Приказ МВД РФ от 26.12.2003 № 1020

«О дополнительных мерах по совершенствованию контроля за выполнением документов и поручений в МВД России»

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ от 26 декабря 2003 г. № 1020

О ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ МЕРАХ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ В МВД РОССИИ

В целях совершенствования организации и осуществления контроля за выполнением документов и поручений в подразделениях центрального аппарата МВД России и подразделениях, непосредственно подчиненных Министерству внутренних дел Российской Федерации, приказываю:

1. Внести прилагаемые изменения и дополнения в Инструкцию по делопроизводству и порядку работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России, утвержденную Приказом МВД России от 1 марта 1999 г. № 150.

2. Установить, что Главное организационно-инспекторское управление МВД России и Управление делами МВД России являются головными подразделениями в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации по осуществлению контроля за выполнением документов и поручений руководства МВД России.

3. ГОИУ (А.В. Бокову), УД (В.А. Майданову) МВД России периодически осуществлять проверки состояния организации контроля и выполнения документов и поручений в службах, главных управлениях, управлениях и иных подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, главных управлениях МВД России по федеральным округам, МВД, ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, УВДТ, УВД (ОВД) в закрытых административно-территориальных образованиях, на особо важных и режимных объектах, ОУМТиВС, образовательных, научно-исследовательских и иных учреждениях МВД России.

4. Начальникам главных управлений МВД России по федеральным округам, министрам внутренних дел, начальникам главных управлений, управлений внутренних дел субъектов Российской Федерации, УВДТ, УВД (ОВД) в закрытых административно-территориальных образованиях, на особо важных и режимных объектах:

4.1. Создать в структуре штабных подразделений за счет перераспределения имеющейся численности отделения (группы) контроля.

4.2. Разработать и утвердить инструкции по организации контроля за выполнением документов и поручений в подчиненных подразделениях.

5. ГУ НПО «СТиС» МВД России (А.С. Григорьеву) развернуть в 2004 году в процессе организации работ по созданию и развитию электронно-вычислительных систем МВД России подсистему «Планы МВД» в службах, главных управлениях, управлениях МВД России.

6. Считать утратившей силу главу IV Инструкции об организации планирования в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденную Приказом МВД России от 9 января 2003 г. № 15.

7. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителей Министра по курируемым направлениям деятельности.

1. Главу VII Инструкции исключить и изложить в следующей редакции:

44. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и полного выполнения документов и поручений <*>. Контроль исполнения поручений включает:

систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек;

периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений;

осуществление по указанию соответствующих руководителей проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководителям;

подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществления контроля.

<*> Далее — «поручений».

45. Контроль за выполнением поручений в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля:

Главное организационно-инспекторское управление МВД России <*>, Управление делами МВД России <**> — в центральном аппарате и подчиненных подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации.

<*> Далее — «ГОИУ МВД России».

<**> Далее — «УД МВД России».

Подразделения делопроизводства и режима — в службах, департаменте, главных управлениях и управлениях центрального аппарата и подчиненных подразделениях Министерства внутренних дел Российской Федерации.

ГОИУ МВД России осуществляет контроль за выполнением:

федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства внутренних дел Российской Федерации;

решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства внутренних дел Российской Федерации;

решений коллегии МВД России, объединенных коллегий МВД России; протоколов коллегий, протоколов оперативных совещаний при Министре внутренних дел Российской Федерации;

распоряжений Министра внутренних дел Российской Федерации по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера, контроль за исполнением которых поручен ГОИУ МВД России.

УД МВД России контролирует выполнение поручений:

данных Министром внутренних дел Российской Федерации по рассмотренной им служебной корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ГОИУ МВД России;

поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой «Срочно» и «Оперативно»;

Министра внутренних дел Российской Федерации по предложениям, заявлениям, жалобам и обращениям граждан, письмам и запросам депутатов всех уровней, публикациям и сообщениям в средствах массовой информации;

заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации (осуществляют сотрудники УД МВД России, проходящие службу в аппарате соответствующего заместителя Министра).

Контроль за выполнением плана командирований специалистов МВД России за границу и приемов иностранных делегаций осуществляет Управление международного сотрудничества МВД России.

Контроль за выполнением Перечня проектов нормативных правовых актов, подлежащих разработке и сопровождению (приложение № 2 к Плану основных организационных мероприятий МВД России), осуществляет Главное правовое управление МВД России.

Подразделения делопроизводства и режима контролируют выполнение поручений, поступивших из ГОИУ и УД МВД России, аппаратов заместителей Министра внутренних дел Российской Федерации, в части их своевременного выполнения сотрудниками соответствующего подразделения.

46. На поручениях, подлежащих контролю УД МВД России, проставляется штамп «Контроль», после чего они направляются с приложением контрольной карточки (приложение 17 к настоящей Инструкции) в соответствующие подразделения, как правило, в день их регистрации, а срочные — немедленно.

УД МВД России направляет в ГОИУ МВД России подлинник или копию документа, контроль за выполнением поручений по которым возложен на ГОИУ МВД России.

ГОИУ МВД России при получении поручений осуществляет:

введение их в базу данных информационной системы электронного документооборота ГОИУ МВД России;

заполнение на них контрольных карточек (Приложение № 17-1 к настоящей Инструкции), которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-уведомлений (Приложение № 17-2 к Инструкции) для напоминания и упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки и карточки-уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

Выставление контрольной карточки — исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях — исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

47. Виды контроля за выполнением поручений:

промежуточный — осуществляется, как правило, за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

заключительный — осуществляется по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки их результатов.

В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию руководства МВД России может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления подготавливаемых проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и после согласования с ответственными исполнителями утверждается руководителем, давшим поручение о его разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям подразделений, являющихся ответственными исполнителями или соисполнителями.

48. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или имеющих несколько этапов выполнения осуществляет:

периодический сбор сведений о ходе их исполнения;

анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения руководству МВД России по обеспечению своевременного исполнения поручений;

по указанию руководства МВД России проводит проверки фактического выполнения поручений, с привлечением в случае необходимости сотрудников других подразделений.

49. Поручение подлежит выполнению в срок, указанный в контрольной карточке или резолюции соответствующего руководителя.

Поручения без указания конкретной даты выполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, а остальные — в срок не более одного месяца (срок исчисляется с даты их подписания).

Срок выполнения исчисляется в календарных днях по поручениям:

Президента Российской Федерации — с даты его подписания;

содержащимся в федеральных конституционных законах и федеральных законах, указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства Российской Федерации — с даты их вступления в силу (если не установлен особый срок);

содержащимся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации — с даты подписания протокола;

руководителей высших органов государственной власти Российской Федерации, по обращениям министерств и других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций — с даты их поступления в МВД России.

В случаях, когда срок выполнения поручения истекает в нерабочий день, окончанием срока исполнения считается предыдущий рабочий день.

Срок выполнения поручения соисполнителем равен половине срока, установленного для выполнения поручения ответственному исполнителю.

Доклады об исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, а также документы, подготовленные во исполнение постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, представляются на имя Президента Российской Федерации или Председателя Правительства Российской Федерации в срок до 30 дней, если в тексте документа не указаны иные сроки их выполнения.

Запросы, содержащиеся в обращениях Министерства иностранных дел Российской Федерации, рассматриваются в срок до 15 дней, если иное не указано в обращениях, а по запросам, требующим межведомственного согласования, — не более 30 дней. При наличии грифа «Срочно» — не более пяти рабочих дней, грифа «Вне очереди» — не более трех рабочих дней <*>.

<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 г. № 300 «О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 12, ст. 1437).

Поручения, содержащиеся в приказах, указаниях, директивах, протоколах заседаний коллегии МВД России, совещаний при Министре, за подписью Министра внутренних дел Российской Федерации, исполняются в срок до 30 дней, если не указаны иные сроки выполнения.

Мероприятия всех видов планов, разрабатываемых в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, исполняются в сроки, указанные в этих планах.

50. Субъекты контроля, а также сотрудники, которым поручено осуществление контрольных функций, ежемесячно проводят анализ состояния выполнения контролируемых поручений и результаты докладывают соответствующему руководителю.

Работник, которому поручено осуществлять контроль и проверку выполнения поручений, обязан:

установить в соответствующем подразделении Министерства (с соисполнителем) контакт с начальником подразделения делопроизводства и режима и конкретным исполнителем;

располагать оперативной информацией о ходе выполнения поручения, принимать соответствующие меры к обеспечению своевременного представления ответственным подразделением Министерства (соисполнителем) материалов на доклад;

в случаях невозможности выполнения поручения к установленному сроку затребовать представления от подразделения Министерства — исполнителя мотивированного рапорта о продлении срока не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.

51. Персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений руководства Министерства несут руководители соответствующих подразделений Министерства, являющиеся ответственными исполнителями.

Ответственным за своевременное выполнение поручения является руководитель подразделения Министерства, указанный в резолюции. Если поручение дано нескольким руководителям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченное символом «*» или словом «созыв», которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ.

Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса и представлять ответственному исполнителю необходимые материалы.

При необходимости расширения числа соисполнителей или переназначения ответственного исполнителя поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет на имя руководителя, давшего поручение, рапорт с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Изменение такого характера фиксируется в контрольной карточке. При переназначении исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.

52. Необходимость размножения документов, по которым даны поручения (за исключением секретных), а также количество копий определяются лицом, организующим выполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, удостоверяются печатью <*>.

<*> Порядок размножения документов определен главой X настоящей Инструкции.

С поручения, требующего срочного выполнения, копии для одновременной рассылки ответственному исполнителю и соисполнителям могут быть сняты по решению начальника УД МВД России. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется лицу, ответственному за организацию выполнения.

53. Контроль за получением ответов на запросы, направленные в учреждения и организации, а также в подразделения Министерства, ведется непосредственными исполнителями.

Если поручение поступило в МВД России с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то руководство УД МВД России обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится устно ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.

54. При невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении (переносе) этого срока может быть принято только должностным лицом, установившим срок выполнения.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, ответственное за выполнение, представляет рапорт на имя руководителя, давшего поручение, не позднее трех дней до истечения установленного срока с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также предложением о реальном сроке выполнения.

Рапорт об изменении срока выполнения поручения, не отвечающий требованиям настоящей Инструкции, возвращается должностному лицу — исполнителю для доработки и повторного представления.

При получении согласия должностного лица об изменении срока выполнения поручения исполнитель представляет копию рапорта об изменении срока выполнения соответствующему субъекту контроля.

Субъект контроля своевременно вносит в компьютерную базу данных изменение срока выполнения поручения.

При необходимости продления срока выполнения поручения Президента Российской Федерации исполнитель поручения представляет в УД МВД России на подпись Министру внутренних дел Российской Федерации письмо, согласованное с курирующими заместителями Министра и ГОИУ МВД России, на имя Руководителя Администрации Президента Российской Федерации с мотивированной просьбой о продлении срока выполнения не позднее чем за пять дней до его истечения.

При необходимости продления срока выполнения поручения Правительства Российской Федерации исполнитель поручения представляет на подпись курирующему заместителю Министра письмо, согласованное с ГОИУ МВД России, в Правительство Российской Федерации с мотивированной просьбой о продлении срока выполнения не позднее чем за пять дней до его истечения.

В исключительных случаях допускается устное согласование изменения срока выполнения поручения Правительства Российской Федерации с должностным лицом Аппарата Правительства Российской Федерации с указанием в рапорте о продлении установленного срока выполнения поручения его должности, фамилии, имени, отчества и служебного телефона. Рапорт в обязательном порядке представляется начальнику УД МВД России для решения вопроса о продлении срока. Копия рапорта направляется в ГОИУ МВД России.

55. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в них задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку документа исполнителем.

При снятии с контроля на документе проставляется штамп «Снято с контроля».

Если о выполнении поручения доложено руководству Министерства в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя подразделения Министерства, ответственного за выполнение данного поручения».

2. Дополнить Инструкцию новыми приложениями 17-1 и 17-2 следующего содержания:

Заполненную контрольную карточку за подписью руководителя главного управления, управления представить до «__» ______ 200_ г. в ________________________________ МВД России в электронном виде, (наименование субъекта контроля) на магнитных или бумажных носителях <дискета, электронная почта>.

Факс: <N факса>, каб. <N кабинета>, тел. <N телефона>, контролирующий сотрудник <Ф.И.О.>.

Адрес электронной почты: admpu@jtn.mvd.ru с указанием Ф.И.О. контролирующего сотрудника.

Информация необходима для доклада Министру внутренних дел Российской Федерации.

Примечания. 1. Текст графы «Ход выполнения» можно располагать ниже таблицы по всей ширине листа как на лицевой, так и на оборотной стороне бланка либо на дополнительных листах с приложением необходимых документов.

2. В конце текста графы «Ход выполнения» должен быть вывод о признании мероприятия или поручения выполненным и подлежащим снятию с контроля (мероприятие или поручение считается выполненным, если совершены (завершены) все перечисленные в нем действия).

Ф.И.О. сотрудника, контролирующего исполнение служебного документа или поручения <_______________________>

Тел. <____________>

Направляется в порядке напоминания и упреждающего контроля перечень поручений, подлежащих реализации с _______ по __________ 200_ года.