Приказ Росархива от 10.11.2017 № 172

«О проведении Всероссийского конкурса „Архив XXI“»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 10 ноября 2017 г. № 172

О ПРОВЕДЕНИИ ВСЕРОССИЙСКОГО КОНКУРСА «АРХИВ XXI»

В соответствии с Планом основных мероприятий, посвященных празднованию 100-летия государственной архивной службы России, утвержденным приказом Росархива от 19.07.2017 № 107, приказываю:

1. Провести в ноябре 2017 г. — марте 2018 г. Всероссийский конкурс «Архив XXI» (далее — Конкурс).

2. Утвердить:

2.1 Положение о Конкурсе (Приложение № 1);

2.2 состав жюри Конкурса (Приложение № 2 — не приводится).

3. Управлению государственной политики и нормативно-правового регулирования (А.В. Грошев) обеспечить:

3.1 широкое информирование архивного сообщества о проведении Конкурса и его итогах;

3.2 координацию выдвижения и отбора номинантов Конкурса;

3.3 работу жюри Конкурса;

3.4 проведение награждения победителей и призеров Конкурса.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова.

ПОЛОЖЕНИЕ О ВСЕРОССИЙСКОМ КОНКУРСЕ «АРХИВ XXI»

1. Общие положения

1.1. Всероссийский конкурс «Архив XXI» (далее — Конкурс) проводится Федеральным архивным агентством (далее — Росархив) совместно с Российским обществом историков-архивистов и Общественным советом при Федеральном архивном агентстве в рамках празднования 100-летия государственной архивной службы России.

1.2 Целями Конкурса являются:

выявление и распространение передового опыта и лучшей практики архивной деятельности;

стимулирование внедрения в архивы всех уровней передовых методов и форм работы, а также инновационных технологий хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

поддержка и развитие корпоративных связей в архивной отрасли.

1.3 Конкурс проводится раздельно по трем номинациям среди:

• государственных архивов (центров документации) субъектов Российской Федерации;
• муниципальных архивов и структурных подразделений органов местного самоуправления, исполняющих функции муниципальных архивов, расположенных в административных центрах субъектов Российской Федерации;
• остальных муниципальных архивов и структурных подразделений органов местного самоуправления, исполняющих функции муниципальных архивов (все далее — архивы).

1.4. Состав жюри Конкурса формируется Руководителем Росархива, являющимся председателем жюри, из числа специалистов Росархива, представителей Российского общества историков-архивистов, других общественных объединений, научных и образовательных учреждений, а также коммерческих организаций, осуществляющих свою деятельность в сфере архивного дела.

1.5 Поддержку проведения Конкурса осуществляют:

организационно-техническую — отдел организационной работы и мониторинга в Управлении государственной политики и нормативно-правового регулирования Росархива;

информационную — Росархив через официальный интернет-сайт и интернет-портал «Архивы России», журналы «Отечественные архивы» и «Вестник архивиста»;

финансовую — федеральная целевая программа «Культура России (2012 — 2018 годы)» и спонсоры.

1.6. По итогам Конкурса архивы, занявшие три первых места в каждой из номинаций, награждаются почетными дипломами, а их директора (руководители, начальники) — ведомственными наградами Росархива.

1.7. Церемония награждения победителей и призеров Конкурса проводится на итоговой коллегии Росархива (Москва, март 2018 г.).

1.8. Информация об итогах Конкурса и материалы о его победителях размещаются на портале «Архивы России» и официальном интернет-сайте Росархива, а также в ведомственных СМИ.

2. Порядок выдвижения и отбора участников Конкурса, подачи и содержания конкурсной документации

2.1. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее — архивные органы) вправе выдвинуть по одному архиву в каждой из номинаций.

2.2. Архивные органы в срок до 15 декабря 2017 г. направляют свои предложения по участию в Конкурсе на рассмотрение соответствующих научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов (далее — НМС архивных учреждений).

2.3. Базовые органы НМС архивных учреждений в рабочем порядке в срок до 1 февраля 2018 г. организуют обсуждение и отбор претендентов на участие в Конкурсе на основе критериев оценки, установленных приложением 2 к настоящему Положению.

НМС архивных учреждений по итогам проведенного отбора вправе отобрать для участия в Конкурсе по одному архиву в каждой из номинаций.

2.4. Архивные органы, чьи архивы оказались выдвинутыми на Конкурс, формируют по каждому из них пакеты конкурсной документации и направляют их в срок до 15 февраля 2018 г. в Росархив.

2.5 Пакет конкурсной документации архива, выдвинутого на Конкурс, должен включать:

а) анкету по форме, установленной приложением 1 к настоящему Положению;

б) копию устава (для учреждения) или положения (для структурного подразделения органа местного самоуправления);

в) выписку из протокола заседания НМС архивных учреждений о выдвижении на Конкурс;

г) подтверждающие документы по соответствующим критериям оценки, указанные в приложении 2 к настоящему Положению;

д) видеосюжет об архиве на DVD в одном из форматов — avi, mpeg, mp2, mp4, mkv — продолжительностью не более 10 минут.

Все данные для расчета баллов представляются по состоянию на 1 января 2018 г.

2.6. В случае необходимости жюри Конкурса вправе затребовать также дополнительную информацию, относящуюся к деятельности архива, выдвинутого на участие в Конкурсе.

3. Порядок оценки конкурсной документации

3.1. Каждый из выдвинутых на Конкурс архивов оценивается жюри Конкурса по результатам рассмотрения пакета его конкурсной документации с присвоением рейтинга в баллах, выставляемых на основании критериев оценки с учетом коэффициента их значимости:

Наименование критерия оценки	Коэффициент значимости
кадровое обеспечение (Кко)	0,25
материально-техническая база (Кмтб)	0,05
ИКТ инфраструктура (Кикт)	0,30
доступность и удобство получения государственных (муниципальных) услуг (Кду)	0,20
использование инноваций в основной деятельности (Ки)	0,20

3.2. Итоговая оценка архива рассчитывается посредством сложения баллов по каждому критерию оценки, установленному пунктом 3.1 настоящего Положения, умноженных на их значимость: 0,25 Кко + 0,05 Кмтб + 0,30 Кикт + 0,20 Кду + 0,20 Ки, а также прибавления дополнительных бонусных баллов за видеосюжет об архиве в соответствии с пунктом 3.3 настоящего Положения.

3.3. Дополнительные бонусные баллы (до 25) даются архиву, представившему в составе конкурсной документации видеосюжет, наиболее полно и ярко характеризующий архив, как успешно внедряющий и использующий в своей основной деятельности передовые методы работы и инновационные технологии.

Видеосюжеты, продолжительностью более установленного подпунктом д) пункта 2.6 значения, жюри Конкурса не оцениваются.

Оценку видеосюжету каждый член жюри Конкурса осуществляет в индивидуальном порядке. Итоговый балл за нее рассчитывается для каждого участника Конкурса как среднеарифметическое значение суммы баллов всех членов жюри Конкурса.

4. Порядок определения победителей Конкурса

4.1. Рассмотрение представленной на Конкурс документации осуществляется жюри Конкурса с 15 февраля по 1 марта 2018 г.

4.2. Присуждение каждому участнику Конкурса места производится по результатам расчета итоговой оценки. Архив, набравший наибольшее количество баллов, становится победителем Конкурса. Распределение последующих мест осуществляется в порядке убывания итогового рейтинга.

4.3. При равенстве баллов, набранных участниками Конкурса, преимущество дается архиву, набравшему большее количество баллов в части (последовательно):

• использования инноваций в основной деятельности;
• доступности и удобства получения государственных (муниципальных) услуг;
• кадрового обеспечения;
• ИКТ инфраструктуры;
• материально-технической базы.

4.4. Итоги Конкурса оформляются протоколом, подписанным всеми членами жюри Конкурса, и утверждаются приказом Росархива.

АНКЕТА участника конкурса

1. Организация — заявитель:

• наименование

---

• организационно-правовая форма

---

• местонахождение: субъект Российской Федерации

---

город (район, населенный пункт)

---

2. Руководитель организации:

• ФИО

---

3. Контактная информация: почтовый адрес

---

• телефон

---

• e-mail _________________________________________________________________

Критерии оценки	Количество баллов	Подтверждающие документы <1>
1. Кадровое обеспечение (Кко 0,25)
1.1. Доля работников с профильным (историко-архивным, историческим, документоведческим) и другим гуманитарным высшим и/или средним специальным образованием от общей штатной численности	равно проценту	статистическая форма № 1-к
1.2. Количество штатных работников с высшим и/или средним специальным образованием в области информатизации и/или имеющих удостоверение, диплом, сертификат и т.п., подтверждающий квалификацию в области ИКТ	по 5 за каждого	копии дипломов, удостоверений, сертификатов и т.п.
1.3. Доля штатных работников в возрасте до 29 лет включительно от общей штатной численности	равно проценту	статистическая форма № 1-к
2. Материально-техническая база (Кмтб 0,05)
2.1. Здание (помещение):		паспорт архива
- специализированное архивное	10
- реконструированное под архив	5
2.2. Здание (помещение) введено в эксплуатацию (капитально отремонтировано) после 2000 г.	5	копия документа о сдаче в эксплуатацию
2.3. Наличие систем безопасности, установленных после 2013 г.:		копия акта о сдаче в эксплуатацию
- охранная сигнализация	3
- пожарная сигнализация	3
- автоматическое пожаротушение	3
2.4. Наличие централизованной автоматизированной системы контроля температурно-влажностного режима	3	копия акта о сдаче в эксплуатацию
2.5. Доля металлических стеллажей в общей протяженности архивных полок	равно проценту	паспорт архива
2.6. Доля мобильных стеллажей (компактусов) в общей протяженности архивных полок	равно проценту	документ учета основных средств, паспорт архива
2.7. Доля закартонированных документов от их общего объема	равно проценту	паспорт архива
3. ИКТ инфраструктура (Кикт 0,30)
3.1. Количество руководителей и специалистов на 1 компьютер:		статистическая форма № 1
- от 1 до 1,5	15
- от 1,5 до 2	10
- более 2	5
3.2. Наличие ЛВС	15	копия акта о сдаче в эксплуатацию
3.3. Использование электронного хранилища вместимостью:		копии акта о приемке оборудования или договора с ЦОД
- более 200 ТБ или «облачного хранилища»	15
- от 100 до 200 ТБ	10
- менее 100 ТБ	5
3.4. Наличие планетарного сканера формата А3 или большего формата	15	документ учета основных средств
3.5. Скорость подключения к сети Интернет:		копия договора с провайдером
- более 50 Мб/с	15
- от 10 до 50 Мб/с	10
- менее 10 Мб/с	5
4. Доступность и удобство получения государственных (муниципальных) услуг (Кду 0,20)
4.1. Наличие конструкции для беспрепятственного доступа маломобильных граждан	5	справка, заверенная соответствующим Общественным советом <2>
4.2. Возможность оказания услуг через региональный портал государственных (муниципальных) услуг	5	копия чек-листа службы поддержки/ссылка на электронный адрес
4.3. Возможность оказания услуг через МФЦ	5	копия соглашения
4.4. Наличие размещенных в свободном доступе на сайте архива в сети Интернет обязательных архивных справочников	10	ссылки на электронные адреса
4.5. Доля мест в читальном зале, имеющих доступ к электронным ресурсам архива (научно-справочному аппарату и электронным образам документов)	равно проценту	справка, заверенная соответствующим Общественным советом
4.6. Наличие у пользователей возможности самостоятельного копирования документов техническими средствами архива	5	копия приказа/прейскуранта
4.7. Применение системы дистанционного использования электронных копий документов	5	копия акта о сдаче в эксплуатацию/прейскуранта
5. Использование инноваций в основной деятельности (Ки 0,20)
5.1. Наличие автоматизированной системы контроля движения дел с использованием RFID, штрих-кода, QR-кода и т.п.	5	копия акта о сдаче в эксплуатацию
5.2. Доля фондов, информация о которых включена в ГИС «Архивный фонд» в соответствии с Временным регламентом автоматизированного учета...	равно проценту	статистическая форма № 1, паспорт архива
5.3. Возможность осуществления приема электронных документов непосредственно из систем электронного документооборота организаций — источников комплектования (структурных подразделений)	5	копия регламента или другого документа, регламентирующего процедуры приема-передачи
5.4. Наличие единой информационной системы архива	10	копия акта о сдаче в эксплуатацию
5.5. Доля заголовков дел, переведенных в формат электронной БД	равно проценту	статистическая форма № 1, паспорт архива
5.6. Доля оцифрованных дел от их общего объема:		справка, заверенная соответствующим Общественным советом
- более 15%	10
- от 15% до 5%	7
- от 5% до 1%	3
5.7. Наличие соглашения с отделением(ями) Пенсионного фонда России об электронном взаимодействии	5	копия соглашения
5.8. Количество электронных выставок (интернет-проектов), размещенных на сайте архива с 2013 г.	равно количеству экспозиций	ссылки на электронные адреса
5.9. Наличие аккаунта архива в социальных сетях	5	ссылка на электронный адрес
5.10. Качество сайта (страницы на сайте учредителя) <3>:		ссылка на электронный адрес
- полнота представленной информации о составе и содержании хранящихся документов, оказываемых услугах	до 3
- удобство пользования	до 3
- актуальность и обновляемость информации	до 3
- дизайн	до 3
5.11. Реализация иных (собственных) инновационных проектов (в т.ч. внедрения механизмов управления проектами, развития государственно-частного партнерства и др.)	по 10 за каждый	описание проекта и/или ссылка на электронный адрес (при наличии)?

---

<1> В объемных документах допускается представление только первой, последней страниц и страниц(ы) с соответствующими сведениями.

<2> Позиции 4.1, 4.4, 5.7 могут быть подтверждены одной справкой Общественного совета.

<3> Расчет баллов по позиции 5.11 осуществляется в том же порядке, что и в отношении видеосюжета согласно п. 3.3 Положения.

---