Приказ Росархива от 13.12.2024 № 147

«Об утверждении программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на 2025 год»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

1. Утвердить прилагаемую программу профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле на 2025 год (далее — Программа).

2. Управлению государственной политики и цифровой трансформации (А.В. Грошев) в течение 5 рабочих дней со дня утверждения разместить Программу профилактики на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Росархива С.В. Костоглода.

Руководитель А. Н. Артизов

ПРОГРАММА ПРОФИЛАКТИКИ РИСКОВ ПРИЧИНЕНИЯ ВРЕДА (УЩЕРБА) ОХРАНЯЕМЫМ ЗАКОНОМ ЦЕННОСТЯМ ПО ФЕДЕРАЛЬНОМУ ГОСУДАРСТВЕННОМУ КОНТРОЛЮ (НАДЗОРУ) ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ НА 2025 ГОД

I. Анализ текущего состояния осуществления вида контроля, описание текущего развития профилактической деятельности контрольного (надзорного) органа, характеристика проблем, на решение которых направлена программа профилактики

6. Объектами федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле являются:

деятельность контролируемых лиц по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на постоянном хранении у контролируемых лиц.

7. Обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле:

1. сейфовое хранение с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единиц хранения, содержащих уникальные документы;

2. соблюдение нормативных режимов хранения уникальных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического);

3. использование при работе с уникальными документами тканевых перчаток;

4. ежегодное (с полистным просмотром) проведение проверки наличия уникальных документов;

5. оформление результатов проверки наличия уникальных документов;

6. создание на случай утраты или повреждения подлинников уникальных документов их страховых копий;

7. наличие фонда пользования уникальных документов на микроносителе;

8. наличие электронного фонда пользования уникальных документов;

9. хранение страховых копий уникальных документов территориально обособленно от их подлинников;

10. составление обязательных учетных документов для уникальных документов — листа учета и описания уникального документа; внутренней описи документов дела, в состав которого входят уникальные документы;

11. ведение учета страховых копий уникальных документов раздельно от копий фонда пользования;

12. наличие описи страхового фонда на уникальные документы;

13. исключение случаев выдачи уникальных документов без решения комиссии, утвержденного директором архива или уполномоченным им лицом;

14. проведение полистной проверки уникальных документов перед выдачей и после возврата на место хранения;

15. страхование уникальных документов на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом 49.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24.

8. Перечень законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых оценивается при проведении мероприятий по контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле:

Федеральный закон от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 11.06.2021 № 170-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона „О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации“;»

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»;

постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2021 № 1061 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле»;

постановление Правительства Российской Федерации от 26.11.2021 № 2061 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;

приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»;

приказ Росархива от 10.11.2021 № 112 «Об утверждении перечня индикаторов риска нарушения обязательных требований при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле» (зарегистрирован Минюстом России 29.12.2021, регистрационный № 66668);

приказ Росархива от 16.12.2021 № 126 «Об утверждении индикативных показателей, применяемых при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле»;

приказ Росархива от 11.08.2023 № 81 «О внесении изменения в Перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований при осуществлении федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 10 ноября 2021 г. № 112» (зарегистрирован Минюстом России 24.10.2023, регистрационный № 75701).

9. Общее количество контролируемых лиц — 38 государственных архивов, Фонд «Президентский центр Б.Н. Ельцина», Краснодарский государственный историко-археологический музей-заповедник имени Е.Д. Фелицына, в которых хранится 921 уникальный документ, внесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2024, в том числе:

14 федеральных государственных архивов, в которых хранится 674 уникальных документа, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

24 государственных архива субъектов Российской Федерации, в которых хранится 245 уникальных документов, внесенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

Фонд «Президентский центр Б.Н. Ельцина», в котором хранится 1 уникальный документ, внесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;

Краснодарский государственный историко-археологический музей-заповедник имени Е.Д. Фелицына, в котором хранится 1 уникальный документ, внесенный в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.

В 2024 г. в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.2022 № 336 «Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля» проверки контролируемых лиц не проводились. Реализовывалась программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на 2024 г., утвержденная приказом Росархива от 28.12.2023 № 173 «Об утверждении программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям по федеральному государственному контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на 2024 год».

10. Рисками причинения вреда охраняемым законом ценностям, возникающими в результате нарушения обязательных требований при осуществлении деятельности по соблюдению особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, являются: возникновение угрозы повреждения, уничтожения, утраты, кражи, а также причиненный вред (ущерб).

В период 2024 г. фактов возникновения угрозы повреждения, уничтожения, утраты, кражи, а также причинения вреда (ущерба) уникальным документам Архивного фонда Российской Федерации Росархивом не выявлено.

11. Типичными нарушениями обязательных требований являются:

Обязательные требования	Типичные нарушения
Соблюдение нормативных режимов хранения уникальных документов (противопожарного, охранного, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического)	Нарушен температурно-влажностный режим хранения, в сейфе вместе с уникальным документом хранятся посторонние предметы
Для выведения из оборота подлинников уникальных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования	На уникальный документ не созданы страховой фонд и фонд пользования
Уникальный документ выдается на срок не более 10 рабочих дней — пользователям в читальный зал	Нарушен срок, на который выдается уникальный документ пользователю в читальный зал (более 10 рабочих дней)
При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки	Отсутствуют тканевые перчатки либо при наличии их не используют
Ежегодное (с полистным просмотром) проведение плановой (цикличной) проверки наличия уникальных документов	Не проводится ежегодная плановая проверка наличия уникальных документов с полистным просмотром. Предыдущая проверка проводилась несколько лет назад
Контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа осуществляется: путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал; в автоматическом режиме в информационной системе архива	Контроль за соблюдением сроков выдачи уникального документа в соответствии с обязательным требованием не осуществляется

II. Цели и задачи реализации программы профилактики

12. Целями Программы являются:

повышение прозрачности системы по осуществлению государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в рамках возложенной на него компетенции;

предупреждение нарушений контролируемыми лицами обязательных требований, включая устранение причины, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований;

снижение административной нагрузки на контролируемых лиц;

создание мотивации к добросовестному поведению и, как следствие, снижение уровня ущерба охраняемым законом ценностям;

разъяснение подконтрольным субъектам системы обязательных требований.

13. Задачами Программы являются:

укрепление системы профилактики нарушений обязательных требований путем активизации профилактической деятельности;

выявление причин, факторов и условий, способствующих нарушению обязательных требований, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения.

III. Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения

План мероприятий по профилактике нарушений на 2025 г.

№ п/п	Наименование вида профилактического мероприятия	Срок исполнения	Ответственные исполнители	Ожидаемые результаты
1.	Актуализация перечней нормативных правовых актов (и их частей), содержащих обязательные требования, либо перечней самих требований, оценка соблюдения которых является предметом контроля (надзора), размещенных на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»	В течение года по мере издания нормативных правовых актов	Юридический отдел (С.Ю. Канищева), отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц
2.	Информирование контролируемых лиц по вопросам соблюдения обязательных требований посредством размещения сведений на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в средствах массовой информации, через личные кабинеты контролируемых лиц в информационной системе, посредством видеоконференцсвязи	В течение года	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина), отдел организационной работы и мониторинга (А.М. Куликов)	Предупреждение нарушения контролируемыми лицами обязательных требований, включая устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному нарушению обязательных требований
3.	Обобщение практики осуществления в соответствующей сфере деятельности государственного контроля (надзора), в том числе с выделением наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований, включая подготовку рекомендаций в отношении мер, которые должны приниматься контролируемыми лицами в целях недопущения таких нарушений	II квартал 2025 г.	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина), отдел организационной работы и мониторинга (А.М. Куликов)	Повышение прозрачности системы государственного контроля (надзора) в целях обеспечения единства практики применения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах
4.	Подготовка и размещение на официальном сайте Росархива в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» доклада о правоприменительной практике	до 1 марта 2025 г.	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина), отдел организационной работы и мониторинга (А.М. Куликов)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и обобщение правоприменительной практики
5.	Объявление предостережений контролируемым лицам для принятия мер по обеспечению соблюдения обязательных требований	В течение года (при наличии оснований)	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина), отдел организационной работы и мониторинга (А.М. Куликов)	Предупреждение нарушения контролируемыми лицами обязательных требований
6.	Консультирование. Проведение должностными лицами Росархива консультаций по вопросам: организации и осуществления контроля; предмета контроля; критериев отнесения объектов контроля к категории риска; состава и порядка осуществления профилактических мероприятий; порядка обжалования решений Федерального архивного агентства, действий (бездействия) его должностных лиц; порядка подачи возражений на предостережение о недопустимости нарушений обязательных требований в формах: по телефону, посредством видеоконференцсвязи, в ходе личного приема, профилактических мероприятий, контрольных (надзорных) мероприятий	В течение года (при наличии оснований)	Юридический отдел (С.Ю. Канищева), отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива
7.	Профилактический визит в форме профилактической беседы. Проведение должностными лицами Росархива информирования контролируемых лиц об обязательных требованиях, предъявляемых к его деятельности либо к принадлежащим ему объектам государственного контроля, их соответствии критериям риска, основаниях и о рекомендуемых способах снижения категории риска, а также о видах, содержании и об интенсивности контрольных (надзорных) мероприятий, проводимых в отношении объекта государственного контроля, исходя из его отнесения к соответствующей категории риска	Не чаще одного раза в 3 года (при наличии оснований): февраль, май, сентябрь, ноябрь	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива, сбор сведений, необходимых для отнесения объектов контроля к категориям риска
8.	Обязательный профилактический визит в отношении контролируемых лиц, чьи уникальные документы впервые включены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации	Не позднее одного года с момента включения уникальных документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации	Отдел обеспечения сохранности и учета (Г.А. Хабибулина)	Формирование единого понимания обязательных требований в деятельности контролируемых лиц и Росархива, сбор сведений, необходимых для отнесения объектов контроля к категориям риска
9.	Обеспечение прохождения контролируемыми лицами самообследования и получения декларации соблюдения обязательных требований	В течение года	Отдел организационной работы и мониторинга (А.М. Куликов)	Повышение прозрачности системы государственного контроля (надзора) в целях обеспечения единства практики применения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах, развитие самоконтроля, повышение качества соблюдения обязательных требований

IV. Показатели результативности и эффективности программы профилактики

14. Оценка Программы проводится путем социологических исследований представителей контролируемых лиц по направлениям:

информированность контролируемых лиц об обязательных требованиях, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований, о порядке проведения проверок, правах контролируемых лиц при проведении проверки;

понятность обязательных требований, обеспечивающая их однозначное толкование контролируемыми лицами и Росархивом;

Отчетные показатели деятельности Росархива по достижению показателей эффективности профилактических мероприятий в 2025 г.

№ п/п	Наименование показателя	Величина
1.	Информированность контролируемых лиц об обязательных требованиях, о принятых и готовящихся изменениях в системе обязательных требований, о порядке проведения проверок, правах контролируемых лиц при проведении проверки	100%
2.	Понятность обязательных требований, обеспечивающая их однозначное толкование контролируемыми лицами и Росархивом	100%
3.	Вовлечение контролируемых лиц в регулярное взаимодействие с контрольно-надзорным органом	100% от числа обратившихся
4.	Количество проведенных профилактических мероприятий	100% от запланированного количества
5.	Доля субъектов (объектов), в отношении которых проведены профилактические мероприятия	100% от запланированного количества

---