---
title: "Приказ Госгортехнадзора РФ от 27.12.2001 N 180"
number: "180"
issuer: "Федеральный горный и промышленный надзор России"
issued_on: 2001-12-27
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-180-2001-gosgortehnadzor-rossii"
---

## Приказ Госгортехнадзора РФ от 27.12.2001 N 180

# Приказ Госгортехнадзора РФ от 27.12.2001 N 180

"О вводе в действие системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) Госгортехнадзора России"


<a id="p100001"></a>**ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ГОРНЫЙ И ПРОМЫШЛЕННЫЙ НАДЗОР РОССИИ**


## <a id="p100002"></a>ПРИКАЗ

от 27 декабря 2001 г. N 180

<a id="p100003"></a>**О ВВОДЕ В ДЕЙСТВИЕ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА**

<div align="center">

**И ДОКУМЕНТООБОРОТА (САДД) ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ**

</div>


<a id="p100004"></a>В связи с завершением работ по созданию и апробации программного обеспечения автоматизации делопроизводства и документооборота согласно Приказу Госгортехнадзора России от 24.04.2001 N 53 "О завершении работ по созданию пилотного проекта АИС ПБ" приказываю:
1. <a id="p100005"></a>Ввести с 1 января 2002 года в действие систему автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) в центральном аппарате Госгортехнадзора России.
2. <a id="p100006"></a>Утвердить ["Регламент](#p100023) работы с документами в системе автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) Госгортехнадзора России" (прилагается).
3. <a id="p100007"></a>Управлению делами (Шилин С.А.):
<a id="p100008"></a>3.1. Обеспечить организационно-методическое руководство и систематический контроль за организацией делопроизводства и документооборота в центральном аппарате Госгортехнадзора России в условиях применения САДД.
<a id="p100009"></a>3.2. Представлять Начальнику Госгортехнадзора России не реже одного раза в месяц аналитические материалы данных САДД о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Госгортехнадзора России.
4. <a id="p100010"></a>Управлению делами (Шилин С.А.) подготовить до 15 января 2002 года программу обучения "Автоматизация делопроизводства и документооборота" сотрудников центрального аппарата Госгортехнадзора России на 2002 год и внести согласованные предложения по ее реализации.
5. <a id="p100011"></a>Начальникам управлений и отделов центрального аппарата Госгортехнадзора России:
<a id="p100012"></a>5.1. Назначить должностное лицо, ответственное за обеспечение использования САДД.
<a id="p100013"></a>Не допускать к работе в САДД сотрудников, не прошедших специального обучения.

#### <a id="p100014"></a>5.2 Активно использовать технические возможности системы САДД для укрепления исполнительской дисциплины:

<a id="p100015"></a>5.2.1. Обеспечить контроль за состоянием исполнения поручений, содержащихся в папках САДД - "На исполнении", "На рассмотрении", "На контроле". Потребовать своевременного представления исполнителям "Справок-напоминаний об исполнении контрольных документов".
<a id="p100016"></a>5.2.2. Обеспечить оперативный ввод в базу данных САДД информации о состоянии исполнения и списания документов по завершенным вопросам.
6. <a id="p100017"></a>Возложить ответственность за организацию использования САДД в структурных подразделениях центрального аппарата Госгортехнадзора России на начальников управлений и отделов.
7. <a id="p100018"></a>Управлению делами (Шилин С.А.) совместно с Научно-техническим управлением (Денисов А.В.) и Финансово-экономическим управлением (Челышев А.А.) до 15 января 2002 года внести предложение по обслуживанию программно-технического комплекса системы САДД.
8. <a id="p100019"></a>Управлению делами (Шилин С.А.) совместно с Научно-техническим управлением (Денисов А.В.), по результатам анализа эксплуатации системы в первом полугодии 2002 года, подготовить предложения по расширению сети пользователей САДД в центральном аппарате Госгортехнадзора России.
9. <a id="p100020"></a>Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на статс-секретаря - первого заместителя Начальника Госгортехнадзора России Иванова Е.А.

<div align="right">

<a id="p100021"></a>Начальник<br>
Госгортехнадзора России

</div>

**В.М.КУЛЬЕЧЕВ**





<div align="right">

<a id="p100022"></a>Утвержден<br>
Приказом<br>
Госгортехнадзора России

</div>

от 27 декабря 2001 г. N 180


## <a id="p100023"></a>РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА (САДД) ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ



### 1. <a id="p100024"></a>Общие положения


<a id="p100025"></a>1.1. Настоящий Регламент устанавливает общие требования к организации и технологии работы с документами в условиях использования в структурных подразделениях центрального аппарата Госгортехнадзора России системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) и обязателен к исполнению.
<a id="p100026"></a>Прием и обработка документов осуществляется работниками Управления делами и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, на которых возложены функции по документационному обеспечению управления, отдела (далее - служба ДОУ).
<a id="p100027"></a>1.2. Работа с документами в структурных подразделениях Госгортехнадзора России, подключенных к САДД, осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Федеральном горном и промышленном надзоре России (Госгортехнадзоре России) РД 01-412-01, утвержденной [Приказом](https://bukva.ai/docs/prikaz-88-2001-gosgortehnadzor-rossii#p100011) от 28.06.2001 N 88, и настоящим Регламентом.
<a id="p100028"></a>1.3. Работа в САДД основывается на принципе однократной регистрации документов. Зарегистрированные в системе и поступившие в подразделение из отдела делопроизводства и архива Управления делами или других подразделений документы повторно не регистрируются.
<a id="p100029"></a>В связи с этим необходимость в ведении рукописных журналов регистрации отпадает.
<a id="p100030"></a>Документирование передачи документов между структурными подразделениями и внутри подразделений может осуществляться путем росписи в формируемых САДД реестрах или регистрационных карточках.
<a id="p100031"></a>1.4. Система САДД предназначена для обработки документов, содержащих информацию открытого характера. Разрешается производить регистрацию документов ограниченного распространения (имеющих пометку "ДСП"). Ввод текстов документов, имеющих пометку "ДСП", их сканирование, хранение и распечатка в системе САДД не разрешается.
<a id="p100032"></a>Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработку документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.
<a id="p100033"></a>1.5. Организационно-методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства и документооборота в центральном аппарате Госгортехнадзора России в условиях применения САДД осуществляет отдел делопроизводства и архива Управления делами.
<a id="p100034"></a>Указания (в устной или письменной форме) работников Управления делами - администраторов САДД о порядке пользования системой и технологии работы с ней обязательны для всех пользователей.
<a id="p100035"></a>1.6. Работники структурных подразделений центрального аппарата Госгортехнадзора России включаются в число пользователей САДД на основании заявки Управлению делами на регистрацию пользователей в Единой информационной системе Госгортехнадзора России, подписанной руководителем структурного подразделения. В приложении к заявке должны быть указаны функции пользователя в САДД и права доступа (грифы "Общий", "ДСП").
<a id="p100036"></a>Установка клиентских мест САДД производится по согласованию с Управлением делами в установленном порядке.
<a id="p100037"></a>Отдел делопроизводства и архива Управления делами обеспечивает ввод в САДД персональных идентификаторов и первичных паролей пользователей.
<a id="p100038"></a>1.7. Ответственность за организацию использования САДД в структурном подразделении Госгортехнадзора России возлагается на его руководителя.
<a id="p100039"></a>Руководитель структурного подразделения назначает должностное лицо службы ДОУ, ответственное за обеспечение правильного использования САДД и своевременное представление информации о пользователях (увольнении, переходе в другое подразделение или изменении полномочий) в отдел делопроизводства и архива Управления делами для внесения изменений в САДД администратором системы.
<a id="p100040"></a>1.8. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениями ограниченного распространения в САДД осуществляется Управлением делами.
<a id="p100041"></a>1.9. К работе с САДД допускаются сотрудники, прошедшие специальное обучение.
<a id="p100042"></a>Пользователям САДД запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (при необходимости, но не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли.


### 2. <a id="p100043"></a>Категории документов, работа с которыми осуществляется в САДД


<a id="p100044"></a>2.1. Программное обеспечение САДД предусматривает обработку различных видов документов в привязке к трем типам регистрационных карточек (РК):
<a id="p100045"></a>РК входящих документов,
<a id="p100046"></a>РК исходящих документов,
<a id="p100047"></a>РК внутренних документов.
<a id="p100048"></a>Принятая в Госгортехнадзоре России классификация документов в привязке к типам РК отражена в классификаторе САДД "Группы документов", который может дополняться по мере распространения САДД на работу с другими видами документов.
<a id="p100049"></a>2.2. Документооборот Госгортехнадзора России составляют входящие, исходящие и внутренние документы.
<a id="p100050"></a>Входящие документы на имя Начальника Госгортехнадзора России и исходящие документы за подписью Начальника Госгортехнадзора России регистрируются в отделе делопроизводства и архива Управления делами в САДД центрального аппарата Госгортехнадзора России ("Кабинет Госгортехнадзора", "Центральная картотека").
<a id="p100051"></a>Входящие документы на имя заместителей Начальника Госгортехнадзора России и исходящие из Госгортехнадзора России документы за подписью заместителей Начальника Госгортехнадзора России регистрируются работниками службы ДОУ в приемных заместителей Начальника Госгортехнадзора России в САДД (кабинеты и картотеки соответствующих заместителей).
<a id="p100052"></a>Входящие документы на имя руководителей структурных подразделений Госгортехнадзора России и исходящие из Госгортехнадзора России документы за подписью руководителей структурных подразделений Госгортехнадзора России, в том числе внутренняя переписка по центральному аппарату регистрируются работниками службы ДОУ в САДД (кабинеты и картотеки соответствующих структурных подразделений).
<a id="p100053"></a>К внутренним документам относится переписка между подразделениями Госгортехнадзора России (в частности, письма, служебные записки и т.п.), а также организационно-распорядительные документы и поручения руководства Госгортехнадзора России. Внутренние документы регистрируются работником службы ДОУ подразделения, создавшего документ, в своем кабинете САДД. Их отличительным признаком является классификационный индекс структурного подразделения, проставляемый перед порядковым номером документа.
<a id="p100054"></a>Организационно-распорядительные документы Госгортехнадзора России регистрируются отделом делопроизводства и архива Управления делами в САДД ("Кабинет Госгортехнадзора", "Центральная картотека") как внутренние документы. Их отличительным признаком являются индексы, проставляемые перед порядковым номером соответствующего вида документов.
<a id="p100055"></a>2.3. Регистрируемым документам в САДД автоматически присваивается сквозная нумерация.


### 3. <a id="p100056"></a>Виды работ, выполняемые в САДД


<a id="p100057"></a>3.1. Виды работ, выполняемые в САДД отделом делопроизводства и архива Управления делами, с документами, адресованными Начальнику Госгортехнадзора России, и в приемных заместителей Начальника Госгортехнадзора России:
<a id="p100058"></a>3.1.1. При работе с входящими документами - работник службы ДОУ, выполняющий указанный вид работ, передает на рассмотрение руководству зарегистрированные в САДД документы. По завершении рассмотрения документов вводит резолюции в САДД (электронная папка "На рассмотрение" в соответствующем кабинете) и передает документы в подразделения по назначению для исполнения.
<a id="p100059"></a>Исполненные документы, переданные в соответствующую службу ДОУ, списываются в дело (электронная папка "В дело").
<a id="p100060"></a>Документы, поступившие непосредственно в службу ДОУ Начальника Госгортехнадзора России, его заместителей или структурных подразделений (например, во время приема посетителей), должны быть переданы для регистрации в САДД и ввода резолюций.
<a id="p100061"></a>3.1.2. При работе с исходящими из Госгортехнадзора России документами - после визирования и подписания документа работник подразделения-исполнителя передает их в службу ДОУ для регистрации в установленном порядке.
<a id="p100062"></a>Исходящие документы, подготовленные непосредственно в секретариатах заместителей Начальника Госгортехнадзора России и ими подписанные, регистрируются работниками службы ДОУ этих секретариатов в САДД (в "Кабинете зам. начальника") и при необходимости делается рассылка по кабинетам центрального аппарата. Документ списывается в дело, а в поле "Оригинал" вводится отметка о передаче документа по назначению. После чего документ отправляется в дело.
<a id="p100063"></a>3.1.3. При работе с внутренними документами - работник службы ДОУ регистрирует в САДД созданные в его структурном подразделении документы (поручения), вводит к ним резолюции, при необходимости организует копирование документов, передает их исполнителям и списывает в дело.
<a id="p100064"></a>При работе с организационно-распорядительными документами и внутренними документами с поручениями - работник службы ДОУ осуществляет контроль, используя папку "На контроле".
<a id="p100065"></a>По завершении исполнения поручения работник службы ДОУ структурного подразделения - исполнителя вводит в САДД "Отчет" и возвращает в отдел делопроизводства и архива Управления делами оригинал документа и копию документа об исполнении.
<a id="p100066"></a>Внутренние документы, поступившие работнику службы ДОУ Начальника Госгортехнадзора России или его заместителей, после их рассмотрения возвращаются в структурное подразделение - автор документа для передачи исполнителям и ввода в САДД поручения руководства.
<a id="p100067"></a>3.1.4. Работники службы ДОУ осуществляют ежедневный контроль за содержанием папок "На рассмотрение" и "На контроле".
<a id="p100068"></a>3.1.5. Работники службы ДОУ - пользователи системы имеют право доступа ко всем "Картотекам" САДД в режиме поиска документов.
<a id="p100069"></a>3.1.6. При необходимости работники службы ДОУ используют САДД для контроля за исполнением внутренних документов, а также для распечатки перечней документов и сводок о документообороте.

#### <a id="p100070"></a>3.2 Виды работ в структурных подразделениях центрального аппарата Госгортехнадзора России


##### <a id="p100071"></a>3.2.1 Работники службы ДОУ структурных подразделений выполняют следующие виды работ:

<a id="p100072"></a>По входящим документам структурных подразделений - редактирование, при необходимости, поля "Содержание" документа, поступившего из отдела делопроизводства и архива Управления делами; внесение информации по результатам рассмотрения документа руководством Госгортехнадзора России (ввод резолюции, постановка на внутренний контроль, направление на исполнение); контроль исполнения; ввод отчета об исполнении; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.
<a id="p100073"></a>По исходящим и внутренним документам - регистрация; аннотирование; ввод резолюции; постановка на контроль; направление на исполнение; контроль исполнения; редактирование регистрационной карточки; связывание документов; поиск документов; информационно-справочная работа о прохождении документов; списание в дело; вывод на печать выходных форм.
<a id="p100074"></a>По поручениям (пунктам) внутренних документов Госгортехнадзора России, поставленным на контроль - ввод резолюции руководства структурного подразделения, постановка, при необходимости, на внутренний контроль, направление на исполнение, контроль исполнения, ввод отчета об исполнении, поиск поручений, информационно-справочная работа, вывод на печать выходных форм.
<a id="p100075"></a>Права на регистрацию конкретных категорий документов по классификатору предоставляются работникам службы ДОУ структурных подразделений в соответствии с утвержденным списком пользователей.

##### <a id="p100076"></a>3.2.2 Технология работы с входящими в подразделение документами

<a id="p100077"></a>При поступлении в подразделение документа из отдела делопроизводства и архива Управления делами (входящие и организационно-распорядительные документы) или непосредственно из других подразделений Госгортехнадзора России (внутренние документы) работник службы ДОУ структурного подразделения находит в папке "Поступившие" своего "Кабинета" в САДД регистрационную карточку документа и отмечает его получение ("Принять к исполнению").
<a id="p100078"></a>Работник службы ДОУ структурного подразделения, работая в папке "На исполнении", после рассмотрения документа руководителем подразделения вводит в САДД резолюцию и, при необходимости постановки на внутренний контроль, плановую дату исполнения.
<a id="p100079"></a>По завершении исполнения документа работник службы ДОУ вводит отчеты исполнителей, не являющихся пользователями системы, и снимает документ с внутреннего контроля. После чего отчитывается перед Управлением делами об исполнении документов с резолюциями руководства Госгортехнадзора России: заполняет поле "отчет исполнителя" в САДД и возвращает оригинал входящего документа (по документам, поставленным на контроль).
<a id="p100080"></a>Документ-оригинал должен быть "списан в дело" из папки "В дело". При необходимости списания в дело копии документа информация вносится в поле "Основание для списания в дело".
<a id="p100081"></a>Не допускается стирать аннотации документов, введенные в Управлении делами, а также ранее сделанные записи в поле "Комментарий".
<a id="p100082"></a>Обязательным является заполнение поля "Связки" с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
<a id="p100083"></a>При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел".
<a id="p100084"></a>Работник службы ДОУ структурного подразделения вводит в карточку документа информацию о передаче в Управление делами оригинала и, если необходимо, копий документа для формирования реестра передачи документов.

##### <a id="p100085"></a>3.2.4 Технология работы с внутренними документами

<a id="p100086"></a>Работники службы ДОУ структурных подразделений регистрируют в САДД внутреннюю переписку между подразделениями центрального аппарата Госгортехнадзора России и другую внутреннюю документацию подразделения (состав регистрируемой внутренней документации определяется руководством структурного подразделения).
<a id="p100087"></a>Документы направляются в структурные подразделения по резолюции (см. [п. 3.2.5).](#p100090)
<a id="p100088"></a>Направление документов, адресованных руководителям Госгортехнадзора России, отмечается в поле "Оригинал" регистрационной карточки. По возвращении документа из секретариата руководителя документ адресуется в структурные подразделения - исполнители через резолюцию. При этом текст в поле "Резолюция" должен начинаться с фамилии руководителя Госгортехнадзора России - автора поручения.
<a id="p100089"></a>Сопроводительные записки, касающиеся исполнения зарегистрированных в САДД входящих документов при передаче их на рассмотрение в другое структурное подразделение, в качестве внутренней переписки не регистрируются (т.е. если входящий документ зарегистрирован в САДД и передается на рассмотрение в другое структурное подразделение вместе с сопроводительной запиской, то карточка внутреннего документа в САДД не создается). При этом передача документа отмечается при вводе "Резолюции" (типовые тексты резолюций - "По рассылке", "Для использования в работе", "На визирование проекта ответа (приказа)", "Согласно договоренности просьба рассмотреть", "Просьба высказать мнение...", "Просьба дать заключение по изложенным в документе вопросам", "С запиской" и т.п.) и, при необходимости, в поле "Оригинал".
<a id="p100090"></a>3.2.5. Регистрация внутренних документов выполняется с заполнением всех требуемых реквизитов карточки данного документа.
<a id="p100091"></a>При этом поле "Адресат" не заполняется. В регистрационные карточки вводится типовая резолюция "По рассылке", "Автор резолюции" - руководитель структурного подразделения, подготовившего документ, и в качестве исполнителей выбираются фамилии руководителей подразделений, в которые направляется документ.
<a id="p100092"></a>Для внутренних документов, подлежащих исполнению, вводится резолюция, исполнение которой контролируется. Контроль исполнения осуществляется в порядке, изложенном в [разделе 3.4.](#p100115)
<a id="p100093"></a>Обязательным является заполнение поля "Связки" с использованием соответствующего классификатора, если регистрируемый документ является ответом на какой-либо документ, дополнением к нему или связан тематически.
<a id="p100094"></a>При списании документа в дело заполняются соответствующие реквизиты карточки ("Дело" и "Дата списания в дело") с использованием классификатора "Номенклатура дел". Если внутренний документ, зарегистрированный работником службы ДОУ в секретариате руководства, не списан при регистрации в дело, то он должен быть списан в дело в структурном подразделении, куда направлен на исполнение.
<a id="p100095"></a>Работник службы ДОУ структурного подразделения вводит в карточку документа информацию о передаче оригинала и копий документа, формирует реестр передачи документов в подразделения, передает копии и оригиналы документа работникам соответствующих подразделений.
<a id="p100096"></a>3.2.6. Требования к аннотации документа (поле "Содержание") для входящих, исходящих и внутренних документов.
<a id="p100097"></a>В аннотации должна быть указана четкая формулировка, кратко передающая содержание документа, его смысл (какому вопросу посвящен документ). Если в документе затрагиваются вопросы деятельности конкретной организации, то ее наименование необходимо включить в аннотацию. Для периодической отчетности допускается использование сокращенных аннотаций (например, "ф.904"). Не разрешается вместо аннотаций использовать разного рода символы (например, ***) или заголовки типа "Информация на рассмотрение", не раскрывающие смысла документа.
<a id="p100098"></a>3.2.7. По запросам руководства или сотрудников подразделения работник службы ДОУ структурного подразделения выполняет поиск документов, отвечающих заданным критериям.
<a id="p100099"></a>Работник службы ДОУ структурного подразделения обязан оперативно отвечать на запросы других структурных подразделений об исполнителях документов, по которым ведется совместная работа.
<a id="p100100"></a>При поступлении телефонных запросов по входящим документам от корреспондентов им сообщается информация о ходе рассмотрения документа.
<a id="p100101"></a>В случае, если документ передан на исполнение из одного структурного подразделения в другое по резолюции, то работник службы ДОУ необходимую информацию об исполнителе получает с использованием возможностей САДД (как правило, не делая запрос по телефону).
<a id="p100102"></a>3.2.8. По указанию руководства подразделения работник службы ДОУ структурного подразделения готовит отчеты (сводки) по работе с документами в данном подразделении.
<a id="p100103"></a>3.2.9. Работник службы ДОУ структурного подразделения осуществляет ежедневный контроль за состоянием папки "На исполнении". Документы, имеющие контрольную резолюцию и/или списанные в дело, должны быть перенесены работником службы ДОУ структурного подразделения из папки "На исполнении" в соответствующие папки.
<a id="p100104"></a>Работник службы ДОУ структурного подразделения осуществляет периодический (не реже одного раза в неделю) контроль за состоянием папки "В дело". Документы, исполнение которых завершено, должны быть списаны в дело, при этом номера списанных в дело документов автоматически удаляются из данной папки.
<a id="p100105"></a>3.2.10. После введения в САДД резолюций руководства Госгортехнадзора России и должностных лиц структурных подразделений их редактирование (изменение содержания, состава исполнителей) не разрешается.
<a id="p100106"></a>Для отражения в регистрационной карточке хода рассмотрения документа вводятся новые резолюции, уточняющие порядок исполнения документа в структурных подразделениях.

#### <a id="p100107"></a>3.3 Работа исполнителей с документами

<a id="p100108"></a>3.3.1. Регистрационные карточки документов с резолюциями в адрес исполнителя переводятся им из папки "Поступившие" в папку "На исполнении". После окончания работы над документом исполнитель вводит информацию о ходе и результатах исполнения в поле "Отчет" адресованной ему резолюции и, при необходимости, связывает (с использованием классификатора "Связка") регистрационную карточку исполняемого документа с регистрационной карточкой одного или нескольких документов, на которые ссылается в своем отчете (например, в случае подготовки исполнителем исходящего или внутреннего документа). После ввода отчета по резолюции документ автоматически пересылается на рабочее место ответственного исполнителя по данной резолюции.
<a id="p100109"></a>Ответственный исполнитель или работник службы ДОУ подразделения после получения отчетов всех исполнителей вводит в систему текст и дату итогового отчета. После чего отчет автоматически пересылается в "Кабинет" автора резолюции (для резолюций Начальника Госгортехнадзора России таким кабинетом является "Кабинет Госгортехнадзора").
<a id="p100110"></a>Данный порядок исполнения используется как для контрольных, так и не контрольных документов.
<a id="p100111"></a>Регистрационные карточки контрольных документов вместе с отчетами остаются в кабинетах исполнителей до тех пор, пока резолюция не будет снята с контроля. После снятия документа с контроля его регистрационные карточки автоматически удаляются из соответствующих папок кабинетов всех исполнителей.
<a id="p100112"></a>3.3.2. При работе с документом исполнитель определяет необходимость тематического рубрицирования документа в САДД. Соответствующая тематическая рубрика вводится в карточку документа исполнителем или работником службы ДОУ.
<a id="p100113"></a>3.3.3. В своей работе исполнитель - работник структурного подразделения использует право поиска документов по "Картотеке" данного структурного подразделения.
<a id="p100114"></a>3.3.4. Исполнители, являющиеся пользователями САДД, имеют возможность формировать свои рабочие "папки" из числа документов, зарегистрированных в системе.

#### <a id="p100115"></a>3.4 Контроль исполнения поручений

<a id="p100116"></a>3.4.1. Документ или отдельный его фрагмент (например, пункт постановления, приказа, распоряжения, протокола и т.п.) может быть поставлен на контроль в Управлении делами либо в структурном подразделении в соответствии с резолюцией его руководителя.
<a id="p100117"></a>Компьютерная регистрационная карточка контрольного документа выделяется отметкой "К". Срок исполнения документа указывается в поле "Плановая дата".
<a id="p100118"></a>3.4.2. При постановке документа на контроль его регистрационная карточка поступает в папку "На контроле". Доступ к этой папке имеют сотрудники службы ДОУ структурного подразделения, осуществляющие контроль за исполнением документов.
<a id="p100119"></a>3.4.3. Сотрудники службы ДОУ структурных подразделений, осуществляющие контроль, обязаны ежедневно просматривать папку "На контроле", а также осуществлять рассылку "напоминаний" по установленной форме ответственным исполнителям и информировать руководство подразделения о ходе исполнения документов.
<a id="p100120"></a>3.4.4. По всем контрольным документам работником службы ДОУ (по данным исполнителя) вводится отчет об исполнении (заполняется поле "Отчет исполнителя").
<a id="p100121"></a>Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящий или внутренний документ и он зарегистрирован в САДД со связкой с контрольным, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату и номер документа-ответа.
<a id="p100122"></a>При устном ответе или исполнении документа, не связанном с подготовкой исходящего документа, отчет исполнителя должен содержать следующую информацию: кому доложено (сообщено), когда, кем и что (кратко).
<a id="p100123"></a>Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении.
<a id="p100124"></a>3.4.5. Снятие с контроля документов, исполнение которых контролируется отделом делопроизводства и архива Управления делами, осуществляется сотрудниками этого отдела после возврата соответствующей службой ДОУ оригинала входящего документа и копии документа об исполнении.
<a id="p100125"></a>3.4.6. Информация о продлении руководством срока исполнения документа вводится работником службы ДОУ подразделения в поле "Отчет". Корректировка срока осуществляется работником службы ДОУ Управления делами при получении контрольной карточки с росписью.
<a id="p100126"></a>3.4.7. Снятие с контроля документов, поставленных на контроль в структурном подразделении, осуществляется уполномоченными работниками данного подразделения посредством заполнения поля "Фактическая дата" (Для документов, контролируемых Управлением делами, доступ в данное поле закрыт).
<a id="p100127"></a>Рекомендуется также заполнять поле "Основание для снятия с контроля".
<a id="p100128"></a>При работе с контрольными документами (работа в режиме редактирования резолюции) необходимо обратить внимание на доступные данному пользователю функции (ввод, просмотр и редактирование отчета, ведение списка исполнителей и др.), которые обозначены соответствующими клавишами в строке "Исполнители". По документам, контролируемым Управлением делами, набор функций ограничен.

#### <a id="p100129"></a>3.5 Порядок передачи документов

<a id="p100130"></a>3.5.1. Передача оригиналов и копий документов, зарегистрированных в САДД, в обязательном порядке отражаются в соответствующих реквизитах регистрационной карточки.
<a id="p100131"></a>При необходимости формируется и печатается реестр документов для их последующей передачи под расписку. Реестр формируется на основании фиксируемых в системе данных о передаче оригиналов и копий документов.
<a id="p100132"></a>3.5.2. Передача входящих документов, поступивших из Управления делами, на исполнение в другое структурное подразделение осуществляется только через Управление делами.
<a id="p100133"></a>3.5.3. Если оригинал или копия зарегистрированного в САДД входящего документа передается на рассмотрение в другое структурное подразделение, требуется ввести в САДД резолюцию о передаче документа на рассмотрение. При необходимости работник службы ДОУ выводит на печать текст резолюции, который должен быть подписан руководителем, направляющим документ.
<a id="p100134"></a>3.5.4. Передача на исполнение в другое структурное подразделение входящего документа, имеющего резолюцию Начальника Госгортехнадзора России или его заместителя, осуществляется на основании новой резолюции лица, давшего данное поручение.
<a id="p100135"></a>3.5.5. В том случае, если при рассмотрении входящего документа (не имеющего резолюции руководства Госгортехнадзора России) в структурном подразделении выяснилось, что документ должен исполняться в другом структурном подразделении, его следует передать по принадлежности. При этом решение о передаче документа в другое структурное подразделение принимает руководитель, рассмотревший данный документ, по согласованию с руководством соответствующего структурного подразделения.
<a id="p100136"></a>Работник службы ДОУ структурного подразделения в поле "Оригинал" регистрационной карточки САДД делает отметку о передаче документа в Управление делами и затем вводит типовую резолюцию руководителя "Передать по принадлежности в (название подразделения) по согласованию с (фамилия руководителя)" указанием в поле "Исполнители" фамилии руководителя подразделения, куда передается на исполнение документ.
<a id="p100137"></a>Документ вместе с реестром передается в Управление делами. При этом реестр передачи документов распечатывается в двух экземплярах. Работник Управления делами расписывается в одном экземпляре реестра, который будет храниться в подразделении, передавшем документ. Управление делами организует передачу со вторым экземпляром реестра в соответствующее структурное подразделение с распиской о получении на данном экземпляре реестра. Этот экземпляр реестра затем хранится в Управлении делами.


### 4. <a id="p100138"></a>Использование классификаторов САДД


<a id="p100139"></a>4.1. Ведение классификаторов САДД осуществляется отделом делопроизводства и архива Управления делами.
<a id="p100140"></a>4.2. Работник службы ДОУ структурного подразделения должен знать основные разделы классификатора "Организации", "Группы документов" и состав классификаторов "Подразделения" и "Номенклатура дел" по разделу данного структурного подразделения.
<a id="p100141"></a>4.3. Вносить новые организации в классификатор "Организации" при регистрации документов могут сотрудники службы ДОУ, которым предоставлено соответствующее право, предварительно убедившись в отсутствии этой организации в классификаторе.
<a id="p100142"></a>4.4. Номенклатура дел данного подразделения на очередной год вводится в классификатор "Номенклатура дел" администратором САДД в соответствии с утвержденным разделом номенклатуры.
<a id="p100143"></a>При необходимости изменения уточнений и дополнений номенклатур дел вносятся в классификатор после согласования с отделом делопроизводства и архива Управления делами.


### 5. <a id="p100144"></a>Контроль за правильностью заполнения информационных полей


<a id="p100145"></a>5.1. Контроль за правильностью заполнения информационных полей в структурных подразделениях возлагается на лицо, ответственное за организацию использования системы в данном структурном подразделении.
<a id="p100146"></a>5.2. Отдел делопроизводства и архива Управления делами периодически контролирует правильность заполнения информационных полей (при необходимости - с использованием записей протокола системы о работе пользователей) и результаты докладывает начальнику Управления делами и при необходимости Начальнику Госгортехнадзора России - куратору Управления.


### 6. <a id="p100147"></a>Требования к подготовке файлов документов


<a id="p100148"></a>6.1. Тексты документов должны готовиться в текстовом процессоре Microsoft Word версии 8.0 или выше. Должны быть соблюдены следующие правила форматирования:

#### <a id="p100149"></a>6.2 Абзац с отступом не менее 1,25 см ("красная строка").


#### <a id="p100150"></a>6.3 Между абзацами - пустая строка.

<div align="center">

<a id="p100151"></a>6.4. Заголовки должны быть выделены другим шрифтом, но только одним на все заголовки.

</div>


#### <a id="p100152"></a>6.5 Заголовок должен быть отделен от текста пустой строкой.

<div align="center">

<a id="p100153"></a>6.6. Текст должен быть отформатирован по ширине, заголовок - по центру.<br>
<a id="p100154"></a>6.7. Недопустимо использовать в тексте специальные символы. "Длинные" тире в тексте документа должны быть заменены дефисом с пробелами до и после.

</div>


#### <a id="p100155"></a>6.8 Недопустимо использовать в тексте перенос слов.

<div align="center">

<a id="p100156"></a>6.9. Недопустимо использовать в тексте документа маркированные списки, созданные средствами Microsoft Word. Списки должны создаваться с помощью стандартных функций форматирования.<br>
<a id="p100157"></a>6.10. Недопустима подмена русских букв латинскими, схожими по начертанию (например, "е-е", "с-с" и т.д.).<br>
<a id="p100158"></a>6.11. Недопустимо использование в тексте документа сносок, созданных средствами Microsoft Word.<br>
<a id="p100159"></a>6.12. Графические иллюстрации необходимо преобразовывать к растровой графике с цветовым разрешением - 256 цветов системной палитры. Подписи к иллюстрациям должны быть как в оригинале документа.<br>
<a id="p100160"></a>6.13. Формулы необходимо набирать средствами Microsoft Equation с последующим преобразованием формулы в растровое изображение.<br>
<a id="p100161"></a>6.14. Формы бланков должны набираться моноширийным шрифтом. Число символов в строке не должно превышать 68 знаков, включая пробелы.

</div>




<a id="p100162"></a>

---