Приказ Минтранса России от 18.07.2007 № 101

(с изм. от 20.12.2019)

«О Центральной экспертной комиссии Министерства транспорта Российской Федерации»

ПРИКАЗ

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) и в целях организации методической и практической работы по отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение, а также проведения экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Министерства транспорта Российской Федерации, приказываю:

1. Образовать Центральную экспертную комиссию Министерства транспорта Российской Федерации.

2. Утвердить:

состав Центральной экспертной комиссии Министерства транспорта Российской Федерации (приложение № 1 к настоящему Приказу — не приводится);

Положение о Центральной экспертной комиссии Министерства транспорта Российской Федерации (Приложение № 2 к настоящему Приказу).

I. Общие положения

Настоящее Положение разработано в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 <*>, Приказом Федеральной архивной службы России от 17 марта 1998 г. № 19 «Об утверждении примерного положения о ЦЭК Министерства (ведомства) Российской Федерации» и Основными правилами работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28 августа 1985 г.), которые устанавливают общие требования к функционированию Центральной экспертной комиссии (далее — ЦЭК) по обеспечению организации и проведения экспертизы ценности документов, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, образовавшихся в процессе деятельности Министерства транспорта Российской Федерации (далее — Министерство), отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение.

---

<*> Зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г., регистрационный № 7418.

1.1 ЦЭК создается:

для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности Министерства и его структурных подразделений, включая управленческую, научно-техническую и другую специальную документацию;

для осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий департаментов Министерства (далее — ЭК).

1.2. ЦЭК является постоянно действующим совещательным органом при руководстве Министерства. Решения ЦЭК вступают в силу после их утверждения руководством Министерства. В случаях, предусмотренных пунктами 2.8, 2.9 и 2.10 настоящего Положения, решения ЦЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве или Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.

1.3. ЦЭК состоит из председателя в должности статс-секретаря — заместителя Министра, заместителя председателя, секретаря и членов ЦЭК. В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций. Состав ЦЭК утверждается приказом Министерства.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства, нормативными правовыми актами Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, а также методическими документами, рекомендациями Росархива, Государственного архива Российской федерации и настоящим Положением.

II. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности Министерства и департаментов Министерства.

2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативными правовыми документами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми документами.

2.3 Осуществляет методическое руководство работой ЭК департаментов.

2.4. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5. Организует и координирует работу по подготовке нормативных и методических пособий по экспертизе ценности документов и отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации (в том числе научно-технической и специальной документации).

2.6 Оказывает содействие и методическую помощь в работе сотрудников Министерства:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Российской Федерации;

по выявлению и возврату в Россию документов по истории страны и отрасли, которые по различным причинам оказались за границами России;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших сотрудников всех уровней) с целью создания устной истории своей отрасли.

2.7 Рассматривает и выносит решение о согласовании:

перечней документов со сроками хранения;

примерных номенклатур дел и номенклатур дел Министерства;

сводных описей дел постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;

описей на документы по личному составу;

перечней проектов, проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

описей дел долговременного хранения и с отметкой Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации;

актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

графиков подготовки и передачи документов на постоянное хранение по согласованию с Государственным архивом Российской Федерации;

нормативных правовых актов и методических пособий по проведению экспертизы ценности документов (классификаторы, памятки и правила по работе с документами);

отраслевых списков видов учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

2.8 Готовит для направления на согласование в Центральную экспертно-проверочную комиссию при Росархиве:

перечни документов со сроками хранения;

примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел Министерства;

предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов;

отраслевые списки видов подведомственных учреждений и организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

2.9 Готовит для направления в Государственный архив Российской Федерации на утверждение:

описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);

перечни проблем (тем) научно-технической документации постоянного срока хранения;

перечни документов, подлежащих передаче в Государственный архив Российской Федерации.

2.10 Готовит для направления в Государственный архив Российской Федерации на согласование:

номенклатуру дел Министерства;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения документов по личному составу.

2.11. Совместно со структурными подразделениями Министерства, ответственными за кадровую работу, обеспечивающими организацию документооборота, организует для сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в департаментах, консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

III. Права ЦЭК

При выполнении возложенных задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации департаментам Министерства по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов.

3.2 Запрашивать у директоров департаментов Министерства:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях директоров департаментов Министерства о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов Министерства и подведомственных организаций, ответственных за ведение делопроизводства, а также представителей Государственного архива Российской Федерации.

3.5. Информировать руководство Министерства и подведомственные организации по вопросам, относящимся к компетенции ЦЭК.

IV. Организация работы ЦЭК

4.1. ЦЭК организовывает свою деятельность во взаимодействии с Центральной экспертно-проверочной комиссией при Росархиве и Экспертно-проверочной комиссией при Государственном архиве Российской Федерации.

4.2 ЦЭК работает по плану, утвержденному председателем комиссии.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЦЭК протоколируются.

4.4. Заседания и принятые решения ЦЭК считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК (при необходимости по согласованию с Министром или с учреждениями Росархива).

4.5. ЦЭК в лице председателя, заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагаются на секретаря ЦЭК.

---