--- title: "Приказ Минпроса СССР от 24.09.1975 N 131" number: "131" issuer: "Министерство просвещения СССР" issued_on: 1975-09-24 status: утратил силу canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-131-1975" --- ## Приказ Минпроса СССР от 24.09.1975 N 131 # Приказ Минпроса СССР от 24.09.1975 N 131 "Об утверждении "Инструкции по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства просвещения СССР" > [!WARNING] > Документ утратил силу на территории Российской Федерации в связи с изданием Приказа Минпросвещения России от 06.05.2020 N 201. > [Инструкция](#p100017), утвержденная данным документом, [введена](#p100005) в действие с 1 января 1976 года.
**МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР**
##### ПРИКАЗ
**от 24 сентября 1975 г. N 131** **ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА**
**В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР"**
С целью внедрения основных положений Единой государственной системы делопроизводства и совершенствования работы с документами в центральном аппарате Министерства приказываю: 1. Утвердить "[Инструкцию](#p100017) по ведению делопроизводства в центральном аппарате Министерства просвещения СССР" и ввести ее с 1 января 1976 года. 2. Канцелярии (т. Магомедханову) с ноября с.г. организовать занятия с делопроизводителями структурных подразделений Министерства по изучению настоящей [Инструкции](#p100017). 3. Начальникам структурных подразделений Министерства: до 1 января 1976 г. ознакомить с данной [инструкцией](#p100017) всех сотрудников; обеспечить работу с документами в соответствии с утвержденной [Инструкцией](#p100017). 4. Хозяйственному отделу (т. Богомолову) по заявке Канцелярии: в 2-месячный срок изготовить в типографии необходимые регистрационные карточки; в течение первого полугодия 1976 года приобрести для структурных подразделений Министерства средства оргтехники по механизации делопроизводственных процессов. 5. В связи с введением настоящей Инструкции считать утратившими силу приказы Министерства просвещения СССР от 11 ноября 1968 г. [N 78](https://bukva.ai/docs/prikaz-78-1968) "Об утверждении Инструкции о делопроизводстве в центральном аппарате Министерства просвещения СССР" и от 27 октября 1970 г. N 85 "О переходе на карточную систему регистрации документов в аппарате Министерства". 6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Канцелярию (т. Магомедханова).
Министр
М.А.ПРОКОФЬЕВ
Утверждена
приказом
Министерства просвещения СССР
**от 24 сентября 1975 г. N 131**
## ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ МИНИСТЕРСТВА ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР
Одобрена Всесоюзным научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела Главного архивного
**управления при Совете Министров СССР**
(письмо от 27.07.75 N 3-3/628) ### 1. Общие положения 1.1. Настоящая Инструкция подготовлена на основе Единой государственной [системы](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-435-gknt-sssr-gosudarstvennyy) делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике от 04.09.73 N 435, и сложившейся практики работы с документами в Министерстве просвещения СССР. #### 1.2 Настоящая Инструкция: - предусматривает единообразие в постановке делопроизводства в Министерстве; - способствует правильному и своевременному выполнению постановлений, распоряжений и поручений Правительства и руководства Министерства; - устанавливает правила учета, регистрации, контроля исполнения, обработки и подготовки документов; - определяет порядок печатания и размножения документов, их систематизации, подготовки для сдачи в архив и хранения. Порядок работы с секретными документами и документами "для служебного пользования" определяется специальными инструкциями. 1.3. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей. #### 1.4 Начальники структурных подразделений в вопросах делопроизводства: - обеспечивают своевременное и правильное выполнение распорядительных документов вышестоящих органов, коллегии, руководства Министерства и других документов; - докладывают руководству Министерства о ходе выполнения данных им поручений; - обеспечивают сохранность накопившихся в текущем делопроизводстве документальных материалов вплоть до сдачи их в Центральный архив Министерства; - принимают меры к сокращению переписки и не допускают ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону. 1.5. Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на делопроизводителей-машинисток, а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу.
**1.6. Руководство и контроль за правильным ведением делопроизводства в центральном аппарате Министерства и его дальнейшее совершенствование возлагаются на Канцелярию Министерства. Указания Канцелярии по вопросам организации делопроизводства обязательны для всех сотрудников Министерства.**
1.7. Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц, а также опубликование в печати документальных материалов допускается только с разрешения руководства Министерства. 1.8. При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнении сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы другому сотруднику (по указанию начальника) или делопроизводителю-машинистке, которые обязаны принять меры к их своевременному исполнению. 1.9. Вновь принятые сотрудники должны быть детально ознакомлены начальником соответствующего подразделения со структурой аппарата Министерства, установленным порядком работы, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел. ### 2. Прием и учет корреспонденции 2.1. Вся поступающая в Министерство корреспонденция принимается экспедицией, которая ведет ее ежедневный учет по установленной форме [(приложение N 1)](#p100362).
Корреспонденция также принимается:
| - | в нерабочее время (до 21 часа) и субботние дни (до 17 часов) | - | в приемной Министра; | | --- | --- | --- | --- | | - | по воскресным дням | - | дежурным вахтером; | | - | по праздничным дням | - | дежурным по Министерству. | Корреспонденция, полученная сотрудниками Министерства при личном приеме посетителей или посещении других учреждений, должна быть передана для соответствующего оформления и учета не позднее следующего дня. 2.2. При приеме корреспонденции экспедиция проверяет целостность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению. 2.3. Корреспонденция, полученная экспедицией под расписку (правительственная, заказная, ценная и т.п.) записывается в [журнале](#p100375) (приложение N 2) и передается структурным подразделениям под расписку. Остальная корреспонденция раскладывается в ячейки, откуда ее берут без расписки (в установленное время - 11.00 и 16.00) сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство (за исключением структурных подразделений, размещенных в зданиях на Смоленском бульваре, 4 и на Хавской улице, 5, которым вся корреспонденция доставляется экспедицией). 2.4. Экспедиция вскрывает поступившую корреспонденцию, за исключением получаемой из ЦК КПСС, Совета Министров СССР, с надписью "лично" и в адрес общественных организаций, которая передается в упаковке. #### 2.5 Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются: - если дата отправки или обратный адрес указаны только на конверте; - если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются. 2.6. На нижнем поле оборотной стороны последнего листа поступившего документа экспедиция ставит регистрационный [штамп](#p100381) (приложение N 3). На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте. 2.7. Правительственная корреспонденция, телеграммы и др. срочные документы доставляются экспедицией адресатам немедленно. ### 3. Регистрация корреспонденции 3.1. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в аппарате Министерства просвещения СССР только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. 3.2. Регистрации подлежит вся поступающая в Министерство корреспонденция, за исключением перечисленной [(приложение N 4)](#p100386) и другой, перечень которой согласовывается структурными подразделениями с Канцелярией Министерства. 3.3. Для удобства регистрации, облегчения поиска и анализа документов структурным подразделениям и группам корреспондентов присваиваются индексы ([приложения N 5](#p100398) и [6](#p100473)). 3.4. Регистрационный номер документа состоит из индексов корреспондента, структурного подразделения и порядкового номера поступления по картотеке данной группы корреспондентов. Исключение составляют индексы распорядительных документов (Указов и постановлений Верховного Совета СССР, постановлений и распоряжений Совета Министров СССР), а также предложений, заявлений и жалоб граждан. Индексы поступающих распорядительных документов состоят из порядкового номера поступления, а индексы писем граждан - из порядкового номера и начальной буквы фамилии заявителя. Анонимные письма имеют соответствующий порядковый номер с добавлением букв "ан", коллективные письма - с добавлением букв "кл". Регистрационный номер ставится в правом нижнем углу первой страницы документа. #### 3.5 Регистрация корреспонденции производится: - в Канцелярии Министерства - адресованной Министру и в Министерство (если содержание документа требует рассмотрения Министра). Например: 101 - 50 означает, что документ направлен корреспондентом "1", зарегистрирован в секретариате Министра "01" за N 50. Регистрация Указов Президиума Верховного Совета СССР, постановлений и распоряжений Совета Министров СССР производится в юридическом бюро Канцелярии в порядке поступления;
**- в приемных заместителей Министра - адресованной заместителям Министра.**
Например: 402 - 10 означает, что документ направлен корреспондентом "4", на имя первого заместителя Министра - индекс "02" и зарегистрирован за N 10; - в структурных подразделениях - адресованной этим подразделениям. Например: 507 - 40 означает, что документ направлен корреспондентом "5", поступил в Главное управление школ - индекс "07" в зарегистрирован за N 40. Заполнение регистрационных карточек на письма граждан производится централизованно в Канцелярии Министерства. Входящий номер на письма граждан составляется из порядкового номера, начальной буквы фамилии заявителя. Например: 70 к означает, что письмо гражданина зарегистрировано Канцелярией Министерства за N 70 на начальную букву фамилии заявителя "К". 3.6. Регистрация осуществляется на карточках единого образца [(приложение N 7)](#p100494), заполняемых, как правило, на пишущей машинке. Допускается цветовое различие карточек. Если письмо взято на контроль, в Канцелярии Министерства, как правило, заводятся 5 экз. карточек, приемных заместителей Министра - 4 экз. карточек, в структурных подразделениях - 2 экз. После заполнения карточки распределяются: в Канцелярии Министерства и приемных заместителей Министра один экземпляр - в справочную картотеку, второй - в контрольную картотеку, два других вместе с документом передаются в соответствующее структурное подразделение. После исполнения документа, делопроизводитель структурного подразделения возвращает одну карточку туда, откуда она поступила, и указывает в ней N, дату и краткое содержание ответа; в структурном подразделении один экземпляр - в справочную картотеку, второй - в контрольную картотеку. Примечание: карточки на документы, переданные на рассмотрение руководству, хранятся отдельно и их расстановка производится после того, как документы будут возвращены и в карточки перенесены резолюции. 3.7. При наличии ссылки на ранее поступившие документы сотрудник, регистрирующий документ, указывает на обороте, карточки номера этих документов и дел, в которых они подшиты, и фамилию исполнителя. 3.8. Разрешение различных вопросов между структурными подразделениями Министерства, как правило, осуществляется путем личного общения или с использованием телефона. В необходимых случаях допускается внутренняя переписка (между структурными подразделениями Министерства). Внутренние документы оформляются не на бланках и регистрируются на единых регистрационных карточках [(приложение N 7)](#p100494). Индексация внутренних документов осуществляется по месту их подготовки. Индекс внутреннего документа слагается из индекса структурного подразделения и порядкового номера документа. Например: 20 - 5 означает, что внутренний документ зарегистрирован в Хозяйственном отделе - индекс "20", за порядковым номером 5. ### 4. Передача документов на рассмотрение 4.1. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке. Под расписку передаются правительственные документы, документы, поступающие с резолюцией руководства Министерства и письма граждан. Передача поименованных документов структурным подразделениям, расположенным на Смоленском бульваре, 4 и на Хавской ул., 5 производится экспедицией по [реестру](#p100525) (приложение N 8). 4.2. Зарегистрированная корреспонденция в день поступления передается сотрудниками делопроизводства на рассмотрение руководству или непосредственным исполнителям в соответствии о функциональными обязанностями. Ответы на вопросы по ранее рассматриваемым документам и материалы, не требующие решения руководства, передаются непосредственным исполнителям. 4.3. Поручение по исполнению документа дается в форме резолюции, которая должна содержать ясные и исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документа. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции, которая ставится в правой верхней части листа или на любой свободной площади лицевой стороны листа документа. 4.4. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Подлинник документа передается ответственному исполнителю, который обязан немедленно организовать его исполнение в установленный срок. Ответственность за исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители. #### 4.5 Документы, находящиеся на исполнении, хранятся исполнителями в папках (обложках): - срочно; - подлежащие исполнению; - в ожидании ответа; - на доклад. 4.6. Передача исполнителям документов должна производиться только через лиц, осуществляющих учет и регистрацию корреспонденции. 4.7. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. Передача документа из одного структурного подразделения в другое с обязательной отметкой об этом в карточке производится: - поступившего из Канцелярии Министерства или приемной заместителя Министра - только с их разрешения; - поступившего из экспедиций - по согласованию между начальниками этих подразделений.
**4.8. Исполненные документы передаются для подшивки в дело сотрудникам делопроизводства, которые производят формирование дел, согласно номенклатуре.**
### 5. Сроки исполнения документов 5.1. Для документов, сроки исполнения которых не указаны в их тексте или резолюции руководства Министерства, устанавливаются следующие типовые сроки:
-по вопросам, решаемым в соответствии с действующим законодательством и другими нормативными актами и распорядительными документами- до 10 дней;
-по вопросам, требующим подготовки распорядительных документов (приказов, инструкций и т.п.) на основании постановлений и распоряжений ЦК КПСС, Президиума Верховного Совета СССР и Совета Министров СССР и др. директивных органов, содержание которых следует довести до сведения органов народного образования и до учреждений системы Министерства- до 7 дней;
на основании тех же документов, если по ним необходимо разработать мероприятия (в тех случаях, когда не требуется обсуждение этих вопросов на заседания коллегии)- до 15 дней;
-по вопросам, требующим согласования:
со структурными подразделениями Министерства		- до 15 дней;
с другими учреждениями- до 20 дней;
-рассмотрение рукописей учебников, подготовка к утверждению учебных планов и программ, организация научно-методических советов- до 3 мес.
-письма граждан рассматриваются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" от 12 апреля 1968 г.
Направление документа на рассмотрение в другое учреждение по принадлежности производится в срок до 5 дней с обязательным уведомлением об этом автора.
5.2. Срок исполнения считается со дня поступления документа в Министерство. 5.3. Для соблюдения установленных сроков исполнения в письмах-запросах обязательно указывается ожидаемый срок получения ответа. 5.4. Отсутствие непосредственного исполнителя (болезнь, командировка, отпуск и т.д.) не снимает со структурного подразделения ответственности за своевременное и качественное исполнение документов. Срок исполнения документа монет быть продлен только лицом, которое его установило. Данные о сроке исполнения и его продлении обязательно заносятся в регистрационную карточку. ### 6. Состав и оформление бланков документов #### 6.1 Для составления документов используются бланки следующих стандартных размеров (ГОСТ 9327-60): | - | для материалов, содержащих таблицы с большим числом граф | - | A3 297 x 420 мм; | | --- | --- | --- | --- | | - | для приказов, служебных документов и др. текстовых материалов объемом более 15 строк машинописного текста | - | A4 210 x 297 мм; | | - | для сопроводительных писем и др. документов объемом до 15 строк машинописного текста (вместе о подписью) | - | A5 148 x 210 мм; | | - | для регистрационных карточек | - | A6 105 x 148 мм | *6.2. В Министерстве установлены следующие виды бланков: бланк Министра, общий бланк, бланк письма - с угловым расположением реквизитов; бланк приказа, бланк протокола и бланк решения коллегии - с продольным расположением реквизитов, а также бланки структурных подразделений.* *6.3. В бланках полиграфическим способом печатаются следующие реквизиты (составные части): герб, полное и сокращенное наименование Министерства, адрес, место издания, телефон, отчерки для размещения даты, индекса и ссылки на индекс и дату входящего документа, а такие ограничительные отметки для реквизитов "заголовок к тексту", "адресат", "контроль" (согласно ГОСТ 6.39-72). Бланки документов массового применения могут содержать трафаретные части текста, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.* *6.4. Документы, подготавливаемые в аппарате Министерства и направляемые в другие учреждения и организации, а также отдельным гражданам, печатаются на установленных бланках. Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через Хозяйственный отдел по согласованию с Канцелярией Министерства. Порядок заполнения бланков и образцы составления текстов приведены в [приложениях N 9](#p100530), [10](#p100538), [11](#p100542), [12](#p100545), [13](#p100546) и [14](#p100547).* *Правила печатания текста даются в [главе 10](#p100290) "Машинописные и копировально-множительные работы".* ### 7. Составление документов #### 7.1 Адресование и заголовок. ##### 7.1.1 Документы адресуют в учреждения или их структурные подразделения, например: *Министерство высшего и среднего* *специального образования СССР* *или* *Министерство культуры СССР* *Управление кадров* *Допускается адресование документов конкретному должностному лицу:* *Министерство здравоохранения СССР* *Начальнику Канцелярии* *т. Зорину И.Ф.* *Если документ адресуют руководителю учреждения, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата, например:* *Заместителю Министра просвещения БССР* *т. Сернову Р.И.* *Наименование учреждения и его структурной части указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу указывается название учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.* *Почтовый адрес корреспондента (почтовый индекс, республика, область, город, номер почтового отделения, улица, номер дома и квартиры), как правило, указывается при ответе на письма граждан, например:* *125813, г. Москва, Б. Полянка,* *д. 20, кв. 17* *т. Иванову И.И.* *Адресат может быть указан обобщенно, например:* *Министерства просвещения (народного образования)* *союзных республик* *Документ не должен содержать больше четырех адресатов; при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.* *7.1.2. Заголовок составляется к любому документу формата A4 (210 x 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок формулируется непосредственно составителем при подготовке документа. Заголовок должен быть максимально кратким и точно отражать содержание документа. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем": "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене...". Наряду с заголовком составляются подзаголовки. Их пишут в левой части листа, не прерывая текста. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата A5 (148 x 210 мм).* #### 7.2 Текст документа. *7.2.1. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию по затронутому вопросу, исключающую повторные запросы. Отчеты, планы и другие аналогичные документы, охватывающие большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать 8 страниц.* *При наличии приложений, названных в тексте документа, указывается:* *Приложение: на _______ листах в _______ экз.* *Если наименование приложения не указано в тексте документа, то в приложении оно указывается. Приложение подписывается исполнителем. Если приложений несколько, они нумеруются.* *7.2.2. Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов или распорядительных документов Министерства, должны содержать тщательно проверенные ссылки на них (наименование, дата и номер). Такие документы согласовываются с юридическим бюро.* *7.2.3. Текст документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указываются цели, задачи и основания создания документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.* *В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письма - просьбу без пояснений и т.п.* *Текст второй части может быть разделен по характеру действий, исполнителям, срокам и другим признакам, а также на главы, пункты и подпункты.* *Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней.* *Например, главы 4, 5, 6 и т.д.* *Пункт (номера главы и пункта, разделенные точками):* *4.1; 4.2 и т.д.* *Подпункт (по тому же принципу): 4.1.1; 4.1.2; 4.2.2 и т.д.* *(в соответствии с ГОСТ 1.5-68).* *Основная роль в составлении документов принадлежит исполнителю, который несет ответственность за содержание, стиль изложения и качество их оформления.* #### 7.3 Согласование, утверждение, подписание и дата документа. *7.3.1. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Формой согласования проекта документа является его визирование. Внутреннее согласование документа производится в следующей очередности: со всеми заинтересованными начальниками структурных подразделений; при решении вопросов штатно-материального обеспечения необходимо согласовывать с Планово-финансовым управлением; с юридическим бюро (если имеются ссылки на нормативные акты и распорядительные документы Министерства); с заместителем Министра (если документ представляется на подпись Министру).* *Если в документе затрагиваются интересы других министерств и ведомств или необходимо для разрешения вопроса их мнение, то документ представляется им на согласование.* *Согласование с другими учреждениями может оформляться грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на коллегии.* *Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования, например:* *СОГЛАСОВАНО* *Заместитель Министра* *здравоохранения СССР* *Б.И. Сидоров* *16.02.75* *Гриф согласования помещается в левой части документа после подписи.* *Формой внутреннего согласования проекта документа является визирование.* *Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования.* *Замечания или дополнения к документу могут излагаться и на отдельном листе. Визы на распорядительных документах проставляются на первом экземпляре, на письмах и других исходящих документах визы ставятся на экземплярах, остающихся в учреждении.* *7.3.2. Утверждаются, как правило, положения, уставы, отчеты и балансы, структура, штатные расписания, текущие и перспективные планы и др. документы.* *Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием соответствующего распорядительного документа (в случаях, когда введение документа требует дополнительных разъяснений и предписаний).* *Элементами грифа являются: слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:* *УТВЕРЖДАЮ* *Заместитель Министра* *просвещения СССР* *инициалы, фамилия* *16.04.75* *При утверждении распорядительным актом на документе проставляется гриф по форме:* *УТВЕРЖДЕНО* *название распорядительного* *документа (в творительном* *падеже), дата и номер* *Гриф утверждения помещается в правой верхней части документа.* *7.3.3. Передача на подпись проектов документов производится: Министру - через Канцелярию Министерства; заместителям Министра - через их секретарей, начальникам структурных подразделений - через секретарей этих подразделений.* *Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.* *Документы подписываются:* *на бланках Министерства - руководством Министерства;* *на бланках структурных подразделений - руководством структурных подразделений и отделов, входящих в структурное подразделение.* *Все документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются Министром, а в его отсутствие - первым заместителем министра.* *Документы в адрес министров и министерств просвещения (народного образования) союзных республик направляются за подписью руководства Министерства.* *Документы в адрес структурных подразделений республиканских министерств направляются за подписью начальников структурных подразделений и их заместителей.* *Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. В состав подписи входит: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например:* *Заместитель Министра подпись инициалы, фамилия* ##### 7.3.4 Датой документа является дата его подписания. *В состав даты входят число, месяц и год. При оформлении даты рекомендуется использовать только арабские цифры, которыми обозначается число, порядковый номер месяца, две последние цифры года. Если порядковый номер месяца или число состоят из одной цифры, то перед ними проставляется 0, например: 5 января 1975 года следует писать: 05.01.75.* *Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.* *7.3.5. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, проставляемых в нижнем левом углу оборотной стороны последнего листа документа, например:* *фамилия исполнителя* *телефон* *7.4. Особенности подготовки и оформления документов, направляемых в ЦК КПСС и Совет Министров СССР.* *7.4.1. В документах, направляемых в ЦК КПСС и Совет Министров СССР, должны излагаться только те вопросы, которые действительно требуют решения ЦК КПСС или Совета Министров СССР.* *7.4.2. Документы, направляемые в ЦК КПСС и Совет Министров СССР, должны быть согласованы с заинтересованными структурными подразделениями Министерства и другими учреждениями в соответствии с требованиями [п. 7.3.1](#p100183) настоящей Инструкции.* *Документы, направляемые в ЦК КПСС и Совет Министров СССР, не должны превышать 4 - 5 страниц, а по крупным вопросам - 8 страниц машинописного текста.* *7.4.3. Сопроводительные письма к представляемым на рассмотрение Совета Министров СССР проектам постановлений и распоряжений должны содержать полные и исчерпывающие обоснования вносимых предложений. В необходимых случаях в конце письма перечисляются учреждения и организации, с которыми был согласован вносимый проект, с указанием, в скобках, с кем именно (должность, фамилия, инициалы).* *Проекты [постановлений](#p100551) и [распоряжений](#p100560) Совета Министров СССР должны быть напечатаны по установленной форме (приложения N 15, 16).* *7.4.4. При одновременном направлении документа в ЦК КПСС и Совет Министров СССР для каждого адресата необходимо печатать первый экземпляр.* *7.4.5. Документы, представляемые на рассмотрение ЦК КПСС, регистрируются и отправляются Первым отделом.* *Документы, адресованные в Совет Министров СССР, регистрируются и отправляются Канцелярией.* *7.4.6. Документы, не имеющие ограничительного грифа, и письма трудящихся, полученные из ЦК КПСС, регистрируются в Канцелярии отдельно от других документов. Ответы на них отправляются в ЦК КПСС через Канцелярию.* *Документы, поступившие из Верховного Совета СССР и Совета Министров СССР, после исполнения возвращаются в юридическое бюро или группу писем Канцелярии в зависимости от того, где они были зарегистрированы.* #### 7.5 Подготовка и оформление распорядительных документов. ##### 7.5.1 При подготовке распорядительных документов необходимо руководствоваться следующими положениями: *- выяснить, какие структурные подразделения Министерства должны участвовать в подготовке проекта; какие заинтересованные министерства (ведомства) должны участвовать в этой работе; с какими организациями этот проект должен быть согласован;* *- в проект распорядительного документа Министерства включаются только те вопросы, которые требуют решения руководства Министерства. Включение в проект предложений по вопросам, которые могут быть решены структурными подразделениями Министерства в пределах их компетенции, не допускается.* *7.5.2. Подготавливаемые проекты распорядительных документов Министерства должны полностью соответствовать действующему законодательству СССР и союзных республик, а также ранее принятым распорядительным документам Министерства, если проектом не предусматривается отмена или изменение соответствующего документа. Если это имеет место, то в проекте необходимо указать, какие приказы, инструкции или отдельные пункты ранее изданных документов должны быть отменены или изменены.* *7.5.3. Проекты распорядительных документов должны иметь заголовок, определяющий его содержание. Текст должен быть тщательно отредактирован, каждый пункт проекта изложен четко, с указанием существа задания и срока выполнения, а также должностей и фамилий лиц, на которых возлагается контроль.* *7.5.4. Исполнитель, ответственный за подготовку распорядительного документа, обязан лично согласовать его со всеми руководителями структурных подразделений, круг деятельности которых затрагивается проектом, юридическим бюро и группой приказов Канцелярии и получить их визы. Проект распорядительного документа, представляемого на подпись Министру, должен иметь также визу заместителя Министра, ведающего этим вопросом. Визы ставятся на первом экземпляре проекта. Все лица, визирующие приказ или другой распорядительный документ, пишут свою подпись разборчиво и указывают дату визирования. Внизу, с правой стороны последнего листа документа, указывается, по какому списку рассылается распорядительный документ [(приложение N 17)](#p100566). В случае большого количества адресатов, не предусмотренных списками рассылки, прилагается дополнительный список рассылки за подписью руководителя структурного подразделения.* *7.5.5. Проект распорядительного документа после подписания передается в группу приказов Канцелярии (для регистрации, размножения и рассылки) в 2-х экземплярах, напечатанных через 1,5 интервала, со всеми приложениями, на которые имеются ссылки в тексте. Каждое приложение должно быть завизировано руководителем подразделения.* ##### 7.5.6 Нумерация приказов и инструкций оформляется: *- приказы руководства Министерства общего характера регистрируются группой приказов Канцелярии на карточках [(приложение N 7)](#p100494) и нумеруются порядковым номером с 1 января по 31 декабря т.г. без индексов. Например, N 119 и дата выпуска приказа;* *- инструкции, подписанные Министром и заместителями Министра, также регистрируются группой приказов на карточках порядковым номером с 1 января по 31 декабря т.г. с добавлением буквы "М". Например, 33-М и дата выпуска инструкции;* *- приказы по вопросам кадров регистрируются в Управлении кадров: по международным связям - в Управлении международных связей; о командировках - в Хозяйственном отделе. Перечисленные выше приказы регистрируются на карточках [(приложение N 7)](#p100494) и нумеруются в следующем порядке: индекс подразделения, порядковый номер и дата выпуска приказа. Так же регистрируются инструкции, изданные структурными подразделениями, но с добавлением буквы "И".* *7.5.7. Приказы и инструкции могут готовиться совместно с другими министерствами и ведомствами. Порядок подготовки остается прежним, но оформляются такие распорядительные документы не на бланках Министерства.* *7.5.8. Положения, уставы и другие распорядительные документы, если они не являются приложением к приказу, утверждаются и регистрируются как инструкции.* *7.5.9. Начальник Канцелярии Министерства несет ответственность за своевременный выпуск приказов. Срок выпуска приказов, размножаемых на ротаторе - до 5 дней, на ротапринте - до 10 дней, в типографии - до полутора месяцев. Если нормативный документ размножается в типографии, то предварительно делается рассылка по одному экземпляру, размноженному на ротаторе, в министерства просвещения (народного образования) союзных республик и др. учреждения с сопроводительным письмом, в котором указывается, что после размножения в типографии документ будет дополнительно разослан.* *7.5.10. Размноженные экземпляры распорядительных документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью Канцелярии.* #### 7.6 Телеграммы и телефонограммы. *7.6.1. Передача текста служебного документа по телеграфу (телеграммы) допускается в тех случаях, когда требуется его срочное исполнение. Предлоги и знаки препинания на телеграмме не ставятся, если это не искажает смысла передаваемого текста. Телеграммы составляются кратко, телеграфным стилем. Печатаются телеграммы в 3-х экземплярах [(приложение N 18)](#p100572).* *Надпись об особом виде телеграммы ("срочная", "правительственная") делается в правом верхнем углу.* *Правительственные телеграммы отправляются только за подписью Министра и его заместителей.* *7.6.2. Исправление текста и надписей в телеграммах не разрешается. На телеграммах, подписанных руководством Министерства, ставится печать Канцелярии; на телеграммах, подписанных начальниками структурных подразделений, - печать Хозяйственного отдела. Оформленные и подписанные телеграммы передаются в экспедицию под расписку.* *7.6.3. Для оперативной передачи информации по телефону применяются телефонограммы, тексты которых записываются с указанием фамилий передавшего и принявшего телефонограмму, а также даты передачи. Хранятся телефонограммы в течение 1 года.* ### 8. Подготовка и оформление материалов коллегии *8.1. Начальники структурных подразделений за 15 дней до наступления очередного квартала представляют ответственному секретарю коллегии предложения к квартальному плану работы коллегии.* *8.2. Материалы по вопросам, обсуждаемым на очередном заседании коллегии, передаются в окончательно подготовленном виде (справки, докладные записки - объемом до 8 страниц через полтора интервала, за подписью начальника структурного подразделения и исполнителя, а проекты решений коллегии, приказов, инструкций - с визами заместителя Министра, ведающего данным вопросом и руководителей заинтересованных подразделений и учреждений; возражения или дополнения прилагаются) в секретариат коллегии за 10 дней до заседания в двух экземплярах.* *Материалы по текущим вопросам (не вошедшим в квартальный план работы коллегии) представляются с разрешения Министра, за 5 дней до заседания. На заседании коллегии ведется протокол.* *Материалы очередного заседания коллегии рассылаются членам коллегии и заинтересованным подразделениям и учреждениям, как правило, за 3 дня.* *8.3. Приглашение лиц для участия в заседании коллегии, осуществляется руководителями подразделений по согласованию с председателем коллегии.* *8.4. Проекты приказов, инструкций, решений, одобренные коллегией, в установленные сроки передаются в секретариат коллегии для доклада Министру.* *8.5. Совместные постановления коллегии регистрируются ответственным секретарем коллегии, размножаются и рассылаются группой приказов Канцелярии.* *Решения коллегии (приложение N 19 - не приводится), не имеющие нормативного характера, регистрируются, размножаются и рассылаются ответственным секретарем коллегии.* *8.6. Контроль за выполнением принятых коллегией решений, которые оформляются приказом или инструкцией, а также решения коллегии, изданные совместно с другими министерствами, ведомствами и организациями (пункты решений, касающиеся центрального аппарата Министерства) осуществляется инспекцией при Министре.* *Контроль за протокольными решениями осуществляется ответственным секретарем коллегии.* ### 9. Контроль за исполнением документов *9.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения исполнения их в сроки, предусмотренные в [главе 5](#p100103), и качественного решения содержащихся в них вопросов.* #### 9.2 Обязательному контролю подлежат: *- постановления, распоряжения и отдельные поручения директивных органов и другие документы, по которым требуется ответ в эти органы;* *- задания со сроками исполнения, содержащиеся в приказах, решениях коллегии и планах работы Министерства;* *- поручения и задания руководства Министерства структурным подразделениям;* *- документы, поставленные на контроль руководством Министерства и начальниками структурных подразделений.* *В остальных случаях система контроля должна быть поставлена так, чтобы обеспечить своевременное и качественное исполнение всех документов.* #### 9.3 Контроль за исполнением документов в Канцелярии Министерства осуществляют: *а) юридическое бюро - за подготовкой проектов приказов, инструкций и др. поручений руководства Министерства по исполнению Указов и постановлений Президиума Верховного Совета СССР, постановлений и распоряжений Совета Министров СССР;* *б) инспекция при Министре - за своевременным исполнением структурными подразделениями приказов Министерства просвещения СССР, решений коллегии и специальных поручений;* *в) группа писем:* *контролирует исполнение правительственных поручений, а также поручений Министра по ведомственной корреспонденции и внутренним документам;* *следит за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан и приемом посетителей в аппарате Министерства;* *г) секретари заместителей Министра - контролируют исполнение документов, а также писем граждан, поступивших в секретариаты заместителей Министра.* *9.4. Контроль за исполнением документов и писем граждан, поступивших в структурное подразделение, возлагается на лиц, назначенных начальником структурного подразделения, и на секретаря-делопроизводителя.* *9.5. На левом поле первой страницы документа, взятого на контроль, и на регистрационных карточках ставятся штампы "контроль" или буква "К". В качестве контрольных карточек служат дополнительные экземпляры регистрационных карточек, на которых осуществляется ведение контроля.* #### 9.6 Карточки на документы, взятые на контроль, размещаются следующим образом: *в Канцелярии Министерства и приемных заместителей Министра - один экземпляр в справочную картотеку, второй - в контрольную;* *два экземпляра с документом направляются в структурное подразделение;* в структурном подразделении - карточки, полученные из канцелярии Министерства и приемных заместителей Министра, - в контрольную картотеку. Ход контроля за исполнением документа осуществляется на карточке. После исполнения документа одна из карточек с отметкой об исполнении возвращается в Канцелярию Министерства или приемную заместителя Министра, а оставшаяся карточка с отражением хода исполнения помещается в справочную картотеку структурного подразделения. 9.7. Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра контрольных карточек и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения. 9.8. Если документ исполнен в оперативном порядке, исполнитель указывает в нижней части первого листа (если нет места, то на отдельном листе, который прикладывается к документу) ход исполнения документа. Например: сообщено Минпросу Узбекской ССР (т. Романову С.Г.) о порядке представления материалов о развитии общего среднего образования молодежи в республике в 9 пятилетке. В дело подпись исполнителя дата Эти сведения также заносятся в регистрационную карточку с указанием номера дела, в котором хранится документ. 9.9. Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, выделяется специальный раздел в справочной картотеке. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на его копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте документа). Контроль за исполнением инициативного документа осуществляет исполнитель. 9.10. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль, при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку секретарем-делопроизводителем. 9.11. Канцелярия ежемесячно представляет руководству Министерства сведения о ходе выполнения: заданий по исполнению Указов и постановлений Президиума Верховного Совета СССР, постановлений, распоряжений и отдельных поручений Совета Министров СССР; приказов и совместных решений коллегии Министерства (принятых с другими министерствами и ведомствами); ведомственной корреспонденции и внутренних документов, по исполнению которых даны поручения Министром. Ежемесячно также представляются сводки о состоянии рассмотрения в аппарате Министерства предложений, заявлений и жалоб граждан. Структурные подразделения представляют в Канцелярии отчеты о работе с корреспонденцией по установленной форме (приложение N 20 - не приводится). ### 10. Машинописные и копировально-множительные работы 10.1. Служебные документы в зависимости от их назначения печатаются в подразделениях и машинописном бюро, размножаются в ротаторной или ротапринтной. 10.2. Материалы, подготовленные для перепечатки на машинке, должны быть написаны разборчиво, темными чернилами и тщательно выверены. Рукописи, небрежно оформленные и с большим количеством правок и вставок, к печатанию не принимаются. 10.3. Передача материалов для печатания, а также получение отпечатанного материала производится через заведующую машинописным бюро. На сдаваемые в печать материалы заполняется заказ на печатание (приложение N 21 - не приводится). Отпечатанный материал выдается машбюро под расписку. 10.4. Во избежание повторных перепечаток содержание материала должно быть согласовано исполнителем с руководством структурного подразделения (на материале должна быть подпись руководителя подразделения). Повторная перепечатка производится только с разрешения руководства структурного подразделения и Канцелярии Министерства, если материал печатается в машинописном бюро. 10.5. Все документы, независимо от того, где они печатались, должны оформляться в соответствии с правилами печатания документов, установленными в основных положениях [ЕГСД](https://bukva.ai/docs/postanovlenie-435-gknt-sssr-gosudarstvennyy). 10.6. Проверка отпечатанного текста производится составителем документа. В случае обнаружения опечаток, искажений, пропусков и др. ошибок исполнитель должен вернуть работу вместе с оригиналом для исправления. #### 10.7 Материалы, подлежащие размножению: - в ротаторной - должны быть представлены первыми экземплярами, напечатанными на машинке со средней жирностью ленты с приложением заказа на размножение (приложение N 22 - не приводится); - в ротапринтной УМСа должны быть напечатаны в 2-х экземплярах на машинке средней жирности ленты по макетной рамке (приложение N 23 - не приводится) с приложением заказа на размножение (приложение N 24 - не приводится). В необходимых случаях структурные подразделения должны получать от органов Главного управления по охране государственных тайн в печати при Совете Министров СССР разрешение на размножение представляемого материала. 10.8. Тираж размножаемых материалов определяется начальником структурного подразделения или его заместителем с учетом потребности в них только заинтересованных структурных подразделений Министерства. 10.9. Документы с грифом "Для служебного пользования" размножаются с разрешения Первого отдела. ### 11. Оформление и отправка исходящей корреспонденции 11.1. Исходящим номером отправляемого документа-ответа является его входящий номер и через дробь указывается N дела, в котором находится копия этого документа. В исходящем номере письма-ответа на документы, поступившие из Канцелярии Министерства или приемной заместителя Министра, через дробь должен быть указан также и индекс дела данного подразделения. Например: 502-15-09/20 означает, что копия ответа на письмо от корреспондента "5", зарегистрированного в приемной первого заместителя Министра "02", за N 15, хранится в Управлении учебных заведений "09", в деле N 20. 11.2. Все документы, подписанные Министром, регистрируются в Канцелярии Министерства. Например: 101-32/11 означает, что ответ на входящий документ 101 - 32 подготовлен Планово-финансовым управлением и находится в деле N 11. Документы, подготовленные структурными подразделениями и подписанные заместителями Министра, регистрируются в соответствующих управлениях и отделах в установленном порядке. 11.3. Если исходящий документ является инициативным, он регистрируется на карточку, помещаемую в картотеку инициативной корреспонденции, а его номер составляется из индексов структурного подразделения и корреспондента, написанных слитно, порядкового номера по картотеке инициативной корреспонденции и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь. Например: 076-120/29 означает, что документ подготовлен Главным управлением школ "07", адресован корреспонденту "6", за порядковым номером 120, копия хранится в деле N 29. Инициативная корреспонденция, исходящая от заместителей Министра, регистрируется аналогичным образом в их приемных. Например: 025-19/6 означает, что документ подготовлен секретариатом первого заместителя Министра "02" адресован, корреспонденту "5", за порядковым номером 19, копия хранится в деле N 6. Инициативная корреспонденция, подписанная Министром, например, будет иметь номер 011-25/11, означающий, что документ по указанию Министра "01" в адрес корреспондента "1" за порядковым номером 25 подготовлен Планово-финансовым управлением "11", копия хранится в деле N 11. 11.4. Исходящим номером ответа на письма граждан является входящий номер письма, дефис индекс структурного подразделения, дробь дела, в котором находится копия ответа. Например; 12к-08/15 означает, что ответ на письмо гражданина за входящим N 12к подготовлен Главной инспекцией народного образования - 08 и копия ответа хранится в деле N 15. 11.5. Исходящая корреспонденция подписывается Министром, его заместителями, начальниками структурных подразделений и их заместителями, а такие начальниками отделов, входящих в структурное подразделение, и их заместителями. 11.6. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, N его телефона и др.) и вносят необходимые записи в учетно-регистрационные карточки. 11.7. Конвертование корреспонденции и др. почтовых отправлений производится структурными подразделениями. Корреспонденция, адресованная одному и тому же учреждению, должна быть вложена в один конверт. Без конвертов сдается в экспедиции корреспонденция, отправляемая в министерства просвещения (народного образования) союзных республик и директивные органы. 11.8. На конверте должны быть указаны: вид отправки (заказное, ценное, авиа и др.), индекс отделения связи, пункт назначения, наименование учреждения. 11.9. Корреспонденция (за исключением телеграмм), сданная в экспедицию после 14 часов, отправляется на следующий дань. 11.10. Корреспонденция, адресованная в директивные органы записывается экспедицией в журнал доставки документов нарочным (приложение N 25 - не приводится). Телеграммы, заказные, ценные письма и бандероли отправляются экспедицией в порядке, установленном органами Министерства связи СССР. 11.11. Вся исходящая корреспонденция отправляется экспедицией, которая ведет в журнале ее ежедневный количественный учет. 11.12. Корреспонденция, оформленная с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией и Министерством связи СССР, экспедицией к отправке не принимается. ### 12. Хранение и применение печатей, штемпелей и бланков #### 12.1 Печати хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами: | Наименование | Хранится | Применяется | | --- | --- | --- | | Гербовая печать Министерства | у секретаря Министра | на документах, подписанных или утвержденных руководством Министерства, - начальниками структурных подразделений, и требующих воспроизведения оттиска гербовой печати специальными нормативными актами, Например, на трудовых книжках, титульных листах, при удостоверении прав физических и юридических лиц, на материально-денежных документах и т.д. | | Печать с наименованием "Канцелярия" Министерства | у референта группы писем Канцелярии | на телеграммах за подписью Министра и зам. Министра; на материалах коллегии; на копиях приказов и инструктивных писем | 12.2. Печати и штемпеля должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, которым предоставлено право пользоваться ими. 12.3. Установленные в Министерстве бланки хранятся у заведующей машинописным бюро, секретарей Министра и заместителей Министра, у секретарей-делопроизводителей структурных подразделений в запирающихся шкафах и столах. Бланки для составления необходимых документов выдаются строго по назначению только сотрудникам Министерства. ### 13. Сдача в архив, хранение и экспертиза ценности документальных материалов 13.1. Исполненные документы не позднее следующего дня после их исполнения помещаются в дела. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности Министерства, подшитых в отдельную обложку. 13.2. Для правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, в делопроизводстве осуществляется классификация документов. Эта классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный список конкретных наименований дел с указанием сроков их хранения. Основой для составления заголовков в номенклатуре являются важнейшие участки и направления в деятельности Министерства. Номенклатура дел является также учетным документом в Центральном архиве Министерства для дел временного хранения (до 10 лет включительно). 13.3. Номенклатура дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением ведущих специалистов и согласовываются с Канцелярией Министерства. Сводная номенклатура дел Министерства готовится Канцелярией на основе номенклатур подразделений, согласовывается с Центральным архивом Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) и утверждается руководством Министерства. Примечание: в Министерстве просвещения СССР действует сводная номенклатура, согласованная с ЦГАОР СССР 28 мая 1972 года и утвержденная первым заместителем Министра 31 мая 1972 года. 13.4. В конце каждого года номенклатура дел уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Сотрудники структурных подразделений получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. В номенклатуре своевременно проставляются отметки о количестве заведенных дел, о передаче их в Центральный архив Министерства, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. Если в течение года в структурном подразделении возникают непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом ее разделе оставлены резервные номера. 13.5. Группируют документацию в дела и хранят их работники службы делопроизводства непосредственно в структурных подразделениях по профилю своего подразделения. При формировании дел необходимо строго соблюдать их объем и состав документов, которые должны помещаться в данное дело. Включение в дело документов, не относящиеся к нему, а также черновиков, вариантов, нескольких размноженных копий, вырезок из газет и документов, подлежащих возврату, не допускается. 13.6. В процессе группировки документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной подписи, отметок "В дело N" и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела. Каждое дело должно содержать, не более 250 листов (30 - 40 мм толщины). В дела группируются документы одного делопроизводственного года. Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Расположение документов внутри дел производится в порядке разрешения вопроса, хронологии, алфавита, индексации и т.п. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. 13.7. Оформление дела состоит из описания дела на обложке, брошюровки, нумерации листов и составлении заверительной подписи. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная подпись. Дела временного хранения (до 18 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подписываются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложке не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел. 13.8. При формировании документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле (приложение N 26 - не приводится). Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, их краткое содержание, даты и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной подписи после общего количества листов дела через знак + (плюс). Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17514-72 (приложение N 27 - не приводится). 13.9. Дела с момента заведения их в делопроизводстве до сдачи в архив Министерства (или уничтожения) хранятся в закрывающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность. Дела хранятся в шкафах корешком наружу в вертикальном положении, для чего целесообразно полки разделить перегородками. В течение года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, графы для расписок в получении и приеме дела. На внутренней стороне дверцы шкафа помещается выписка из сводной номенклатуры дел Министерства и конверт для карточек на дела, взятые во временное пользование. При возврате карточка снова вкладывается в дело. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет Канцелярия Министерства. 13.10. Экспертизу ценности документальных материалов, образующихся в Министерстве, осуществляет постоянно действующая Центральная экспертная комиссия, утвержденная приказом Министра просвещения СССР от 1 апреля 1970 года N 19. Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) действует на основании Положения, утвержденного первым заместителем Министра 9 января 1972 года, которое определяет функции и порядок работы Центральной экспертной комиссии. В структурных подразделениях созданы свои экспертные комиссии из сотрудников, назначенных руководством подразделения. Экспертная комиссия подразделения проверяет правильность отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения по номенклатуре. Такая проверка проводится путем полистного просмотра дел. На документальные материалы, отобранные экспертной комиссией подразделения на постоянное хранение, составляются сдаточные описи, которые экспертная комиссия рассматривает и утверждает. На отобранные к уничтожению материалы временного хранения составляется акт (форма N 28), который подписывается членами экспертной комиссии и утверждается руководством подразделения. Экспертная комиссия подразделения обеспечивает своевременную сдачу дел в Центральный архив Министерства. 13.11. В Центральный архив Министерства передаются дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения (3 г., 5 л. - до 10 лет включительно) передаются в архив по согласованно с начальником Канцелярии Министерства. Сдача дел осуществляется по графику (приложение N 29 - не приводится). В архив принимаются дела по описям и номенклатурам дел. Если некоторые дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, Центральный архив Министерства оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Центральному архиву Министерства предоставлено право не принимать документальные материалы, оформленные без соблюдения указанных правил, до полной их обработки в сроки, определяемые Канцелярией Министерства. ### ПРИЛОЖЕНИЯ N 1 [(п. 2.1)](#p100039) ФОРМА ЕЖЕДНЕВНОГО УЧЕТА ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ | Дата | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | Всего | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | N 2 [(п. 2.3)](#p100055) ФОРМА ЖУРНАЛА ЗАПИСИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ПОЛУЧАЕМОЙ ЭКСПЕДИЦИЕЙ ПОД РАСПИСКУ | N п/п | N поступившего документа | Наименование организаций, от кого поступил документ | Кому передан (передается под расписку) | | --- | --- | --- | --- | N 3 [(п. 2.6)](#p100062) ФОРМА
**РЕГИСТРАЦИОННОГО ШТАМПА**
| Минпрос СССР | | --- | | Дата | | Экспедиция | N 4 [(п. 3.2)](#p100066) ПЕРЕЧЕНЬ
**ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ**
СЛУЖБОЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 2. Графики, наряды, заявки, разнарядки. 3. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п. 4. Периодические издания (газеты, журналы, брошюры, бюллетени). 5. Поздравительные письма, телеграммы, открытки, пригласительные билеты. 6. Бухгалтерские документы. 7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 8. Формы статистической отчетности. 9. Ответы на запросы структурных подразделений. Примечание: документы, перечисленные в [п. п. 2](#p100388), [6](#p100392), [7](#p100393), [8](#p100394) и [9](#p100395) подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях. N 5 [(п. 3.3)](#p100067)
**ИНДЕКСЫ**
(ЦИФРОВЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ) СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
МИНИСТЕРСТВА ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР
| N п/п | Наименование структурных подразделений | Индекс | | --- | --- | --- | | 1. | Секретариат Министра | 01 | | 2. | Секретариат первого зам. Министра | 02 | | 3. | Секретариат зам. Министра [<*>](#p100469) | 03 | | 4. | Секретариат зам. Министра | 04 | | 5. | Секретариат зам. Министра | 05 | | 6. | Секретариат зам. Министра | 06 | | 7. | Главное управление школ | 07 | | 8. | Гласная инспекция народного образования | 08 | | 9. | Управление учебных заведений | 09 | | 10. | Управление по дошкольному воспитанию | 10 | | 11. | Планово-финансовое управление | 11 | | 12. | Управление международных связей | 12 | | 13. | Управление снабжения школ учебно-наглядными пособиями и учебным оборудованием | 13 | | 14. | Управление кадров | 14 | | 15. | Отдел педагогической науки | 15 | | 16. | Отдел начальной военной подготовки | 16 | | 17. | Отдел капитального строительства | 17 | | 18. | Центральная бухгалтерия | 18 | | 19. | Канцелярия | 19 | | 20. | Хозяйственный отдел | 20 | | 21. | Первый отдел | 21 | | 22. | Совет по вопросам средней общеобразовательной школы | 22 | --- Примечание: <*> Индексы секретариатов располагаются в алфавитном порядке фамилий заместителей Министра; индексы отделов, входящих в состав структурных подразделений, составляются путем прибавления к основному индексу цифр. Так, 07 - ГУШ, 071 - отдел гуманитарных наук ГУШа.
**N 6**
[(п. 3.3)](#p100067) КЛАССИФИКАТОР КОРРЕСПОНДЕНТОВ
| Индекс | Корреспондент | | --- | --- | | 1 | ЦК КПСС, Верховный Совет СССР, Совет Министров СССР, ВЦСПС, ЦК ВЛКСМ | | 2 | Государственные комитеты Совета Министров СССР, общесоюзные и союзно-республиканские министерства, Комитеты и Главные управления при Совете Министров СССР, Центральные учреждения СССР (Государственные банки СССР, Госгражданстрой, Прокуратура СССР, Верховный суд СССР, Торгово-промышленная палата СССР, постоянные представительства Советов Министров союзных республик при Совете Министров СССР) | | 3 | ЦК компартий, Верховные Советы, Советы Министров, ЦК ВЛКСМ, министерства и ведомства союзных республик | | 4 | Отраслевые ЦК профсоюзов, международные и общесоюзные общественные организации, редакции газет в журналов | | 5 | Министерства просвещения (народного образования) союзных республик и др. органы народного образования | | 6 | Школы, дошкольные учреждения и педагогические учебные заведения | | 7 | Местные партийные, советские органы и общественные организации | | 8 | Академия наук СССР, АПН СССР, академии союзных республик, отраслевые академии, учебные заведения (кроме педагогических) научно-исследовательские и проектные организации | | 9 | Прочие учреждения, организации и предприятия |
N 7
[(п. 3.6)](#p100078)
135791113151719212325272931
Корреспондент
Дата поступления и индекс документаДата и и индекс документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Лицевая сторона Согласно ГОСТ 9327-60
Контрольные отметки
Фонд NОпись NДело N
Оборотная сторона
N 8
[(п. 4.1)](#p100088) ФОРМА
РЕЕСТРА ПЕРЕДАЧИ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ
МИНИСТЕРСТВА ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР
| N или наименование документа | От кого поступил документ | Наименование подразделения, которому передан документ | Роспись и дата получения | | --- | --- | --- | --- | | | | | | N 9
[(п. 6.4)](#p100148)
![Приложения](https://i.bukva.ai/Um9vhCwt/img_0.png)
МИНИСТЕРСТВО ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР
ПРИКАЗ
27.06.75 75
__________ N _______
г. Москва Об итогах IX Всесоюзной
физико-математической и
химической олимпиады
школьников
IX Всесоюзная физико-математическая и химическая олимпиада школьников проведена в соответствии с новым Положением, вступившим в действие в 1974/75 учебном году. Программа олимпиады полностью выполнена. Соревнования прошли на должном идейном, научном и организационном уровне. Участники продемонстрировали высокое качество знаний, умений и практических навыков. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Объявить победителей IX Всесоюзной физико-математической и химической олимпиады школьников и наградить: ...
Министр Инициалы, фамилия
---
Проект подготовлен Главным Согласовано:
управлением школ _________________ начальник ГУШа Зам. Министра ___________________ 23.06.75 25.06.75 _________________ исполнитель Ученый методический совет 22.05.75 и N тел. _________________________________ 24.05.75 Юридическое бюро _________________________________ 24.05.75 Группа приказов Канцелярии _________________________________ 24.05.75 Разослать: по списку N ... N 10 [(п. 6.4)](#p100148) ![Приложения](https://i.bukva.ai/Um9vhCwt/img_1.png) МИНИСТЕРСТВО Министерства просвещения ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР (народного образования) (Минпрос СССР) союзных республик 25.06.75 40-М Институты усовершенствования ________ N ______ учителей г. Москва
О проведении курсов
и семинаров учителей физики
Результаты инспекторских проверок, контрольных работ и выпускных экзаменов свидетельствует о том, что уровень знаний учащихся VIII - X классов по физике все еще недостаточно высок, особенно по кинематике, молекулярно-кинетической теории, радиотехнике, физической оптике и др. В целях дальнейшего улучшения преподавания физики и повышения уровня знаний учащихся Министерство просвещения предлагает... Министр Инициалы, фамилия --- Проект подготовлен Главным Согласовано: управлением школ _________________ начальник ГУШа Управление кадров _______________ 20.06.75 23.06.75 _________________ исполнитель Юридическое бюро ________________ 19.06.75 и N тел. 24.06.75 Группа приказов Канцелярии ________________ 24.05.75 Разослать: по списку N ... N 11 [(п. 6.4)](#p100148) ![Приложения](https://i.bukva.ai/Um9vhCwt/img_2.png) МИНИСТЕРСТВО Совет Министров СССР
ПРОСВЕЩЕНИЯ
СССР
113619, г. Москва, ГСП, Шаболовка, 33, тел. 232-03-14 08.04.75 011-40/08 __________ N ___________ На N ___________________ О переносе дней отдыха школьников В целях удобства населения и школ просим согласия установить для школьников праздничные и выходные дни 1, 2, 3, 9 и 10 мая с тем, чтобы воскресенья 4 и 11 мая были учебными днями. инициалы, фамилия N 12
[(п. 6.4)](#p100148) ![Приложения](https://i.bukva.ai/Um9vhCwt/img_3.png)
МИНИСТЕРСТВО Заместителю Министра ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР сельского хозяйства СССР (Минпрос СССР) т. РУПОВУ Б.А. 113619, г. Москва, ГСП, Шаболовка, 33, тел. 232-03-14 30.04.75 415-27/6 __________ N _____________ 91/622-31 от 15.04.75 На N _____________________ О кандидатуре т. Зверева И.Д. в состав Организационного комитета Министерство просвещения СССР рекомендует в состав Организационного комитета СССР по подготовке и проведению Всемирной конференции по природоохранительному просвещению действительного члена Академии педагогических наук тов. Зверева И.Д. Заместитель Министра инициалы, фамилия
N 13
[(п. 6.4)](#p100148)
![Приложения](https://i.bukva.ai/Um9vhCwt/img_4.png) МИНИСТЕРСТВО г. Воронеж, б. Пионеров ПРОСВЕЩЕНИЯ СССР д. 26, кв. 16 (Минпрос СССР) т. Сутугиной Е.И. 113619, г. Москва, ГСП, Шаболовка, 33, тел. 232-03-14 10.04.75 140с-19/11 __________ N _____________ На N _____________________ Уважаемая т. Сутугина! В своем письме на имя Министра просвещения СССР Вы не указываете, в каком институте обучался Ваш сын. К сведению сообщаем, что системе Министерства просвещения СССР подчинены только педагогические учебные заведения. Начальник Канцелярии инициалы, фамилия
N 14
[(п. 6.4)](#p100148)
![Приложения](https://i.bukva.ai/Um9vhCwt/img_5.png) Министерство просвещения СССР МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ СССР ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ШКОЛ Всесоюзный методический кабинет по учебным заведениям искусств 119034, г. Москва, Г-31, и культуры Смоленский б., 4 т. МОРГУНОВОЙ Н.Н. тел. 244-00-56 07.02.75 407-25/16 __________ N _____________ ИК 18/495 от 06.01.75 На N _____________________ О рассмотрении учебного плана и программы по химии Уважаемая Наталия Николаевна! Главное управление школ Министерства просвещения СССР рассмотрело предоставленные Вами учебный план и программу по химии и считает взможным рекомендовать их для средних специальных музыкальных и художественных школ. Приложение: на 42 л. в 2 экз. Начальник Главного управления инициалы, фамилия
N 15
[(п. 7.4.3)](#p100218) Проект
СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР ПОСТАНОВЛЕНИЕ от "__" ________________ 197_ г. N ______________ Москва, Кремль Название постановления Текст постановления (экземпляр проекта постановления, представляемого в Правительство,
визируется руководством Министерства)
N 16
[(п. 7.4.3)](#p100218) Проект
СОВЕТ МИНИСТРОВ СССР РАСПОРЯЖЕНИЕ от "__" ______________ 197_ г. N ______________ Москва, Кремль Текст распоряжения (экземпляр проекта распоряжения, представляемого в Правительство,
визируется руководством Министерства)
N 17
[(п. 7.5.4)](#p100231)
ТИПОВЫЕ СПИСКИ РАССЫЛКИ
N 1 - Внутриминистерская N 2 - Министерства просвещения (народного образования) союзных республик и др. учреждения N 3 - Областные, краевые отделы народного образования N 4 - Районные отделы народного образования
N 18
[(п. 7.6.1)](#p100242)
ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ КИЕВ МИНПРОС МАРИНИЧУ ПРОСИМ КОМАНДИРОВАТЬ ХОМЕНКО ОТЧЕТОМ ЦЕНТРАЛЬНУЮ КОМИССИЮ ВСЕСОЮЗНОГО СМОТРА КОЛХОЗОВ СОВХОЗОВ ДОШКОЛЬНЫМ УЧРЕЖДЕНИЯМ 18 ФЕВРАЛЯ ЗАММИНПРОС фамилия --- Москва, М-162 п/п заместителем Министра Шаболовка, 33 просвещения СССР Министерство просвещения СССР инициалы, фамилия 15 февраля 1975 г. Верно: ---