Приказ ФАС России от 10.11.2021 № 1239/21

(ред. от 07.11.2024)

«Об утверждении Положения о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России»

ПРИКАЗ

В целях совершенствования системы менеджмента качества в Федеральной антимонопольной службе и актуализации механизмов внутреннего аудита системы менеджмента качества ФАС России приказываю:

2. Утратил силу. - Приказ ФАС России от 07.11.2024 № 832/24.

3. Признать утратившим силу приказ ФАС России от 06.09.2016 № 1259/16 «О системе менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя ФАС России Н.Ф. Галимханову.

Руководитель М. А. Шаскольский

1. Общие положения

Положение о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном аппарате ФАС России (далее — Положение) определяет порядок подготовки, проведения и подведения итогов внутренних аудитов системы менеджмента качества в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России (далее — структурные подразделения), а также требования, предъявляемые к структурным подразделениям в ходе проведения внутреннего аудита.

Изучение и анализ собранной в ходе внутреннего аудита информации, а также контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита, позволит обеспечить повышение качества деятельности структурных подразделений, систематизировать деятельность по оптимизации процессов, а также улучшить деятельность по работе с запросами внутренних и внешних потребителей.

2. Основные термины

В настоящем Положении используются следующие термины:

Внутренний аудит — систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств о соответствии деятельности структурного подразделения требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, нормативными актами ФАС России, международным стандартом ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015) и национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 56577-2015 «Системы менеджмента качества органов власти. Требования.».

Главный аудитор — руководитель группы внутреннего аудита, ответственный за планирование, подготовку и проведение внутренних и внешних аудитов структурных подразделений.

Группа внутреннего аудита — состав служащих ФАС России, утвержденный приказом руководителя ФАС России, для проведения внутренних аудитов.

Уполномоченный по качеству — служащий в структурном подразделении, ответственный за функционирование и улучшение системы менеджмента качества в соответствии с международным стандартом ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015), содействующий работе группы внутреннего аудита.

Старший аудитор — аудитор, определяемый главным аудитором ответственным за проведение конкретного внутреннего аудита.

Аудитор — служащий ФАС России, включенный в состав группы внутреннего аудита.

Аудиторская группа — аудиторы, объединенные главным аудитором для проведения внутреннего аудита.

Область аудита — объем, границы и сроки аудита.

Объект аудита — проверяемый вид деятельности или процесс.

Критерии аудита — совокупность требований, предъявляемых к объекту аудита в ходе проведения проверки.

Свидетельство аудита — записи, изложение фактов, которые подтверждают выполнение требований и процедур, входящих в состав критериев аудита, и могут быть проверены.

Наблюдение аудита — основанная на объективных свидетельствах оценка соответствия объекта аудита критериям аудита.

Частичное соответствие — незначительное невыполнение требований, предъявляемых к объекту аудита, устраненное в ходе проведения аудита.

Несоответствие — невыполнение требований, предъявляемых к объекту аудита.

Чек-лист — подготовленный с учетом специфики деятельности структурного подразделения структурированный список вопросов, которые должны быть изучены в ходе проведения внутреннего аудита структурного подразделения.

Коррекция — действие, предпринятое для устранения частичного соответствия или несоответствия.

Корректирующее действие — действие, предпринятое для устранения причин, вызвавших несоответствие.

Предупреждающее действие — действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.

3. Цели и задачи внутреннего аудита

3.1 Основными целями внутреннего аудита являются:

• проверка соответствия объекта внутреннего аудита установленным для него критериям (в том числе требованиям законодательства Российской Федерации и внутренних нормативных документов ФАС России, международного стандарта ИСО 9001:2015 и национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 56577-2015 «Системы менеджмента качества органов власти. Требования.»);

- определение возможностей для улучшения деятельности.

3.2 Внутренний аудит состоит из следующих основных этапов:

• планирование внутреннего аудита;
• подготовка к внутреннему аудиту;
• проведение внутреннего аудита и анализ собранной в ходе него информации;
• контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита.

3.3 Результаты внутренних аудитов используются:

• руководством ФАС России — при оценке результативности системы менеджмента качества (далее — СМК) и разработке мер по ее улучшению;
• руководителями структурных подразделений — при планировании деятельности;
• представителем руководства по качеству — при планировании деятельности в области развития СМК.

4. Главный аудитор

4.1 Главный аудитор назначается руководителем ФАС России.

4.2. В соответствии с приказом ФАС России от 15.02.2021 № 105/21 «Об организации и проведении анализа функционирования системы менеджмента качества» главный аудитор обязан:

- актуализировать СМК в соответствии с эволюцией международного стандарта ISO 9001 и изменениями в составе и функциях структурных подразделений;

• организовывать и участвовать в проведении внутренних аудитов СМК в структурных подразделениях;
• проводить подготовку и переподготовку, а также оперативное консультирование внутренних аудитов СМК;
• обеспечивать подготовку и проведение внешнего инспекционного контроля СМК, а также ресертификационных аудитов;

проводить ознакомительную работу и осуществлять информационное сопровождение в рамках СМК среди внутренних потребителей, территориальных органов ФАС России, иных органов власти и организаций;

• представлять информацию о количестве своевременно устраненных структурными подразделениями несоответствий по итогам внутреннего и внешнего аудитов СМК, а также результатах внутренних аудитов, проведенных в отчетном году;
• обеспечивать актуальность документов СМК, размещенных на внутреннем портале ФАС России и на официальном сайте ФАС России.

5. Группа внутреннего аудита

5.1. Реестр членов группы внутреннего аудита системы менеджмента качества ФАС утверждается руководителем ФАС России на основании предложений главного аудитора и структурных подразделений в соответствии со следующими требованиями:

• наличие высшего образования;

- наличие стажа службы в ФАС России не менее 6 месяцев;

• прохождение внутреннего обучения основам организации и проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества.

5.2 Каждый внутренний аудит проводится аудиторской группой в составе не менее 2 человек, включающей:

• старшего аудитора;
• аудитора.

5.3. Члены аудиторской группы в период проведения внутреннего аудита не освобождаются от исполнения основных функций в соответствии с должностными обязанностями.

6. Обязанности и права участников внутреннего аудита

6.1 Старший аудитор обязан:

• разрабатывать план и чек-лист внутреннего аудита во взаимодействии с членами аудиторской группы;

- организовывать и координировать работу аудиторской группы;

• представлять аудиторскую группу руководителю процесса — руководителю проверяемого структурного подразделения (далее — Руководителю процесса);
• разъяснять цели и методы внутреннего аудита Руководителю процесса;
• информировать Руководителя процесса о ходе внутреннего аудита и выявленных несоответствиях по итогам внутреннего аудита;
• оценивать риски неустранения выявленных несоответствий;
• проводить анализ причин выявленных несоответствий;
• готовить отчет о результатах внутреннего аудита и предоставлять его Руководителю процесса для руководства в деятельности;
• контролировать выполнение корректирующих и предупреждающих действий по итогам внутреннего аудита.

6.2 Аудитор обязан:

• выполнять установленные процедуры внутреннего аудита в соответствии с планом проведения внутреннего аудита;
• применять методы и инструменты внутреннего аудита;
• собирать и анализировать информацию, необходимую для объективного оценивания системы менеджмента качества;
• вести записи в соответствии с чек-листом;
• разъяснять требования документов СМК служащим проверяемого структурного подразделения.

6.3 Уполномоченный по качеству в структурном подразделении обязан:

• предоставлять аудиторской группе требуемую документацию;
• обеспечивать доступ аудиторов к объектам проверки и условия для ее проведения.

6.4 Старший аудитор имеет право:

• распределять работу между членами аудиторской группы;
• запрашивать документы проверяемого структурного подразделения, необходимые для проведения внутреннего аудита;
• получать от Руководителя процесса информацию, подтверждающую выполнение корректирующих и предупреждающих действий.

6.5 Аудитор имеет право:

• знакомиться с документацией, необходимой для проведения внутреннего аудита;
• получать необходимую информацию от служащих проверяемого структурного подразделения;
• запрашивать документы проверяемого структурного подразделения, необходимые для проведения внутреннего аудита;

6.6. Аудиторская группа имеет право прекратить внутренний аудит в случае оказания на нее давления или противодействия со стороны служащих проверяемого структурного подразделения, поставив об этом в известность главного аудитора.

7. Планирование внутреннего аудита

7.1. Внутренние аудиты проводятся в соответствии с Программой проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества (далее — Программа), утвержденной руководителем ФАС России.

Программа составляется главным аудитором с учетом:

- результатов деятельности структурных подразделений за отчетный период;

• результатов предыдущих внешних и внутренних аудитов;

результатов опроса об удовлетворенности качеством взаимодействия с другими структурными подразделениями ФАС России.

7.2. Программа публикуется на внутреннем портале ФАС России с пометкой «обязательно для прочтения» в срок не позднее 5 рабочих дней с даты ее утверждения руководителем ФАС России.

7.3 По решению главного аудитора в Программу могут быть внесены изменения, исходя из следующих оснований:

• изменения в организационной структуре центрального аппарата ФАС России;
• внедрения новых или изменения действующих документов СМК;
• необходимости реализации мероприятий по подготовке к внешнему аудиту;
• поступления информации от внутренних и внешних потребителей или контролирующих органов об обнаружении несоответствий в деятельности структурных подразделений;
• иных причин, препятствующих реализации Программы.

8. Подготовка к проведению внутреннего аудита

8.1. Для каждого внутреннего аудита старшим аудитором составляется План его проведения согласно форме, приведенной в Приложении № 1 к настоящему Положению (далее — План).

8.2. Руководитель процесса ознакамливается с Планом в срок не позднее 3 рабочих дней до начала внутреннего аудита.

8.3 Перед проведением внутреннего аудита члены аудиторской группы обязаны:

• во взаимодействии с главным аудитором подготовить и провести тестирование служащих проверяемого структурного подразделения на знание целей в области качества, закрепленных за данным подразделением;
• ознакомиться с документами, регламентирующими деятельность проверяемого структурного подразделения;
• подготовить чек-листы по критериям проверки объекта проверки согласно форме, приведенной в Приложении № 2 к настоящему Положению.

9. Проведение внутреннего аудита и анализ собранной в ходе него информации

Проведение внутреннего аудита и анализ собранной в ходе него информации включает:

9.1 Установочное совещание.

Установочное совещание по каждому внутреннему аудиту проводится под председательством старшего аудитора с участием членов аудиторской группы, Руководителя процесса, уполномоченного по качеству, а также служащих, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке.

На установочном совещании обсуждаются вопросы, касающиеся:

• плана проверки;
• состава аудиторской группы;
• критериев внутреннего аудита;
• информации относительно области аудита, которая может быть предоставлена структурным подразделением;
• даты проведения заключительного совещания по внутреннему аудиту;
• сроков подготовки и утверждения отчета о результатах внутреннего аудита;
• порядка проведения повторного внутреннего аудита после устранения причин возможных несоответствий.

9.2 Проверка.

Проверка соответствия объекта внутреннего аудита установленным для него критериям включает в себя:

• проверку наличия документов и соответствия их содержания и оформления установленным требованиям согласно критериям внутреннего аудита;
• проверку наличия в структурном подразделении доступа к информационным ресурсам, которые являются обязательными для использования согласно установленному порядку работы;
• проверку надлежащего использования и условий хранения документов;
• опрос руководства и служащих структурного подразделения относительно деятельности подразделения, реализации запланированных мероприятий, достижения целей в области качества;
• анализ отклика внешних и внутренних потребителей относительно деятельности структурного подразделения;
• наблюдение за деятельностью структурного подразделения.

Получение данных в ходе сбора и проверки информации может также осуществляться из внешних источников (средств массовой информации, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»).

В качестве основания для принятия решения о соответствии (несоответствии) деятельности структурного подразделения критериям внутреннего аудита выступает объективная (документально подтвержденная) информация — свидетельства аудита.

Указанная информация оценивается аудитором согласно критериям внутреннего аудита.

На основе полученных данных дается оценка соответствия или несоответствия объекта проверки критериям внутреннего аудита и возможности улучшения деятельности проверяемого объекта.

Все выявленные наблюдения внутреннего аудита аудиторы фиксируют в чек-листах.

По окончании внутреннего аудита заполненный чек-лист подписывается членами аудиторской группы, Руководителем процесса и уполномоченным по качеству проверяемого структурного подразделения.

9.3 Отчет о результатах внутреннего аудита.

Проект отчета о результатах внутреннего аудита составляется в срок до 5 рабочих дней с даты окончания внутреннего аудита согласно форме, приведенной в Приложении № 3 к настоящему Положению, и включает в себя:

• перечень несоответствий и предложений по улучшению деятельности;
• частичные соответствия, скорректированные в ходе внутреннего аудита;
• сильные стороны в деятельности структурного подразделения, которые могут быть предложены в качестве примера другим структурным подразделениям;
• сроки выполнения корректирующих действий, направленных на устранение причин выявленных несоответствий, а также сроки выполнения предупреждающих действий (в случае необходимости);
• решение о соответствии деятельности структурного подразделения критериям СМК.

9.4 Итоговое совещание.

В целях согласования итогов проведенного внутреннего аудита старший аудитор проводит совещание, участниками которого являются:

• члены аудиторской группы;
• Руководитель процесса;
• уполномоченный по качеству;
• главный аудитор.

На итоговом совещании старший аудитор информирует участников мероприятия о содержании проекта отчета о результатах внутреннего аудита.

В случае согласия участников совещания с содержанием проекта отчета, он подписывается:

• членами аудиторской группы;
• Руководителем процесса;
• уполномоченным по качеству;
• главным аудитором.

После указанных действий внесение изменений в отчет о результатах проведенного внутреннего аудита не допускается.

9.5. План, чек-лист и отчет о результатах проведенного внутреннего аудита составляются в двух идентичных экземплярах: один остается в проверенном структурном подразделении для разработки плана корректирующих действий по устранению причин несоответствий, организации и проведению корректирующих и предупреждающих мероприятий; второй экземпляр хранится у главного аудитора.

10. Контроль выполнения корректирующих и предупреждающих действий по фактам несоответствий, выявленных в ходе внутреннего аудита

10.1. Руководитель проверяемого структурного подразделения проводит совещание по результатам проведенного внутреннего аудита и организует работу вверенного подразделения по:

• устранению выявленных несоответствий (коррекция);

- принятию мер, направленных на предотвращение их возникновения в будущем (корректирующие действия);

• предотвращению потенциальных несоответствий (предупреждающие действия).

10.2. Проверка предпринятых действий по результатам выявленных несоответствий проводится при последующем внутреннем аудите.

Структурное подразделение, ответственное за разработку корректирующих и предупреждающих действий и их реализацию, предоставляет информацию об их выполнении главному аудитору.

10.3. В случаях, когда выявленные в ходе внутреннего аудита несоответствия и причины их появления не были устранены структурным подразделением в установленный срок либо предпринятые структурным подразделением корректирующие или предупреждающие действия не дали положительных результатов, главный аудитор докладывает о сложившейся ситуации:

• начальнику Управления государственной службы;
• заместителю руководителя ФАС России, курирующему деятельность проверяемого структурного подразделения.

11. Хранение документации внутренних аудитов

Главный аудитор обеспечивает хранение:

• докладов о результатах функционирования системы менеджмента качества центрального аппарата ФАС России;

- реестра членов группы внутреннего аудита системы менеджмента качества ФАС России;

• программы проведения внутренних аудитов структурных подразделений;
• планов проведенных внутренних аудитов;
• заполненных чек-листов;
• отчетов о результатах проведенных внутренних аудитов;
• материалов внешних инспекционных контролей и ресертификационных аудитов системы менеджмента центрального аппарата ФАС России.

12. Премирование аудиторов

12.1. Ежеквартально главный аудитор направляет в Контрольно-финансовое управление согласованный с начальником Управления государственной службы и курирующим заместителем руководителя ФАС России список членов группы внутреннего аудита, выполнявших проверки в истекшем квартале, для премирования за выполнение проверок.

Размер премии для старшего аудитора проверки составляет 6000 рублей, для аудитора — 5000 рублей.

12.2. Ежегодно в канун Всемирного дня качества (второй четверг ноября) Управление государственной службы по представлению главного аудитора направляет руководителю ФАС России список членов группы внутреннего аудита, предлагаемых к награждению ведомственными знаками отличия ФАС России за высокие показатели продуктивности и качества работы по проведению внутренних аудитов системы менеджмента качества в структурных подразделениях.

Приложение 1 к Положению о внутреннем аудите системы менеджмента

Приложение 2 к Положению о внутреннем аудите системы менеджмента качества в центральном

ФИО собеседника(ов): Начальник управления И.О. Фамилия, Уполномоченный по качеству И.О. Фамилия.

Вопросы для проверки	Критерий аудита	Свидетельства аудита	Выводы аудита
Текущие вопросы
1. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
2. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
3. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
4. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
5. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
6. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
7. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
8. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует
9. Вопрос	Указать пункт Руководства по качеству СМК ЦА ФАС России	Заполнить	X Соответствует Частично соответствует Не соответствует

<*> Заполняется для вопросов, помеченных как «Частично соответствует», или «Не соответствует».

1. Выявленные частичные соответствия/несоответствия

В ходе аудита выявлены следующие частичные соответствия, устраненные в ходе аудита посредством коррекции:

Или:

В ходе аудита выявлены следующие несоответствия:

Или:

В ходе проведения аудита частичных соответствий/несоответствий не выявлено.

Главный аудитор ФАС России

И.О. Фамилия