Приказ Росморречфлота от 06.05.2011 № 153

«Об утверждении Порядка проведения проверок ведомственного сегмента Росморречфлота по оформлению, выдаче и контролю удостоверений личности моряков государственной системы паспортно-визовых документов нового поколения»

ПАСПОРТНО-ВИЗОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НОВОГО ПОКОЛЕНИЯ

Во исполнение статьи 5, пункта 5 приложения III к Конвенции Международной организации труда, пересматривающей Конвенцию 1958 года об удостоверениях личности моряков, от 19.03.2003 № 185 приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок проведения проверок ведомственного сегмента Росморречфлота по оформлению, выдаче и контролю удостоверений личности моряков государственной системы паспортно-визовых документов нового поколения.

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на начальника Организационно-правового управления А.А. Самсонова.

А. А. Давыденко

ПАСПОРТНО-ВИЗОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НОВОГО ПОКОЛЕНИЯ

1. Порядок проведения проверок ведомственного сегмента Росморречфлота по оформлению, выдаче и контролю удостоверений личности моряка (далее — УЛМ), являющегося частью государственной системы изготовления, оформления и контроля паспортно-визовых документов нового поколения, разработан в развитие положений раздела IV Административного регламента предоставления Росморречфлотом государственной услуги по оформлению и выдаче удостоверений личности моряка членам экипажей морских судов, судов смешанного (река-море) плавания и судов рыбопромыслового флота, утвержденного Приказом Минтранса России от 3 ноября 2009 г. № 193, пункта 46 Инструкции о порядке применения Положения об удостоверении личности моряка, утвержденной Приказом Минтранса России от 19 декабря 2008 г. № 213, и распоряжения руководителя Росморречфлота от 15 марта 2011 г. № АД-42-р о назначении Контролера Росморречфлота по осуществлению постоянного мониторинга выполнения минимальных требований и рекомендаций Конвенции № 185 по качеству процедур и периодических оценок оформления, выдачи и контроля УЛМ учреждениями Росморречфлота.

2. Порядок определяет методику проведения проверок и оценки ведомственного сегмента Росморречфлота по оформлению, выдаче и контролю удостоверений личности моряка государственной системы паспортно-визовых документов нового поколения (далее — Системы).

3. Порядок распространяется на структурные подразделения Федерального агентства морского и речного транспорта и на его подведомственные учреждения (далее — подразделения), участвующие в оформлении, выдаче и контроле удостоверений личности моряка и обеспечивающие работу:

• пунктов оформления выдачи и контроля УЛМ (далее — ПОВК) (в соответствии с перечнем, утверждаемым Минтрансом России);
• федерального центра обработки данных (далее — ФЦОД);
• резервного федерального центра обработки данных (далее — РФЦОД);
• координационного центра (далее — КЦ).

4. Контролю и проверке подлежат следующие процессы:

• доставка и хранение бланков УЛМ;
• прием и обработка заявлений моряков;
• оформление и регистрация УЛМ;
• выдача УЛМ;
• ведение отчетности.

5. Помимо текущего контроля качества процессов оформления и выдачи УЛМ, который организован на уровне подразделений Системы, в Системе предусмотрен централизованный контроль качества процессов, организация которого возложена на Контролера Росморречфлота. В его обязанности входят:

• проверка минимальных требований Конвенции № 185, нормативно-правовых актов Российской Федерации, приказов и распоряжений Минтранса России и Росморречфлота;
• указание проверяемому персоналу на его недостатки в работе;
• консультации исполнительных руководителей подразделений Системы и должностных лиц Росморречфлота по вопросам совершенствования процедур выдачи УЛМ;
• доклад руководителю Росморречфлота о результатах контроля качества по вышеуказанным вопросам.

6. Проверка процессов оформления и выдачи УЛМ в подразделениях Системы со стороны Контролера осуществляется следующими методами:

• дистанционным анкетированием и самооценкой подразделений Системы с помощью типовых опросных листов;
• проверкой на месте достоверности данных и полученных результатов анкетирования совместно с проверкой практики и достигнутых результатов.

7. Организация проверок:

7.1. Ежегодно до 28 февраля подразделения Системы проводят самооценку своей деятельности в отношении процессов оформления и выдачи УЛМ за предшествующий отчетный год. Результаты оценки оформляются в виде анкет (типовых опросных листов) по форме, приведенной в приложении № 1 (не приводится):

• приложения 1.1 для ПОВК;
• приложение 1.2 для ФЦОД;
• приложение 1.3 для РФЦОД;
• приложение 1.4 для КЦ.

Руководители подразделений Системы обязаны направить заполненные анкеты Контролеру до 1 марта текущего года, следующего за отчетным. В состав типовых опросных листов входят следующие обязательные вопросы, которым Контролер должен уделить внимание:

• достаточности ресурсов, помещений, оборудования и персонала ПОВК УЛМ для эффективного выполнения функций пунктов выдачи;
• обеспечению надлежащих условий в ПОВК УЛМ для безопасного хранения бланков и заполненных УЛМ;
• обеспечению принятия и соответствия требованиям Конвенции № 185 надлежащих правил, условий или процедур по:
• хранению всех бланков УЛМ;
• маркировке бланков УЛМ, используемых для образцов;
• подготовке и хранению ведомостей о нахождении и статусе использования бланков УЛМ;
• предотвращению несанкционированного доступа к бланкам УЛМ, средствам и материалам для их заполнения;
• запрету на любое участие официальных лиц в процессе выдачи УЛМ по заявлению членов их семей или близких друзей;
• немедленному уведомлению компетентных органов о любых случаях и попытках хищения УЛМ или средств и материалов для их заполнения;
• оформлению и выдаче УЛМ на основании установленных заявлений и документов;
• организации, условиям функционирования КЦ;
• организации, условиям функционирования и защиты единой национальной базы данных;
• условиям хранения и предоставления личных данных моряков, уважения прав личности моряков;
• условиям резервирования базы данных, доступа к данным моряков и возможность их изменений;
• общению должностных лиц с Контролером во время проверки без опасений подвергнуться нападкам;
• обеспечению надлежащего знания и понимания этих правил, условий или процедур соответствующими сотрудниками и официальными лицами;
• тщательному мониторингу на выборочной основе каждой выполняемой рабочей операции, включая соответствующие записи, связанные с рассмотрением конкретных личных дел, начиная с приема заявления на получение УЛМ и заканчивается процедурой его выдачи;
• проверке эффективности мер безопасности, применяемых для хранения бланков УЛМ, средств и материалов их заполнения;
• проверке безопасности и достоверности хранимой в электронном виде информации и соблюдения требования о круглосуточном доступе семь дней в неделю, если необходимо — с помощью уполномоченного сотрудника;
• проведению расследования по обращению (жалобе, претензии) о возможной необоснованной выдаче УЛМ, возможной фальсификации или получении УЛМ обманным способом с целью выявления нарушения внутреннего регламента или слабого места в процедурах Системы, которые могли привести к необоснованной выдаче УЛМ, фальсификации, подлогу, либо способствовали им;
• расследованию жалоб о недостаточном доступе к подробным сведениям, содержащимся в базе данных, либо о неточностях в этих сведениях;
• принятию своевременных и эффективных мер со стороны руководителя подразделения Системы в целях совершенствования процедур выдачи и ликвидации слабых мест Системы;
• ведению учета результатов выполненных проверок качества;
• обеспечению рассмотрения руководством результатов проверок качества и ведению протоколов такого рассмотрения.

7.2. Контролер до 31 марта текущего года на основе предварительного анализа информации, содержащейся в анкетах, формирует и корректирует график проверки подразделений Системы на местах.

7.3. График составляется на трехлетний период и по мере необходимости может ежегодно корректироваться Контролером. Принцип формирования графика проверки следующий:

• деятельность ФЦОД, РФЦОД и КЦ проверяются Контролером не реже одного раза в год;
• деятельность ПОВК УЛМ проверяется на основании репрезентативной выборки. В течение трех лет должно быть проверено не менее 50 процентов подразделений Системы.

8. Трехлетний цикл деятельности ведомственного сегмента Росморречфлота завершается анализом и оценкой его результатов. Сбор и обработку данных для анализа и оценки, а также подготовку отчета по результатам осуществляет Контролер.

9. Учитывая время официального введения в эксплуатацию ведомственного сегмента Росморречфлота (7 декабря 2009 г., Приказ Росморречфлота от 27 ноября 2009 г. № 93), завершение первого трехлетнего цикла следует относить к декабрю 2012 г. При этом внеплановый анализ и оценка должны быть проведены по результатам независимой оценки деятельности по управлению Системой, в том числе и с целью подготовки официального доклада генеральному директору Международного бюро труда.

10. Входными данными для анализа и оценки являются:

• результаты любых (внутренних и внешних) проверок Системы и процедур выдачи удостоверений;
• протоколы и выводы расследований, а также иные сведения, касающиеся обеспечения эффективности мер, направленных на исправление выявленных слабых мест и нарушений режима безопасности;
• ведомости учета выданных, утерянных, утративших силу или испорченных УЛМ;
• материалы, связанные с функцией контроля качества;
• зарегистрированная информация о проблемах в отношении надежности или безопасности электронной базы данных, включая запросы, поступающие в национальную электронную базу данных и Координационный центр;
• последствия изменений, внесенных в Систему, и процедуры выдачи удостоверений в результате совершенствования технологии или обновления процедур выдачи УЛМ;
• заключения по результатам рассмотрений, осуществляемых вышестоящим руководством.

12. Выходными данными по результатам анализа и оценки являются:

• выводы о соответствии управления Системой требованиям Конвенции № 185 и нормативно-правовым актам Российской Федерации;
• выводы о результативности и эффективности Системы;
• требования и рекомендации по совершенствованию Системы, улучшению качества процессов и их результатов;

---