Приказ Минюста РФ от 16.08.2007 № 166

(ред. от 16.09.2008, с изм. от 15.03.2010)

«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний»

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 16 августа 2007 г. № 166

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, № 11, ст. 1283), распоряжением Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 № 1547-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 45, ст. 4525), в целях совершенствования документационного обеспечения учреждений и органов Федеральной службы исполнения наказаний, повышения его эффективности, организации и ведения делопроизводства, работы с письменными и устными обращениями граждан, а также осуществления контроля за исполнением документов в учреждениях и органах Федеральной службы исполнения наказаний приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний.

2. Федеральной службе исполнения наказаний (Калинин Ю.И.) обеспечить исполнение Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах Федеральной службы исполнения наказаний государственными служащими и работниками Федеральной службы исполнения наказаний.

3. Контроль за исполнением Приказа возложить на первого заместителя Министра Савенкова А.Н.

Министр

Приложение

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция по делопроизводству (далее — Инструкция) в Федеральной службе исполнения наказаний (далее — ФСИН России) устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих, государственных служащих, сотрудников, работников (далее — государственные служащие, работники) ФСИН России правила документирования и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства) <1>.

<1> Настоящей Инструкцией, кроме ФСИН России, руководствуются также иные учреждения и органы уголовно-исполнительной системы: учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, УФСИН России по федеральным округам, территориальные органы ФСИН России, исправительные учреждения, следственные изоляторы, предприятия, научно-исследовательские, проектные, лечебные, учебные и иные учреждения, подведомственные ФСИН России (далее — учреждения и/или органы ФСИН России).

2. Работа с секретными документами в учреждениях и органах ФСИН России осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

3. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, № 237), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021), Федеральные законы от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, (часть I), 2002, № 52, ст. 5140), от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (I), ст. 3448) и другие законодательные акты, а также Постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165), от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 24, ст. 2461), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003), ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (Издательство стандартов, 1998), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована в Минюсте России 27.01.2006, регистрационный № 7418 (Российская газета, 2006, № 24), иные подзаконные нормативные правовые акты.

4. Обработка входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России, а также координация работы с документами и контроль за соблюдением Инструкции структурными подразделениями учреждений и органов ФСИН России (далее — структурные подразделения) осуществляются подразделением делопроизводства учреждения или органа ФСИН России (далее — подразделение делопроизводства) в соответствии с положением о нем, должностными регламентами и инструкциями государственных служащих, работников.

Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в учреждениях и органах ФСИН России с применением автоматизированной системы обработки документов, функционирование которой должно соответствовать положениям Инструкции.

5. Получение и отправка документов, их регистрация, доведение до исполнителей, учет, контроль, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота в структурных подразделениях осуществляются их государственными служащими, работниками, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными регламентами и инструкциями.

6. Ответственность за соблюдение установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан в структурных подразделениях, возлагается на их руководителей.

7. Государственные служащие, работники структурных подразделений несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за исполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

8. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, государственные служащие, работники обязаны в течение одного часа устно проинформировать руководителя структурного подразделения и руководителя подразделения делопроизводства. На основании указанной информации руководитель структурного подразделения должен организовать служебную проверку указанных фактов, о результатах которой сообщить курирующему заместителю руководителя учреждения или органа ФСИН России служебной запиской. Названная записка с резолюцией заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России, объяснения виновных, проект приказа учреждения или органа ФСИН России о привлечении их к ответственности и иные документы проверки направляются в подразделение делопроизводства.

При длительном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка, отстранение от работы и др.) или увольнении государственный служащий, работник обязан передать по акту находящиеся у него официальные документы своему непосредственному руководителю или иному должностному лицу (государственному служащему, работнику), устно определенному руководителем структурного подразделения.

В этом случае лицо, получившее на исполнение контрольный или иной зарегистрированный в учреждении или органе ФСИН России документ, обязано устно сообщить об изменении исполнителя в подразделение делопроизводства.

9. На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в учреждениях и органах ФСИН России ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

10. Конфиденциальные сведения, содержащиеся в документах, не подлежат разглашению. С ними могут быть ознакомлены только государственные служащие, работники, имеющие непосредственное отношение к исполнению документов.

Перемещение документов, их копий в другие учреждения, органы и организации допускается с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения, а секретных сведений — только с письменного разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России через подразделения делопроизводства под роспись.

11. Публикация в печати документов допускается только с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России.

12. Контроль за правильной организацией делопроизводства, его состоянием, соблюдением установленных правил работы с документами, устными и письменными обращениями граждан, своевременностью и качеством их исполнения, а также за обеспечением надлежащих условий работы государственных служащих, работников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на руководителя учреждения или органа ФСИН России.

13. При замене руководителя учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, территориального органа, учреждения, исполняющего наказания, приказом вышестоящего учреждения или органа ФСИН России создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым руководителем вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

14. Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контроль за функционированием системы делопроизводства и соблюдением сроков рассмотрения корреспонденции, а также осуществление мер по рационализации документопотоков, сокращению служебной переписки возлагаются на подразделения делопроизводства.

15. Организацию делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в центральном аппарате ФСИН России осуществляет аппарат директора ФСИН России.

16. Подразделения делопроизводства регулярно, но не реже чем раз в полгода, проверяют состояние работы с документами в структурных подразделениях и оказывают им соответствующую практическую и методическую помощь, кроме того:

аппарат директора ФСИН России осуществляет проверки делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России, не реже одного раза в пять лет;

подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России осуществляют проверки в подчиненных учреждениях не реже одного раза в три года.

Докладные записки, акты, справки о результатах проверок направляются руководителям проверенных учреждений и органов ФСИН России.

17. Аппаратом директора ФСИН России по распоряжению за подписью директора ФСИН России могут привлекаться государственные служащие, работники подразделений делопроизводства для проверки состояния делопроизводства, режима секретности и архивного дела в учреждениях и органах ФСИН России.

Подразделения делопроизводства

18. Подразделение делопроизводства является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно руководителю учреждения или органа ФСИН России.

19. Включение подразделения делопроизводства в состав других структурных подразделений, а также возложение на подразделение делопроизводства функций, не связанных с выполнением их прямых обязанностей, запрещаются.

II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ)

Приказы (распоряжения) ФСИН России и иные организационно-распорядительные документы

22. Во ФСИН России, подведомственных ему учреждениях и органах издаются приказы следующих видов:

по основной деятельности (приказы об утверждении решений коллегии, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб, приказы, касающиеся осужденных, подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений, и др.);

по личному составу (о назначении на должность, зачислении в распоряжение руководителя учреждения или органа ФСИН России, перемещении, командировании, увольнении, отзыве из отпуска, присвоении специальных званий, поощрениях, взысканиях).

23. Распоряжения издаются в целях оперативного управления, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц.

24. Оформление нормативных правовых актов и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.

25. Не допускается совмещение в одном документе приказов по основной деятельности и по личному составу.

26. Для подготовки проектов приказов (распоряжений) руководители учреждений и органов ФСИН России или структурных подразделений обязаны дать исполнителям конкретные и четкие задания и определить сроки.

Ответственность за подготовку и оформление проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными структурными подразделениями возлагаются на руководителей структурных подразделений, которые оформляют проекты.

Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в проектах приказов (распоряжений) возлагается на юридические подразделения ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов (далее — юридическое подразделение), контроль за правильностью их оформления — на подразделение делопроизводства.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, могут создаваться межведомственные рабочие группы.

27. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, соответствующую по форме и содержанию действующим законодательным и другим нормативным актам, состоять из лаконичных предложений-предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным. Предписания приказа (распоряжения) должны соответствовать ранее изданным по данному вопросу приказам (распоряжениям).

28. Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись директору ФСИН России, руководителю учреждения или органа ФСИН России должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, и руководителем подразделения делопроизводства, а в их отсутствие — должностными лицами, официально их замещающими.

Директором ФСИН России, руководителем его учреждения или органа могут быть установлены сроки согласования проекта приказа (распоряжения).

29. В соответствии и во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений Министерства юстиции Российской Федерации, а также на инициативной основе проекты приказов (распоряжений) ФСИН России по основной деятельности оформляются структурными подразделениями центрального аппарата ФСИН России и согласовываются в указанной последовательности со следующими должностными лицами:

1. руководителями структурных подразделений центрального аппарата ФСИН России, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения;

2. заместителем директора ФСИН России, к чьей компетенции в соответствии с установленным распределением обязанностей относятся предписания приказа (распоряжения);

3. начальником аппарата директора ФСИН России;

начальником организационно-инспекторского и правового управлений.

30. Проекты приказов по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, юридической ответственности государственных служащих, работников и др.) и выписки из них оформляются кадровыми подразделениями ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов на основании соответствующих представлений.

31. После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

32. Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных сторон и достижению компромисса оформляется протоколом совещания, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись.

33. В процессе согласования структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с заинтересованными сторонами осуществляют доработку проектов, их обязательное редактирование в подразделении делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) представляются на редактирование при наличии виз исполнителя и его руководителя только исполнителем, полномочным обсуждать и вносить поправки в текст.

Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений) и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере управления и делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков.

Не допускается представление на подпись директору ФСИН России приказов (распоряжений) без штампа редактора.

Приказы (распоряжения) подписываются только после визы (штампа) государственного служащего, работника юридического подразделения (визирует проекты нормативных правовых актов) и подразделения делопроизводства. Виза (штамп) государственного служащего, работника юридического подразделения и подразделения делопроизводства помещается на оборотной стороне каждого листа документа.

Проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности представляются на подпись директору ФСИН России, руководителю подведомственного ему учреждения или органа соответственно начальником аппарата директора, руководителем подразделения делопроизводства.

Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются в количестве, указанном в разнарядке. До пяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше пяти — составляется расчет-рассылка (приложения № 1, 2).

Если приказ (распоряжение) подлежит рассылке в учреждения и органы ФСИН России, то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) справа от разнарядки печатается:

Отп. 2 экз. <1>

<1> Внимание! Образцы, выполненные курсивом, печатаются обычным шрифтом.

1 подразделение делопроизводства

2 структурное подразделение

Дополнительно размножено и разослано ___ экз.

исп. Симонов И.Р.

11.04.2006

34. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений) ФСИН России, подведомственных ему учреждений и органов.

а) Для оформления приказов (распоряжений) используется бланк установленной формы (приложение № 3) на стандартном листе бумаги формата A4 (210 x 297 мм); реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность воспроизведения средствами современной копировально-множительной техники.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими учреждениями, органами и организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 без бланка с указанием наименования учреждения или органа ФСИН России и других учреждений, органов и организаций (приложение № 4).

При оформлении совместного приказа (распоряжения) ФСИН России с другими государственными органами в верхней части листа посередине помещается Государственный герб Российской Федерации в геральдическом щите.

б) Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется подразделением делопроизводства при регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2006 г.

в) Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу регистрационный номер дополняется буквенными индексами «лс», например: «145-лс». В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс «р», например: «145-р». В приказах, касающихся осужденных, обвиняемых и подозреваемых в совершении преступлений, регистрационный номер дополняется буквенным индексом «ос», например: «124-ос».

Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту.

Регистрационные номера приказов (распоряжений) в учреждениях и органах ФСИН России оформляются подразделением делопроизводства. В центральном аппарате ФСИН России регистрационные номера приказов (распоряжений) по основной деятельности оформляются аппаратом директора ФСИН России, приказов по личному составу — управлением кадров и профессионального образования.

г) Заголовок в приказе (распоряжении) отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка — полужирный Times New Roman, № 13, 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Об утверждении состава коллегии ГУФСИН России по Краснодарскому краю

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания документа, раскрываются цели, механизм реализации и ожидаемый результат управленческих решений. Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами — отписками: «В связи с производственной необходимостью»; «В целях совершенствования деятельности» и т.п.

В констатирующей части приказа, издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: «п р и к а з ы в а ю:» — в приказах или «п р е д л а г а ю:» и «о б я з ы в а ю:» — в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие. Предписания в пунктах приказа должны согласовываться в падеже с распорядительным словом: «приказываю:» и «предлагаю:» — кому? (дат. пад.); «о б я з ы в а ю:» — кого? (род. пад.). В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «п р и к а з ы в а е м:»; «п р е д л а г а е м:» и «о б я з ы в а е м:»

В приказах по личному составу (кроме юридической ответственности) и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.

В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний в дательном (распоряжения с распорядительным словом «предлагаю») или родительном падеже (структурные подразделения ФСИН России, территориальные органы, образовательные учреждения ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок — в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения) и могут устанавливаться сроки исполнения. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей — адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте.

Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой (приложение № 5).

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, списков комиссий, рабочих групп, перечней, других перечислений более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически разделенные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.

Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание, фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), в центральном аппарате ФСИН России специальное звание не указывается. Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности учреждения или органа ФСИН России и не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на руководителя учреждения или органа ФСИН России или его заместителя, подписывающего приказ (распоряжение) следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующего законодательства Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный акт: «В соответствии с постановлением...», «... учесть, что постановлением...», «Принять к сведению, что распоряжением...» и т.п.

Допускаются ссылки на другие пункты проекта приказа (распоряжения), а также на ранее изданные нормативные правовые акты, если требуется показать взаимную связь норм и избежать повторения.

При первом упоминании ранее изданного нормативного правового акта указываются орган, издавший акт, его наименование, дата, номер и заголовок. При ссылке на нормативный правовой акт обязательно упоминается соответствующий пункт (пункты) или другая его часть.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения, дополнения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого, дополняемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу...» (приложение № 5).

Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: «Исключить в пункте 1 приказа... слова: »...», «Дополнить абзац второй пункта 1 приказа... словами: »...».

В заголовках, текстах и приложениях приказов (распоряжений) допускается цифровой способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006.

В тексте не допускается разрыв дат, знака «N » и самого номера, фамилии и инициалов при их переносе на другую строку.

Приказ (распоряжение) применяется с даты его регистрации, если в тексте документа не указан другой срок.

е) Приложения в приказе (распоряжении) допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Например: «Утвердить Положение о проведении смотра-конкурса на лучшего начальника караула специальных подразделений уголовно-исполнительной системы по конвоированию согласно приложению»; «Внести прилагаемые изменения в приказ Федеральной службы исполнения наказаний от 19 мая 2005 г. № 368 „Об установлении должностных окладов сотрудникам территориальных органов Федеральной службы исполнения наказаний“. Несколько приложений нумеруются с указанием знака „N “. Например:»

«1. Утвердить:»

Положение о федеральном государственном учреждении «Колония-поселение № 2 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Алтайскому краю» (приложение № 1);

Положение о федеральном государственном учреждении «Исправительная колония № 6 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Алтайскому краю (приложение № 2);»

К проекту приказа прилагаются утверждаемые им нормативные правовые акты (инструкции, наставления, уставы, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов документов, графиков, схем, бланков документов и т.п.

В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: «Утвердить и ввести в действие с 1 августа 2001 г. прилагаемую Инструкцию», «...внести изменения в... согласно Перечню (приложение № 1)», «...признать утратившим силу... согласно прилагаемому Перечню» и т.п.

Приложения к приказу значительные по объему (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Нумерация страниц каждого приложения к распорядительному документу ведется раздельно.

При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу, изменению или дополнению, их перечни даются в приложении к проекту приказа.

При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии или перечня государственных служащих, работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень государственных служащих, работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение № 6).

На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со знаком «N » (при наличии нескольких приложений), затем наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к приказу ГУФСИН России по Новосибирской области от 10.05.2005 № 139

При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН, в зависимости от рода и числа с видом утверждаемого приложения), например:

УТВЕРЖДЕНО приказом ГУФСИН России по Новосибирской области от 10.05.2005 № 139

Приложения к приказу подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа (виза на обороте последнего листа) приложения.

ж) Обязательное внутреннее (визирование) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись руководителю учреждения или органа ФСИН России.

Согласование проекта приказа (распоряжения) учреждения или органа ФСИН России осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект.

Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз в столбце, одна под другой, а также в порядке нумерации структурных подразделений в учреждениях и органах ФСИН России.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридической службы капитан внутренней службы (личная подпись) А.С. Иванов

28.05.2006

Замечания и дополнения обязательно докладываются руководителю учреждения или органа ФСИН России, должностному лицу, подписывающему документ.

Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования (приложение № 7).

Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжения) оформляется: грифом «СОГЛАСОВАНО» с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специальным званием, личной подписью, ее расшифровкой и датой согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального архивного агентства

                               В.П. Козлов

25 августа 2006 г.

Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания рабочей группы от 01.01.2003 № 15

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле приложения.

з) Подпись.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности руководителя учреждения или органа ФСИН России, специальное звание, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем, например:

Начальник генерал-майор внутренней службы (личная подпись) Н.И. Лютов

Если руководитель учреждения или органа ФСИН России отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа учреждения или органа ФСИН России.

При этом к должности руководителя учреждения или органа ФСИН России добавляется сокращение «и.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение), например:

И.о. начальника подполковник внутренней службы (личная подпись) Н.И. Петров

Не допускаются подписи с предлогом «за» или косой чертой перед наименованием должности.

Не допускается внесение изменений или дополнений в приказ (распоряжение) после его подписания.

и) Исполнитель указывает свою фамилию, инициалы, номер телефона на лицевой стороне последнего листа приказа (распоряжения), например:

Исп. Максимов В.И.

тел. 243-51-32

На оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения), оформленного в соответствии с п. 33 Инструкции, внизу ставит личную подпись.

к) Надпись, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), осуществляется в следующем виде:

«Верно: Старший инспектор секретариата капитан внутренней службы (личная подпись) О.Л. Петрова Дата»

35. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» может использоваться для придания юридической силы следующим организационно-распорядительным документам:

1. планам, графикам работы, повесткам заседаний, коллегий, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов (утверждаются руководителем учреждения или органа ФСИН России, курирующими заместителями руководителя учреждения или органа ФСИН России);

2. должностным инструкциям сотрудников, работников и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих учреждения или органа ФСИН России (утверждаются представителями нанимателя: руководителем учреждения или органа ФСИН России, курирующим кадровые вопросы заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России);

3. финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются руководителем учреждения или органа ФСИН России, курирующим финансово-хозяйственную деятельность заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России);

4. архивным документам: описям дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (курирующим делопроизводство заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России);

5. планам работы структурных подразделений (утверждаются курирующими заместителями руководителя учреждения или органа ФСИН России);

6. положениям структурных подразделений учреждений и органов ФСИН России (утверждаются руководителями структурных подразделений);

7. распределению обязанностей между заместителями руководителя структурных подразделений (утверждаются руководителями структурных подразделений);

8. иным документам по согласованию с руководителем учреждения или органа ФСИН России;

9. примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 8.

Гриф утверждения документа оформляется на угловых бланках учреждения или органа ФСИН России (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) в их правом верхнем углу. Текст реквизита центрируется относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Начальник учреждения УБ-45/6 УФСИН России по Амурской области полковник внутренней службы

                                         (личная подпись)    А.Н. Попов

                                                     Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Личная подпись должностного лица учреждения или органа ФСИН России в грифе утверждения заверяется в подразделении делопроизводства оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по форме, установленной соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги, в верхнем левом углу которого подразделением делопроизводства при регистрации помещается оттиск мастичного углового штампа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (для центрального аппарата ФСИН России) и геральдического знака эмблемы ФСИН России для учреждений и органов ФСИН России, полного и сокращенного наименования учреждения или органа ФСИН России, даты и регистрационного номера.

Документы с грифом «УТВЕРЖДАЮ» печатаются на угловых бланках бумаги формата A4 в двух экземплярах (второй — не на бланке), подписываются руководителями структурных подразделений и другими должностными лицами — исполнителями этих документов, согласовываются в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются после текста внизу последнего листа второго экземпляра документа), регистрируются в структурных подразделениях (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных и архивных документов) в отдельном журнале.

Зарегистрированные первые экземпляры документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений — исполнителей, вторые экземпляры — в номенклатурное дело подразделения делопроизводства.

36. Руководители структурных подразделений, осуществляющих оформление и согласование проектов организационно-распорядительных документов, несут персональную ответственность за нарушение установленных Инструкцией правил.

Особенности оформления приказов по личному составу

37. Приказы о поощрении государственных служащих, работников оформляются следующим образом:

а) в случае поощрения одного или не более трех человек в заголовке приказа указываются их фамилии с инициалами (приложение № 9);

ИВАНОВУ Ивану Ивановичу, заместителю начальника Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Амурской области, капитану внутренней службы;

в) все учреждения или органы ФСИН России должны именоваться следующим образом:

федеральное государственное учреждение «Исправительная колония № 6 Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Амурской области» или федеральное государственное учреждение «Следственный изолятор № 1 Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний по Краснодарскому краю».

Текст приказа формулируется следующим образом:

1. Наградить:

почетным знаком уголовно-исполнительной системы «За отличие в службе» II степени

СЕМЕНОВА Семена Семеновича, заместителя начальника федерального государственного учреждения «Следственный изолятор № 2 Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области», майора внутренней службы.

в размере оклада денежного содержания

РОМАНОВОЙ Инге Михайловне, инспектору отдела кадров Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Мурманской области, лейтенанту внутренней службы;

ПОПОВУ Петру Павловичу, старшему инспектору отдела кадров Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Мурманской области, капитану внутренней службы;

СКВОРЦОВОЙ Надежде Николаевне, младшему инспектору отдела кадров Управления Федеральной службы исполнения наказаний по Мурманской области, сержанту внутренней службы.

В том случае, когда денежной премией поощряются государственные служащие, работники учреждения или органа ФСИН России, в приказе указывается:

Выплату премий произвести по подстатье экономической классификации 211 «Заработная плата».

38. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания с государственных служащих, работников оформляется согласно приложению № 10.

Регламенты, положения, правила, инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты

39. Регламенты, положения, правила, инструкции, порядки, наставления и другие нормативные правовые акты (далее — положения) утверждаются, как правило, приложением к приказу (распоряжению), которое оформляется в соответствии с п. 34 (е) Инструкции.

Положение может также регулировать деятельность территориального органа. Например: «Положение об Управлении Федеральной службы исполнения наказаний по Ивановской области».

В наставлении излагаются нормы о порядке действия в той или иной ситуации.

40. Порядок подготовки и оформления проектов положений предусмотрен Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации 1997, № 33, ст. 3895).

41. Положения печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и состоят из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему положения могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

При необходимости для полноты изложения вопроса могут использоваться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.

Таблицы, графики, карты, схемы, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты положения должны иметь ссылки на эти приложения.

42. Текст положения излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок положения отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения, наставления, правил, инструкции и устава служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного правового акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

43. Инструкции, правила и уставы регулируют основные виды деятельности и работу конкретных категорий государственных служащих, работников.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений нормативных правовых актов.

Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности.

Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.

В правилах устанавливаются нормы, обязательные для выполнения.

На основании устава определяется структура учреждения или органа ФСИН России и его штатная численность.

Правила, инструкции и т.п. не могут противоречить положению (уставу) учреждения или органа ФСИН России.

Предписание

44. Предписание выдается руководителем учреждения или органа ФСИН России подчиненным государственным служащим, работникам для удостоверения предоставленных им служебных прав и возложенных на них обязанностей по отдельным направлениям деятельности (предписание на право проверки службы, режима секретности, организации и ведения делопроизводства, организации конвоирования осужденных и т.п.). Предписание оформляется на листах формата A4 или A5 с угловым штампом (приложение № 11).

Предписание подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России, регистрируется и заверяется в подразделении делопроизводства оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Договоры (соглашения), контракты

45. Договор (соглашение), контракт содержат обязательства сторон, определенные условия их взаимодействия в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

46. Договоры (соглашения), контракты (далее — договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными структурными подразделениями учреждения или органа ФСИН России в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя учреждения или органа ФСИН России в соответствии с распределением обязанностей, редактируются в подразделении делопроизводства и представляются на подпись руководителю учреждения или органа ФСИН России через подразделение делопроизводства.

47. Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры оформляются юридическим подразделением в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения и заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующим финансово-хозяйственную деятельность, в соответствии с установленным распределением обязанностей, представляются на подпись руководителю учреждения или органа ФСИН России через юридическую службу или заместителю руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующему финансово-хозяйственную деятельность.

48. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются подразделением кадровой службы в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1(I), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 № 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 8, ст. 629), Положением о службе в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Верховного Совета Российской Федерации от 23 декабря 1992 г. № 4202-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 52, ст. 5806; Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 1 (часть I), ст. 2; 2004, № 35, ст. 3607; Российская газета, 2005, № 68), и иными нормативными правовыми актами, затем подписывается государственным служащим, работником и представителем нанимателя: руководителем учреждения или органа ФСИН России или его заместителем в соответствии с установленным распределением обязанностей и заверяется в подразделении делопроизводства оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему, работнику, второй помещается в его личное дело.

49. Договоры оформляются на стандартных листах формата A4 (210 x 297 мм). Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 34 Инструкции.

Протоколы

50. Протоколами в учреждениях и органах ФСИН России оформляются решения, принятые на коллегиях учреждений и органов ФСИН России, совещаниях у руководителя учреждения или органа ФСИН России, заместителей руководителя учреждения или органа ФСИН России, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях в учреждениях и органах ФСИН России (далее — совещания) (приложение № 12).

51. Протокол совещания оформляет секретарь совещания (ответственный за проведение совещания государственный служащий, работник) на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman № 14.

а) Наименование документа — слово «П Р О Т О К О Л» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

б) Название (вид) совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

в) Место проведения совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола сплошной линией.

г) Дата протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом (п. 34 (б) Инструкции) и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания.

д) Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера. Государственный служащий, работник, ответственный за подготовку протоколов, перед представлением на подпись присваивает им номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний у руководителя учреждения или органа ФСИН России, протоколы совещаний у заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России, протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений, протоколы межведомственных совещаний и др.

е) Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части в двух столбцах помещаются слева перечень должностей, справа — фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: «Начальники отделов, следственных изоляторов и исправительных колоний УФСИН России по Ярославской области».

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Перечень присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов «О», «Об», печатаются центрованно размером шрифта № 15, последняя строка подчеркивается по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости указываются итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа ФСИН России. Справки подписывают руководители подразделений — исполнителей.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Текст проекта протокола должен быть подготовлен не позднее чем за 3 дня до дня заседания. Проект протокола визируются структурными подразделениями, ответственными за подготовку.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, помещается пометка «Для служебного пользования».

Тексты протоколов за подписью директора ФСИН России подлежат обязательному редактированию в аппарате директора ФСИН России в порядке, предусмотренном п. 33 Инструкции.

ж) Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, оформляется в соответствии с п. 34 (з) Инструкции.

Протокол подписывают председательствующий на заседании (совещании) и секретарь, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел учреждения или органа ФСИН России.

53. По решению председательствовавшего на заседании (совещании), секретарь тиражирует протоколы и/или оформляет выписки, а также сопроводительные письма и рассылает их через подразделение делопроизводства заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России в соответствии с распределением направлений деятельности, в структурные подразделения, заинтересованные государственные органы и иные организации.

Планы, отчеты, доклады, донесения, акты, докладные записки, обзоры, справки, заключения, рапорты, предписания

54. В плане устанавливается перечень мероприятий, их последовательность и объем с указанием сроков исполнения и исполнителей.

55. Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятий, представляемые в установленном порядке в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России.

Данные отчета отражают в целом деятельность учреждения или органа ФСИН России или отдельное направление его деятельности, а также конкретного государственного служащего, работника.

Отчеты в вышестоящие учреждения и органы ФСИН России оформляются на бланках ФСИН России формата A4 или формализованном угловом бланке по конкретному направлению деятельности (статистическая отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности). Отчеты государственных служащих, работников непосредственному руководителю структурного подразделения оформляются на стандартных листах бумаги формата A4.

56. В докладе излагаются вопросы, связанные с деятельностью учреждений и органов ФСИН России, а также содержатся выводы и предложения.

Доклад — форма отчета о положении дел или выполнении распорядительного документа его пункта (пунктов), а также сведения о факте, событии.

Доклады излагаются как в устной, так и в письменной формах, а также заслушиваются на служебных и оперативных совещаниях, коллегиях.

57. В донесении содержатся письменные сообщения по служебным вопросам, направляемые руководителем учреждения или органа ФСИН России в вышестоящие учреждение или орган ФСИН России.

Донесения включают информацию об отдельных фактах, событиях или о выполнении распорядительного документа, акта (справки), комиссии вышестоящего учреждения или органа ФСИН России, имеют заголовок к тексту и составляются на бланках учреждения или органа ФСИН России или на стандартных листах формата A4.

При необходимости к донесению приобщаются приложения (видео- и аудиокассеты, фотографии, предметы и т.д.).

58. Акт составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными государственными служащими, работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению руководителем учреждения или органа ФСИН России или их структурных подразделений в пределах их полномочий (приложения № 13, 14, 15).

Акты оформляются по результатам работы комиссий приема-передачи дел, инвентаризаций и др. (далее — комиссия).

Акты учреждений и органов ФСИН России оформляются на стандартных листах формата A4 и утверждаются руководителями учреждений и органов ФСИН России.

В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта излагается:

основание (реквизиты распорядительного документа);

состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания, фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке — фамилии и инициалы членов комиссии);

присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие государственные служащие, работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания, фамилии и инициалы).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

На обороте последнего листа документа указывается количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.

Например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр — в дело (1 — 12);

2-й экземпляр — главная бухгалтерия;

3-й экземпляр — управление ресурсного обеспечения.

Дата акта должна соответствовать дню факта или события.

В некоторых случаях акты подлежат утверждению руководителем вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение на отдельном листе — приложении.

Акт является основанием для издания учреждением или органом ФСИН России соответствующих распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под роспись должностных лиц, к деятельности которых он относится.

59. Докладная записка адресуется руководителю учреждения или органа ФСИН России или вышестоящему учреждению или органу ФСИН России и содержит информацию, выводы и предложения по какому-либо вопросу.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) указываются факты и проводится их анализ, во второй — делаются выводы и предложения.

Докладная записка является внутренним документом.

Для оформления докладной записки используется стандартный лист бумаги формата A4, которая оформляется в соответствии с п. 65 (б, в, ж, з, к) Инструкции.

60. Обзор является разновидностью справки и составляется в целях информирования учреждений и органов ФСИН России и других учреждений, органов и организаций о положении дел или итогах деятельности за конкретный период времени.

Обзор составляется учреждением или органом ФСИН России на соответствующем бланке по одному из направлений служебной деятельности и подписывается его руководителем.

61. Справка оформляется в целях служебного информирования по поручению руководителя учреждения или органа ФСИН России или запросу вышестоящего учреждения или органа ФСИН России.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание. Например:

«О состоянии служебной подготовки», «О результатах проверки» и т.п. Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.

Справку, направляемую вышестоящему учреждению или органу ФСИН России, подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России, а предназначенную руководителю учреждения или органа ФСИН России его заместителям — исполнитель.

62. Заключение содержит мнение, вывод по какому-либо документу или вопросу.

Печатается на бланке. В заголовке заключения следует указывать название документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается общая оценка вопросов или документа и предложения по документу в целом, во второй — конкретные выводы по существу каждого рассмотренного вопроса. Эта часть, как правило, разбивается на пункты.

Заключение подписывают должностное лицо и члены комиссии и утверждает руководитель учреждения или органа ФСИН России.

63. В рапорте (заявлении) фиксируется информация как служебного, так и личного характера (о грубом нарушении общественного порядка, о происшествии, о предоставлении отпуска и т.п.).

Выполняется на стандартном листе бумаги, заголовка не имеет, текст должен быть лаконичным. Суть ходатайства, информации либо просьбы, содержащейся в рапорте (заявлении), целесообразно использовать в самом начале текста, после чего должны следовать аргументы.

Слово «Р а п о р т» (З а я в л е н и е) пишется с заглавной буквы и вразрядку, точка в конце не ставится. Например:

Начальнику отдела кадров ГУФСИН России по Кемеровской области полковнику внутренней службы

                                 С.И. Клюеву

Р а п о р т

Прошу предоставить мне краткосрочный отпуск с выездом в город Томск. Необходимость в отпуске вызвана (указываются причины).

Инспектор отдела кадров лейтенант внутренней службы Н.П. Тихонов

21.08.2006.

Служебные письма

64. Служебное письмо используется для оперативной связи между учреждениями и органами ФСИН России и другими учреждениями, органами и организациями, по своему содержанию может быть инициативным (запрос, разъяснение) либо в виде ответа.

Виды служебных писем:

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации; актов Министерства юстиции Российской Федерации;

ответы на запросы других учреждений, органов, организаций и физических лиц;

ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФСИН России;

инициативные документы по вопросам компетенции ФСИН России, в том числе методические рекомендации и информационные письма для учреждений и органов ФСИН России;

другие документы по согласованию с подразделением делопроизводства.

65. Реквизиты служебных писем:

а) Служебные письма печатаются в учреждениях и органах ФСИН России на угловых бланках формата A4 (210 x 297 мм) шрифтом Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений с соблюдением положений Инструкции. В совместном с другими организациями служебном письме реквизиты бланка не применяются.

б) Адресат служебного письма печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав реквизита «адресат» входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите «адресат» полный почтовый адрес.

Наименование учреждения или органа ФСИН России, организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

Администрация Ивановской области

                                              г. Иваново, 156000

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

Министерство внутренних дел Главный информационно- аналитический центр

                                         ул. Новочеремушкинская, д. 67,
                                                г. Москва, 117418

При направлении документа организации или должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:

Главному специалисту Департамента управления, организации и контроля Минюста России

                                                     В.В. Иванову

                                                          или

Министерство юстиции Российской Федерации Департамент управления, организации и контроля Главному специалисту

                                                     В.В. Иванову

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным (1,5) межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Начальнику учреждения ОЕ-256/2 УФСИН России по Вологодской области полковнику внутренней службы

                                               В.Д. Иванову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Начальникам территориальных органов, начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес в последовательности, установленной правилами услуг почтовой связи, например:

Васильеву П.А.

                                          ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
                                        г. Липки, Тульская обл., 301264

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем подразделения делопроизводства.

в) Дата служебного письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации подразделением делопроизводства в порядке, предусмотренном п. 34 (б) Инструкции.

г) Регистрационный номер служебного письма после его подписания оформляется подразделением делопроизводства одновременно с датой и состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера документа, например:

№ 10/12-252, где 10/12 — индекс структурного подразделения, которым подготовлено служебное письмо; 252 — порядковый регистрационный номер в журнале исходящей корреспонденции.

Регистрационный исходящий номер служебного письма с подписью директора ФСИН России состоит из:

• индекса аппарата директора ФСИН России;
• порядкового номера.

Например:

13.10.2004 № 10/1-456,

где 1 — индекс аппарата директора ФСИН России,

456 — порядковый номер, присвоенный служебному письму аппаратом директора ФСИН России.

Исходящий регистрационный номер ответа на обращения граждан в центральном аппарате ФСИН России также присваивается структурным подразделением-исполнителем.

Например: № 10/12-3456-2006,

где 10/12 — индекс структурного подразделения;

3456-2006 — номер, присвоенный обращению при централизованной регистрации в аппарате директора ФСИН России.

При регистрации исходящего документа за подписью должностных лиц двух и более государственных органов регистрационные номера каждого из них помещаются после соответствующей подписи.

д) Ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается в специально отведенном на бланке месте, а также в вводной части текста письма.

Указание в рассматриваемом реквизите данных запроса значительно облегчает адресату поиск конкретного исполнителя, а следовательно, сокращается время работы со служебным письмом и повышается эффективность использования размещенной в нем информации.

е) Заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы о чем? (о ком?) и начинается с прописной буквы: «Об изменении...», «О выделении...», Об отмене...» и т.д.

Заголовок помещается на угловом бланке служебного письма и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков). При превышении указанного объема текста заголовка его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

ж) Текст служебного письма отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать их тексты в соответствии со следующим критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающая их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись директору ФСИН России, а также тексты служебных писем массовой рассылки (с подписью директора ФСИН России) подлежат обязательному редактированию в аппарате директора ФСИН России в порядке, предусмотренном п. 33 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

1. официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату, отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком).

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают сложное обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;

«Уважаемая Антонина Петровна!»;

«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги!»;

«Уважаемые господа!».

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

«Уважаемый гражданин Хохлов!»;

«Уважаемая госпожа Михайлова!».

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

«Уважаемый господин председатель!»;

«Уважаемый господин директор!»;

«Уважаемый господин секретарь!».

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

«Григорий Иванович!»;

«Гражданин Петров!»;

«Граждане!»;

«Коллеги!»;

«Господа!».

Обращение к адресату располагается на два, три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например:

«Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о...»;

«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с...».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются без обращений;

2. вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение,

«Ваше письмо от... N... получено»;

«Во ФСИН России получили (получено) Ваше письмо от... N...»;

«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»;

обоснование действия,

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации...»;

«В связи с... (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)...»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)»;

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)...»;

«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)...»;

благодарность,

«Федеральная служба исполнения наказаний благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)... N...»;

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

«Заранее благодарим за возможную помощь»;

«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;

просьба,

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)»;

«Убедительно просим (предоставить возможность..., провести экспертизу..., дать заключение..., дать согласие... и др.)»;

«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)...»;

сопровождение,

«Направляем копию служебного контракта»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)...»;

напоминание,

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения»;

«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 24.08.2006»;

предложение,

«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника протокольного отдела»;

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;

3. основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д.;

4. заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица учреждения или органа ФСИН России.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом учреждения или органа ФСИН России, например:

«С уважением...»;

«С неизменным уважением...»;

«С глубоким уважением...»;

«С благодарностью и уважением...»;

«С уважением и пожеланиями успехов в работе...».

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: «ФСИН России рассмотрел», «коллегия решила», «информируем...», «сообщаем...», «просим направить...», «предлагаем рассмотреть...», «полагаем целесообразным» и т.п.

На персональном бланке директора ФСИН России текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу...», «направляю...», «полагаю необходимым...» и т.п.).

з) Реквизит «приложение» отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается с абзаца. После него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

«Приложение: на 5 л. в 2 экз.».

При отсутствии в тексте наименования прилагаемых документов оно обязательно указывается в реквизите «приложение», затем количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

«Приложение: 1. Проект Федерального закона „Об обращениях граждан“ на 7 л. в 2 экз.»

             2. <a id="p100452"></a>Пояснительная записка к проекту на 3 л."

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

«Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес».

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

«Приложение: программа в 3 экз.»

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

«Приложение: письмо Минфина России от 05.03.2006 № 02-03-04/25 с приложениями к нему, всего на 5 л.».

и) Согласование служебных писем со структурными подразделениями, к компетенции которых они относятся, и курирующими заместителями директора ФСИН России (служебных писем с подписью директора) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма на лицевой стороне последнего листа внизу.

к) Реквизит «подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке ФСИН России, полное — в иных случаях), специальное звание, личная подпись руководителя (заместителя руководителя, руководителя структурного подразделения), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на поле бланка в порядке, предусмотренном п. 34 (з) Инструкции, например:

Начальник полковник внутренней службы (личная подпись) Н.И. Васильев

Начальник подразделения делопроизводства майор внутренней службы (личная подпись) Г.П. Лавров

В служебных письмах, оформленных на бланках директора ФСИН России, в реквизите «подпись» должность не указывается (приложение № 16). В случае, если у адресата имеется специальное звание или классный чин, то в подписи директора указывается «Государственный советник юстиции 1 класса».

На бланках учреждений и органов ФСИН России в реквизит «подпись» входят должность, специальное звание, его личная подпись, инициалы и фамилия.

Несколько подписей лиц с одинаковыми должностями располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

Начальник кадрового подразделения      Начальник юридического подразделения
капитан внутренней службы              капитан внутренней службы

(личная подпись)     А.П. Самойлов     (личная подпись)       О.Г. Лазарева

Подписи лиц, замещающих разные должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

Заместитель начальника полковник внутренней службы (личная подпись) Л.А. Пименов

Главный бухгалтер майор внутренней службы (личная подпись) В.С. Карасева

Служебные письма на персональных бланках «Директор Федеральной службы исполнения наказаний» подписывает только директор.

Служебные письма, направляемые в адрес центрального аппарата ФСИН России, подписывают только руководители территориальных органов ФСИН России, УФСИН России по федеральным округам, учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, или лицо, исполняющее обязанности руководителя этих учреждений или органов ФСИН России.

л) Исполнитель служебного письма указывает свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, исходящий регистрационный номер структурного подразделения (с подписью директора ФСИН России) внизу на оборотной стороне последнего листа, например:

исп. Иванов И.И.

тел. 982-19-66

исх. № 10/14-544 от 06.09.2006,

где:

10/14 — индекс структурного подразделения;

544 — исходящий регистрационный номер структурного подразделения.

Служебные записки

66. Служебные записки являются внутренними документами, они реализуют в пределах учреждения или органа ФСИН России отношения субординации структурных подразделений с руководством учреждения или органа ФСИН России и координации между структурными подразделениями.

В служебных записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц учреждения или органа ФСИН России.

67. Служебные записки оформляются на бумажных носителях без реквизитов бланка со структурой текста и стилистическими особенностями служебной записки в соответствии с п. 65 Инструкции.

В текст служебной записки могут включаться обращение, вступительная фраза, заключение.

Визы исполнителя и иных должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается служебная записка, помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации включается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения — адресанта.

Доверенности

68. Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени учреждения или органа ФСИН России, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность оформляется на угловом бланке учреждения или органа ФСИН России, на котором в качестве адресата указывается третье лицо, с которым представитель взаимодействует в рамках доверенных полномочий. Представителями могут быть одно или несколько лиц.

69. Оформление доверенностей в учреждениях и органах ФСИН России осуществляется в соответствии со ст. 186, 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 33), согласно которым: доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи, срок действия доверенности не может превышать трех лет.

70. Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени учреждения или органа ФСИН России, представления интересов учреждения или органа ФСИН России в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в учреждении или органе ФСИН России.

71. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование учреждения или органа ФСИН России;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

данные об основаниях, подтверждающих полномочия руководителя учреждения или органа ФСИН России;

срок действия доверенности.

72. Доверенность подписывает руководитель учреждения или органа ФСИН России, она регистрируется и заверяется в подразделении делопроизводства оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Телеграммы

73. Телеграф используется для передачи только срочной информации.

Телеграмма, направляемая по почтовой связи Российской Федерации, оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал — передается в подразделение делопроизводства, копия — помещается в номенклатурное дело) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: «Правительственная»;

б) перед текстом центрованно размещается реквизит «наименование документа» — «Телеграмма»;

в) после наименования под сплошной чертой помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

г) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;

д) копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения и исполнителем (указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона);

Телеграммы подписывают руководители учреждений и органов ФСИН России и их заместители, в исключительных случаях (по поручению руководителя учреждения или органа ФСИН России или лица, исполняющего его обязанности) — руководители структурных подразделений.

Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. № 74 (Российская газета, 2006, № 36) подписывает только директор ФСИН России;

ж) телеграмма в подразделении делопроизводства заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Телеграмма, электронное сообщение, направляемые по ведомственной связи ФСИН России

74. Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах (оригинал — передается в подразделение связи, копия — помещается в номенклатурное дело) следующим образом:

а) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы. Например: «Срочная»;

б) перед текстом центрованно размещается реквизит «наименование документа» — «Телеграмма»;

в) после наименования документа помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования учреждения или органа ФСИН России, при направлении другим учреждениям номера его абонентского телеграфа. При направлении телеграммы в несколько адресов адресная часть текста при количестве 5 адресатов пишется в телеграмме, а свыше 5 — составляется рассылочная ведомость. При направлении телеграммы в следственные изоляторы, учреждения, исполняющие наказания территориальных органов ФСИН России в рассылочной ведомости дополнительно указывается их полный почтовой адрес;

г) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, заглавными буквами (приложение № 17);

д) копия телеграммы визируется руководителем структурного подразделения и исполнителем (указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его телефона).

е) после текста телеграммы размещается реквизит «подпись» с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Телеграммы подписывают руководитель учреждения или органа ФСИН России или его заместители, в исключительных случаях (по поручению руководителя учреждения или органа ФСИН России или лица, исполняющего его обязанности) — руководители структурных подразделений;

ж) телеграмма заверяется оттиском мастичной печати или штампа подразделения делопроизводства.

Разрешение на отправку подписанной телеграммы с отметкой «Срочно» руководителем учреждения или органа ФСИН России (его заместителями) визируется у руководителя подразделения делопроизводства.

Электронное сообщение

75. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, оформляются по правилам, предусмотренным Инструкцией для документов на бумажных носителях.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронное сообщение содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой:

отметка о прохождении через компьютер;

дата и время отправки сообщения;

имя отправителя и обратный адрес;

внутренний идентификатор сообщения, индекс, который используется для ссылок на сообщение;

При направлении электронного сообщения в несколько адресов адресная часть текста оформляется в соответствии с п. 74 (б).

Объем электронного сообщения, передаваемого электронной почтой, не должен превышать 600 Кб (20 страниц машинописного текста).

Телефонограммы

76. Телефонограмма — краткая информация, которая передается устно по телефонной связи и документируется получателем.

Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания, сборы и т.д.).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре на отдельных листах бумаги формата A4 или в журнале (приложение № 18), подписывается руководителем учреждения или органа ФСИН России или ответственным исполнителем. Датой телефонограммы считается дата ее передачи.

В телефонограмме не должно содержаться более 50 слов. В ее тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. К телефонограмме, передаваемой нескольким адресатам, должен прилагаться их список и номера телефонов.

77. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей:

левое — 30 мм;

правое — 12,5 мм;

нижнее — 20 мм.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

78. В учреждениях или органах ФСИН России могут создаваться и иные документы, не предусмотренные Инструкцией. Их оформление осуществляется в соответствии с нормативными требованиями по согласованию с подразделением делопроизводства.

III. ПОРЯДОК ПЕРЕМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ВО ФСИН РОССИИ (ДОКУМЕНТООБОРОТ)

Виды документопотоков

79. Перемещение документов в учреждениях и органах ФСИН России с момента их создания или получения до завершения в делопроизводстве образует документооборот, который состоит из четырех основных документопотоков:

документы, поступающие в учреждения и органы ФСИН России (входящие);

документы, направляемые учреждениями и органами ФСИН России (исходящие);

переписка между структурными подразделениями и должностными лицами учреждений и органов ФСИН России (внутренние);

Обработка входящих документов

80. Доставка документов.

Доставка документов в учреждениях и органах ФСИН России осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

Почтовой связью доставляются письма, посылки, бандероли, телеграммы, печатные издания; фельдъегерской связью — срочная корреспонденция государственных органов; электрической связью — факсимильные и электронные сообщения, телефонограммы.

В учреждениях и органах ФСИН России для доставки корреспонденции в пределах субъекта Российской Федерации (населенного пункта) создаются экспедиции или назначаются приказами руководителей учреждения или органа ФСИН России специально выделенные государственные служащие, работники, находящиеся в оперативном подчинении в подразделениях делопроизводства, которым сдаются пакеты для отправки.

Доставка корреспонденции осуществляется на специально закрепленных за учреждением или органом ФСИН России для этих целей автомобилях, которые должны быть оборудованы средствами радиосвязи.

Ответственность за организацию отправки и доставки корреспонденции возлагается на руководителей учреждений и органов ФСИН России.

Доставка (отправка) служебных документов осуществляется по реестру. Служебные документы местным адресатам (в пределах населенного пункта) могут передаваться государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства по принадлежности под роспись в реестре (приложение № 19) через экспедиторов, фельдъегерей, курьеров или под роспись в разносной книге (приложение № 20).

1. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в учреждения и органы ФСИН России корреспонденции осуществляются подразделениями делопроизводства.

Поступающая через службы фельдъегерской и специальной связи в учреждения и органы ФСИН России корреспонденция в рабочее время принимается государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства и регистрируется в пакетно-контрольном журнале (приложение № 21).

В вечернее (после 18.00 — в понедельник — четверг, после 17.00 — в пятницу и предпраздничные дни) и нерабочее время документы принимаются дежурной службой (оперативным дежурным) учреждения или органа ФСИН России, регистрируются в журнале учета пакетов (приложение № 22) и по возможности оперативно передаются в подразделение делопроизводства.

Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам учреждения или органа ФСИН России, также оперативно передаются ими в подразделение делопроизводства для регистрации.

Количество переданных пакетов подтверждается росписью фельдъегеря или лица, доставившего корреспонденцию, в соответствующей графе журнала (приложения № 21, 22).

Принявший корреспонденцию государственный служащий, работник расписывается за ее получение в реестре (разносной книге или расписке), где прописью указывает количество принятых пакетов, дату и время их приема и заверяет свою подпись печатью «Для пакетов» или штампом. Оперативный дежурный кроме этих данных в журнале (приложение № 23) записывает номера документов, указанные на пакетах.

Дежурная служба (оперативный дежурный) следственного изолятора, исправительного и лечебно-профилактического учреждения в нерабочее время, выходные и праздничные дни вскрывает почтовые отправления, поступившие (доставленные курьером) из суда, прокуратуры, органов следствия и дознания. При поступлении документа об освобождении из-под стражи подозреваемого, обвиняемого или осужденного от отбывания наказания дежурная служба (оперативный дежурный) безотлагательно уведомляет об этом начальника учреждения либо лицо, его замещающее.

(абзац введен Приказом Минюста РФ от 16.09.2008 № 207)

2. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому учреждению или пересылается надлежащему адресату. Оформление заказных писем проверяется по записям почтовых реестров.

3. Затем вскрываются все пакеты, за исключением имеющих пометку «лично». По сведениям, указанным на конверте, проверяется наличие в нем документов с соответствующими номерами, а также всех названных в документах приложений. При отсутствии в конверте указанных документов и приложений, несовпадении регистрационных номеров и неисправимом повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении делопроизводства, другой — приобщается к поступившему документу, третий — отсылается адресанту. Документы с некомплектными приложениями без регистрации также возвращаются отправителю вместе с актом. В акте обязательно указываются должность, специальное звание, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный номер, дата и заголовок) отсутствующего или неправильно оформленного документа. Акт подписывают руководитель подразделения делопроизводства (заместитель, исполняющий его обязанности) и лицо, вскрывшее указанный конверт.

Пакеты с пометкой «лично» вскрываются лично адресатом или уполномоченным им государственным служащим, работником, который обязан проверить соответствие номеров, проставленных на пакете, номерам, указанным на документах, и зарегистрировать документ в подразделении делопроизводства учреждения или органа ФСИН России. Государственный служащий, работник подразделения делопроизводства учитывает также документы со слов лица, вскрывшего пакет. По каждому документу в графе «Вид и краткое содержание документа» журнала (приложение № 23) или карточки (приложение № 24) делается запись «Пакет с пометкой „Лично“.»

Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если они отсутствуют в самом документе, конверты прикрепляются к документу и помещаются вместе с ним в номенклатурное дело.

4. Вся входящая корреспонденция (за исключением обращений граждан, факсимильных сообщений, телефонограмм, личной переписки и справочных документов) подлежит обязательной централизованной регистрации подразделением делопроизводства в журнале учета входящих документов (приложение № 23) или карточках (приложение № 24), в электронной базе данных «Служебная корреспонденция», в которую включаются основные реквизиты поступающих документов.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование учреждения или органа ФСИН России, других учреждений, органов и организаций (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и номер входящий (исходящий);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами регистрации:

гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору, ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

фамилия должностного лица, поставившего документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

При регистрации документов в учреждениях и органах ФСИН России используются следующие основные справочные материалы: примерный перечень документов, не подлежащих регистрации (приложение № 25); перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел (приложение № 26) и примерный классификатор индексирования документов (приложение № 27).

Факт регистрации входящего документа подтверждается оттиском регистрационного штампа, который помещается на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу (либо на пакете, если он не должен вскрываться), с обязательным указанием количества листов документа и приложения. В указанный оттиск от руки вписываются дата получения документа и его регистрационный номер в электронной базе данных «Служебная корреспонденция». На первом листе каждого приложения ставится оттиск штампа или указывается:

«Приложение к вх. N ______» и дата регистрации.

На документах, подлежащих возврату, оттиск регистрационного штампа и номер ставятся на обороте последнего листа основного документа.

При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов каждый из них регистрируется отдельным номером.

Реквизит «Регистрационный номер» входящего документа оформляется подразделением делопроизводства и состоит из его порядкового номера в журнале учета входящих документов, электронной базе данных.

Документы, поступающие на рассмотрение руководителю учреждения или органа ФСИН России и его заместителям, распорядительные документы и переписка за их подписью регистрируются в подразделении делопроизводства.

Пакеты с пометкой «Лично» регистрируются в журналах (приложения № 21, 22) и передаются лично адресату или лицу, им уполномоченному, под роспись в этих журналах.

Сопроводительное письмо на поступившие копии приказов и распоряжений регистрируется в журнале (карточке) учета входящей корреспонденции с приложениями.

Поступившие без сопроводительных писем приказы, издания, сброшюрованные документы и т.п. документы регистрируются в журнале учета входящих документов установленной формы. Регистрационные номера также фиксируются в графе 9 пакетно-контрольного журнала (приложение № 21).

Поступившие копии нормативных правовых актов регистрируются в журнале (приложение № 28) по разделам (изданные Минюстом России, ФСИН России, другими федеральными органами исполнительной власти).

На каждом экземпляре поступившей копии нормативного правового акта и не сброшюрованного с ним приложения ставится оттиск штампа, в котором указываются порядковый учетный номер нормативного правового акта по журналу (приложение № 28) и дата поступления.

В центральном аппарате ФСИН России копии приказов и распоряжений других федеральных органов исполнительной власти включаются в номенклатуру дел, формируются в дела аппаратом директора ФСИН России.

5. Документы, поступившие факсимильной связью, регистрируются в журнале факсимильных сообщений.

6. Не подлежит регистрации в подразделении делопроизводства (фиксируется только дата поступления) следующая входящая корреспонденция:

копии документов и иная справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма;

пригласительные билеты;

бухгалтерские документы;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

7. Подразделение делопроизводства осуществляет предварительное рассмотрение входящих документов с целью их распределения. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством учреждения или органа ФСИН России, направляются непосредственно исполнителям в структурные подразделения.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или государственным служащим, работникам.

8. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция направляется:

руководителю подразделения делопроизводства для доклада руководителю учреждения или органа ФСИН России по карточке (приложение № 29);

заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России;

в структурные подразделения.

9. Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации в течение дня направляются через руководителя подразделения делопроизводства руководителю учреждения или органа ФСИН России в соответствии с существующим распределением обязанностей.
10. Все поступившие во ФСИН России копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации регистрируются в аппарате директора ФСИН России, передаются директору ФСИН России, после чего возвращаются в аппарат директора ФСИН России.
11. К документам, направляемым руководителю учреждения или органа ФСИН России (заместителям руководителя), прилагаются оформленные на отдельных листах проекты резолюций (поручений) (приложение № 30), в которые включаются: фамилии, инициалы должностных лиц, которым даются поручения, регистрационные номера входящих документов, подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России (заместителей руководителя), даты резолюций (поручений).

Проекты резолюций (поручений) руководителя учреждения или органа ФСИН России оформляются подразделением делопроизводства.

Тексты подписанных руководителем учреждения или органа ФСИН России (заместителями руководителя) резолюций (поручений) вносятся подразделением делопроизводства в электронные регистрационные карточки базы «Служебная корреспонденция». 12) На исполнение документы направляются только через подразделение делопроизводства, при этом подлинник получает ответственный исполнитель, а соисполнителям направляются копии.

Для ознакомления руководителей и государственных служащих, работников с полученным документом используется лист ознакомления (приложение № 31).

Перемещение документов из одного подразделения в другое осуществляется только через подразделение делопроизводства. О передаче документов внутри структурного подразделения информируются государственные служащие, работники, ответственные за делопроизводство в структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в журналах учета документов.

Прием, передача, выдача документов осуществляются под роспись в разносной книге (приложение № 20), карточках (приложения № 24, 32), журналах учета (приложения № 23, 28, 33, 34, 35, 36). 13) Копии всех полученных ФСИН России законопроектов направляются в аппарат директора ФСИН России.

Обработка исходящих документов

82. Реквизиты исходящих документов (служебных писем) оформляются структурными подразделениями учреждений и органов ФСИН России в соответствии с правилами, установленными разделом II Инструкции.

83. После подписания исходящие документы централизованно регистрируются в подразделении делопроизводства в следующем порядке.

1. Документы за подписью руководителя учреждения или органа ФСИН России и его заместителей представляются на регистрацию в двух экземплярах, из которых после регистрации первый экземпляр (оригинал) и приложения к нему направляются адресату; второй экземпляр (копия) с визами согласования возвращается исполнителю для включения в соответствующее номенклатурное дело.

2. Регистрационные номера оформляются подразделением делопроизводства в соответствии с п. 65 (г) Инструкции.

Регистрация документов ведется в журнале исходящих документов (приложение № 36) или карточке (приложение № 32).

В журналах и карточках учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения или помещения в дело, отправки адресатам или уничтожения.

«Зарегистрировано в журнале № 12-20006 за пор. № 219».

Инспектор подпись В.П. Теплова

84. Документы с подписями руководителей структурных подразделений после регистрации в структурных подразделениях направляются ими в подразделение делопроизводства для отправки адресатам.

85. Доверенности на право совершения действий от имени учреждений и органов ФСИН России, представления его интересов в государственных, общественных и судебных органах, оформленные в соответствии с п. п. 68 - 72 Инструкции, регистрируются в подразделении делопроизводства (в аппарате директора), в учреждениях и органах в юридическом подразделении в журнале регистрации доверенностей с использованием простой порядковой нумерации.

Зарегистрированный оригинал доверенности выдается под роспись представителю, а завизированная копия помещается в номенклатурное дело в подразделении делопроизводства.

86. Отправка исходящих документов осуществляется в следующем порядке.

1. Документы за подписью руководителя учреждения или органа ФСИН России, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, рассылаются фельдсвязью по реестру.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделением делопроизводства в порядке, установленном Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).

2. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю.

Первый экземпляр (оригинал) письма, непосредственно подписанный руководителем учреждения или органа ФСИН России, и приложения к нему (если имеются) направляются подразделением делопроизводства, второй экземпляр (копия) — возвращает в структурное подразделение.

Подписанные документы должны отправляться, как правило, в течение дня после их подписания.

3. Документы отправляются в конвертах. На конвертах указываются:

степень срочности, если она имеется на подписанном документе;

адресат, его почтовый адрес и индекс;

номера документов, вложенных в пакет;

почтовый адрес отправителя.

В один конверт могут помещаться несколько документов.

В случаях, когда приложения направляются в нескольких пакетах, в первый пакет вкладывается сопроводительное письмо и на конверте ставится исходящий номер, а на остальных пакетах ставится пометка «К исх. N ___».

На оборотной стороне сопроводительного письма делается запись о количестве направленных пакетов. Например:

Всего в Ваш адрес направлено пять пакетов к исх. № 10/23-145.

Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по реестру (спискам), фиксирующему количество отправленных конвертов.

4. Заказными письмами и бандеролями с уведомлением и без него направляются документы, требующие письменного подтверждения почтовым отделением факта их рассылки и/или получения адресатом.

Заказные письма передаются в почтовое отделение по описи, составляемой в двух экземплярах. В описи и на конвертах указываются регистрационные номера документов, дата отправки, ее вид и почтовый адрес. Экземпляр описи с письменным подтверждением почтового отделения помещается в номенклатурное дело подразделением делопроизводства.

5. Документы массовой рассылки отправляются в соответствии с указателем расчета-рассылки, который составляет исполнитель исходящего документа, подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель подразделения делопроизводства (приложения № 1, 2). Указатель расчета-рассылки, в котором делается отметка о дате отправки документов, помещается в номенклатурное дело подразделением делопроизводства.

Обработка внутренних документов

87. Регистрация, учет и движение в учреждениях и органах ФСИН России внутренних документов (служебных записок), оформленных в порядке, предусмотренном пп. 70, 71 Инструкции, осуществляется структурными подразделениями, адресантами служебных записок.

Регистрация внутренних документов (присвоение им регистрационных номеров) производится в журналах, в которые вносятся сведения об основных реквизитах документов (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель), а также фиксируется их прохождение. Тиражирование служебных записок осуществляется структурными подразделениями, массовая рассылка адресатам осуществляется подразделением делопроизводства.

В случае обращения государственного служащего, работника с рапортом или заявлением (жалобой) данный документ регистрируется в журнале учета обращений граждан.

Подготовленные структурными подразделениями внутренние документы (планы, справки и др.), а также предложения в проекты приказов (распоряжений), материалы к совещаниям в учреждениях и органах ФСИН России передаются исполнителями без регистрации их в подразделении делопроизводства под роспись в разносной книге (приложение № 20).

Завершенные в делопроизводстве внутренние документы помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений.

Обработка организационно-распорядительных документов и договоров (соглашений)

88. Приказы (распоряжения), оформленные в соответствии с п. п. 25 - 34 Инструкции, после получения реквизита «подпись» представляются на регистрацию вместе с указателями рассылки, подготовленными исполнителями, подписанными руководителями соответствующих структурных подразделений и утвержденными руководителем подразделения делопроизводства.

89. Приказы (распоряжения) по основной деятельности регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела подразделением делопроизводства.

90. Приказы по личному составу, о командировках государственных служащих, работников в центральном аппарате ФСИН России регистрируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела кадровым подразделением, в учреждениях и органах ФСИН России — подразделением делопроизводства.

91. Издаваемые в учреждениях и органах ФСИН России приказы, распоряжения нумеруются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года и регистрируются в журналах (приложение № 33) по виду издания и в день их подписания.

При небольшом количестве издаваемых приказов (распоряжений) в год разрешается регистрация приказов по основной деятельности и личному составу в разных разделах одного журнала.

Копии приказов и распоряжений рассылаются без сопроводительных писем, их регистрационные номера указываются на пакетах. При рассылке нескольких организационно-распорядительных документов они могут направляться с сопроводительными письмами, если в этом есть необходимость, или перечнями на отправку нормативных правовых актов (приложение № 37). Сопроводительные письма регистрируются в журнале (карточке) учета исходящей корреспонденции. В журналах (приложения № 28, 33) напротив отправленного экземпляра указывается регистрационный номер исходящего письма.

94. Поступающие копии приказов и распоряжений после их регистрации в журнале (приложение № 28) хранятся по годам и видам издания в папках, регистрах или скоросшивателях с составлением описей.

В учреждениях и органах ФСИН России приказы (распоряжения) МВД СССР, РСФСР, Российской Федерации; Минюста России, ГУИН Минюста России прошлых лет передаются в архив учреждения или органа ФСИН России для их учета и дальнейшего хранения.

95. Договоры (соглашения), оформленные в соответствии с п. п. 44 - 46 Инструкции, регистрируются юридическим подразделением.

Регистрация договоров (соглашений) осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре ставятся номер и дата регистрации, которые вносятся в журнал регистрации (приложение № 38). Подпись руководителя учреждения или органа ФСИН России (заместителя руководителя) на договоре заверяется оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело юридического подразделения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения), заверенные в установленном порядке юридическим подразделением, направляются адресатам в соответствии с указателем расчета-рассылки. Указатель расчета-рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в юридическом подразделении оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора юридическим подразделением помещается в номенклатурное дело.

Обработка документов в структурных подразделениях

96. Функция обработки документов в структурных подразделениях закрепляется положениями о структурных подразделениях, а также должностными инструкциями и регламентами государственных служащих, работников.

97. К процедурам обработки документов в структурных подразделениях относятся:

получение в подразделении делопроизводства под роспись в реестре входящих, организационно-распорядительных и иных документов, адресованных в структурное подразделение;

учет документов в электронной базе или регистрационных журналах (входящие, исходящие и внутренние документы учитываются в отдельных журналах);

представление документов руководителю структурного подразделения;

своевременное доведение документов и соответствующих поручений руководителя структурного подразделения до сведения государственных служащих, работников;

подготовка и ведение номенклатуры дел;

оформление (полное и частичное) номенклатурных дел, завершенных в делопроизводстве (внутренних описей, листов-заверителей, обложек и т.д.);

отправка документов структурного подразделения через подразделение делопроизводства.

Поступивший в учреждение или орган ФСИН России документ в структурных подразделениях учитывается по входящему регистрационному номеру, присвоенному ему в подразделении делопроизводства.

Учет объема документооборота

98. Под объемом документооборота в учреждениях и органах ФСИН России понимается совокупность объемов отдельных документопотоков или общее количество входящих, исходящих и внутренних документов.

99. Учет количества документов за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) проводится по журналам учета документов.

Под объемом документооборота в учреждениях и органах ФСИН России понимается количество полученных и созданных его структурными подразделениями документов за определенный период времени.

Общий объем документооборота подсчитывается по группам и видам документов, регистрационным формам, структурным подразделениям (местам регистрации документов) и представляется по итогам года в учреждения и/или органы ФСИН России по подчиненности.

При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество поступающих и создающихся в учреждениях и/или органах ФСИН России или их структурных подразделениях документов.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются одним документом.

Тиражированные экземпляры подсчитываются по формам учета в копировально-множительном бюро и машинописном бюро учреждений и органов ФСИН России.

100. Сведения об объеме документооборота готовят и представляют по установленной форме (приложение № 39):

подразделения делопроизводства учреждений территориальных органов ФСИН России — в подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России ежеквартально к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом;

подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России — в УФСИН России по федеральным округам ежегодно к 10 июля (за полугодие) и к 10 января (за прошедший год);

УФСИН России по федеральным округам, учреждения, непосредственно подчиненные ФСИН России, — в аппарат директора ФСИН России ежегодно к 20 июля (за полугодие) и к 20 января (за прошедший год).

Структурные подразделения центрального аппарата ФСИН России представляют в аппарат директора сведения о документообороте ежеквартально к 3 числу месяца, следующего за отчетным периодом.

Для оперативности передачи сведений используется факсимильная или телефонная связь с последующим представлением оригинала документа.

Прием и обработка документов, поступающих по ведомственной сети связи ФСИН России

По каналам электронной почты

101. Электронная почта — средство доставки справочной информации учреждениям и органам ФСИН России, а также другим учреждениям, органам и организациям, имеющим соответствующие аппаратные и программные средства.

Отправитель электронного сообщения с помощью программы отправки почты создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Адресат получает электронное сообщение и распечатывает его на бумажный носитель.

По факсимильной связи

103. Средства факсимильной связи используются для оперативного получения и направления документов, не требующих подтверждения их юридической силы.

Документы в адрес учреждений и органов ФСИН России передаются по факсимильным аппаратам.

104. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация не может быть использована в качестве официального документа. Поэтому обязательна последующая досылка оригинала документа по почте или с нарочным.

Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи информация является официальным документом, если получена или направлена по абонентскому пункту электронной связи узлов связи ведомственной сети связи ФСИН России.

Ответственность за содержание передаваемого по факсимильной связи документа возлагается на его исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения.

105. При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью;

фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного государственным служащим, работником, подписавшим факсограмму;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

106. По факсимильной связи запрещается передавать документы, написанные с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанные или написанные на красной, серой бумаге, а также напечатанные шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

107. На оригинале документа, переданного по факсимильной связи, или принятой факсограммы указываются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента (кто направил или кто принял) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.

108. Принятая факсограмма докладывается руководителю учреждения или органа ФСИН России (его заместителю) в день ее приема, срочная — немедленно и с резолюцией передается исполнителю под роспись, о чем делается пометка в соответствующем журнале учета.

При раздельном учете поступающие (отправляемые) факсограммы регистрируются в журнале учета принятых (переданных) факсограмм (приложение № 40).

109. При количестве поступающих факсограмм до 1000 шт. их регистрация ведется в журнале учета входящих документов (приложение № 23). Для отличия от других входящих документов добавляется в регистрационном номере индекс «ф» (факсограмма). Например: входящий № 57ф от 12.05.2005.

При последующем поступлении подлинника документа не допускается его повторная регистрация, на нем помещается номер, присвоенный входящей факсограмме, и он направляется исполнителю.

110. Исполненные факсограммы помещаются в соответствующие дела вместе с документами и приложениями к ним.

Обработка телеграмм

111. Все поступившие телеграммы подразделением связи передаются в подразделение делопроизводства для их регистрации в журнале учета входящих документов (приложение № 23), после чего передаются в структурные подразделения, а при необходимости — руководителю учреждения или органа ФСИН России.

Регистрация исходящих телеграмм осуществляется в журнале регистрации исходящих документов (приложение № 36) и хранятся они в делах переписки на общих основаниях.

К порядковому номеру добавляется индекс «т». Например: исх. № 18/23-18 т, вх. № 479 т.

Сформированное дело (тома дела) с первыми экземплярами телеграмм, для их дальнейшего хранения, передаются телеграфистом (оператором) по подчиненности в подразделение связи.

112. Запрещается передача по ведомственной сети связи ФСИН России документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования» и «Не для печати».

Прием и передача телефонограмм

113. При передаче телефонограммы обязательно указываются должность, фамилия государственного служащего, работника, передавшего телефонограмму, номер телефона, дата, номер телефонограммы, время передачи (приема), текст телефонограммы, должность, фамилия и инициалы руководителя учреждения или органа ФСИН России, подписавшего документ. Лицо, принявшее телефонограмму, сообщает лицу, передавшему телефонограмму, свою должность и фамилию, время и дату получения.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно направляется адресату.

Входящие (поступающие) телефонограммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (приложение № 23), исходящие — в журнале учета исходящих документов (приложение № 36) и помещаются в дело с отметкой «Передано по телефону» с указанием даты, времени и фамилии лица, принявшего телефонограмму, а также номера его телефона.

Печатание и тиражирование документов

115. Помещения машинописных бюро и копировально-множительных групп (участков) подразделения делопроизводства должны быть отдельными и иметь специальное оборудование.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной или машинописной техники в необходимом количестве на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями Инструкции к порядку оформления документов.

116. Несекретные рукописи в машинописное бюро подразделения делопроизводства (машинистке, секретарю-машинистке) сдаются без росписи в журнале.

117. Передаваемые для печатания рукописи, вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием шариковых или гелевых ручек синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики.

При подготовке рукописей к печати особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и органов, иностранных слов и географических названий. Допускаются только официально установленные сокращения слов.

Документы, подготовленные без соблюдения данных требований, возвращаются на доработку.

118. Документы сдаются в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

Поступившие рукописи регистрируется в специальном журнале (приложение № 41), в котором затем делается отметка о выполненной работе.

Отпечатанные документы передаются исполнителю вместе с черновиками под роспись в журнале.

Проверка правильности отпечатанных документов производится исполнителем.

119. Текст печатается, как правило, на одной стороне листа через 1,5 межстрочных интервала (при необходимости дополнительного редактирования — через два интервала) с соблюдением установленных правил подготовки документов.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом степени срочности.

При распечатке документов с использованием ПЭВМ в нижней левой части первого листа документа дополнительно указывается наименование соответствующего файла.

120. Использованные при печатании документов бланки с учетными номерами и бланки строгой отчетности учитываются в отдельной графе журнала учета машинописных работ, в которой указываются номер бланка и фамилия исполнителя.

121. Прием документов в машбюро прекращается за один час до окончания рабочего дня, за исключением поступающих от руководства учреждения или органа ФСИН России срочных документов.

122. На тиражирование передаются первые экземпляры (подлинники) документов.

На тиражированных документах на оборотной стороне последнего листа обязательно делается запись: «Дополнительно размножено ___ экз.».

Тиражирование документов без визы руководителя подразделения делопроизводства запрещается.

123. Основанием для копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа (наряда) установленного образца (приложение № 42).

Необходимость тиражирования документов и целесообразность количества копий определяется руководителем структурного подразделения. Подписанный им заказ (наряд) на производство множительных работ визируется в подразделении делопроизводства, затем вместе с документом передается исполнителем для тиражирования.

124. Печатание и тиражирование документов производятся в порядке очередности их поступления и в соответствии с графиком работы машинописного бюро, копировально-множительных групп (участков) подразделения делопроизводства.

В первоочередном порядке печатаются и тиражируются документы с подписью руководителя учреждения или органа ФСИН России (к совещаниям, заседаниям коллегии, проекты нормативных правовых актов и т.п.), его заместителей и срочные. Срочность определяется руководителем учреждения или органа ФСИН России, его заместителями и руководителем подразделения делопроизводства.

125. Не производится тиражирование книг, различных справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также документов в рукописном виде (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудно читаемым текстом и мелким шрифтом.

126. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в журнале (приложение № 43). Заказы на производимые работы хранятся в подразделении делопроизводства в течение года.

127. Тиражированные документы передаются исполнителю под роспись в соответствующих журналах (приложения № 44, 45).

128. Контроль за изготовлением копий документов возлагается на подразделение делопроизводства. При обнаружении неучтенных копий документов ставится в известность руководитель учреждения или органа ФСИН России и проводится служебная проверка.

Стенографирование

129. Служебные совещания, коллегии могут сопровождаться стенографированием, звукозаписью с расшифровкой текста.

130. Стенографирование, независимо от степени секретности текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учета рабочих тетрадей, в самостоятельном разделе.

131. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.

132. При расшифровке и печатании стенографических записей государственный служащий, работник руководствуются правилами выполнения машинописных работ.

IV. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

133. Контроль исполнения документов (далее — контроль) — совокупность осуществляемых подразделением делопроизводства и структурных подразделений процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения входящих и внутренних документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности учреждений и органов ФСИН России.

134. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, проверка своевременности получения исполнителем контрольного документа, предварительный контроль, предупредительный контроль, аналитический контроль, снятие документа с контроля.

135. Централизованному контролю, осуществляемому подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, а также запросы, письма и обращения, по которым дано поручение руководителю учреждения или органа ФСИН России.

Постановку документов на контроль осуществляет подразделение делопроизводства и организационно-инспекторское подразделение при их предварительном рассмотрении оттиском красного цвета штампа «ФСИН России. Контроль» в правом верхнем углу документа.

В случаях, определенных регламентом ФСИН России, ниже указанного оттиска может ставиться оттиск красного цвета штампа «Ответ за подписью директора ФСИН России».

137. После рассмотрения руководством учреждения или органа ФСИН России и включения в соответствующую группу электронной базы данных: «поручения руководителя учреждения или органа ФСИН России» или «поручения заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России» контрольные документы направляются для исполнения в структурные подразделения и/или подведомственные ФСИН России учреждения.

Карточки контрольных документов систематизируются по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.

139. Руководитель структурного подразделения, получивший контрольный документ, определяет его исполнителя, который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также контролирует соблюдение установленных сроков.

140. Предварительный контроль осуществляется с помощью бумажных копий электронных контрольных карточек документов, направляемых подразделением делопроизводства структурным подразделениям, головным исполнителям.

Государственные служащие, работники, ответственные за обработку документов в структурных подразделениях, используют указанные карточки для контроля исполнения документов и информирования подразделения делопроизводства.

141. Предупредительный контроль осуществляется подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением посредством перечней контрольных документов, направляемых еженедельно заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России.

Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах, сроки исполнения которых истекают в течение следующей недели.

В соответствии с указанным перечнем подразделение делопроизводства и организационно-инспекторское подразделение по телефону получают в структурных подразделениях информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, а также напоминают об истечении срока исполнения.

142. Аналитический контроль представляет собой осуществляемый подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением еженедельную проверку состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях.

Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с поручениями руководителя учреждения или органа ФСИН России включается в справку об исполнении контрольных документов и в перечень неисполненных контрольных документов за прошедшую неделю, которые представляются каждую пятницу руководителю подразделения делопроизводства и организационно-инспекторского подразделения, заместителю руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующему их, а также для доклада руководителю учреждения или органа ФСИН России. Кроме того, руководителю учреждения или органа ФСИН России направляется аналитическая таблица с количественными сведениями об общем объеме контрольных документов, документах, срок исполнения которых истек в течение текущей недели и с начала года, количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или неисполненных в учреждении или органе ФСИН России и в структурных подразделениях.

Выписки из справки, а также перечень неисполненных контрольных документов направляются в структурные подразделения — исполнители и курирующим их заместителям руководителя учреждения или органа ФСИН России.

143. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут руководители учреждений и органов ФСИН России, структурных подразделений и подведомственных учреждений, иные должностные лица, исполнители.

144. Снятие документов с контроля осуществляется подразделением делопроизводства и организационно-инспекторским подразделением в контрольной карточке, электронной базе данных на основании официальной информации структурного подразделения — исполнителя.

Для этого после выполнения содержащихся в контрольных документах поручений по существу (соответствующих ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение, государственный служащий, работник структурного подразделения, ответственный за обработку документов, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело, затем оперативно вносит информацию об исполнении указанного документа (номер, дату и наименование адресата исходящего ответа (доклада) в бумажную копию электронной контрольной карточки, которую оперативно возвращает в подразделение делопроизводства и организационно-инспекторское подразделение.

153. Результаты исполнения могут быть представлены либо в виде письменного ответа, либо докладной записки или изданием распорядительного документа, о чем делается отметка на самом документе.

Датой исполнения документа считается дата регистрации исходящего документа (ответа).

Если об исполнении документа руководителю учреждения или органа ФСИН России доложено в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью государственного служащего, работника доложившего (кому доложено, когда, кто докладывал).

На основании информации, внесенной в контрольную карточку либо полученной по телефону, вносятся сведения об исполнении контрольного документа в электронную базу данных, и документ снимается с контроля.

Контрольные карточки на исполненные документы помещаются в картотеку, хранятся в течение пяти лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

145. Сроки исполнения контрольных документов.

а) Сроки исполнения поручений устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Минюста России, исчисляются в календарных днях с даты этого документа.

б) В резолюциях на конкретном документе руководителем учреждения или органа ФСИН России или его заместителями могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

в) Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок.

г) Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению <1>:

<1> В сроки исполнения поручений, полученных через Минюст России, входит время их рассмотрения Минюстом России.

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «срочно»;

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

д) Направленные на согласование проекты актов Правительства Российской Федерации (их копии) визируются руководителем учреждения или органа ФСИН России не более чем в 10-дневный срок.

е) В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации направляется мотивированное предложение о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

ж) Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

з) При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российской Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, работников, виновных в неисполнении поручения.

и) Подготовка проекта заключения или официального отзыва на законопроект, его согласование и представление в Правительство Российской Федерации осуществляется Минюстом России — головным исполнителем в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации с участием ФСИН России. При невозможности представления заключения в указанный срок Минюст России по представлению ФСИН России согласовывает с субъектом права законодательной инициативы продление срока и письменно информирует Правительство Российской Федерации о достигнутом согласии.

Подготовка предложений федеральному органу исполнительной власти — головному исполнителю законопроекта осуществляется Минюстом России (по представлению ФСИН России) — соисполнителем в срок 15 дней с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации.

к) Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

л) Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полученный непосредственно ФСИН России, направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

м) Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе учреждения или органа ФСИН России и не должны превышать 30 дней.

н) Сроки представления проектов документов на подпись директору ФСИН России:

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения — в начале рабочего дня, в который заканчивается срок исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения — не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока исполнения;

ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения — месяц не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока;

ответов (докладов) Министру юстиции Российской Федерации (его заместителям) на их поручения со сроком исполнения — месяц — не позднее 3-х рабочих дней до окончания срока.

о) Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы.

п) Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать отдел документационного обеспечения, который вносит необходимые изменения в электронную базу данных.

V. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ ФСИН РОССИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

146. В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Российская газета, 2006, № 95), Положением о Федеральной службе исполнения наказаний, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109), Регламентом ФСИН России, утвержденным Приказом ФСИН России от 19.05.2006 № 245, и Инструкцией во ФСИН России рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее — обращения) по вопросам компетенции учреждений и органов ФСИН России, поступающие в письменной форме, в форме электронного сообщения или устного обращения к должностному лицу учреждения или органа ФСИН России во время личного приема граждан.

Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование учреждения или органа ФСИН России, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица учреждения или органа ФСИН России, либо должность соответствующего лица учреждения или органа ФСИН России, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

147. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков их исполнения возлагается на руководителей структурных подразделений.

148. Для получения объективной информации о состоянии работы с обращениями граждан, обнаружения и фиксации недостатков руководителем учреждения или органа ФСИН России организуется контроль за своевременным и полным рассмотрением и разрешением поступающих предложений, заявлений и жалоб.

149. Функцией контроля наделяется специально создаваемая в учреждении или органе ФСИН России комиссия по работе с письменными и устными обращениями граждан, предназначенная для подготовки управленческих решений, направляемых на совершенствование этой работы, устранение причин и условий, порождающих жалобы.

151. Учреждения или органы ФСИН России обязаны регулярно анализировать состояние работы по рассмотрению обращений, осуществлять подготовку соответствующих тематических обзоров и служебных записок с конкретными предложениями по совершенствованию форм и методов работы по обращениям граждан. Подразделения делопроизводства готовят полугодовую и годовую статистическую отчетность «Статистические данные о работе с обращениями граждан, подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений, осужденных» согласно приложению № 39. Сроки представления статистической отчетности для канцелярий — в подразделения делопроизводства территориальных органов ФСИН России один раз в полугодие к 5 января и 5 июля, следующего за отчетным периодом; подразделения делопроизводства территориальных органов и образовательных учреждений ФСИН России — в УФСИН России по федеральным округам к 10 января и 10 июля, следующего за отчетным периодом, УФСИН России по федеральным округам — в аппарат директора ФСИН России к 15 января и 15 июля, следующего за отчетным периодом.

152. Государственные служащие, работники центрального аппарата ФСИН России, находясь в служебных командировках в учреждениях и органах ФСИН России, помимо выполнения основного задания обязаны знакомиться с состоянием работы по письменным и устным обращениям граждан и оказывать практическую помощь по ее организации и проведению.

153. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений и жалоб:

обращение гражданина (далее — обращение) — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

предложение — рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Регистрация, учет и контроль обращений граждан ведутся отдельно.

154. Порядок подачи предложений, заявлений и жалоб осужденными и лицами, содержащимися под стражей в учреждениях ФСИН России, направления их адресатам и объявления заявителям ответов о результатах рассмотрения регулируется Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060), Административным регламентом исполнения государственной функции по организации рассмотрения предложений, заявлений и жалоб осужденных и лиц, содержащихся под стражей, утвержденным Приказом Минюста России от 26.12.2006 № 383, зарегистрирован в Минюсте России 17.01.2007, регистрационный номер 8761 (Российская газета, 2007, № 14).

155. Обращение подлежит обязательной регистрации в подразделении делопроизводства в течение трех дней с момента поступления в учреждения и органы ФСИН России.

Конверты, в которых поступили письма, сохраняются в течение всего периода их разрешения, после чего уничтожаются.

156. При карточной системе учета на обращение, поступившее впервые, оформляется алфавитная учетная карточка, на которой указывается регистрационный номер, фамилия, имя, отчество заявителя; почтовый адрес для ответа; краткое содержание обращения; дата поступления в учреждение или орган ФСИН России; наименование организации, в которую обращение направлено для рассмотрения (приложение № 47).

Регистрационный номер состоит из цифр порядкового номера и буквы фамилии заявителя. Например: 1235-Е.

При журнальной системе учет регистрации обращений граждан производится по журналу (приложение № 48), при этом регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии заявителя и порядкового номера по учету. Например: Р-11, К-56, Ю-63 и т.д.

При автоматизированной системе учета заводится регистрационная карточка обращения (приложение № 49), на которой выводится регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес; указываются категория заявителя, тематика обращения по классификатору, краткое содержание, дата поступления, наименование структурного подразделения или наименование другого учреждения, органа или организации, куда обращение направлено для рассмотрения, срок исполнения обращения.

157. Порядковый регистрационный номер, дата поступления и количество листов приложения проставляются на свободном от текста месте, на первом листе письма, а на поступившем из других учреждений, органов и организаций — на сопроводительном документе или поручении.

Вся переписка по письмам ведется за номером, присвоенным при регистрации. Ответы на обращения граждан, кроме запросов организаций и учреждений, направляются за присвоенными им входящими номерами.

158. Зарегистрированные обращения в зависимости от содержания в тот же день докладываются руководителю учреждения или органа ФСИН России (заместителю руководителя), который определяет исполнителя, порядок и сроки разрешения.

Зарегистрированные обращения, не требующие доклада руководству, направляются, в зависимости от содержания, в соответствующие структурные подразделения и нижестоящие учреждения или органы ФСИН России, на руководителей которых возлагается ответственность за соблюдение сроков и качество рассмотрения.

159. Обращения передаются исполнителю или в другие структурные подразделения только через подразделение делопроизводства.

Структурные подразделения обязаны своевременно информировать подразделение делопроизводства о результатах рассмотрения обращений, в том числе поступивших с личного приема, о чем делается отметка в алфавитной либо регистрационной карточке, которые по исполнению обращений возвращаются в подразделение делопроизводства.

160. Обращения по вопросам, не входящим в сферу деятельности учреждения или органа ФСИН России, в течение семи дней со дня регистрации направляются в компетентные организации с сопроводительным письмом за подписью руководителя (заместителя руководителя) учреждения и органа ФСИН России, а в центральном аппарате ФСИН России — за подписью руководителя аппарата директора ФСИН России, с письменным уведомлением заявителя о переадресации обращения.

161. Копии обращений, в которых содержатся вопросы, относящиеся к компетенции учреждений и органов ФСИН России, а также иных государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

162. Учреждение или орган ФСИН России может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностных лиц сведения о результатах рассмотрения направленного им обращения.

163. Запрещается пересылать обращение в учреждение или орган ФСИН России, а также должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

164. Обращения, поступившие в структурные подразделения, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в подразделении делопроизводства.

В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен на основании мотивированного рапорта исполнителя не более чем на 30 дней руководителем учреждения или органа ФСИН России (заместителем руководителя); либо руководителями структурных подразделений, давшими соответствующее поручение (для центрального аппарата ФСИН России), по согласованию с подразделением делопроизводства. О продлении срока рассмотрения обращения письменно уведомляется заявитель. Копия мотивированного рапорта с резолюцией о продлении срока рассмотрения обращения и уведомления заявителя направляется исполнителем в подразделение делопроизводства.

Срок рассмотрения обращений исчисляется со дня регистрации в подразделении делопроизводства учреждения или органа ФСИН России по день направления заявителям ответа на их обращения.

165. Решения о командировках государственных служащих, работников для проверки сведений, указанных в обращениях, принимаются руководителем учреждения или органа ФСИН или лицом, его замещающим.

166. Обращения граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию территориальных органов и учреждений, подведомственных ФСИН России, если не требуется вмешательства руководства центрального аппарата ФСИН России, независимо от того, кому из должностных лиц ФСИН России эти обращения адресованы, направляются в 7-дневный срок для разрешения по существу в учреждения и/или органы ФСИН России.

Поручения направляются за подписью руководителя или его заместителей по направлениям деятельности.

Ответы на обращения граждан, взятые на контроль, независимо от того, где они рассматривались, даются должностными лицами учреждений и органов ФСИН России.

167. Поручения по обращениям граждан вместе с производством передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения резолюции.

Рассмотрение обращения, порученное руководителем учреждения или органа ФСИН России, его заместителем нескольким структурным подразделениям, координирует структурное подразделение, указанное в резолюции первым. Ответ на такое обращение должен быть согласован со всеми структурными подразделениями, участвующими в рассмотрении. Структурные подразделения, участвующие в рассмотрении обращения, обязаны в течение 15-ти дней предоставить структурному подразделению, ответственному за исполнение обращения, документы и материалы, необходимые для ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющую государственную тайну или иную охраняемую законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.

168. Обращения, поступившие во ФСИН России с сопроводительными письмами на имя директора ФСИН России, подписанными должностными лицами Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, депутатами Государственной Думы или членами Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителями государственных органов, работниками средств массовой информации, при регистрации в аппарате директора ФСИН России ставятся на «Особый контроль» при необходимости письменного информирования указанных государственных органов и учреждений о результатах рассмотрения. Ответы на такие обращения подписывает директор ФСИН России. С подписью директора ФСИН России также направляются ответы на обращения с жалобами на действия (бездействие) руководителей учреждений и органов ФСИН России и их структурных подразделений.

При журнальной или карточной системе учета на обращение, взятое на контроль, оформляется контрольная карточка (приложение № 50), при автоматизированной системе учета - (приложение № 51), один экземпляр которой направляется исполнителю вместе с обращением (производством) и возвращается в подразделение делопроизводства с копиями ответов.

169. Если при проверке обращения выявлены нарушения законных прав и интересов граждан, недостатки в деятельности учреждений и органов ФСИН России, злоупотребления должностными лицами служебным положением, то по результатам проверки обращения составляется мотивированное заключение. В случае, когда рассмотрение обращения поручено нескольким структурным подразделениям, мотивированное заключение составляется комиссионно, если же поручение дается одному структурному подразделению, то мотивированное заключение составляется единолично государственным служащим, работником, которому поручено рассмотрение обращения. Мотивированное заключение должно содержать объективный анализ собранных материалов, также в заключении должно быть указано, какие конкретно приняты меры по устранению недостатков в отношении виновных.

Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.

170. В случае устного ответа составляется справка, которая приобщается к материалам проверки обращения. В карточках учета (журнале) делается отметка о доведении заявителю результатов рассмотрения в личной беседе либо по телефону.

171. Повторные письма регистрируются так же, как и первичные, о чем делается пометка в учетах. На обращении, на свободном от текста месте, проставляется штамп «Повторно».

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу и в которых автором обжалуются решения по предыдущему письму:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;

если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения и ответ заявителем не получен.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

172. Ответы на обращения оформляются на бланках учреждения или органа ФСИН России, подписывают их руководители или их заместители; начальники структурных подразделений (для центрального аппарата ФСИН России) и регистрируют в соответствии с п. 65 (г) Инструкции (для центрального аппарата ФСИН России) и с п. 156 Инструкции для учреждений и органов ФСИН России.

Ответы на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляются по почтовому адресу, указанному в обращении.

173. На обращения, в которых не указаны фамилия заявителя и обратный почтовый адрес, ответы не направляются (обращения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии пересылаются с сопроводительным письмом в компетентный государственный правоохранительный орган).

174. Возвращаются заявителю без рассмотрения обращения, в которых обжалуются судебные решения, с письменным разъяснением соответствующего процессуального порядка.

175. Не рассматриваются по существу обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц учреждений и органов ФСИН России и членов их семей, а также обращения, текст которых не поддается прочтению. Авторам таких обращений направляются сообщения о недопустимости злоупотребления правом обращений.

176. Не направляется ответ по существу поставленного в обращении вопроса, если в нем могут быть разглашены сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Автору дается соответствующее письменное разъяснение.

177. Руководитель учреждения или органа ФСИН России, его заместитель, а также руководитель структурного подразделения (для центрального аппарата ФСИН России) на основании служебной записки (рапорта) исполнителя вправе принять решение о прекращении переписки с гражданином по вопросу, на который ему многократно (три и более раз) направлялись письменные ответы по существу, при условиях, что очередное и ранее направляемые обращения направлялись в учреждение или орган ФСИН России или одному и тому же должностному лицу учреждения или органа ФСИН России и в очередном сообщении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Об указанном решении уведомляется автор обращения.

178. После окончания проверки и фактического исполнения письмо вместе с материалами возвращается в секретариат (канцелярию) с пометкой должностного лица, принявшего решение об окончании рассмотрения обращения — «В дело N __».

179. Документы и переписка по обращениям граждан во всех учреждениях и органах ФСИН России учитываются и хранятся в подразделении делопроизводства отдельно от других документов.

Во ФСИН России данная категория документов формируется и хранится в структурных подразделениях, у ответственных за ведение делопроизводства.

В аппарате директора ФСИН России хранятся только сопроводительные письма к обращениям, пересылаемым по принадлежности в другие учреждения или организации.

Запрещается формирование и хранение дел у исполнителя.

180. Документы подшиваются в отдельное номенклатурное дело в хронологическом и алфавитном порядке. Повторные письма и документы, касающиеся проверки по ним, подшиваются, как правило, к первичным документам.

При поступлении множественных повторных обращений от одного и того же гражданина допускается формирование отдельных номенклатурных дел (производств) на заявителя, в которые подшиваются все документы, относящиеся к рассмотрению данных обращений в хронологическом порядке.

181. Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и списываются в дело с согласия руководителя учреждения и органа ФСИН России, его заместителя, руководителя структурного подразделения. В случае, если они поступили из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, из федеральных органов власти, местной администрации и не взяты ими на контроль, заявителю направляется повторный ответ.

182. Все дубликаты, повторные, а также дополнительные обращения регистрируются под одним и тем же номером, что и первоначально поступившие обращения. При этом в журнале или алфавитной карточке после проставления присвоенного номера отмечаются даты поступления обращений. При автоматизированной системе учета обращений в позиции «Регистрационный номер» автоматически проставляется кратность и повторность обращения.

183. Прием граждан проводится во всех учреждениях и органах ФСИН России в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Инструкцией.

184. Личный прием граждан в приемной учреждения или органа ФСИН России проводит подразделение делопроизводства. В случае возникновения конфликтной ситуации посетителя может принять руководитель подразделения делопроизводства или его заместитель.

185. В центральном аппарате ФСИН России прием обращений граждан, ведение их учета и подготовку необходимой информации осуществляет государственный служащий, работник аппарата директора ФСИН России (начальник приемной ФСИН России).

186. Прием граждан проводится по утвержденному графику руководителями и другими должностными лицами учреждения или органа ФСИН России, правомочными принимать решения по вопросам, отнесенным к их компетенции.

В учреждениях и органах ФСИН России прием проводится в рабочие дни с учетом их служебного распорядка.

Руководители структурных подразделений, их заместители, наиболее опытные специалисты осуществляют прием граждан в приемной учреждения или органа ФСИН России в соответствии с назначенным временем.

187. В учреждениях и органах ФСИН России должны обеспечиваться необходимые условия для осуществления приема граждан. Для этих целей используются специальные комнаты (приемная и комната ожидания), которые оборудуются необходимым инвентарем и обеспечиваются соответствующими пособиями. Доступ в приемную должен быть свободным, без оформления пропусков.

В учреждениях и органах ФСИН России, не имеющих приемных, граждане в необходимых случаях принимаются в рабочее время в служебных кабинетах.

188. В учреждениях и органах ФСИН России запись на прием осуществляет секретарь руководителя учреждения или органа ФСИН России или другой сотрудник по его поручению. Предложения, жалобы и заявления граждан в письменной форме по вопросам, касающимся деятельности учреждений и органов ФСИН России или сотрудников, регистрируются также в подразделении делопроизводства. Вопросы, с которыми обращаются граждане, по возможности рассматриваются в ходе приема.

189. В учреждениях и органах ФСИН России ведется журнальный (приложение № 52), карточный (приложение № 53) или автоматизированный учет посетителей с указанием вопросов, с которыми они обращались, и результатов их рассмотрения.

190. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Иногородние посетители могут приниматься в день их обращения.

Сообщения, заявления граждан о чрезвычайных происшествиях, подготавливаемых или совершенных преступлениях немедленно передаются в соответствующие структурные подразделения или иные органы исполнительной власти.

191. Прием граждан начинается с предложения посетителю сообщить свою фамилию, имя, отчество, место жительства, работы и изложить сущность вопроса, с которым он обращается. Если с этим вопросом гражданин уже обращался в данное учреждение или орган ФСИН России, перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы предыдущего обращения.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

192. Государственный служащий, работник, осуществляющие прием, для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекать к их рассмотрению должностных лиц соответствующих структурных подразделений или получать у них необходимую консультацию.

193. После рассмотрения просьбы посетителя государственный служащий, работник приемной, руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции, вправе принять одно из следующих решений:

удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема;

проинформировать о времени приема руководством учреждения или органа ФСИН России;

если посетитель по каким-либо причинам не может самостоятельно в письменной форме изложить свою просьбу, оказать ему в этом необходимую помощь.

194. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.

195. Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).

В остальных случаях в установленные Инструкцией сроки гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

196. При наличии в обращении вопросов, решение которых не входит в компетенцию учреждения или органа ФСИН России, гражданину дается устное разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

197. В том случае, когда прием граждан руководителями структурных подразделений ведется в служебных кабинетах или специально отведенном помещении, обращения граждан с визой руководителей структурных подразделений, осуществляющих прием, обязательно передаются для регистрации в подразделение делопроизводства (в центральном аппарате ФСИН России — через приемную ФСИН России).

Все авторы обращений извещаются в письменной или устной форме о том, куда направлены их заявления для рассмотрения.

VI. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

198. Порядок организации работ, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее — документы «ДСП»), определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности учреждений и органов ФСИН России, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

199. Необходимость отнесения документа к категории ограниченного распространения в учреждениях и органах ФСИН России определяется исполнителем, руководителем учреждения или органа ФСИН России и его заместителем, подписывающим или утверждающим документ.

Решение о снятии пометки «Для служебного пользования» принимается руководителем, принявшим решение о необходимости отнесения документа к категории ограниченного распространения. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах и делах, а также в регистрационных карточках вносятся соответствующие изменения, о чем немедленно информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

200. Прием и учет (регистрация) документов «ДСП», поступающих в учреждения и органы ФСИН России и отправляемых учреждениями и органами ФСИН России, осуществляются подразделениями делопроизводства.

201. Подписанные документы «ДСП» передаются на регистрацию в подразделение делопроизводства, которое производит соответствующую отметку в регистрационном журнале. При ведении электронного документооборота документы «ДСП»: регистрируются в электронной базе данных, к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП»; передаются под роспись и пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями; тиражируются с письменного разрешения руководителя подразделения делопроизводства; хранятся в сейфах или надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

202. При необходимости направления документов «ДСП» нескольким адресатам исполнителем составляется указатель расчета-рассылки, в котором указываются номера экземпляров для каждого адресата. Указатель расчета-рассылки, подписанный исполнителем и руководителем структурного подразделения (его заместителем), утверждается руководителем подразделения делопроизводства или его заместителем, передается вместе с документом «ДСП» в подразделение делопроизводства. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

203. Решение о передаче документа ограниченного распространения в другие органы и организации принимается руководителем, принявшим решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения.

204. Исполненные документы «ДСП» группируются в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложках дел, в которое помещены документы «ДСП», ставится пометка «Для служебного пользования».

205. Уничтожение дел, документов «ДСП» с истекшими сроками хранения производится по акту установленной формы, который помещается в соответствующее номенклатурное дело.

206. Передача документов «ДСП» осуществляется через делопроизводственные службы учреждений и органов УИС с отметкой в соответствующих учетах.

207. Проверка наличия в структурных подразделениях документов «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссиями по соблюдению режима секретности, созданными приказами учреждения или органа ФСИН России, совместно с проверкой наличия документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Результаты проверки оформляются актом.

208. О случаях утраты документов «ДСП» либо разглашения информации ограниченного распространения руководитель подразделения делопроизводства служебной запиской информирует заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России, режимно-секретный отдел аппарата директора ФСИН России, затем на основании приказа учреждения или органа ФСИН России проводится служебная проверка, по итогам которой принимается решение о дисциплинарной ответственности лиц, совершивших указанные проступки. На утраченные документы оформляется акт, который также помещается в соответствующее номенклатурное дело.

209. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами «ДСП» государственный служащий, работник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством юридической ответственности.

210. Организацию защиты служебной информации ограниченного распространения осуществляют в пределах своей компетенции подразделения делопроизводства учреждений и органов ФСИН России, подразделения по технической защите информации.

VII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И БЛАНКОВ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ИНЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

211. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в учреждениях и органах ФСИН России осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.06.2001 № 450 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461), ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).

212. Изготовление печатей и бланков учреждений и органов ФСИН России с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу хозяйственным подразделением учреждения или органа ФСИН России (далее — хозяйственное подразделение) полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

Печати и штампы

214. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

215. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в подразделение делопроизводства, где уничтожаются по акту.

216. Гербовые печати применяются в учреждениях и органах ФСИН России для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

217. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководитель учреждения или органа ФСИН России по служебной записке инициаторов изготовления, согласованной с подразделением делопроизводства.

первая мастичная гербовая печать закрепляется за руководителем (заместителем руководителя) аппарата директора ФСИН России, подразделения делопроизводства учреждения или органа ФСИН России;

вторая — за руководителем главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера);

малая гербовая выжимная металлическая печать для служебных удостоверений и специальных пропусков, которая закрепляется за руководителем или заместителем руководителя кадрового подразделения, или государственному служащему, работнику кадрового подразделения, которому по функциональным обязанностям вменено оформление и выдача служебных удостоверений.

Передача гербовых печатей другим должностным лицам осуществляется по приказу учреждения или органа ФСИН России, вынос их за пределы здания без письменного разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России не допускается.

219. В учреждениях и органах ФСИН России печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации заверяются подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России и его заместителей на служебных документах в соответствии с прилагаемым перечнем (приложение № 48).

220. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых учреждениями и органами ФСИН России с другими организациями, в пределах его компетенции в целях осуществления задач и функций учреждения или органа ФСИН России;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки по заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению учреждений и органов ФСИН России;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики сотрудников;

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

221. Оттиск гербовой мастичной печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

222. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России, изготовленный по его поручению, хранится и используется руководителем подразделения делопроизводства.

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя учреждения или органа ФСИН России используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для заверения приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

223. В учреждениях и органах ФСИН России могут изготавливаться мастичные печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (секретариат, отдел кадров).

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, работников, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

Мастичные печати (без государственной символики) изготавливаются в зависимости от целевого назначения. Например: «Для пакетов», «Для справок», а также номерные «Для пакетов № 1», «Для справок № 1» и другие. Их оттиски ставятся на справках, экземплярах распорядительных документов, не воспроизводящих подлинную подпись руководителя учреждения или органа ФСИН России, внутренних документов (когда в этом есть необходимость), при опечатывании пакетов, бандеролей и т.п.

Бланки ФСИН России

224. В Федеральной службе исполнения наказаний бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки) используются для оформления приказов, распоряжений и служебных писем.

225. Бланки изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Федеральным агентством по печати и массовым коммуникациям лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления бланков.

Бланки изготавливаются на основании заявки подразделения делопроизводства, направляемой (до 20 числа последнего месяца текущего полугодия) в хозяйственное подразделение, которое обеспечивает их изготовление в необходимом количестве, учетную нумерацию в нижней части оборотной стороны бланка. Выдачу бланков осуществляет подразделение делопроизводства. Бланки выдаются государственным служащим, работникам, ответственным в структурных подразделениях за обработку документов, под роспись в журнале.

226. В учреждениях и органах ФСИН России применяются бланки с изображением геральдического знака — эмблемы ФСИН России.

227. Во ФСИН России применяются следующие бланки служебных писем:

бланки с наименованием ФСИН России (приложение № 56);

Виды бланков, применяемых в учреждениях и органах ФСИН России, утверждаются их руководителями по представлению подразделения делопроизводства. Примерные образцы форм документов приведены в приложениях № 3, 56, 57.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим учреждениям, органам, организациям и физическим лицам.

228. Бланки каждого вида документа изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Изображение Государственного герба Российской Федерации или геральдического знака — эмблемы на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования ФСИН России, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм (приложение № 11).

Наименование учреждения или органа ФСИН России указывается в точном соответствии с Положением (Уставом) о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в Положении (Уставе).

Сокращенное наименование помещается на бланке после полного наименования.

Наименования на бланках располагаются в следующей последовательности:

полное наименование: Федеральная служба исполнения наказаний;

полное наименование территориального органа ФСИН России;

полное наименование учреждения, исполняющего наказания.

На бланках служебных писем под полным наименованием учреждения или органа ФСИН России указываются: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса, дата, номер исходящего документа, ссылка на номер и дату поступившего документа.

Бланки изготавливаются в соответствии с утвержденными формами. При печатании текстов бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2 — ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) и печатаются черной краской насыщенного цвета, позволяющей тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

Заказ на изготовление бланков перед направлением в типографию должен быть согласован с подразделением делопроизводства.

229. Применение новых бланков осуществляется на основании приказов ФСИН России, учреждений и органов ФСИН России. Соответствующий проект приказа вместе с формами предлагаемых бланков вносятся руководителем подразделения делопроизводства.

230. Изготовление бланков писем с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации средствами множительной техники запрещается.

231. К бланкам строгой отчетности относятся: бланки служебных удостоверений, трудовых книжек, воинских перевозочных документов, аттестатов на материальные ценности, чековых, квитанционных и расчетных книжек, а также другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом. Учет бланков строгой отчетности ведется в структурных подразделениях по установленным формам.

232. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим, работникам под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

233. Ответственность за обеспечение сохранности гербовых печатей и бланков, а также правильность их использования несут руководители структурных подразделений и государственные служащие, работники, за которыми закреплены соответствующие функции.

VIII. ПОДГОТОВКА И УТВЕРЖДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНОВ ФСИН РОССИИ

234. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном порядке.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляются их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

235. Номенклатуры дел (приложение № 26) в структурных подразделениях составляются государственными служащими, работниками, ответственными за обработку документов, согласовываются с архивом и подразделением делопроизводства, подписываются их руководителями и представляются до 15 сентября текущего года в подразделение делопроизводства.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в подразделение делопроизводства.

Подразделение делопроизводства оформляет сводную номенклатуру дел по установленной форме, обеспечивает их согласование с экспертной комиссией учреждения или органа ФСИН России, а аппарат директора ФСИН России — с Центральной экспертной комиссией ФСИН России и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет). Сводная номенклатура дел до 20 декабря текущего года утверждается руководителем учреждения или органа ФСИН России.

Номенклатура дел печатается в одном экземпляре и рассылается в порядке, установленном ранее для приказов.

238. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры учреждения или органа ФСИН России.

239. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой учреждения или органа ФСИН России.

240. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности учреждения и органа ФСИН России в соответствии с положением о нем.

241. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

а) графа 1 «Индексы дел» включает обозначаемые арабскими цифрами номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в разделе, например: индекс дела 01-01, где 01 — структурный номер аппарата директора ФСИН России, 01 — порядковый номер заголовка дела «Федеральные конституционные законы, федеральные законы. Копии»;

б) графа 2 «Заголовки дел (томов, частей)» — краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «ФСИН России» или «структурного подразделения»; названия организации — адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении совещаний по вопросам деятельности УФСИН России по Вологодской области (планы, списки, доклады, информации)».

В заголовках дел «Переписка...» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

231. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами ФСИН России по организационно-штатным вопросам».

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: «Переписка по финансово-хозяйственной деятельности» или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства».

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Годовые отчеты по финансово-хозяйственной деятельности ФСИН России» или «Полугодовые планы основных мероприятий УФСИН России по Курской области», или «Квартальные планы работ структурных подразделений УФСИН России по Омской области».

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

название территории, с которой связано содержание документов дела;

название учреждения или органа ФСИН России или других учреждений, органов и организаций, которым будут адресованы или от которых будут получены документы;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты только копии документов).

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию;

в) графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года;

г) графа 4 «Срок хранения дела, номера статей» заполняется по утвержденному руководителем 06.10.2000 Росархива Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, Перечню управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений и органов ФСИН России, утверждаемым приказом Минюста России, с указанием сроков хранения или указывается согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения;

д) графа 5 «Примечание» может включать сведения об уменьшенном сроке хранения отдельных документов в деле, названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

242. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

243. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Формирование номенклатурных дел

244. Исполненные документы в целях обеспечения их учета, сохранности и быстрого поиска формируются в дела.

Дело — совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и подшитых (помещенных) в отдельную обложку.

245. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в учреждениях и органах ФСИН России формируются децентрализованно, т.е. в ее структурных подразделениях.

Формирование дел осуществляется государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства, а также государственными служащими, работниками, ответственными за их ведение и сохранность, в структурных подразделениях.

Номер дела, в которое должен быть помещен документ, определяет руководитель структурного подразделения.

Документы постоянного и временного хранения формируются в разные дела. В дела помещаются только исполненные документы.

Документы, исполненные и направленные государственными служащими, работниками «В дело», группируются в дела текущего делопроизводства одного года, за исключением переходящих дел.

В дела объединяются документы одного вида или содержания (тематики) и срока хранения.

Сроки хранения дел, включенных в номенклатуру, определяются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

246. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, работнику, ответственному в структурном подразделении за обработку документов для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

247. Правила формирования дел:

а) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

б) запрещается помещать в одно дело: документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

в) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т.1», «т.2» и т.д.;

г) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности (входящие по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или их сочетании.

Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции имеют утверждающий гриф в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 2004 год должны быть отнесены к делам 2004 года, хотя они и составлены в 2005 году).

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Карточки лицевых счетов на выплату денежного содержания группируются в самостоятельные дела по годам заведения и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам, при этом на государственных служащих, работников дела формируются отдельно от дел осужденных, подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В структурных подразделениях дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающих шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Выдача дел другим подразделением или сторонним организациям производится с разрешения руководства подразделения делопроизводства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение № 58). Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях, в процессуальной форме, предусмотренной действующим законодательством, и производится с разрешения руководителя учреждения или органа ФСИН России с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о выдаче подлинного документа установленной формы.

248. Методическое руководство и контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет подразделение делопроизводства.

Оформление номенклатурных дел

249. Номенклатурные дела учреждений и органов ФСИН России оформляются (готовятся к хранению) подразделением делопроизводства и структурными подразделениями после завершения календарного года.

250. В зависимости от сроков хранения в учреждениях и органах ФСИН России оформление дела может быть полным и частичным. Полное оформление осуществляется для дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются частично. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

251. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

252. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации дела (наличие литерных номеров и пропущенных номеров и т.д.), номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены общей внутренней нумерацией дела.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

253. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного, временного (свыше 10 лет), учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные и т.д.), а также для учета дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 59), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

254. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование учреждения или органа ФСИН России и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего государственного архива.

Записи на обложке производят, как правило, черной тушью. Допускается оформлять обложки дел черными, фиолетовыми, синими чернилами или пастами. Разрешается наклеивать клеем ПВА белого цвета на обложку листы с черным машинописным текстом.

На обложках с приказами, протоколами заседаний коллегий и совещаний учреждений и органов ФСИН России проставляются номера и даты. Например:

1. Приказы по основной деятельности Управления исполнения наказаний по Орловской области за 2005 год с № 1 по № 165, т. 1 (состоит из 3-х томов).

2. Протоколы заседаний коллегии УФСИН России по Курской области за 2005 год с № 1 по № 15.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок и заголовок каждого тома (части).

Крайние даты оформляются на обложке дела следующим образом:

Заведено: 04.01.2005.

Окончено: 30.04.2005.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись «В деле имеются документы за ... год(ы)».

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительные документы, являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. В деле-журнале регистрации крайними датами являются даты первой и последней записи.

Крайними датами личного дела государственного служащего являются даты приказов о его приеме и увольнении.

Крайние даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты.

255. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов, опечатываются бумажной наклейкой с оттиском мастичной печати «Для пакетов» и заверяются лицом, оформляющим дела. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

256. Отдельные документы, имеющие большую историческую и иную ценность, а также личные документы, фотографии и т.п. вкладываются в конверты, которые затем подшиваются или подклеиваются в дело к последнему листу обложки.

257. Если текст документа слишком близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую подшивается документ. Аналогичным образом подшиваются и документы большого формата, хранящиеся в деле в сложенном виде.

258. Статистические таблицы, чертежи и другие документы большого формата с постоянным сроком хранения перед подшивкой в дело наклеиваются на марлю, холст или кальку.

259. Все подшитые в дело документы нумеруются полистно арабскими цифрами, простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Употребление чернил, пасты и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы дела, разделенного на самостоятельные разделы или тома, нумеруются по каждому разделу, тому отдельно (личные дела и т.п.).

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист любого формата, пришитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и пришитый за середину, нумеруется как два листа; если к листу подклеены одним краем другие документы, например, вставки текста, переводы и др., то они нумеруются отдельно; лист с наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются, причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Если вложение пронумеровать невозможно, например, личные документы, награды и др., их наличие оговаривается в листе-заверителе.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов, включая печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует (совпадает) порядковому расположению листов в деле.

260. Листы ознакомления с нормативными документами, листы с резолюциями руководства учреждения или органа ФСИН России подшиваются в дело вместе с указанными документами и нумеруются сквозной нумерацией.

В делах с приказами руководителя ФСИН России, имеющих литерные номера, во внутренней описи указывается их наличие. Например:

В деле имеются приказы за литерными номерами 200а, 217а, 217б и т.д.

261. Одновременно с делом заводится карточка (приложение № 60) учета выдачи документа (дела), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с делом сдается в архив. Карточка вносится в опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.

IX. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОТБОР ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ

262. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится в учреждениях и органах ФСИН России при подготовке номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.

263. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждениях и органах ФСИН России создаются экспертные комиссии, в центральном аппарате ФСИН России — Центральная экспертная комиссия ФСИН России (далее — ЦЭК ФСИН России).

264. Положение о ЦЭК ФСИН России согласовывается с Федеральным архивным агентством и утверждается приказом ФСИН России.

Положение об экспертной комиссии учреждения или органа ФСИН России утверждается приказом руководителя учреждения или органа ФСИН России.

265. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными служащими, работниками, ответственными за обработку документов, совместно с экспертными комиссиями.

268. Отбор документов для постоянного хранения и длительного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения номенклатуры дел учреждения или органа ФСИН России путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Их отбор к уничтожению проводится только после сверки с оригиналами и поглощающими документами. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

Запрещается производить отбор документов к уничтожению только на основании заголовков дел.

Произвольное сокращение установленных сроков хранения документов и дел не допускается.

При экспертизе ценности документов учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста не доступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению.

В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или протоколируются.

Уничтожение поврежденных документов постоянного хранения производится только с разрешения экспертной комиссии.

Документы, имеющие отметку «ЭПК» <1>, запрещается уничтожать без рассмотрения на заседании экспертно-проверочной комиссии государственного архива, даже в случае истечения у них срока хранения.

<1> Отметка «ЭПК» означает, что такие документы могут иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в архивах ФСИН России.

При экспертизе ценности документов, для которых установлен срок хранения с отметкой «ЭПК», учитывается, что эти документы могут иметь более длительный срок хранения. В процессе экспертизы ценности документов отметка «ЭПК» снимается и устанавливается конкретный срок хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, срок хранения данного дела устанавливается по документам, имеющим наибольшую ценность.

При отсутствии подлинников документов, имеющих постоянное или длительное хранение, вместо них отбираются их копии, которым экспертная комиссия устанавливает соответствующие сроки хранения.

В исключительных случаях (физическое уничтожение документов при пожаре и т.п.) при отсутствии подлинников и копий документов экспертная комиссия может определить на хранение черновики документа.

Готовят хранящиеся документы в структурных подразделениях, в том числе в подразделении делопроизводства, к проведению экспертизы ценности документов (передаче в архив, уничтожению, дальнейшему использованию и т.п.) государственные служащие, работники, отвечающие за ведение делопроизводства.

269. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу опись составляется отдельно, а также акты на уничтожение дел структурных подразделений (приложение № 15). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом учреждении или органе ФСИН России описи на дела постоянного и длительного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архив.

270. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

271. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, предназначенные для сдачи в архив, структурные подразделения передают по описям установленной формы (приложение № 61) в подразделение делопроизводства (кроме центрального аппарата ФСИН России) по истечении трех лет после завершения дел в делопроизводстве.

272. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

273. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает с руководителем подразделения делопроизводства и утверждает руководитель учреждения или органа ФСИН России (в центральном аппарате ФСИН России — руководитель структурного подразделения). Один экземпляр описи передается в архив вместе с делами, второй — остается в структурном подразделении.

274. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные с экспертной комиссией акты утверждаются заместителем руководителя учреждения или органа ФСИН России, курирующим подразделение делопроизводства, после утверждения Экспертно-проверочной комиссией соответствующего государственного архива описей дел постоянного хранения.

275. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего учреждения или органа ФСИН России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

276. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) документы учреждений и органов ФСИН России являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

277. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет подразделение делопроизводства, которое обеспечивает функционирование архива учреждения или органа ФСИН России.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

278. До передачи в архив номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и государственные служащие, работники, отвечающие за обработку документов, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

279. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив подразделением делопроизводства предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел учреждения или органа ФСИН России. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственный служащий, работник, ответственный за делопроизводство в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в подразделение делопроизводства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям номенклатуры дел, акту (приложение № 62).

При ликвидации учреждения или органа ФСИН России все его структурные подразделения по своим направлениям деятельности отбирают и готовят дела для уничтожения и передачи их на архивное хранение. Прием дел государственными служащими, работниками подразделения делопроизводства в данном случае осуществляется в присутствии государственного служащего, работника архива.

Все дела, в том числе ликвидированных учреждений и органов ФСИН России, до истечения сроков хранения, не подлежащие уничтожению, передаются в архивы по подчиненности, а при ликвидации учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России (до создания центрального архива ФСИН России) — в архив ФСИН России.

280. О сданных на хранение в архив, а также об уничтоженных делах, журналах, картотеках делаются отметки в журналах (приложения № 34, 35) с проставлением в них номеров сдаточных описей, архивных номеров или номеров и дат актов об уничтожении дел, журналов, картотек.

281. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному приказом учреждения или органа ФСИН России.

282. О выполнении графика передачи дел в архив, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре подразделение делопроизводства информирует служебной запиской курирующего заместителя руководителя учреждения или органа ФСИН России.

XI. УНИЧТОЖЕНИЕ ДЕЛ

283. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности.

284. Документы могут быть уничтожены только в том случае, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января текущего года, считая с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Отобранные и включенные в акт на уничтожение документы после их сверки членами экспертной комиссии хранятся до утверждения актов упакованными и опечатанными отдельно от других документов.

285. Непосредственно перед уничтожением экспертная комиссия обязана сверить уничтожаемые документы с записями в акте на уничтожение.

286. Акт о выделении дел к уничтожению составляется в соответствии с приложениями № 13, 14, 15, как правило, на дела всего учреждения или органа ФСИН России. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения.

Акт о выделении дел к уничтожению подписывается членами экспертной комиссии (в составе не менее трех человек) и утверждается руководителем учреждения или органа ФСИН России.

288. Вносить какие-либо исправления в актах на уничтожение не разрешается. В исключительных случаях внесенные в акт на уничтожение исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов экспертной комиссии.

289. Из дел, подлежащих уничтожению, могут быть изъяты отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы. В этом случае в акте указывается, какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также в какие новые дела и за какими номерами листов подшиты или зарегистрированы по журналам, карточкам текущего года. В журналах или карточках делается отметка о новом местонахождении документов. В акте на уничтожение указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению.

290. Дела временного срока хранения уничтожаются только после утверждения описей дел постоянного срока хранения. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями.

291. Если документы для уничтожения вывозятся за пределы здания учреждения или органа ФСИН России, то они должны быть уничтожены в этот же день.

292. Документы уничтожаются путем сжигания, расплавления, дробления, растворения или химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок. Уничтожение документов осуществляется с обязательным участием членов экспертной комиссии или экспертов, производивших отбор документов к уничтожению, с соблюдением установленных требований к документам с ограничительным грифом. Члены экспертной комиссии должны лично удостовериться в полном уничтожении документов.

293. После уничтожения документов государственные служащие, работники, выполнявшие эту работу, подтверждают факт уничтожения своими подписями в акте, а в журналах, карточках учета делаются отметки об уничтожении документов с указанием номера акта и даты его регистрации. Переписывать акты об уничтожении документов и выносить их к месту уничтожения запрещается.

294. Акты помещаются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Согласовано Руководитель Федерального архивного агентства В. П. Козлов «__» ________ 2006 г.

ПРИЛОЖЕНИЯ К ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 33, 86(5))

         территориальным органам ФСИН России, учреждениям,

              непосредственно подчиненным ФСИН России

    10  января                                                   10/1/1-157

от "--" ------ 2006 г.                                           ----------

        аппарат директора, Хрулева А.В., 982-19-64

Исполнитель --------------------------------------------------------------- (управление, фамилия, инициалы, телефон)

Разверстку составил ___________________________

Проверил ______________________________________ (начальник (зам.) управления)

Утвердил ______________________________________ (начальник аппарата директора)

<1> ФГУ — федеральное государственное учреждение.

<2> ФГОУ ВПО — федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования.

<3> ФГОУ СПО — федеральное государственное образовательное учреждение специального профессионального образования.

<4> ФГОУ ДПО — федеральное государственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования.

Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 33, 86(5))

Расчет-рассылка

       приказов, распоряжений по структурным подразделениям<br>
       ФСИН России, учреждениям, непосредственно подчиненным<br>
      ФСИН России, УФСИН России по Центральному федеральному<br>
                 округу, УФСИН России по г. Москве

от «__» ______________ 200 г. N ________

Исполнитель _______________________________________________________________ (управление, фамилия, инициалы, телефон)

Разверстку составил ___________________________

Утвердил ______________________________________ (начальник (зам.) управления)

Проверил ______________________________________ (начальник аппарата директора)

Герб России

             МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

              ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ПРИКАЗ

                              Москва

____________________ N ______________

Герб России

    МИНИСТЕРСТВО                                           МИНИСТЕРСТВО
   ВНУТРЕННИХ ДЕЛ                                             ЮСТИЦИИ
**РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ                                   РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**

ПРИКАЗ

                           N _____/_____

_______________________ Москва

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 34 (д))

Эмблема ФСИН России

              ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ
            ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

                          Нижний Новгород

____________________ N ______________

Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, в кавычки не заключается, точка в конце не ставится, выравнивается по тексту

    В  соответствии  с  приказом  Министерства юстиции Российской Федерации
от.........  N........... "О  чем?"  и на основании решения комиссии ГУФСИН

России по Нижегородской области приказываю:

1.  <a id="p101373"></a>Утвердить  и  ввести  в  действие с (число, месяц, год) прилагаемую

Инструкцию...

2. <a id="p101374"></a>Начальникам управлений, отделов, служб и самостоятельных отделений:
до 20 марта 2005 г. организовать изучение...;
представить  в  организационный  отдел  ГУФСИН  России по Нижегородской

области сведения:........................; разработать план...

3. <a id="p101375"></a>Отделу воспитательной работы с личным составом (Гуляев А.А.), отделу

кадров  (Рукин  М.К.)  и отделу юридической службы (Русских Ю.С.) до 25 мая
2005  г.  подготовить  и  представить  на  утверждение  Инструкцию  (полное

наименование).

4. <a id="p101376"></a>Отделу воспитательной работы с осужденными (Тарасов Ф.И.) обеспечить

выполнение...

5.  <a id="p101377"></a>Признать  утратившими  силу  пункт 5 Приказа ГУИН Минюста России по

Нижегородской области от 11 марта 1999 г. № 15 и Приказ ГУИН Минюста России по Нижегородской области от 20 мая 1999 г. № 98.

6.  <a id="p101378"></a>Контроль  за  исполнением приказа возложить на........ (указывается

должность, специальное звание, фамилия и инициалы).

Начальник специальное звание Инициалы, фамилия

Исп. тел.

Оборотная сторона последнего листа нормативного правового документа

Горохов Д.А. _____________________________

Воронин Б.Н. _____________________________

Петров В.С. ______________________________

Смирнов А.В. _____________________________

Отп. 2 экз. Дополнительно размножено и разослано ___ экз.

1 делопроизводственная служба

Приложение № 6 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 34 (е))

Герб России

             МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

              ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ПРИКАЗ

                              Москва

 23  апреля                                                              73
"--" ------ 2005 г.                                                    N --

О создании рабочей комиссии по приемке опытного образца установки по переработке соевого продукта

    В  соответствии  с  Программой  самообеспечения уголовно-исполнительной
системы  продовольствием  на  2005  год, утвержденной заместителем Министра
юстиции  Российской  Федерации  10  февраля  2005  г.  (далее - Программа),
Управлением  Федеральной службы исполнения наказаний (далее - УФСИН России)
по  Тульской  области  на  базе  предприятия учреждения УЮ-400/5 изготовлен

опытный образец установки по переработке соевого продукта.

Для приемки опытного образца и определения готовности предприятия учреждения УЮ-400/5 УФСИН России по Тульской области к работе по выполнению утвержденной программы приказываю:

1. Создать комиссию в составе согласно приложению.

   2. Комиссии приступить к работе по приемке опытного образца установки

по   переработке   соевого   продукта   в  учреждении  УЮ-400/5  Управления
Федеральной  службы исполнения наказаний по Тульской области 26 апреля 2005

г.

3.  <a id="p101391"></a>Результаты работы комиссии по приемке опытного образца и готовности

предприятия учреждения УЮ-400/5 к выполнению Программы оформить актом и представить на утверждение руководству ФСИН России до 10 мая 2005 г.

Директор Инициалы, фамилия

Исп. тел.

от 23 апреля 2005 г. № 73

Иванов В.В. -         начальник инспекции по сертификации продукции, охране
                      труда  и  экологии  УТАО   ФСИН   России,   полковник

                  внутренней службы (председатель);

Борисов Н.Н. — главный специалист отдела УТАО ФСИН России, полковник внутренней службы (заместитель председателя);

Новаков В.В. — главный инженер УФСИН России по Тульской области, полковник внутренней службы (секретарь);

Боровиковский В.Н. — начальник учреждения УЮ-400/5 УФСИН России по Тульской области, подполковник внутренней службы;

Наумовкин К.Ю. — заместитель начальника УФСИН России по Тульской области, полковник внутренней службы;

Федосов А.А. — главный специалист продовольственного отдела УРО ФСИН России, майор внутренней службы.

наказаний (п. 34 (ж))

Примечание. Лист согласования обязательно приобщается к первому экземпляру документа и вместе с ним подшивается в дело.

наказаний (п. 35 (9))

Акты (проверок и ревизий; приема-передачи зданий, законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы, уничтожения материальных ценностей и документов; передачи дел и должности; ликвидации организаций, учреждений, предприятий; по травматизму и другие).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и др.).

Заявки (на оборудование, тиражирование, изобретения и др.).

Заключения (служебных расследований, материалов служебных проверок).

Нормативы (расходы сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования и т.д.).

Номенклатуры заводимых в учреждениях и органах ФСИН России дел и должностей на лиц, допущенных к совершенно секретным и секретным работам и документам.

Описи на сдачу архивных дел.

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников ФСИН России с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; документов, образующихся в деятельности учреждений и органов ФСИН России с указанием сроков хранения и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажные; проектированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы учреждения, коллегии; научно-технического совета; ученого совета и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

Расценки (на производство работ).

Сметы (расходов учреждений и органов ФСИН России на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).

Стандарты (отраслевые).

Структура и штатная численность учреждения и органа ФСИН России (структурного подразделения).

Тарифные ставки.

Уставы, положения, инструкции, правила, наставления и другие нормативные правовые акты.

Герб России

             МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

              ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ПРИКАЗ

                              Москва

____________________ N ______________

О поощрении Сидорова И.И. и Титова А.И.

За многолетнюю безупречную службу, большой личный вклад в развитие и укрепление уголовно-исполнительной системы приказываю:

1. <a id="p101426"></a>Выдать денежную премию в размере оклада денежного содержания:

    СИДОРОВУ  Ивану Ивановичу, начальнику отдела организации и планирования
работы  медицинского  управления  Федеральной  службы исполнения наказаний,

подполковнику внутренней службы;

    ТИТОВУ  Алексею  Ивановичу,  заместителю начальника договорно-правового
отдела   правового  управления  Федеральной  службы  исполнения  наказаний,

подполковнику внутренней службы.

2.  <a id="p101427"></a>Выплату  премий произвести по подстатье экономической классификации

211 «Заработная плата».

Директор Инициалы, фамилия

Исп. тел.

наказаний (п. 38)

Герб России

             МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

              ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ПРИКАЗ

                              Москва

____________________ N ______________

О снятии взыскания с Иванова Н.Н.

Преамбула (за что было наложено взыскание, что сделано сотрудником за последнее время, его достижения и результаты). На основании изложенного приказываю:

Снять ранее наложенное взыскание

    выговор,  объявленный  приказом  ФСИН  России  от 07.03.2005 N 52-лс, с
Иванова   Николая   Николаевича,  заместителя  начальника  отдела  (какого)
управления  (какого)  Федеральной  службы  исполнения наказаний, полковника

внутренней службы.

Директор Инициалы, фамилия

Исп. тел.

наказаний (п. 44, 228)

Герб России

        МИНЮСТ РОССИИ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА            Начальнику режимно-секретного отдела
        ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ              аппарата директора ФСИН России
            (ФСИН России)                  полковнику внутренней службы

              ДИРЕКТОР                             И.О. Сидорову

Житная ул., 14, Москва, ГСП-1, 119991 тел.(495) 982 19 00 факс 982 19 30 __________ N ________________ На N ________________________

ПРЕДПИСАНИЕ

    Предлагаю  Вам совместно с начальником отдела по защите государственной
тайны   секретариата   подполковником   внутренней  службы  Ивановым  И.Ю.,
начальником  отделения  нормативных  документов  и  контроля подполковником
внутренней   службы   Сариковой   С.Н.,   инспектором   отдела   по  защите
государственной   тайны,   лейтенантом   внутренней  службы  Пулиной  Е.И.,
начальником  службы  по  организации  доставки  и обработки корреспонденции
младшим  лейтенантом  внутренней  службы Ворониной Г.И. проверить состояние
режима  секретности,  организацию  и  ведение секретного делопроизводства в
оперативном   управлении,  управлениях  следственных  изоляторах  и  тюрем,
инженерно-технического   обеспечения,   связи   и  вооружения,  организации

действий в особых условиях.

Срок: с 19 по 24 ноября 2005 г.

Государственный советник юстиции 1 класса Ю.И. Калинин

наказаний (п. 50)

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Заседание комиссии по ______________________

«» _____________ 20 г. N _______

Председатель — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова А.В. Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. <a id="p101447"></a>О разработке и принципах... Доклад заместителя начальника...

2. <a id="p101448"></a>О...

1.      <a id="p101449"></a>Слушали:
Грачев И.Б. - отчет прилагается
Соколов А.И. - текст доклада прилагается
Выступили:
Иванов  М.И. - краткая запись выступления, Петров Н.И. - краткая запись

выступления

Постановили:

1.1 Одобрить...

1.2. ...

2.      <a id="p101453"></a>Слушали:
Выступили:
Постановили:

Председатель наименование должности специальное звание Подпись С.С. Смирнов

Секретарь наименование должности специальное звание Подпись А.В. Антонова

наказаний (п. 58, 286)

УТВЕРЖДАЮ Начальник учреждения УХ-16/5 майор внутренней службы В.В. Петров «__» марта 2005 г.

Акт № 1 на уничтожение документов

    Комиссия  в  составе: начальника отдела кадров майора внутренней службы
Иевлева  И.И.  (председатель),  заместителя начальника отдела кадров майора

внутренней службы Боброва Б.П., начальника канцелярии прапорщика внутренней службы Смирновой И.А. отобрала к уничтожению утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности следующие документы:

Всего подлежит уничтожению два наименования документов в трех экземплярах.

Подписи:  майор внутренней службы                              И.И. Иевлев
          майор внутренней службы                              Б.П. Бобров
          прапорщик внутренней службы                         И.А. Смирнова

            1                                    27  февраля

Протокол N --- заседания экспертной комиссии от «--» ------- 2005 г. Правильность произведенных записей проверил начальник канцелярии ______________________________________ (И.А. Смирнова) Документы перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем _____________. «__» _________ 2005 г.

Члены комиссии: И.И. Иевлев Б.П. Бобров И.А. Смирнова

Отметки в учеты об уничтожении документов внес начальник канцелярии прапорщик внутренней службы И.А. Смирнова «__» ___________ 2005 г.

Примечание. Разрешается исключать из приложения № 13 графы 3 и 6, если в акте на уничтожение отсутствуют документы с грифом «Секретно» или «ДСП».

наказаний (п. 58, 286)

УТВЕРЖДАЮ Начальник УФСИН России по Калужской области полковник внутренней службы В.С. Сидоров 20 марта 2005 г.

АКТ № 2 на уничтожение нормативных правовых актов

    Комиссия   в  составе:  заместителя  начальника  отдела  кадров  майора
внутренней   службы  Исаева  И.И.  (председатель);  заместителя  начальника
финансового   отдела  майора  внутренней  службы  Бокова  В.П.,  начальника
юридической  службы  капитана  внутренней  службы  Орловой  Е.Б. отобрала к
уничтожению  утратившие  практическое  значение  и  не  имеющие  научной  и
исторической   ценности   следующие   нормативные  документы  и  их  лишние

экземпляры:

Всего подлежит уничтожению четыре наименования нормативных правовых документов в девяти экземплярах. 1 13 марта

Протокол N --- заседания экспертной комиссии от «--» ----- 2005 г.

       Подписи: Майор внутренней службы                         И.И. Исаев
                Майор внутренней службы                         В.П. Бокова
                Капитан внутренней службы                       Е.Б. Орлова

Правильность записей в акте с данными учета сверил начальник секретариата

                Лейтенант внутренней службы                     В.К. Седова

Нормативные  документы  и  издания перед уничтожением  с  записями  в  акте

сверили и полностью уничтожили путем сожжения 23 марта 2005 г.

Члены комиссии: Майор внутренней службы                         И.И. Исаев
                Майор внутренней службы                         В.П. Бокова
                Капитан внутренней службы                       Е.Б. Орлова

Отметки  в  журналы  учета  документов   об   уничтожении  документов  внес

начальник секретариата

            Лейтенант внутренней службы                     В.К. Седова

«28» марта 2005 г.

Примечания:

1. Разрешается исключать из приложения № 14 графы 3 и 7, если в акте на уничтожение отсутствуют документы с грифом «Секретно» или «ДСП».

2. При изъятии из акта на уничтожение какого-либо документа ниже подписей обязательно делается оговорка «Из акта изъят(ы) документ(ы) за порядковыми номерами _________ для их дальнейшего хранения или в целях служебной необходимости и т.п.».

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 58, 269, 286)

УТВЕРЖДАЮ Начальник учреждения ИК-1 УФСИН России по Рязанской области полковник внутренней службы В.С. Сидоров «20» марта 2005 г.

Акт № 3 на уничтожение дел

Учреждение ИК-1

                   (наименование подразделения)

                заместителя  начальника отдела кадров майора внутренней

Комиссия в составе: ------------------------------------------------------- службы Исаева И.И. (председатель); заместителя начальника финансового

отдела майора внутренней службы Бокова В.П., начальника юридической службы

капитана внутренней службы Орлова Е.Б., начальника секретариата лейтенанта

внутренней службы Седовой В.К., начальника органалитического отделения

майора внутренней службы Ворона Д.К.,

           (должность, звание и фамилия членов комиссии)

руководствуясь перечнем документов и сроками их хранения ______________

(наименование перечня, дата и номер приказа, которым он утвержден)

отобрала к уничтожению утратившие практическое значение и не имеющие научной и исторической ценности следующие дела:

                              два                               двух

Всего подлежит уничтожению ---------- наименований дел в ---------- (прописью) (прописью) томах.

1 Протокол N --- заседания экспертной 20 марта комиссии от «--» ----- 2005 г.

       Подписи: майор внутренней службы                         И.И. Исаев
                майор внутренней службы                         В.П. Боков
                майор внутренней службы                         Д.К. Ворон
                капитан внутренней службы                       Е.Б. Орлов
                лейтенант внутренней службы                     В.К. Седова

Правильность записей в акте с данными учета сверил начальник секретариата

            лейтенант внутренней службы                     В.К. Седова

                   (подпись, Ф.И.О., должность)

Дела перед уничтожением с записями в акте сверили и полностью уничтожили путем сожжения

 23  марта
"--" ----- 2006 г.

Члены комиссии: майор внутренней службы                         И.И. Исаев
                майор внутренней службы                         В.П. Боков
                майор внутренней службы                         Д.К. Ворон
                капитан внутренней службы                       Е.Б. Орлов
                лейтенант внутренней службы                     В.К. Седова

Отметки об уничтожении дел внес начальник секретариата

            лейтенант внутренней службы                     В.К. Седова

                   (подпись, Ф.И.О., должность)

«28» марта «--» ----- 2006 г.

Примечания:

1. По данному акту уничтожаются и журналы учета различных видов документов.

2. Если из уничтожаемых дел изымаются отдельные документы, то об этом в акте перед словами «Всего подлежит уничтожению» делается соответствующая отметка с указанием номеров дел и листов, в которые они вновь помещены.

Приложение № 16

наказаний (п. 65 (к))

Герб России

        МИНЮСТ РОССИИ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА             Начальникам УФСИН России по
        ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ            федеральным округам
            (ФСИН России)               Начальникам территориальных органов

                                    ФСИН России
          ДИРЕКТОР                  Начальникам учреждений,
                                    непосредственно подчиненных

Житная ул., 14, Москва, ГСП-1, 119991 ФСИН России тел.(495) 982-19-00 факс 982-19-30 __________ N ________________ На N ________________________

    Направляется  проект  инструкции по работе архивов в Федеральной службе
исполнения  наказаний  для изучения и обсуждения на предстоящем совещании с
начальниками  архивов  территориальных органов и образовательных учреждений

ФСИН России в г. Пскове.

Приложение: на ____ л.

Государственный советник юстиции 1 класса Ю.И. Калинин

Исп. тел.

наказаний (п. 74 (г))

ТЕЛЕГРАММА

                                            НАЧАЛЬНИКАМ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ
                                            ОРГАНОВ ФСИН РОССИИ
                                            НАЧАЛЬНИКАМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ
                                            УЧРЕЖДЕНИЙ ФСИН РОССИИ
                                            (ПО СПИСКУ)

БЛИЖАЙШИЕ ДНИ ОЖИДАЕТСЯ ШТОРМОВОЕ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ЮЖНЫХ РАЙОНАХ РОССИИ ПОЛОЖЕНИЕ ДЕЛ ДОКЛАДЫВАТЬ ЕЖЕДНЕВНО К 11 ЧАСАМ МОСКОВСКОГО ВРЕМЕНИ ТЕЛЕФОНУ 249-31-79 ВЕДОМСТВЕННАЯ АТС 50-79

№ 10/1- (ФАМИЛИЯ)

«23» октября 2006 г. Директор ФСИН России _____________________________________ (классный чин, инициалы, фамилия)

Исп. Симаков В.К. тел. 249-31-79

вн. 56-08

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 76)

ЖУРНАЛ N ________ учета принимаемых (передаваемых) телефонограмм в ________________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечания:

1. Предлагаемая форма предусматривает минимальный объем сведений, необходимых для учета и работы с данным видом документов.

2. Заполняется от руки.

3. При отсутствии технических возможностей изготовления журналов допускается ведение учета в не форменных журналах (книгах) с соблюдением всех указанных в бланке реквизитов.

4. В графе 9 указываются учреждения или органы ФСИН России, куда будет передана телефонограмма, номера их телефонов.

РЕЕСТР N _____ на передачу несекретной корреспонденции местному адресату, минуя спецсвязь (фельдсвязь)

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 80, 81 (12), 87)

РАЗНОСНАЯ КНИГА N _______ передаваемых пакетов (документов) в ________________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечания:

1. Разносная книга передаваемых пакетов (документов) заводится:

в подразделении делопроизводства для передачи пакетов (документов) в подчиненные учреждения или другие учреждения, организации и органы (в пределах населенного пункта), а также при необходимости и в структурные подразделения;

в структурных подразделениях, где ведется самостоятельное делопроизводство, для передачи своей корреспонденции в подразделение делопроизводства.

2. Роспись в получении заверяется мастичной печатью "Для пакетов" или штампом.

наказаний (п. 81 (1), 81 (4))

ПАКЕТНО-КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ N _______ в __________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечания:

1. Дата регистрации пакетов проставляется в начале каждого дня.

2. Журнал может вестись переходящим, при этом учет пакетов ежегодно ведется с начала года.

3. В графе 10 делается отметка о возврате документа за его входящим номером.

4. Количество пакетов в графе 3 ежедневно должно соответствовать их дневному итогу в графе 1.

в Федеральной службе исполнения наказаний п. 81 (1), 81 (4)

ЖУРНАЛ N ______ учета пакетов в __________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечание. Работник подразделения делопроизводства, принявший пакеты, обязан зарегистрировать их в журнале (приложение N 23).

наказаний (п. 81 (1), (3), 81 (4), 81 (12), 109, 112, 113)

ЖУРНАЛ N _______ учета входящих документов в ____________________________ (наименование учреждения или _______________________________________________ органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.

2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 10.

3. При отправке документа за его же входящим номером в графе "Примечание" проставляется номер реестра и дата отправки.

4. В графах 9 - 10 указываются номера экземпляров уничтоженных документов "ДСП".

5. После заполнения всех граф и окончания журнала (тома журнала) ниже последнего зарегистрированного документа делается итоговая запись: "Последняя запись о регистрации произведена за вх. N 500".

6. Разрешается совместно с несекретными в журнале вести учет документов "Для служебного пользования".

┌────────────────────────┬───────────┬────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Вх. N 11дсп             │Индекс 8/6 │  Гриф секретности для служебного   │
│                        │           │            пользования             │</pre>
├────────────────────────┴───────────┼─────────────────┬──────────────────┤
<pre class="legal-pre">│Вид и краткое содержание            │Количество листов│ N N экземпляров  │
│(секретные сведения не включать)    ├──────────┬──────┼──────────┬───────┤
│                                    │основного │прило-│основного │прило- │
│                                    │  док-та  │жения │  док-та  │жения  │</pre>
├────────────────────────────────────┼──────────┼──────┼──────────┼───────┤
│С просьбой разрешить получение      │    1     │  -   │    1     │   -   │
│------------------------------------├──────────┴──────┴──────────┴───────┤
<pre class="legal-pre">│средств связи                       │N  дела  (тома),  в  котором  подшит│
│------------------------------------│документ, и N N   листов,  N и  дата│
├────────────────────────────────────┤акта об уничтожении                 │
│                                    │                                    │
├────────────────────────────────────┤                                    │
│                                    │                                    │</pre>
├────────────────────┬───────────────┼───────────────────┬────────────────┤
│  от кого получен   │  N документа  │Основного документа│   Приложения   │
├────────────────────┼───────────────┼───────────────────┼────────────────┤
<pre class="legal-pre">│войсковая часть 6610│    3/10дсп    │    6/45, л. 17    │                │
│   г. Архангельск   │               ├───────────────────┴────────────────┤
│                    │               │               Дата:                │</pre>
├────────────────────┴───────────────┼───────────────────┬────────────────┤
<pre class="legal-pre">│               директору ФСИН       │    подписания     │   получения    │
│Кому адресован --------------       ├───────────────────┼────────────────┤
│России                              │    04.01.2006     │   22.01.2006   │
│------------------------------------│                   │                │
│____________________________________│                   │                │</pre>
└────────────────────────────────────┴───────────────────┴────────────────┘

наказаний (п. 81 (4))

1. Сообщения о заседаниях, совещаниях, занятиях.

2. Сводки и информации, принимаемые для сведения.

3. Рекламные издания, проспекты, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

4. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

5. Прейскуранты.

6. Печатные издания (книги, журналы, сборники, брошюры, газеты, бюллетени и т.д.).

7. Научные труды (статьи, монографии, отзывы, рефераты, авторефераты).

8. Планы работы структурных подразделений.

9. Бухгалтерские счета, извещения, авизо.

10. Справки о прохождении службы в УИС.

11. Справки на право получения льгот (платы за квартплату, телефон, электроэнергию и т.п.).

20. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

21. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.п.).

23. Командировочные и отпускные удостоверения.

24. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

25. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, сводные, в банк и т.д.).

27. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

28. Титульные списки.

31. Реестры (чеков, ведомственных поручений), представляемые в Центральный банк Российской Федерации.

33. Справки (льготные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований, на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

34. Заключения служебных расследований.

35. Заявления и рапорта (о командировках, отпусках, назначении, увольнении, болезни, поощрении личного состава, сдаче и вступлении в должность, выплате денежных сумм и т.д.).

37. Планы-календари.

38. Приходно-кассовые и расходно-кассовые ордеры.

39. Положения, правила, инструкции (если не утверждены приказом), прейскуранты, табели.

40. Докладные записки, справки.

41. Информационно-справочные и статистические материалы.

42. Должностные регламенты.

43. Графики, схемы, диаграммы.

44. Справочники, пособия, списки.

УТВЕРЖДАЮ Начальник учреждения УХ-16/2 полковник внутренней службы В.В. Петров «__» декабря 2006 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ учреждения УХ-16/2 на 2006 год

службы                   И.А. Смирнова    службы                 Н.Н. Седых
"__" ___________ 2006 г.                  "__" _________ 2006 г.

СОГЛАСОВАНО Начальник секретариата УФСИН России по Омской области майор внутренней службы В.А. Белов «__» ________ 2006 г.

(последний лист Номенклатуры дел)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______________ году в учреждении или органе ФСИН России

ПРИМЕРНЫЙ КЛАССИФИКАТОР индексирования документов

Начальник секретариата капитан внутренней службы В.Е. Иванов

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 81 (4), 81 (12), 91, 93, 94)

Журнал N _____ учета поступающих нормативных правовых актов в __________________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Для служебного пользования

  1дсп     22дсп        О       Минюст     7      15    3   Секрета-             1    15
                    нарушениях  России                      риат
                    законности                    16          Уч.      Реестр    1    16
         22.12.2005     в                                    256/1    N 14 от
                    Учреждении                    17          Уч.    05.02.2005  1    17
                     ОЕ-256/5                                256/2
                                                  18          Уч.                1    18

                                                         256/3
                                              19          Уч.                1    19
                                                         256/4
                                              20          Уч.                1    20
                                                         256/5
                                              21          Уч.                1    21
                                                         256/6

Несекретно ФСИН России

   111       54         О        ФСИН      6            3   Секрета-             1
                    заготовках  России                      риат
         01.11.2005 картофеля                                 Уч.      Реестр    1
                     и овощей                                256/1     N 6 от
                    в 2004 г.                                 Уч.    10.02.2005  1

                                                         256/2
                                                          Уч.                1
                                                         256/3
                                                          Уч.                1
                                                         256/4
                                                          Уч.                1
                                                         256/5

Примечания:

1. Все поступающие нормативные правовые акты независимо от грифа их секретности и органа издания регистрируются в одном журнале, но в разных разделах. Для этого каждому разделу отводится определенное количество страниц с учетом органа издания и грифа секретности.

2. Приказы и распоряжения регистрируются раздельно.

3. Учетный номер из графы 1 переносится на документ. Штамп ставится в правом нижнем углу первого листа документа, где указывается учетный номер, номер журнала, дата, подпись.

4. Поступившие нормативные правовые акты в текущем году за предыдущий год регистрируются в журнале учета поступающих приказов предыдущего года.

5. Журнал в зависимости от документооборота может вестись переходящим, при этом регистрация каждый календарный год начинается с первого номера.

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (к п. 81 (8))

КАРТОЧКА учета документов, передаваемых на доклад руководству учреждения или органа ФСИН России

Примечание. Вместо карточек может вестись журнал.

           ┌───────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">           │         Начальник Управления Федеральной          │
           │                 службы исполнения                 │
           │                     наказаний                     │
           │              по Ярославской области               │</pre>
           ├───────────────────────────────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">           │  В.И. Володину                                    │
           │  С.Д. Федоровой                                   │
           │  И.К. Крылову                                     │
           │                                                   │
           │  Прошу   до  25.05.2006  подготовить   необходимую│
           │информацию по данному вопросу                      │
           │                                                   │
           │          (личная подпись)            В.С. Орлов   │
           │                                                   │
           │ 10  мая                                           │
           │"--" --- 2006 г.                                   │
           │к вх. N 1025                                       │</pre>
           └───────────────────────────────────────────────────┘

к Инструкции по делопроизводству

Лист ознакомления с приказами(ом) _______________________

Примечание. Лист ознакомления заводится в том случае, когда необходимо ознакомить всех заместителей и руководителей служб учреждения или органа ФСИН России.

наказаний (п. 81 (12), 83 (2))

Журнал N _____ учета издаваемых нормативных документов в ____________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

     22        -     Об итогах  секрета-      1              8    секрета-               1            3/4-11   1/1-31 л.
   18.01.              работы     риат                            риат
    2005              комиссии

Приказы по личному составу

   1 л/с       -         О        отдел       5       2      2    секрета-      -        1      1        -     1/5 л.л.     -        -
   04.01.            назначении  кадров                           риат                                           1 - 2            Акт N 1
    2005                 на                                       отдел         -        1      -        -                         от
                     должность                                    кадров                                                         20.08.
                       майора                                     бух.          -        1      -        -                         2002
                     внутренней                                   УК-48/1       -        1      -        -
                       службы                                     УК-48/2       -        1      -        -

                  Иванова
                 И.И. и др.

   04 л/с   секретно     О        отдел       1      ед.     2    секрета-      1                                1/03
                     наложении   кадров                           риат                                         л. 7 - 8
                     взыскания  Васильева

                 на нач. ОК

  105 л/с     дсп        О      отдел по      2       1      1    секрета-      -        1      1        -
    дсп              наказании  работе с                          риат
   20.06.            майора в/с  личным
    2005               Попова   составом

                    В.А.

                                                  2             отдел       -        1      2        -     1/5 л.л.     -        -
                                                               кадров
                                                                                                              113

Примечания:

1. Все издаваемые приказы и распоряжения по их направлениям деятельности и грифу секретности регистрируются в раздельных журналах. При небольшом документообороте допускается их регистрация в одном журнале, но в разных разделах, при этом нумерация в каждом разделе ведется самостоятельно. В зависимости от грифа секретности (ограничения) впереди цифры добавляется «о» или «оо», а «для служебного пользования» после цифры — «ДСП».

2. К учетным номерам, в зависимости от направления деятельности приказа (по личному составу, суточные, по осужденным), после цифры добавляются буквенные индексы, например:

по личному составу (01-лс, 1-лс дсп) — 1-лс;

суточные (01-сч, 1-сч дсп) — 1-сч;

по осужденным — 1-ос.

3. Приказы по организации и проведению стрельб учитываются в разделе по основной деятельности.

4. Порядковый учетный номер в графе 1 является регистрационным номером, присваиваемым приказу (распоряжению), дата пишется ниже учетного номера.

5. Литерные (под буквами а, б, в и т.д.) номера в учетах не допускаются.

6. Графы 2, 6, 11 заполняются в зависимости от грифа секретности (ограничения).

7. Журнал в зависимости от документооборота может вестись переходящим, при этом регистрация каждый календарный год начинается с первого номера.

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 81 (12), 280)

ЖУРНАЛ N ______ учета журналов и картотек в __________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

----

    123с     Журнал учета    1      200   02.01.  31.12.     Крагин       5 л.
              исходящих                    2005    2005    06.01.2005     ст.
              секретных                                                  33.12

          документов

Примечания:

1. Журнал учитывается по номенклатуре дел.

2. Каждый том дела регистрируется за отдельным инвентарным номером.

3. В графах 5, 6 указываются крайние даты дел, книг, журналов, карточек, которые должны соответствовать записям на обложках этих документов.

4. Графы 9 и 11 заполняются при выбытии журнала, книги, картотеки, дела из учреждения и органа УИС (передачи в архив, уничтожении).

5. Графа 10 заполняется после сдачи в архив (порядковый номер журнала, картотеки в сдаточной описи является их архивным номером).

6. Если в журнале ведется совместный учет книг, журналов и законченных производством дел, то в графе 12 в необходимых случаях делаются записи о переформировании дел, изъятии отдельных листов, например: «Из дела изъяты документы постоянного хранения (листы 45 — 50, 85 — 95) и подшиты в дело, инв. № 154, стр. 128 — 144. Семенов».

7. При отправке журнала, дела в графе 12 указывается: куда, когда и за каким номером отправлен.

8. Количество карточек в графе 4 указывается по окончании делопроизводственного года.

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 81 (12), 93, 280)

ЖУРНАЛ N _____ учета законченных в делопроизводстве дел в __________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечания:

1. Журнал регистрируется в журнале формы № 43 (приложение № 34).

2. Графы 11, 13, 14 заполняются после сдачи дел на хранение в архив учреждения или органа ФСИН России или уничтожения.

3. Графа 12 заполняется после сдачи в архив (порядковый номер дела в сдаточной описи является его архивным номером).

4. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый его том регистрируется за отдельным номером. В графе 5 проставляется номер тома по номенклатуре дел.

5. В графе 15 в необходимых случаях делаются записи о переформировании дел, изъятии отдельных листов, например: «Из дела изъяты документы постоянного хранения (листы 45 — 50, 85 — 95) и подшиты в дело, инв. № 154, стр. 128 — 144. Семенов» или «Дело переформировано и взято на инвентарный номер...». Каждый конкретный случай выносится на заседания экспертной комиссии и оформляется протоколом.

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 81 (12), 83 (2), 111, 113)

ЖУРНАЛ N _____ учета исходящих документов __________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

4 января 2006 г.

    1/14       ФСИН     Сводные      -        -         1       1        1       4     436   Ершов    Демина     -       Ершов     Демина    13   1 - 4    -    Р. 10     -
              России    данные о                        1       1        1       4     2000  Секре-   20.01.             20.01.
              Москва    док-тах                                                              тариат    2005               2005

    4/15     ОМ-216/3   Запрос о    дсп       -         1       -        1       -      -    Волков   Демина     -       Волков    Демина    27     18     -    РК.27
     дсп                количес-                        1       -        1       -           Отдел    04.01.           04.01.2005
                          тве                                                                безопа-   2005
                        осужден-                                                             сности

                      ных,
                    освобож-
                   денных по
                    условно-
                    досроч-
                      ному
                    освобож-
                     дению

25 января 2006 г.

  29/6-147   в/ч 6610   Ответ на     -        -         1       -        1       -    11дсп  Егоров   Демина     -       Егоров    Демина    45     17     -    Р. 10
             Архан-     запрос о                                                              Отдел   25.01.           26.01.2005
             гельск     получении                                                             связи    2005

                    средств
                     связи

15 июня 2006 г.

    8/543      ГУВД    Запрос на     -        -         1       -        1       -      -     Попов   Демина     -       Попов     Демина    42     30     -    Р. 31
             г. Кеме-    личное                                                               Отдел   15.06.           15.06.2005
             рово         дело                                                               кадров    2005

                     Семина
                      В.И.

Примечания:

1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого рабочего дня.

2. Графы 4 и 5 заполняются при учете документов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законом тайну.

3. Разрешается совместно с несекретными документами вести в журнале учет документов «Для служебного пользования».

наказаний (п. 93)

Угловой штамп Адресат Учреждения

Перечень на отправку нормативных правовых актов

При этом направляются приказы и распоряжения (наименование органа издания):

Приказы: от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз.

Выписка из приказа от _______________ N _____________ на _______________ л.

Распоряжения: от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз. от ____________________ N __________________ в кол. __________________ экз.

Поправка к приказу N ______________ в кол. _______________________ экз.

Приложение к приказу N _________________ на ________________________ л.

Приложение N ___________ к приказу N ____________ в кол. _________ экз.

Отправитель _______________________________________________________________ (Ф.И.О., должность, специальное звание)

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 95)

ЖУРНАЛ N _______ регистрации договоров (соглашений) в __________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечания:

1. Журнал ведется переходящим, до его окончания.

2. Подпись лица других учреждений, организаций и органов, получивших документ, заверяется их печатью.

3. В журнале ведется учет всех договоров (соглашений), в том числе и вторых экземпляров, полученных от других учреждений, организаций и органов.

4. В том случае, когда экземпляр договора (соглашения) поступил из других учреждений, организаций и органов, регистрационный номер пишется через дробь, где в числителе учетный (порядковый) номер, за которым зарегистрирован поступивший документ, а в знаменателе учетный номер того учреждения, организации и органа, где он был зарегистрирован при заключении договора (соглашения).

Сведения о документообороте в ___________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения) за _____ квартал (год) 20__ г.

1. Состояние документооборота:

                     2. <a id="p101837"></a>СТАТИСТИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ
          к отчету _____________________________________
                    (учреждения или органа ФСИН России)
       о работе с обращениями граждан, а также подозреваемых
        и обвиняемых в совершении преступлений, осужденных
       за __________________________________________________

Пояснения.

1. <a id="p101871"></a>В графах  6  и  9  под распорядительными документами подразумеваются

приказы по основной деятельности и распоряжения, поступившие и изданные в учреждениях и органах ФСИН России.

2.    <a id="p101872"></a>При   подготовке   сводных   сведений   отделы   делопроизводства

территориальных  органов  ФСИН  России  к  своим  данным  прибавляют данные
подчиненных   учреждений,   а   отделы  делопроизводства  УФСИН  России  по
федеральным  округам  -  соответственно данные территориальных органов ФСИН

России.

3.   <a id="p101873"></a>Документы   вышестоящего   учреждения   или  органа  ФСИН  России,

размноженные в территориальном органе ФСИН России и направленные в подчиненные учреждения, учитывать по их ведомственной принадлежности.

Руководитель учреждения или органа ФСИН России специальное звание Инициалы и фамилия

«» ___________ 20 г.

исх. N _______

Приложение № 40 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения

       в __________________________________________________
          (наименование учреждения или органа ФСИН России,
                     структурного подразделения)

Примечания:

1. Резолюция руководителя учреждения или органа ФСИН России и отметки об исполнении записываются в графе 5 ниже текста.

2. При отправке документа по факсу в графе 2 указывается его исходящий номер.

Приложение N 41 к Инструкции по делопроизводству

          регистрации документов, отпечатанных в машбюро
       в __________________________________________________
          (наименование учреждения или органа ФСИН России,
                     структурного подразделения)

Примечание. Данный журнал предусмотрен для учета отпечатанных несекретных документов в учреждениях и органах ФСИН России, где имеются машбюро.

наказаний (п. 123)

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                             ЗАКАЗ N _______                             │
│              на выполнение копировально-множительных работ              │
│                                                                         │
│Управление,                                                              │
│                                                орг. отдел               │</pre>
│самостоятельный отдел (отдел) -------------------------------------------│
│                     Иванов С.Н.       31-15-26                          │
│Фамилия исполнителя ------------ тел. -----------------------------------│
│                           Протокол заседания коллегии от 15 февраля     │
│Полное наименование работы ----------------------------------------------│
│2005 г.                                                                  │
│-------------------------------------------------------------------------│
<pre class="legal-pre">│             8              15                                           │
│Оригинал на --- стр. Тираж ---- экз.                                     │
│                                            подготовки проектов док-тов, │</pre>
│Обоснование копирования: для вн. польз-ия, ------------------------------│
│доклада                                                                  │
│рук-ву, другое (указать) ________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│(нужное подчеркнуть)                                                     │
│                               с оборотом                  с уменьшением,│</pre>
│Исполнение: 1:1, без оборота, ------------, с увеличением, --------------│
<pre class="legal-pre">│брошюрой, степлирование (нужное подчеркнуть)                             │
│                       в течение дня                                     │
│Срочность исполнения: ---------------, срочно, весьма срочно (нужное     │
│подчеркнуть)                                                             │</pre>
│Обоснование срочности: __________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
<pre class="legal-pre">│                                                                         │
│Начальник (заместитель)                                                  │
│                                           подпись            Павлов     │</pre>
│Управления, самостоятельного отдела -------------------------------------│
<pre class="legal-pre">│                                                                         │
│                                  подпись                     Королева   │</pre>
│Начальник секретариата --------------------------------------------------│
<pre class="legal-pre">│                                                                         │
│ 21   января    05                                                       │
│"--" -------- 20-- г.                                                    │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Примечание. Заказы на выполнение копировально-множительных работ учитываются и нумеруются в журнале учета заказов (приложение № 43) и выдаются под роспись.

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 126)

ЖУРНАЛ N _____ учета заказов в _____________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечание. Порядковый номер по журналу является учетным номером наряда.

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 127)

ЖУРНАЛ N _______ учета копируемых документов в ___________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечание. Журнал по окончании делопроизводственного года закрывается и с начала года заводится новый.

Приложение N 45 к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 127)

ЖУРНАЛ N ____ учета копируемых документов учета выполняемых в типографии работ __________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечание. В том случае, когда выполненный заказ рассылается, в графе 19 указываются номера реестров или исходящих документов.

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 138)

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│                                               15.03.2005                │
│                              Срок исполнения -------------              │
│                                                  20.03. 2005            │
│                              Данные о продлении -------------           │
│                              (подпись лица, продлившего срок исполнения)│
│                                                                         │
│                          КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА                           │
│                                                                         │
│                164       22.01.2002                                     │
│Вх. N документа --- Дата ------------                                    │
│                   Власов Н.В.                              35-41        │</pre>
│Исполнитель -------------------------------------------------------------│
<pre class="legal-pre">│                              (фамилия, N телефона)                      │
│                                  отдел капитального строительства       │</pre>
│Управление (отдел, отделение) -------------------------------------------│
│                                                                         │
├────────────────────────────┬─────────────────┬──────────────────────────┤
<pre class="legal-pre">│      Вид документа,        │     Исх. N      │           Дата           │
│      откуда поступил       │                 │                          │</pre>
├────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────┬────────────┤
<pre class="legal-pre">│     письмо ФСИН России     │   10/17-218     │ подписания  │ получения  │
│                            │                 ├─────────────┼────────────┤
│                            │                 │ 10.01.2005  │ 22.01.2005 │</pre>
├────────────────────────────┴─────────────────┴─────────────┴────────────┤
│                    О передаче объектов в муниципальную собственность    │
│Краткое содержание: -----------------------------------------------------│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│                         Прошу рассмотреть и доложить предложения        │
│Резолюция руководителя: -------------------------------------------------│
│_________________________________________________________________________│
│_________________________________________________________________________│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

(Оборотная сторона контрольной карточки)

Примечания.

1. Контрольная карточка изготавливается, как правило, типографским способом, размером 10,5 x 15,1 см.

2. При электронной системе учета применяется электронный вариант учета.

(Лицевая сторона карточки)

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┬ ─ ─┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐
<pre class="legal-pre">                                                 │    │ ┌─┬─┬─┐
│                                                │ 01 │ │ │ │ │           │
                                                 │    │ └─┴─┴─┘
│           АЛФАВИТНАЯ УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА          │    │ ┌─┐               │
                                                 │    │ │2│
│                                                │    │ └─┘               │
                                                 │    │ Кодовая часть</pre>
├────────────────────────────────────────────────┼────┼───────────────────┤
<pre class="legal-pre"> Фамилия ________________________________________│    │
│Имя, отчество __________________________________│    │ ┌─┬─┐             │</pre>
 ________________________________________________│ 02 │ │ │ │
<pre class="legal-pre">│Адрес ________________│Код службы               │    │ ├─┼─┼─┬─┬─┐       │
 ______________________│Регистрационный N ____   │ 03 │ │ │ │ │ │ │
│______________________│Код субъекта Российской  │    │ ├─┼─┼─┼─┼─┼─┬─┬─┐ │
                       │Федерации                │ 04 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
│Дата поступления _____│Поступило из организации │    │ ├─┼─┼─┴─┴─┴─┴─┴─┘ │</pre>
 Исх. N _______________│_________________________│ 05 │ │ │ │
<pre class="legal-pre">│                      │                         │    │ └─┴─┘             │
                       │                         │    │ ┌─┬─┐
│Дата документа _______ От кого _________________│ 06 │ │ │ │             │
 Впервые - 0, повторно - 1 ______________________│    │ ├─┼─┘
│поступило из отраслевой службы: да - 1, нет - 0 │ 07 │ │ │               │
 ________________________________________________│    │ └─┘
│Дата документа _________________________________│    │ ┌─┬─┬─┬─┐         │</pre>
 Исх. N _________________________________________│ 08 │ │ │ │ │ │
│Краткое содержание _____________________________│    │ └─┴─┴─┴─┘         │
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┴ ─ ─┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

(Оборотная сторона карточки)

Отметка об исполнении Тел. N

Основной документ ________________________ лист. Приложение

Примечание. Ведется при карточной системе учета и применяется только во ФСИН России.

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 156)

ЖУРНАЛ N ____ учета предложений, заявлений и жалоб граждан в __________________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

Примечания.

1. Журнал регистрируется в подразделении делопроизводства в журнале учета журналов (форма N 43).

2. Ведется при журнальной системе учета.

3. Учет поступающих жалоб (обращений) граждан производится в алфавитном порядке, при этом алфавитная буква на жалобе (обращении) ставится впереди учетного номера, например: Д-12, А-8 и т.д.

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 156)

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА ОБРАЩЕНИЯ (автоматизированная система учета)

├────────────────────────────────────────────────┬────┬───────────────────┤
<pre class="legal-pre">                                                 │    │           ┌─┬─┬─┐
│                                                │    │           │ │ │ │ │
                                                 │    │           └─┴─┴─┘
│       КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА НА ОБРАЩЕНИЕ        │    │ ┌─┐               │</pre>
                                                 │ 01 │ │3│
<pre class="legal-pre">│                                                │    │ └─┘               │
                   Срок исполнения               │    │ Кодовая часть</pre>
├────────────────────────────────────────────────┼────┼───────────────────┤
<pre class="legal-pre"> Фамилия ________________________________________│    │
│И.О. ___________________________________________│    │                   │
 ________________________________________________│    │ ┌─┬─┐
│Адрес ________________│Код службы               │ 02 │ │ │ │             │
 ______________________│                         │    │ ├─┼─┼─┬─┬─┐
│                      │Регистрационный N        │ 03 │ │ │ │ │ │ │       │
                       │                         │    │ └─┴─┴─┴─┴─┘
│                                                │    │                   │
 Дата поступления _______________________________│    │
│Поступило из организации _______________________│    │                   │
 Дата документа _________________________________│    │
│Исх. N _________________________________________│    │                   │
 Краткое содержание _____________________________│    │</pre>
└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┴ ─ ─┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

Отметка об исполнении ___________________________________________________

Дело N _______________________, стр. ____________

Приложение № 51

Контрольная карта (автоматизированная система учета)

Рег. N

Дата

№ карточки

Лицо, рассматривающее документ

Адресант

Заявитель Адрес Телефон Содержание обращения

Резолюция

Срок исполнения

Результат рассмотрения ____________________________________________________

Исполнитель: _______________________________ Телефон ______________________

Подпись руководителя: ____________ Ф.И.О _________________ Дата ___________

Приложение № 52 к Инструкции по делопроизводству

                         учета посетителей
       в __________________________________________________
          (наименование учреждения или органа ФСИН России)

Примечание. Журнал регистрируется в делопроизводственной службе в журнале учета журналов (форма № 43) и заводится ежегодно.

КАРТОЧКА УЧЕТА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

                                Воронин

                           Сергей Сергеевич

              г. Иркутск, ул. Пржевальского, д. 7, кв. 13

                       О переводе сына в другое учреждение УИС

Отметка о результатах приема и кто производил прием _____________________

в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 213)

ЖУРНАЛ N ___ учета печатей и штампов в ______________________________________________ (наименование учреждения или органа ФСИН России, структурного подразделения)

                   "..."         в названии
                                (приказ ФСИН
                                России ...)
                             заявка от ... 2005
                                 исх. N ...

                   "..."

 23   бухгалтерия  металлическая      В связи        (─────)    инспектор      роспись

| печать "Для с заменой, исх. N опечатывания N 33" |  | м-р в/с дата К.Д. Лосева |

| --- | --- | --- |

Примечания:

1. Журнал ведется в делопроизводственной службе работником, ответственным за учет и хранение печатей и штампов.

2. В графе 3 указывается полное название печати и штампа.

3. В журнале могут регистрироваться печати и штампы подчиненных учреждений и органов ФСИН России (если они изготавливаются вышестоящим учреждением или органом ФСИН России) с последующей их передачей. В этом случае делается отметка в графе 9 (куда выбыли печати и штампы, за каким исходящим номером).

4. Журналу проставляется ограничительная пометка «Для служебного пользования».

5. Журнал ведется переходящим до его окончания.

Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы, по травматизму, на выбраковку животных и т.п.).

Аттестаты (вещевые, финансовые и другие).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денег, ведение дела в суде и т.п.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.).

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.п.).

Заявления и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

Заключения служебных расследований по травматизму, связанные с гибелью людей и животных и т.п., или направляемые в другие ведомства.

Исполнительные листы.

Индивидуальные карточки по вещевому аттестату.

Контракты (о службе в УИС, об оформлении допуска к государственной тайне).

Копии документов, требующих заверения.

Командировочные и отпускные удостоверения.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные, сводные, в банк и т.д.).

Протоколы (согласования планов поставок, выдвижения народных заседателей и т.д.).

Реестры (чеков, ведомственных поручений, представляемые в Центральный банк Российской Федерации).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

Сметы расходов.

Справки (архивные, льготные, о выплате страховых сумм, расчет на пенсию, об использовании бюджетных ассигнований, на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Титульные списки.

Уставы учреждений и органов ФСИН России.

Штатные расписания учреждений и органов ФСИН России и изменения к ним.

Приложение № 56

к Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе исполнения наказаний (п. 227)