Приказ Росрегистрации от 29.06.2007 № 138

«Об утверждении Положения о Центральном архиве Федеральной регистрационной службы»

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ РЕГИСТРАЦИОННАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 29 июня 2007 г. № 138

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ

В целях совершенствования организации ведомственного хранения документов и в соответствии с Федеральном законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить Положение о Центральном архиве Федеральной регистрационной службы согласно Приложению.

2. Управлению делами и делопроизводства обеспечить строгое выполнение Положения о Центральном архиве Федеральной регистрационной службы.

3. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата Федеральной регистрационной службы оказывать содействие Управлению делами и делопроизводства в выполнении подпунктов 1, 2, 3, 5 пункта 4.1 настоящего Положения.

4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора Федеральной регистрационной службы Ю.В. Бородина.

ПОЛОЖЕНИЕ

1. Общие положения

1.1. Документы Федеральной регистрационной службы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской Федерации (ГА РФ).

1.2. До передачи на государственное хранение в ГА РФ эти документы временно, в течение 15 лет, подлежат хранению в Федеральной регистрационной службе.

1.3. Все работы, связанные с подготовкой к госхранению документов, транспортировкой и передачей в ГА РФ, производятся за счет Федеральной регистрационной службы.

1.4. Центральный архив Федеральной регистрационной службы входит в состав Управления делами и делопроизводства на правах отдела обработки исходящей корреспонденции, документационного обеспечения и Центрального архива.

1.5. В своей работе Центральный архив руководствуется соответствующими законодательными актами Российской Федерации, приказами, инструкциями Министерства юстиции Российской Федерации, правилами и другими нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, рекомендациями ГА РФ, настоящим Положением.

1.6. Центральный архив работает по плану, утвержденному начальником Управления делами и делопроизводства, и подотчетен в своей деятельности начальнику отдела обработки исходящей корреспонденции, документационного обеспечения и Центрального архива.

1.7. Персональную ответственность за сохранность, упорядочение учет и использование документов, хранящихся в Центральном архиве Федеральной регистрационной службы, за соблюдением установленного порядка уничтожения документов и сдачи их на государственное хранение несет ответственный работник Центрального архива Федерации регистрационной службы.

1.8. При смене ответственного работника Центрального архива для передачи документов создается комиссия, в акте которой отражаются данные о составе и содержании документов, хранящихся в Центральном архиве Федеральной регистрационной службы.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью Центрального архива осуществляет ГА РФ.

2. Состав документов

2.1 Центральный архив хранит:

1. законченные делопроизводством документы центрального аппарата Федеральной регистрационной службы:

• постоянного хранения, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение;
• временного срока хранения, необходимые в практической деятельности Федеральной регистрационной службы;

2. документы по личному составу работников центрального аппарата Федеральной регистрационной службы;

3. служебные и ведомственные издания;

4. страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы Федеральной регистрационной службы;

5. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Основные задачи и функции

3.1 Основными задачами Центрального архива Федеральной регистрационной службы являются:

1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Центральном архиве;

3. подготовка и своевременная передача документов Центрального архива Росрегистрации на постоянное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Федеральным архивным агентством;

4. методическое руководство деятельностью архивов территориальных органов Федеральной регистрационной службы;

5. осуществление контроля за формированием дел в центральном аппарате Федеральной регистрационной службы;

6. внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

3.2 В соответствии с возложенными задачами Центральный архив осуществляет следующие функции:

1. разрабатывает и согласовывает с ГА РФ графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА РФ и передачи документов Центрального архива на постоянное хранение;

2. в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, принимает документы структурных подразделений центрального аппарата Федеральной регистрационной службы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством, не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством;

3. осуществляет учет (в т.ч. сводный по Росрегистрации) и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; периодически (не реже 1 раза в 5 лет) организует проверки наличия дел а архиве;

4. составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы описи дел постоянного хранения на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ГА РФ;

5. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в Центральном архиве Федеральной регистрационной службы делам и документам (описи, историческую справку и дополнение к ней, указатели, обзоры и т.д.);

6. организует использование архивных документов и выдачу во временное пользование;

7. оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях центрального аппарата Федеральной регистрационной службы;

8. оказывает структурным подразделениям центрального аппарата методическую помощь в составлении номенклатур дел, службе делопроизводства — в составлении сводной номенклатуры дел центрального аппарата Росрегистрации; контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранении их в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив;

9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Центральном архиве, представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Федеральной регистрационной службы описи дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

10. участвует в разработке нормативно-методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве (инструкции, номенклатуры дел, перечни документов со сроками их хранения, положение об архиве и др.) в Росрегистрации;

11. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников Центрального архива, управлений и отделов центрального аппарата Федеральной регистрационной службы;

12. подготавливает и в установленном порядке передает в ГА РФ документы, подлежащие постоянному хранению;

13. ежегодно представляет в ГА РФ сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

4. Права

4.1 Для выполнения возложенных задач и функций Центральный архив Федеральной регистрационной службы имеет право:

1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Федеральной регистрационной службы;

2. изучать состав документов, образующихся в процессе текущей деятельности Федеральной регистрационной службы; проверять правильность формирования дел в соответствии с номенклатурой в структурных подразделениях, организацию работы с документами и их сохранность на рабочих местах, добиваться устранения отмеченных недостатков;

3. привлекать в необходимых случаях работников Федеральной регистрационной службы для проведения экспертизы ценности документов, хранящихся в Центральном архиве;

4. подготавливать руководителю Управления делами и делопроизводства материалы по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива;

5. запрашивать от структурных подразделений центрального аппарата Федеральной регистрационной службы сведения, необходимые для работы Центрального архива;

6. давать в установленном порядке указания структурным подразделениям Росрегистрации по вопросам, входящим в компетенцию Центрального архива;

7. рассматривать и согласовывать нормативные и методические документы по вопросам организации архивного дела в Федеральной регистрационной службе.

5. Штаты

5.1. Штаты Центрального архива утверждаются руководством Федеральной регистрационной службы с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.2. Центральный архив возглавляет заведующий (начальник) — государственный гражданский служащий центрального аппарата Федеральной регистрационной службы, замещающий должность государственной гражданской службы согласно штатному расписанию Росрегистрации, в должностные обязанности которого входит исполнение функций заведующего (начальника) Центрального архива.

6. Ответственность

6.1. Ответственность за выполнение возложенных на архив задач и обязанностей несет сотрудник отдела обработки исходящей корреспонденции, документационного обеспечения и Центрального архива Управления делами и делопроизводства, ответственный за архив.

6.2. Обязанности и ответственность работников Центрального архива Федеральной регистрационной службы определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.

---