Приказ Росимущества от 18.06.2013 № 170

«Об утверждении требований к описанию порядка взаимодействия в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом»

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

ПРИКАЗ

от 18 июня 2013 г. № 170

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ К ОПИСАНИЮ ПОРЯДКА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

С целью повышения эффективности деятельности Федерального агентства по управлению государственным имуществом по приоритетным направлениям деятельности за счет систематизации и унификации подходов к описанию порядка взаимодействия структурных подразделений (в том числе между собой) и территориальных органов Федерального агентства по управлению государственным имуществом (далее — Росимущество) приказываю:

1. Утвердить Требования к описанию порядка взаимодействия в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ ПОРЯДКА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АГЕНТСТВЕ ПО УПРАВЛЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННЫМ ИМУЩЕСТВОМ

I. Общие положения

1.1. Целью настоящих Требований является систематизация и унификация подходов к описанию порядка взаимодействия структурных подразделений (в том числе между собой) и территориальных органов Федерального агентства по управлению государственным имуществом (далее — Росимущество).

1.2. Описание порядка взаимодействия подразделений структурных подразделений и территориальных органов Росимущества осуществляется в целях повышения эффективности деятельности территориальных органов Росимущества.

1.3 В настоящих Требованиях используются следующие термины и определения:

процесс — совокупность взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенного результата; порядок — документ, описывающий процесс, необходимые условия его выполнения и роли исполнителей в рамках процесса; блок-схема — графическое описание процессов в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями, указывающими направление последовательности; роль — совокупность возможностей, обладая которыми участник (исполнитель) процесса может выполнять свои функции; владелец процесса — лицо, закрепленное нормативным актом за процессом и отвечающее в пределах закрепленного за ним процесса:

• за сбор и выявление требований к процессу исходя из целей, требований и задач Росимущества;
• структуру процесса, включающего в себя операции, их последовательности и ответственных лиц;
• выявление и оценку рисков в процессе;
• разработку и внедрение и контролей в процессе, покрывающих выявленные риски;
• разработку предложений по изменениям в процессе;
• информирование об изменениях процесса заинтересованных работников;
• координацию вопросов по разрешению спорных ситуаций в процессе; выход процесса — совокупность материальных и/или информационных объектов, являющаяся результатом выполнения процесса; вход процесса — совокупность материальных и/или информационных объектов, необходимая для выполнения процесса, которая при выполнении процесса преобразуется в выход процесса; дерево процессов (порядка) — иерархически упорядоченная совокупность процессов (порядка).

II. Основные принципы

2.1. Графическое и табличное описание. Порядки должны содержать блок-схемы и табличные формы описываемых процессов (форматы приведены в соответствующих приложениях к настоящим Требованиям), при этом обязательно соответствие табличного описания процесса его блок-схеме. Глубину детализации блок-схем целесообразно выбирать с учетом читаемости подписей к элементам блок-схемы и возможности размещения блок-схемы на одной странице формата А4. В случае невозможности такого представления, рекомендуется разделить процесс на подпроцессы, для которых должны быть составлены отдельные блок-схемы. Для создания блок-схем рекомендуется использовать программный продукт MS Visio.

2.2. Устойчивость к изменениям. Для обеспечения максимальной устойчивости порядка относительно возможных изменений как вне Росимущества (терминология, наименование контрагентов, изменения в законодательстве), так и в Росимуществе (переименование структурных подразделений, увольнение работников и т.д.) необходим отказ от упоминания в порядке Ф.И.О. ответственных работников, конкретных наименований должностей и структурных подразделений, информационных систем, реквизитов нормативных правовых актов. Вместо этого в порядке должны использоваться роли работников, условные обозначения подразделений и информационных систем. Роли при этом определяются уровнем экспертизы предметной области или обязанностями и полномочиями в рамках процессов. Примеры ролей: администратор базы данных, юрист, заявитель. Пример условного обозначения: вместо «отдел ведения реестра в ТУ № 1» или «отдел контроля и анализа реестра в ТУ № 2» рекомендуется писать «подразделение, ответственное за ведение реестра (сокращенно ПВР)». При определении ролей в процессе необходимо руководствоваться принципом разделения исполнительских и контрольных функций на уровне ролей. Разделение исполнительских и контрольных функций на уровне работников целесообразно, но не всегда возможно, например при ограниченном числе работников в небольших территориальных органах или структурных подразделениях они будут вынуждены совмещать несколько ролей. Такие совмещения должны выделяться в ходе описания процессов и отмечаться особым образом в порядке для последующей систематизации в рамках работы Управления внутреннего контроля (далее — УВК).

2.3. Распределение ролей. Назначение работников на роли и сопоставление подразделений и их условных обозначений производится отдельным нормативным актом Росимущества (его территориального органа) (далее — нормативный акт о назначении). Формирование нормативных актов о назначении регламентируется в рамках конкретного порядка, при этом в рамках описания порядка требуется единый по всем порядкам подход в части полномочий по распределению ролей между работниками и структурными подразделениями. В случае изменения существенных условий процесса (изменения законодательства, наименований ФОИВ, организационно-штатной структуры Росимущества и т.д.) в нормативный акт о назначении вносятся изменения или он переиздается (в случае необходимости) в течение 3 рабочих дней с даты соответствующих изменений.

2.4. Иерархия. В случае описания сложных многосоставных процессов порядок должен описывать дерево процессов, т.е. описание связей и зависимостей между процессами низкого уровня.

2.5. Формирование названий. Название описываемого действия в рамках процесса рекомендуется формулировать следующим образом: Название действия = Действие + Объект (над которым действие осуществляется). Описание действия также рекомендуется формулировать при помощи 2 — 3 слов (не более 50 символов). В сложных случаях для каждого краткого названия допускается сделать подробное описание и разместить его в разделе порядка, содержащего термины и определения.

III. Требования к структуре порядка

3.1 Порядок как отдельный документ должен содержать ряд обязательных разделов:

3.1.3. Термины и определения. В данном разделе необходимо отразить все термины, определения, сокращения, встречающиеся в документе. При этом в документе не допускается наличие терминов и сокращений, отсутствующих в данном разделе и определяемых в основном тексте документа.

3.1.4. Окружение процесса. Раздел содержит перечень входов и выходов процесса с кратким описанием. Входы и выходы процесса описываются:

• с учетом систематизации входов и выходов, то есть разделения входов и выходов на первичные (основные для процесса) и вторичные (побочные по отношению к процессу);
• с указанием ролей, участвующих в формировании входа и получении результатов на выходе процесса.

3.1.5. Роли в процессе. Перечисляются все участники процесса, их роли и основные функции в рамках ролей. Обязательно указание роли владельца процесса.

3.1.6 Описание процесса. Основной раздел документа, в котором содержатся:

• дерево процессов и краткое описание основных и вложенных процессов (подпроцессов), в случае, если процесс разбит на отдельные процессы (подпроцессы);
• блок-схема процесса (пример — в Приложении № 1 к настоящим Требованиям) и таблица описания процесса (пример — в Приложении № 2 к настоящим Требованиям);
• в отдельных подразделах — описания вложенных процессов (подпроцессов) в формате блок-схем и таблиц, при этом допускается табличное описание всего процесса в единой таблице.

3.1.7. Действия, выполняемые ролями. Сводная таблица, в которой отражаются роли и выполняемые ими на разных этапах процесса действия. Необходимо указание ролей, которые нежелательно совмещать в лице одного работника или структурного подразделения.

3.1.8. Документооборот по процессу. Сводная таблица, в которой описываются все документы, используемые в процессе, и действия, которые с ними совершаются.

IV. Взаимодействие сторон

4.1. Описание порядка взаимодействия осуществляется сторонами с учетом настоящих Требований и в рамках рабочих групп, состав которых утверждается нормативным актом Росимущества.

4.2. Рабочие группы формируются из числа работников структурных подразделений Росимущества, ответственных за направление, для которого осуществляется описание порядка взаимодействия, и территориальных органов Росимущества.

4.3. График заседаний рабочих групп определяется с учетом контрольных сроков, определенных руководителями рабочих групп, и утверждается на первом заседании рабочих групп. В случае, если создание рабочих групп для описания порядка взаимодействия осуществляется в рамках реализуемых в Росимуществе проектов, график заседаний рабочих групп согласовывается с руководителями проектов.

Приложение № 1 к Требованиям к описанию порядка

ПРИМЕР БЛОК-СХЕМЫ ОСНОВНОГО ПРОЦЕССА

Приложение № 2 к Требованиям к описанию порядка взаимодействия в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом

№ п/п	Действие	Объект на входе	Кто проводит	Объект на выходе	Кому передается	Описание действия	Переход к п.п.
Подпроцесс 1
1.1	Название действия (операции)	Указывается объект, к которому применяется действие (операция)	Указываются роли, ответственные за выполнение действия (операции)	Указывается результат действия (операции)	Указываются роли, которым поступает результат действия	Описание действия (операции), дополнительные комментарии	Указывается пункт таблицы, к которому осуществляется переход
...
1.n1
Подпроцесс 2
2.1
...
2.n2
...

Приложение № 3 к Требованиям к описанию порядка взаимодействия в Федеральном агентстве по управлению государственным имуществом

Пример порядка

Оглавление

1. Общие положения

2. Термины и определения

3. Роли в процессе

4. Окружение процесса

5. Описание процесса

6. Блок-схема процесса

2. Термины и определения

Акт проверки	- документ, подготовленный по результатам проверочного мероприятия, содержит описание деятельности проверяемого ТУ, с указанием выявленных нарушений/недостатков и зон риска
Запрос	- перечень информации, которую ТУ должно предоставить проверяющим (может содержать вид, формат, срок предоставления информации и материалов)
План по устранению выявленных недостатков	- документ, подготовленный по результатам проверочного мероприятия, содержит перечень мероприятий с указанием сроков и ответственных за исполнение, направленных на устранение выявленных нарушений/недостатков

Подразделение внутреннего контроля (ПВК)	- структурное подразделение, ответственное за формирование системы внутреннего контроля в Росимуществе, в том числе за организацию и проведение проверочных мероприятий в Росимуществе
Руководитель проверки (РП)	- работник Росимущества, ответственный за проведение проверки, подготовку Акта проверки. Назначается приказом руководителя Росимущества
Проверяющие (П)	- работники Росимущества, осуществляющие проверочные мероприятия под руководством Руководителя проверки
Руководитель проверяемого ТУ (РТУ)	- руководитель проверяемого ТУ
Ответственные от ТУ за взаимодействие с проверяющими (ОТУ)	- работники проверяемого ТУ, назначенные руководителем проверяемого ТУ ответственными за взаимодействие с проверяющими
Владелец процесса	- начальник ПВК

Процесс проверки начинается в соответствии с планом работы ПВК (плановая проверка) или в соответствии с отдельным решением руководителя Росимущества (внеплановая проверка). Результат проверки — акт проверки и план по устранению выявленных недостатков. Акт проверки готовится руководителем проверки, согласовывается проверяемым ТУ. План по устранению выявленных недостатков готовится руководителем проверяемого ТУ на основе акта проверки, согласовывается руководителем проверки и начальником ПВК.

5. Описание процесса

№ п/п	Действие	Объект на входе	Кто проводит	Объект на выходе	Кому передается	Описание действия	Переход к п.п.
1. Запрос информации
1.1	Составление основного запроса	Приказ о проведении проверки ТУ	Проверяющие, Руководитель проверки	Запрос	Руководитель проверки	Проверяющие составляют перечень необходимой информации, руководитель проверки согласовывает его	1.2
1.2	Отправка запроса	...	Руководитель проверки	...	Руководитель ТУ	Руководитель проверки направляет основной запрос в ТУ	...
...
2. Анализ предоставленной информации
2.1
...
3. Проведение проверочных мероприятий
...
4. Подготовка отчета
5. Согласование отчета

6. Блок-схема процесса

---

Иллюстрации