---
title: "Приказ Роскартографии от 14.09.2007 N 108-пр"
number: "108-пр"
issued_on: 2007-09-14
status: действует
canonical: "https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007"
---
## Приказ Роскартографии от 14.09.2007 N 108-пр
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии"
> [!IMPORTANT]
> Начало действия документа - 14.09.2007.
> [Инструкция](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100014), утвержденная данным документом, [введена](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100006) в действие с 14 сентября 2007 года.
**МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**
**ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ**
## Статья 33. Сертификация
## ПРИКАЗ
от 14 сентября 2007 г. N 108-пр
**ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ**
**ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ**
**ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ**
Во исполнение пункта 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), в целях совершенствования организации документационного обеспечения и работы с документами в Роскартографии приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую [Инструкцию](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100014) по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Инструкция), согласованную с Федеральным архивным агентством 13 сентября 2007 г.
2. Заместителям руководителя Роскартографии и начальникам управлений обеспечить строгое соблюдение требований [Инструкции](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100014) всеми сотрудниками структурных подразделений центрального аппарата Роскартографии.
3. Руководителям территориальных органов Роскартографии в работе по организации и ведению делопроизводства руководствоваться требованиями [Инструкции](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100014).
4. Управлению делами (С.Н. Шестаков) обеспечить методическое руководство и контроль соблюдения требований [Инструкции](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100014) при работе со служебными документами.
5. Признать утратившим силу [Приказ](https://bukva.ai/docs/prikaz-96-pr) Федерального агентства геодезии и картографии от 8 июня 2005 г. N 96-пр "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии".
6. Контроль исполнения настоящего Приказа возложить на заместителя руководителя Роскартографии Г.Г. Побединского.
Руководитель
**А.В.БОРОДКО**
Утверждена
Приказом Роскартографии
от 14 сентября 2007 г. N 108-пр
## ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
### I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Типовая инструкция), утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации (далее - Минюст России) 27 января 2006 г. N 7418.
1.2. Инструкция устанавливает требования к функционированию структурного подразделения, на которое возложено документационное обеспечение управления в центральном аппарате Федерального агентства геодезии и картографии (далее - Агентство), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате Агентства.
1.3. Делопроизводство в центральном аппарате Агентства организуется и ведется на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации (далее - Правительство) от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233) (далее - Типовой регламент внутренней организации ФОИВ), Типовой инструкции, Регламента Федерального агентства геодезии и картографии, утвержденного Приказом от 4 апреля 2005 г. N 67-пр и зарегистрированного Минюстом России 23 мая 2005 г. N 6615 (далее - Регламент Агентства), других нормативно-методических документов и настоящей Инструкцией.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в центральном аппарате Агентства, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.5. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 4 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).
1.6. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях центрального аппарата Агентства осуществляются Управлением делами.
1.7. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в управлениях центрального аппарата Агентства (далее - управлениях) возлагается на начальников этих управлений.
Непосредственная работа по документационному обеспечению в управлениях осуществляется лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
### II. Правила подготовки и оформления документов
#### 2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
2.1.1. Агентство по поручению Министерства транспорта Российской Федерации (далее - Минтранс России), в ведении которого оно находится, принимает участие в разработке проектов федеральных законов (далее - законопроектов) в сфере геодезической и картографической деятельности, а также наименований географических объектов.
2.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата А4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: "Вносится Правительством Российской Федерации". Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".
##### 2.1.3 Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование государства - РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ - печатается прописными буквами и выделяется полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Наименование вида акта - ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН - отделяется от первого реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 17 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты
Российской Федерации об административных правонарушениях
в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855
Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей
в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 - 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.
Например:
**РАЗДЕЛ I**
**ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА**
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
### Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
Образец оформления законопроекта приводится в [Приложении N 1](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100763).
##### 2.1.4 Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.
Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.
Например:
К проекту федерального закона
"О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации
"О подоходном налоге с физических лиц"
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
2.2.1. Агентство участвует в подготовке проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Президента Российской Федерации в случаях, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства, а также по поручениям Минтранса России.
2.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги А4 (210 х 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см и нижнее - не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
2.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Президент Российской Федерации". В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт <*>.
---
<*> Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" и "Место издания" при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом "постановляю", которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов "Президент Российской Федерации", инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова "Российской Федерации", а слово "Президент" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита "Дата" межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы "рп".
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к Указу Президента
Российской Федерации
_________ N ________
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 - 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Указом Президента
Российской Федерации
_________ N ________
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения - дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образец оформления проекта указа Президента Российской Федерации приведен в [Приложении N 2](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100777).
2.3.1. Агентство участвует в подготовке проектов актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) Правительства в случаях, установленных Правительством или по поручению Минтранса России.
2.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства печатается на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта - постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Индекс (номер) печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера документа, например, N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.
Место издания - отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок - порядок оформления заголовка аналогичен оформлению этого реквизита в проектах указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 - 36 пт и печатается шрифтом размером N 14 с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства завершается словами "Правительство Российской Федерации постановляет", последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Председатель Правительства Российской Федерации", инициала имени и фамилии Председателя Правительства. Слова "Председатель Правительства" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова "Председатель Правительства" печатаются от левой границы текстового поля, а слова "Российской Федерации" центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Образец оформления постановления Правительства приведен в [Приложении N 3](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100788).
2.3.3. Если в тексте проекта акта Правительства упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: "(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6)".
Если подготавливаемый акт Правительства влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
2.3.4. В проектах постановлений Правительства употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.
2.3.5. Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
2.3.6. Справка к проекту постановления (распоряжения) оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке указывается полное название проекта постановления (распоряжения), к которому подготовлена справка.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
В тексте кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.
Подпись включает наименование должности лица, подписывающего справку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.
Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 пустыми строками.
2.4.1. Нормативные правовые акты издаются Агентством в виде приказов и распоряжений в пределах своей компетенции по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Агентства, а также по вопросам организации внутренней работы Агентства в соответствии с Положением о Федеральном агентстве геодезии и картографии, утвержденным Постановлением Правительства от 29 июля 2004 г. N 386 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3272) (далее - Положение об Агентстве).
Положения (правила, инструкции), разрабатываемые в Агентстве, утверждаются приказами и являются приложением к ним.
2.4.2. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.
2.4.3. Порядок подготовки и оформления Агентством нормативных правовых актов устанавливается Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895) и Регламентом Агентства.
2.4.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
2.5.1. Документы Агентства должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
В Агентстве применяются следующие бланки:
бланки с указанием полного и сокращенного наименования Агентства (общий бланк, бланки приказов и распоряжений);
бланки писем с реквизитами Агентства, а также с указанием должности руководителя Агентства и его заместителей.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в Агентстве, утверждаются ее руководителем по представлению Управления делами.
2.5.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу Агентства.
2.5.4. Бланки Агентства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежат учету в Управлении делами. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Хранение таких бланков должно осуществляться в надежно запираемых шкафах.
2.5.5. Бланки Агентства с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выдаются под роспись работникам управлений, назначенных начальником управления ответственными за их использование и сохранность.
2.5.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
2.5.7. Уничтожение испорченных бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации производится по актам с отметкой в учетных данных. Акт подписывается начальником управления и работником, ответственным за использование и хранение этих бланков.
2.5.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Агентства. Соответствующие предложения вносятся начальником Управления делами вместе с образцами предлагаемых бланков.
Образцы бланков приведены в [Приложениях N 8](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100836) - 15.
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Агентства оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <*>.
---
<*> По заключению Минюста России ГОСТ Р 6.30-2003 признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).
##### 2.6.1 Государственный герб Российской Федерации.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).
##### 2.6.2 Код Агентства [<*>](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100210).
Код Агентства проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.6.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица [<*>](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100210).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Агентства проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.6.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет [<*>](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100210).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
##### 2.6.5 Наименование Агентства.
Наименование Агентства должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении об Агентстве.
Сокращенное наименование Агентства помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием Агентства указывается полное или сокращенное наименование Минтранса России, в ведении которого оно находится.
##### 2.6.6 Справочные данные об Агентстве.
Справочные данные об Агентстве включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению Агентства (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д.).
##### 2.6.7 Наименование вида документа.
Наименование вида документа, создаваемого Агентством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
##### 2.6.8 Код формы документа <*>.
---
<*> Указывают по усмотрению федерального органа исполнительной власти.
Код формы документа проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.
##### 2.6.9 Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например:
14.03.2005
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
14 марта 2005 г.
##### 2.6.10 Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информации о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
##### 2.6.11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
##### 2.6.12 Место составления или издания документа.
Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
##### 2.6.13 Адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Департамент управления делами
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство транспорта
Российской Федерации
Департамент управления делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному директору
объединения "Ростекстиль"
В.Д. Иванову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
Например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Бельдовой М.В.
Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32
Москва, 117574
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.
##### 2.6.14 Утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
агентства геодезии и картографии
________________ ______________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Роскартографии
от 16.03.2006 N 21-пр
##### 2.6.15 Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
##### 2.6.16 Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:
**ПРИКАЗ**
Об изменении штатного расписания
"чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция
главного бухгалтера
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
##### 2.6.17 Отметка о контроле.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
##### 2.6.18 Текст документа.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");
от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");
от третьего лица единственного числа ("Роскартография не возражает").
##### 2.6.19 Отметка о наличии приложений.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.
2. Проект... на 8 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172
и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение N 2
к Приказу Роскартографии
от 28.08.2006 N 61-пр
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к Приказу Роскартографии
от 07.09.2006 N 65-пр
##### 2.6.20 Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем Агентства или, по его поручению, заместителем руководителя.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или начальниками управлений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.
##### 2.6.21 Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта федерального органа исполнительной власти. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Личная подпись И.И. Иванов
Дата
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа с федеральными органами исполнительной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра транспорта
Российской Федерации
________________ ___________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
00.00.0000
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами Агентства;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
##### 2.6.22 Оттиск печати.
Агентство имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием, другие необходимые печати и штампы установленного образца в соответствии с Положением об Агентстве.
Печати и штампы учитываются в Управлении делами в специальном журнале.
Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
##### 2.6.23 Отметка о заверении копии.
Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись А.П. Петрова
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Агентства.
##### 2.6.24 Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:
Н.С. Максимова
334-46-46
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
##### 2.6.25 Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
##### 2.6.26 Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа в Агентство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
##### 2.6.27 Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Агентстве.
##### 2.7.1. Приказ, распоряжение
2.7.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы Агентства.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя Агентства, его заместителей, либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников управлений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет Управление делами.
2.7.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и начальником управления, внесшим проект, начальниками управлений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также начальниками Управления делами и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
2.7.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
2.7.1.4. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью Управления делами и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
###### 2.7.1.5 Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Герб Российской Федерации.
Наименование Агентства.
Наименование вида документа - приказ.
Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Роскартографии
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Агентства, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Приложения к приказу визируются начальником управления, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.
2.7.1.6. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ, располагается центровано;
дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;
регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.
Образец оформления приказа приведен в [Приложении N 4](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100799).
##### 2.7.2. Положение, правила, инструкция
2.7.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Агентства, или как акты, утверждаемые Агентством; утверждение оформляется путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Агентства.
2.7.2.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.7.2.3. Текст проекта положения (правил, инструкции), утверждаемого приказом, печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Образец оформления положения приведен в [Приложении N 5](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100807).
##### 2.7.3. Протокол
2.7.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
2.7.3.2. В Агентстве протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
2.7.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются:
Председатель или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
**СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).**
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
заместитель Министра транспорта Российской Федерации;
заместители руководителя Федерального агентства геодезии и картографии.
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
2.7.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний у руководителя Агентства и его заместителей, протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера протоколов совещаний состоят:
у руководителя Агентства - из знака "N", инициалов его имени и фамилии, а также порядкового номера в пределах календарного года;
у заместителей руководителя Агентства - из знака "N", инициалов фамилии и имени, а также порядкового номера в пределах календарного года (нумерация для протоколов совещаний у всех заместителей руководителя Агентства - сквозная);
протоколы технических, научных и экспертных советов, комиссий и др. нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года управлениями, ответственными за их подготовку.
Номера протоколам совещаний у руководителя Агентства и его заместителей присваиваются при подшивке в дела, ведение которых возложено на работника, ответственного за центральный архив Агентства.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
2.7.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Управления делами.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Управления делами.
2.7.3.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке Агентства формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру;
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.
Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Образец оформления полного протокола приведен в [Приложении N 6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100817).
Образец оформления краткого протокола приведен в [Приложении N 7](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100827).
##### 2.7.4. Служебные письма
###### 2.7.4.1 Служебные письма Агентства готовятся:
как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства;
как ответы на поручения Минтранса России;
как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
Проект документа, носящий инициативный характер, представляется управлением на рассмотрение руководителю Агентства после визирования у заместителя руководителя Агентства, курирующего данное управление, с приложением пояснительной записки, содержащей краткую историю вопроса и обоснование необходимости подписания данного документа.
2.7.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководства Агентства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководства Агентства. Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками управлений.
2.7.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании федеральных органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
###### 2.7.4.4 Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Федеральное агентство геодезии и картографии рассмотрело..."
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
2.7.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Право подписи служебных писем устанавливается в Регламенте Агентства и в положениях об управлениях, а также в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Подписанное соответствующим должностным лицом письмо исполнитель сдает на регистрацию и последующую отправку в Управление делами. На письме должны стоять дата и номер дела, в которое будет подшита копия письма.
3.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации ФОИВ, Регламентом Агентства, настоящей Инструкцией, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами.
3.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Агентство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.3.1. Документы, поступающие в Агентство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками Управления делами.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее именуется - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит полное наименование Агентства, дату и регистрационный номер.
3.3.2. Документы, поступающие в Агентство, предварительно рассматриваются в Управлении делами, ставятся, при необходимости, на контроль, а затем направляются руководству или в соответствующее управление.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в управления и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей между заместителями руководителя Агентства и положений об управлениях.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно управлениям или их начальникам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление делами, где в РКФ вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими управлениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.3.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются и после получения резолюции руководства Агентства передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее управление-исполнитель;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в управлениях, осуществляется их начальниками.
3.3.6. Документы в электронном виде, поступающие в Агентство, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес Агентства, осуществляется во втором секретариате по разрешению руководства Агентства.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются Инструкцией, с учетом функционирующих в Агентстве технических и программных средств.
Документы, отправляемые Агентством, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением делами в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).
С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются настоящей Инструкцией, с учетом функционирующих в Агентстве технических и программных средств.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться, как правило, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника Управления делами.
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в Управление делами, которое осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
После подписания документы регистрируются.
3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных руководством Агентства и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в управления, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.5.4. Передача документов между управлениями осуществляется только через Управление делами с соответствующей отметкой в РКФ.
3.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ.
Результаты учета количества документов Управление делами при необходимости представляет руководству.
3.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно Управлением делами на основе принятой в Агентстве системы учета документов.
Учет количества документов проводится по Агентству в целом.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме ([Приложение N 16](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100860)). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
3.7.1. Начальники управлений обеспечивают оперативное рассмотрение поступивших документов в течение рабочего дня, срочные документы рассматриваются незамедлительно.
3.7.2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Агентства или начальниками управлений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
3.7.3. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.1.1. Основой поисковой системы, применяемой в Агентстве, является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного управления в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.
4.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Поступающая и создаваемая в центральном аппарате Агентства служебная корреспонденция и документация регистрируется в Управлении делами раздельно по следующим группам:
указы и распоряжения Президента Российской Федерации; постановления, распоряжения и поручения Правительства; законодательные акты, постановления и поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации;
иная входящая корреспонденция (включая телеграммы), поступающая от федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, подведомственных предприятий и территориальных органов Агентства, сторонних организаций;
обращения граждан;
входящие и исходящие телетайпограммы;
исходящая корреспонденция;
приказы Агентства по основной деятельности;
приказы Агентства по личному составу;
распоряжения Агентства.
4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в Управлении делами.
Документы по каналам факсимильной связи принимаются и регистрируются секретариатом руководителя Агентства.
Постановления коллегии Агентства регистрируются секретарем коллегии.
Протоколы совещаний у руководителя Агентства и его заместителей регистрируются работником, ответственным за центральный архив Агентства.
4.1.6. Документы регистрируются в РКФ электронным способом с применение компьютерной документальной системы (далее - КДС).
##### 4.1.7 Регистрационные номера документов состоят:
входящих документов - из порядковых номеров нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов, приведенным в [пункте 4.1.4](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100538), при этом для документов, поступивших из вышестоящих органов исполнительной власти или законодательных органов перед порядковым учетным номером добавляется индекс "Пр" (Пр-386), а для обращений граждан - индекс "Гр" (Гр- 29);
исходящих документов - из индекса управления, индекса отдела, входящего в управление, индекса дела по номенклатуре дел, в которое будет направлена копия документа, и порядкового исходящего номера нарастающим итогом в течение года. Составные части цифрового индекса регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой, индекс дела и собственно регистрационный номер - через тире, например: 2/1-02-3247 (2 - индекс управления, 1 - индекс отдела, входящего в управление, 02 - номер дела, 3247 - регистрационный номер);
приказов и распоряжений Агентства - из порядкового учетного номера документа нарастающим итогом в течение года раздельно по группам документов. При регистрации приказов по основной деятельности после порядкового номера приказа добавляется через дефис индекс "пр" (21-пр), по личному составу (кадровых) - индекс "к" (58-к), распоряжений - индекс "р" (19-р).
4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
4.1.9. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Агентстве создана поисковая система по документам в электронном виде с использованием КДС.
4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему КДС, которая обеспечивает режим поиска для следующих типов документов: входящих, исходящих и обращений граждан.
##### 4.2.3 Эффективность работы поисковой системы КДС достигается путем разработки классификационных справочников:
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел.
4.2.4. Поиск конкретного документа или подборка материалов при помощи поисковой системы КДС осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
5.1. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Агентстве определяются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), регламентами Минтранса России и Агентства.
5.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства Агентства о состоянии исполнения документов.
5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, имеющие установленные сроки исполнения.
Постановку документов на контроль осуществляет Управление делами. Сроки исполнения документов определяются в соответствии с резолюциями руководства Агентства и требованиями регламентов, указанных в [пункте 5.1](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100593) Инструкции.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К".
5.5. Управление делами еженедельно представляет руководству Агентства информацию о состоянии исполнительской дисциплины в центральном аппарате Агентства.
5.6. Контроль исполнения документов в Агентстве строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов.
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в центральный архив Агентства в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства (далее - Росархив) и других федеральных органов исполнительной власти.
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Агентстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Агентстве и его управлениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Агентства, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В Агентстве составляются номенклатуры дел управлений ([Приложение N 17](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100871)) и сводная номенклатура дел ([Приложение N 18](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100886)).
6.1.4. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с центральным архивом и Управлением делами, подписывается начальником управления и представляется в Управление делами.
Вновь созданное управление обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел управления и представить ее в Управление делами.
6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется Управлением делами на основе номенклатур дел управлений при методической помощи центрального архива Агентства.
6.1.6. Сводная номенклатура дел Агентства подписывается начальником Управления делами, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Агентства (далее - ЦЭК), с Экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива Российской Федерации (далее - ГА РФ), в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Агентства. Согласовывается номенклатура дел с ГА РФ не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Агентства, в этом случае номенклатура дел согласовывается заново.
6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления делами. Второй используется в Управлении делами в качестве рабочего.
Третий применяется в центральном архиве Агентства.
Четвертый - в ГА РФ.
6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Агентства являются названия управлений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Агентства.
6.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Агентства.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
##### 6.1.13 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 2/1-05, где 2/1 - обозначение управления и отдела, входящего в его состав, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных управлений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы центрального аппарата Федерального агентства геодезии и картографии (докладные записки, представления и т.д.)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с федеральными государственными унитарными предприятиями, находящимися в ведении Федерального агентства геодезии и картографии, по кадровым вопросам
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации по кадровым вопросам
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с субъектами Российской Федерации по вопросам наименований географических объектов
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Планы распределения и использования фондов федерального бюджета по Федеральному агентству геодезии и картографии на 2007 год.
Сводный бухгалтерский отчет Федерального агентства геодезии и картографии за 2007 год
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
6.1.14. Если в течение года в Агентстве возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в Агентстве децентрализованно, т.е. в управлениях. В Управлении делами формируются дела только по 1 разделу номенклатуры дел и дела Управления делами.
6.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в Управление делами или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник управления или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением делами.
6.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7. Дела Агентства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками Управления делами и соответствующих управлений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем центрального архива Агентства.
6.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме ([Приложение N 19](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100901)); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела ([Приложение N 20](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100904)); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела ([Приложение N 21](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100910)); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование федерального органа исполнительной власти (фондообразователя); наименование управления; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование федерального органа исполнительной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование управления - записывается название управления в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Агентства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Агентства, согласованной с ЭПК ГА РФ; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом, число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Агентства, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в центральном архиве Агентства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК ГА РФ (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
6.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется Инструкцией. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.3.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Агентства дела хранятся по месту их формирования.
Начальники управлений и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в центральный архив Агентства.
6.3.2. Выдача дел другим управлениям производится с разрешения начальника Управления делами. Выдача дел работникам управлений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование работникам управлений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Агентства или его заместителя, курирующего Управление делами, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Агентства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы Агентства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Росархивом, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Агентстве образован центральный архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в центральный архив Агентства включает работу Управления делами и лиц, ответственных в управлениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.1.2. Экспертиза ценности документов в Агентстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в центральный архив Агентства.
7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Агентстве создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).
7.1.4. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются [положением](https://bukva.ai/docs/prikaz-71-pr#p100027), которое согласовано Росархивом и утверждено Приказом Агентства от 12 апреля 2005 г. N 71-пр.
7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в управлениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК под непосредственным методическим руководством центрального архива.
7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив Агентства; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Агентства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК Агентства.
7.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
7.1.11. В Агентстве в каждом управлении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством центрального архива Агентства. По этим описям документы сдаются в центральный архив Агентства.
Описи дел, подготовленные управлениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Агентства, которую готовит центральный архив Агентства и по которой он сдает дела на государственное хранение в ГА РФ.
7.1.12. Описи дел управлений составляются по установленной форме ([Приложение N 22](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100916)) и представляются в центральный архив Агентства не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.1.13. Описательная статья описи дел управления имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
7.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
7.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
7.1.16. Опись дел управления подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником Управления делами и утверждается начальником управления.
7.1.17. Опись дел управления составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Агентства, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в управлении.
7.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению ([Приложение N 23](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100929)) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Агентства одновременно. Согласованные ЦЭК Агентства акты утверждаются руководителем Агентства только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного хранения; после этого Агентство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
7.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего центрального аппарата Агентства. Если в акте указаны дела нескольких управлений, то название каждого управления указывается перед группой заголовков дел этого управления.
7.2.1. В центральный архив Агентства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в центральный архив Агентства не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив Агентства, как правило, не подлежат. Они хранятся в управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4. Передача дел в центральный архив Агентства осуществляется по графику, составленному центральным архивом, согласованному с начальниками управлений и утвержденному начальником Управления делами.
7.2.5. В период подготовки дел управлением к передаче в центральный архив Агентства работником центрального архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Агентства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники управления обязаны устранить.
7.2.6. Прием каждого дела производится заведующим центрального архива Агентства в присутствии работника управления. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего центральным архивом Агентства и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в центральный архив Агентства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.2.7. В случае ликвидации или реорганизации управления, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного управления, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в центральный архив Агентства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
8.1.1. В центральном аппарате Агентства печатание служебных документов осуществляется в основном в управлениях ответственными исполнителями с использованием средств вычислительной техники.
8.1.2. В Управлении делами печатаются документы для руководства Агентства и проекты актов Правительства Российской Федерации.
8.2.1. Копировально-множительные работы в Агентстве выполняются централизовано в Управлении делами, а также на копировальных аппаратах, установленных в других управлениях.
8.2.2. В Управлении делами копирование (размножение) документов выполняется по заказам, подписанными руководством управления и начальниками отделов соответствующих управлений. К размножаемым распорядительным документам и исходящим документам прилагаются утвержденные в установленном порядке списки на рассылку.
8.2.3. Тираж размножаемых документов должен соответствовать действительной потребности. Ответственность за целесообразность размножения документов и использование полученных экземпляров несет должностное лицо Агентства, подписавшее заказ.
8.2.4. В Управлении делами заказы выполняются в порядке их поступления. Срочное размножение выполняется вне очереди по согласованию с руководством Управления делами.
8.2.5. На копировальных аппаратах, установленных в управлениях, разрешается размножение (копирование) служебных документов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет начальник соответствующего управления.
8.2.6. Запрещается копирование правительственных и иных документов, поступивших в Агентство с пометкой "Снятие копий запрещается", "Не для печати", "Конфиденциально".
Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
**В.П.КОЗЛОВ**
13 сентября 2007 года
Приложение N 1
к [п. 2.1.3](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100031)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ЗАКОНОПРОЕКТА**
Вносится Правительством
Российской Федерации
Проект
**РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ**
**ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН**
О геодезии и картографии
Глава 1. Общие положения
...
Глава 2. Регулирование и осуществление геодезической и картографической деятельности
## Статья 5. Вопросы ведения Российской Федерации в области геодезической и картографической деятельности
#### 2.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
#### 2.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
#### 2.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов
#### 2.5. Бланки документов
#### 2.6. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти
#### 2.7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
### III. Организация документооборота и исполнения документов
#### 3.1. Организация документооборота
#### 3.2. Организация доставки документов
#### 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
#### 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
#### 3.5. Порядок прохождения внутренних документов
#### 3.6. Учет количества документов
#### 3.7. Работа исполнителей с документами
### IV. Поисковая система по документам
#### 4.1. Регистрация документов
#### 4.2. Организация поисковой системы по документам
### V. Контроль исполнения документов
#### 5.4 Контроль исполнения обеспечивается Управлением делами.
### VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
#### 6.1. Составление номенклатур дел
#### 6.2. Формирование и оформление дел
#### 6.3. Организация оперативного хранения документов
### VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
#### 7.1. Экспертиза ценности документов
#### 7.2. Подготовка и передача документов в архив
### VIII. Организация машинописных и копировально-множительных работ
#### 8.1. Машинописные работы
#### 8.2. Копировально-множительные работы
### Статья 5. Вопросы ведения Российской Федерации в области геодезической и картографической деятельности
В ведении Российской Федерации находятся:
...
Президент
Российской Федерации
Приложение N 2
к [п. 2.2.3](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100076)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА УКАЗА ПРЕЗИДЕНТА**
**РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**
**УКАЗ**
**ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**
Об использовании глобальной навигационной
спутниковой системы ГЛОНАСС в интересах
социально-экономического развития
Российской Федерации
В целях обеспечения массового использования глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС в интересах социально-экономического развития Российской Федерации и расширения ее международного сотрудничества постановляю:
1. Установить, что:
доступ к гражданским навигационным сигналам глобальной навигационной спутниковой системы ГЛОНАСС (далее - система ГЛОНАСС) предоставляется российским и иностранным потребителям на безвозмездной основе и без ограничений;
...
5. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент
Российской Федерации
Москва, Кремль
Дата
Номер
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 3
к [п. 2.3.2](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100122)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА**
**РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**
**ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ**
**ПОСТАНОВЛЕНИЕ**
от "__" _________ 2007 г. N ___
**МОСКВА**
О составе схем территориального планирования
Российской Федерации
В соответствии с частью 12 статьи 11 Градостроительного кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о составе схем территориального планирования Российской Федерации.
...
Председатель Правительства
Российской Федерации И. Фамилия
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 4
к [п. 2.7.1.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100382)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
ПРИКАЗ
__________________ Москва N ________________
Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в центральном аппарате Роскартографии
В связи с ____________________________________________________
(основание)
__________________________________________________________________
приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по
делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства
геодезии и картографии.
2. ___________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Признать утратившим силу приказ ___________________________
__________________________________________________________________
4. Контроль за исполнением приказа возложить на ______________
__________________________________________________________________
Руководитель Подпись Расшифровка подписи
Визы (на оборотной стороне)
Приложение N 5
к [п. 2.7.2.3](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100396)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛОЖЕНИЯ**
УТВЕРЖДЕНО
приказом Роскартографии
от _____________ N ____
ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование управления)
I. Общие положения
__________________________________________________________________
II. Задачи
__________________________________________________________________
III. Структура
__________________________________________________________________
IV. Функции
__________________________________________________________________
V. Права
__________________________________________________________________
VI. Взаимоотношения и связи с другими управлениями
__________________________________________________________________
VII. Ответственность
__________________________________________________________________
Начальник управления Подпись Расшифровка
подписи
Приложение N 6
к [п. 2.7.3.7](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100434)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
ПРОТОКОЛ
заседания Научного-технического Совета
______________ Москва N ______________
Председательствующий - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали:... человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы...
Доклад заместителя руководителя...
2. О...
**1. СЛУШАЛИ:**
И.О.Фамилия - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1...
1.2...
**2. СЛУШАЛИ:**
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председательствующий Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 7
к [п. 2.7.3.7](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100434)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА**
ГЕРБ РФ
ПРОТОКОЛ
совещания у руководителя Федерального агентства
геодезии и картографии
______________ Москва N ______________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Инициалы
и фамилии
в алфавитном
порядке
__________________________________________________________________
I. О выполнении плана действий Роскартографии на 2007 год
__________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению...
2. Начальнику УГИС...
II. О введении мер по...
__________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
2. Принять к сведению...
Руководитель Федерального
агентства геодезии и картографии И.О. Фамилия
Приложение N 8
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЩЕГО ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
______________ Москва N ______________
Приложение N 9
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ПРИКАЗА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
ПРИКАЗ
______________ Москва N ______________
Приложение N 10
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА РАСПОРЯЖЕНИЯ АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________ Москва N ______________
Приложение N 11
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ УГЛОВОГО БЛАНКА ПИСЬМА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
Тел./факс (095) 124-35-35
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
__________________________ N ________________________
На N ______________________ от ______________________
Приложение N 12
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ПИСЬМА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
Тел./факс (095) 124-35-35
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
_____________ N ____________
На N _______________________
Приложение N 13
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
Тел./факс (095) 124-35-35
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
___________________________ N ________________________
На N ______________________ от _______________________
Приложение N 14
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
Тел./факс (095) 124-35-35
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
_________________________ N __________________________
На N _____________________ от ________________________
Приложение N 15
к [п. 2.5.6](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100184)
**ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА АГЕНТСТВА**
ГЕРБ РФ
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
(РОСКАРТОГРАФИЯ)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
ГЛАВНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСПЕКТОР
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ГЕОДЕЗИЧЕСКОМУ
НАДЗОРУ ЗА ГЕОДЕЗИЧЕСКОЙ
И КАРТОГРАФИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
Кржижановского ул., д. 14, корп. 2, Москва, 117997
Тел./факс (095) 124-35-35
e-mail: info@roskart.gov.ru, http://www.roskart.gov.ru
____________________________ N _______________________
На N ________________________ от _____________________
Приложение N 16
к [п. 3.6.2](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100520)
**ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ**
СПРАВКА
об объеме документооборота
Федерального агентства геодезии и картографии
за _____________ 200_ г.
(месяц)
| Документы | Количество документов |
| подлинники | тираж |
| поступающие, в том числе: а) правительственные | | |
| б) прочие | | |
| |
| отправляемые | | |
| внутренние | | |
| Итого | | |
Начальник Управления делами
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 17
к [п. 6.1.3](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100608)
**ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ**
**ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ**
УПРАВЛЕНИЕ ГЕОГРАФИЧЕСКИХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
(УГИС)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
##### 00.00.0000 N ___
г. Москва
На ____ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | ПРИМЕЧАНИЕ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела |
Начальник УГИС Подпись Расшифровка подписи
**СОГЛАСОВАНО**
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Заведующий архивом Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного
за архив)
Дата
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______
году в УГИС
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| ИТОГО: | | | |
Наименование должности
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в Управление делами
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 18
к [п. 6.1.3](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100608)
**ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ АГЕНТСТВА**
**ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО**
**ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ**
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Руководитель Федерального агентства
геодезии и картографии
##### 00.00.0000 N __
Подпись Расшифровка
г. Москва подписи
Дата
На ________ год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню | ПРИМЕЧАНИЕ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела |
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Виза зав. архивом
(лица, ответственного за архив)
**СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК Роскартографии Протокол ЭПК ГА РФ
От _______ N _______________ от _______ N ________________
Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ______
году в Федеральном агентстве геодезии и картографии
| По срокам хранения | Всего | В том числе: |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | | | |
| Временного (свыше 10 лет) | | | |
| Временного (до 10 лет включительно) | | | |
| ИТОГО: | | | |
Начальник Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности передавшего Подпись Расшифровка
сведения подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 19
к [п. 6.2.8](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100681)
**ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА**
**ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ**
код федерального архива _____
код Федерального агентства
геодезии и картографии ______
```text
┌──────────┐
______________________________________________________│Ф. N _____│
______________________________________________________│Оп. N ____│
______________________________________________________│Д. N _____│
(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА) └──────────┘
```
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
ДЕЛО N ____ ТОМ N ____
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
__________________________________________________________________
(ДАТА)
На _____ лист
Хранить ________
Ф. N _____
Оп. N ____
Д. N _____
Приложение N 20
к [п. 6.2.8](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100681)
**ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА**
Лист-заверитель дела N _____
В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ____________ пропущенные номера _______
+ листов внутренней описи ________________________________________
| ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА | N листов |
| --- | --- |
| 1 | 2 |
Должность Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Приложение N 21
к [п. 6.2.8](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100681)
**ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА**
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _________
| N п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Приложение N 22
к [п. 7.1.12](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100732)
**ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)**
**ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ УПРАВЛЕНИЯ**
Федеральное агентство геодезии и картографии
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ N _____
| N п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 <1> | 7 |
| Название раздела |
---
<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
В данную опись внесено _____________________ дел с N __ по N ____,
(цифрами и прописью)
в том числе литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
**СОГЛАСОВАНО**
Руководитель Управления делами Подпись Расшифровка подписи
Дата
Передал __________________________________________________________
дел
(цифрами и прописью)
и ________________________ регистрационно-контрольных картотек
(цифрами и прописью)
к документам [<2>](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-5#p100927)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял __________________________ дел и __________________________
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам
Наименование должности работника
центрального архива Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
---
<2> Передаются вместе с делами канцелярии.
Приложение N 23
к [п. 7.1.18](https://bukva.ai/docs/prikaz-108-pr-2007/statya-33#p100738)
**ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,**
**НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ**
Федеральное агентство УТВЕРЖДАЮ
геодезии и картографии Руководитель Федерального
Акт агентства геодезии и картографии
_________ N ___________
г. Москва Подпись Расшифровка подписи
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих Дата
хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
__________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
(название фонда)
| N п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур) за годы | Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи | Количество дел (томов, частей) | Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _________________________ дел за ______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __ годы утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК ГА РФ
(протокол от _________________ N _________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
**СОГЛАСОВАНО**
Протокол ЦЭК Роскартографии
от _________ N ______________
Документы в количестве ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _________________ кг сданы в _______________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ N ________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
центрального архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
---