Приказ Минжилкомхоза РСФСР от 01.04.1987 № 152

«Об утверждении и введении в действие форм первичного учета для коммунальных гостиниц РСФСР и кратких указаний по их применению и заполнению»

ПРИКАЗ

В целях обеспечения в предприятиях гостиничного хозяйства единства методологии и системы показателей в учетной документации, совершенствования ведения учета услуг и расчетов по ним переработаны типовые формы первичного учета для гостиничного хозяйства и краткие указания по их применению и заполнению.

Для упрощения, учетных операций количество форм сокращено с 16 до 12. Содержание включенных в формы вопросов отвечает требованиям, предъявляемым к учетной документации гостиничных предприятий.

Приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1988 года по согласованию с ЦСУ СССР (письмо от 16 апреля 1985 г. № 17-8) формы первичного учета для коммунальных гостиниц РСФСР и Краткие указания по применению и заполнению форм первичного учета для коммунальных гостиниц РСФСР.

2. Министерствам жилищно-коммунального хозяйства АССР, управлениям жилищно-коммунального хозяйства край(обл)исполкомов, Управлению высотных домов и гостиниц Мосгорисполкома, Управлению гостиниц Ленгорисполкома обеспечить своевременное внедрение указанных форм в работе гостиничных предприятий вместо типовых форм первичного учета для гостиничного хозяйства, разработанных ЦСУ СССР в 1968 году (том XII. Учет работ и услуг коммунального хозяйства, раздел 5. Гостиницы), и контроль за их применением.

3. Главному вычислительному центру (т. Литвиненко) размножить сборник форм в количестве 2500 экземпляров и разослать по разнарядке ГУПКО до 1 сентября 1987 года.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ГУПКО (т. Акимова) и Упрбухучет (т. Корсакову).

ФОРМЫ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ КОММУНАЛЬНЫХ ГОСТИНИЦ РСФСР

ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ

Центральное статистическое управление СССР письмом от 16.04.85 № 17-8 разрешило Минжилкомхозу РСФСР утвердить и организовать внедрение форм первичного учета в коммунальных гостиницах РСФСР.

К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним.

Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений.

ПЕРЕЧЕНЬ ФОРМ И ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ ИХ ИЗГОТОВЛЕНИЯ

КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЛЯ КОММУНАЛЬНЫХ ГОСТИНИЦ РСФСР

В администраторской службе гостиниц более 100 мест заполняются формы: N 1-Г, 2-Г, 3-Г, 3-ГМ, 4-Г, 5-Г, 6-Г, 9-Г, 10-Г.

Анкета (форма 1-Г)

Граждане, прибывшие в командировку, на совещания, конференции, сборы, а также лица, перечисленные в п. 4 Инструкции о порядке регистрации граждан СССР в гостиницах (ГУООП МВД СССР, 1984 г.), заполняют анкету в одном экземпляре, остальные - в двух.

После проверки личные документы возвращаются владельцам.

Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй - на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.

Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.

Журнал регистрации иностранных граждан (форма N 2-Г)

Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.

Счет (формы N 3-Г, 3-ГМ)

Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.

Счет выписывается в трех экземплярах: первый - выдается проживающему, второй экземпляр счета вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.

При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.

Счета являются бланками строгой отчетности.

Карта гостя (форма N 4-Г)

Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных в гостинице.

На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты.

При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.

Кассовый отчет (форма N 5-Г)

Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица.

Ведомость движения номерного фонда (форма N 6-Г)

Учитывает движение номеров (мест) за сутки, заполняется в одном экземпляре. В крупных гостиницах, при многочисленных выездах, эту ведомость целесообразней вести поэтажно.

Работник бухгалтерии сверяет ф. N 6-Г с формами N 3-Г, 3-ГМ, 9-Г.

Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (форма N 9-Г)

Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.

Квитанция на возврат денег (форма N 10-Г)

Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы.

Выписывается работником гостиницы в одном экземпляре.

Сдается в бухгалтерию вместе с "Кассовым отчетом" (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-ГМ) делается отметка о произведенном возврате.

Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N 10-Г с подписью в ф. N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.

Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье - портье) заполняет журнал по форме:

В гостиницах до 100 мест заполняются формы: N 1-Г, 3-Г, 4-Г, 5-Г, 8-Г, 10-Г, 11-Г, 12-Г.

Ведомость на заселение номера (места) (форма N 8-Г)

Применяется в гостиницах вместимостью до 100 мест.

Ведется лицом, производящим поселение, и хранится в администраторской в специальной картотеке, расставленной по номерам комнат.

Акт о порче имущества гостиницы (форма N 11-Г)

Акт составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - материально ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.

Баланс движения номерного фонда (форма N 7-Г)

Форма заполняется в бухгалтерии на основании итоговых данных формы N 6-Г.

Форма дает возможность ежедневно выявлять внеэксплуатационные доходы, возникающие в результате применения единого расчетного часа, а также простои мест, кроме того служит для сверки выручки по данным бухгалтерского учета с данными нормативного метода учета движения номерного фонда и для выявления отклонений.

Заявка на бронирование мест (форма N 12-Г)

Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале "П" по следующей форме:

Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале "И" по следующей форме:

Оборудование контрольной картотеки счетов

Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.

Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты, в гостиницах до 100 мест по порядковым номерам комнат.

Форма N 1-Г

Утверждена Приказом МЖКХ РСФСР от 1 апреля 1987 г. N 152

АНКЕТА

*1. Фамилия ______________________     Комната N ________________*
*2. Имя __________________________     Индекс поселения ____________________*
*3. Отчество _____________________     Прибыл ______________________________*

                                           *(дата, часы)*
                                  *Выбыл _______________________________*
                                           *(дата, часы)*

4. Дата рождения «„_____________ 19 г.“»

5. Место рождения Область, край, республика ___________ _____________________________________ район _______________________________ город (селение) _____________________

6. Паспорт серии __________ N _______ выдан _______________________________ (когда) ___________________________________________________________________________ (наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)

7. Адрес постоянного места жительства _____________________________________ ___________________________________________________________________________

8. Цель приезда ___________________________________________________________ (если в командировку, указать № удостоверения,

                                 **кем выдано, когда)**<br>

10. Продление проживания _______________________

           Подпись ___________________________________
                      (лица, прибывшего в гостиницу)

Оборотная сторона Ф. № 1-Г

Поселен(а) «„_____________ 19 г. город (селение) ___________________ гостиница _________________________ На дополнительное место в номере согласен(на) _____________________________ (подпись лица, прибывшего в гостиницу)“»

Согласен(на) на проживание в номере с оплатой всех мест ______________________________________ (подпись лица, прибывшего в гостиницу)

    *Подпись ответственного лица _______________________________________*

Форма № 2-Г

Утверждена Приказом МЖКХ РСФСР от 1 апреля 1987 г. № 152

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН В ГОСТИНИЦЕ за 19__ г.

Гостиница _________________________________

и т.д. до конца с оборотом без титульного заголовка

Форма N 3-Г

Утверждена Приказом МЖКХ РСФСР от 1 апреля 1987 г. N 152

Гостиница ____________________ Город ________________________

                      *СЧЕТ N __________     от "__" _______________ 19__ г.*

*Гр. ___________________________________     Индекс поселения ______________*
          *(фамилия, И.О., страна)           Заезд _________________________*
*N комнаты ____________________                          (дата, часы)*

№ корпуса ____________________

Итого получено по счету: ___________________________________________ ____________________________________________________________________ (сумма прописью)

Дежурный администратор (оператор механизированного расчета) ______________________________________ (подпись)

СЧЕТ N _______________ Комната __________

Кассир-оператор ______________________________

Утверждена

Гостиница ________________________________________

Адрес ____________________________________________

Телефон

Проезд

Администратор ______________________________ (подпись)

Нижеследующая надпись печатается на обороте вверху

ИТОГО: ________________________________________

По актам за порчу имущества: ______________________________________________ (сумма)

         (койко-суток)                          (сумма)

Всего _____________________________________________________________________

                            (сумма прописью)

Разница в тарифах ____________________________________ руб. __________ коп.

                         (сумма прописью)

Подпись ответственного за расчет

Утверждена Приказом МЖКХ РСФСР

Гостиница ____________________

движения номерного фонда за «» ______________ 19 г.

и т.д. до конца листа

                     Печатается с оборотом без титульного заголовка

Нижеследующая надпись печатается на обороте внизу:

Дежурный администратор ______________________________

Форма № 9-Г

Утверждена Приказом МЖКХ РСФСР

Наименование организации ______________________ по брони N ________________ Предоставлено мест ____________________

Срок проживания с _______________ по _______________ Дата и период заезда ________________ Дата и период выезда ________________

                    "__" _______________ 19__ г.

печатается с оборотом без титульного заголовка

Сумма за бронь, опоздание, проживание ________________ в т.ч. от брони в %, всего к/с ____________________

Дежурный администратор _________________________ (подпись)

Гостиница _________________________ Комната _________________

КВИТАНЦИЯ N ____________________ на возврат денег к счету N __________

Гр. _______________________________________________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество) проживавшему(ей) с __________________________ по __________________________ (дата, часы) (дата, часы) Возвращено за:

а) проживание __________________________, _________________________________ (кол-во койко-суток) (сумма) Всего __________ руб. _____ коп.

          (сумма прописью)

    "__" _______________ 19__ г.

              Получил ______________________________
                                (подпись)
              Выдал ________________________________
                                (подпись)

Гостиница _______________________________

ВЕДОМОСТЬ на заселение номера (места)

                                                   Комната N __________
                                                   Место

с оборотом на картоне

Форма № 11-Г

Утверждена

                    о порче имущества гостиницы

                  от "__" _______________ 19__ г.

Обнаружено следующее: Гр. _________________________________________________ (Фамилия, Имя, Отчество)

Всего на сумму: ___________________________________________________________ Подписи работников гостиницы: _____________________________________________ _____________________________________________ __________________________________________________ (подпись лица, причинившего ущерб)

С гр. ______________________________ Получено: ____________________________ (Фамилия, Имя, Отчество) (сумма прописью)

Принял: ___________________________________________ _______________________ (Должность, Фамилия, Имя, Отчество) (подпись)

Испорченные вещи __________________________________________________________

получены _____________________________________   __________________________
                    (Фамилия, И.О.)                      (подпись)

от 1 апреля 1987 г. № 152

После 31 строки

Итого

Возврат

Задолженность

Всего

Штамп организации с указанием адреса, номера телефона, даты и номера документа Рег. N _______________ Начальнику управления, директору объединения гостиничного хозяйства (гостиницы) «____________________» т. _______________________________ (Фамилия И.О.)

ЗАЯВКА на бронирование мест

Просим разместить в гостинице "___________________" __________ человек:

(Фамилия И.О., должность, место работы, категория номера)

1. ________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________________

4. ________________________________________________________________________

5. ________________________________________________________________________

6. ________________________________________________________________________

7. ________________________________________________________________________

8. ________________________________________________________________________

9. ________________________________________________________________________

10. _______________________________________________________________________ (для иностранных граждан указывается гражданство; к заявке на размещение более 10 человек прилагается отдельный список)

Заезд «» ______________ 19 г. в период ________________________________ (0 — 12 час. или 12 — 24 час.) Выезд «» ______________ 19 г. в период ________________________________ (0 — 12 час. или 12 — 24 час.) Цель приезда и вид оплаты _________________________________________________ (командировка, отдых, проездом;

               по безналичному, за наличный расчет)

Оплату   стоимости   бронирования,  проживания,  доплату  за  опоздание

гарантируем. Наш р/с N _______________ в ____________________ отд. Госбанка

                Должность
                распорядителя

М.П. кредитов (подпись) (Ф.И.О.) _______________________________ Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.) _______________________________

Начальник управления, директор объединения гостиничного хозяйства (гостиницы) (подпись) (Ф.И.О.) _______________________________

                    "__" _______________ 19__ г.