Приказ Роструда от 07.08.2020 № 159

(ред. от 15.06.2021)

«Об организации проектной деятельности в Федеральной службе по труду и занятости»

В целях организации работы по реализации ведомственных проектов и совершенствованию проектной деятельности в Федеральной службе по труду и занятости приказываю:

проектный комитет в Федеральной службе по труду и занятости;

проектный офис в Федеральной службе по труду и занятости по ведомственным проектам.

2. Утвердить:

положение об организации проектной деятельности в Федеральной службе по труду и занятости по ведомственным проектам согласно приложению № 1;

состав проектного комитета в Федеральной службе по труду и занятости согласно приложению № 2 (не приводится);

состав проектного офиса в Федеральной службе по труду и занятости по ведомственным проектам согласно приложению № 3 (не приводится).

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель М. Ю. Иванков

4. Организационная структура системы управления проектной деятельностью в Роструде включает в себя:

проектный комитет Роструда (далее — проектный комитет), включающий Руководителя Роструда (далее — руководитель) и заместителей руководителя;

б) временные органы управления проектной деятельностью, формируемые в целях реализации проектов Роструда:

кураторы проектов (руководитель, заместитель руководителя);

руководители проектов (заместитель руководителя, Начальники Управлений Роструда);

функциональные заказчики проектов (начальники Управлений Роструда, заместители начальников Управлений Роструда);

администраторы проектов;

иные участники проектов.

5. Управление ведомственными проектами Роструда, в том числе осуществление мониторинга их реализации, а также взаимодействие между их участниками осуществляется с использованием специализированной информационной системы управления проектами (далее — ИСУП) Минтруда России, а также иными информационными системами управления проектной деятельностью Роструда.

II. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью в Роструде

Проектный комитет

6. Проектный комитет:

а) определяет параметры и приоритеты для формирования ведомственного проекта;

б) рассматривает предложения по ведомственным проектам;

д) принимает решение о достижении целей, показателей, результатов и контрольных точек, выполнении задач ведомственных проектов, а также решение об их завершении.

7. Куратор проекта назначается решением проектного комитета и указывается в паспорте ведомственного проекта.

Функции куратора могут возлагаться на руководителя, заместителей руководителя.

8. Куратор проекта:

а) обеспечивает координацию и контроль реализации ведомственного проекта;

б) согласовывает общие подходы к реализации ведомственного проекта;

в) согласовывает кандидатуру руководителя проекта;

г) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим положением и иными правовыми актами Роструда.

Руководитель проекта

9. Руководитель проекта назначается решением проектного комитета и указывается в паспорте ведомственного проекта.

Руководитель проекта назначается из числа заместителей руководителя или начальников Управлений Роструда.

10. Руководитель проекта:

а) обеспечивает разработку и согласование с заинтересованными Управлениями Роструда паспорта ведомственного проекта;

б) обеспечивает разработку, выполнение и своевременную актуализацию плана реализации ведомственного проекта;

в) осуществляет оперативное управление реализацией ведомственного проекта, обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления проекта и с заданными требованиями к качеству;

г) оценивает риски проекта и предпринимает необходимые мероприятия для их исключения (минимизации);

е) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся ведомственного проекта, для внесения в ИСУП Минтруда России и иные информационные системы управления проектной деятельностью;

ж) обеспечивает представление отчетности и организацию мониторинга ведомственного проекта;

з) выполняет иные функции, предусмотренные Положением, иными правовыми актами Роструда, а также принимаемыми в соответствии с иными решениями проектного комитета.

Проектный офис

11. Проектный офис:

а) информирует о формировании перечня ведомственных проектов;

б) формирует предложения по целям ведомственного проекта и способам их достижения, а также основным результатам, мероприятиям и показателям ведомственного проекта;

в) проводит оценку материалов по проектам, подготовленных руководителями проектов, в том числе в части соответствия описания целей проекта, показателей проекта, способов достижения целей, основных результатов и мероприятий проекта методическим рекомендациям проектного офиса Правительства Российской Федерации, проектного офиса Минтруда России и настоящему Положению;

г) согласовывает предложения по ведомственным проектам;

д) обеспечивает текущий мониторинг ведомственных проектов, инициирует рассмотрение вопросов, требующих решений проектного комитета, кураторов и руководителей проектов;

е) представляет отчет о ходе реализации ведомственных проектов;

з) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Роструде в части ведомственных проектов;

и) координирует внедрение и развитие системы стимулирования федеральных государственных гражданских служащих Роструда, участвующих в проектной деятельности в части ведомственных проектов;

к) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

Функциональный заказчик

12. Функциональный заказчик проекта назначается решением проектного комитета и указывается в паспорте ведомственного проекта.

13. Функциональный заказчик проекта:

а) инициирует ведомственный проект, обосновывает необходимость его реализации на проектном комитете;

б) определяет основные требования в отношении результатов ведомственного проекта, согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности ведомственного проекта;

в) обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов ведомственного проекта и представляет их для утверждения в проектный комитет;

г) участвует в проведении мониторинга реализации ведомственного проекта, согласования запросов на изменение;

д) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными правовыми актами Роструда.

Администратор проекта

14. Администратор проекта назначается решением проектного комитета (по представлению куратора проекта или руководителя проекта) и отражается в паспорте ведомственного проекта.

15. Администратор проекта:

а) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта и рабочих групп проекта;

б) обеспечивает отражение информации в ИСУП Минтруда России, а также ведение в иных информационных системах управления проектной деятельностью Роструда;

в) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, иными правовыми актами Роструда.

Участники проекта

16. Участники проекта определяются руководителем проекта, утверждаются проектным комитетом и отражаются в паспорте ведомственного проекта.

Решение о привлечении федерального государственного гражданского служащего структурного подразделения Роструда в ведомственный проект в качестве участника принимается совместно руководителем проекта и начальником Управления Роструда, который является непосредственным руководителем привлекаемого к реализации ведомственного проекта федерального государственного гражданского служащего.

Участники проекта обеспечивают выполнение работ по проекту в соответствии с планом реализации ведомственного проекта, иными документами проекта, а также решениями проектного комитета и указаниями руководителя проекта.

III. Реализация и управление ведомственным проектом

Инициирование, подготовка и планирование

17. Предложения по ведомственным проектам разрабатываются и инициируются заместителями руководителя Роструда, начальниками Управление Роструда, по согласованию с курирующим заместителем руководителя Роструда, проектным офисом.

18. После согласования предложения в течение 10 дней функциональный заказчик представляет в проектный офис проект паспорта ведомственного проекта (наименование, участники проекта, цели, результаты) по форме, предусмотренной приложением № 1 к настоящему Положению, проект плана реализации ведомственного проекта по форме, предусмотренной приложением № 2 к настоящему Положению, а также описание функциональных процессов в виде диаграмм (сравнительный анализ актуальных данных и предполагаемых данных на момент реализации ведомственного проекта).

19. Проектный офис в срок до 5 рабочих дней согласовывает паспорт и план по ведомственному проекту и представляет его на рассмотрение в проектный комитет либо возвращает предложение с мотивированным отказом.

20. В случае наличия замечаний и предложений проектного комитета по паспорту и (или) плану реализации ведомственного проекта паспорт и (или) план реализации ведомственного проекта утверждается проектным комитетом с учетом замечаний. Паспорт и (или) план реализации ведомственного проекта подлежат корректировке функциональным заказчиком в срок до 5 рабочих дней.

21. Администратор проекта совместно с проектным офисом в срок до 5 рабочих дней после утверждения паспорта и плана реализации ведомственного проекта обеспечивает их внесение в ИСУП Минтруда России и в иные информационные системы управления проектной деятельностью Роструда.

24. В случае выявления необходимости внесения изменений в паспорт и (или) план реализации ведомственного проекта, администратором проекта, участниками проекта или проектным офисом в ИСУП Минтруда России и в иные информационные системы управления проектной деятельностью Роструда формируется запрос на изменение паспорта и (или) плана реализации ведомственного проекта (далее — запрос на изменение).

25. Подготовка запроса на изменение осуществляется администратором проекта, участниками проекта или проектным офисом.

26. Администратор проекта совместно с проектным офисом обеспечивает согласование подготовленного запроса на изменение в зависимости от изменяемого параметра ведомственного проекта с участниками проекта, деятельность которых затрагивает запрос на изменение, исполнителями, соисполнителями мероприятий ведомственного проекта и направляет его на согласование в проектный офис.

27. Запрос на изменение утверждается руководителем проекта.

28. Проектный офис может принять решение о целесообразности доработки запроса на изменение и (или) о необходимости получения дополнительного согласования от заинтересованных структурных подразделений Роструда, иных органов и организаций.

В этом случае администратору проекта или участнику проекта рекомендуется обеспечить доработку запроса на изменение и получение необходимого согласования. А также его утверждения руководителем проекта.

29. Утверждение изменений паспорта и (или) плана реализации ведомственного проекта осуществляет проектный комитет.

31. Мониторинг реализации ведомственного проекта проводится, начиная с принятия решения об утверждении паспорта ведомственного проекта и плана реализации ведомственного проекта, и завершается в момент принятия решения о его завершении.

32. Руководитель проекта ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца обеспечивает своевременное представление всеми участниками ведомственного проекта в ИСУП Минтруда России и иных информационных системах управления проектной деятельностью Роструда информации в части реализации паспорта ведомственного проекта, плана реализации ведомственного проекта за отчетный период.

33. Данные мониторинга реализации ведомственного проекта и отчета о ходе реализации ведомственного проекта анализируются проектным офисом и рассматриваются на заседаниях проектного комитета.

Завершение ведомственного проекта

34. Проект решения о плановом завершении ведомственного проекта с приложением итогового отчета о реализации ведомственного проекта (далее — проект решения) подготавливается администратором проекта совместно с проектным офисом и согласовывается руководителем проекта.

35. Итоговый отчет о реализации ведомственного проекта формируется в ИСУП Минтруда и иных информационных системах управления проектной деятельностью Роструда на основании данных мониторинга ведомственного проекта в части реализации паспорта ведомственного проекта.

36. В ходе реализации ведомственного проекта руководитель проекта может инициировать процедуру прекращения или приостановления реализации проекта.

37. Руководитель проекта направляет проект решения, согласованный с функциональным заказчиком, на согласование в проектный офис.

Проектный офис, в течение 5 рабочих дней, согласует проект решения и направляет на рассмотрение в проектный комитет. В ином случае проектный офис направляет руководителю проекта мотивированный отказ в согласовании проекта решения.

38. Решение о прекращении или приостановлении ведомственного проекта может быть также принято по окончании этапов ведомственного проекта проектным комитетом.

Приложение № 1 к Положению об организации проектной деятельности в Федеральной службе по труду

утвержденному приказом Роструда от 7 августа 2020 г. № 159

ФОРМА

ПАСПОРТ

(наименование ведомственного проекта)

<*> Базовое значение показателя на отчетную дату.

3. Расходы на реализацию ведомственного проекта