Приказ Госкомэкологии РФ от 20.03.1998 № 164

«Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды»

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ОХРАНЕ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

ПРИКАЗ

от 20 марта 1998 г. № 164

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ КОМИТЕТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ОХРАНЕ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по ведению делопроизводства в Государственном комитете Российской Федерации по охране окружающей среды.

2. Начальникам управлений и отделов Госкомэкологии России ознакомить с Инструкцией всех сотрудников и обеспечить ее строгое выполнение.

3. Управлению организационно — административного обеспечения (Зеленева) осуществлять контроль за выполнением Инструкции в управлениях и отделах Госкомэкологии России, оказывать им методическую и практическую помощь в организации работы с документами.

4. Считать утратившим силу Приказ Минприроды России от 1 октября 1993 г. № 193 «Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства охраны окружающей среды и природных ресурсов Российской Федерации».

Председатель В. И. Данилов — ДАНИЛЬЯН

Утверждаю Председатель Государственного комитета Российской Федерации по охране окружающей среды В. И. Данилов — ДАНИЛЬЯН 19 марта 1998 года

Согласовано Заместитель Руководителя Федеральной архивной службы России В. А. Еремченко 19 марта 1998 года

ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ КОМИТЕТЕ РФ ПО ОХРАНЕ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана на основе «Типовой инструкции по ведению делопроизводства в министерствах и ведомствах Российской Федерации», утвержденной Росархивом при Правительстве Российской Федерации 6 июля 1992 г. во исполнение распоряжения Правительства от 24 июня 1992 г. № 1118-р, и в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 1995 г. № 778.

1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Госкомэкологии России <*> устанавливает единые правила по подготовке, оформлению, учету и хранению, обращению документов и по осуществлению контроля в центральном аппарате Госкомитета. Раздел «Контроль исполнения документов» изложен с учетом Указа Президента Российской Федерации от 6 ноября 1996 г. № 1536 «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации», в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации от 2 августа 1995 г. № 778, «Рекомендаций по осуществлению упреждающего контроля за исполнением поручений Президента Российской Федерации» Главного контрольного управления Президента Российской Федерации от 5 марта 1997 г. № АВ-2.1-717, «Положением об организации контроля за исполнением документов и поручений руководства Госкомэкологии России», утвержденным Председателем 05.05.97 № 201.

<*> Далее в тексте настоящей Инструкции вместо Госкомэкология России — Госкомитет.

Порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан, организации их личного приема в Госкомитете действует в соответствии с Инструкцией, утвержденной Первым заместителем Председателя Госкомэкологии России 6 января 1997 г. Требования к изготовлению и использованию бланков документов и их оформлению, печатей, штампов определен в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно — распорядительной документации», введенным в действие Постановлением Госстандарта России 31 июня 1997 г. № 273.

1.3. Документы (положение, решение, приказ, протокол, инструкция, акт, справка, обзор, сводка, план, доклад, объяснительная записка, письмо, телеграмма, список, перечень и др.) <*> министерств, ведомств, других государственных учреждений и организаций являются собственностью государства, включаются в имущество организаций, и вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации, нормативно — методическими документами Федеральной архивной службы Российской Федерации, уставами и положениями организаций.

<*> Перечень документов, создающихся в процессе деятельности Госкомитета.

1.4. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Госкомитета единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на Управление организационно — административного обеспечения. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение единых правил и порядка работы с документами возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Работники структурных подразделений Госкомитета несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в Управление организационно — административного обеспечения. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Госкомитета или структурных подразделений.

1.5. Внутренняя переписка между структурными подразделениями не допускается. Ведение переписки с учреждениями и организациями от имени Госкомитета осуществляется Председателем, заместителями Председателя и членами коллегии Госкомитета. Ведение переписки с руководителями министерств и ведомств осуществляется Председателем и его заместителями. Руководители структурных подразделений ведут переписку с учреждениями, предприятиями министерств и ведомств по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей.

1.6. Выполнение правил, определенных настоящей Инструкцией, обязательно для всех работников Госкомитета. С ее требованиями работником, ответственным за ведение делопроизводства соответствующего структурного подразделения, под расписку должен быть ознакомлен каждый сотрудник.

1.7. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику для их своевременного исполнения.

1.8. Порядок работы с секретными документами, со служебной информацией ограниченного распространения, с письмами, заявлениями и обращениями граждан определяется специальными инструкциями.

2. Документация Госкомитета

2.1. Деятельность Госкомитета обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Госкомитета, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между Госкомитетом и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

2.2. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией Госкомэкология России издает следующие распорядительные документы:

• приказы;
• инструкции.

3. Правила составления и оформления служебных документов

3.1 Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации — автора; название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

3.2 Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения <*>.

<*> Расположение реквизитов на бланках должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно — распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В Госкомэкологии России применяются следующие бланки: приказ Госкомитета; протокол заседаний коллегии Госкомитета; решение коллегии Госкомитета; служебное письмо Госкомитета; служебное письмо Председателя Госкомэкологии России; служебное письмо Первого заместителя Председателя Госкомэкологии России. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов — A3 (297 x 420 мм), A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм). Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

3.3 Оформление реквизитов документов

3.3.1 Изображение Государственного герба

Изображение Государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и письма.

3.3.2 Наименование организации — автора документа

Наименование Госкомитета указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным наименованием.

3.3.3 Название документа

Название документа должно соответствовать компетенции Госкомитета, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы), издаются с соответствующим названием (приказы). Совместные распорядительные документы организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

3.3.4 Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 03.02.91. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно — цифровой способ оформления дат: 3 февраля 1992 года.

3.3.5 Подпись документа

Документы, направляемые Госкомитетом в вышестоящие органы власти и управления, подписываются руководителем, а при его отсутствии — заместителями по поручению руководителя. Документы, направляемые другим организациям от имени Госкомитета, подписываются руководителем или его заместителями. Документы, направляемые подведомственным организациям, подписываются руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений Госкомитета в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка <*>.

<*> В документах, оформленных не на бланках, наименование организации в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности.

Например: заместитель Председателя подпись А.М. Амирханов. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.6 Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри организации (подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями). Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Госкомитете, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений коллегиальных органов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО: Заместитель Председателя Госкомэкологии России

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

30.03.96 Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО: Протокол заседания (наименование коллегиального органа)

30.03.96 № 1

СОГЛАСОВАНО: Письмо Росархива

30.12.96 № 02-15/1247-Т

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности: с подведомственными Госкомитету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; с общественными организациями — в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

3.3.7 Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителями Госкомитета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Грифы утверждения оформляются следующим образом:

                                                    УТВЕРЖДАЮ:
                                   Председатель Госкомэкологии
                                                        России

                                               _______  __________
                                               (личная  (инициалы,
                                               подпись)   фамилия)

                                           00.00.00

                                                           или

                                                   УТВЕРЖДЕНО:
                                  Приказ Госкомэкологии России

00.00.00 N ________

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом, например, на уставах, актах, титульных списках, банковских документах, командировочных удостоверениях, доверенностях, договорах и др.

3.3.8 Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже. Например:

                                  Министерство культуры
                                  Российской Федерации
                                  Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

                                  Министерство образования
                                  Российской Федерации
                                  Управление делами
                                  Ведущему специалисту
                                  Петрову А.И.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                  Генеральному директору
                                  объединения "Агропром"
                                  Иванову И.И.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно. Например:

                                  Начальникам финансовых
                                  отделов организаций
                                  Госкомэкологии России

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например:

                                  Редакция журнала
                                  "Новый мир"
                                  103806, ГСП, Москва, К-6,
                                  Малый Путниковский пер., 1/2

Документ не должен содержать более четырех адресатов; каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

3.3.9 Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.10 Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Приложения:

1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение к Приказу Госкомэкологии России

10.04.93 № 30

4. Подготовка отдельных видов документов

4.1 Подготовка материалов к заседаниям коллегии Госкомитета

Подготовку материалов и представление их в установленный срок для рассмотрения на заседаниях коллегии Госкомитета обеспечивают руководители соответствующих структурных подразделений в соответствии с утвержденными планами работы коллегии. Материалы, подготовленные к рассмотрению, должны содержать: справку, объемом не более 5 страниц, с четким изложением существа вопроса, конкретных выводов и предложений по его решению; проект решения коллегии, завизированный руководителями заинтересованных структурных подразделений и зам. Председателя, ответственным за подготовку вопроса; необходимые справочные материалы; список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием Ф.И.О. (полностью), места работы и занимаемой должности, подписанный руководителем подразделения и завизированный зам. Председателя. Материалы к заседаниям коллегии, предварительно рассмотренные соответствующим заместителем Председателя, представляются в аппарат руководства не позднее чем за 10 дней до их обсуждения. Контроль за своевременной подготовкой материалов к рассмотрению на заседаниях коллегии, оформление и направление протоколов заседаний, выписок из них заинтересованным министерствам, ведомствам и другим организациям, а также структурным подразделениям Госкомитета осуществляет аппарат руководства. Рассылка указанных документов производится по списку, подписанному руководителем структурного подразделения. Заседания коллегии оформляются протоколом. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. Протоколы заседаний у заместителей Председателя подготавливаются, оформляются и печатаются в соответствующих секретариатах заместителей Председателя.

4.2 Подготовка приказов Госкомитета

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями Госкомитета по поручению руководства или по собственной инициативе. Приказы издаются за подписью Председателя, а в случае его отсутствия — за подписью Первого заместителя Председателя либо заместителя Председателя, исполняющего его обязанности. Проекты приказов должны иметь заголовок, быть тщательно отредактированы исполнителями и завизированы начальниками структурных подразделений, которым даются поручения, Управлением кадров и правового обеспечения, Управлением организационно — административного обеспечения и соответствующим заместителем Председателя. Визы проставляются на обороте первого экземпляра. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ правительства, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного министерства. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящего органа должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство Госкомитета не установило иной срок. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом. Проекты приказов представляются на подпись Председателю начальником Управления кадров и правового обеспечения, который несет ответственность за правильность их оформления. Приложения к приказам Госкомитета подписываются начальниками соответствующих структурных подразделений. Одновременно с проектами приказов представляется расчет рассылки по установленной форме, подписанный руководителем структурного подразделения, а также перечень актов, подлежащих дополнению, изменению или признанию утратившими силу. В Управление организационно — административного обеспечения проекты приказов представляются лично ответственным исполнителем после согласования со всеми заинтересованными подразделениями центрального аппарата Госкомитета. Оформление и представление приказов, устанавливающих правовой статус организаций, имеющих межведомственный характер, подлежит государственной регистрации в Минюсте России и осуществляется Управлением кадров и правового обеспечения не позднее 5-ти дней со дня их подписания (утверждения). После подписи подлинники приказов направляются для регистрации в Управление организационно — административного обеспечения. Подлинники приказов (кроме приказов о приеме и увольнении сотрудников) формируются и хранятся в Управлении организационно — административного обеспечения. Приказы о приеме и увольнении сотрудников регистрируются в Управлении кадров и правового обеспечения, нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года, и к их номерам через дефис добавляется буква «к».

4.3 Порядок подготовки предложений для внесения в высшие законодательные и исполнительные органы власти

Порядок подготовки документов в высшие законодательные и исполнительные органы власти определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 августа 1995 г. № 778. Предложения для внесения в высшие законодательные и исполнительные органы власти — проекты постановлений и распоряжений, доклады по решению важнейших вопросов, связанные с выполнением задач, возложенных на Госкомэкологию России, готовятся структурными подразделениями Госкомитета в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Предложения для внесения в высшие законодательные и исполнительные органы власти подписываются Председателем, а в случае его отсутствия — Первым заместителем Председателя. Проекты документов, подготовленные структурными подразделениями для внесения в высшие законодательные и исполнительные органы власти, подлежат согласованию с должностными лицами и визируются ими. Виза включает в себя личную подпись, при необходимости его должность, расшифровку подписи и дату согласования. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа в нижней его части. Проекты документов визируются:

• руководителями структурных подразделений или лицами, их замещающими, которые представили проект и которым в документе предусматриваются задания или поручения;
• исполнителем документа и руководителями соответствующих подразделений, к сфере которых относятся затрагиваемые проектом вопросы;
• должностными лицами Управления кадров и правового обеспечения;
• начальником Управления организационно — административного обеспечения;
• заместителем Председателя, курирующим данную проблему. Проекты документов, для внесения в высшие законодательные и исполнительные органы власти, передаются исполнителем в Управление организационно — административного обеспечения для доклада начальнику аппарата руководства. Проекты решений Правительства Российской Федерации и иных актов, имеющих нормативный характер, должны быть согласованы с Управлением кадров и правового обеспечения. Одновременно с проектом письма, постановления или распоряжения правительства, согласованными с заинтересованными организациями и Минюстом России, в Управление организационно — административного обеспечения представляются: подлинники документов, по которым даны поручения руководством Госкомитета (поручения правительства, письма министерств, ведомств, докладные записки и пр.); пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты и обоснования; при наличии разногласий по проекту решения — протокол совещания по обсуждению проекта с заинтересованными организациями с целью поиска взаимоприемлемого решения с перечнем разногласий и подлинники замечаний, подписанные руководителями соответствующих органов и организаций. Если подготавливаемое решение правительством влечет за собой изменения и дополнения других решений правительства, эти изменения или дополнения включаются в проект решения. При внесении в правительство предложений, требующих принятия федерального закона или решения Президента Российской Федерации, одновременно должны представляться также проекты соответствующих актов и необходимые документы к ним. Проекты указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, вносятся с приложением к представляемому проекту указа, распоряжения Президента Российской Федерации соответствующих связанных с ним проектов постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации. Проекты указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающие принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации, после их согласования в установленном порядке с заинтересованными органами государственной власти подлежат обязательному согласованию в Правительстве Российской Федерации. Подготовка проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации в соответствии с поручениями Президента Российской Федерации осуществляется в установленные сроки. После проработки документов все материалы представляются начальником Управления организационно — административного обеспечения к докладу Председателю. Контроль за соблюдением структурными подразделениями требований, предъявляемых к проектам предложений для внесения в высшие законодательные и исполнительные органы власти, осуществляется Управлением организационно — административного обеспечения.

4.4 Оформление и отправка телеграмм (телетайпограмм)

Телеграммы (телетайпограммы) из Госкомэкологии России должны направляться только по срочным служебным вопросам. Текст должен быть кратким и четким, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев и исправлений, через два интервала, прописными буквами, на одной стороне листа. Право подписи телеграмм имеют Председатель, его заместители, начальники структурных подразделений. Проекты телеграмм до представления их на подпись руководству визируются исполнителем на втором экземпляре. Подписанные телеграммы вместе с копией и указателем рассылки передаются специалистами структурных подразделений работнику телетайпа для передачи их в режиме оперативного сообщения. После передачи телеграмм подлинные экземпляры работником телетайпа подшиваются в дело, а на копиях проставляется дата, время отправки, номер и передается в структурные подразделения для учета и формирования дел.

4.5 Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи и т.д.) и прием этой информации в виде копии — называемую факсом. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа подлинника (письмо, протокол и т.д.). Отправляемые документы должны быть напечатаны четким контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью контрастными чернилами. Оформленные документы передаются специалистами структурных подразделений работнику, отвечающему за работу факсимильного аппарата. Он регистрирует в специальном журнале все передаваемые документы, направляемые в различные министерства и ведомства.

5. Порядок обработки, прохождения и исполнения входящих документов

Вся корреспонденция, поступающая в Госкомитет, принимается общим отделом Управления организационно — административного обеспечения. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов и правильность адресования и наличие вложенных документов. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. При обнаружении отсутствия в конверте документа или приложения к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. Все поступившее документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые, согласно Перечню (Приложение № 1). Корреспонденция, адресованная в Госкомитет без указания конкретного адресата, регистрируется в Управлении организационно — административного обеспечения. Корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Госкомитета, а также корреспонденция с пометкой «лично» не вскрывается и направляется непосредственно адресатам. Корреспонденция, поступающая из-за рубежа на иностранном языке, направляется в Управление международного сотрудничества, где после перевода регистрируется и направляется адресатам. В случае, если документ адресован руководству Госкомитета (Председателю или его заместителям), документ вместе с переводом направляется на регистрацию в Управление организационно — административного обеспечения.

5.1 Регистрация документов

Для регистрации входящих документов применяются регистрационные карточки установленного образца. Входящий номер документа состоит из цифрового индекса входящей корреспонденции и порядкового номера документа (Приложение № 2). Если поступивший документ является ответом на запрос или в нем есть ссылка на предыдущие документы, то при его регистрации необходимо в регистрационной карточке указать номер и дату предыдущего документа, фамилии исполнителей и структурное подразделение. Регистрация корреспонденции, поступающей в адрес структурных подразделений, производится лицами, ответственными за ведение делопроизводства в подразделениях Госкомитета. Полученная экспедицией корреспонденция забирается работниками делопроизводства структурных подразделений, а также секретариатами заместителей Председателя регулярно в течение дня, срочная корреспонденция по вызову сотрудником Управления организационно — административного обеспечения — незамедлительно, под расписку с указанием даты и времени. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится только через Управление организационно — административного обеспечения. Корреспонденция «ДСП» передается во все структурные подразделения под расписку, ее учет ведется в отдельной картотеке.

5.2 Порядок обработки документов, поступивших в адрес руководства Госкомитета

Вся корреспонденция, адресованная руководству Госкомитета (Председателю, его заместителям), регистрируется в Управлении организационно — административного обеспечения. Документы, поступившие на имя Председателя, регистрируются в Управлении организационно — административного обеспечения и после регистрации передаются начальнику Управления для доклада Председателю. Подготовка к докладу документов, адресованных Председателю в Госкомитет без указания конкретного адреса, осуществляется руководством Управления организационно — административного обеспечения. Документы, не требующие доклада Председателю, направляются в секретариаты соответствующих заместителей Председателя. После рассмотрения Председателем документы поступают в Управление организационно — административного обеспечения для внесения резолюций в регистрационные карточки и передачи на исполнение в соответствующий секретариат заместителя Председателя. Документы, поступившие на имя заместителя Председателя, после регистрации в Управлении организационно — административного обеспечения направляются в секретариат заместителя Председателя вместе с комплектом регистрационных карточек. После рассмотрения корреспонденции заместителем Председателя секретарем вносятся резолюции в регистрационные карточки, затем документы передаются под расписку в структурное подразделение — исполнитель, а 1 экз. карточки возвращается секретариатом заместителя Председателя в Управление организационно — административного обеспечения. Вся работа по доведению поручений заместителя Председателя (документов с регистрационными карточками) структурным подразделениям и подведомственным организациям, а также контроль за их исполнением осуществляется секретариатом соответствующего заместителя Председателя. Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других соисполнителей в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение. Каждый сотрудник Госкомитета отвечает за оперативность, качество исполнения и сохранность документов. Передача документов от одного исполнителя к другому осуществляется только через лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Документы, передаваемые на ознакомление в структурные подразделения, должны рассматриваться без задержки, в тот же день. Документ считается исполненным тогда, когда решены поставленные в нем вопросы, корреспонденту дан ответ и имеется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения.

6. Порядок подготовки исходящих документов

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию, размножению и отправке. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз, приложений и реквизитов. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Письма, подписанные Председателем или его заместителями, регистрируются в Управлении организационно — административного обеспечения. Документы в трех экземплярах представляются на регистрацию в Управление организационно — административного обеспечения вместе с основаниями, при наличии всех необходимых виз и реквизитов (визы руководителей структурных подразделений, которым дано поручение по данному вопросу, визы консультанта заместителя Председателя, подписавшего документ, и визы ответственного исполнителя), на документе должен быть указан исполнитель и номер его телефона. Информационные письма по системе и запросы в министерства и ведомства представляются на регистрацию вместе со списком на рассылку в 2-х экз., подписанным руководителем структурного подразделения. Не принимаются на регистрацию и отправку документы, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил. После регистрации копии зарегистрированных документов с визами и полным комплектом приложений подшиваются в дело Управления организационно — административного обеспечения, один экземпляр документов возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ. Документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в этих структурных подразделениях (Приложение № 3). Вся корреспонденция отправляется только через Управление организационно — административного обеспечения.

7. Порядок построения информационного аппарата и индексация документов

Каждому структурному подразделению Госкомитета присваивается цифровой индекс.

7.1 Цифровой индекс входящего документа состоит:

при регистрации в Управлении организационно — административного обеспечения из порядкового номера документа и индекса корреспондента, согласно классификатору (Приложения № 4, 5); при регистрации в структурном подразделении из цифрового индекса, присвоенного структурному подразделению, через дефис — индекса корреспондента и порядкового номера документа.

7.2 Индекс исходящего документа состоит из:

при регистрации в Управлении организационно — административного обеспечения из индекса секретариата заместителя Председателя, через дефис — индекса структурного подразделения, через дробь — индекса дела по номенклатуре и через дефис — порядкового номера документа; при регистрации в структурном подразделении — из цифрового индекса, присвоенного структурному подразделению, через дробь — номера дела по номенклатуре и через дефис — порядкового номера документа.

7.3 Построение информационного справочного аппарата

Информационно — справочным аппаратом являются картотеки регистрации документов. Справочные картотеки ведутся отдельно по каждому виду документов и строятся по корреспондентскому признаку и по порядковым номерам. В необходимых случаях картотеки могут формироваться по региональному, вопросному и другим признакам.

8. Подсчет объема документооборота

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных Госкомитетом за выбранный отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Результаты учета объема документооборота обобщаются в общем отделе Управления организационно — административного обеспечения и представляются руководству Госкомитета для выработки мер по совершенствованию работы с документами. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. Поступающие документы и создающиеся в Госкомитете подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые, договорные и др. Подсчет документооборота может проводиться по Госкомитету по отдельному подразделению. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах (Приложение № 6).

9. Контроль исполнения документов

Порядок организации контроля в центральном аппарате Госкомитета определен Приказом Председателя № 201 от 05.05.97. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

9.1 Задачи контроля исполнения

Контролю подлежат:

• указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации;
• законодательные акты Государственной Думы, Федерального Собрания;
• постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации;
• приказы и решения коллегии Госкомэкологии России;
• поручения Председателя и его заместителей. Контроль осуществляют заместители Председателя, руководители структурных подразделений, Управление организационно — административного обеспечения. Контроль исполнения документов в структурных подразделениях ведется ответственными работниками, на которых возлагается непосредственная работа по контролю за исполнением поручений.

9.2 Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов высших органов государственной власти и управления России, а также центральных отраслевых органов управления. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок. Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы — регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация — автор документа и органы госнадзора. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Типовые сроки исполнения:

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации — в течение месяца;
• поручения Президента Российской Федерации и его Администрации, Правительства Российской Федерации и его Аппарата — в течение месяца, имеющие в тексте пометку «срочно», «вручить немедленно», — в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, — в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются поручения с пометкой в тексте «оперативно»;
• материалы по вопросам, включенным в план заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, представляются в Правительство Российской Федерации не позднее чем за 15 дней до даты, определенной планом;
• доработка проектов решений Правительства Российской Федерации и их внесение в Правительство — в 15-дневный срок;
• законопроекты, поступившие в Госкомитет после предварительной проработки в Аппарате Правительства Российской Федерации, — в течение 5 дней;
• законопроекты, поступившие из Государственной Думы в Аппарат Правительства Российской Федерации и направленные в Госкомитет, — в течение 10 дней;
• обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, — незамедлительно, в зависимости от сложности вопросов — в течение 15 дней. По обращениям, требующим дополнительной проверки или дополнительного изучения поступившего материала, исполнитель обязан в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Госкомитет подготовить проект ответа за подписью Председателя Госкомитета для сообщения этому депутату;
• обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества, входящих в круг деятельности Госкомитета, — не позднее 15 дней, а требующие межведомственного согласования, — не позднее 30 дней, с грифом «срочно» — не позднее 5 рабочих дней, с грифом «вне очереди», требующие безотлагательного решения, — не позднее 3-х рабочих дней с момента поступления обращения в Госкомитет;
• письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в Управлении организационно — административного обеспечения, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, — в срок не более 15 дней;
• письма предприятий, организаций и учреждений — в течение 30 дней;
• телеграммы, телетайпограммы, требующие срочного решения, — до 2-х дней, остальные — в течение 10 дней;
• подготовка проектов приказов Госкомитета во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — в течение 10 дней;
• сообщения, опубликованные в средствах массовой информации, в том числе в теле-, радиопередачах, о нарушениях и неисполнении сотрудниками центрального аппарата Госкомитета, а также руководителями территориальных природоохранительных органов и подведомственных организаций законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — не более 3-х дней. Итоги рассмотрения этих сообщений направлять в соответствующие средства массовой информации не позднее 2-х недель с момента опубликования материалов;
• в отдельных случаях, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок. Изменение срока исполнения документа производится Председателем Госкомитета или его заместителями, а также лицами, установившими этот срок, при наличии объективных причин. Если срок исполнения документа установлен вышестоящим органом власти Российской Федерации, то исполнитель не позднее чем за 5 дней до истечения срока готовит в этот орган власти аргументированное письмо за подписью Председателя Госкомитета о переносе срока исполнения поручения. Обо всех случаях изменения сроков исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Управление организационно — административного обеспечения. Изменение срока исполнения документируется путем проставления нового срока, даты изменения и заверяется подписью. Документ или поручение руководства Госкомитета считается исполненным и снимается с контроля только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Снять документ с контроля имеет право Председатель Госкомитета, его заместители, а также начальник Управления организационно — административного обеспечения. Документы и поручения руководства Госкомитета, по которым в Управление организационно — административного обеспечения не поступила в установленный срок информация, считаются неисполненными.

9.3 Организация контроля исполнения

Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных банков регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы Госкомитета, решения коллегии и др.). Контрольные картотеки помимо Управления организационно — административного обеспечения ведутся в секретариатах заместителей Председателя, в структурных подразделениях. Все данные о ходе исполнения документов и поручений, другие сведения, характеризующие положение дел с их выполнением, предоставляются в Управление организационно — административного обеспечения исполнителем или работником, непосредственно отвечающим за контроль исполнения поручений. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Если контроль за исполнением документа возложен на несколько структурных подразделений или лиц, то ответственным за исполнение является подразделение или лицо, указанное в поручении первым, ему предоставляется право созыва и координации работы соисполнителей. Управление организационно — административного обеспечения не реже одного раза в месяц обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов и представляет сведения о состоянии исполнительской дисциплины Председателю, его заместителям и начальникам структурных подразделений для принятия мер.

10. Копирование документов

Размножение документов служебного характера осуществляется отделом копировально — множительных работ по заказам, подписанным руководителем структурного подразделения или его заместителем, по согласованию с Управлением организационно — административного обеспечения. Заказы выполняются в порядке их поступления. Учет копируемых документов ведется на основании бланка — заказа, на обороте которого указывается рассылка (прилагается отдельно, Приложение № 7). Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях центрального аппарата Госкомитета, определяется (подписывается разрешение) Управлением организационно — административного обеспечения. На копирование передаются, как правило, первые экземпляры документов и материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику под расписку в регистрационном журнале.

11. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов

11.1. Бланки документов, применяемые в Госкомитете, должны использоваться строго по назначению. Управление организационно — административного обеспечения:

• ежегодно к 1 ноября получает заявки от структурных подразделений на изготовление бланков организационно — распорядительных документов на предстоящий год;
• оформляет заявки на изготовление печатно — бланочной продукции;
• обеспечивает контроль за их выполнением;
• осуществляет учет выдачи изготовленных бланков. Руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования.

11.2. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, взятии на контроль, исполнении документов, других отметок применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. Гербовая печать проставляется в Управлении финансов и экономики на отдельных документах государственного значения и документах международного характера. Гербовые печати проставляются также Управлением кадров и правового обеспечения на удостоверениях должностных лиц и работников Госкомитета. Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте и должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Изготовление гербовых и других печатей производится на основании поручения начальника Управления организационно — административного обеспечения. К представляемому письму прилагается образец печати, согласованный со спецотделом и Управлением кадров и правового обеспечения. Заявки подразделений направляются в Объединение по эксплуатации зданий и сооружений Госкомэкологии России для размещения и исполнения заказов. Изготовленные печати и штампы учитываются в спецотделе в журнале и выдаются под расписку руководителям подразделений. В подразделениях печати и штампы учитываются в специальном журнале, выдаются работникам под расписку, хранятся в сейфах. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях осуществляет спецотдел. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в спецотдел и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляются соответствующие отметки.

12. Использование архивных документов

Документы, находящиеся на хранении в центральном архиве Госкомитета, предоставляются сотрудникам Госкомитета для работы во временное пользование в подразделениях под расписку в учетной карточке выдачи документов с разрешения руководства. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных документов. Визовые экземпляры документов, направляемых в высшие законодательные и исполнительные органы власти, подлинники приказов, протоколов заседания коллегии Госкомитета, а также указателей рассылки из архива не выдаются.

13. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Госкомитете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является схемой построения справочной картотеки на исполненные документы и основой для составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в центральном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (Приложение № 8). Номенклатура дел Госкомитета составляется Управлением организационно — административного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений при методической помощи центрального архива Госкомитета. Номенклатура дел Госкомитета, предварительно согласованная с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Госкомитета, согласовывается с экспертно — проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, в который документы передаются на государственное хранение, и утверждается руководителем. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями о Госкомитете и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел Госкомитета за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Госкомитета, их виды и состав. В номенклатуру дел Госкомитета включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Госкомитета, в том числе вычислительного центра, поступившие из других организаций для продолжения, ликвидированных организаций, правопреемником которых является Госкомитет, переходящие дела и справочные материалы с грифом «Для служебного пользования», различного рода картотеки и т.д. Названиями разделов номенклатуры дел Госкомитета являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел службы ДОУ. После утверждения номенклатуры дел Госкомитета структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Графы номенклатуры дел Госкомитета, его структурных подразделений заполняются следующим образом: В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Госкомитете цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидность документов (протоколы, приказы и т.д.); название министерства или структурного подразделения; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дел; название территории, с которой связано содержание документов дел; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Роскомархивом срок хранения. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

14. Формирование дел

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела в Госкомитете формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел и контролем за правильным формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в структурном подразделении. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка «В дело N ______» дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно — логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Уставы, положения, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Госкомитета и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ — ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

15. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. Экспертиза ценности документов в Госкомитете проводится: при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Госкомитете создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях Госкомитета с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК Госкомитета. Функции и права центральной экспертной комиссии Госкомитета, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Госкомитета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел «до минования надобности» и т.д. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение № 9).

16. Оформление дел

Дела Госкомитета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дал включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (Приложение № 10); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение № 11), внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме (Приложение № 12). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

17. Составление описей дел

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (Приложение № 13). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам и др.). В Госкомитете в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством центрального архива. По этим описям документы сдаются в центральный архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи Госкомитета, которую готовит центральный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с центральным архивом; графы описи выполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); для дел, содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последний описательной статьей каждого последующего года); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

18. Оперативное хранение документов и дел

С момента заведения и до передачи в центральный архив Госкомитета дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурах подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, элеваторных картотеках, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам (Приложение № 14). Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

19. Передача дел в центральный архив

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководства Госкомитета. Передача их осуществляется по описям в центральный архив. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом и утвержденному руководством. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в центральный архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется справка. Прием каждого дела производится заведующим центрального архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема — передачи дел, а также подписи сотрудника центрального архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

20. Передача дел на архивное хранение

Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности Госкомитета, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов длительного практического значения (в том числе документов по личному составу), их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение Госкомитет образует центральный архив. В своей практической деятельности центральный архив Госкомитета руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями Госкомитета, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Государственной архивной службы Российской Федерации, положением о центральном архиве Госкомитета.

Приложение 1 к п. 5

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБОЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ГОСКОМЭКОЛОГИИ РОССИИ

1. Программы и повестки заседаний <*>, совещаний, конференций.

2. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

3. Докладные записки на имя руководства Госкомитета.

4. Копии писем, присланных для сведения <**>.

5. Печатные издания (книги, брошюры, авторефераты, плакаты и др.)

6. Проекты планов, учебные программы, прейскуранты.

7. Бухгалтерские и банковские документы <**>.

8. Балансы (годовые, квартальные, месячные) <**>.

9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.

10. Нормы расхода материалов <**>.

11. Титульные списки <**>.

12. Формы статистической отчетности <**>.

13. Отчеты подведомственных организаций.

<*> Кроме поступивших из Правительства Российской Федерации. <**> Регистрируются в соответствующих подразделениях Госкомитета.

Приложение 2 к п. 5.1

КОНТРОЛЬНО — УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

Входящий № и дата Срок исполнения

Корреспондент

Дата и № документа

Содержание

Подразделение № Дата направления

Резолюция

Приложение 3 к п. 6

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА ДЛЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Кому _______________ Исх. N ______________ Дата __________________ Содержание: Кол-во листов ____________________ Подписал(и): _____________________ Визы: __________________________________

_______________________________    Дело N ________________________

Наш вх. N ______ Исполнитель       том N ________ листы __________

Приложение 4 к п. 7.1

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА ГОСКОМЭКОЛОГИИ РОССИИ

Приложение 5 к п. 7.1

КЛАССИФИКАТОР ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ ГОСКОМЭКОЛОГИИ РОССИИ

Приложение 6 к п. 8

                          СВОДКА
  ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ЗА _______________ 199_ Г.
                                    (месяц)
       В _________________________________________
         (наименование структурного подразделения)

                              Сдается в общий отдел Управления
                            организационно - административного
                             обеспечения до 5 числа следующего
                                            за отчетным месяца

Приложение 7 к п. 10

ЗАКАЗ НА РАЗМНОЖЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ "" _____________ 19 Г.

Количество страниц оригинала _____________ тираж _____________
Формат 1:1, 1:2, с оборотом, без оборота (подчеркнуть)
Заказчик ______________________________ телефон ______________
Наименование материала _______________________________________

Подпись начальника    структурного   подразделения   или   его

заместителя ______________________________________________________ Разрешается к печати: Виза спецотдела (с грифом «ДСП») _____________________________ виза Управления организационно — административного обеспечения

Заказ по книге заказа за N _______
получен _______________ 19__ г.    подпись ___________________

Приложение 8 к п. 11

Наименование Госкомитета УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Госкомитета

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          подпись        инициалы,
                                          фамилия        фамилия

(место составления) дата на ____ год

Наименование должности руководителя службы Документационного обеспечения

управления                                              инициалы,
                                          подпись       фамилия

Дата Виза зав. центральным архивом

**СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК Госкомитета                  Протокол ЭПК ГА

                                      Российской Федерации

______________ N ________ ____________ N __________

1. Название перечня и его выходные данные

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ В ____ ГОДУ В ГОСКОМИТЕТЕ

Наименование должности руководителя

службы Документационного обеспечения                     инициалы,
управления                                подпись        фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в центральный архив

Наименование должности                                   инициалы,
передавшего сведения                      подпись        фамилия

Дата

Приложение 8 к п. 12

Наименование Госкомитета

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

(место составления) на ____ год

<*> Название перечня и его выходные данные.

Наименование должности руководителя                      инициалы,
структурного подразделения                 подпись        фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Заведующий архивом

подпись инициалы, фамилия

Дата

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ В ____ ГОДУ В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Итоговые сведения переданы в службу Документационного обеспечения управления Госкомитета

Наименование должности                                   инициалы,
передавшего сведения            подпись                  фамилия

Дата

Приложение 9 к п. 14

Наименование Госкомитета УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения

АКТ _______ N __________

(место составления) подпись инициалы, фамилия

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению дата

На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня

        документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие  научно  -  исторической
ценности  и  утратившие  практическое  значение   документы  фонда

N _____________________ (название фонда)

Итого ____________________ дел за ________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ___________ N _________)

Наименование должности лица,                   подпись   инициалы,
проводившего экспертизу ценности                         фамилия

документов

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК _______ N ______

Документы в количестве ____________________ дел, весом ________ кг (цифрами и прописью) сданы в __________________________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо — сдаточной накладной от ________________ N ____________________

Наименование должности работника,                        инициалы,
сдавшего документы                            подпись    фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника                         инициалы,
центрального архива                          подпись     фамилия

Дата

Приложение 10 к п. 15

ЛИСТ — ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________ (цифрами и прописью) ласта(ов), в том числе: литерные листы ______________________________________ пропущенные номера _____________________ + листов внутренней описи

Приложение 11 к п. 15

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ____________

Итого ____________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись                            инициалы,
документов дела                             подпись      фамилия

Дата

Приложение 12 к п. 15

                                   ___________________________
                                   ___________________________

                              Ф.  N __________________________
                              Оп. N __________________________
                              Д.  N __________________________

    __________________________________________________________
    __________________________________________________________
    __________________________________________________________
    __________________________________________________________

  (наименование учреждения и структурного подразделения)

                 ДЕЛО N _____ ТОМ N _____

    __________________________________________________________
    __________________________________________________________
    __________________________________________________________
    __________________________________________________________
    __________________________________________________________
    __________________________________________________________

                     (заголовок дела)

                          (дата)

                                               на _______ лист
                                                Хранить ______

Ф. N _______ Оп. N _______ Д. N _______

Приложение 13 к п. 16

                           УТВЕРЖДАЮ
                           Наименование должности
                           руководителя структурного
                           подразделения

                                    подпись          инициалы,
                                                     фамилия
                                    Дата

Фонд N ______ Опись N ______ Дел постоянного хранения ____ год

Наименование раздела структурного подразделения Госкомитета

В данный раздел описи внесено _____________________________ дел (цифрами и прописью) с N ______ по N _________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера:

Наименование должности                     подпись       инициалы,
составителя описи                                        фамилия

Заведующий центральным архивом             подпись       инициалы,

                                                     фамилия

Дата

**СОГЛАСОВАНО                                   УТВЕРЖДАЮ**
Протокол ЦЭК                                  Протокол ЭПК
Наименование Госкомитета                      архивного учреждения
_______ N ___________                         ______ N ___________

Приложение 14

Лист — заместитель документа

Дело N _____________________ Документ _________________________________________________________

                 (дата, номер, заголовок)

Выдан во временное пользование ___________________________________

                  (подразделение, отдел)

Выдал __________________ Получил ________________

Отметка о возврате документа _____________________________________