Приказ Росстата от 31.03.2022 № 171

«О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения»

ПРИКАЗ

В соответствии с пунктом 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233, приказываю:

1. Утвердить:

а) Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной статистики (далее — Инструкция) (приложение № 1);

б) Категории должностных лиц Федеральной службы государственной статистики, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (далее — Перечень) (приложение № 2).

2. Начальникам управлений центрального аппарата и руководителям территориальных органов Росстата:

а) ознакомить под роспись федеральных государственных гражданских служащих (работников) центрального аппарата Росстата и его территориальных органов с настоящим приказом;

б) включить в должностные регламенты (должностные инструкции) федеральных государственных гражданских служащих (работников) центрального аппарата Росстата и его территориальных органов должностные обязанности, предусмотренные пунктом 4 настоящего приказа и Инструкцией.

3. Управлению делами (Бранов А.А.), Управлению цифрового развития (Соколов О.А.) создать условия для обеспечения порядка обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, предусмотренные Инструкцией, утвержденной настоящим приказом.

4. Должностные лица, указанные в Перечне и принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.

5. Признать утратившими силу приказы Росстата:

от 31 января 2011 г. № 24 «Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения»;

от 16 июня 2020 г. № 319 «О внесении изменений в пункт 1.4 Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, утвержденной приказом от 31 января 2011 г. № 24».

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1. Общие положения

1. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной статистики (далее — Инструкция) определяет порядок приема, регистрации, учета, хранения, размножения, рассылки и уничтожения документов на бумажных и машинных носителях информации (далее — МНИ) <1>, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральной службе государственной статистики и ее территориальных органах.

<1> Под машинным носителем информации понимается материальный объект, предназначенный для записи, хранения и воспроизведения информации с использованием средств вычислительной техники (например, флеш-накопители USB, оптические диски CD или DVD).

2. Инструкция не распространяется на порядок обращения с информацией, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Росстата, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Росстат несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

4. Акты и сведения, которые не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения, перечислены в пункте 1.3 Положения о Порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (далее — Положение).

5. На документах и на их проектах, МНИ, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» или «ДСП».

6. Общие требования по оформлению и согласованию документов определяются Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики, утвержденной приказом Росстата от 10 октября 2017 г. № 668.

7. К работе с документами, МНИ, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее — документы), допускаются федеральные государственные гражданские служащие и работники (далее — работники) Росстата и его территориальных органов, указанные в резолюции к документам и при условии их предварительного ознакомления с Инструкцией.

8. Ознакомление работников с Инструкцией под роспись с расшифровкой фамилии и инициалов (далее — роспись) проводится подразделением, ответственным за организацию и ведение делопроизводства при приеме работника.

9. Прием, регистрация, учет, хранение, доведение и рассылка документов возлагаются на службы делопроизводства центрального аппарата и территориальных органов и работников, ответственных за организацию и ведение делопроизводства в управлениях центрального аппарата Росстата (далее — делопроизводитель подразделения).

В службу делопроизводства центрального аппарата Росстата входят работники Административного управления, ответственные за организацию и ведение делопроизводства, и экспедиция.

В службы делопроизводства территориальных органов Росстата входят работники, ответственные за организацию и ведение делопроизводства, прием и отправку корреспонденции.

10. Работники служб делопроизводства, делопроизводители подразделений осуществляют прием, учет, доведение, рассылку, размножение, уничтожение и соблюдение установленного порядка работы с документами в соответствии с Инструкцией.

11. Делопроизводитель подразделения обязан:

обеспечивать своевременное доведение документов до начальников управления и непосредственных исполнителей;

осуществлять прием-передачу документов под роспись в журналах учета документов и вносить информацию о местонахождении документа в Систему электронного документооборота Росстата (далее — СЭД);

осуществлять контроль за оформлением, использования документов исполнителями управления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции;

в целях обеспечения сохранности документов ежеквартально сверять наличие документов в управлении с записью в журналах учета документов, например:

документы проверены, в деле 15-0-16 8 (восемь) документов, у исполнителей на руках 5 (пять) документов, дата, роспись;

докладывать начальнику управления о случаях нарушения работниками управления требований Инструкции.

12. При смене делопроизводителя подразделения или работника службы делопроизводства составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 1), который утверждается начальником соответствующего управления центрального аппарата Росстата, заместителем руководителя территориального органа Росстата.

13. Работникам, допущенным к служебной информации ограниченного распространения, запрещается:

сообщать устно или письменно третьим лицам сведения, содержащиеся в этих документах, а равно иным доступным способом доводить документы (их копии) и содержащуюся в них информацию;

выносить документы для работы без разрешения лица, подписавшего их, вне служебных зданий Росстата.

14. Руководители структурных подразделений несут ответственность за нарушение порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в подразделении в соответствии с Инструкцией.

15. Координация работ и контроль за соблюдением установленного порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения возлагается:

в центральном аппарате Росстата — на заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей между руководителем Федеральной службы государственной статистики и заместителями руководителя Федеральной службы государственной статистики, утвержденных приказом Росстата;

в территориальном органе — на заместителя руководителя территориального органа в соответствии с распределением обязанностей между руководителем территориального органа Федеральной службы государственной статистики и заместителями руководителя территориального органа Федеральной службы государственной статистики, утвержденных приказом территориального органа Росстата.

2. Прием, регистрация, учет и передача документов

16. При получении пакетов с документами (далее — пакеты) работник службы делопроизводства (делопроизводитель подразделения) должен:

проверить на пакете наличие пометки «Для служебного пользования» или «ДСП», целостность пакета, соответствие наименований адресата и отправителя в реестре;

поставить роспись в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати.

Если на пакете с документом указан другой адресат, то пакет не принимается.

В случае обнаружения повреждения упаковки пакета, полученного через почтовое отделение связи, составляется акт (приложение № 2) в двух экземплярах. Второй экземпляр акта направляется в почтовое отделение связи, доставившее пакет.

17. После вскрытия пакетов в них не должны остаться вложения.

В документах проверяется количество листов, наличие пометок «ДСП», номеров экземпляров, а при наличии приложений и МНИ — их соответствие записям в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на документе и приложении учетных номеров, а также в случае, если документ направлен ошибочно, службой делопроизводства составляется акт об обнаружении расхождений в учетных данных документов в двух экземплярах (приложение № 3). Документ возвращается отправителю вместе с первым экземпляром акта. Второй экземпляр акта хранится в службе делопроизводства.

18. После проверки поступивший документ регистрируется в службе делопроизводства. Регистрация документов осуществляется с использованием СЭД в порядке, предусмотренном для регистрации несекретных документов на бумажном носителе.

19. В соответствующем поле регистрационной карточки документа в СЭД выбирается отметка об ограничении доступа «ДСП», указывается местонахождение и номер экземпляра документа, индекс дела в соответствии с номенклатурой дел Росстата, соответствующий документам с пометкой «ДСП». К регистрационному номеру документа автоматически добавляется отметка об ограничении доступа «ДСП».

На документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется отметка о регистрации, которая содержит сокращенное наименование, дату поступления, регистрационный номер, присвоенный документу в СЭД, пометку «дсп», например:

Данные о документе заносятся в Журнал учета поступивших документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — Журнал учета поступивших документов; приложение № 4).

При наличии приложений к документу на первом листе каждого приложения в правом нижнем углу проставляется штампом или от руки отметка «к вх. N ___» с указанием регистрационного номера, присвоенного документу, даты документа.

В сброшюрованных документах (приложениях к документу) отметки о поступлении проставляются на титульном листе документа (приложения к документу).

Если в качестве приложения предусматривается МНИ, на нем проставляется отметка «к вх. N ___» с указанием регистрационного номера документа.

Данные о МНИ заносятся в Журнал учета машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — Журнал учета МНИ; приложение № 7).

МНИ должны учитываться в Журнале учета МНИ до записи на них информации.

20. Документы и приложения к ним в СЭД не сканируются и в электронном виде не прикрепляются <1>.

<1> До проведения работ по сертификации СЭД Росстата на соответствие требованиям защиты информации.

21. Документы для рассмотрения руководством Росстата (территориального органа) передаются работнику, осуществляющему обеспечение деятельности руководства, под роспись в Журнале учета поступивших документов с обязательным указанием даты получения.

22. После создания поручения в СЭД документ возвращается в службу делопроизводства и передается на исполнение под роспись в Журнале учета поступивших документов.

В службе делопроизводства центрального аппарата Росстата документы получают и передают на регистрацию только делопроизводители подразделений.

Служба делопроизводства территориального органа передает документ непосредственно исполнителю.

23. Если исполнителей несколько, документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а в случае если ответственный исполнитель не указан — должностному лицу, поставленному в резолюции первым.

Служба делопроизводства доводит документ до всех исполнителей в соответствии с резолюцией.

При поступлении документа после 17:00 (в пятницу после 16:00) ознакомление осуществляется до 10:00 следующего рабочего дня.

В случае поступления документа с пометкой «срочно» или «незамедлительно» ознакомление с документом в службе делопроизводства осуществляется в день выдачи поручения.

24. Движение документов должно своевременно отражаться в СЭД и Журнале учета поступивших документов, Журнале учета МНИ, Журнале учета подготовленных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — журналы учета), заверяться росписью делопроизводителя подразделения (службой делопроизводства), передавшего документ, и делопроизводителя подразделения (службой делопроизводства), принявшего документ с обязательным проставлением даты, фамилии.

25. При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа, количества листов и приложений записям в Журнале учета поступивших документов.

26. Журналы учета должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подпись работника службы делопроизводства, делопроизводителя подразделения, например:

27. Учет и выдача журналов учета осуществляется в службе делопроизводства.

28. Передача документов между исполнителями осуществляется только через службу делопроизводства (делопроизводителей подразделений).

3. Подготовка документов

29. Создание, хранение и обработка документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется с использованием средств вычислительной техники, имеющих действующие аттестаты соответствия требованиям безопасности информации, или входящие в состав аттестованных информационных систем. Аттестация на соответствие требованиям безопасности информации проводится в соответствии с Требованиями о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах, утвержденными приказом ФСТЭК России от 11 февраля 2013 г. № 17.

30. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы каждого экземпляра документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам, например:

В правом верхнем углу первой страницы каждого приложения проставляется пометка «Для служебного пользования», номер экземпляра, номер приложения (если приложений несколько), дата и номер документа, например:

31. На обороте последнего листа документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, адресат каждого экземпляра, фамилия и инициалы исполнителя, наименование структурного подразделения исполнителя, номер телефона исполнителя и дата распечатывания документа, например:

Отп. 2 экз.

экз. № 1 — в адрес (наименование получателя)

экз. № 2 — в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения)

Исп. Фамилия Имя Отчество

наименование управления

+7 (495) 607-41-41, доб. 99-999

10.01.2022

Отп. в 4-х экз.

1 экз. — в Минпромторг России

2 экз. — в Минэкономразвития России

3 экз. — в Минцифры России

4 экз. — в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения)

Исп. Фамилия Имя Отчество

наименование управления

+7 (495) 607-41-41, доб. 99-999

10.01.2022

При подготовке более четырех экземпляров документа на обороте последнего листа или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение № 5), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку документа, например:

Отп. — в 5-ти экз.

1 — 4 экз. — согласно указателю рассылки

5 экз. — в дело (указать индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения)

Исп. Фамилия Имя Отчество

наименование управления

+7 (495) 607-41-41, доб. 99-999

10.01.2022

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса или не остается в деле, то отметка о его наличии оформляется следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. «ДСП», только в адрес.

или на обороте последнего листа в указателе рассылки экземпляров письма, например:

Экз. № 2 — в дело (без приложения).

При создании внутреннего документа допускается его подготовка в одном экземпляре, который передается непосредственно адресату под роспись в журнале учета подготовленных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — Журнал учета подготовленных документов; приложение № 6).

32. После подготовки проекта документа исполнитель обеспечивает согласование и подписание экземпляров документа, в том числе экземпляра, направляемого в дело.

Если к документу прилагается список рассылки, документ подписывается, исполнителем проводится тиражирование документа, далее проставляются номера экземпляров в соответствии со списком рассылки.

33. Документы (подготовленные и внутренние) учитываются:

в центральном аппарате Росстата — в Журнале учета подготовленных документов в структурных подразделениях;

в территориальных органах — в Журнале учета подготовленных документов в службе делопроизводства.

34. Исполнитель передает на подписание, регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного документа:

в центральном аппарате Росстата — под роспись делопроизводителя подразделения в Журнале учета подготовленных документов;

в территориальных органах Росстата — под роспись работника службы делопроизводства.

Если в качестве приложения к подготовленному документу предусматривается МНИ, на носителе указывается учетный номер и номер экземпляра сопроводительного документа. Учетный номер носителя информации соответствует порядковому номеру при регистрации в Журнале учета МНИ.

На сопроводительном письме в реквизите приложение указывается учетный номер МНИ, например:

Приложение: CD № 3, ДСП.

После регистрации в СЭД документа, предусматривающего МНИ в качестве приложения, в Журнале учета МНИ необходимо указать дату и номер подготовленного документа.

4. Тиражирование и снятие копий документов

35. Тиражирование документа осуществляется исполнителем в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.

В случае если на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки не указано тиражирование, такие документы размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, или лица, его замещающего.

Письменное разрешение оформляется путем резолюции на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров, например:

Разрешаю снять копию в четырех экземплярах.

Должность

Подпись И.О. Фамилия

Дата

36. Перед дополнительным тиражированием документа (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части указываются:

количество тиражированных экземпляров документа;

указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);

должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;

дата тиражирования, например:

Размн. — в 4-х экз.

1 экз. — Зам. руководителя Фамилия И.О.

2 экз. — Начальнику Административного управления

3 экз. — Начальнику Управления делами

4 экз. — Начальнику Отдела по защите государственной тайны

Размн. Советник отдела делопроизводства Административного управления

Фамилия И.О.

+7 (495) 607-41-41, доб. 99-999

10.01.2022

37. Учет выдачи тиражированных документов проводится в журналах учета и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.

38. Дополнительно снятые копии документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на основном документе и в журналах учета. Нумерация дополнительно снятых копий экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

39. Снятие копии с поступившего документа разрешается только в случае наличия в документе соответствующей надписи, например:

«СНЯТИЕ КОПИЙ РАЗРЕШАЮ».

40. Запрещается снятие копии с документа при наличии ограничительной надписи «СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО».

5. Отправка (передача) другим организациям документов

41. Документы доставляются фельдъегерской службой, специальной связью, почтовыми отделениями связи заказными или ценными почтовыми отправлениями либо должностным лицом Росстата на служебном автотранспорте непосредственно адресату.

Передача документа работником Росстата адресату осуществляется под роспись в реестре приема-передачи документов (приложение № 10), который заверяется печатью.

42. Отправка документов в электронном виде с использованием средств открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средств электронной почты, а также средств информационных систем для обмена электронными сообщениями запрещается.

43. В центральном аппарате Росстата документы, подлежащие отправке фельдъегерской службой или специальной связью, передаются в службу делопроизводства, а почтовой связью — в экспедицию.

В территориальных органах Росстата документы на отправку передаются работнику службы делопроизводства.

44. Отправление документов производится в светонепроницаемых конвертах. Если одному адресату направляются несколько документов, то они помещаются в один конверт.

45. Подготовка документов для отправки осуществляется исполнителем документа, включая оформление документа, указание почтового адреса, с указателем рассылки (при необходимости), необходимым количеством экземпляров (копий), на каждом из которых имеется наименование организации-адресата.

46. При отправке документов фельдъегерской или специальной связью оформляется реестр на корреспонденцию, направляемую через фельдъегерскую службу, в необходимом количестве экземпляров (приложение № 9), один экземпляр остается в службе делопроизводства.

47. Подготовка конвертов для отправки документов осуществляется службой делопроизводства:

в правом верхнем углу конверта проставляется пометка «Для служебного пользования»;

на конверте указываются адрес и наименование организации-получателя;

перечисляются учетные номера вложенных документов.

При направлении документов в двух и более экземплярах с номером документа в скобках указываются номера экземпляров;

проставляются адрес и наименование организации-отправителя;

перед помещением документов в подготовленные конверты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, количество листов и соответствие их учетным данным.

48. Документы, доставленные должностными лицами других организаций, принимаются работниками экспедиции, службой делопроизводства (в территориальных органах) под роспись с указанием номера экземпляра в реестре приема-передачи документов (приложение № 10).

49. В необходимых случаях должностное лицо, уполномоченное относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, может поручить исполнителю вынос из здания документа для согласования с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

50. Реестры приема-передачи документов подшиваются в номенклатурное дело службы делопроизводства или в номенклатурное дело структурного подразделения центрального аппарата Росстата.

6. Организация хранения документов

51. Работники служб делопроизводства, делопроизводители подразделений, сотрудники, осуществляющие работу с документами, обеспечивают условия хранения документов и дел в соответствии с Инструкцией.

52. Порядок доступа в помещения служб делопроизводства, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.

Обеспечение безопасности в помещениях, в которых ведется работа с документами, реализуется путем:

запирания помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время, если в таком помещении не остаются иные сотрудники, уполномоченные на работу с документами;

закрытия шкафов (хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении работника службы делопроизводства и делопроизводителя подразделения.

53. При проведении организационно-штатных мероприятий решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимается руководителем Росстата (территориального органа) по предложениям структурного подразделения, отвечающего за организацию и ведение делопроизводства, или комиссией по реорганизации территориального органа.

При увольнении или переводе в другое структурное подразделение работник Росстата (территориального органа), за которым в журналах учета числятся документы, передает их делопроизводителю соответствующего подразделения, в службу делопроизводства (в территориальном органе).

7. Формирование исполненных документов в дела

54. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения и систематизируются внутри дела. Документы формируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

При включении документов в дело с простыми документами на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел.

При создании большого количества одних и тех же видов документов и дел (приказы, бюллетени, таблицы и так далее) с пометкой «Для служебного пользования» целесообразно предусматривать их формирование в отдельные дела.

55. Если документ, уже включенный в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуется допущенному к документу работнику, он может быть выдан из дела ответственным за формирование и хранение дела, а на его место вкладывается лист — заместитель документа в деле (приложение № 11), в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

8. Уничтожение документов

56. Документы, дела с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утратившие свое практическое значение и не имеющие исторической ценности, подлежат уничтожению. Необходимые для уничтожения документы, дела вносятся в акт о выделении к уничтожению документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — Акт о выделении к уничтожению документов и дел) (приложение № 12), который утверждается руководителем Росстата (территориального органа).

57. Решение об уничтожении документов и дел принимается экспертными комиссиями:

в центральном аппарате Росстата — Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК);

в территориальных органах Росстата — Экспертной комиссией (далее — ЭК).

58. Акт о выделении к уничтожению документов и дел за соответствующий период в центральном аппарате Росстата и его территориальных органах составляется на основании предложений структурных подразделений к Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за соответствующий период.

Предложения структурного подразделения к Акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, визирует должностное лицо, являющееся членом ЦЭК (ЭК), подписывает руководитель структурного подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в службу делопроизводства, второй — остается в структурном подразделении.

59. Каждое дело, каждый документ, не вошедшие в номенклатурное дело, вносятся в Акт о выделении к уничтожению документов отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в журналах учета за соответствующий год, а также фактическому количеству документов, листов в документах, МНИ, содержащихся в номенклатурном деле за соответствующий учетный год. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них включается в Акт о выделении к уничтожению документов отдельной позицией. При внесении дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в Акте о выделении к уничтожению документов указывается оставшееся в деле количество листов.

60. Каждое дело, документ на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются работниками служб делопроизводства, делопроизводителями подразделения на уничтожение комиссии по приему и уничтожению документов с истекшими сроками хранения и электронных носителей информации ограниченного распространения, образованной в соответствии с приказом Росстата (территориального органа) (далее — Комиссия по уничтожению), и отражаются в акте о приеме-передаче документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на уничтожение (приложение № 13).

61. Документы передаются на уничтожение в расшитом виде, без обложек дел, металлических и пластиковых креплений. МНИ передаются отдельно от указанных документов.

Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в установленном законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела порядке.

62. После уничтожения документов и дел в журналах учета документов проставляется отметка об их уничтожении «Уничтожено. Акт от ___________ N ______». Отметка заверяется росписью делопроизводителя подразделения в центральном аппарате Росстата или работником службы делопроизводства в территориальных органах Росстата.

63. Уничтожение дел, документов производится путем сжигания или шредитования в присутствии членов Комиссии по уничтожению.

При шредитовании документов листы должны быть измельчены до размера, гарантирующего невозможность восстановления текста.

Уничтожение МНИ осуществляется путем механического нарушения его целостности, не позволяющего произвести считывание или восстановление содержащейся на нем информации.

64. Документы и дела постоянного срока хранения и временного свыше 10 лет в соответствии с номенклатурой дел передаются на хранение в архив Росстата по описи дел постоянного хранения (приложение № 14).

9. Проверка наличия документов и МНИ

65. Проверка наличия документов и МНИ проводится не реже одного раза в год комиссией по проверке наличия и сохранности документов и электронных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, назначаемой приказом руководителя Росстата (территориального органа) (далее — Комиссия по проверке).

В состав Комиссии по проверке обязательно включаются работники службы делопроизводства, делопроизводители подразделений и представитель подразделения по защите государственной тайны.

66. Годовая проверка наличия документов и МНИ должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и подготовленных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания), выверки и закрытия журналов учета за истекший год, например:

В журнале учтено:

ВСЕГО: 90 документов/145 листов/10 — МНИ,

из них 50 документов/80 листов/5 — МНИ направлены в номенклатурные дела структурного подразделения:

03-0-08 — 10 документов/20 листов/1 — МНИ;

03-01-16 — 10 документов/15 листов/нет;

03-02-16 — 15 документов/30 листов/3 — МНИ;

03-04-16 — 15 документов/15 листов/1 — МНИ.

Выверка и закрытие журналов учета должны проводиться ежегодно в срок до 1 февраля.

67. Комиссия по проверке осуществляет сверку наличия всех носителей информации, зарегистрированных в СЭД и учтенных в учетных формах, находящихся на хранении в структурном подразделении, а также проверку выполнения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

68. Результаты проверки оформляются Актом годовой проверки фактического наличия носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 15), и утверждаются руководителем Росстата (территориального органа).

69. В архивах, где сосредоточено большое количество дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

10. Служебные расследования по фактам разглашения служебной информации ограниченного распространения и утраты ее носителей

70. О фактах утраты документов, дел, изданий и МНИ ограниченного распространения либо их разглашения докладывается руководителю Росстата (территориального органа) и назначается комиссия для проведения служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения информации (далее — Комиссия по расследованию).

71. Комиссия по расследованию обязана:

провести проверку наличия документов и МНИ в структурном подразделении;

установить все обстоятельства разглашения служебной информации ограниченного распространения, утраты носителей информации (время, место, способ, причины и другие факторы);

провести поиск утраченных носителей информации;

установить лиц, виновных в разглашении информации, утрате носителей;

установить причины и условия, способствовавшие разглашению информации и утрате носителей;

выработать рекомендации по их устранению и недопущению в дальнейшем.

72. В случае если утраченные носители информации не обнаружены, исчерпаны все возможные меры поиска, установлены обстоятельства их утраты и виновные лица, поиск может быть прекращен.

73. По окончании служебного расследования Комиссия по расследованию обязана представить руководителю Росстата (территориального органа) на рассмотрение следующие документы:

акт о результатах проведенного служебного расследования (приложение № 16), содержащий в том числе вывод о необходимости проведения служебного расследования в отношении виновного лица;

письменные объяснения лиц, которых опрашивали члены Комиссии по расследованию;

мотивированное заключение о прекращении поиска (при наличии условий, указанных в п. 72 Инструкции);

другие документы, имеющие отношение к служебному расследованию.

74. Списание с учета утраченных носителей информации осуществляется на основании утвержденного акта о результатах служебного расследования.

75. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами и МНИ работник Росстата может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

11. Снятие ограничения доступа к служебной информации ограниченного распространения

76. При возникновении обстоятельств, вследствие которых защита информации ограниченного распространения нецелесообразна, проводятся мероприятия по снятию ограничения доступа к информации.

77. Предложения с обоснованиями о снятии ограничительной пометки «Для служебного пользования» вносятся на рассмотрения экспертных комиссий структурными подразделения Росстата (территориального органа).

Решения экспертных комиссий оформляются актом, утверждаемым руководителем Росстата (территориального органа). В акте перечисляются дела, документы, с которых снимается ограничение доступа. После утверждения акт подшивается в дело к документам, с которых снимается ограничительная пометка «Для служебного пользования».

78. При снятии ограничения доступа на документах, делах, изданиях и МНИ, а также в журналах учета делаются соответствующие отметки (на обложках дел пометка «Для служебного пользования» погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для ее снятия). В обязательном порядке информируются все адресаты, которым ранее направлялись документы (издания, носители). Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

79. При получении информации от других организаций о снятии ограничения доступа к документу, носителю информации в журналах учета вносятся соответствующие изменения и проставляется отметка о снятии ограничения доступа с указанием реквизитов уведомления.

Федеральная служба                                    УТВЕРЖДАЮ

государственной статистики Начальник Административного

АКТ управления _________________ N _______

приема-передачи документов,                        ________________________
содержащих служебную                                    (И.О. Фамилия)
информацию ограниченного                           "__" ___________ 2022 г.

распространения

Основание: приказ Росстата от ___________ N ___ об увольнении Фамилия И.О., главного специалиста-эксперта Административного управления.

    В  присутствии  Фамилия И.О. - заместителя начальника Административного
управления;  (ФИО  -  должность;  ФИО  - должность), Фамилия И.О. - главный
специалист-эксперт   Административного  управления  приняла  журналы  учета
документов,  дела  с документами и машинные носители информации, содержащие

служебную информацию ограниченного распространения.

Итого ______________________ дел (цифрами и прописью) в том числе ______________________ электронных носителей. (цифрами и прописью)

                                       Прием произвел главный
                                       специалист-эксперт
                                       Административного управления

________________ И.О. Фамилия ________________ И.О. Фамилия ________________ И.О. Фамилия ________________ И.О. Фамилия «» ___________ 2022 г. «» ___________ 2022 г.

Настоящий акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. Административное управление 2-й экз. Фамилия И.О. 3-й экз. в дело N ___

       (наименование структурного подразделения центрального
                        аппарата Росстата)

АКТ N ________ об обнаружении повреждений пакета, нарушений в оформлении пакетов

«» ___________ 20 г. г. __________

Мы ____________________________________________________________________
           (должность, фамилия и инициалы работника организации

                 и работника, доставившего пакет)

составили настоящий акт в том, что при приеме пакета _____________________, доставленного _____________________________________________________________ (должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет) __________________________________________________________________________, обнаружено расхождение в учетных данных документов ________________________

из ________________________________ обнаружено ____________________________ (излагается факт обнаружения

повреждения пакета, нарушений в оформлении пакета)

                                              ___________  ________________
                                               (подпись)    (И.О. Фамилия)
                                              ___________  ________________
                                               (подпись)    (И.О. Фамилия)
                                              ___________  ________________
                                               (подпись)    (И.О. Фамилия)

Пояснения:

1. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается делопроизводителями подразделений в центральном аппарате Росстата и работниками службы делопроизводства в территориальных органах. Один экземпляр акта пересылается доставившему пакет отправителю для принятия мер, второй экземпляр подшивается в дело.

2. В реестре делается соответствующая запись. Например, «Пакет имеет повреждение» или «Нарушение в оформлении. См. акт».

3. В случае если повреждения пакета дают возможность ознакомиться с содержанием вложенных в него документов, об этом сообщается руководителю Росстата (территориального органа), а пакет сохраняется в неприкосновенности до принятия им решения.

в Федеральной службе государственной статистики

       (наименование структурного подразделения центрального
                        аппарата Росстата)

АКТ N ________ об обнаружении расхождений в учетных данных документов

«» ___________ 20 г. Нами ______________________________________________________________________ (должности, фамилии и инициалы работников, осуществивших

                         вскрытие пакета)

при вскрытии пакета N _______________________ из __________________________

                    (наименование отправителя)

обнаружено расхождение в учетных данных документов ________________________

                 (излагается существо расхождений)

Лицевая сторона пакета прилагается.

                                              ___________  ________________
                                               (подпись)    (И.О. Фамилия)
                                              ___________  ________________
                                               (подпись)    (И.О. Фамилия)
                                              ___________  ________________
                                               (подпись)    (И.О. Фамилия)

Пояснения:

Графа 1 «N п/п» — номер записи по порядку.

Графа 2 «Дата и № входящего документа» — указывается дата регистрации и входящий регистрационный номер документа.

Графа 3 «Краткое содержание документа» — указывается краткое содержание документа, которое формируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем? (О ком?)».

Графа 4 «Откуда поступил документ» — указывается сокращенное наименование организации, откуда поступил документ.

Графа 5 «Дата и № документа» — указывается дата и исходящий регистрационный номер документа организации, откуда поступил документ.

Графа 6 «N экземпляра» — указывается номер экземпляра входящего документа.

Графа 7 «Количество листов основного» — проставляется количество листов основного документа.

Графа 8 «Количество листов приложения» — проставляется общее количество листов приложения к основному документу. При наличии приложения в виде электронного носителя указывается вид и количество машинных носителей информации (1 — CD, 1 — флеш-карта).

Графа 9 «Кому выдан (Фамилия)» — указываются фамилии должностных лиц, которым передается документ.

Графа 10 «Дата, подпись за получение документа» — указывается дата получения документа должностным лицом, указанным в графе «Кому выдан (Фамилия)», и его подпись.

Графа 11 «Дата, подпись за возврат документа» — указывается дата возврата документа в подразделение делопроизводства и подпись работника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Графа 12 «Индекс дела» — проставляется номер номенклатурного дела управления, в котором хранится исполненный документ.

Графа 13 «Дата и № документа по учету (архивного хранения/уничтожения)» — указываются номер и дата описи, по которой документ передан на архивное хранение, или дата и номер акта об уничтожении документа.

____________________________________    ___________    ______________
(наименование должности исполнителя)     (подпись)     (И.О. Фамилия)

____________________________________    ___________    ______________
(наименование должности исполнителя)     (подпись)     (И.О. Фамилия)

Пояснения:

Графа 1 «N п/п» — номер записи по порядку.

Графа 2 «Дата и № проекта документа» — указывается дата создания проекта документа и его номер.

Графа 3 «Краткое содержание документа» — указывается краткое содержание документа, которое формируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем? (о ком?)».

Графа 4 «N экземпляра» — указывается номер экземпляра исходящего документа.

Графа 5 «Количество листов» — указывается общее количество листов подготовленного документа.

Графа 6 «МНИ» — в случае наличия приложения в виде машинного носителя указывается его вид и количество (1 — CD, 1 — флеш-карта).

Графа 7 «Кому направлен документ (адресат)» — указывается краткое наименование организации или структурное подразделение, куда направляется документ (по каждому номеру экземпляра).

Графа 8 «Фамилия, подпись исполнителя» — указывается фамилия исполнителя и проставляется его подпись.

Графа 9 «Дата и № регистрации документа» — указывается дата регистрации документа и его номер.

Графы 10, 11 «Ответственный за регистрацию документа» — указывается дата и подпись работника, регистрирующего документ.

Графы 12, 13 «Ответственный за отправку документа» — указывается дата и подпись работника, отправившего документ.

Графа 14 «Индекс дела» — проставляется номер номенклатурного дела, в котором хранится экземпляр отправленного документа с визами исполнителей.

Графа 15 «Дата и № документа по учету (архивного хранения/уничтожения)» — указываются номер и дата описи, по которой документ передан на архивное хранение, или дата и номер акта об уничтожении документа.

Пояснения:

Графа 1 «N п/п» — номер записи по порядку (учетный номер МНИ для подготовки на отправку).

Графа 2 «Дата и № регистрации документа» — указывается дата, номер регистрации документа, к которому приложен электронный носитель.

Графа 3 «Вид носителя информации» — указывается вид МНИ.

Графа 4 «Идентификационный номер/количество экземпляров» — указывается номер МНИ в случае наличия (для поступивших документов); количество экземпляров МНИ (для подготовленных документов).

Графы 5, 6, 7 «Отметка о получении носителя информации» — указывается дата, подпись, фамилия работника, принявшего МНИ (только для подготовленных документов).

Графы 8, 9, 10 «Отметка о возврате носителя информации» — указывается дата, подпись, фамилия работника, осуществившего возврат МНИ (только для подготовленных документов).

Графы 11, 12 «Отметка об уничтожении носителя информации» — указывается дата и номер акта об уничтожении документа.

АКТ от ________ N ____ об уничтожении документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

    Комиссия   по  приему,  проверке  фактического  наличия  и  уничтожению
документов   и   машинных   носителей,   содержащих   служебную  информацию
ограниченного  распространения,  образованная  в  соответствии  с  приказом

Росстата (территориального органа) от ________ N ____ в составе: ______________________________________________________________________, (должности, фамилии и инициалы председателя и членов комиссии) приняла от ___________________________________________________ (наименование структурного подразделения) все выделенные к уничтожению документы и электронные носители, содержащие служебную информацию ограниченного распространения в соответствии с Актом от _______________ N _________ «О выделении к уничтожению документов и дел, содержащих информацию ограниченного распространения» и уничтожила их путем _______________________.

Итого ______________________ дел за ____ г., (цифрами и прописью) в том числе ______________________ электронных носителей. (цифрами и прописью)

Председатель комиссии: _____________  __________________
                         (подпись)      (И.О. Фамилия)

Члены комиссии:        _____________  __________________
                         (подпись)      (И.О. Фамилия)
                       _____________  __________________
                         (подпись)      (И.О. Фамилия)

РЕЕСТР на корреспонденцию, направляемую через фельдъегерскую службу

                                              "__" ____________ 20__ г.

           Отправитель ________________________________
                          (Наименование организации)

ДОГОВОР № 64

Итого: __________________ отправлений. (прописью)

М.П. Подпись отправителя ____________

Принято ________________ отправлений «» ___________ 20 г.

                                                     ___ час. ____ мин.

Сотрудник подразделения фельдъегерской службы _______________________

РЕЕСТР приема-передачи документов

                                              "__" ____________ 20__ г.

           Отправитель ________________________________
                          (Наименование организации)

Итого: ________________ отправлений. (прописью)

М.П. Подпись отправителя _____________

Принято __________________ отправлений "" __________ 20 г.

                                                     ___ час. ____ мин.

Сотрудник организации ________________ (Фамилия, подпись)

Приложение № 12 к Инструкции о порядке обращения со служебной

_____________ N _______                            ________________________
О выделении к уничтожению                          (наименование должности)
документов и дел, содержащих                       ________________________
служебную информацию                                    (И.О. Фамилия)
ограниченного распространения                      "__" ___________ 20__ г.

за 20__ г.

На основании приказа Росстата от __________________ N ________ отобраны

к уничтожению утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности документы и дела фонда N ___________.

Итого ______________________ дел за ____ год, (цифрами и прописью) В том числе ______________________ машинных носителей информации. (цифрами и прописью)

      Начальник

(наименование управления) подпись И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО с членом ЦЭК Росстата должность подпись И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены (наименование должности) (подпись) (расшифровка подписи) «» ___________ 20 г.

             (Оформляется шрифтом Arial, размер 12 - 14)

АКТ от ___________ N ______ О приеме-передаче документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на уничтожение

На основании Акта от ______________________ N ____________ «О выделении к уничтожению документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения» ____________________________________________________________________ сдало,

      (наименование  передающего  структурного  подразделения)
а  Комиссия по приему и уничтожению документов с истекшими сроками хранения
и  электронных  носителей  информации ограниченного распространения приняла

документы и дела фонда N _____________, содержащие информацию ограниченного распространения, утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности в количестве:

_________________________ номенклатурных дел на _________ листах за ____ г. (цифрами и прописью)

Сдал:                               _______________  ______________________
                                       (подпись)         (И.О. Фамилия)

Принял:

(член комиссии):                    _______________  ______________________
                                       (подпись)         (И.О. Фамилия)

             (Оформляется шрифтом Arial, размер 12 - 14)

Фонд — 10256

Опись № 1 (продолжение)

дел постоянного хранения за 2018 год

Всего в данную опись внесено 3 (три) дела с N 1 по N 3, в том числе:

литерных - нет пропущенных - нет

Наименование должности руководителя структурного подразделения И.О. Фамилия

Консультант отдела делопроизводства И.О. Фамилия

             (Оформляется шрифтом Arial, размер 12 - 14)

                                                      УТВЕРЖДАЮ
                                               ________________________
                                               (Наименование должности)
                                               ________________________
                                                    (И.О. Фамилия)
                                               "__" ___________ 20__ г.

АКТ N ______ годовой проверки фактического наличия носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Комиссия, образованная в соответствии с приказом Росстата от __________

N _______, в составе: председателя комиссии (наименование должности, И.О. Фамилия), членов комиссии (наименования должностей, И.О. Фамилии) в период с _____ по ______ 20 г. провела проверку: фактического наличия всех дел, документов, машинных носителей информации, зарегистрированных в истекшем году; фактического наличия учетных журналов, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах; закрытия всех регистрационных номеров в истекшем году в журналах учета; порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

В результате проверки установлено:

Выводы:

Председатель комиссии: _____________  ____________________
                         (подпись)       (И.О. Фамилия)
Члены комиссии:        _____________  ____________________
                         (подпись)       (И.О. Фамилия)
                       _____________  ____________________
                         (подпись)       (И.О. Фамилия)

                                                      УТВЕРЖДАЮ
                                               ________________________
                                               (Наименование должности)
                                               ________________________
                                                    (И.О. Фамилия)
                                               "__" ___________ 20__ г.

АКТ N ______ о результатах проведения служебного расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Комиссия, образованная в соответствии с приказом Росстата от __________

_______ N ______, в составе: председателя комиссии (наименование должности,

И.О. Фамилия), членов комиссии  (наименования  должностей,  И.О.  Фамилии),
действуя  на основании  (основание назначения комиссии), провела служебное

расследование по факту ___________________________.

В результате проверки установлено:

Выводы:

Председатель комиссии: _____________  ____________________
                         (подпись)       (И.О. Фамилия)
Члены комиссии:        _____________  ____________________
                         (подпись)       (И.О. Фамилия)
                       _____________  ____________________
                         (подпись)       (И.О. Фамилия)

Должностными лицами центрального аппарата и территориальных органов Федеральной службы государственной статистики, уполномоченными относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, являются:

руководитель Федеральной службы государственной статистики;

заместитель руководителя Федеральной службы государственной статистики;

начальник управления Федеральной службы государственной статистики;

начальник Отдела по защите государственной тайны Федеральной службы государственной статистики;

руководитель Управления Федеральной службы государственной статистики по субъектам Российской Федерации;

заместитель руководителя Управления Федеральной службы государственной статистики по субъектам Российской Федерации;

руководитель территориального органа Федеральной службы государственной статистики;

заместитель руководителя территориального органа Федеральной службы государственной статистики.