮЧ

16.10.2001 № 10/226-АК,

где:

16.10.2001 — дата (число, месяц, год); 10 — индекс структурного подразделения, подготовившего документ; 226 — исходящий регистрационный номер Министерства; ЮЧ, АК — инициалы Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей.

3.6 Отправка исходящей корреспонденции

3.6.1. Исходящая корреспонденция за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей отправляется с нарочным или фельдсвязью.

3.6.2. В Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Аппараты Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, а также в другие организации в соответствии с указанием Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей исходящие документы доставляются с нарочным. Данная корреспонденция оформляется по реестру. Другие документы за подписью Министра юстиции Российской Федерации и его заместителей отправляются фельдсвязью по реестру.

3.6.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Департаментом делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725.

3.6.4. Исходящие документы, подготовленные за подписью руководителя департамента (начальника управления, самостоятельного отдела), передаются в Департамент делопроизводства полностью оформленными с указанием почтового адреса и зарегистрированными. Неправильно или небрежно оформленные документы возвращаются руководителю структурного подразделения. Отдел обработки документов Департамента делопроизводства первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем, и приложения к нему (если имеются) направляет адресату, второй экземпляр (копию) возвращает в структурное подразделение Министерства с отметкой об отправке.

3.6.5. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются адресат, его почтовый индекс и адрес. Если документ отправляется заказной почтой, то на конверте проставляется его номер. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.6.6. Заказными письмами и бандеролями направляются особо важные, срочные, исполнительные документы и организационно — распорядительные документы Минюста России.

3.6.7. Заказные письма сдаются на почту по описи, которая составляется в трех экземплярах. В ней указываются номера документов, дата отправки, адрес и род отправлений. Два экземпляра описи передаются в почтовое отделение, третий остается в отделе обработки документов. Возвращенный из почтового отделения экземпляр описи, подтверждающий отправление заказной корреспонденции, подшивается в наряд в Департаменте делопроизводства.

3.6.8. На копиях исходящих документов Департаментом делопроизводства ставится штамп с указанием даты отправки.

3.6.9. Документы массового отправления рассылаются по указателю рассылки, составленному в структурном подразделении, подписанному его руководителем или заместителем руководителя и утвержденному руководителем Департамента делопроизводства. Указатель рассылки хранится в отделе обработки документов Департамента делопроизводства. В нем делается отметка о дате отправки документов. Указатель рассылки приказов (распоряжений) Министерства юстиции Российской Федерации хранится в отделе контроля Департамента делопроизводства.

3.7 Регистрация организационно — распорядительных документов

3.7.1. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы по загранкомандировкам регистрируются в Департаменте делопроизводства. Приказы по личному составу и распоряжения по командированию работников регистрируются в Департаменте государственной службы и кадров.

3.7.2. Регистрация приказов (распоряжений) осуществляется в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года, при этом приказы и распоряжения по основной деятельности, приказы по личному составу, по загранкомандировкам и распоряжения о командировании нумеруются отдельно.

3.7.3. Оригинал приказа (распоряжения) представляется на регистрацию оформленным и завизированным в соответствии с правилами, установленными в п. 2.9. К распорядительному документу прилагается указатель рассылки (приложение 10), заполненный исполнителем, подписанный руководителем соответствующего структурного подразделения и утвержденный руководителем Департамента делопроизводства. Дата регистрации приказа (распоряжения) оформляется словесно — цифровым способом — 15 мая 2001 г., номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа (распоряжения) — № 45. Дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа, издаваемого двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.7.4. Копии приказов (распоряжений) заверяются печатью Департамента делопроизводства и направляются в соответствии с указателем рассылки (копия) адресатам. Подлинник указателя рассылки подшивается в дело к соответствующему приказу (распоряжению).

3.7.5. Распоряжения о государственной регистрации соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, заключенных органами государственной власти субъектов Российской Федерации. Регистрация распоряжений осуществляется при наличии подлинника соглашения и 3 заверенных высшим должностным лицом субъекта Российской Федерации (руководителем высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) либо его заместителем копий подписанного соглашения. Копия распоряжения, подлинник соглашения и 3 копии подписанного соглашения направляются в Государственную регистрационную палату при Минюсте России, при этом копия распоряжения заверяется печатью Департамента делопроизводства. Остальные копии распоряжения рассылаются в соответствии с п. 3.7.4.

3.7.6 Представление приказов на государственную регистрацию

Приказы, подлежащие государственной регистрации, направляются в Департамент регистрации и контроля за ведомственными нормативными актами Департаментом делопроизводства в 6 экземплярах (подлинник и 5 заверенных копий). Приказы, содержащие сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 заверенная копия).

3.8 Регистрация договоров (соглашений)

3.8.1. Договоры (соглашения) о взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти регистрируются в Департаменте делопроизводства. В Департаменте делопроизводства осуществляется проверка правильности оформления договора (соглашения), соответствия подписи лица, заключившего договор (соглашение) от имени Министерства.

3.8.2. Регистрация договоров (соглашений) осуществляется в соответствии с порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре проставляется порядковый номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации. Оригиналы договоров (соглашений) хранятся в Департаменте делопроизводства. Остальные подлинники направляются сторонам, заключившим договор (соглашение) с Министерством.

3.8.3. Копии договора (соглашения) заверяются печатью Департамента делопроизводства и направляются в соответствии с указателем рассылки адресатам через группу исходящей корреспонденции Департамента делопроизводства. Подлинник указателя рассылки подшивается в дело к соответствующему договору (соглашению).

3.8.4. Договоры, предусматривающие какие-либо финансовые затраты, регистрируются и хранятся в Департаменте материально — технического обеспечения.

3.9 Регистрация доверенностей

3.9.1. Доверенности на право совершения действий от имени Министерства юстиции Российской Федерации, представления интересов Минюста России в государственных, общественных и судебных органах регистрируются в отделе обработки документов Департамента делопроизводства в журнале регистрации доверенностей в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

3.9.2. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается на руки, а копия остается на хранении в отделе обработки документов Департамента делопроизводства.

3.10 Учет объема документооборота

3.10.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом структурном подразделении и в целом по Министерству.

3.10.2. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, учитывают документы при получении и подготовке к отправке. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца представляются в Департамент делопроизводства в виде учетной формы (приложение 11).

3.10.3. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

3.10.4. Департамент делопроизводства до 10-го числа текущего месяца сводит данные по объему документооборота в единые таблицы, отражающие документооборот в целом по Министерству и по структурным подразделениям (приложения 12, 13).

3.10.5. Результаты учета документооборота обобщаются Департаментом делопроизводства и в конце года представляются руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

3.11 Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи

3.11.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Факсимильные аппараты, имеющие официальный номер Министерства, устанавливаются в Департаменте делопроизводства.

3.11.2. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не считается официальным документом.

3.11.3. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования» и «Не для печати», не разрешается.

3.11.4. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

3.11.5. Передача факсограмм осуществляется на основании заявки (приложение 14), подписанной руководителем структурного подразделения. Заявки хранятся в течение одного года. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к отправке, и руководителя структурного подразделения.

3.11.6. Поступившие факсограммы учитываются в журнале и без проставления регистрационного штампа передаются адресатам под расписку.

3.11.7. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.

4. Контроль исполнения документов

4.1. Контроль исполнения документов представляет собой совокупность процедур, осуществляемых отделом контроля Департамента делопроизводства совместно со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства и иными организациями, находящимися в ведении Министерства, связанных с учетом и анализом сроков и порядка исполнения входящих документов, с целью укрепления исполнительской дисциплины структурных подразделений центрального аппарата Министерства, повышения эффективности деятельности Министерства.

4.2. Департамент делопроизводства осуществляет процесс контроля исполнения документов в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами «Об основах государственной службы Российской Федерации», «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон „О статусе депутата Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации“, Кодексом законов о труде в Российской Федерации, Указами Президента Российской Федерации от 6 июня 1996 г. № 810 „О мерах по укреплению дисциплины в системе государственной службы“ и от 6 ноября 1996 г. № 1536 „О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации“, постановлениями и поручениями Правительства Российской Федерации.»

4.3. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

4.4. Контролю в Министерстве подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

4.5. Структурные подразделения центрального аппарата Министерства осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией под общим контролем Департамента делопроизводства.

4.6. Руководитель структурного подразделения центрального аппарата определяет из числа работников исполнителя документа или поручения, который обеспечивает контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов, проектов докладов о ходе и результатах выполнения.

4.7. Общий контроль за соблюдением сроков и качества исполнения документов, перечень которых указан в пункте 4.4, осуществляет отдел контроля Департамента делопроизводства, который еженедельно готовит информационные справки о состоянии работы с контрольными документами.

4.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

4.9 Постановка поручений и документов на контроль

4.9.1. Постановку поручений и документов на контроль осуществляет отдел контроля Департамента делопроизводства при предварительном их рассмотрении.

4.9.2. На поручение или документ, требующий исполнения, в правом верхнем углу подлинника ставится штамп «Минюст России. Контроль».

4.9.3. Копии документов со штампом «Минюст России. Контроль» после их рассмотрения руководством Министерства направляются в структурные подразделения — исполнители и в отдел контроля Департамента делопроизводства.

4.9.4. В отделе контроля Департамента делопроизводства на каждый контрольный документ в электронной базе данных заводится контрольная карточка, в которой отражаются входящий номер Министерства и его дата, номер, дата и содержание поручения, срок его исполнения, наименование структурного подразделения — исполнителя и другая информация. Электронные карточки контрольных документов систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.

4.10 Предварительный контроль исполнения поручений и документов

4.10.1. Предварительный контроль осуществляется на основании карточек контрольных документов, направляемых в структурные подразделения центрального аппарата Министерства, являющиеся основными исполнителями документа.

4.10.2. Карточки контрольных документов, по которым дано поручение Министром юстиции Российской Федерации, имеют в заголовке обозначение «М».

4.10.3. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, на основании карточек контрольных документов осуществляют контроль за исполнением документов работниками соответствующего структурного подразделения и информирование отдела контроля Департамента делопроизводства о состоянии исполнения документа.

4.11 Предупредительный контроль исполнения поручений и документов

4.11.1. Предупредительный контроль осуществляется на основании перечней контрольных документов, направляемых еженедельно заместителям Министра, курирующим соответствующие структурные подразделения, и в Департамент управления. Перечень контрольных документов содержит информацию о поручениях и документах, срок исполнения которых истекает в течение следующей недели.

4.11.2. Отдел контроля выясняет в структурном подразделении фамилию, имя, отчество и телефон исполнителя поручения, ход его исполнения, напоминает об истечении срока его исполнения.

4.12 Аналитический контроль исполнения поручений и документов

4.12.1. Аналитический контроль представляет собой еженедельный и ежемесячный анализ состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства.

4.12.2. Отдел контроля Департамента делопроизводства еженедельно готовит информацию об исполнении контрольных документов с поручениями Министра юстиции Российской Федерации, которая содержится в справках об исполнении контрольных документов, а также в перечне неисполненных контрольных документов.

4.12.3. Справка об исполнении контрольных документов за прошедшую неделю, содержащая подробную информацию по каждому контрольному поручению, сроках его исполнения или неисполнения, и перечень неисполненных контрольных документов за предыдущий период представляется каждую пятницу в Департамент управления. Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются заместителям Министра, курирующим соответствующие структурные подразделения Министерства.

4.12.4. Справка об исполнении документов с поручениями Министра юстиции Российской Федерации представляется для доклада Министру юстиции Российской Федерации. В ней содержится информация об общем количестве контрольных документов в Министерстве, количестве документов, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных.

4.12.5. Ежемесячно отдел контроля Департамента делопроизводства анализирует состояние исполнительской дисциплины в Министерстве. По результатам анализа готовится отчет, который представляется для доклада руководству Министерства.

4.12.6. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с действующим законодательством несут заместители Министра, руководители структурных подразделений центрального аппарата Министерства, должностные лица, ответственные за их исполнение.

4.13 Снятие контрольных поручений и документов с контроля

4.13.1. Снятие документов с контроля осуществляет отдел контроля Департамента делопроизводства.

4.13.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов его рассмотрения Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, органам государственной власти или иным заинтересованным организациям и лицам, или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

4.13.3. Работник структурного подразделения Министерства, ответственный за делопроизводство, оформляет контрольный документ отметкой об исполнении и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. После этого он оперативно вносит в контрольную карточку информацию об исполнении документа, которая должна содержать номер исходящего из Министерства ответа, его дату и наименование адресата, кому он направлен.

4.13.4. Заполненная карточка контрольного документа в кратчайшие сроки подлежит возврату в отдел контроля Департамента делопроизводства для внесения информации об исполнении в электронную базу данных.

4.13.5. Отдел контроля Департамента делопроизводства на основании информации, внесенной в контрольную карточку либо полученной по телефону, вносит сведения об исполнении контрольного документа в электронную базу данных и снимает его с контроля.

4.14 Сроки исполнения поручений и документов

4.14.1. Сроки исполнения поручений, устанавливаемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, иными вышестоящими органами государственной власти Российской Федерации, исчисляются в календарных днях с даты подписания документа.

4.14.2 Организация исполнения поручений Президента Российской Федерации

Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок. На поручения Президента Российской Федерации, которые даны непосредственно Минюсту России, направляются доклады Председателю Правительства одновременно с представлением Президенту Российской Федерации докладов об исполнении его поручений.

4.14.3 Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, — то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день; в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «срочно»; в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки: «оперативно», «в кратчайшие сроки», «незамедлительно», «в возможно короткие сроки», «безотлагательно»; в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнители направляют в Правительство Российской Федерации мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

4.14.4. По поручениям, содержащимся в протоколах заседания Правительства, в случае необходимости доработки проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных рассмотренных на заседании Правительства актов, по которым высказаны предложения и замечания, доработка проектов осуществляется в срок до 10 дней, если эти сроки специально не оговариваются.

4.14.5 Сроки подготовки проектов заключений и отзывов на законопроекты

Если Министерство является соисполнителем, то срок подготовки предложений федеральному органу исполнительной власти — головному исполнителю составляет 15 дней с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации. Если Министерство является головным исполнителем, то проект заключения или отзыва на законопроект представляется в Правительство Российской Федерации в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации. При невозможности представления заключения в указанный срок Министерство согласовывает с субъектом права законодательной инициативы его продление и представляет в Правительство Российской Федерации проект соответствующего письма с указанием нового срока.

4.14.6. Срок исполнения парламентских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляет 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

4.14.7. Сроки исполнения депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации составляют 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса срок.

4.14.8. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе Министерства.

4.14.9. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются Министром юстиции Российской Федерации или его заместителями и указываются в резолюциях по конкретному документу.

4.14.10. При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 3 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

4.14.11. Приостанавливать исполнение документов, продлевать срок исполнения, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организации — авторы документов.

4.14.12. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел контроля Департамента делопроизводства для внесения изменений в электронную базу данных (новый срок, дата изменения, подпись). Санкционированное изменение срока фиксируется отделом контроля Департамента делопроизводства в электронной базе данных.

4.14.13. Проекты документов на подпись Министру юстиции Российской Федерации и заместителям Министра представляются руководителями структурных подразделений центрального аппарата Министерства только через Департамент управления.

4.14.14. Сроки представления проектов документов на подпись Министру юстиции Российской Федерации и заместителям Министра:

• по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, срок исполнения которых составляет месяц со дня даты подписания поручения, — не позднее 3 рабочих дней до даты окончания срока исполнения;
• по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, срок исполнения которых указан как «оперативно», «в кратчайшие сроки», «незамедлительно», «в возможно короткие сроки», «безотлагательно», — не позднее чем за 1 рабочий день до даты окончания срока исполнения;
• по поручениям Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, срок исполнения которых указан как «срочно», — в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения документа.

5. Порядок работы с обращениями граждан

5.1. Работа с обращениями граждан в Министерстве юстиции Российской Федерации ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, регламентирующим порядок работы с обращениями граждан, Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации и настоящей Инструкцией.

5.2. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Министерстве юстиции Российской Федерации осуществляется отделом писем и приема граждан Департамента делопроизводства (далее — отдел писем).

5.3. Зарегистрированные в отделе писем обращения, не требующие доклада руководству, направляются, в зависимости от их содержания, в соответствующие структурные подразделения Министерства.

5.4. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководителей структурных подразделений. Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их регистрации в отделе писем, а письма, требующие дополнительного изучения и поверки, — в срок до одного месяца. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем Министра, давшим соответствующее поручение, или по согласованию с отделом писем руководителем структурного подразделения, у которого письмо находится на исполнении, но не более чем на один месяц. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия справки о продлении срока рассмотрения обращения направляется в отдел писем.

5.5. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию территориальных органов и учреждений Министерства, если не требуется вмешательства Министерства, направляются в 5-дневный срок разрешения по существу в регионы независимо от того, кому из должностных лиц Министерства эти обращения адресованы. Поручения направляются за подписью руководителя структурного подразделения, его заместителя или начальника (его заместителя) отдела по работе с обращениями граждан, если таковой имеется в структурном подразделении.

5.6. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Министерства, направляются в 5-дневный срок по принадлежности за подписью начальника отдела писем или его заместителя.

5.7. Поступившие в структурные подразделения письма без резолюции Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, но требующие особого внимания, докладываются руководителем структурного подразделения Министру юстиции Российской Федерации или, в соответствии с распределением обязанностей, его заместителю. При этом согласовывается порядок рассмотрения обращения.

5.8. Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с выездом на место работников соответствующих структурных подразделений принимается Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем.

5.9. Письменные обращения граждан, поступившие в Министерство с сопроводительным письмом на имя Министра юстиции Российской Федерации или его заместителя, подписанные депутатом Государственной Думы или членом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителем органа исполнительной власти или региона, в день регистрации докладываются руководителю Департамента делопроизводства или его заместителю, который в этот же день докладывает их соответствующему руководителю Министерства. В таком же порядке подлежат докладу руководству Министерства письма, содержащие жалобы на сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и учреждений Министерства, главных судебных приставов субъектов Российской Федерации и руководителей региональных органов системы исполнения наказаний. Письма с резолюциями Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей передаются исполнителю только через отдел писем, где в случае необходимости берутся на особый контроль.

5.10. Отделом писем на «особый контроль» берутся обращения граждан, направляемые в Министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти, если после разрешения обращения им требуется дать ответ. На «особый контроль» могут быть взяты и другие обращения.

5.11. Поручения по обращениям граждан вместе с производством передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения резолюции. Если поручение дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым. Решение, принятое по такому письму, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения противоречий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.

5.12 Категорически запрещается:

направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются; передавать обращения из одного структурного подразделения в другое, минуя отдел писем.

5.13. При рассмотрении обращения гражданину должно быть обеспечено право лично изложить доводы лицу, рассматривающему его обращение, ознакомиться с материалами проведенной проверки, представить дополнительные материалы или ходатайствовать об их истребовании органом, рассматривающим жалобу, получить письменный или устный ответ о принятых решениях.

5.14. По обращениям, принятым к производству Министерством, окончательные ответы готовятся самостоятельными структурными подразделениями и подписываются его руководителем или заместителем руководителя. На повторное обращение гражданина ответ подписывает руководитель структурного подразделения, если ранее ответ направлялся за подписью его заместителя. Если ранее ответ направлялся за подписью руководителя структурного подразделения, то на повторное обращение ответ подписывает курирующий соответствующее структурное подразделение заместитель Министра.

5.15. За подписью заместителя Министра или Министра готовятся ответы по обращениям на действия руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства, если они ранее принимали решение по жалобе. В отдельных случаях руководитель подразделения может дать повторный ответ.

5.16. За подписью заместителя Министра или Министра готовятся ответы по обращениям «особого контроля» органам, взявшим обращение на контроль. Ответы по таким обращениям могут быть подписаны руководителем департамента, если ранее он не принимал по ним решение.

5.17. По обращениям, направленным для рассмотрения в территориальные органы и учреждения Министерства, ответы подписывают соответственно их руководители.

5.18. Обращения граждан, поступившие в установленном порядке, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции Министерства, недопустим. Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки заявителю ответа о принятом решении. К рассмотрению не принимаются обращения, содержащие оскорбительные выражения, не поддающиеся прочтению, лишенные какого-либо смысла и анонимные, т.е. не содержащие подписи автора, сведений о его фамилии, имени, отчестве, а также данных о месте его жительства, работы или учебы.

5.19. Личный прием граждан в приемной Министерства организуют и проводят начальник отдела писем, его заместитель, специалисты приемной. В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя принимает руководитель Департамента делопроизводства или его заместитель.

5.20. Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства, при наличии у них ответов руководителей территориальных органов и учреждений Министерства проводится специалистами и руководителями структурных подразделений. Заместители Министра принимают граждан при наличии у них аргументированных возражений на решение руководителя структурного подразделения Министерства. В отдельных случаях, по спорным и важным вопросам с жалобами на решения заместителей Министра, граждан принимает лично Министр юстиции Российской Федерации.

5.21. Организацию приема посетителей специалистами и руководителями структурных подразделений Министерства осуществляют начальник, его заместитель и специалисты отдела писем и приема граждан. Организацию приема посетителей Министром юстиции Российской Федерации или его заместителями осуществляет руководитель Департамента управления. Запись на прием к Министру юстиции Российской Федерации или его заместителям производится в рабочем порядке по мере необходимости. Прием назначается на удобное время, с учетом рабочего плана руководителей.

5.22. В соответствии с графиком, утвержденным заместителем Министра юстиции Российской Федерации, курирующим Департамент делопроизводства, прием населения ведут руководители структурных подразделений, их заместители, наиболее квалифицированные специалисты. Запись к ним на прием осуществляют специалисты отдела писем, учитывая при этом специализацию и компетенцию представителей структурных подразделений Министерства.

5.23. Не позднее чем за сутки до приема посетителя Министром юстиции Российской Федерации или его заместителем руководитель структурного подразделения представляет в Департамент управления вместе с производством краткую обзорную справку о ходе и результатах рассмотрения жалобы.

5.24. Иногородние посетители во всех случаях принимаются в Министерстве в день их обращения.

5.25. Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается заявление, которое после соответствующего оформления передается в отдел писем для регистрации и направления по принадлежности. Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Министерства, ему разъясняется его право обратиться в соответствующие органы.

5.26. Жалобы и заявления граждан с личного приема, поступающие на рассмотрение в самостоятельные структурные подразделения центрального аппарата, должны быть взяты ими на контроль.

5.27. На отдел писем возлагается контроль за организацией работы с обращениями граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства. Структурные подразделения Министерства обязаны своевременно информировать отдел писем о завершении работы с обращениями граждан, поступившими с личного приема или с резолюцией руководителей Министерства, а также о передаче письма в другое подразделение. Специалист отдела писем на основании этой информации делает соответствующие отметки в алфавитной карточке.

5.28. Отдел писем организует работу справочной службы, информирующей обратившегося туда гражданина о ходе и результатах рассмотрения его обращения.

5.29. В структурных подразделениях Министерства регулярно проводится работа по анализу обращений граждан. Отдел писем совместно с руководителями структурных подразделений Министерства планирует подготовку тематических обзоров писем и контролирует выполнение этих планов структурными подразделениями. Обзоры писем подписываются руководителями структурных подразделений и докладываются заместителю Министра по направлению деятельности, который определяет круг лиц, подлежащих ознакомлению с ними. На основании информации, полученной от руководителей структурных подразделений центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации, руководителей федеральных управлений Министерства юстиции Российской Федерации, руководителей территориальных органов Министерства юстиции Российской Федерации, отдел писем готовит по итогам полугодия служебную записку о характере обращений граждан в Министерство в его подведомственные органы. Ответственность за достоверность представляемой информации в рамках своей компетенции несут руководители структурных подразделений.

5.30. Обращения граждан, поступившие почтой, отдел обработки документов Департамента делопроизводства после проставления штампа с указанием даты поступления в тот же день передает в отдел писем и приема граждан Департамента делопроизводства.

5.31. Специалист отдела писем после ознакомления и проверки обращения по картотеке производит его регистрацию.

5.32. На обращение, поступившее впервые, заводится алфавитная учетная карточка (приложение 15). На алфавитной карточке проставляется регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес; краткое содержание обращения; дата поступления в Министерство; индекс структурного подразделения Министерства или наименование ведомства, куда обращение направлено для разрешения. Регистрационный номер состоит из цифр порядкового номера и двух последних цифр года поступления (например, 29-01).

5.33. Алфавитная учетная карточка хранится в картотеке отдела писем и приема граждан Департамента делопроизводства. На ней регистрируются все последующие обращения в Министерство одного и того же лица под номером первичного заявления. Алфавитная учетная карточка приемной хранится в картотеке приемной, содержит информацию о ходе рассмотрения заявления, принятого во время приема, служит источником оперативной информации.

5.34. На обращение, поступившее впервые, отделом писем и приема граждан заводится производство (приложение 16) с тем же номером, что и алфавитная учетная карточка, кроме того, на производстве проставляется цифра, обозначающая индекс структурного подразделения, куда направляется заявление, и фамилия заявителя. В производство подшиваются все документы и материалы, отражающие ход рассмотрения данного обращения и принятые по нему решения. Все последующие обращения, касающиеся деятельности того же подразделения, подшиваются в это же производство в хронологическом порядке.

5.35. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает руководитель Департамента или начальник отдела по работе с обращениями граждан, если таковой имеется в структурном подразделении, который делает отметку в производстве «в наряд».

5.36. Законченные производства по обращениям хранятся в структурных подразделениях, принимавших решения по жалобам и заявлениям, в течение 5 лет, по истечении срока хранения сдаются в архив центрального аппарата Министерства для уничтожения.

5.37. На каждое поступившее обращение отделом писем и приема граждан заводится статистическая карточка, которая вместе с производством направляется в структурное подразделение. Специалистом, рассматривающим обращение гражданина, на ней делаются соответствующие отметки, отражающие ход рассмотрения обращения. Статистическая карточка хранится в картотеке структурного подразделения и используется в аналитической работе и при обобщении обращений.

5.38. Если обращение гражданина берется на особый контроль, кроме статистической карточки, на которой проставляется пометка «особый контроль», заводится в двух экземплярах контрольная карточка (приложение 17). Один экземпляр карточки направляется на исполнение вместе с производством и возвращается из структурного подразделения в отдел писем с копиями ответов контролирующей организации и заявителю.

5.39. Исходящий регистрационный номер при переписке по обращениям граждан присваивается непосредственно в структурном подразделении Министерства. Например: № 06-16-4203-01, где: 06 — индекс структурного подразделения; 16 — номер номенклатурного дела по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствующем структурном подразделении; 4203-01 — номер, присвоенный при централизованной регистрации в отделе писем.

5.40. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и жалоб. Предложения — это обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, субъектов хозяйствования, финансовых структур, общественных организаций. Заявления — обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан. Жалобы — обращения с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцев частных предприятий, должностных лиц и общественных организаций.

5.41. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

• если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;
• если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

5.42. Дубликатом обращения являются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Министерство, или обращения этого же лица с одинаковым текстом.

5.43. Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и списываются в наряд с согласия руководителя структурного подразделения или начальника (заместителя) отдела писем. Если они поступили из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и не взяты ими на контроль, заявителю направляется повторный ответ.

5.44. Все дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под одним и тем же номером, что и первоначально поступившие обращения. При этом в алфавитной и статистической карточках после проставления присвоенного номера отмечаются даты поступления обращения.

5.45. Справочно — информационное обслуживание внешних корреспондентов, обращающихся в Министерство, осуществляется отделом писем и приема граждан.

6. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения

6.1. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.

6.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Министерства юстиции Российской Федерации, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

6.3. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

6.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

6.5. Служебная информация ограниченного распространения без санкции руководителя структурного подразделения Министерства не подлежит разглашению (распространению).

6.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

6.7 Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

6.7.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка, номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

6.7.2. Прием и учет (регистрация) документов, поступающих в Министерство и содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются Департаментом делопроизводства, а в структурных подразделениях — работниками, ответственными за прием и учет несекретной документации.

6.7.3 Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах; учитываются отдельно от несекретной документации. К регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП»; передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет копий документов ведется по каждому экземпляру отдельно; хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

6.7.4. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

6.7.5. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дел, в которых помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

6.7.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое назначение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

6.7.7. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

6.7.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема — сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

6.7.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом Минюста России за подписью заместителя Министра, курирующего Департамент делопроизводства. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом.

6.7.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность заместитель Министра, курирующий Департамент делопроизводства, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

6.7.11. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

7. Машинописные и копировально — множительные работы

7.1. Машинописные работы

7.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в отделе информационного обеспечения Департамента делопроизводства. Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и машинописной техники в одном — двух экземплярах на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-97 к порядку оформления документов. В структурных подразделениях Министерства с соблюдением установленных настоящей Инструкцией правил печатаются небольшие по объему (до 2 — 3 страниц) материалы.

7.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Министерства. Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

7.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа с использованием контрастных носителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов. Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или исполненные карандашом, с вклейками из газет и журналов, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

7.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя. Поступивший материал регистрируется в специальном журнале (приложение 18). Там же делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с рукописью.

7.1.5. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы за подписью руководства Министерства, к совещанию у Министра и его заместителей, заседаниям коллегии Министерства, проекты приказов и распоряжений. Срочность исполнения документов определяется руководителем Департамента делопроизводства.

7.1.6. Текст печатается, как правило, на одной стороне листа, через полтора интервала (при необходимости дополнительного редактирования — через два интервала) с соблюдением правил орфографии и пунктуации. Корректорские работы при печатании не производятся. Вторая и последующие страницы документа нумеруются. Номер проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания. Перепечатывание исправленных документов производится с учетом степени срочности. На оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа отпечатанного документа проставляется количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, инициалы машинистки и дата исполнения. При распечатке материала с использованием ПЭВМ в нижней левой части первого листа документа дополнительно указывается наименование его файла. При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в подразделении он может быть переписан на дискету заказчика. В магнитной памяти ЭВМ записанные тексты хранятся в течение двух месяцев.

7.1.7. Секретные документы печатаются в соответствии с требованиями Временной инструкции по ведению секретного делопроизводства в Минюсте России. При печатании документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» на обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, инициалы машинистки, регистрационный номер и дата печатания документа. Использованные при печатании документов бланки строгой отчетности и имеющие номера учитываются в отдельной графе журнала учета машинописных работ, в которой указываются номер бланка и фамилия исполнителя. Отпечатанные документы передаются исполнителю вместе с черновиком под расписку в журнале.

7.1.8. Прием документов на печатание прекращается за час до окончания рабочего дня, за исключением поступающих от руководства Министерства и срочных.

7.2 Копировально — множительные работы

7.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в отделе информационного обеспечения Департамента делопроизводства. Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Министерства. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Министерства ксерокопированию не подлежат. Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 — 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при наличии копировальной техники) с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

7.2.2. Основанием для выполнения копировально — множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение 19). Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями департаментов (управлений, самостоятельных отделов) и их заместителями. Подписанный ими заказ на производство множительных работ визируется в Департаменте делопроизводства начальником отдела информационного обеспечения или его непосредственными руководителями.

7.2.3. Копирование документов производится в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы копировально — множительного подразделения. В первоочередном порядке размножаются материалы, поступающие от Министра, его заместителей и срочные. Срочность определяется руководителем Департамента делопроизводства.

7.2.4. Документы информационного, справочного и методического характера; значительные по объему; внутриведомственная переписка; массовый тираж и материалы, предназначенные для формирования номенклатурных дел, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста или в виде брошюр (для изготовления брошюр в автоматическом режиме объем документа не должен превышать 45 — 50 страниц текста на бумаге формата А4). Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

7.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. Материалы, подготовленные для ксерокопирования без соблюдения данных требований, возвращаются исполнителю на доработку.

7.2.6. Не подлежат размножению используемые Министерством юстиции официальные бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Не производится ксерокопирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

7.2.7. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале (приложение 20). Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале. Заказы на производимые работы хранятся в Департаменте делопроизводства в течение года.

7.2.8. Официальные бланки Минюста России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, установленной формы журналы учета, значительные по объему материалы, предназначенные к изданию большими тиражами, а также бланки, таблицы, описи, реестры и т.д., используемые в структурных подразделениях Министерства, и годовая потребность в которых превышает 1,5 тыс. экз., изготавливаются в типографии. Заказы на выполнение типографских работ оформляются в структурных подразделениях, визируются в Департаменте делопроизводства и направляются в Департамент материально — технического обеспечения. Департамент материально — технического обеспечения ежегодно формирует единый заказ на производство и обеспечение подразделений Министерства необходимым количеством расходных материалов.

7.2.9. Документы, содержащие секретные сведения, ксерокопируются в соответствии с требованиями Временной инструкции по ведению секретного делопроизводства в Министерстве юстиции Российской Федерации. Материалы ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются на основании отдельно оформленных заказов с письменного разрешения руководителя структурного подразделения Министерства и с отметкой на оригинале документа о количестве снятых с него копий.

7.2.10. Порядок использования имеющейся в структурных подразделениях Министерства копировально — множительной техники устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в настоящей Инструкции.

7.2.11. Отдел информационного обеспечения Департамента делопроизводства ведет учет выполненных работ по копированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.

8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и бланков в Министерстве юстиции Российской Федерации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

8.1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

8.1.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в Министерстве используются печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати).

8.1.2. Порядок изготовления, использования, учета и хранения гербовых печатей регламентируется ГОСТом Р 51511-99 (приложение 21). Изготовление гербовых печатей осуществляется только полиграфическими и штемпельно — граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

8.1.3. Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Министр юстиции Российской Федерации. Заявка на изготовление гербовой печати и ее эскиз оформляются Департаментом делопроизводства и передаются в Департамент материально — технического обеспечения, который размещает заказ в типографии. В Министерстве используется гербовая печать в двух экземплярах. Первый из них закрепляется за руководителем Департамента делопроизводства, второй — за руководителем Финансово — экономического департамента. Передача гербовых печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускается. Департаменту государственной службы и кадров изготавливается малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков.

8.1.4. В Министерстве гербовой печатью заверяются подписи на документах Министра, заместителей Министра, руководителя Финансово — экономического департамента, его заместителя, главного бухгалтера и руководителя Департамента материально — технического обеспечения, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Минюста России предоставлены соответствующие полномочия. Гербовой печатью удостоверяются: все виды договоров и соглашений, заключаемых Минюстом России с другими ведомствами, предприятиями, учреждениями и организациями в пределах и порядке осуществления возложенных на Министерство функций и задач; финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды; документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате; документы по материально — техническому обеспечению и снабжению Министерства, акты о выполненных работах и предоставленных услугах, акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема — передачи товарно — материальных ценностей, гарантийные письма, доверенности; характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки: о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие; другие документы и их копии, требующие особого удостоверения их подлинности. Заверение документов финансово — экономической и хозяйственной деятельности, влекущих за собой финансово — имущественные обязательства Министерства, негербовыми печатями не допускается.

8.1.5. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.

8.1.6. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации определяется непосредственно Министром юстиции Российской Федерации. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является руководитель Департамента делопроизводства. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Министра юстиции Российской Федерации используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Министра юстиции Российской Федерации и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Использование указанного штампа при оформлении директивных документов не допускается.

8.1.7. Для структурных подразделений Министерства в зависимости от целевого назначения изготавливаются круглые мастичные печати и штампы без государственной символики. В этих случаях в печати вместо изображения Государственного герба Российской Федерации размещается название конкретного департамента (управления, самостоятельного отдела). Данными печатями удостоверяются подписи руководителей подразделений на внутренних материалах (когда в этом есть необходимость), на различных справках и документах, не требующих особого удостоверения подлинности и носящих, как правило, справочный характер, а также на экземплярах размноженных распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководства Министерства. Для опечатывания пакетов, бандеролей, заверения различного рода справок изготавливаются круглые мастичные печати «Для пакетов», «Для справок», «Для пропусков» и т.д. В зависимости от потребностей они могут быть номерными. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

8.1.8. Изготовление всех печатей и штампов осуществляется централизованно через Департамент материально — технического обеспечения. Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и визируются в Департаменте делопроизводства на предмет проверки соответствия эскизов требованиям ГОСТа. Департамент материально — технического обеспечения размещает заказы и получает изготовленные в типографии печати (штампы), которые передает в Департамент делопроизводства. Департамент делопроизводства ведет общий учет имеющихся в Министерстве и изготавливаемых печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков (приложение 22). В структурных подразделениях печати и штампы учитываются в журнале учета печатей и штампов и выдаются под расписку сотрудникам, персонально ответственным за их использование и хранение. На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

8.1.9. Гербовые печати хранятся на уровне секретных документов. Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках). Ответственность за надежность хранения, а равно законность использования: гербовых печатей возлагается на руководителей Департамента делопроизводства и Финансово — экономического департамента; малой гербовой выжимной металлической печати — на руководителя Департамента государственной службы и кадров; других негербовых печатей и штампов — на руководителей подразделений и исполнителей.

8.1.10. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Департамент делопроизводства для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

8.1.11. Наличие гербовых и негербовых печатей и штампов, правильность их использования и надежность хранения в структурных подразделениях Министерства ежегодно проверяется Департаментом делопроизводства.

8.1.12. Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации, Главное управление исполнения наказаний, управления, предприятия, учреждения и учебные заведения уголовно — исполнительной системы, другие организации и учреждения Минюста России, являющиеся юридическими лицами, имеют, как правило, один экземпляр гербовой печати, изготавливаемой в типографиях в соответствии с требованиями ГОСТа Р 51511-99. В случае действительной служебной необходимости по решению руководителя органа (управления, учреждения, предприятия, организации) по согласованию с вышестоящим органом управления допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовой печати. Ответственность за законность использования и надежность хранения гербовых печатей возлагается на руководителя органа. О возможных фактах утраты гербовых печатей и результатах разбирательства докладывается в Министерство юстиции Российской Федерации.

8.2. Изготовление, учет, использование и хранение бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

8.2.1. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» федеральные органы исполнительной власти воспроизводят на своих официальных бланках Государственный герб Российской Федерации с геральдическим щитом в одноцветном варианте.

8.2.2. В Министерстве бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые бланки) используются при подготовке приказов и распоряжений, а также писем за подписью Министра, первых заместителей Министра, заместителей Министра и руководителей структурных подразделений и их заместителей (приложения 1 — 2, 4, 6 — 8).

8.2.3. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-97 данные бланки являются полиграфической продукцией, изготавливаются только в типографиях по заявкам Департамента материально — технического обеспечения и подлежат учету. Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники.

8.2.4 Департамент материально — технического обеспечения:

получает от подразделений Министерства заявки на изготовление бланков организационно — распорядительных документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты), согласованные с Департаментом делопроизводства; оформляет заказы на изготовление в типографии печатно — бланочной продукции; осуществляет получение, хранение, учет и выдачу изготовленных бланков документов. Подразделения Министерства ежегодно к 1 октября представляют в Департамент материально — технического обеспечения заявки на изготовление печатно — бланочной продукции на предстоящий год.

8.2.5. Гербовые бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором в Департаменте материально — технического обеспечения. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет ведется раздельно по видам бланков в соответствующем журнале (карточке) (приложение 23).

8.2.6. В структурных подразделениях гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Исполнителям выдаются под роспись. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут службы делопроизводства и руководители подразделений.

8.2.7. Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации, Главное управление исполнения наказаний, управления, предприятия и учреждения уголовно — исполнительной системы, а также другие организации и учреждения Минюста России, являющиеся юридическими лицами, в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои гербовые бланки документов организационно — распорядительного характера, изготовленные полиграфическим способом (в типографиях) в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-97 (приложения 24 — 30). При этом: воспроизведение на бланке Государственного герба Российской Федерации осуществляется с геральдическим щитом и в одноцветном варианте; текст названия органа (учреждения, организации) располагается под текстом «Министерство юстиции Российской Федерации»; размер шрифта названия органа (учреждения, организации) должен быть либо одинаковым с размером шрифта текста «Министерство юстиции Российской Федерации», либо несколько меньшим. Учет, хранение и использование гербовых бланков осуществляется в соответствии с положениями настоящей Инструкции.

9. Формирование дел, передача их в архив, использование архивных документов

9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений Министерства с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно — поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В центральном архиве Министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

9.1.2. Сводная номенклатура дел Министерства составляется Департаментом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 31).

9.1.3. Номенклатура дел структурных подразделений на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года и после согласования с Департаментом делопроизводства подписывается руководителями этих подразделений (приложение 32).

9.1.4. Сводная номенклатура дел Министерства, предварительно одобренная центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства, согласовывается с экспертно — проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается приказом Министерства. Внесение изменений в сводную номенклатуру дел допускается в том же порядке, что и при ее составлении.

9.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Министерства за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Министерства, их виды и состав.

9.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел Департамента делопроизводства.

9.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов.

9.2. Заголовки дел

9.2.1. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Министерства, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, общественных комитетов и т.д.), справочные и контрольные картотеки, личные дела.

9.2.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

9.2.3. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

9.2.4. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

9.2.5. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

9.2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

9.2.7 Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.); название министерства или структурного подразделения; краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты копии).

9.2.8. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Пример: «Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу. Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии Министерства».

9.2.9. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе. Пример: «Протоколы аттестационной комиссии Министерства».

9.2.10. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Пример: «Переписка с территориальными органами и учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников». В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются. Пример: «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмена опытом работы». В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Пример: «Переписка с Минимуществом России о страховании зданий».

9.2.11. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

9.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел

9.3.1 Индексация дел

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.

9.3.2 Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Пример: 10-05; 11-05; 12-05 и т.п., где 05 является заголовком дела — «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению». Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно — распорядительную документацию. Пример: «Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления». «Приказы, распоряжения Министерства (присланные для сведения)». Срок хранения — до минования надобности (ДМН).

9.3.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — 5 томов.

9.3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням или согласованный с Госархивом срок хранения. Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — постоянно, ст. 11 ТП (типовой перечень).

9.3.5. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др. Пример: «Кодификационные картотеки по законодательным актам и другим нормативным документам (приказам, инструкциям и т.п.)» — на государственное хранение не передаются. Хранятся в организации, в том числе в электронной форме (базы данных — справочные, полнотекстовые). «Договоры (контракты)...». Подлежит уничтожению в 2001 году после истечения срока действия договора. «Номенклатура дел Департамента» — переходящее, ведется с 1998 г. и т.п. В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

9.4. Основные требования к формированию дел

9.4.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

9.4.2. Дела в Министерстве формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство. Контроль за правильным формированием в Министерстве осуществляется работниками центрального архива Министерства.

9.4.3 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• дело должно содержать не более 250 листов.

9.4.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно — логической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

9.5. Группировка отдельных категорий документов

9.5.1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

9.5.2. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

9.5.3. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

9.5.4. Протоколы заседаний коллегии располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним группируются материалы заседаний коллегии.

9.5.5. Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 1997 год должны быть отнесены к делам 1997 года, хотя они и составлены в 1998 году).

9.5.6. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

9.5.7. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ — ответ помещается за документом — запросом.

9.5.8. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

9.6. Экспертиза ценности документов

9.6.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Функции и права центральной экспертной комиссии Министерства, а также организация ее работы определяются положением о ЦЭК, которое утверждается приказом Министерства по согласованию с Росархивом.

9.6.2. Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению и т.д.

9.6.3 Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях

При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих уничтожению, сроки которых истекли. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив Министерства в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как: «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

9.6.4 Оформление результатов экспертизы ценности документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 33) проводится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются руководством Министерства только после согласования ЦЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого Министерство имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

9.6.5. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года, с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 года. Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется в соответствии с п. 6 Инструкции.

9.7. Оформление дел

9.7.1. Дела Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива Министерства.

9.7.2 Полное или частичное оформление дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной надписи дела (приложение 34);
• составление внутренней описи документов дела (приложение 35);
• внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

9.7.3 Подшивка (переплет) дела

9.7.3.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

9.7.3.2. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях, — бланки форм для внутренней описи документов дела.

9.7.4 Нумерация листов дела

9.7.4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.

9.7.4.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

9.7.5 Составление заверительной надписи дела

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа — заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

9.7.6 Составление внутренней описи документов дела

9.7.6.1. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

9.7.6.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 35), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

9.7.6.3. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

9.7.6.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

9.7.6.5. Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

9.7.7 Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

9.7.7.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 36) оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:

• наименование Министерства;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела.

9.7.7.2. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования. Пример: Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России).

9.7.7.3. При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки. Пример: Департамент делопроизводства. (Департамент управления и контроля).

9.7.7.4. Заголовок дела на обложке переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).

9.7.7.5. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Пример: «Перспективный план развития... до 2005 года. Том. 1. Уголовно — исполнительная система». «Перспективный план развития... до 2005 года. Том. 2. Регистрация прав на недвижимость».

9.7.7.6. В заголовках дел указывается содержание в них копий документов. Пример: «Правовые акты федеральных органов государственной власти». Копии. «Приказы, распоряжения Министерства». Копии. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

9.7.8 Дата дела

9.7.8.1. На обложке дела обязательно указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)».

9.7.8.2. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

9.7.8.3. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

9.7.8.4. Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

9.7.8.5. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

9.7.8.6. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

9.7.8.7. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Пример: 10 мая 2000 г.

9.7.9. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения.

9.8. Составление и оформление описей дел

9.8.1. На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел (приложение 37).

9.8.2. Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

9.8.3 Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу.

9.8.4 Составление описей дел структурного подразделения

9.8.4.1. В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства.

9.8.4.2 При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

9.8.4.3. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

9.9. Передача дел в центральный архив Министерства

9.9.1. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив Министерства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Министерства. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения Министерства. Прием каждого дела производится заведующим архива Министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема — передачи дел, а также подписи заведующего архивом Министерства и лица, передавшего дело. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. В случае исключения из структуры Министерства структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

9.9.2. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному распоряжением Министерства.

9.9.3. Дела в центральный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

9.10. Оперативное хранение и использование документов

9.10.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Министерства дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях.

9.10.2. Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

9.10.3. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

9.10.4. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства Департамента делопроизводства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела (приложение 38). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

9.10.5. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Департамента делопроизводства с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного дела.

---