Приказ Минкультуры РФ № 154, Росстата N 267 от 22.10.2008

«Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года»

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ № 154

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ № 267

ПРИКАЗ

от 22 октября 2008 года

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСНЫХ ЛИСТОВ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВСЕРОССИЙСКОЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПЕРЕПИСИ 2006 ГОДА

Во исполнение подпункта «г» пункта 5 Постановления Правительства Российской Федерации от 31 октября 2005 г. № 651 «Об организации Всероссийской сельскохозяйственной переписи» приказываем: Утвердить прилагаемое Положение о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года.

Министр культуры Российской Федерации А. А. Авдеев

Руководитель Федеральной службы государственной статистики В. Л. Соколин

Утверждено Приказом Министерства культуры Российской Федерации и Федеральной службы государственной статистики от 22 октября 2008 г. № 154/267

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСНЫХ ЛИСТОВ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВСЕРОССИЙСКОЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПЕРЕПИСИ 2006 ГОДА

1. Настоящее Положение устанавливает порядок и сроки хранения переписных листов и иных документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года, создающихся на традиционном (бумажном), машиночитаемом и других носителях.

2. Переписные листы и иные документы, образовавшиеся при проведении Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года, независимо от носителей, на которых они создавались, хранятся в Федеральной службе государственной статистики (Росстате), ее территориальных органах (ТОГС) и Главном межрегиональном центре обработки и распространения статистической информации Федеральной службы государственной статистики (ГМЦ Росстата) в соответствии со сроками хранения, указанными в Перечне подлежащих хранению документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года (Приложение к настоящему Положению).

3. Переписные листы и сопроводительные бланки формируются в дела и по завершении их автоматизированной обработки хранятся в ТОГС и ГМЦ Росстата в соответствии с пунктом 21 Перечня и уничтожаются в установленном порядке.

4. Хранение первичных электронных документов переписных листов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года — специальным образом обработанных изображений, хранящихся в формате первичных данных регионального уровня автоматизированной системы обработки материалов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года (АС ВСХП РУ), — осуществляется следующим образом:

• в ГМЦ Росстата в установленном порядке до проведения следующей сельскохозяйственной переписи хранится один экземпляр носителей первичных электронных документов переписных листов; просмотр графических образов осуществляется при помощи программного обеспечения АС ВСХП РУ;
• в Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ) до 1 января 2009 года на постоянное хранение передаются два экземпляра носителей с первичными электронными документами переписных листов и программным обеспечением АС ВСХП РУ для их просмотра. К программному обеспечению прилагается руководство пользователя. Программное обеспечение, передаваемое в ГА РФ, должно позволять осуществлять поиск и просмотр. Распечатка возможна с экрана монитора. Хранение носителей осуществляется с использованием специального оборудования (ГОСТ Р 7.0.2-2006, п. п. 8.7 (контроль сохранности информации) и 9.3 (о специальном оборудовании для хранения контейнеров с документами)), обеспечивающего безопасное хранение, использование и выполнение мероприятий по контролю за сохранностью первичных электронных документов и их носителей.

5. Хранение иных документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года осуществляется в Росстате, ТОГС и ГМЦ Росстата в соответствии с Перечнем. Документы постоянного срока хранения передаются на постоянное хранение по завершении срока ведомственного хранения в упорядоченном виде в соответствующие государственные архивы: Государственный архив Российской Федерации, государственные архивы субъектов Российской Федерации.

6. Порядок и документальное оформление приема-передачи разрабатываются Федеральным архивным агентством совместно с ГА РФ и утверждаются Министерством культуры Российской Федерации совместно с Федеральной службой государственной статистики.

Приложение 1 к Положению о порядке и сроках хранения переписных листов и иных документов Всероссийской сельскохозяйственной переписи 2006 года

ПЕРЕЧЕНЬ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ВСЕРОССИЙСКОЙ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПЕРЕПИСИ 2006 ГОДА

№ п/п	Вид документа	Срок хранения
1.	Нормативные и правовые акты, решения коллегий и совещаний Росстата, межведомственных рабочих групп по организации и проведению ВСХП 2006 г., переписных комиссий территориальных органов Росстата	постоянно
2.	Методологические и методические документы по подготовке и проведению ВСХП 2006 г.	постоянно
3.	Организационные планы проведения ВСХП 2006 г.	постоянно
4.	Календарные планы работ по подготовке и проведению ВСХП 2006 г.	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
5.	Планы мероприятий по организации и проведению информационно-разъяснительной работы	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи <*>
6.	Отчет Росстата, отчеты территориальных органов Росстата о подготовке и проведении ВСХП 2006 г.	постоянно
7.	Отчеты координаторов, уполномоченных по вопросам переписи, утвержденные списки лиц, осуществляющих сбор сведений об объектах ВСХП 2006 г.	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи <*>
8.	Докладные записки сотрудников Росстата и его территориальных органов о результатах командировок по оказанию помощи на местах по вопросам подготовки и проведения ВСХП 2006 г. и обработки ее материалов	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи <*>
9.	Переписка Росстата по вопросам подготовки и проведения ВСХП 2006 г.	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи <*>
10.	Цифровые карты-схемы (карта-схема 1) по административным районам Российской Федерации, цифровые карты-схемы (карта-схема 2) по административным районам Российской Федерации в картографических проекциях, оптимальных для конкретных территорий, схематические карты районов, планы городских поселений и сельских населенных пунктов	в территориальных органах Росстата до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
11.	Списки объектов ВСХП 2006 г.	на бумажном носителе — до проведения следующей сельскохозяйственной переписи, на электронном носителе — постоянно в территориальных органах Росстата
12.	Перечень кодов нормативно-справочной информации (НСИ), кодов муниципальных образований и административно-территориальных единиц	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
13.	Порядок и программа обучения лиц, осуществляющих сбор сведений об объектах ВСХП 2006 г., вопросам проведения ВСХП 2006 г.	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
14.	Мастер-диски обучающего видеофильма по изучению порядка проведения ВСХП 2006 г. для работников территориальных органов Росстата и временных переписных работников и мультимедийной обучающей программы по изучению инструкции по заполнению переписных листов объектов ВСХП 2006 г. для временных переписных работников	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
15.	Образцы информационно-рекламной продукции по проведению ВСХП 2006 г.	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
16.	Подборка публикаций средств массовой информации, кино-, фоно- и фотодокументы о подготовке, проведении и результатах ВСХП 2006 г.	постоянно
17.	Материалы социологических исследований и опросов населения по проведению ВСХП 2006 г.	постоянно
18.	Статистические данные с предварительными итогами ВСХП 2006 г.	1 год после официального опубликования окончательных итогов ВСХП 2006 г.
19.	Окончательные итоги ВСХП 2006 г. по Российской Федерации, субъектам Российской Федерации, муниципальным образованиям	постоянно
20.	Первичные электронные документы переписных листов ВСХП 2006 г.	постоянно
21.	Переписные листы ВСХП 2006 г.	1 год после официального опубликования окончательных итогов ВСХП 2006 г. (в краткой форме)
22.	Заполненные записные книжки регистраторов, переписчиков	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
23.	Заполненные записные книжки инструкторов, координаторов, уполномоченных по вопросам переписи	3 года
24.	Заполненные сводные ведомости по инструкторским, координаторским и районным участкам	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
25.	Программное обеспечение автоматизированной системы обработки материалов и получения итогов ВСХП 2006 г.	в соответствии с регламентом отраслевого фонда алгоритмов и программ (ОФАП)
26.	Календарные планы-графики кодирования переписных листов и передачи их на автоматизированную обработку и графики отправки машинных носителей информации в ГМЦ Росстата	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
27.	Трудовые соглашения, связанные с подготовкой и проведением ВСХП 2006 г.	75 лет
28.	Расчеты тиражей переписной документации, перечни рассылки	до проведения следующей сельскохозяйственной переписи
29.	Конкурсные документации, документации об аукционе, изменения и разъяснения к ним, котировочные запросы ВСХП 2006 г.	3 года
30.	Извещения о проведении конкурсов, аукционов ВСХП 2006 г.	3 года
31.	Протоколы конкурсов, аукционов, рассмотрения и оценки котировочных заявок, обоснования размещения заказа у единственного исполнителя ВСХП 2006 г.	3 года
32.	Конкурсные заявки, заявки на участие в аукционах, ответы на котировочные запросы ВСХП 2006 г.	3 года
33.	Аудиозапись вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсах, аудиозапись аукционов ВСХП 2006 г.	3 года
34.	Государственные контракты, заключенные в рамках подготовки и проведения ВСХП 2006 г.	постоянно
35.	Учетные документы выполненных работ, оказанных услуг в ходе осуществления субъектами Российской Федерации полномочий по подготовке и проведению ВСХП 2006 г.	5 лет
36.	Платежные и иные документы по выполняемым работам (услугам) в рамках подготовки и проведения ВСХП 2006 г., а также по перечислению субъектам Российской Федерации субвенций на осуществление полномочий по подготовке и проведению ВСХП 2006 г. (отчеты об осуществлении полномочий органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации по подготовке и проведению ВСХП 2006 г., заявки на перечисление субвенций, сметы расходов на выполнение полномочий органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации по подготовке и проведению ВСХП 2006 г.)	5 лет

---

<*> Указанные документы по истечении установленных сроков их хранения подлежат экспертизе и отбору для постоянного хранения.

---