Приказ Росархива от 13.02.2001 № 12

«Об утверждении примерного Положения об архивохранилище государственного архива и примерных должностных Инструкций главного хранителя фондов и заведующего архивохранилищем государственного архива»

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ

от 13 февраля 2001 г. № 12

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА И ПРИМЕРНЫХ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ГЛАВНОГО ХРАНИТЕЛЯ ФОНДОВ И ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОХРАНИЛИЩЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА

В целях совершенствования организации работы по хранению и учету документов приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие примерные:

• Положение об архивохранилище государственного архива (Приложение 1);
• должностную Инструкцию главного хранителя фондов государственного архива (Приложение 2);
• должностную Инструкцию заведующего архивохранилищем государственного архива (Приложение 3).

2. Директорам федеральных государственных архивов организовать в 2001 г. разработку на основе примерных новых положений об архивохранилищах и должностных инструкций заведующих архивохранилищами, утвердить их в установленном порядке.

3. Руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации рекомендовать использовать указанные примерные документы для организации разработки должностных инструкций соответствующих специалистов и положений об архивохранилищах в подведомственных им государственных архивах.

4. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) совместно с Управлением организационной, правовой и кадровой работы (Пономарева В.И.):

4.1 Оказать архивным учреждениям необходимую методическую помощь.

4.2 Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.

Руководитель Росархива В. П. Козлов

Приложение 1 к Приказу Росархива от 13 февраля 2001 г. № 12

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВОХРАНИЛИЩЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>

---

<*> Работа архивохранилища, хранящего секретные документы, регламентируется специальной инструкцией.

1. Общие положения

1.1. Архивохранилище <*> является структурным подразделением государственного архива и входит в состав отдела обеспечения сохранности документов государственного архива.

---

<*> Указывается официальное название конкретного архивохранилища.

Примечание. При значительных объемах отдельных комплексов документов (личного происхождения, по личному составу и т.д.) и в соответствии с утвержденной структурой архива архивохранилища могут входить в состав других структурных подразделений, на которые в установленном порядке возложены задачи и функции по хранению и проведению работ по обеспечению сохранности и учету указанных комплексов документов.

1.2. Архивохранилище имеет одно или несколько изолированных помещений, отвечающих требованиям сохранности документов.

1.3. Архивохранилище в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и не противоречащими им правовыми актами субъекта Российской Федерации, на территории которого расположен государственный архив; нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России (Росархива); положениями о государственном архиве и отделе государственного архива <*>, в состав которого входит архивохранилище, приказами архива и настоящим Положением.

---

<*> Далее — архив.

2. Состав документов

В архивохранилище хранятся документы... <*>

---

<*> Перечисляются конкретные комплексы документов профиля архивохранилища (наименование соответствующих фондообразователей (групп пользователей), групп документов, в том числе объединенных по признаку способа и техники закрепления информации).

3. Основные задачи

Основными задачами архивохранилища являются:

3.1. Хранение и обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище.

3.2. Прием на государственное хранение документов профиля архивохранилища.

3.3 Учет документов архивохранилища.

3.4. Выдача в установленном порядке из архивохранилища документов, копий фонда пользования, контроль за движением фондов и дел.

4. Функции

Архивохранилище в соответствии с возложенными на него задачами:

4.1 Осуществляет обособленное хранение:

документов на различных носителях, в т.ч. сейфовое хранение уникальных документов; страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов; документов, не отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации и принятых на временное и депозитарное хранение.

4.2. Обеспечивает рациональное размещение, топографирование, при необходимости — картонирование документов.

4.3 Обеспечивает создание и соблюдение нормативных режимов хранения документов:

4.3.1. Контролирует и поддерживает противопожарный режим в помещениях архивохранилища.

4.3.2. Обеспечивает нормативный порядок доступа в архивохранилище, опечатывания и распечатывания его помещений.

4.3.3. Контролирует и поддерживает оптимальный температурно — влажностный и световой режимы хранения документов.

4.3.4. Обеспечивает соблюдение санитарно — гигиенического режима, проводит санитарные дни.

4.4. Осуществляет совместно с хозяйственной службой архива надлежащую эксплуатацию помещений и оборудования архивохранилища.

4.5. Проводит проверку наличия и состояния документов, учет и розыск необнаруженных документов.

4.6. Проводит работу по оценке физического состояния документов, выявляет и ведет учет документов, имеющих дефекты носителя и текста.

4.7 Принимает меры по улучшению физического состояния документов:

4.7.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного выполнения указанных работ, для включения в план работы архива и архивохранилища.

4.7.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к передаче в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния; контролирует качество проведения этих работ лабораторией при приеме документов в архивохранилище.

4.7.3. При необходимости осуществляет имеющимися в архивохранилище средствами ремонт и подшивку документов; проводит шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы.

4.8. Осуществляет в установленном порядке выявление, описание и учет документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальных и особо ценных документов; принимает меры по проведению их страхового копирования:

4.8.1. Готовит предложения о составе документов, требующих первоочередного копирования, для включения в план работы архива по созданию страхового фонда и фонда пользования.

4.8.2. В соответствии с планом работы архива и архивохранилища готовит документы к страховому копированию для передачи в лабораторию; принимает из лаборатории документы, а также страховые копии и копии фонда пользования, контролирует их качество, в том числе на основании актов технического состояния микроформ страхового фонда.

4.8.3. Учитывает в установленном порядке скопированные документы, а также страховые копии и фонд пользования.

4.9. Подготавливает страховой фонд для передачи в установленном порядке на постоянное территориально обособленное хранение и осуществляет его передачу.

4.10. Проводит опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния.

4.11. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, контролирует физическое состояние и качество технической обработки принимаемых документов.

4.12 В установленном порядке выдает документы и копии фонда пользования для:

• использования исследователям в читальный (просмотровый) зал архива, учреждениям и организациям во временное пользование;
• проведения архивных работ с документами сотрудникам архива в рабочие помещения;
• проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования, улучшению физического состояния документов в лабораторию архива, в другие организации. Контролирует соблюдение правил обеспечения сохранности выданных документов, их своевременное возвращение в архивохранилище; проверяет в установленном порядке состояние возвращаемых документов и копий фонда пользования.

4.13. Проводит целевую экспертизу ценности принятых в архив документов, готовит к утилизации документы, выделенные к уничтожению.

4.14. Анализирует состояние работы по обеспечению сохранности документов архивохранилища, готовит предложения по ее совершенствованию.

4.15. В установленном порядке осуществляет подготовку к защите и защиту документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций.

4.16. Принимает участие в подготовке предложений по фондированию документов.

4.17. Оформляет результаты проведения архивных работ, составляет соответствующие акты для передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в рамках архива) государственный учет документов.

4.18 Ведет учетные документы, составляет паспорт архивохранилища.

4.19. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, разрабатывает перспективные и текущие планы работы архивохранилища, осуществляет учет работы, составляет отчеты о выполнении планов.

4.20. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ по профильным архивохранилищу направлениям, включая временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу.

4.21. Участвует в подготовке нормативных документов и методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов, внедряет их в практику работы архивохранилища.

4.22. Проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемой в архивохранилище работы, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в архивохранилище, анализирует выполнение норм выработки (времени), готовит предложения по результатам анализа.

4.23. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

4.24. Изучает и использует отечественный и зарубежный опыт в области обеспечения сохранности и учета документов.

4.25. Принимает участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным архивохранилищу направлениям.

4.26. Обеспечивает контроль за выполнением приказов, решений коллегий, указаний Федеральной архивной службы России (Росархива), приказов и поручений руководства архива и отдела, в состав которого входит архивохранилище.

4.27. Вносит по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, на рассмотрение дирекции, других научно — совещательных органов архива вопросы по профильным архивохранилищу направлениям, осуществляет в пределах своей компетенции контроль за выполнением принятых решений.

5. Права

Архивохранилищу предоставляется право:

5.1. Требовать от структурных подразделений архива и организаций, которым выданы документы во временное пользование, соблюдения правил обеспечения сохранности и возвращения их в установленные сроки в архивохранилище.

5.2. Вносить по согласованию с отделом, в состав которого входит архивохранилище, предложения руководству архива о распорядке дня работы архивохранилища в части времени приема требований, выдачи и приема документов, а также норм их выдачи.

5.3 Не принимать к исполнению требования:

без визы руководства архива при выдаче документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, на реставрационно — профилактическую обработку, копирование, а также особо ценных и уникальных документов; без визы начальников соответствующих структурных подразделений архива при выдаче документов для проведения работ сотрудниками архива.

5.4. Отказывать в выдаче из архивохранилища подлинных документов при наличии фонда пользования, а также документов, находящихся в плохом физическом состоянии, или по другим причинам, предусмотренным нормативными документами (до окончательного решения вопроса руководством архива).

5.5. Ставить перед отделом обеспечения сохранности документов вопрос о целесообразности приема на государственное хранение документов, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства отдела, в состав которого входит архивохранилище, а также архива предложения по совершенствованию режимов и организации хранения и учета документов, проведения их специальной обработки.

6. Организация работы архивохранилища

6.1. Организационно — методическое руководство работой архивохранилища осуществляет отдел, в состав которого входит архивохранилище; руководство архива дает задания и поручения архивохранилищу через начальника отдела.

6.2. Архивохранилище возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности директором архива по согласованию с главным хранителем фондов и по представлению начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище.

6.3. Заведующий архивохранилищем организует работу архивохранилища и несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов, принятых в архивохранилище, выполнение других возложенных на архивохранилище задач, состояние трудовой и производственной дисциплины; распределяет обязанности между работниками архивохранилища, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий.

6.4. Прием — передача документов при смене заведующего архивохранилищем оформляется актом приема — передачи документов.

6.5. Архивохранилище осуществляет свою деятельность на основе планов, утверждаемых начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище.

6.6. Архивохранилище организует выполнение возложенных на него задач и функций как непосредственно, так и во взаимодействии с другими подразделениями архива.

6.7. Штатная численность архивохранилища определяется штатным расписанием архива в соответствии с объемом документов, задачами и объемом выполняемых в архивохранилище работ, с учетом фонда оплаты труда, установленного архиву.

6.8. Работники архивохранилища назначаются и освобождаются приказами директора архива по представлениям начальника отдела, в состав которого входит архивохранилище, согласованным с заведующим архивохранилищем.

6.9. Обязанности работников архивохранилища определяются должностными инструкциями.

Приложение 2 к Приказу Росархива от 13 февраля 2001 г. № 12

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ГЛАВНОГО ХРАНИТЕЛЯ ФОНДОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>

---

<*> При распределении обязанностей между заместителями директоров федеральных государственных архивов и возложении на одного из них функций организации работы по обеспечению сохранности и государственному учету документов, хранящихся в архиве, целесообразно использовать положения настоящей должностной Инструкции.

Должностные обязанности Организует работу государственного архива <*> по обеспечению сохранности и государственному учету документов.

---

<*> Далее — архив.

Обеспечивает разработку предложений к проектам программ развития архива и их реализацию, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов по профильным направлениям на основе анализа состояния деятельности. Разрабатывает предложения по оптимизации структуры, штатной численности и должностного состава службы обеспечения сохранности документов архива на основе анализа эффективности трудозатрат, совершенствования нормирования труда. Принимает участие в определении номенклатуры технических средств для организации хранения и защиты документов, улучшения их физического состояния и создания страховых копий и копий фонда пользования. Участвует в распределении и перераспределении между структурными подразделениями архива помещений, оборудования и другого имущества в целях улучшения сохранности документов. Координирует и контролирует деятельность структурных подразделений архива по созданию и соблюдению нормативных режимов и организации хранения документов, поддержанию архивных фондов в должном физическом состоянии при архивном хранении и проведении специальной обработки, в том числе по:

• проверке наличия и состояния документов, розыску необнаруженных дел;
• проведению комплекса работ с уникальными и особо ценными документами;
• определению состава и объема документов, подлежащих реставрации, стабилизации, подшивке и переплету, страховому копированию. По поручению директора архива в установленном порядке решает вопросы выдачи документов учреждениям и организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, а также выдачи подлинников уникальных и особо ценных документов из архивохранилищ. Организует работу по передаче документов на ответственное хранение. Руководит работой по государственному учету документов архива, контролирует правильность ведения документов централизованного государственного учета, своевременность их представления в Росархив. Принимает меры по внедрению в практику работы наиболее рациональных систем и методом хранения, реставрации, консервации, копирования и охраны документов. Руководит работой по подготовке документов для получения разрешений на временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов. Принимает участие в разработке и осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях. Руководит научно — методической работой на курируемом направлении, принимает участие в научных исследованиях, подготовке и рецензировании проектов технических заданий, программ, координационных планов, нормативно — методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета документов, организует их внедрение. Изучает передовой опыт работы отечественных и зарубежных архивных учреждений для организации его внедрения в практику работы архива. Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями, организует выступления специалистов архива на конференциях, совещаниях, семинарах по проблемам, входящим в его компетенцию. Решает вопросы повышения квалификации специалистов службы обеспечения сохранности архива, руководит подготовкой программ учебных планов, других методических документов, организует стажировки специалистов. Организует работу комиссий... <*>

---

<*> Указываются названия комиссий, возглавляемых главным хранителем фондов.

Имеет право: представлять архив по вопросам, относящимся к его компетенции, и по поручению руководства архива — по другим вопросам; возглавлять по указанию директора архива совещательные органы архива; осуществлять деловые контакты с органами управления архивным делом, архивными, научными и другими организациями по вопросам, входящим в его компетенцию, а по поручению руководства архива — по другим вопросам; получать в установленном порядке от организаций, структурных подразделений архива информацию, статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей; давать в установленном порядке указания структурным подразделениям архива по вопросам, входящим в его компетенцию; указания главного хранителя фондов по вопросам соблюдения требований нормативно — методических документов в части обеспечения сохранности и государственного учета архивных фондов являются обязательными для всех работников архива; созывать совещания руководителей и специалистов структурных подразделений архива для рассмотрения вопросов, входящих в его компетенцию; вносить предложения директору архива: о мерах, способствующих повышению безопасности архива и архивных фондов, обеспечению их сохранности, совершенствованию учета; об отказе в приеме на хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, состояние и обработка которых не отвечает установленным требованиям, и в выдаче документов из архивохранилища по причинам, предусмотренным нормативными документами. Должен знать: Конституцию Российской Федерации; основы трудового и гражданского законодательства; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области сохранения историко — культурного наследия; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), систему планово — отчетной документации учреждений Росархива, нормативы по труду, режимы хранения документов и микроформ страхового фонда, правила работы с ними, порядок их учета, научно — исследовательские и методические разработки, отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы; нормативно — методические документы архива, состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата, справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем, правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники. Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Приложение 3 к Приказу Росархива от 13 февраля 2001 г. № 12

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО АРХИВОХРАНИЛИЩЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВА <*>

---

<*> Далее — архив.

Должностные обязанности Осуществляет руководство работой архивохранилища и несет персональную ответственность за сохранность документов архивохранилища и выполнение других задач, возложенных на архивохранилище, своевременную и качественную реализацию плановых заданий и поручений руководства, порядок и трудовую дисциплину в архивохранилище. Организует работу архивохранилища по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения документов, организации их приема на государственное хранение и выдачи из архивохранилища в соответствии с установленными правилами. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, перспективных и текущих планов отдела, в состав которого входит архивохранилище, принимает участие в их реализации, разрабатывает схемы рационального размещения документов архивохранилища, предложения к планам работы архива по проверке наличия и состояния документов, выявлению уникальных и особо ценных документов и созданию на них страхового фонда, фонда пользования, организации сейфового хранения уникальных документов, улучшению физического состояния документов. На основе планов работы отдела, в состав которого входит архивохранилище, составляет перспективные и текущие планы работы архивохранилища, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход и качество их выполнения. Ведет учет работы и рабочего времени сотрудников, составляет отчеты о работе архивохранилища, проводит анализ эффективности трудозатрат выполняемых архивохранилищем работ, готовит предложения по совершенствованию нормирования труда. Обеспечивает соблюдение требований нормативных документов сотрудниками архивохранилища, внедряет в практику работы рациональные формы и методы хранения и улучшения физического состояния документов, организует взаимодействие архивохранилища с другими подразделениями архива. Контролирует соблюдение в архивохранилище производственной и трудовой дисциплины, правил по охране труда, технике безопасности. В установленном порядке принимает на государственное хранение документы профиля архивохранилища, организует их рациональное размещение. Организует и проводит проверку их наличия и состояния, ведет учет необнаруженных документов, а также документов, имеющих дефекты носителя и текста, требующих оформления обложек, шифровки, нумерации листов и др. Организует и проводит работу по розыску необнаруженных дел, оформляет результаты этой работы. В установленном порядке участвует в разработке мероприятий по защите документов в особый период, в случаях чрезвычайных ситуаций и их реализации. Обеспечивает соблюдение правил выдачи документов из архивохранилища и своевременный их возврат, в том числе в установленном порядке дает разрешение на выдачу документов из архивохранилища; организует контроль за сохранностью выданных документов. Организует передачу документов в лабораторию для проведения работ по улучшению их физического состояния, а также организует и проводит имеющимися в архивохранилище средствами в необходимых случаях ремонт и подшивку документов, шифровку и перешифровку единиц хранения, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек и другие работы. Выявляет, описывает и учитывает в установленном порядке документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и драгоценные камни, уникальные и особо ценные документы; организует подготовку их к передаче для страхового копирования. Обеспечивает учет скопированных документов, а также страхового фонда и фонда пользования, передачу микрокопий на постоянное территориально обособленное хранение. Организует опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд и фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния. Участвует в решении вопросов фондирования, проводит целевую экспертизу ценности документов, оформление ее результатов. Контролирует качество и сроки составления актов, документирующих результаты проведения архивных работ, своевременность их передачи в структурное подразделение архива, осуществляющее централизованный (в пределах архива) государственный учет документов. Организует учет документов архивохранилища, в том числе сверку учетных документов архивохранилища с учетными документами централизованного (в пределах архива) государственного учета. Принимает участие в оказании платных услуг, в выполнении договорных работ. Участвует в подготовке нормативных документов и научно — методических разработок по вопросам обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями. Принимает участие в организации работы по повышению квалификации специалистов службы сохранности. Имеет право: представлять архив по поручению директора архива, согласованному начальником отдела, в состав которого входит архивохранилище, по вопросам, относящимся к компетенции архивохранилища; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК, комиссии по обеспечению сохранности документов, других совещательных органов архива, конференциях, семинарах по вопросам обеспечения сохранности и учета архивных документов, участвовать в выполнении договорных работ и платных услуг, выполняемых архивом; получать в установленном порядке от организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для выполнения им должностных обязанностей; в установленном порядке взаимодействовать с другими архивохранилищами и отделами архива; в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию. Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие правоотношения в области архивного дела; нормативные правовые акты Федеральной архивной службы России (Росархива), определяющие направления деятельности архива; государственные стандарты на условия и режимы хранения документов и их страховых копий, правила работы государственных архивов, в том числе с различными видами документации, регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; научно — исследовательские и методические разработки; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения по профилю работы архивохранилища; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите; основы применения компьютерной техники. Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет для лиц с профильным образованием и не менее 5 лет для лиц с непрофильным образованием.

---