Приказ Роспатента от 04.12.2014 № 187

«Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

ПРИКАЗ

от 4 декабря 2014 г. № 187

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ОБРАЩЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (далее — Роспатент) согласно Приложению к настоящему Приказу.

2. Федеральному государственному бюджетному учреждению «Федеральный институт промышленной собственности» (О.И. Стрелков), Федеральному государственному бюджетному учреждению «Федеральное агентство по правовой защите результатов интеллектуальной деятельности военного, специального и двойного назначения» (Б.Е. Шишков), Федеральному государственному бюджетному образовательному учреждению высшего профессионального образования «Российская государственная академия интеллектуальной собственности» (И.А. Близнец) привести инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в соответствие с настоящей Инструкцией в срок до 26 декабря 2014 года.

3. Признать утратившим силу Приказ Роспатента от 20 мая 1998 г. № 106.

4. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Роспатента М.В. Жамойдика.

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ОБРАЩЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ПО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.

1.2. Инструкция определяет порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения (далее — конфиденциальная информация), в Федеральной службе по интеллектуальной собственности (далее — Роспатент).

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. К конфиденциальной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности Роспатента, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

1.5. В Роспатенте документы, содержащие конфиденциальную информацию, относятся к категории «Для служебного пользования» (далее — категория «ДСП»).

Не могут быть отнесены к конфиденциальной информации:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах; экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.6. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документе определяется исполнителем и государственным гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ.

1.7 В Роспатенте относить документы к категории «ДСП» имеют право:

руководитель Роспатента;

заместители руководителя Роспатента;

начальники структурных подразделений Роспатента.

1.8. Для принятия решения об отнесении документов к категории «ДСП» по инициативе исполнителя государственному гражданскому служащему, указанному в пункте 1.7 настоящей Инструкции, направляется мотивированная служебная записка. Решение об отнесении документа к категории «ДСП» оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

1.9. Государственные гражданские служащие, принявшие решение об отнесении документа к категории «ДСП», и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории «ДСП».

1.10. Передача служебной информации ограниченного распространения другим организациям производится с разрешения должностных лиц, указанных в пункте 1.7 настоящей Инструкции.

1.11. Право отменить решение об отнесении документа к категории «ДСП» имеют государственные гражданские служащие, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории «ДСП», либо вышестоящие государственные гражданские служащие. Решение оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

Решение о снятии с документов и изданий других министерств и ведомств ограничения на распространение производится в установленном порядке по принципу принадлежности.

1.12. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов государственного гражданского служащего, принявшего решение о снятии пометки.

О снятии пометки «Для служебного пользования» с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

1.13. Ответственность за защиту служебной конфиденциальной информации от утечки по техническим каналам возлагается на руководителей структурных подразделений, разрабатывающих и эксплуатирующих данные системы и каналы связи.

II. Прием, регистрация и учет входящих документов, содержащих конфиденциальную информацию

2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Финансово-административного управления (Служба ДОУ) в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.

2.2 При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:

проверить на пакете наличие пометки «Для служебного пользования», «ДСП» и т.п.;

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить целостность упаковки документа;

проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложении к сопроводительному письму.

2.3. При поступлении пакета с поврежденной упаковкой составляется акт в трех экземплярах в соответствии с Приложением № 1 к настоящей Инструкции, который подписывается ответственным работником Службы ДОУ и лицом, доставившим пакет (при поступлении пакета по почте — государственным гражданским служащим, принимавшим почту). Один экземпляр акта передается лицу, доставившему поврежденный пакет (фельдсвязь, спецсвязь, коммерческая доставка), или направляется почтой в соответствующее отделение связи, второй экземпляр направляется отправителю, а третий — подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Финансово-административного управления.

При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия пакета об этом сразу докладывается руководителю Роспатента, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Финансово-административного управления.

2.4. Конверты с пометкой «Для служебного пользования», адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим Роспатента, с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются по назначению.

2.5. После вскрытия пакета государственные гражданские служащие Службы ДОУ проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа руководителем Службы ДОУ и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с Приложением № 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй — подшивается в дело согласно номенклатуре дел Финансово-административного управления.

2.6. Входящие в Роспатент документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.

2.7. Регистрация документов категории «ДСП» производится в специальном журнале (Приложение № 3), далее документ направляется руководителю Роспатента или заместителям руководителя на вынесение указания (резолюции) по исполнению документа в соответствии с установленным в Роспатенте распределением обязанностей между руководителем Роспатента, его заместителями и иными должностными лицами. Резолюция по исполнению документа переносится в журнал. В соответствии с резолюцией документ передается под расписку в журнале государственному гражданскому служащему управления-исполнителя, ответственному за ведение делопроизводства в данном управлении.

2.8. Если в резолюции по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю, поставленному в резолюции первым.

Передача документов категории «ДСП» из одного структурного подразделения в другое осуществляется только ответственным государственным гражданским служащим Службы ДОУ.

III. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Обработка служебной конфиденциальной информации, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляются в структурных подразделениях Роспатента.

3.2. Данные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

3.3. Если в приложении к документу содержатся сведения конфиденциального характера, то весь документ относится к категории «ДСП».

Если документ, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории «ДСП», независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.

3.4 Исполнитель документа категории «ДСП» на обороте последнего листа каждого экземпляра указывает:

количество отпечатанных экземпляров;

фамилию исполнителя и дату исполнения;

номер дела, в который будет подшит документ;

дату и пометку «черновик уничтожен» (или: «исполнено без черновика»).

3.5. Визирование проекта документа, содержащего конфиденциальную информацию, производится только на бумажном носителе.

3.6. Подписанные документы категории «ДСП», с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами, передаются для регистрации и отправки работнику Службы ДОУ, осуществляющему их учет.

При необходимости направления документа категории «ДСП» в несколько адресов необходимое количество заверенных копий документа передается работнику Службы ДОУ с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) управления, подготовившего данный документ.

3.7. Ответственность за выпуск тиражируемых документов и изданий категории «ДСП» несут руководители структурных подразделений.

Документы и издания категории «ДСП», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.

IV. Регистрация и отправка исходящей конфиденциальной корреспонденции

4.1. Регистрация исходящих документов производится в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции (Приложение № 4).

Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Финансово-административного управления и хранится в запираемом шкафу у ответственного работника Службы ДОУ, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером возвращается под расписку в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции в управление, подготовившее данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.

4.2. Пересылка документов с грифом «ДСП» сторонним организациям производится заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправляемые документы должны быть помещены в конверты либо упакованы. Использовать конверты с прозрачными окнами для пересылки этих документов запрещается.

Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.

4.3. Уведомления о вручении отправленного конфиденциального документа адресату по почте возвращаются работнику Службы ДОУ.

4.4. При возврате документа почтовым отделением ответственный работник Службы ДОУ делает отметку в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции о возврате документа, после чего возвращает документ (с конвертом) исполнителю под расписку в этом журнале.

V. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечение ограничений к их доступу

5.1. Конфиденциальные документы, полученные государственными гражданскими служащими Роспатента в ходе проводимых проверок, без сопроводительных писем и не прошедшие регистрацию в Службе ДОУ, по мотивированной служебной записке исполнителя с резолюцией начальника структурного подразделения выделяются в отдельные дела «ДСП» в материалах проведения данных проверок и подлежат оформлению и хранению в соответствии с правилами работы с делами «ДСП».

5.2. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела проставляется пометка «Для служебного пользования». Выдача дел производится по карточке учета выдачи дела (Приложение № 5).

5.3. Экспертиза ценности документов «ДСП» проводится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности, утвержденной Приказом Роспатента от 17 декабря 2012 г. № 159 (далее — Инструкция по делопроизводству).

5.4. Отобранные к уничтожению дела «ДСП», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению делами в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

5.5. После уничтожения материалов «ДСП» в учетных документах проставляется отметка: «Уничтожено. Акт N __ от __ (дата)».

5.6. Информация в виде бюллетеней, реферативных информационных изданий, телефонных и адресных справочников уничтожается без акта, но с отметкой в учетных формах, заверяемых подписями исполнителей и работников, ответственных за учет и хранение документов категории «ДСП».

VI. Обеспечение сохранности документов

6.1. Документы категории «ДСП» должны храниться в служебных помещениях в запираемых и опечатываемых шкафах.

6.2. Передача дел, документов и изданий «ДСП» осуществляется под расписку с разрешения соответствующего руководителя.

6.3. При смене работника, ответственного за учет документов «ДСП», составляется акт приема-передачи.

6.4. Конфиденциальные документы Роспатента и конфиденциальные документы, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти и находящиеся в распоряжении Роспатента, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

6.5. Выносить конфиденциальные документы из здания Роспатента разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя или заместителей руководителя Роспатента.

6.6. Обсуждать содержание конфиденциальных документов и давать справочную информацию по поступившим в Роспатент конфиденциальным документам по открытым каналам телефонной связи запрещено.

6.7. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений Роспатента.

6.8. Государственные гражданские служащие Службы ДОУ, ответственные за регистрацию, прохождение, учет и хранение конфиденциальных документов, и государственные гражданские служащие, у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

6.9. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов категории «ДСП» из одного дела в другое без санкции лица, осуществляющего их учет.

6.10. Проверка наличия документов категории «ДСП» в структурных подразделениях проводится ежегодно комиссией, назначаемой приказом руководителя Роспатента. В состав комиссии обязательно включаются лица, ведущие учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.

В архиве проверка проводится один раз в 5 лет.

6.11. О фактах утраты документов категории «ДСП», разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию ставится в известность руководство Роспатента.

В случае утраты конфиденциальных документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверка в установленном порядке.

АКТ «» ______ 20 г.

Мы, нижеподписавшиеся

__________________________________________________________________________, составили настоящий акт в том, что при приеме пакета N ___________________, доставленного ____________________________________________________________, (должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет) обнаружены повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета:

                       (описание нарушений)

Заместитель начальника отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Подпись Расшифровка подписи

Должность работника, доставившего пакет Подпись Расшифровка подписи

АКТ «» ______ 20 г.

Мы, нижеподписавшиеся

__________________________________________________________________________, составили настоящий акт в том, что при приеме пакета N ___________________, поступившего из __________________________________________________________, (наименование отправителя) обнаружено расхождение в учетных данных документов: _______________________

                   (излагается суть расхождения)

Лицевая сторона пакета прилагается.

Заместитель начальника отдела государственной службы и кадров, контроля и делопроизводства Подпись Расшифровка подписи

Должность государственного гражданского служащего, вскрывшего пакет Подпись Расшифровка подписи

                                             Для служебного пользования

ЖУРНАЛ регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции

                                              Начат "__" ______ 20__ г.
                                            Окончен "__" ______ 20__ г.

                                                         На ____ листах

                                             Для служебного пользования

ЖУРНАЛ регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции

                                              Начат "__" ______ 20__ г.
                                            Окончен "__" ______ 20__ г.

                                                         На ____ листах