«О внесении изменений в приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 7 октября 2020 г. № 185»
Примечание
Начало действия документа - 09.09.2025.
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 9 сентября 2025 г. № 156
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА
ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ОТ 7 ОКТЯБРЯ 2020 Г. № 185
1. Внести в Табель форм ведомственной отчетности в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденный приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 7 октября 2020 г. № 185 «Об утверждении Табеля форм ведомственной отчетности и Альбома форм ведомственной отчетности в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации», изменение, дополнив его формами ведомственной отчетности № В 18.1, В 18.2, В 18.3 согласно приложению № 1 соответственно к настоящему приказу.
2. Внести в Альбом форм ведомственной отчетности в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденный приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 7 октября 2020 г. № 185 «Об утверждении Табеля форм ведомственной отчетности и Альбома форм ведомственной отчетности в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации», изменение, дополнив его формами ведомственной отчетности № В 18.1, № В 18.2, № В 18.3 согласно приложениям № 2, № 3 и № 4 соответственно к настоящему приказу.
3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его подписания.
Генеральный директор
В. А. Иванов
Приложение № 1
к приказу
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 9 сентября 2025 г. № 156
ТАБЕЛЬ
ФОРМ ВЕДОМСТВЕННОЙ ОТЧЕТНОСТИ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДАХ ОБЩЕЙ
ЮРИСДИКЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ АРБИТРАЖНЫХ СУДАХ И СИСТЕМЕ
СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
| № п/п | № формы | Наименование отчетного документа | Периодичность представления | Срок представления | Куда представляется | Кто представляет | Способ представления документа |
| 105. | В 18.1 | Сведения о состоянии архивов кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов | полугодовая | первичный
к 1 февраля
к 1 августа | управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации | районные, городские, межрайонные суды | в электронном виде по установленной форме в формате Excel и PDF по системе ведомственного документооборота, последующая досылка сведений на бумажном носителе не требуется |
первичный
к 15 февраля
к 15 августа | Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента | кассационные суды общей юрисдикции, апелляционные суды общей юрисдикции, верховные суды республик, краевые, областные суды, суды городов федерального значения, суд автономной области, суды автономных округов |
сводный
к 15 февраля
к 15 августа | Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента | управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации (за районные, городские, межрайонные суды) |
| 106. | В 18.2 | Сведения о состоянии архивов федеральных арбитражных судов | полугодовая | к 15 февраля
к 15 августа | Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов | федеральные арбитражные суды | в электронном виде по системе ведомственного документооборота в формате PDF, последующая досылка сведений на бумажном носителе не требуется |
| 107. | В 18.3 | Сведения о состоянии архивов военных судов | полугодовая | первичный
к 1 февраля
к 1 августа | окружные (флотские) военные суды | гарнизонные военные суды | в электронном виде по установленной форме в формате Excel и PDF по системе ведомственного документооборота, последующая досылка сведений на бумажном носителе не требуется |
первичный
к 15 февраля
к 15 августа | Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов | кассационный военный суд, апелляционный военный суд, окружные (флотские) военные суды |
сводный
к 15 февраля
к 15 августа | Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов | окружные (флотские) военные суды (за гарнизонные военные суды) |
Приложение № 2
к приказу
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 9 сентября 2025 г. № 156
| Кто представляет | Представляет сведения о | Куда представляется | Сроки представления | | Форма № В 18.1 |
| Полугодовая |
| Первичные: | Утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
от «__» __________ 2025 г. N ____ |
| районный суд | районном суде | в управление Судебного департамента в субъекте Российской Федерации | к 1 февраля
к 1 августа |
| кассационный суд общей юрисдикции, апелляционный суд общей юрисдикции, верховный суд республики, краевой, областной суд, суд города федерального значения, суд автономной области, суд автономного округа | кассационном суде общей юрисдикции, апелляционном суде общей юрисдикции, верховном суде республики, краевом, областном суде, суде города федерального значения, суде автономной области, суде автономного округа | в Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента | к 15 февраля
к 15 августа |
|
| Сводные: |
| управление Судебного департамента в субъектах Российской Федерации | районных, городских, межрайонных судах | в Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента | к 15 февраля
к 15 августа |
|
Сведения о состоянии архивов кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов
за ____ полугодие 20__ года |
| Наименование суда (управления Судебного департамента |
| в субъекте Российской Федерации), представляющего сведения | |
| Председатель суда (начальник управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации) |
|
|
|
| Лицо, ответственное за составление отчета |
|
|
подпись, Ф.И.О., номер телефона (с кодам города) |
Раздел 1. Виды дел, находящихся в архиве, взаимодействие с архивным учреждением
| № п/п | Наименование суда | Количество дел (нарядов), хранящихся в архиве суда на 1 января текущего года | Количество дел (нарядов), поступивших в архив в течение отчетного периода (до 1 июля) | Количество переданных на государственное хранение дел (нарядов) в отчетном периоде | Количество дел (нарядов) постоянного хранения в суде свыше 15 лет | Взаимодействие с архивным учреждением <*> |
| Всего | Постоянного срока хранения | Временных (свыше 10 лет) сроков хранения | Временных (до 10 лет) сроков хранения | Дела по личному составу | Всего | Постоянного срока хранения | Временных (свыше 10 лет) сроков хранения | Временных (до 10 лет) сроков хранения | Дела по личному составу | Не осуществляется (+/-) | Осуществляется |
| всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | наряды с судебными актами, изъятыми из судебных дел | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | наряды с судебными актами, изъятыми из судебных дел | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | безвозмездное (+/-) | возмездное (+/-) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
Раздел 2. Загруженность архива и его оснащенность
| № п/п | Наименование суда | Общая площадь архивохранилищ(а) | Общая загруженность архивохранилищ(а) согласно паспорту архива (%) | Количество помещений, выделенных под архивохранилище | Площадь каждого помещения, выделенного под архивохранилище | Загруженность каждого помещения архивохранилища | Оснащенность стеллажами |
| Стационарные | Мобильные (штук) | Дополнительная потребность |
| металлические (штук) | деревянные (штук) | стационарные (штук) | мобильные (штук) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| | | | | | | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Раздел 3. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения, утрата документов, находящихся на хранении в архиве суда
| № п/п | Наименование суда | Количество уничтоженных в отчетном периоде дел (нарядов) с истекшими сроками хранения | Способы уничтожения дел (нарядов) с истекшими сроками хранения | Доход (расход) за уничтожение документов | Количество утраченных из архива дел <****> |
| всего | дел общего делопроизводства | судебных дел | дел по личному составу | самостоятельное уничтожение (шредирование, сжигание и т.д.) | по договору, с получением судом (управлением) дохода за сданную макулатуру | по безвозмездному договору | по договору, согласно условиям которого судом (управлением) оплачиваются услуги по уничтожению | иной способ (указать какой) | полученная судом (управлением) прибыль (в рублях) <**> | расходы суда (управления) за уничтожение документов (в рублях) <***> | всего | дел общего делопроизводства | судебных дел | дел по личному составу | нарядов с судебными актами, изъятыми из судебных дел |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | |
Раздел 4. Объединенный судебный архив (ОСА)
| № п/п | Адрес месторасположения | Общая площадь ОСА | Общая загруженность ОСА | Порядок организации размещения | Информация о судах, осуществляющих хранение |
| выделение каждому суду отдельного помещения в ОСА | хранение документов в общем помещении | иной способ | наименование суда | занимаемая площадь <*****> | загруженность <******> | Количество дел (нарядов), хранящихся в архиве суда на отчетную дату |
| Всего | Постоянного срока хранения | Временных
(свыше 10 лет) | Временных
(до 10 лет) сроков |
| всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | наряды с судебными актами, изъятыми из судебных дел | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | |
<*> В графах 29 — 31 подлежит обязательному заполнению каждая строка, проставляются знаки «+» или «-».
<**> Графа 12 заполняется при использовании способа уничтожения, предусмотренного графой 8, в случае использования иного способа уничтожения в строках проставляется ноль.
<***> Графа 13 заполняется при использовании способа уничтожения, предусмотренного графой 10, в случае использования иного способа уничтожения в строках проставляется ноль.
<****> Сведения вносятся на основании акта об утрате документов, утвержденного председателем суда.
<*****> Графа 9 заполняется в случае использования способа организации размещения в ОСА, указанного в графе 5, при использовании иных способов в строках проставляется 0.
<******> Графа 10 заполняется в случае использования способа организации размещения в ОСА, указанного в графе 5, при использовании иных способов в строках проставляется 0.
Примечание к форме ведомственной отчетности № В 18.1
«Сведения о состоянии архивов кассационных судов общей
юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных
судов республик, краевых, областных судов, судов городов
федерального значения, судов автономной области
и автономных округов, районных судов»:
Районными судами форма представляется в соответствующее управление Судебного департамента в субъекте Российской Федерации по состоянию на 1 января текущего года к 1 февраля текущего года, по состоянию на 1 июля текущего года к 1 августа текущего года.
Кассационными судами общей юрисдикции, апелляционными судами общей юрисдикции, верховными судами республик, краевыми, областными и равными им судами, управлениями Судебного департамента в субъектах Российской Федерации форма представляется в Главное управление организационно-правового обеспечения деятельности судов Судебного департамента по состоянию на 1 января текущего года к 15 февраля текущего года, по состоянию на 1 июля текущего года к 15 августа текущего года.
При заполнении формы числовые показатели проставляются в соответствующие ячейки без указания единиц измерения. Если в какой-то ячейке цифровое значение нулевое, то в этой ячейке проставляется ноль. При заполнении ячеек форм числовыми значениями в одну ячейку заносится только одно число. Вставка текстовых значений («нет», «-» и т.д.) в ячейки с числовым форматом недопустима. При заполнении ячеек форм текстовыми значениями весь текст, который должен быть представлен на пересечении данного столбца и данной строки, записывается в одну соответствующую ячейку.
Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается. Формула расчета степени загруженности архивохранилища представлена в Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56.
Все пояснения и дополнения оформляются в виде сносок в конце бланка формы или в пояснительной записке.
В разделе 3 графы 12 — 13 при предоставлении сведений по уничтожению дел районных судов заполняются управлением Судебного департамента в субъекте Российской Федерации; кассационными судами общей юрисдикции, апелляционными судами общей юрисдикции, верховными судами республик, краевыми, областными и равными им судами графы 12 — 13 заполняются самостоятельно.
к приказу
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 9 сентября 2025 г. № 156
| Кто представляет | Что представляет | Куда представляет | Срок представления | | Форма № В 18.2 |
| Полугодовая |
| федеральный арбитражный суд | сведения о состоянии архива федерального арбитражного суда | Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов | к 15 февраля
к 15 августа | Утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
от «__» __________ 2025 г. N ____ |
|
Сведения о состоянии архива федерального арбитражного суда
по состоянию на __ полугодие 20__ года |
| Наименование суда | |
|
| Председатель суда | | | |
| подпись | | Ф.И.О. |
| Исполнитель | | | |
| подпись | | Ф.И.О. |
| Номер телефона (с указанием кода города) | | | |
| | | |
Раздел 1. Загруженность архива и его оснащенность стеллажами
| Количество помещений архива | Общая площадь архива, кв. м | Загруженность архива, % | Наличие стеллажей в архиве |
| стационарные | мобильные | дополнительная потребность в стеллажах (при наличии), шт. |
| стационарные | мобильные |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | |
Раздел 2. Количество единиц хранения , находящихся в архиве
| Всего | Постоянного срока хранения | Временных (свыше 10 лет) сроков хранения | Временных (до 10 лет) сроков хранения | Дела по личному составу | Дела с истекшими сроками хранения |
| всего | дела общего делопроизводства | судебные дела (при наличии) <2> | судебные акты, изъятые из судебных дел, отобранных к уничтожению | дела, находящиеся на хранении свыше 15 лет | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела |
| включенные в утвержденные описи дел постоянного хранения | не включенные в утвержденные описи дел постоянного хранения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| | | | | | | | | | | | |
Раздел 3. Хранение документов суда в государственном архиве
| Количество единиц хранения, находящихся на хранении в государственном архиве | Количество единиц хранения, переданных на хранение в государственный архив в отчетный период | Стоимость хранения документов суда в государственном архиве в отчетный период, руб. <3> | Хранение документов суда в государственном архиве не осуществляется |
| возмездное | безвозмездное | возмездное | безвозмездное |
| дела общего делопроизводства | судебные дела | дела общего делопроизводства | судебные дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | |
Раздел 4. Хранение документов суда на площадях сторонней организации/ИП <4>
| Количество единиц хранения, находящихся на временном хранении на площадях сторонней организации | Количество единиц хранения, переданных на временное хранение сторонней организации в отчетный период | Стоимость хранения документов суда на площадях сторонней организации в отчетный период, руб. <5> | Хранение документов суда на площадях сторонних организаций не осуществляется |
| возмездное | безвозмездное | возмездное | безвозмездное |
| дела общего делопроизводства | судебные дела | дела общего делопроизводства | судебные дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| | | | | | | |
Раздел 5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
| Количество документов с истекшими сроками хранения, уничтоженных в отчетном периоде, единицы хранения | Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения | Сумма денежных средств, руб. |
| всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | силами суда | по договору со сторонней организацией, с перечислением на счет суда/в доход федерального бюджета денежных средств за сданную макулатуру | по договору со сторонней организацией, с оплатой судом услуг по уничтожению документов | по безвозмездному договору со сторонней организацией | иное <6> | перечисленных сторонней организацией на счет суда/в доход федерального бюджета за сданную макулатуру <7> | оплаченных судом сторонней организации за оказание услуг по уничтожению документов <8> |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| | | | | | | | | |
<1> Единица хранения — сформированное дело (том).
<2> Указываются судебные дела, рассмотренные на Пленуме и Президиуме Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации со сроком хранения «Постоянно» согласно ст. 464 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации и арбитражных судов Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 04.04.2014 № 50 (утратил силу).
<3> Указывается при заполнении граф 1 и (или) 2.
<4> Далее — на площадях сторонней организации.
<5> Указывается при заполнении графы 1.
<6> Указывается порядок уничтожения.
<7> Указывается при заполнении графы 6.
<8> Указывается при заполнении графы 7.
Приложение № 4
к приказу
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 9 сентября 2025 г. № 156
| Кто представляет | Представляет сведения о | Куда представляет | Срок представления | | Форма № В 18.3 |
| Первичные: | Полугодовая |
| гарнизонный военный суд | гарнизонном военном суде | в окружной (флотский) военный суд | к 1 февраля
к 1 августа | Утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации
от «__» __________ 2025 г. N ____ |
| кассационный военный суд, апелляционный военный суд, окружной (флотский) военный суд | кассационном военном суде, апелляционном военном суде, окружном (флотском) военном суде | в Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов | к 15 февраля
к 15 августа |
| Сводный: | |
| окружной (флотский) военный суд | подведомственных гарнизонных военных судах | в Управление по обеспечению деятельности арбитражных и специализированных судов | к 15 февраля
к 15 августа |
| Сведения о состоянии архивов военных судов
за ____ полугодие 20__ года |
| Наименование суда, представляющего сведения |
| |
| |
| Председатель суда | | |
| подпись, Ф.И.О. | |
| Лицо, ответственное за составление отчета | | |
| подпись, Ф.И.О. | |
| Номер телефона (с кодом города) | | |
Раздел 1. Площадь, загруженность и оснащенность архивохранилищ(а) суда
| № п/п | Наименование суда | Количество архивохранилищ | Площадь каждого архивохранилища (кв. м) | Общая площадь архивохранилищ(а) (кв. м) | Загруженность каждого архивохранилища | Общая загруженность архивохранилищ(а) согласно паспорту архива (%) | Количество стелажей/в архивохранилище(ах) суда |
| Стационарные (шт.) | Мобильные (шт.) | Дополнительная потребность (при наличии) |
| первое | второе | третье | четвертое | пятое | первое | второе | третье | четвертое | пятое | металлические | деревянные | стационарные | мобильные |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
Раздел 2. Количество единиц хранения . Взаимодействие с Центральным архивом Минобороны России (далее — ЦА МО) и его филиалами
| № п/п | Наименование суда | Количество единиц хранения, находящихся в архиве суда <**> | Количество единиц хранения, подлежащих передаче из гарнизонного военного суда в окружной (флотский) военный суд | Количество единиц хранения, подлежащих передаче из окружного (флотского) военного суда в ЦА МО (его филиалы) | Взаимодействие с ЦА МО (его филиалами) |
| Всего | Постоянного срока хранения | Временных
(свыше 10 лет) сроков хранения | Временных
(до 10 лет) сроков хранения | Дела по личному составу | всего | дела общего делопроизводства постоянного срока хранения | судебные дела постоянного срока хранения | наряды с судебными актами, изъятыми из судебных дел | всего | дела общего делопроизводства постоянного срока хранения | судебные дела постоянного срока хранения | наряды с судебными актами, изъятыми из судебных дел | не осуществляется (+/-) | осуществляется (+/-) |
| всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | наряды с судебными актами, изъятыми из судебных дел | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела | всего | дела общего делопроизводства | судебные дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
<*> Сведения заполняются по состоянию на 1 января и 1 июля текущего года.
<**> Единица хранения — сформованное дело (том). Если дело состоит из нескольких томов в графах 3 — 22 указывается количество томов.
Раздел 3. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
| № п/п | Наименование суда | Количество уничтоженных в отчетном периоде дел (нарядов) с истекшими сроками хранения | Способы уничтожения дел (нарядов) с истекшими сроками хранения | Доход (расход) за уничтожение документов |
| всего | дел общего делопроизводства | судебных дел | дел по личному составу | самостоятельное уничтожение (шредирование, сжигание и т.д.) | по договору, с получением судом (управлением) дохода за сданную макулатуру | по безвозмездному договору | по договору, согласно условиям которого судом (управлением) оплачиваются услуги по уничтожению | иной способ (указать какой) | полученная судом (управлением) прибыль (руб.) | расходы суда (управления) за уничтожение документов (руб.) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
| | | | | | | | | | | | |
Раздел 4. Утрата документов, находящихся в архивохранилище(ах) суда
| № п/п | Наименование суда | Количество утраченных дел (нарядов) |
| всего | дел общего делопроизводства | судебных дел | дел по личному составу | нарядов с судебными актами, изъятыми из судебных дел |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| | | | | | |
<*> Заполняется при факте утраты документов в отчетном периоде.
Примечание к форме ведомственной отчетности № В 18.3
«Сведения о состоянии архивов военных судов»:
Форма ведомственной отчетности (далее — форма отчетности) заполняется в формате электронного редактора таблиц Microsoft Excel. Удалять или объединять строки, столбцы и ячейки в разделах 2, 3, 4 формы отчетности не допускается.
Разделы формы отчетности заполняются только в числовом эквиваленте (за исключением граф, в которых следует указывать наименование суда, способы уничтожения дел (нарядов) с истекшими сроками хранения либо выбирать значение (+/-) без указания единиц измерения (кв. м, шт., руб.)). При заполнении ячеек формы текстовыми значениями весь текст, который должен быть представлен на пересечении данного столбца и данной строки, записывается в одну соответствующую ячейку.
Все пояснения и дополнения к разделам формы отчетности оформляются в виде сносок в конце формы отчетности или в пояснительной записке к ней.
Окружные (флотские) военные суды представляют отдельно две формы отчетности: первую — о состоянии архивов окружных (флотских) военных судов, вторую — сводный отчет о состоянии архивов подведомственных гарнизонных военных судов.
Заполнение раздела 1
Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается. В соответствии с паспортом архива загруженность архивохранилищ(а) не может составлять более 100%. Для расчета степени загруженности архивохранилища необходимо использовать следующую формулу:
\text{степень загруженности}(\%) = \frac{\text{количестводел},\text{хранящихся в архиве}}{\text{вместимость архивохранилища}} \times 100.
Степень загруженности архивохранилища рассчитывается в процентах путем деления количества хранящихся в нем дел на вместимость архивохранилища (в единицах хранения) и умножения на 100.
Вместимость архивохранилища определяется следующим образом:
измеряется в метрах общая протяженность длины стеллажных полок, занятых документами;
рассчитывается количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре полок, для чего общее количество единиц хранения делится на количество погонных метров;
количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре, умножается на общую протяженность стеллажных полок (в том числе свободных).
В соответствии с пунктом 78 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — Правила), расчет необходимой площади архивохранилища рекомендуется производить с учетом: расположения стеллажей и их наполнения в соответствии с пунктом 82 Правил, а также с учетом возможности размещения 400 единиц хранения на 1 кв. м площади архивохранилища.
При соблюдении указанных требований судами вместимость архивохранилища возможно вычислить следующим образом:
рассчитать площадь архивохранилища (длину помещения умножаем на ширину);
400 дел (показатель из пункта 78 Правил) умножить на количество квадратных метров архива.
Для расчета степени загруженности архивохранилища используется приведенная выше формула.
Если архивохранилищ несколько, то сумма всех хранящихся в них дел делится на сумму вместимости каждого и умножается на 100.
Заполнение раздела 2
Графы 15 — 18 заполняются гарнизонными военными судами в первичном отчете, направляемом окружным (флотским) военным судам.
Заполнение раздела 3
Для заполнения граф 8, 10, 12, 13 раздела 3 формы отчетности гарнизонным военным судам необходимо уточнить в управлениях Судебного департамента в субъектах Российской Федерации (далее — управление) следующую информацию:
о наличии в отношении них заключенного управлением договора об уничтожении архивных документов (возмездного/безвозмездного);
об оплате управлением услуг по уничтожению архивных документов, в том числе гарнизонных военных судов, и размере произведенных в отчетном периоде расходов;
о получении управлением доходов за сданную макулатуру и их размере.
Графа 12 заполняется при использовании способа уничтожения, предусмотренного графой 8, в случае использования иного способа уничтожения в строках проставляется «ноль».
Графа 13 заполняется при использовании способа уничтожения, предусмотренного графой 10, в случае использования иного способа уничтожения в строках проставляется «ноль».