Приказ Минпромторга России от 15.06.2015 № 1537

(ред. от 13.06.2017)

«Об утверждении Положения о Подсистеме ведомственной электронной почты доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы Минпромторга России»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования ведомственной системы обеспечения Минпромторга России и на основании Концепции по обеспечению информационной безопасности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденной приказом от 23 января 2015 г. № 86, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Подсистеме ведомственной электронной почты доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы Минпромторга России.

2. Административному департаменту (Валуев С.В.):

(в ред. Приказа Минпромторга России от 13.06.2017 № 1826)

1) обеспечить ежегодное планирование работ по техническому сопровождению эксплуатации компонентов Подсистемы ведомственной электронной почты доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы Минпромторга России;

2. в месячный срок с момента утверждения настоящего приказа представить на утверждение инструкцию администратора Подсистемы ведомственной электронной почты доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы Минпромторга России;

3. назначить администратора Подсистемы ведомственной электронной почты доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы Минпромторга России.

3. Руководителям структурных подразделений Минпромторга России обеспечить:

1. доведение настоящего приказа до сведения подчиненных должностных лиц под роспись;

2. контроль за ознакомлением с настоящим приказом принятых на работу (прикомандированных) должностных лиц перед началом работы на автоматизированных рабочих местах пользователей.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра Никитина Г.С.

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОДСИСТЕМЕ ВЕДОМСТВЕННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ ДОМЕННОЙ СТРУКТУРЫ ЕДИНОЙ СЛУЖБЫ КАТАЛОГОВ ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ МИНПРОМТОРГА РОССИИ

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о Подсистеме ведомственной электронной почты доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы Минпромторга России разработано в соответствии:

с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;

с приказом Минпромторга России от 23 января 2015 г. № 86 «Об утверждении Концепции обеспечения информационной безопасности Министерства промышленности и торговли Российской Федерации».

2. Подсистема ведомственной электронной почты информационно-коммуникационной системы (далее — ВЭП) разработана с целью:

• обеспечения функционирования единой системы ведомственной электронной почты Минпромторга России;
• разработки единых правил информационного взаимодействия с использованием ВЭП должностных лиц Минпромторга России (далее — пользователи ВЭП);
• создания технической инфраструктуры в составе Доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы для обеспечения функционирования ВЭП;
• обеспечения возможности обмена информацией между пользователями ВЭП и представителями различных организаций, в том числе и государственных органов Российской Федерации (информационное взаимодействие), в виде электронных сообщений.

3. Настоящее Положение устанавливает единые правила эксплуатации компонентов ВЭП, создания, использования, удаления электронных почтовых ящиков ВЭП, а также единые правила использования электронных почтовых ящиков ВЭП.

4. Работы по технической поддержке и эксплуатации ВЭП являются неотъемлемой частью работ по технической поддержке и эксплуатации ИКС Минпромторга России.

5. Установка и настройка клиентской части почтовых программ производится отделом эксплуатации информационных систем Департамента информационных технологий и общественных связей Минпромторга России.

6. Самовольная установка пользователями программ — клиентов ВЭП не допускается.

7. Требования настоящего Положения распространяются на всех должностных лиц Минпромторга России.

II. Организационная структура

8. Управление и обслуживание ВЭП производится централизованно.

9. В Минпромторге России приказом назначается администратор ВЭП из числа должностных лиц Департамента информационных технологий и общественных связей. Приказ о назначении администратора ВЭП в установленном порядке доводится до кадрового подразделения Минпромторга России.

10. Администратор ВЭП обеспечивает функционирование и эксплуатацию компонентов ВЭП, организовывает резервное копирование информации на серверах ВЭП, обеспечивает автоматическую проверку электронных сообщений и документов в электронном виде, передаваемых посредством ВЭП, на отсутствие вредоносного программного обеспечения.

III. Общие положения по эксплуатации ВЭП

11. В состав ВЭП входит программно-технический комплекс, обеспечивающий обмен сообщениями электронной почты, аппаратно-программный комплекс восстановления данных, служба защиты от нежелательной почтовой корреспонденции, обнаруживающая и блокирующая нежелательные электронные сообщения, направленные сотрудникам Минпромторга России, программный комплекс службы мониторинга и управления работой компонентов ВЭП, программный комплекс антивирусной защиты файловых систем серверов и хранилищ почтовых сообщений ВЭП.

12. Сервера должны располагаться в специализированных серверных помещениях, доступ в которые ограничен.

13. Информация обо всех пользователях ВЭП помещается в специализированный централизованный ресурс — адресную книгу ВЭП. Адресная книга ВЭП формируется на основе Доменной структуры единой службы каталогов информационно-коммуникационной системы Минпромторга России и содержит следующую информацию о пользователях: фамилию, имя, отчество, наименование структурного подразделения, должность пользователя, адрес места работы и служебный телефонный номер.

14. Официальные адреса ВЭП содержат в левой части логин пользователя ИКС Минпромторга России, а в правой части — следующее доменное имя (почтовый сервер):

@minprom.gov.ru <1>.

---

<1> Пользователям, использующим почтовые адреса в устаревших почтовых доменах Минпромторга России (у которых в правой части адреса электронной почты содержится @mpnt.gov.ru, @mte.gov.ru), уведомить своих контрагентов (адресатов) о необходимости использования электронного почтового адреса в домене @minprom.gov.ru и полностью перейти на переписку через этот адрес. Поддержка устаревших почтовых адресов будет прекращена через два месяца после вступления Положения в действие.

IV. Создание электронного почтового ящика для должностных лиц Минпромторга России

15. Персональный электронный почтовый ящик ВЭП создается для каждого должностного лица Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, имеющего учетную запись пользователя информационно-коммуникационной системы Минпромторга России. Почтовые ящики пользователей ВЭП являются персональными.

16. Специализированный электронный почтовый ящик ВЭП создается на основании заявки (приложение 1), утверждаемой руководителем структурного подразделения Минпромторга России.

17. Администратор ВЭП создает специализированный электронный почтовый ящик ВЭП в течение 10 рабочих дней с даты получения заявки. Для хранения заявок администратором ВЭП заводится отдельное дело.

18. К специализированному электронному почтовому ящику ВЭП возможно получить доступ сотруднику структурного подразделения Минпромторга России, в котором зарегистрирован почтовый ящик, с предоставлением заявки на администратора ВЭП.

19. Для подключения к электронному почтовому ящику ВЭП другого сотрудника необходимо направить заявку на администратора ВЭП с указанием адреса электронной почты, к которому необходим доступ (например: секретарь — директор департамента). Заявка составляется в свободной форме и подписывается руководителем структурного подразделения Минпромторга России или его заместителем.

20. За работу со специализированным электронным почтовым ящиком отвечает должностное лицо, назначенное ответственным за использование ящика, руководителем структурного подразделения Минпромторга России.

V. Удаление электронного почтового ящика ВЭП

21. Персональный электронный почтовый ящик должностного лица Минпромторга России блокируется администратором ВЭП после увольнения должностного лица из Минпромторга России на основании ежемесячной справки, предоставляемой отделом кадров Минпромторга России о должностных лицах, уволившихся из Минпромторга России. При блокировке исключается прием и отправка писем с электронного почтового ящика уволенного должностного лица, данные пользователя исключаются из адресной книги ВЭП. Данные персонального электронного почтового ящика уволенного должностного лица переносятся в архив.

22. Срок хранения отключенных почтовых ящиков в архиве — 12 месяцев. По истечении этого срока информация удаляется из архива.

23. Сохранение адреса персонального электронного почтового ящика уволенных должностных лиц не допускается. При служебной необходимости адрес персонального электронного почтового ящика уволенного должностного лица может быть временно (на срок до 1 месяца) закреплен за другим должностным лицом путем выдачи полномочий на использование ящика, для переноса информации и перестройки процессов рабочего взаимодействия с адреса уволенного должностного лица на новый адрес.

24. Электронный почтовый ящик ВЭП незамедлительно блокируется (исключается прием и отправка писем) без уведомления должностного лица в случае выявления фактов распространения рекламных сообщений, спама, сообщений, не несущих смысловой нагрузки, либо распространения с почтового ящика пользователя ВЭП защищаемой информации, доступ к которой ограничен. В отношении пользователя ВЭП, допустившего нарушение, может быть организована служебная проверка в порядке, установленном в Минпромторге России.

25. Администратор ВЭП оставляет за собой право блокировать и архивировать без предупреждения персональный электронный почтовый ящик, если он не используется более 6 месяцев.

26. Неиспользуемым считается почтовый ящик, удовлетворяющий всем условиям одновременно:

• все имеющиеся в ящике за указанный период письма в папке «Входящие» не прочитаны;
• в папке «Отправленные» отсутствуют отправленные письма за указанный период.

VI. Правила использования электронного почтового ящика ВЭП

27. Персональный электронный почтовый ящик используется для ведения служебной переписки и обмена служебной информацией в виде электронных сообщений и копий документов в электронном виде между должностными лицами и взаимодействия со сторонними организациями и гражданами для решения служебных задач в соответствии со своими должностными обязанностями.

28. Адрес электронного почтового ящика ВЭП должностного лица может указываться в качестве контактной информации на служебных документах (бумажных и электронных), на сайте Минпромторга России, на визитных карточках должностных лиц.

29. Пользователи несут персональную ответственность за все действия, совершенные ими с использованием персонального электронного почтового ящика (адреса). Вся информация, передаваемая с использованием ВЭП, контролируется с помощью специализированных систем информационно-коммуникационных систем Минпромторга России.

30. При ведении электронной ведомственной переписки не допускается:

• использовать электронный почтовый ящик (адрес) в личных целях;
• активировать ссылки и открывать вложенные файлы входящих электронных сообщений, полученных от неизвестных отправителей;
• использовать адрес электронного почтового ящика ВЭП для оформления подписки на периодическую рассылку материалов из сети Интернет, не связанных с исполнением служебных обязанностей;
• предоставлять третьим лицам доступ к электронным почтовым ящикам ВЭП;
• автоматически переадресовывать электронные сообщения с личных электронных почтовых ящиков на ведомственный;
• передавать через ВЭП информацию, в том числе сканированные документы, содержащую сведения, составляющие государственную тайну, и информацию, имеющую пометки «ДСП», «Для служебного пользования»;
• передавать с использованием ВЭП электронные сообщения, содержащие информацию, распространение которой ограничено федеральными законами, нормативной базой федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных в области защиты информации, и приказами Минпромторга России, информацию, полностью или частично защищенную авторскими или другим правами, без разрешения владельца, информацию, файлы или программное обеспечение, способные нарушить или ограничить функциональность любых программных и аппаратных средств, а также осуществить несанкционированный доступ, включая ссылки на вышеуказанную информацию;
• передавать угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности;
• личную информацию пользователей ВЭП либо иных лиц, ознакомление с которой третьих лиц (технического персонала) недопустимо по этическим и иным соображениям.

31. Запрещается пересылка по электронной ведомственной почте вложений (файлов) суммарным объемом более 7 Мбайт. Письма, превышающие данный объем, не будут доставляться пользователям.

32. Стандартный суммарный объем всех данных пользователя в почтовом ящике, включая сообщения электронной почты, персональные контакты, заметки, календари, задачи, с учетом всех вложенных элементов, должен составлять не более 758 Мбайт. При превышении квоты в 512 Мбайт пользователю ежедневно высылается предупреждение о скором окончании свободного места. В случае превышения квоты 758 Мбайт отключается возможность отсылки почтовых сообщений.

33. Для поддержки приемлемого объема почтового ящика пользователи обязаны удалять ненужные письма и другие элементы ящика (в том числе из папки «Удаленные») либо переносить письма и другие элементы ящика в архивную папку на свой компьютер при помощи стандартной процедуры архивации.

34. Отправка писем группам рассылки разрешена должностным лицам, занимающим должность не ниже начальника отдела структурного подразделения Минпромторга России, администраторам ВЭП, работникам технических служб и отдельным сотрудникам по согласованию с Департаментом информационных технологий и общественных связей. Размер сообщения при отправлении группам рассылки не должен превышать 2 Мбайт.

35. Указание адреса электронной почты, не являющегося адресом электронного почтового ящика ВЭП, в нормативных правовых актах и иных официальных документах и справочниках недопустимо.

VII. Правила оформления ведомственной электронной переписки

36. Все электронные письма в рамках электронной ведомственной переписки должны содержать следующие сведения:

• имя и адрес отправителя письма;
• дату и время отправки письма;
• тему сообщения;
• текст сообщения;
• автоматическую подпись автора письма (создается при настройке программы работы с электронной почтой). Автоматическая подпись должна содержать фамилию, имя, отчество владельца адреса, его должность, название подразделения, в котором он работает, номер служебного телефона и адрес электронного почтового ящика пользователя.

VIII. Заключительные положения

37. С целью соблюдения требований по обеспечению информационной безопасности и применения единой информационно-технической политики использование в качестве ведомственной системы электронной почты иных почтовых систем, кроме ВЭП, в Минпромторге России, недопустимо.

38. При выявлении нарушений требований настоящего Положения для установления причин нарушения, определения категории возникшей угрозы информационной безопасности Минпромторга России, определения причин нарушения и определения ответственности должностных лиц, допустивших нарушения, проводится служебная проверка в соответствии с порядком, установленным Минпромторгом России.

39. При обнаружении случаев обработки информации ограниченного распространения и информации, предназначенной для служебного пользования, с помощью электронного почтового ящика ВЭП, администратором незамедлительно блокируется почтовый ящик нарушителя.

40. За обработку информации ограниченного распространения пользователи несут дисциплинарную или иную, предусмотренную законодательством ответственность, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии».

                                                     УТВЕРЖДАЮ
                                            ___________________________
                                            (руководитель департамента)
                                            ___________ _______ 20__ г.
                                             (подпись)

Заявки на создание специализированного электронного почтового ящика ВЭП ___________________________________________________ (наименование структурного подразделения)

      Учетный N _____________________________________________
      (присваивается администратором ВЭП Минпромторга России)

№ п/п	ФИО ответственного лица	Подразделение	Адрес специализированного электронного почтового ящика	Отображаемое имя специализированного электронного почтового ящика	Обоснование создания специализированного электронного почтового ящика	Подпись <*>
1	2	3	4	5	6	7

--------------------------------

<*> Подпись ответственного лица.

Начальник _____________________________ _________ _________________________ (наименование отдела) (подпись) (инициалы, фамилия)

---

(Администратор ИКС Минпромторга России) (подпись) (инициалы, фамилия)

---