Приказ Минвостокразвития России от 13.03.2013 № 16

«О порядке внутренней организации работы с обращениями граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока»

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РАЗВИТИЮ ДАЛЬНЕГО ВОСТОКА

ПРИКАЗ

от 13 марта 2013 г. № 16

О ПОРЯДКЕ ВНУТРЕННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РАЗВИТИЮ ДАЛЬНЕГО ВОСТОКА

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196), Положением о Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2012 г. № 664 «О Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 28, ст. 3898), приказываю:

1. Утвердить прилагаемый порядок внутренней организации работы с обращениями граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока.

2. Отделу по работе с обращениями граждан Департамента правового обеспечения и государственной службы Министерства Российской Федерации по развитию Дальнего Востока (Янова Н.С.) обеспечить организацию работы по рассмотрению обращений граждан и организацию личного приема граждан в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Российской Федерации по развитию Дальнего Востока Кондратова Г.А.

ПОРЯДОК ВНУТРЕННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО РАЗВИТИЮ ДАЛЬНЕГО ВОСТОКА

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок определяет внутреннюю организацию работы в Министерстве Российской Федерации по развитию Дальнего Востока (далее — Министерство) по регистрации, рассмотрению устных и письменных обращений граждан, контролю за их исполнением, личному приему граждан, а также взаимодействию структурных подразделений Министерства по вопросам рассмотрения обращений граждан.

1.2. Прием, регистрация, анализ содержащихся в обращениях вопросов, контроль за соблюдением порядка рассмотрения поступивших в Министерство обращений, организация личных приемов граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан Департамента правового обеспечения и государственной службы Министерства (далее — отдел по работе с обращениями граждан).

1.3. В Министерстве рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления, жалобы и запросы, относящиеся к компетенции Министерства.

1.4. Должностные лица Министерства обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости — с участием граждан, направивших обращения, и принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

2. Регистрация, рассмотрение и разрешение письменных и электронных обращений граждан

2.1. Письменные, электронные, направленные факсимильной связью обращения граждан, поступившие в Министерство в соответствии с его компетенцией, подлежат рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196) (далее — Закон о порядке рассмотрения обращений граждан), и обязательной регистрации в отделе по работе с обращениями граждан.

2.2. Поступившие обращения граждан регистрируются в течение трех дней со дня поступления посредством специализированного программного обеспечения, проставления штампа, регистрационного номера и даты регистрации на лицевой стороне первого листа обращения. Если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, то штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.3. В случае поступления обращения в день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, регистрация обращения производится в первый рабочий день, следующий за выходными или нерабочими праздничными днями.

2.4. В Министерстве рассматриваются обращения граждан, направленные средствами массовой информации.

2.5. Если обращение подписано двумя и более гражданами, то оно считается коллективным. В регистрационную карточку вносятся данные гражданина, чья фамилия указана первой или в чей адрес просят направить ответ.

2.6. Поступившие в Министерство обращения в зависимости от содержания изложенных в нем вопросов и в соответствии с компетенцией докладываются Министру Российской Федерации по развитию Дальнего Востока — полномочному представителю Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе (далее — Министр) либо заместителю Министра Российской Федерации по развитию Дальнего Востока (далее — заместитель Министра) по направлению деятельности, которые в 3-дневный срок направляют руководителям структурных подразделений Министерства соответствующие поручения о рассмотрении обращений.

2.7. Поступившие в адрес должностных лиц Министерства письма с отметкой «Лично» вскрываются, регистрируются и направляются должностному лицу Министерства, которому они адресованы. Рассмотрение таких писем производится в порядке, установленном Законом о порядке рассмотрения обращений граждан.

2.8. Если решение вопросов, поставленных в обращении, не входит в компетенцию структурного подразделения Министерства, обращение в 2-дневный срок возвращается в отдел по работе с обращениями граждан с письменным обоснованием причины такого возврата.

2.9. В случае, если поручение Министра или его заместителя содержит несколько исполнителей, подлинник обращения направляется ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), а копии — соисполнителям, которые не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа заявителю и руководителю, давшему поручение.

2.10. В случае, если решение содержащихся в обращении вопросов относится к компетенции нескольких структурных подразделений Министерства, то каждое структурное подразделение самостоятельно в соответствии со своей компетенцией подготавливает ответ заявителю.

2.11. Обращения, поступившие в Министерство, могут направляться подведомственным Министерству организациям, в компетенцию которых входят поставленные в обращении вопросы, для рассмотрения и подготовки проекта ответа заявителю.

2.12. Запрещается направлять обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае, если невозможно направление такой жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, гражданину разъясняется порядок дальнейшего рассмотрения обращения.

2.13. В случае, если в период рассмотрения обращения гражданина от него поступают аналогичные по содержанию или содержащие дополнения к предыдущему обращению, то оно подлежит приобщению к первому рассматриваемому обращению и ответ может быть дан один на все обращения.

2.14. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр или заместитель Министра (в соответствии с распределением обязанностей) вправе на основании служебной записки за подписью директора департамента Министерства принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.15. Обращение, поступившее вторично от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, считается повторным, если с начала рассмотрения обращения прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Повторному обращению при его поступлении в Министерство присваивается очередной регистрационный номер.

2.16. На особый контроль ставятся обращения граждан, поступившие в Министерство на рассмотрение из других государственных органов власти и содержащие просьбу проинформировать их о результатах рассмотрения. В случае необходимости продления срока рассмотрения таких обращений должностное лицо заблаговременно извещает об этом данный государственный орган и гражданина, обращение которого находится на рассмотрении.

2.17. Министерство по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязано в течение 15 дней предоставить в ответ на запрос документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

2.18. Обращения, по которым Министерство является соисполнителем, рассматриваются в течение 15 дней со дня их регистрации в Министерстве.

2.19. Результатом рассмотрения обращения является разъяснение по существу поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер либо направление обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

3. Оформление ответов на обращения

3.1. Регистрация ответов на письменные и электронные обращения граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. Отправление ответов без регистрации не допускается.

3.2. Ответ на обращение, поступившее в Министерство по информационным системам общего пользования, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.3. При направлении ответа гражданину по электронной почте исполнителем распечатывается и прикрепляется к ответу подтверждение об отправке.

3.4. Ответ на обращение подписывается Министром, заместителем Министра, директором департамента Министерства, заместителем директора департамента Министерства в соответствии с их компетенцией.

3.5. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, доступным для граждан языком и содержать разъяснения в соответствии с действующим законодательством на все поставленные в обращении вопросы и информацию о принятых мерах по обращению.

3.6. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица (если в обращении не указано конкретное лицо, на чье имя должен быть направлен ответ).

3.7. При направлении ответа в другие органы государственной власти о рассмотрении обращения необходимо указывать, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах на коллективное обращение указывается, кому именно из граждан направлен ответ.

3.8. При подготовке ответа заявителю в тексте ответа в обязательном порядке необходимо указывать, откуда в Министерство поступило на рассмотрение обращение (в случае, если обращение поступило из другого государственного органа), по поручению какого руководителя и каким структурным подразделением Министерства оно рассмотрено.

3.9. После исполнения и отправки ответа гражданину на обращение должностное лицо Министерства, на контроле которого находилось данное обращение, на копии ответа делает отметку «В Дело», ставит дату и подпись.

3.10. Итоговое оформление дел по обращениям граждан, снятие их с контроля производятся на основании поручения руководителя. Обеспечение надлежащего хранения дел осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

4. Организация личного приема граждан

4.1. Ежедневный прием граждан в Министерстве осуществляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан без предварительной записи в специально оборудованной приемной граждан (далее — Приемная) по адресу: 680000, г. Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 18 в установленные дни и часы работы Приемной:

понедельник, среда, пятница — с 10.00 до 17.00, перерыв — с 13.00 до 14.00;

вторник, четверг — с 10.00 до 13.00;

суббота, воскресенье — выходные дни.

4.2. Сотрудники Приемной в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь по вопросам, входящим в компетенцию Министерства.

4.3. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в Приемную может быть приглашен (по договоренности) специалист соответствующего структурного подразделения Министерства.

4.4. Во время личного приема гражданин может сделать устное заявление либо оставить письменное обращение.

4.5. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.6. По просьбе заявителя, оставившего письменное обращение, сотрудником Приемной ему выдается расписка с указанием даты приема, количества листов обращения и контактной информации или на копии обращения проставляется штамп, подтверждающий получение обращения отделом по работе с обращениями граждан.

4.7. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Законом о порядке рассмотрения обращений граждан.

4.8. Личный прием граждан должностными лицами Министерства осуществляется по предварительной записи и в соответствии с графиком приема граждан по личным вопросам должностными лицами Министерства, утвержденным приказом Министерства от 26 ноября 2012 г. № 55.

4.9. Запись граждан на личный прием к должностным лицам Министерства осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

4.10. О дате и времени проведения личного приема должностными лицами Министерства граждане своевременно информируются в письменном виде отделом по работе с обращениями граждан.

4.11. В ходе личного приема руководитель, ведущий прием, уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.

4.12. Решение, принятое по результатам личного приема граждан, подлежит оформлению в форме поручений или писем руководителям государственных органов, органов местного самоуправления, должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

4.13. Контроль за сроками исполнения поручений должностных лиц с личного приема осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

4.14. Проекты ответов, подготовленные согласно поручению руководителя структурного подразделения Министерства, направляются ему на согласование. В случае отсутствия замечаний или дополнительных поручений, должностным лицом, проводившим личный прием, принимается решение о снятии обращения с контроля. Ответ на обращение регистрируется в отделе по работе с обращениями граждан.

4.15. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно должностным лицом в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5. Контрольно-аналитическая работа с обращениями граждан

5.1. Контроль за своевременным и объективным рассмотрением обращений граждан, поступивших в Министерство, соблюдением полноты и правильности оформления документов, относящихся к их рассмотрению, осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

5.2. В структурных подразделениях Министерства текущий контроль за организацией рассмотрения обращений граждан осуществляет ответственное должностное лицо, назначенное руководителем.

5.3. Персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения обращения и содержание ответа несет должностное лицо Министерства, на рассмотрении у которого находится обращение.

5.4. Обращение не может быть оставлено без рассмотрения или рассмотрено с нарушением срока по причине продолжительного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) или увольнения должностного лица Министерства, на рассмотрении у которого находится обращение. В указанных случаях все имеющиеся у него на исполнении обращения передаются другому должностному лицу Министерства в соответствии с распределением обязанностей.

5.5. Отделом по работе с обращениями граждан осуществляется анализ содержащихся в обращениях граждан вопросов, обобщение результатов рассмотрения обращений, поступивших в Министерство, а также подготовка аналитических и статистических материалов.

6. Информационно-справочная работа с гражданами

6.1. Информационно-справочную работу с гражданами в Министерстве осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и структурные подразделения Министерства.

6.2. Информирование граждан осуществляется при личном обращении, посредством телефонной связи и информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования.

6.3. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании государственного органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества должностного лица, принявшего телефонный звонок.

6.4. Если должностное лицо не имеет возможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос или содержащийся в устном обращении вопрос не входит в компетенцию Министерства, гражданину может быть предложено обратиться за ответом позже или ему даются разъяснения, в компетенцию какого государственного органа или органа местного самоуправления входит решение поставленного вопроса.

6.5. Информация об организации работы по рассмотрению обращений граждан и о местонахождении Приемной, адрес электронной почты для направления обращения размещены на информационном стенде в Приемной, а также на официальном сайте Министерства в сети Интернет по адресу: www.minvostokrazvitia.ru.

6.6. График приема граждан размещается на информационных стендах Приемной, а также на официальном сайте Министерства в сети Интернет.

6.7. Информационные стенды размещаются в удобном для граждан месте, информация на них должна быть доступна для прочтения.

6.8. Статистические материалы, обзоры обращений граждан размещаются в разделе «Обращения граждан» на официальном сайте Министерства в сети Интернет.

---