III. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
Статья 81. Банк России осуществляет межбанковские расчеты через свои учреждения.Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 № 163
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Статья 81. Банк России осуществляет межбанковские расчеты через свои учреждения.. Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163. 163. 21.09.2010. https://bukva.ai/docs/prikaz-163-2010-5/statya-81
ПРИКАЗ
от 21 сентября 2010 г. № 163
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
В соответствии с пунктом 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413), приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.
А. В. Кибовский
Приложение
к Приказу Федеральной службы
по надзору за соблюдением
законодательства в области
охраны культурного наследия
от 21 сентября 2010 г. № 163
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО НАДЗОРУ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия разработана в соответствии с Постановлениями Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4, ст. 305), от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060) и на основе «Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76.
1.2. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (далее — Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (далее — Росохранкультура) документов, совершенствования делопроизводства Росохранкультуры и повышения его эффективности.
1.3. Росохранкультура организует и ведет делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233), других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Система электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов), применяемая в Росохранкультуре, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству.
1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6 Основные требования по организации делопроизводства в центральном аппарате Росохранкультуры:
организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет отдел делопроизводства и контроля Управления делами (далее — служба ДОУ);
функции, задачи, права и ответственность службы ДОУ регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников службы ДОУ и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными регламентами;
ответственность за организацию делопроизводства, контроль за исполнением документов (поручений) и соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях возлагается на их руководителей;
руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление служащих с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству;
содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя Росохранкультуры;
работники структурных подразделений Росохранкультуры несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или лицу, его замещающему по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту;
в случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их в архив Росохранкультуры, независимо от сроков хранения.
1.7. При утрате документов руководитель подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководство Росохранкультуры и Управление делами, принимает меры к розыску подлинников документов. В случае если подлинники документов не найдены, то должен быть составлен акт, утвержденный руководителем Росохранкультуры (заместителем руководителя), и представлен в Управление делами вместе с заверенными в установленном порядке копиями утраченных документов.
Основные понятия
Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;
электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства — структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Росохранкультуры должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
2.1.2 В Росохранкультуре применяются следующие бланки:
бланк распоряжения продольный;
бланк заместителя руководителя угловой;
бланк командировочного удостоверения.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
2.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам Росохранкультуры.
2.1.4. Бланки документов Росохранкультуры подлежат учету. На бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (бланк руководителя, бланк заместителя руководителя и общий бланк) типографским способом или нумератором на оборотной стороне проставляются порядковые номера.
2.1.5. Бланки документов Росохранкультуры должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Росохранкультуры или его заместителей. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
Образцы бланков Росохранкультуры приведены в Приложении № 1.
Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.
В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах.
Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.
Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в Росохранкультуре
При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2.2.1 Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021).
2.2.2. Код Росохранкультуры (указывается по усмотрению Росохранкультуры).
Код Росохранкультуры проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (указывается по усмотрению Росохранкультуры).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (указывается по усмотрению Росохранкультуры).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.5 Наименование Росохранкультуры.
Наименование Росохранкультуры должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия и утвержденному Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 мая 2008 г. № 407. Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.
Над наименованием Росохранкультуры указывается полное или сокращенное наименование Министерства культуры Российской Федерации, в ведении которого она находится.
2.2.6 Справочные данные о Росохранкультуре.
Справочные данные о Росохранкультуре указываются в бланках писем и включают в себя почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес.
2.2.7 Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
2.2.8 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положения, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой ДОУ при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например:
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
2.2.9 Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др., например:
01-04/2-2185, где 01 — индекс секретариата руководителя Росохранкультуры, 04 — индекс управления, 2 — индекс отдела, 2185 — порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, приведенных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
Пример регистрации совместного приказа:
Федеральной службы по Российский центр надзору за соблюдением международного законодательства в научного и культурного области охраны сотрудничества при культурного наследия МИДе России (Росохранкультура) (Росзарубежцентр)
| где 441 — регистрационный номер документа Росохранкультуры, 34 — регистрационный номер документа Росзарубежцентра |
\/
ПРИКАЗ
18.01.2010 г. N 441/34
-------- ------------------
Москва
О создании совместной рабочей группы по координации
сотрудничества в области культуры
2.2.10 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, и является обязательным реквизитом при подготовке ответа, например:
На № 5835-01-33/01-ЛН от 21.09.2006 г.
2.2.11 Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.2.12 Адресат.
Располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки, входящие в состав наименования должности, инициалы и фамилия адресата печатаются центрованным способом в границах, отведенных для реквизита «Адресат», или выравниваются по левому краю. Длина максимальной строки не должна превышать 9 — 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.
Письма адресуют органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам.
И.О. ФАМИЛИЯ
И.О. ФАМИЛИЯ
И.О. ФАМИЛИЯ
И.О. ФАМИЛИЯ
И.О. ФАМИЛИЯ
И.О. ФАМИЛИЯ
И.О. ФАМИЛИЯ
воинское звание И.О. ФАМИЛИЯ
Письма адресуются также организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. Наименования организации и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже, а должность и фамилию руководителя организации или структурного подразделения — в дательном.
Президента Российской Федерации
И.О. ФАМИЛИЯ
При адресовании письма руководителю организации или подразделения Администрации Президента Российской Федерации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты пишутся в дательном падеже).
И.О. ФАМИЛИЯ
Если письмо отправляют в несколько однородных подразделений или организаций, их следует указывать обобщенно:
Российской Федерации
Адресование служебных документов физическому лицу производится в следующем порядке:
наименование адресата (фамилия, имя, отчество);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
Карпухину Александру Егоровичу,
улица Остоженка, дом 11, квартира 5,
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.
При направлении письма более чем в четыре адреса составляют указатель рассылки и на каждом письме указывают только одного адресата.
При оформлении писем указывается полный почтовый адрес организации (кроме писем, адресованных органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям) или частного лица.
2.2.13 Заголовок.
Печатается от левой границы текстового поля документа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.14 Текст.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.
Текст письма печатается от левой границы текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.
В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);
от третьего лица единственного числа («Росохранкультура не возражает»).
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля листа.
2.2.15 Приложение.
Слово «Приложение» печатается под текстом письма от границы левого поля. После слова «Приложение» ставится двоеточие.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Если письмо имеет несколько приложений, не названных в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Проект государственного оборонного заказа на 20 л. в 1 экз.
2. Пояснительная записка к проекту государственного оборонного
заказа на 4 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: письмо (наименование органа) от 29 августа 1997 г. N ___ и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение к приказу Росохранкультуры от 16 июля 2008 г. № 2
Если приложений несколько, то указывается их порядковый номер, например:
Приложение № 1 к приказу Росохранкультуры от 16 июля 2008 г. № 2
Приложение N 2
к приказу Росохранкультуры
от 16 июля 2008 г. N 2
2.2.16 Подпись.
Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Росохранкультуры или по его поручению заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем Росохранкультуры, его заместителями, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, временно исполняющее его обязанности, или его заместитель, имеющие право подписи, в соответствии с приказом о распределении обязанностей.
При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «врио», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
2.2.17 Идентификатор электронной копии документа (колонтитул).
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6 или 8.
2.2.18 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа (за исключением распорядительных документов) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа шрифтом размером № 10.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, подготовившего документ, и дату печатания документа.
На документе, подготовленном по поручению руководителя Росохранкультуры (его заместителя) группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.2.19 Гриф утверждения.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ____________ г.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа и пишется без кавычек.
УТВЕРЖДЕНО приказом Росохранкультуры от 16 августа 2008 г. № 15
2.2.20 Указание по исполнению документа.
Указания по исполнению документа оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке.
Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка «созыв», «обобщение», «отв.» и т.п. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указаний по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным.
2.2.21 Гриф согласования (внутреннее и внешнее).
При необходимости оценки целесообразности служебного документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится согласование проекта служебного документа с заинтересованными должностными лицами, которые обязаны рассматривать поступившие на согласование проекты служебных документов в кратчайший срок с учетом общего срока исполнения служебных документов, но при всех условиях в течение не более 10 дней.
Отказ от рассмотрения служебного документа, поступившего на согласование, не допускается.
Согласование может быть внутреннее (с подразделениями и должностными лицами Росохранкультуры) и внешнее (с неподчиненными организациями).
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта служебного документа должностным лицом, непосредственно подчиненным руководству Росохранкультуры, на подпись которому готовится проект служебного документа. При отсутствии возражений проект визируется должностным лицом в пределах полномочий. Виза включает в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность визирующего, инициалы и фамилия) и дату визирования.
В случае несогласия с проектом дается мотивированное заключение с предложениями по существу вопроса. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту служебного документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: «Замечания прилагаются». Должностное лицо, разрабатывающее проект служебного документа, при согласии с замечаниями и предложениями вносит в проект необходимые изменения, а при несогласии — докладывает лицу, подписывающему служебный документ.
Визы проставляются на экземпляре проекта, остающемся в деле Росохранкультуры, ниже текста и подписи. На проектах приказов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта.
Проект служебного документа после согласования его с заинтересованными лицами и перед представлением на подпись руководству Росохранкультуры (при необходимости) должен пройти правовую экспертизу, которую проводят должностные лица Правового управления. При отсутствии замечаний начальник Правового управления визирует первый экземпляр проекта служебного документа на оборотной стороне последнего листа проекта, после чего проект представляется на подпись руководству Росохранкультуры.
При наличии замечаний проект служебного документа возвращается исполнителю для доработки или представляется руководству Росохранкультуры с этими замечаниями.
Внешнее согласование проекта служебного документа оформляется грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне проекта служебного документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
"__" ____________ г.
Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ___________________________________ (наименование коллективного органа) от ____________ N ____
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания межведомственной комиссии по охране памятников от ____________ N ____
Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание проекта служебного документа затрагивает интересы нескольких организаций. На проекте служебного документа делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта служебного документа осуществляется в следующей последовательности:
а) с организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания служебного документа, или когда содержание служебного документа затрагивает их интересы;
б) с общественными организациями — в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;
в) с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
г) с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
Если проекты документов согласовывались с федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, заинтересованными организациями, то в этих случаях в проектах писем (записок) оговаривается это согласование.
«С Минфином России (И.О. Фамилия), Минздравом России (И.О. Фамилия) и Минюстом России (И.О. Фамилия) согласовано.»
Если проекты документов согласовывались с руководителями (заместителями) пяти и более федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, заинтересованных организаций, то в проекте письма (записки) пишется: «С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти согласовано.»
«С заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации согласовано.»
В случае, если к проекту записки прилагается проект (проекты) закона, указа (распоряжения) Президента Российской Федерации или проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации, то проект записки заканчивается словами: «Проект федерального закона прилагается.», или «Проект указа (распоряжения) Президента Российской Федерации прилагается.», или «Проект постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации прилагается.». Если проект записки носит информационный характер и проекты документов к ней не прилагаются, то текст проекта записки заканчивается словами: «В порядке информации.» или «На Ваше решение.»
2.2.22 Оттиск печати.
Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Росохранкультура имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом Росохранкультуры, или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
2.2.23 Отметка о заверении копии.
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:
Подлинник документа находится в деле (наименование органа власти) N ____ за ____ г.
Верно
Ведущий специалист
отдела кадров Личная подпись И.О. Фамилия
"__" ____________ г. Печать
2.2.24 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.2.25 Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Росохранкультуру содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.2.26 Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.
2.2.27 Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра.
III. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
3.1. Проект федерального конституционного или федерального закона (далее — законопроект), подготавливаемый для внесения Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации в порядке законодательной инициативы, печатается на стандартных листах бумаги шрифтом Times New Roman Cyr № 15. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка «Вносится Президентом Российской Федерации» или пометка «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по своей левой границе.
На расстоянии 2 интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
3.2 Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН.
Отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
3.2.1 Заголовок.
Отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт.
Печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон, или в нем приводится название кодекса (например, Семейный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
3.2.2 Текст.
Отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Преамбула служит для обоснования принятия закона или декларирования его принципов.
Основная часть текста законопроекта структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным. Текст законопроекта может подразделяться на части (например, часть первая Гражданского кодекса Российской Федерации), разделы, главы, статьи.
Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, следует печатать прописными буквами, выравнивать по центру. Заголовки могут быть выделены полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по своей левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы вразрядку.
При отсутствии заголовка слово «статья» печатается с прописной буквы, далее проставляется номер арабскими цифрами. Слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.
Текст статьи законопроекта может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы.
Часть как структурная единица статьи не имеет нумерации. Ссылка на нее оформляется следующим образом: часть первая статьи 2.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой (реже — с круглой скобкой), подпункты — строчными буквами (реже — арабскими цифрами) с круглой скобкой. Ссылки на них оформляются следующим образом: пункт 2 статьи 6, подпункт «к» пункта 2 статьи 7. После цифровых или строчных буквенных обозначений со скобкой пункты и подпункты нужно начинать со строчной буквы и отделять друг от друга точкой с запятой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы без буквенно-цифрового обозначения.
Структура законопроектов о внесении изменений и дополнений в действующие акты должна соответствовать структуре основных актов.
3.2.3 Подпись.
Отделяется от текста 3 интервалами.
Состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через 1 интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
3.2.4 Визы.
Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой), должность и дату. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа текста законопроекта.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Вносится Президентом│
│ Российской Федерации│
│ /\ │
│ │ 24 пт │
│ \/ │
│ Проект│
│ /\ │
│ │ 42 пт │
│ \/ │
│ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН │
│ /\ │
│ │ 38 пт │
│ \/ │
│ Гражданский кодекс Российской Федерации │
│ /\ │
│ │ 24 пт │
│ \/ │
│ Статья 299. Приобретение и прекращение права │
│ хозяйственного ведения и права │
│ оперативного управления │
│ │
│левое правое│
│поле поле│
│2,75 см 2,25 см│
│------> <------│
│ 1. Право хозяйственного ведения или право оперативного │
│ управления имуществом, в отношении которого собственником │
│ принято решение о закреплении за унитарным предприятием │
│ или учреждением, возникает у этого предприятия или │
│ учреждения с момента передачи имущества, если иное не │
│ установлено законом и иными правовыми актами или решением │
│ собственника. │
│ /\ │
│ │ 36 пт │
│ \/ │
│ Президент │
│ Российской Федерации И. Фамилия │
│ /\ нижнее поле │
│ │ не менее 2 см│
│ \/ │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Президента Российской Федерации
Проект указа Президента Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги шрифтом № 15.
На первой странице проекта указа в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово «Проект». Левое поле проекта указа составляет 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см.
Проект указа Президента Российской Федерации имеет следующие реквизиты:
3.3.1 Наименование вида акта — указ Президента Российской Федерации.
Отделяется от слова «Проект» 3 интервалами.
Слова «УКАЗ» и «ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» печатаются в две строки через 2 — 3 межстрочных интервала размером шрифта № 16 и 14 соответственно и могут быть выделены полужирным шрифтом.
3.3.2 Заголовок.
Печатается на расстоянии 2 — 3 интервалов от наименования вида акта и выделяется полужирным шрифтом.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президента Российской Федерации» (равно удалены от левой и правой границ листа).
Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: «О чем (о ком)?» будет издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.
3.3.3 Текст.
Отделяется от заголовка 2 — 3 интервалами <*>.
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» при необходимости размещения текста проекта указа Президента Российской Федерации на одном листе.
Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 15 через межстрочный интервал 18 пт.
Текст проекта указа Президента Российской Федерации печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть проекта указа Президента Российской Федерации может подразделяться на преамбулу и постановляющую часть.
Преамбула в проектах указа Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.
При наличии пунктов в тексте проекта указа Президента Российской Федерации они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ, должны строиться на основе структуры основного нормативного акта.
При наличии приложений к проекту указа Президента Российской Федерации в тексте проекта документа на них обязательно дается ссылка.
Допускается печатать фамилии прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности при подготовке проектов указов Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
3.3.4 Подпись.
Отделяется от текста 3 интервалами.
Состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал.
В проекте акта от левой границы текстового поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
3.3.5 Идентификатор электронной копии проекта документа (колонтитул).
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы проекта документа размером шрифта № 6 или 8.
3.3.6 Приложения.
Приложения к проектам указов Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги с соблюдением следующих размеров полей: левое — 2,75 см, правое — 2,25 см, верхнее — 2,5 см и нижнее — не менее 2 см.
Текст проекта приложения печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 15 через межстрочный интервал 18 пт.
В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже через межстрочный интервал 18 пт от слова дается ссылка на указ Президента Российской Федерации.
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 интервал. Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 интервалов. Длина черты 2 — 3 см.
При наличии в тексте проекта акта формулировки «Утвердить» (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению:
УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации
УТВЕРЖДЕН Указом Президента Российской Федерации
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, состав — УТВЕРЖДЕН, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ, программа — УТВЕРЖДЕНА.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.д.). Заголовок приложения печатается полужирным шрифтом с интервалом в одну строку. Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.
Заголовок проекта приложения отделяется от даты и номера проекта акта 4 интервалами, от текста приложения — 2 - 3 интервалами.
При наличии в тексте проекта приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст проекта приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице.
Листы проекта приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте проекта приложения ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В проектах положения, устава, программы и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте проекта указа Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например, 1.1.). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.1.1.2.).
3.3.7 Визы.
Виза включает в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой), должность и дату. Виза проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта указа Президента Российской Федерации в нижней его части. Визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Комплект документов, с которыми проект указа Президента Российской Федерации вносится на рассмотрение Президенту Российской Федерации, оформляется в соответствии с требованиями к подготовке конкретных видов документов (сопроводительное письмо, справочные и аналитические материалы).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Проект│
│ /\ │
│ │ 3 инт.│
│ \/ │
│ УКАЗ │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│ Об утверждении Положения об Управлении │
│ Президента Российской Федерации по внутренней │
│ политике │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│левое правое│
│поле поле│
│2,75 см 2,25 см│
│------> <------│
│ 1,25 см │
│ <---> 1. Утвердить прилагаемое Положение об Управлении │
│ Президента Российской Федерации по внутренней политике. │
│ 2. Признать утратившим силу: │
│ Указ Президента Российской Федерации от 9 ноября │
│ 2000 г. N 1856 "Об утверждении Положения о Главном │
│ территориальном управлении Президента Российской │
│ Федерации". │
│ 3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания. │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│ Президент │
│ Российской Федерации И. Фамилия │
│ /\ нижнее поле │
│ │ не менее 2 см│
│ \/ │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
Президента Российской Федерации
1. Управление пресс-службы и информации Президента Российской Федерации (далее — Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации.
2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Положением об Администрации Президента Российской Федерации, распоряжением Администрации Президента Российской Федерации, а также настоящим Положением.
Президента Российской Федерации
Проект распоряжения Президента Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги.
На первой странице проекта распоряжения в пределах верхней и правой границ текстового поля печатается слово «Проект». Левое поле проекта распоряжения составляет 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта распоряжения Президента Российской Федерации на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2,5 см.
Проект распоряжения Президента Российской Федерации имеет следующие реквизиты:
3.4.1. Наименование вида акта — распоряжение Президента Российской Федерации.
Отделяется от слова «Проект» 3 интервалами.
Слова «РАСПОРЯЖЕНИЕ» и «ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» печатаются в две строки через 2 — 3 межстрочных интервала размером шрифта № 16 и 14 соответственно и могут быть выделены полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
3.4.2 Заголовок.
Проекты распоряжений Президента Российской Федерации, как правило, оформляются без заголовка. В отдельных случаях допускается оформление проекта распоряжения Президента Российской Федерации с заголовком, который печатается на расстоянии 2 — 3 интервалов от наименования вида акта и выделяется полужирным шрифтом.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президента Российской Федерации» (равно удалены от левой и правой границ листа).
Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: «О чем (о ком)?» будет издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.
3.4.3 Текст.
Отделяется от заголовка 2 — 3 интервалами <*>.
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» при необходимости размещения текста проекта распоряжения Президента Российской Федерации на одном листе.
Текст проекта распоряжения Президента Российской Федерации печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 15 через межстрочный интервал 18 пт.
Текст проекта распоряжения Президента Российской Федерации печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Не рекомендуется печатать фамилии прописными буквами или выделять шрифтом другой насыщенности.
Текстовая часть проекта распоряжения Президента Российской Федерации может подразделяться на преамбулу и распорядительную часть. При наличии пунктов в тексте проекта распоряжения Президента Российской Федерации они оформляются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут подразделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
При наличии приложений к проекту распоряжения Президента Российской Федерации в тексте проекта документа на них обязательно дается ссылка.
3.4.4 Подпись.
Отделяется от текста 3 интервалами.
Состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал.
В проекте акта от левой границы текстового поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
3.4.5 Идентификатор электронной копии проекта документа (колонтитул).
Идентификатор печатается в левом углу нижнего поля каждой страницы документа размером шрифта № 6 или 8.
3.4.6 Приложения.
Приложения к проектам распоряжений Президента Российской Федерации оформляются аналогично приложениям к проектам указов Президента Российской Федерации.
ПРИЛОЖЕНИЕ к распоряжению Президента Российской Федерации
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Президента
Российской Федерации
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Президента
Российской Федерации
3.4.7 Визы.
Визы оформляются аналогично визам на проектах указов Президента Российской Федерации.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Проект│
│ /\ │
│ │ 3 инт. │
│ \/ │
│ РАСПОРЯЖЕНИЕ │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│ Об утверждении состава Комиссии при Президенте Российской │
│ Федерации по Государственным премиям Российской Федерации │
│ в области науки и техники │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│левое правое│
│поле поле│
│2,75 см 2,25 см│
│------> <------│
│ 1,25 см │
│ <---> 1. В соответствии с Положением о Комиссии при │
│ Президенте Российской Федерации по Государственным премиям │
│ Российской Федерации в области науки и техники, │
│ утвержденным распоряжением Президента Российской Федерации │
│ от 28 декабря 1992 г. N 843-рп (Собрание актов Президента │
│ и Правительства Российской Федерации, 1993, N 1, ст. 4), │
│ утвердить прилагаемый состав Комиссии при Президенте │
│ Российской Федерации по Государственным премиям Российской │
│ Федерации в области науки и техники. │
│ /\ │
│ │ 3 инт. │
│ \/ │
│ Президент │
│ Российской Федерации И. Фамилия │
│ /\ нижнее поле │
│ │ не менее 2 см│
│ \/ │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Президента
Российской Федерации
в области науки и техники
Фамилия И.О. — наименование должности (председатель Комиссии)
Фамилия И.О. — наименование должности (заместитель председателя Комиссии)
Фамилия И.О. — наименование должности (заместитель председателя Комиссии)
Фамилия И.О. — ученый секретарь — заместитель председателя Комиссии
Фамилия И.О. — наименование должности
Фамилия И.О. — наименование должности
Фамилия И.О. — наименование должности
Правительства Российской Федерации
Проекты постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации оформляются на стандартных листах бумаги. Порядок согласования и визирования проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации аналогичен порядку согласования, визирования проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст проекта постановления Правительства Российской Федерации, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение Правительства Российской Федерации, как правило, преамбулы не имеет).
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки решения, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.
В преамбулу не включаются положения нормативного характера.
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации»
Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае текст постановления начинается со слов: «Правительство Российской Федерации постановляет:».
Постановляющая часть проектов постановлений Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Если в тексте проекта постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые федеральные законы, изданные указы (распоряжения) Президента Российской Федерации, постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации, то дается ссылка на соответствующий официальный источник, где они были опубликованы, например: «(Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1992, № 23, ст. 1966)».
Если подготавливаемое решение Правительства Российской Федерации влечет за собой изменения или дополнения действующих постановлений (распоряжений), то эти изменения и дополнения включаются в текст проекта.
В проектах решений Правительства Российской Федерации употребляются только официальные наименования федеральных органов исполнительной власти, при этом в проектах распоряжений Правительства Российской Федерации используются их сокращенные официальные наименования.
Проект постановления Правительства Российской Федерации должен иметь заголовок, в краткой форме отражающий его содержание.
Проект распоряжения Правительства Российской Федерации заголовка, как правило, не имеет.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Проект│
│ /\ │
│ │ 3 инт. │
│ \/ │
│ ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ /\ │
│ │ 2 инт. │
│ \/ │
│ ПОСТАНОВЛЕНИЕ │
│ /\ │
│ │ 2 инт. │
│ \/ │
│ от "__" ________ 200_ г. N ____ │
│ /\ │
│ │ 2 инт. │
│ \/ │
│ Москва │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│ О выкупе в 2004 году у владельцев - граждан │
│ Российской Федерации имеющихся у них государственных │
│ казначейских обязательств СССР и сертификатов │
│ Сберегательного банка СССР, размещенных │
│ на территории Российской Федерации до 1 января 1992 г. │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│левое правое│
│поле поле│
│2,75 см 2,25 см│
│------> <------│
│ 1,25 см │
│ <---> В соответствии со статьей 137 Федерального закона "О │
│ Федеральном бюджете на 2004 год" Правительство Российской │
│ Федерации постановляет: │
│ Утвердить прилагаемые: │
│ 1. Правила выкупа в 2004 году у владельцев - граждан │
│ Российской Федерации имеющихся у них государственных │
│ казначейских обязательств СССР и...; │
│ размеры средств, подлежащих выплате владельцам - │
│ гражданам Российской Федерации по имеющимся... │
│ /\ │
│ │ 2 - 3 инт. │
│ \/ │
│ Председатель Правительства │
│ Российской Федерации И. Фамилия │
│ /\ нижнее поле │
│ │ не менее 2 см│
│ \/ │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│ Проект│
│ /\ │
│ │ 3 инт. │
│ \/ │
│ ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ │
│ /\ │
│ │ 2 инт. │
│ \/ │
│ РАСПОРЯЖЕНИЕ │
│ /\ │
│ │ 2 инт. │
│ \/ │
│ от "__" ________ 200_ г. N ____ │
│ /\ │
│ │ 2 инт. │
│ \/ │
│ г. Москва │
│ /\ │
│ │ 3 инт. │
│ \/ │
│левое правое│
│поле поле│
│2,75 см 2,25 см│
│------> <------│
│ 1,25 см │
│ <---> 1. Утвердить план подготовки решений Правительства │
│ Российской Федерации по реализации Уголовно- │
│ исполнительного кодекса Российской Федерации и │
│ Федерального закона "О введении в действие Уголовно- │
│ исполнительного кодекса Российской Федерации" согласно │
│ приложению. │
│ 2. МВД России, Минобороны России, ФСБ России и │
│ Минюсту России с участием заинтересованных федеральных │
│ органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры │
│ Российской Федерации и Верховного Суда Российской │
│ Федерации подготовить... │
│ /\ │
│ │ 3 инт. │
│ \/ │
│ Председатель Правительства │
│ Российской Федерации И. Фамилия │
│ /\ нижнее поле │
│ │ не менее 2 см│
│ \/ │</pre>
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Правительства
Российской Федерации
от __________ 2009 г. N ______
ПЛАН
подготовки решений Правительства Российской Федерации
по реализации Уголовно-исполнительного кодекса
Российской Федерации и Федерального закона "О введении
в действие Уголовно-исполнительного кодекса
Российской Федерации"
| Наименование решения | Ответственные за подготовку | Срок представления в Правительство Российской Федерации |
|---|---|---|
| 1. О Положении об уголовно-исполнительных инспекциях и нормативе их штатной численности | МВД России, Минюст России, Минфин России с участием Генеральной прокуратуры Российской Федерации и Верховного Суда Российской Федерации | Февраль 2009 г. |
4.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Росохранкультуры.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Росохранкультуры, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений или поручений руководства Росохранкультуры.
В случае если проект приказа влечет за собой необходимость внесения изменений в другие приказы, эти изменения включаются в проект подготавливаемого приказа или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта приказа.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Управление делами.
4.1.2. Проекты приказов (распоряжений) визируются исполнителем (полистно) и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений и организаций Росохранкультуры, которым в проекте предусматриваются задания и поручения (руководителями заинтересованных подразделений), руководителями Правового управления и Управления делами.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю Росохранкультуры на подпись, визируются заместителем руководителя Росохранкультуры в соответствии с распределением обязанностей.
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию).
Согласование (визирование) проектов приказов (распоряжений) может быть оформлено в виде листа согласования, прилагаемого к проекту.
Приложения к проектам приказов (распоряжений) визируются исполнителем (на оборотной стороне полистно) и руководителем подразделения, внесшего проект (на оборотной стороне последнего листа каждого приложения).
4.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
4.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяются печатью Управления делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия также обязательно направляется исполнителю и в Управление делами.
4.1.5 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование — Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия.
Наименование вида документа — приказ (распоряжение).
Дата и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в аппарате Федеральной службы
по надзору за соблюдением законодательства в области
охраны культурного наследия
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок, а также источник публикации, например:
«В связи с вступлением в силу Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ „О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации“ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060)...».
В случае если в акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации вносились изменения, то указываются реквизиты основного документа и перечисляются все публикации документов, в соответствии с которыми вносились изменения, например:
«Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 № 260 „О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации“ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст. 2514; № 29, ст. 3251)...», где 2004, № 23, ст. 2313 — публикация основного документа, 2006, № 23, ст. 2514; № 29, ст. 3251 — публикация документов, которыми внесены изменения. Слова в скобках: «(в редакции Постановлений Правительства Российской Федерации от 27 мая 2006 г. № 322, от 7 июля 2006 г. № 418)» не указываются.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю:», которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказом вносятся изменения, дополнения или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его реквизитов. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Росохранкультуры, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
4.1.6 Совместные приказы оформляются следующим образом:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа — приказ; располагается центрованно;
дата совместного приказа — единая и соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в Приложении № 2 к настоящему Должностному регламенту.
4.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Росохранкультуры.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Росохранкультурой; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Росохранкультуры.
4.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
4.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Росохранкультуры. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к должностному регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в Приложении № 3.
4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
4.3.2. В Росохранкультуре протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Председатель или Председательствующий
Присутствовали (подчеркивается) — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
4.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Заместитель руководителя Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия
заместители руководителя Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
4.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в Росохранкультуре.
4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.
4.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке Росохранкультуры формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении № 4.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении № 5.
Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия — деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо — документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма — документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) — телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) — документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
4.4.1 Служебные письма Росохранкультуры готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
как ответы Росохранкультуры на поручения (запросы) органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Росохранкультуры;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
4.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием по исполнению руководства Росохранкультуры на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании по исполнению руководителя (заместителя руководителя). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Совместные служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо Росохранкультуры, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письмо должно иметь краткий заголовок, который раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенным. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через один интервал (точно 12 пт), последняя строка заголовка подчеркивается, если далее следует ссылка на номер, например:
юбилейных мероприятий на 2007 год
Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков, объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков).
4.4.4. Текст письма отделяется от заголовка межстрочным интервалом 36 пт и печатается через межстрочный интервал 18 пт.
Ответы на обращения граждан заголовка не имеют.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например:
«Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия либо Росохранкультура считает...», «Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия или Росохранкультура рассмотрела...».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст может излагаться от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.4.5. Дата письма — дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц.
4.4.6. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами.
Переписка с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит «Адресат» включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.
Реквизит «Адресат» печатается через 1 межстрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа независимо от количества листов письма. Например:
Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: «Ваше Превосходительство», «Уважаемый Александр Григорьевич», «Ваше Величество». Обращение печатается с красной строки.
В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как «С уважением», «Искренне Ваш», «С глубоким уважением». В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.
Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.
При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается.
При оформлении писем иным зарубежным адресатам адресат включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более 6, а количество знаков в строке — не более 30. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, канон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:
American National Social Institute
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес. Например:
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:
Дата письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке и оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационный номер письма проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке документа.
Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
«Уважаемые господа» — к организации в целом;
«Уважаемый господин Блэк» — к мужчине;
«Уважаемая госпожа Смит» — к женщине;
«Уважаемый господин Председатель (Директор)» — к должностному лицу, фамилия которого не известна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».
Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.
Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, инициал имени и фамилию.
Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.
Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.
5.1.1 Способы датирования документов.
Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.
Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм (например: 13 октября 1996 г.).
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании указаний по исполнению, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя парами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 10.09.96).
5.1.2 Оформление дат в текстах документов.
Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом:
3 ноября 1996 г., в ноябре 1996 г., в первом полугодии 1996 г., в I квартале 1996 г., но: за 11 месяцев 1996 года, в 1996 году, бюджет на 1996 год, с 1988 по 1996 год, в 1993 — 1996 годах.
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: представители Российской Федерации на восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: II очередь строительства.
Если подряд идут два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами и разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й классы; 9-е и 10-е классы; в 8-й или 9-й класс; советники государственной службы 2-го и 3-го классов.
Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, идут подряд, падежное окончание наращивается только у последнего, например: ученики 5, 7, 9-х классов; референты государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 8 — 10-е классы, 50 — 60-е годы, в 20 — 30-х годах. Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице № 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений и таблиц, но не ставится перед порядковыми номерами иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица № 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции принято обозначать века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например:
XX век, XIX — XX века, XX столетие;
I квартал, II квартал, III квартал, IV квартал;
X Международный астрономический съезд;
XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.
5.1.3 Написание чисел.
Для написания чисел используется буквенная (четыре пишущие машины, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс. рублей, 12 млн. рублей, 20 млрд. рублей.
Составные количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной форме: один миллион девятьсот сорок пять тысяч шестьсот сорок один рубль (1 945 641 руб.).
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.
Если при числе дано сокращенное обозначение единицы измерения, число (даже однозначное) должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах, например: в библиотеку поступило 5 ПЭВМ, а в архив — 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, а в архиве — двух.
Названия единиц измерения в тексте проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации рекомендуется писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн; в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; 5 программистов, а не 5 человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: ...при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза... (но не «в полтора раза»).
Числа приблизительные, когда они стоят на втором месте, рекомендуется писать словами, например: ...получено пачек двести бумаги..., ...человек триста.
В номерах телефонов принято отделять дефисом (или пробелом) справа налево по две цифры, например: 45-12, 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 45 12, ..., 123 45 12).
В номерах автомобилей части двойного номера соединяются дефисом или разделяются пробелом, например: 12-45 КУМ, 17-98 ММТ или 15 51 ОЛМ, я 12 21 МО, Б 347 00.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д. 90/2.
Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм.
Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки «N», «», «%» и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
Математические обозначения «=», «<», «>», «+», «-» и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами равно, меньше, больше, плюс, минус.
При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Не рекомендуется также отрывать знаки номера, параграфа, процентов, градуса, минуты и секунды от соответствующих цифр.
В этих целях между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
5.2.1 Требования к употреблению сокращений слов и наименований.
В проектах законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации следует избегать употребления сокращенных слов, наименования упоминаемых органов, учреждений и организаций приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. В нетекстовых приложениях к проектам указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, а также в проектах распоряжений Президента Российской Федерации и распоряжений Правительства Российской Федерации допускаются сокращения слов и наименований федеральных органов исполнительной власти. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми (например, МИД России, МВД России).
В официальных документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: подразделение Администрации Президента Российской Федерации (далее — подразделение Администрации).
5.2.2 Написание буквенных аббревиатур.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МПС, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
а) прописными буквами, если образованы от имени собственного.
Например: МИД (МИДа), а также ГОСТ (ГОСТом);
б) строчными буквами, если образованы от имени нарицательного.
5.2.3 Требования к сокращению часто употребляемых слов и величин.
Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми, а их написание — унифицировано. Например, сокращенно записываются:
метр - м тонна - т миллиметр - мм гектар - га килограмм - кг секунда - с
область - обл. миллион - млн. район - р-н (при названии) миллиард - млрд. город - г. рубль - р. (руб.) поселок - пос. железнодорожный - ж.д. село - с. (при названии) страница - с. (при цифрах) проспект - просп. таблица - табл. площадь - пл. рисунок - рис. улица - ул. другой (другие) - др. проезд - пр. смотри - см. дом - д. прочее - пр. корпус - корп. и тому подобное - и т.п. подъезд - под. пункт - п. (в машинописи - пт) этаж - эт. то есть - т.е. кабинет - каб. и так далее - и т.д.
год, годы — г., гг. (при цифрах)
Округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и последующих десятичных знаков для различных типов, размеров, видов, одного названия, как правило, должно быть одинаковым. Например: 89,775; 16,323.
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия. Если однажды в тексте фамилия написана с двумя инициалами, например: Иванов В.В. или В.В. Иванов, она и в дальнейшем должна писаться так же.
Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.
6.1.1. Движение документов в Росохранкультуре с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Росохранкультуре, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, Инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами.
6.2.1. Доставка документов в Росохранкультуру осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, а также по информационным системам общего пользования.
С помощью почтовой связи в Росохранкультуру доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
6.2.2. По информационным системам общего пользования поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы, в том числе обращения граждан.
6.3.1. Документы, поступающие в Росохранкультуру на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и контроля Управления делами (служба ДОУ).
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», «на конкурс»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие приложений к документу, количество листов приложений. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее — РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование (Росохранкультура), дату и регистрационный номер.
6.3.2. Документы, адресованные руководству Росохранкультуры, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам структурных подразделений.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание указания по исполнению, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
6.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение в подразделения в соответствии с указанием по исполнению.
6.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
6.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
6.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Росохранкультуру, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Росохранкультуры, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением.
Документы, отправляемые Росохранкультурой, передаются почтовой связью и по информационным системам общего пользования.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
С помощью информационных систем общего пользования служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
6.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
6.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
6.5.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
6.5.4. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ в службе ДОУ.
6.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству.
Учет количества документов может проводиться по Росохранкультуре в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение № 6 - примерное). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
6.7.1. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения), его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Росохранкультуры или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
6.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
6.7.3. Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях Росохранкультуры и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).
6.7.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя Росохранкультуры направляется заместителю руководителя Росохранкультуры, указанному в поручении (указании по исполнению) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).
Подлинник документа с поручением (указанием по исполнению) после рассмотрения заместителем руководителя Росохранкультуры направляется ответственному исполнителю.
В случае если поручение руководителя Росохранкультуры адресовано только заместителям, то заместитель руководителя Росохранкультуры, указанный в поручении первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения).
Если поручение дано заместителем руководителя Росохранкультуры, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.
Если поручение руководителя Росохранкультуры или его заместителей адресовано руководителям подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением направляется непосредственно ответственному исполнителю — руководителю подразделения, указанному в поручении первым, либо против фамилии которого стоит отметка «созыв», «обобщение», «отв.», «свод» и т.п.
Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением.
6.7.5. Ответственный исполнитель при необходимости дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения, а также может затребовать материалы от подразделений, которые не указаны в поручении.
Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечают за их качество.
Проект документа, представляемый на подпись руководителю Росохранкультуры, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений, а также заместителем, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.
Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя Росохранкультуры, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений.
Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.
На проекте письма (телеграммы) указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя, подготовившего документ, на лицевой стороне последнего листа письма (телеграммы) в левом нижнем углу.
При подготовке приглашений для участия в мероприятиях, проводимых Росохранкультурой, указываются в тексте приглашения фамилия, имя, отчество и контактные телефоны ответственных за подготовку мероприятия.
Телеграммы принимаются службой ДОУ завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1557).
6.7.6. Если для исполнения поручения руководителя Росохранкультуры или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.
6.7.7. Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает указание по исполнению), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Сроки исполнения документов указываются в поручении.
6.7.8. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» — в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более месяца;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям — не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;
по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации — до 10 дней, если не установлен иной срок;
указание по исполнению руководителя Росохранкультуры либо его заместителей «Прошу доложить», «Прошу переговорить» — в 3-дневный срок, если руководителем Росохранкультуры либо его заместителями не установлен иной срок.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.
6.7.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Росохранкультуры или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
О продлении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ.
Сроки исполнения документов с пометками «срочно», «весьма срочно», «оперативно» не продлеваются.
6.7.10. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).
Запросы по исполняемому документу в территориальные органы, подведомственные Росохранкультуре, и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.
6.7.11. После исполнения документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
6.7.12. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
6.7.13. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства (далее — акты и поручения Президента Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства, писем Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее — органы):
поручения, а также письма, поступающие в Росохранкультуру непосредственно из указанных в настоящем пункте Должностного регламента органов исполнительной власти, исполняются в Росохранкультуре в порядке и сроки, установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;
ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;
если Минкультуры России направило в Росохранкультуру поручение или письмо о представлении соответствующей информации по поручению или письму данных органов исполнительной власти, поступивших ранее непосредственно на исполнение в Росохранкультуру, то руководитель подразделения, являющегося ответственным исполнителем по таким документам, направляет в Минкультуры России информацию об имеющемся документе по данному вопросу с последующим при необходимости направлением в Минкультуры России копии соответствующего ответа;
по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители подразделений Росохранкультуры, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству Росохранкультуры объяснения о причинах его неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников;
в случае непосредственного получения структурным подразделением поручения от руководства Минкультуры России, департаментов Министерства, органов государственной власти Российской Федерации, а также иных федеральных органов исполнительной власти, то их выполнение согласовывается с руководителем Росохранкультуры или с курирующим данное подразделение заместителем руководителя.
6.7.14. Подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству Росохранкультуры для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении срока.
6.7.15 Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:
по документам, направленным на исполнение поручением руководителя Росохранкультуры или заместителя руководителя, — на основании указания по исполнению руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.
Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) службой ДОУ.
7.1. Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации или депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.
7.2. Парламентский запрос может поступать в Росохранкультуру в виде постановления соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации с сопроводительным письмом председателя палаты или его заместителя.
В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос, кроме этого, имеет заголовок «Депутатский запрос» или в тексте содержится ссылка на статью 14 Федерального закона «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации».
7.3. Парламентский запрос к руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти рассматривается с учетом того, что ответ на данный запрос должен быть дан не позднее чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный палатой, в устной форме (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания) или в письменной форме за подписью должностного лица, которому направлен запрос (лица, временно исполняющего его обязанности).
7.4. При поступлении в Росохранкультуру обращения члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы должностные лица Росохранкультуры, в сферу ведения которых входят затронутые в обращении вопросы, обязаны предоставить авторам информацию, необходимую для их депутатской деятельности, не позднее 30 дней со дня получения обращения или в иной согласованный с инициатором обращения срок.
7.5. Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение поступающих в Росохранкультуру парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также контроль за их исполнением осуществляет служба ДОУ в соответствии с установленным Должностным регламентом порядком работы с входящими документами.
7.6. Проекты ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации подготавливают подразделения Росохранкультуры в соответствии с поручениями руководителя Росохранкультуры или его заместителей.
7.7. Ответы на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации подписываются руководством Росохранкультуры.
7.8. Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы, а также обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, в Росохранкультуре могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель Росохранкультуры.
Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей.
В случае служебной необходимости по решению руководителя Росохранкультуры допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом Росохранкультуры, или доверенностью представлены соответствующие полномочия.
Учет имеющихся в Росохранкультуре печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба в журнале учета печатей и штампов.
Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Росохранкультурой, не допускаются.
Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя Росохранкультуры, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.
Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по местам выдачи, где они уничтожаются по актам с ответствующей отметкой в журнале учета.
Порядок хранений печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяются подразделением, ответственным за учет печатей.
9.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
9.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые — внутренние и отправляемые.
9.1.3. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
9.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя Росохранкультуры по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
9.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.
Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя Росохранкультуры и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководства Росохранкультуры, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности Росохранкультуры, могут регистрироваться в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
9.1.6. Документы регистрируются в РКФ — традиционных или электронных карточках, журналах.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей Росохранкультуры, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
9.1.7. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
указание по исполнению (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
9.1.8. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
9.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Росохранкультуре создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
9.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
9.2.3. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
9.2.4 Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности Росохранкультуры;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора указания по исполнению;
классификатора результатов исполнения документов;
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе, могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
9.2.5. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
9.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности Росохранкультуры.
10.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов и поручений (далее — документы) в Росохранкультуре определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30, и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452.
10.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
10.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
Контроль исполнения документов осуществляется службой ДОУ.
10.4. Для снятия исполненного документа с контроля исполнитель представляет в службу ДОУ информацию об исполнении (копию ответа, служебную записку с указанием по исполнению руководства Росохранкультуры и т.п.), а также подлинник (основание) находящегося на контроле документа с поручением руководства Росохранкультуры.
10.5. Служба ДОУ еженедельно представляет руководству Росохранкультуры и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по определенной форме.
10.6. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
10.7. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Росохранкультуры (далее — архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.
11.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Росохранкультуре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
11.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Росохранкультуре и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Росохранкультуры, их виды, состав и содержание.
11.1.4. В Росохранкультуре составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 7) и сводная номенклатура дел Росохранкультуры (Приложение № 8).
11.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ Росохранкультуры.
11.1.6. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел Росохранкультуры подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией Росохранкультуры (далее — ЦЭК Росохранкультуры), с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Росохранкультуры. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре федерального органа исполнительной власти.
11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Росохранкультуры получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий — применяется в архиве Росохранкультуры. Четвертый — в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры федерального органа исполнительной власти.
11.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел Росохранкультуры являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Росохранкультуры.
11.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Росохранкультуры.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Росохранкультуре цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия (планы, списки, доклады, информации).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с территориальными органами Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Научно-исследовательским кинофотоинститутом по вопросам применения нормативно-технической документации
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций субъектов Российской Федерации по вопросам сохранения культурного наследия
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
11.1.14. Если в течение года в Росохранкультуре возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные делом, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
11.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
11.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2.2. Дела формируются в Росохранкультуре децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
11.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.
11.2.5 При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
11.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Росохранкультуры и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.2.7. Дела Росохранкультуры подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива Росохранкультуры.
11.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 9); нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (Приложение № 10);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 11);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Росохранкультуры (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения — записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Росохранкультуры; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел Росохранкультуры, согласованной с ЭПК федерального архива; дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Росохранкультуры, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Росохранкультуры черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и Росохранкультуры по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
11.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
11.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
11.2.12. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
11.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Росохранкультуры дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Росохранкультуры.
11.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Росохранкультуры или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Росохранкультуры с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Росохранкультуры являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в федеральный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Росохранкультура образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив Росохранкультуры включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
12.1.1. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
12.1.2 Экспертиза ценности документов в Росохранкультуре на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив Росохранкультуры.
12.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Росохранкультуре создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
12.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым руководителем Росохранкультуры. Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Федеральным архивным агентством.
12.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Росохранкультуры непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК, под непосредственным методическим руководством архивиста.
12.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Росохранкультуры; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
12.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Росохранкультуры путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
12.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
12.1.9. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
12.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
12.1.11. В Росохранкультуре в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивиста Росохранкультуры. По этим описям документы сдаются в архив Росохранкультуры.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Росохранкультуры, которую готовит архивист и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий федеральный архив.
12.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 12) и представляются в архив Росохранкультуры не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
12.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
12.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
12.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
12.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.
12.1.17. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Росохранкультуры, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
12.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение № 13) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Росохранкультуры одновременно. Согласованные ЦЭК Росохранкультуры акты утверждаются руководителем Росохранкультуры только после утверждения ЭПК соответствующего федерального архива, описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
12.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на все дела Росохранкультуры. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
12.2.1. В архив Росохранкультуры передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
12.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Росохранкультуры не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
12.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Росохранкультуры не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
12.2.4. Передача дел в архив Росохранкультуры осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником Управления делами.
12.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Росохранкультуры сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Росохранкультуры. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
12.2.6. Прием каждого дела производится архивистом Росохранкультуры в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста Росохранкультуры и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив Росохранкультуры передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
12.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Росохранкультуры лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Росохранкультуры, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
13.1. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются службой ДОУ.
13.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Росохранкультуры. Документы, создаваемые в Росохранкультуре и поступающие в Росохранкультуру на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы ДОУ, выполняющего данную процедуру.
13.3. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота Росохранкультуры, в порядке, установленном Должностным регламентом по делопроизводству. Система электронного документооборота Росохранкультуры должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.
13.4. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
13.5. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные цифровые подписи.
13.6. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
13.7. При получении электронных документов от других органов власти или организаций осуществляется проверка подлинности электронной цифровой подписи.
13.8. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота Росохранкультуры могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в Росохранкультуре, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
13.9. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота Росохранкультуры в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.
| Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
|---|---|
| 1. Адресант | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
| 2. Адресат | Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») |
| 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | В соответствии с реквизитом «Подпись» |
| 4. Вид документа | В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
| 5. Дата документа | В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
| 6. Номер документа | В соответствии с номером, присвоенном документу автором |
| 7. Дата поступления документа | Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 8. Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
| 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа | В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
| 10. Наименование текста | Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
| 11. Индекс дела | Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
| 12. Сведения о переадресации документа | На основании указания по исполнению на документе (реквизит «Указания по исполнению») |
| 13. Количество листов основного документа | Количество листов основного документа |
| 14. Количество приложений | Количество приложений |
| 15. Общее количество листов приложений | Общее количество листов приложений |
| 16. Указания по исполнению документа | Указание по исполнению или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
| 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
| 18. Отметка о конфиденциальности | В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) |
13.10. В систему электронного документооборота Росохранкультуры могут быть включены дополнительные сведения о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
13.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Росохранкультуры. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
13.15. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060) заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
13.16. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Росохранкультуры. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:
Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.
13.17. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
13.18. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.
13.19. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Росохранкультуры, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
(РОСОХРАНКУЛЬТУРА)
ПРИКАЗ
__________________ N ________________
Москва
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
(РОСОХРАНКУЛЬТУРА)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
__________________ N ________________
Москва
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ
ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО
НАСЛЕДИЯ
(РОСОХРАНКУЛЬТУРА)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Китайгородский проезд, д. 7,
стр. 2, Москва, 109074
Тел. 625-04-04; тел./факс
http://www.rosohrancult.ru
______________ N ______________
На N _________ от _____________
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ
ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО
НАСЛЕДИЯ
(РОСОХРАНКУЛЬТУРА)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЬ
Китайгородский проезд, д. 7,
стр. 2, Москва, 109074
Тел./факс 625-04-04;
http://www.rosohrancult.ru
______________ N ______________
На N _________ от _____________
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ
ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО
НАСЛЕДИЯ
(РОСОХРАНКУЛЬТУРА)
Китайгородский проезд, д. 7,
стр. 2, Москва, 109074
Тел./факс 625-04-04;
http://www.rosohrancult.ru
______________ N ______________
На N _________ от _____________
Герб России КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Выдано ________________________
Федеральная служба по надзору (фамилия, имя, отчество) за соблюдением законодательства _______________________________ в области охраны культурного наследия _______________________________
(должность)
"__" __________ 200_ г.
N ______
командируется в _______________________________________________ (место назначения (страна, город, организация)) на «» календарных дней с «» ____________ 200_ г. по «__» ____________ 200_ г.
Основание:
от «__» ____________ 200_ г. N ______ Действительно по предъявлении паспорта _______________________
(серия, номер, кем и когда выдан)
М.П. Руководитель _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи)
Оборотная сторона
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты
назначения, выбытии из них и прибытии в место
постоянной работы
Выбыл из ______________________ Прибыл в _____________________ _______________________________ ______________________________ "__" ________________ 200_ г. "__" _______________ 200_ г. Печать Подпись ________ Печать Подпись ________
Выбыл из ______________________ Прибыл в _____________________ _______________________________ ______________________________ "__" ________________ 200_ г. "__" _______________ 200_ г. Печать Подпись ________ Печать Подпись ________
Выбыл из ______________________ Прибыл в _____________________ _______________________________ ______________________________ "__" ________________ 200_ г. "__" _______________ 200_ г. Печать Подпись ________ Печать Подпись ________
Примечание: При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и убытии делаются отдельно в каждом из них.
Герб России
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ
ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В ОБЛАСТИ ОХРАНЫ КУЛЬТУРНОГО НАСЛЕДИЯ
(РОСОХРАНКУЛЬТУРА)
__________________ N ________________
Москва
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в центральном аппарате
Федеральной службы по надзору за соблюдением
законодательства в области охраны культурного наследия
В связи с _____________________________________________________________
(основание)
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый проект Инструкции по делопроизводству...
2. ____________________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ ____________________________________
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника)
Заместитель руководителя (куратор И.О. Фамилия подразделения, внесшего проект) дата Начальник Управления делами И.О. Фамилия
дата
Начальник Правового управления И.О. Фамилия дата
Должности руководителей И.О. Фамилия заинтересованных подразделений дата Росохранкультуры И.О. Фамилия
дата
И.О. Фамилия
дата
Должности руководителей И.О. Фамилия заинтересованных организаций дата Росохранкультуры И.О. Фамилия
дата
Должность руководителя И.О. Фамилия подразделения, внесшего проект дата Исполнитель: Должность исполнителя
И.О. Фамилия, тел.:
ЛИСТ согласования проекта приказа «название проекта приказа»
Заместитель руководителя (куратор И.О. Фамилия подразделения, внесшего проект) дата Начальник Управления делами И.О. Фамилия
дата
Начальник Правового управления И.О. Фамилия дата
Должности руководителей И.О. Фамилия заинтересованных подразделений дата Росохранкультуры И.О. Фамилия
дата
И.О. Фамилия
дата
Должности руководителей И.О. Фамилия заинтересованных организаций дата Росохранкультуры И.О. Фамилия
дата
И.О. Фамилия
дата
Должность руководителя И.О. Фамилия подразделения, внесшего проект дата Исполнитель: Должность исполнителя
И.О. Фамилия, тел.:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Росохранкультуры
от "__" ____________ N ______
ПОЛОЖЕНИЕ о (наименование структурного подразделения)
I. Общие положения
II. Задачи
III. Структура
IV. Функции
V. Права
VI. Взаимоотношения и связи
с другими структурными подразделениями
VII. Ответственность
Руководитель структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
--------------------------------
--------------------------------
Москва
__________________ N ________________
Председательствующий — И.О. Фамилия Секретарь — И.О. Фамилия Присутствовали: человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы... Доклад заместителя руководителя...
2. О...
1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия — текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия — краткая запись выступления И.О. Фамилия — краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2. ... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписи
ПРОТОКОЛ совещания у руководителя Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия
И.О. ФАМИЛИЯ
Москва
__________________ N ________________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия Наименование должности - И.О. Фамилия
(Инициалы и фамилии
в алфавитном порядке)
I. О (наименование вопроса)
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Руководителям подразделений
(Начальнику управления... (И.О. Фамилия))
3. ...
II. Об (наименование вопроса)
_____________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. ...
Руководитель Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия И.О. Фамилия
СПРАВКА об объеме документооборота за ____________ 200_ (месяц)
| Документы | Количество документов | |
| подлинники | тираж | |
| поступающие | ||
| отправляемые | ||
| внутренние | ||
| Итого | ||
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А5 (148 х 210 мм)
Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________ N _____
(место составления)
На ____ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ.
Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Федеральная служба по надзору УТВЕРЖДАЮ за соблюдением законодательства Наименование в области охраны культурного наследия должности руководителя НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ федерального органа ________ N _____ исполнительной власти _______________________ Подпись Расшифровка (место составления) подписи
Дата
На ____ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя службы ДОУ Росохранкультуры Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив)
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК Протокол ЭПК федерального архива от __________ N __________ от __________ N __________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году в федеральном органе исполнительной власти
| По срокам хранения | Всего | В том числе: | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
код федерального архива _____________ код Росохранкультуры _____________
| Ф. N ________ Оп. N ________ Д. N ________ |
|---|
(наименование федерального архива)
(наименование федерального органа исполнительной власти
и структурного подразделения)
ДЕЛО N ____ ТОМ N ______
(заголовок дела)
(крайние даты)
На _____ лист
Хранить _____
┌──────────────────────┐
<pre class="legal-pre">│Ф. N ________ │
│Оп. N ________ │
│Д. N ________ │</pre>
└──────────────────────┘
В деле подшито и пронумеровано ____________________ лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов ____________________________________; пропущенные номера листов _________________________________
- листов внутренней описи _________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
|---|---|
| 1 | 2 |
| Наименование должности Подпись работника | Расшифровка подписи |
| Дата | |
| Формат А4 (210 х 297 мм) |
документов дела N __________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ______________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
________________________________________________________
(наименование федерального органа исполнительной власти)
_________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Срок хранения | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <*> | 7 |
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено ____________________ дел с N _______ (цифрами и прописью) по N ___________, в том числе:
литерные номера: ________________________________ пропущенные номера: _____________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <**>
Наименование должности Протокол ЭК структурного руководителя службы ДОУ подразделения Подпись Расшифровка подписи от __________ N ________
Дата
<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Передал _______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам <*> (цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял ______________________________ дел и _______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника архива федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
<*> Передаются вместе с делами канцелярии Федеральной службы по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия.
Федеральной службы по надзору УТВЕРЖДАЮ за соблюдением законодательства Руководитель Росохранкультуры в области охраны культурного наследия Подпись расшифровка
подписи
Дата
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании ______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________ (название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур дел за годы) | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел | Сроки хранения дела и номера статей по перечню | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ____________________ дел за __________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _____________________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________ N _______________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от __________ N __________
Документы в количестве ________________________________________________ дел (цифрами и прописью) весом __________________ кг сданы в _______________________________________ (наименование организации) на переработку по приемосдаточной накладной от ___________ N _____
Наименование должности работника Росохранкультуры, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника архива (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)