Приказ Роскомархива от 29.06.1992 № 152

«О Примерном положении о службе (архиве) научно-технической документации организации, предприятия»

КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 29 июня 1992 г. № 152

О ПРИМЕРНОМ ПОЛОЖЕНИИ О СЛУЖБЕ (АРХИВЕ) НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ

В целях совершенствования деятельности служб (архивов) научно-технической документации организаций, предприятий приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие Примерное положение о службе (архиве) научно-технической документации организации, предприятия (прилагается).

2. Руководителям архивных органов Российской Федерации, городов Москвы и Санкт-Петербурга, директорам федеральных архивов организовать на основе настоящего Примерного положения разработку и согласование индивидуальных положений о службах (архивах) научно-технической документации организаций и предприятий.

3. Отделу ведомственных архивов и делопроизводства Роскомархива (Еремченко В.А.) оказать местным архивным органам, федеральным архивам необходимую помощь во внедрении Примерного положения.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела ведомственных архивов и делопроизводства Роскомархива Еремченко В.А.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ (АРХИВЕ) НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Общие положения

1.1. Научно-техническая (техническая) документация, образующаяся в процессе научной и производственной деятельности научно-производственных (производственных) объединений, научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических организаций, предприятий, конструкторских бюро, лабораторий кафедр высших учебных заведений <1>, имеющая научно-историческое и практическое значение, независимо от времени ее создания, происхождения, техники и способа воспроизведения, является составной частью Архивного фонда страны.

---

<1> В дальнейшем именуются «организации».

1.2. Для хранения, учета, размножения, использования, а также для отбора и подготовки научно-технической документации к передаче на государственное хранение в организации образуется специальная служба научно-технической документации (СНТД) <2> в виде отдела (бюро, группы), архива научно-технической документации <3>.

---

<2> Далее по тексту будет именоваться СНТД.

Примерное положение распространяется на государственные организации и предприятия и может быть использовано в работе служб НТД организаций, предприятий негосударственного сектора.

<3> В дальнейшем, как правило, употребляется слово «документация».

В организациях, где научная документация хранится в научно-технических библиотеках, вся работа по приему, учету, хранению и использованию этой документации проводится на основании «Основных правил работы с НТД в организациях и на предприятиях» (М., 1991) и настоящего положения.

1.3. В необходимых случаях СНТД может осуществлять хранение управленческой документации <4>.

---

<4> Управленческая документация (постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения) может храниться в СНТД в специально отведенной комнате или в одном и том же помещении с научно-технической (технической) документацией, но на разных стеллажах. Для учета, хранения и использования данного вида документов должно быть выделено ответственное лицо. Работа с управленческой документацией проводится в соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М., 1986); в данном положении не рассматривается.

1.4. В своей работе СНТД руководствуется государственными стандартами, приказами руководителя организации, нормативно-методическими документами органов управления архивным делом, соответствующих государственных архивов, а также настоящим положением.

1.5. Структура, подчиненность и штатная численность СНТД определяется руководителем организации, исходя из количества поступающих от подразделений документов, характера и специфики проводимой с ними работы.

1.6. Комплекс помещений СНТД должен соответствовать установленным санитарным, противопожарным и техническим требованиям для обеспечения надлежащего режима хранения документов на бумажной, пленочной основе и других носителях, и нормальной работы сотрудников.

1.7. СНТД является самостоятельным подразделением, возглавляется начальником (заведующим), назначаемым приказом руководителя организации.

1.8. Ответственность за сохранность, учет, использование документов, хранящихся в СНТД, а также за порядок соблюдения установленных правил уничтожения документации, не подлежащей дальнейшему хранению <1>, возлагается на руководителя организации, начальника (заведующего) СНТД.

---

<1> Уничтожение подлинной научно-технической документации, не имеющей научно-исторической ценности, проводится по актам, утвержденным руководителем организации и согласованным с соответствующим государственным архивом, при наличии утвержденных ЭПК госархива описей дел постоянного хранения за один и тот же период времени.

1.9. При смене начальника (заведующего) СНТД дня приема-передачи научно-технической (технической) документации создается специальная комиссия, которая составляет приемо-сдаточный акт на документацию, находящуюся на хранении. Приемо-сдаточный акт утверждается руководителем организации.

1.10. Контроль за деятельностью СНТД осуществляет руководство организации, вышестоящая организация и государственный архив, источником комплектования которого является данная организация.

1.11. При реорганизации или ликвидации организации и передаче ее функций другой организации СНТД правопреемника принимает документы ликвидированной организации вместе с научно-справочным аппаратом (НСА) к ним.

1.12. При ликвидации организации без передачи ее функций другой организации образовавшаяся в ее деятельности документация постоянного хранения вместе с научно-справочным аппаратом к ней передается в установленном порядке и упорядоченном виде в соответствующий государственный архив.

1.13. Лица, виновные в гибели, порче и незаконном уничтожении документов, а также в сокрытии указанных фактов, привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

1.14. Реорганизация и ликвидация СНТД производится на основании приказа руководителя организации по согласованию с соответствующим государственным архивом, источником комплектования которого является организация.

2. Основные задачи СНТД

2.1 Основными задачами СНТД являются:

2.1.1. комплектование СНТД научно-технической (технической) документацией, разработанной организацией, субподрядными организациями, организациями-предшественниками;

2.1.2. обеспечение сохранности, учет и использование в установленном порядке подлинной и копийной документации;

2.1.3. создание системы поиска документов, находящихся на хранении в СНТД;

2.1.4. проведение отбора, упорядочения и передачи документов, имеющих научно-историческое значение на государственное хранение в соответствии с «Основными правилами работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях» (М., 1991);

2.1.5. осуществление методического руководства и контроля за состоянием хранения и использования документов в структурных подразделениях организации, создающих научно-техническую документацию, в том числе документацию на автоматизированные системы;

2.1.6. внедрение в практику работы СНТД новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3. Функции СНТД

3.1 В целях выполнения своих задач СНТД осуществляет следующие функции:

3.1.1. принимает на хранение документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений организации, ее предшественников, а также выполненные субподрядными и другими организациями;

3.1.2. определяет пригодность подлинников документов для хранения, многократного снятия с них копий и изготовления микрофильмов;

3.1.3. проверяет комплектность и осуществляет контроль за правильностью оформления принимаемых в СНТД документов в соответствии с действующими государственными стандартами, правилами и инструкциями;

3.1.4. осуществляет регистрацию, описание, учет и хранение научно-технической документации организации, а также выполненной субподрядными организациями и полученной от других организаций;

3.1.5. создает научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в СНТД;

3.1.6. периодически, но не реже одного раза в пять лет, проводит проверку наличия и состояния НТД; осуществляет учет и розыск недостающих документов;

3.1.7. представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов, имеющих постоянное хранение и находящихся на хранении в СНТД и структурных подразделениях организации;

3.1.8. организует работу экспертной комиссии (ЭК) организации по проведению экспертизы ценности и отбору документов на государственное хранение; подготавливает материалы к ее заседаниям; участвует в составлении перечней проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение; проводит обработку и описание документов;

3.1.9. оказывает содействие в заключении договора между организацией и соответствующим государственным архивом по упорядочению документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе используя форму долгосрочного абонементного обслуживания; разрабатывает и согласовывает с госархивом планы-графики представления на ЭПК перечней проектов, проблем (тем), описей дел постоянного хранения, передачи документации на госхранение;

3.1.10. представляет на рассмотрение ЭК организации и ЭПК соответствующего государственного архива перечни проектов, проблем (тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение; описи дел постоянного хранения; акты на документы, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

3.1.11. подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение первые экземпляры подлинников документов, имеющих научно-историческое значение, и научно-справочный аппарат к ним. (При отсутствии подлинника может передаваться копия документа);

3.1.12. выявляет особо ценные документы, создает страховой фонд документов;

3.1.13. организует работу по внесению изменений в чертежи, текстовую и учетную документацию на основе извещений об изменении;

3.1.14. осуществляет после экспертизы специалистами изъятие из оборота аннулированных, морально устаревших и изношенных чертежей, текстовых документов; проводит работу по восстановлению изношенных чертежей и текстовых документов и изготовлению дубликатов;

3.1.15. организует использование хранящейся в СНТД документации:

• выдает копии документов во временное пользование сотрудникам организации и представителям сторонних организаций;
• подбирает документы и выполняет заказы на тиражирование документов по запросам подразделений организации и внешним абонентам;
• на основании полученных запросов выдает справки об имеющихся на хранении документах;
• ведет учет использования хранящейся в СНТД документации;
• осуществляет передачу в установленном порядке подлинников, дубликатов и копий документов организациям-заказчикам;

3.1.16. принимает участие совместно с отделом научно-технической информации в составлении перечней ежемесячных поступлений документов; подготовке документальных выставок, экспресс-информации, справочников по составу и содержанию хранящейся в СНТД документации, участвует в проведении совещаний, семинаров по повышению деловой квалификации сотрудников организации по вопросам работы с документами;

3.1.17. обеспечивает соблюдение правил по охране труда, технике безопасности и противопожарным мероприятиям;

3.1.18. внедряет прогрессивные и экономичные способы тиражирования документации;

3.1.19. осуществляет контроль за качеством копий документов, поступающих из отдела множительной техники.

3.1.20. осуществляет обмен опытом работы с СНТД других организаций.

4. Состав документов СНТД

4.1. В зависимости от профиля и характера деятельности организации СНТД хранит научно-техническую (техническую) документацию (в том числе на автоматизированные системы), выполненную на кальке, бумажных, пленочных и других носителях постоянного и долговременного сроков хранения <1>, в том числе:

---

<1> Предельные сроки хранения научно-технической документации, имеющей научно-историческое значение в организации — по миновании практической надобности, но не выше 25 лет.

Хранение документов на машинных носителях осуществляется в соответствии с ГОСТ 28388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения» и Примерным положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия (М., 1990 г.).

4.1.1. научно-исследовательскую (научную);

4.1.2. конструкторскую на изделия основного и вспомогательного производства;

4.1.3. технологическую;

4.1.4. проектную;

4.1.5. документы ликвидированных организаций, функции которых переданы данной организации;

4.1.6. копии, фото, микрофотокопии, заменяющие научно-техническую (техническую) документацию, входящие в состав проекта, научной разработки и др. виды НТД;

4.1.7. личные фонды деятелей науки и техники, заслуженных изобретателей и рационализаторов, передовиков производства, работавших в организации;

4.1.8. научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов СНТД (перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение; описи дел постоянного хранения, исторические справки, указатели, каталоги, книги учета и др.).

5. Права СНТД

5.1 СНТД имеет право:

5.1.1. контролировать выполнение установленных правил работы с научно-технической (технической) документацией в структурных подразделениях организации;

5.1.2. требовать от структурных подразделений организации своевременной передачи в СНТД документации, оформленной в соответствии с действующими государственными стандартами, межведомственными и ведомственными правилами, инструкциями;

5.1.3. возвращать на доработку неправильно оформленные документы;

5.1.4. запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы СНТД;

5.1.5. представлять руководству организации и членам ЭК предложения по совершенствованию работы СНТД;

5.1.6. в процессе работы по отбору документации на государственное хранение привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов ведущих специалистов структурных подразделений организации, а также специалистов, работающих в других организациях отрасли;

5.1.7. информировать руководство и членов экспертной комиссии организации о состоянии работы с архивными документами, передаче на государственное хранение документации, имеющей научно-историческое значение и по другим вопросам, связанным с работой СНТД;

5.1.8. осуществлять консультации для работников структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию СНТД;

5.1.9. требовать от руководства организации улучшения условий работы СНТД.

6. Организация работы СНТД

6.1. В целях правильной работы с документами на основе примерного положения разрабатывается положение о СНТД, которое согласовывается с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, и утверждается руководителем организации.

6.2. СНТД работает по плану, утвержденному руководителем организации, и периодически, не реже одного раза в год, отчитывается перед руководством о проделанной работе.

6.3. Обязанности работников СНТД определяются должностными инструкциями, утвержденными руководством организации.

---