Приказ Минкоммунхоза РСФСР от 12.01.1971 № 13
Актуально на 03.11.2026.
Как цитировать: Приказ Минкоммунхоза РСФСР от 12.01.1971 N 13. 13. 12.01.1971. https://bukva.ai/docs/prikaz-13-1971
«Об утверждении „Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации“»
Внимание
Документ утратил силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 13.06.2020 № 857. По вопросу, касающемуся применения данного документа, см. Приказ Минжилкомхоза РСФСР от 09.03.1976 № 134.
МИНИСТЕРСТВО КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА РСФСР
ПРИКАЗ
от 12 января 1971 г. № 13
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ»
Утверждаю разработанную Республиканским бюро технической инвентаризации Министерства «Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации».
1. Министрам коммунального хозяйства АССР, начальникам управлений коммунального хозяйства край(обл)исполкомов, начальникам управлений жилищного хозяйства Московского, Калининского, Ростовского облисполкомов и Алтайского крайисполкома, начальникам бюро технической инвентаризации Мосгорисполкома и Ленгорисполкома ввести в действие вышеуказанную Инструкцию во всех подведомственных бюро (группах) технической инвентаризации.
2. Производственному предприятию «Оргмашучет» (т. Бычков М.В.) до 1 апреля 1971 года издать «Инструкцию о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации» тиражом 5 тыс. экземпляров и разослать наложенным платежом по разнарядке Республиканского бюро технической инвентаризации МКХ РСФСР.
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ И ПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВОМ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
§ 1. Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-оценочной и правоустанавливающей документации на объекты основных фондов жилищно-коммунального хозяйства.
§ 2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3-го этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.
§ 3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел (приложение № 1).
Для хранения алфавитной и статистической карточек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы с ящиками (приложение № 2).
§ 4. Ответственность за сохранность материалов, находящихся в архивохранилище, несут начальник бюро и техник архива, а там, где их не имеется, уполномоченное лицо.
§ 5. Архивохранилище обеспечивается:
- переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;
- пылесосом для удаления пыли;
- рабочим халатом для техника архива.
II. МАТЕРИАЛЫ, ПОДЛЕЖАЩИЕ ХРАНЕНИЮ
§ 6. Единицей хранения является:
а) инвентарное дело на домовладение, состоящее из одного или нескольких основных строений, расположенных на отдельном земельном участке; при квартальной застройке — на каждое основное строение;
б) инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения;
в) всякий иной сброшюрованный или переплетенный комплект или отдельный чертежный лист, если он не брошюруется с другими материалами.
§ 7. Постоянному хранению в архиве подлежат:
а) схематические планы городов и поселков;
б) инвентарные дела и правоустанавливающая документация на строения;
в) материалы технического учета объектов внешнего благоустройства, инженерных сетей и сооружений;
е) алфавитная картотека владельцев строений;
ж) статистические карточки на строения;
з) статистические отчеты о домовом фонде;
и) книги учета уничтоженных дел на строения;
к) иные документы, относящиеся к деятельности бюро технической инвентаризации.
§ 8. Материалы инвентаризации на строения (инвентарное дело и правоустанавливающая документация, статистическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца) погашенные по причине сноса, пожара или другого стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком, хранятся в архиве 3 года.
По истечении этого срока, исчисляемого с момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел (Приложение 3).
При этом в графе 4 книги указываются все адреса, которые в свое время были присвоены строению.
Материалы инвентаризации на ликвидированные по различным причинам объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся так же 3 года, после чего уничтожаются.
На отобранные к уничтожению материалы составляется акт комиссией, назначаемой начальником бюро, которая одновременно определяет способ уничтожения документации.
III. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
§ 9. Хранящиеся в архиве материалы должны быть оформлены в установленном порядке, заключены в твердые папки, сшиты и пронумерованы. Планы больших форматов сброшюровываются и хранятся отдельно. На каждом из них проставляется инвентарный номер того дела, к которому они относятся. Металлическое скрепление документов не допускается.
§ 10. Инвентарное дело на строение разделяется на три отдельно сброшюрованные в обложки группы документов. К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации, расположив их в деле в такой последовательности:
- технический паспорт или инвентаризационная форма 1-«У» на строение;
- план земельного участка;
- инвентаризационная форма 2-«С» на основное строение;
- поэтажный план основного строения;
- экспликация к поэтажному плану.
Во вторую группу относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.
В третью группу — абриса, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризации), расположенные в указанной выше последовательности. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку «Погашено. Дата. Подпись».
Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.
§ 11. Поступающие в архив материалы на домовый фонд, объекты внешнего благоустройства и инженерные сети регистрируются в инвентарных книгах соответственно по прилагаемым формам (Приложение 4 и 5). Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.
§ 12. Инвентарная книга на домовый фонд первоначально заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку) без разграничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в верхнем левом углу обложки дела. Номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:
а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц — из порядкового номера по инвентарной книге;
б) для дел, группируемых по кварталам — из дробного номера, числитель которого — инвентарный номер, знаменатель — номер города (района города), поселка (присвоенного условно), номер квартала и папки. 75
Например: ------- означает, что дело зарегистрировано в 1-115-6 инвентарной книге за № 75, строение находится в г. Бийске (условно — 1), квартала 115, дело хранится в 6 папке.
§ 13. Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в инвентарной книге.
§ 14. Инвентаризационно-технические дела на строения отыскиваются в архиве по инвентарному номеру, который указывается в статистической или алфавитной карточке, а дела на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов (Приложение № 9).
§ 15. Инвентарные дела, погашенные по основаниям указанным в § 8, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, объясняющая причину погашения дела.
§ 16. При разделе одного домовладения на два или несколько самостоятельных с обособленными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются новые инвентарные номера в порядке поступления их в архив.
Документы на общее домовладение погашаются и оставляются в деле, которому сохранен прежний инвентарный номер.
IV. ВЕДЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКОЙ И АЛФАВИТНОЙ КАРТОТЕК
§ 17. Статистические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.
По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков и т.д.
§ 18. Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскания дела в случае, когда местонахождения строения заранее неизвестно.
§ 19. Алфавитные карточки в целом по обслуживаемым городам и поселкам размещаются в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца.
§ 20. Алфавитные и статистические карточки по снесенным строениям (§ 8), а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся в течение 3 лет отдельно в том же порядке.
V. ВЫДАЧА И ВОЗВРАТ ДЕЛ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ АРХИВА
§ 21. Инвентарные дела выдаются определенному кругу лиц, по усмотрению руководства бюро. Виновные в утрате или порче материалов обязаны возместить их стоимость восстановления.
§ 22. На каждое инвентарное дело ведется карточка учета выдачи и возврата материалов. Карточка на материалы домового фонда (Приложение № 6) хранится в деле, а при выдаче — оставляется на месте его хранения.
Кроме этого ведется журнал учета выданных дел по бригадам или отдельным исполнителям (Приложение № 7).
Карточки на материалы благоустройства и инженерные сети (Приложение № 8) хранятся аналогично карточкам на материалы домового фонда, а на выданные дела — в специальном ящике в алфавитном порядке наименования улиц (переулков).
§ 23. Периодически, но не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению начальника бюро производится инвентаризация, в результате которой выявляется наличие и полнота дел, имеющихся в архивохранилище; учитываются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.
На 1 января каждого года под последней регистрацией в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.
Приложение № 1
Приложение № 2
И КНИГ РЕГИСТРАЦИИ МАТЕРИАЛОВ
| Дата записи | Инвентарный номер | Адрес | Фонд | Примечание | ||
| Город (пос.) | Улица (пер.), площадь и т.д. | Номер дома | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Адрес: гор. (пос.) _____________________ ул. (пер.) ______________________ дом N _______
| Дата выдачи | Кому выдано | Подпись лица, получившего дело | Дата возврата | Подпись лица, принявшего дело в архив |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| I группа | II группа | III группа | ||||||
| № п/п | наименование документов | кол-во листов | № п/п | наименование документов | кол-во листов | № п/п | наименование документов | кол-во листов |
Составлена «_» _________ 19 г.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ И ВОЗВРАТА ИНВЕНТАРНЫХ ДЕЛ
Бригадир Сидоров Н.Д.
________________________________
(наименование подотчетного лица)
Адрес: гор. _________________ ул. ____________________________ Объект _________________________
| Дата выдачи | Кому выдано | Подпись лица, получившего дело | Дата возврата | Подпись лица, принявшего дело в архив |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| № п/п | Наименование документов | Кол-во листов | № п/п | Наименование документов | Кол-во листов |
|---|
Составлена «_» _________ 19 г.
| Инвентарный номер | Наименование объекта (улица, переулок, площадь, квартал, парк и т.д.) |
|---|---|