Приказ Главархива СССР от 01.03.1988 № 17

«Об утверждении Типовых норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах»

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР

ПРИКАЗ от 1 марта 1988 г. № 17

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ НОРМ ВРЕМЕНИ И ВЫРАБОТКИ НА ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

1. Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, утвердить и ввести в действие с 1 июля 1988 г.

2. Главным архивным управлениям союзных республик, ЦГА СССР организовать изучение Типовых норм, разработку или уточнение действующих норм времени и выработки и их внедрение в практику работы государственных архивов.

3. Отделу планирования, экономики и организационной работы Главархива СССР (т. Ильичева В.А.) обеспечить контроль за внедрением Типовых норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах.

4. Приказ Главархива СССР от 22.02.1977 № 33 и введенные им Типовые нормы времени на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, считать утратившими силу с 1 июля 1988 г.

ТИПОВЫЕ НОРМЫ ВРЕМЕНИ И ВЫРАБОТКИ НА ОСНОВНЫЕ ВИДЫ РАБОТ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ

Настоящий нормативный сборник разработан взамен «Типовых норм времени на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах» (М., 1977) и предназначен для нормирования работ, выполняемых в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения. Нормы разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела на основе изучения трудовых процессов в ЦГАОР СССР, ЦГАНХ СССР, ЦГАЛИ СССР, ЦГАСА СССР, ЦГВИА СССР, ЦГАВМФ СССР, данных фотографии (самофотографии) рабочего времени работников этих госархивов, а также отчетных данных самофотографии рабочего времени работников госархивов Ставропольского края, Волгоградской, Куйбышевской областей (РСФСР), ЦГАОР Украинской ССР, ЦГИА Украинской ССР в г. Киеве и г. Львове, ЦГАМЛИ Украинской ССР, госархивов Ровенской, Тернопольской, Черкасской, Херсонской областей (Украинская ССР), ЦГАОРСС Белорусской ССР, ЦГИА Белорусской ССР в г. Минске и г. Гродно, госархивов Брестской, Витебской, Гомельской, Гродненской, Минской, Могилевской областей (Белорусская ССР); ЦГАОРСС Грузинской ССР, ЦГА Молдавской ССР, ЦГА Киргизской ССР, ЦГАОРСС Эстонской ССР.

Сотрудники ВНИИДАД благодарят Главные архивные управления союзных республик, центральные государственные архивы СССР и союзных республик, областные государственные архивы, принявшие участие в апробации проекта норм.

1.1. Нормативный сборник рассчитан на применение в государственных архивах, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения, а также в государственных архивах научно-технической документации, кинофотофонодокументов, хранящих управленческую документацию.

1.2. Типовые нормы предназначены для расчета пятилетних и годовых планов развития архивного дела госархивов, планов-отчетов структурных подразделений, планов работы исполнителей и контроля за их работой, совершенствования кооперации и разделения труда. На основе типовых норм проводится расчет производственных показателей (форма 24 Б «Система планово-отчетной документации учреждений Государственной архивной службы СССР». М., 1985).

1.3. Настоящим нормативным сборником не охвачены виды работ и операции, выполняемые лабораториями микрофильмирования и реставрации документов, даже при условии вхождения их в число структурных подразделений архива.

1.4. Типовые нормы рассчитаны методом изучения затрат рабочего времени на основе фотографии, самофотографии рабочего времени, анализа трудовых процессов и уровня выполнения норм в госархивах.

1.5. Типовые нормы установлены на рабочий день продолжительностью 8 час. 12 мин. при 41-часовой рабочей неделе.

1.6. Настоящие нормы учитывают время на подготовительно-заключительные, вспомогательные работы, организационное обслуживание рабочих мест. В подготовительно-заключительное время также включены затраты на транспортировку к рабочему месту (на расстояние не более 200 м), получение описей, дел из архивохранилищ. Величина подготовительно-заключительного времени по видам работ, вошедшим в сборник, в среднем не превышает 13,6% от оперативного времени.

1.7. При расчете норм учитывалось время на отдых и личные надобности в размере 20 мин. в течение рабочего дня.

1.8. Настоящим сборником предусмотрено составление описей, карточек, информационных писем, справок и других документов на одном языке.

1.9. По большинству видов работ приняты единицы измерения, предусмотренные формой плана развития архивного дела в государственном архиве.

1.10. В качестве единицы измерения при работе с управленческой документацией взята ед. хр., в графах 2, 7 употребляется термин «дело», т.к. «дело» является единицей хранения письменных документов («Словарь современной архивной терминологии социалистических стран». Вып. I. М., 1982).

1.11. Под единицей хранения управленческой документации подразумевается дело со средним объемом 150 л., под единицей хранения документов личного происхождения подразумевается дело со средним объемом 50 л. Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на 1 условное дело объемом 150 листов. Аналогично пересчитываются дела с документами личного происхождения.

1.12. За единицу измерения объема работы — один печатный лист — принимается материал, содержащий 40 тысяч печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков (ГОСТ 7.3-77).

1.13 Для работ, состоящих из нескольких операций, имеющих

различные  единицы  измерения,  в  нормах  установлены две единицы
измерения,  одна  из которых (числитель) ориентирована на конечный
результат   работ,   другая   (знаменатель)    служит    средством
оперативного контроля за ходом работ. Например, п. 1.1.1  включает
группу  работ по подготовке документов к реставрации и имеет норму

10 ед. хр. ---------- за 1 рабочий день. 1500 л.

1.14. Для работ, трудоемкость которых зависит от исторического периода или характера документов, установлены дифференцированные нормы для документов советского периода, досоветского периода, управленческой документации, документов личного происхождения. Трудоемкость работ с документами личного происхождения рассчитана на документы XX века.

1.15. В нормативном сборнике использована терминология «Основных правил работы государственных архивов» (М., 1984), кроме того, в разделах 4, 5 применена терминология, установленная «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986).

1.16. В разделе 7 «Информационное обеспечение деятельности государственных архивов» в графе 4 дана единица измерения «документ» в соответствии с ГОСТ 7.17-79, в котором под документом понимается как опубликованный материал (книга, журнал и т.д.), так и неопубликованный (рабочие инструкции, методические пособия, материалы совещаний, методики и т.д.).

1.17. Затраты рабочего времени на приобретение литературы, получение документов по почте или через экспедицию не входят в установленные нормы раздела 7. Величина таких затрат в конкретном госархиве должна планироваться в процентном отношении к бюджету рабочего времени на комплектование СИФ данного госархива.

1.18. Порядок расположения разделов нормативного сборника соответствует расположению разделов «Системы планово-отчетной документации учреждений государственной архивной службы СССР».

1.19. Трудоемкость работ по экспертизе ценности управленческой документации в процессе описания документов и переработки описей предусмотрена в комплексных нормах на эти работы.

1.20. Пооперационные нормы выработки на «Переработку описей», в том числе на «Экспертизу ценности документов личного происхождения», а также оформление результатов «переработки» вошли в подраздел 3.1 «Описание документов».

1.21. Для работ по использованию документов могут применяться пооперационные нормы подраздела 6.15 «Подготовка документальных публикаций».

1.22. Наименования должностей исполнителей даны в соответствии с «Квалификационным справочником должностей работников государственных архивов системы Главного архивного управления при Совете Министров СССР» (М., 1977).

1.23. В графе «исполнители» должности старшего и младшего научных сотрудников указаны для работ, подлежащих государственной регистрации. Привлечение научных сотрудников к другим работам осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами.

1.24. Выполнение работ исполнителями других должностных наименований и несоответствующей квалификации не может служить основанием для пересмотра типовых норм.

1.25. На научно-исследовательскую и методическую работы типовые нормы не разрабатываются ввиду значительных различий в формах и методах проведения этих работ в госархивах. Для нормирования научно-исследовательской и методической работы рассчитана нормативная формула (раздел 2).

2.1. Работники государственных архивов, хранящих управленческую документацию и документы личного происхождения, проводят комплекс работ по обеспечению сохранности, в том числе по созданию фонда пользования, государственному учету, созданию научно-справочного аппарата к документам, их использованию и комплектованию. Эти работы осуществляются в соответствии с «Положением о Государственном архивном фонде СССР», утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274, «Основными правилами работы государственных архивов СССР», «Положением о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов» (М., 1980), «Инструкцией о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов» (М., 1980), «Схемой единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период)» (М., 1978), «Перечнем дополнений и изменений к „Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период)“ (2-е изд., вып. 1. М., 1982; вып. 2. М., 1985) и другими нормативно-методическими документами.»

2.2. Должности работников госархивов устанавливаются на основании «Типовой номенклатуры должностей специалистов с высшим и средним специальным образованием учреждений системы Главного архивного управления при Совете Министров СССР» (М., 1981) в соответствии с «Типовыми структурами и типовыми штатами учреждений системы Главархива СССР» (М., 1986).

2.3. Для решения вопросов разделения и кооперации труда госархивы руководствуются «Квалификационным справочником должностей работников государственных архивов системы Главного архивного управления при Совете Министров СССР», «Классификационным перечнем работ, выполняемых в государственных архивах» (М., 1978).

2.4. В своей деятельности госархивы руководствуются положениями об архиве и его структурных подразделениях. На каждую должность составляется должностная инструкция по методике, изложенной в «Основах научной организации труда в государственных архивах» (М., 1986).

2.5 Организационно-техническими условиями предусматривается:

• рациональная организация рабочих мест в зданиях госархивов, построенных по типовым или индивидуальным проектам;
• соблюдение рационального режима труда и отдыха, установленных санитарных норм.

2.6 Хранилища изолированы от рабочих комнат.

2.7. Для специалиста рабочее место (общей площадью 4 кв. м) оборудуется однотумбовым столом, для руководителей подразделений — двухтумбовым или однотумбовым с приставкой. На столе размещаются телефонный аппарат, средства оргтехники и предметы труда. Выдвижные ящики стола оборудуются специальными приспособлениями для хранения материалов.

В рабочих комнатах размещаются шкафы и секции картотечных шкафов. Рабочие места работников, занимающихся обеспечением сохранности, учетом документов, должны находиться в непосредственной близости от архивохранилищ.

2.8. Освещенность рабочего места при работе с текстовыми документами — 100 лк, освещенность стеллажей — 25 лк, освещенность проходов — 50 лк.

В настоящий нормативный сборник включены нормы времени и выработки по направлениям основной деятельности госархивов, информационному обеспечению и административно-управленческой работе.

В нормативном сборнике принята следующая последовательность расположения норм внутри разделов: комплексные, пооперационные.

Комплексные нормы в таблицах отмечены значком «*».

В связи с укрупнением норм путем объединения нескольких видов работ и операций их содержание не всегда совпадает с изложенным в Классификационном перечне. Это вызвано необходимостью разработки комплексных норм на эти виды работ.

Отдельные виды работ и операции, специфичные для некоторых госархивов, не включены в настоящий сборник.

При пересчете минут и часов в рабочие дни можно пользоваться специальной таблицей (Приложение 2).

<*> Норма времени установлена исходя из высоты стеллажей, не требующей дополнительных средств для выемки и подкладки дел, из расчета расстояния доставки к местам выдачи и хранения, не превышающего 200 метров.

<1> За единицу измерения принят архивный фонд, содержащий до начала описания около 7000 листов (35 килограммов) документов и, по итогам описания, - около 200 единиц хранения (из расчета 50 листов в одной ед. хр.).

<2> Для фонда личного происхождения, поступившего в состоянии россыпи, без сдаточной описи.

<3> Архивный фонд, содержащий до начала описания 7000 листов (35 кг) документов, а по итогам описания - 200 единиц хранения (из расчета 50 листов в 1 ед. хр.).

<4> За единицу измерения принята карточка.

<5> За единицу измерения принята карточка, содержащая одно понятие (наименование).

<6> Норма рассчитана на переработку одного архивного фонда объемом в 150 единиц хранения.

<7> Норма рассчитана на переработку одного архивного фонда объемом в 1000 единиц хранения.

<1> Текст с одной стороны листа.

1. Эффективность научных исследований и методической работы в государственных архивах в определенной степени зависит от правильной организации нормирования работ. Различие тематики НИР и форм методической работы госархивов затрудняет разработку единых норм. Поэтому целесообразно для осуществления единого подхода к нормированию применение формулы с подбором различных коэффициентов для определенной трудоемкости каждой темы.

2. В основу разработки нормативов берутся отчетные данные о трудозатратах по темам НИР и методическим разработкам. Величина трудозатрат охватывает все этапы исследования от подготовки организационно-методических документов на разработку темы до ее внедрения.

3. Госархивы устанавливают нормативную трудоемкость только на темы и разработки, по которым они являются головными исполнителями.

4. Для обеспечения основных направлений деятельности госархивов научными и методическими разработками госархивы ведут работу по двум направлениям: архивоведение, документоведение. Каждое научное направление имеет определенные итоговые документы, которыми завершается разработка тем.

Архивоведение - методики, инструкции, схемы классификации, научные отчеты, научные доклады, правила по отдельным направлениям работ, типовые перечни, аналитические обзоры, основные положения, методические рекомендации.

Документоведение - типовые инструкции, типовые номенклатуры, методики, методические рекомендации, инструкции, научные доклады, научные отчеты, положения.

5. Трудоемкость тем, разработок зависит от направления работы и вида выхода по теме. Первый фактор - научное направление работы, второй - вид выхода по теме.

6. На трудоемкость темы влияет степень новизны исследования темы. Третий фактор - форма методического подхода к разработке темы:

• разработка принципиально новой методики исследования;
• модификация ранее разработанной методики исследования.

7. На трудоемкость работ влияет способ получения исходных данных для разработки темы. Четвертый фактор - способ получения исходных данных:

• сбор и анализ статистических данных;
• обследование деятельности учреждений, организаций;
• изучение документальных материалов госархивов;
• сочетание двух способов получения исходных данных.

8. Пятый фактор - количество печатных листов в итоговом документе.

9. Все факторы определяются на стадии планирования тем, разработок.

10. Нормативная трудоемкость определяется в зависимости от вида итогового документа.

11. Для расчета нормативной трудоемкости составляется таблица трудозатрат по этапам работ в зависимости от вида выхода (Приложение 1).

2.1 Расчет нормативов на проведение научно-исследовательских и методических работ проводится по нормативной формуле:

               Т  = К   К  К  К  (С  + С  Х) x 0,9,
                н    тр  1  2  3   о    1

где:

Т — нормативная величина трудозатрат; н

К — коэффициент трудности от 1 до 1,5; тр

    К , К , К  - коэффициенты, влияющие на величину трудозатрат;
     1   2   3
    К  = 1 -  модификация     ранее     разработанной     методики

 1

исследования;

К = 1,1 — создание новой методики исследования; 1

К = 1 — результаты разработки применимы в деятельности 2 учреждений системы Главархива СССР;

К = 1,1 — результаты разработки применимы как в деятельности 2 учреждений системы Главархива СССР, так и в деятельности других ведомств, учреждений, организаций;

К = 1 — при одном способе получения исходных данных для 3 разработки;

К = 1,1 — при сочетании двух способов получения исходных 3 данных;

С — величина трудозатрат на сбор, обработку материалов; о

С — величина трудозатрат на написание и подготовку текста 1 итогового документа (увеличивается для издаваемых работ в среднем на 10%);

Х — количество печатных листов итогового документа;

0,9 — коэффициент корректировки формулы, полученный расчетным путем.

На основании нормативной формулы проводится расчет нормативной трудоемкости по каждой теме, разработке с учетом степени трудности работы (К ), значений коэффициентов и количества печатных листов тр по каждой разработке.

    Величина    С  и   С  определяется    по    данным     таблицы
                 о      1

(Приложение 1).

2.2. На стадии планирования научно-исследовательских работ, методических разработок определяется конечный результат работы (методика, методические рекомендации, научный отчет... и т.д.) и его объем в печатных листах.

2.3 Порядок проведения расчетов:

• из отчетов выбираются сведения о завершенных темах НИР, разработках (наименование вида выхода по теме, разработке, величина трудозатрат);
• выходы группируются по направлениям работ, а в пределах направления по видам выходов;
• на основании отчетных данных о трудозатратах определяется сумма трудозатрат по каждой группе и средняя величина трудозатрат по выходу (конечному результату работы по теме) конкретного направления НИР (архивоведения, документоведения);
• определяется общее количество печатных листов по группе (Х);

  • устанавливаются значения коэффициентов К , К , К , С и С 1 2 3 о 1 по таблице (Приложение 1);

  • проводится расчет К по формуле: тр

                                        С
                                         1
    

               Т = К   x К  x К  x К  x (С  + --);
                    тр    1    2    3     о   Х

                             Т

                  К   = --------------------,
                   тр                    С

                                      1

                        К  К  К  x (С  + --)
                         1  2  3     о   Х

где Т — сумма трудозатрат по каждой группе;

• полученные значения коэффициентов и плановый объем выхода в печатных листах подставляются в нормативную формулу.

2.4. При планировании нескольких выходов по одной теме, являющихся результатом исследования по одному и тому же исходному материалу, расчет нормативной трудоемкости ведется на основной выход по теме.

Нормативная трудоемкость неосновных выходов определяется исходя из их объемов (в печатных листах), в процентах от общей трудоемкости темы. Величина процента определяется экспертным путем по согласованию с руководителем темы.

2.5 Пример расчета нормативной трудоемкости темы.

По отчетным данным за 10 и 11 пятилетку установлено, что госархив подготовил по документоведению 3 методики. Сумма трудозатрат по ним составила 845 рабочих дней. Средняя трудоемкость темы составляет 281 рабочий день. Определяем общее количество печатных листов по этим 3 методикам. Оно равно 7 печ. л.

    Определяем величину К  x К  x К :
                         1    2    3

          К  = 1; К  = 1,1; К  = 1,1; К  x К  x К  = 1,1.
           1       2         3         1    2    3

    Проводим расчет К   по формуле:

                 тр

                                     С
                                      1

                Т = К   К  К  К  x (С  + ---),
                     тр  1  2  3     о    Х

где:

С составляет 60% трудозатрат; о

С — 40% трудозатрат по теме. 1

Подставляем полученные значения в формулу:

                               281 x 0,4

    281 = К   x 1,1 x (281 x 0,6 + ---------);
           тр                          7

    281 = К   x 1,1 x (168,6 + 16,05);

       тр

281 = К x 1,1 x 184,65; тр

281 = К x 203. тр

Находим К : тр

      281

    К   = --- = 1,38.
     тр   203

    На основании полученных  значений  рассчитывается  нормативная

трудоемкость темы по формуле. Например, для методики объемом в 2,5 печ. л.:

              Т  = К   К  К  К  x (С  + С  Х) x 0,9,
               н    тр  1  2  3     о    1

    где К   = 1,38;  К  = 1;  К  = 1,1;  К  = 1;  С  = 281 x  0,6;
         тр           1        2          3        о

С  на 1 печ. л. = 16,05; на 2,5 печ. л. С  = 16,05 x 2,5.
 1                                       1

Полученные значения подставляем в нормативную формулу:

Т = 1,38 x 1 x 1,1 x (281 x 0,6 + 16,05 x 2,5) x 0,9 = н

= 1,518 x (168,6 + 40,12) x 0,9 = 1,518 x 208,72 x 0,9 =

= 285,15 ~= 285 (р. д.).

Полученные 285 р. д. будут нормативной величиной трудозатрат на разработку методики объемом в 2,5 печ. л.